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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU” FACULDADE INTEGRADA AVM
AUDITORIA DE ESTOQUE
Por: Márcio Francisco Moreira
Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço
Rio de Janeiro 2012
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU” FACULDADE INTEGRADA AVM
“A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA NO ESTOQUE NAS EMPRESAS EM SOLUÇÕES INTEGRADAS DE SEGURANÇA
E COMUNICAÇÃO INDUSTRIAL”
Apresentação de Monografia à Universidade Candido
Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Logística Empresarial
Por: Márcio Francisco Moreira.
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AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus por ter me ajudado a chegar até
aqui, nessa caminhada tão difícil de minha vida. Agradeço
a minha esposa pela paciência de ter ouvido tantas vezes a
leitura deste trabalho, mesmo não entendendo o conteúdo.
Agradeço meu orientador, pela paciência e compreensão.
Agradeço a todos os meus familiares que sempre
estiveram presentes me dando força para seguir nesta
caminhada. Agradeço aos meus amigos da Pós Augusto,
Alessandra e Alex pelo incentivo, ajuda ao tema escolhido
e pela ajuda nos momentos difíceis.
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DEDICATÓRIA
Dedico:
Ao Onisciente Deus, por conceder-me
discernimento e permitir que eu chegasse
até aqui e a todos os professores.
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RESUMO
Para avaliar a confiabilidade dos registros contábeis, a contabilidade vale-se da auditoria, que
nada mais é que o exame analítico pericial seguido do desenvolvimento das operações
contábeis, desde o início até o balanço. Este trabalho tem como objetivo geral mostrar a
importância da auditoria dos estoques limitando-se apenas às técnicas de auditoria aplicadas.
Verificar a existência de ônus sobre os mesmos; julgar se são apropriados para a finalidade da
empresa; se têm condições de realização e examinar os critérios de avaliação em
conformidade com os princípios de contabilidade. Verificar se os estoques incluem todos os
produtos na data do balanço e se as informações referentes aos estoques foram
adequadamente divulgadas. Minimizar as ocorrências de auditoria no estoque nas empresas
em soluções integradas de segurança e comunicação industrial. A forma de organizar,
controlar materiais juntamente com uma comunicação escrita verbal no estoque esconde atrás
desta realidade, significações inerentes para uma auditoria eficaz. Conhecer suas implicações
poderá ajudar as empresas de pequeno, médio e grande porte a minimizar as ocorrências de
auditoria que possivelmente existem nelas. Não há pretensão de eliminar todas as falhas de
logística, organização e comunicação ocorridas dentro de um contexto organizacional
saudável, procurar-se-á, entretanto, amenizar tal situação, encontrando soluções possíveis e
realistas dentro de uma organização séria e competitiva dentro de uma realidade fiscal
genuína. A metodologia a ser utilizada neste trabalho é do tipo bibliográfico.
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METODOLOGIA
Este trabalho foi realizado através de meios investigativos bibliográficos. Para o seu
desenvolvimento foi necessário uma base teórica elaborada de acordo com a exigência da
pesquisa, constituindo como fonte de pesquisa livros e artigos científicos, auxílio da internet,
entre outros. A metodologia a ser utilizada no presente artigo constitui-se do tipo
bibliográfica. E entende-se por pesquisa bibliográfica a discussão que envolve um tema ou
problema com base em referências teóricas já publicadas. Por esta razão, o desenvolvimento
deste trabalho se dará no estoque da empresa Prosegur Tecnologia, localizada no Estado e
cidade do Rio de Janeiro; onde de forma investigativa se buscará informações de uma base
teórica elaborada de acordo com a exigência da pesquisa.
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SUMÁRIO Página
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I 12
1.1 Gestão de estoque 12
1.2 Importância da auditoria de estoque 14
CAPÍTULO II 17
2.1 Estrutura da auditoria de estoque 17
CAPITULO III – Procedimentos de auditoria 22
3.1 Avaliação de estoque; 22
3.2 Inventário. 26
CAPÍTULO IV – Procedimentos de auditoria 29
4.1 Verificação da existência do ônus 29
CONCLUSÃO 35
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37
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INTRODUÇÃO
Este trabalho tem como objetivo central mostrar a importância da auditoria dos
estoques, limitando-se apenas às técnicas de auditoria aplicada. Não há a pretensão de
eliminar todas as falhas de logística, organização e comunicação ocorridas dentro de um
contexto organizacional saudável, procurar-se-á, entretanto, amenizar tal situação,
encontrando soluções possíveis e realistas dentro de uma organização séria e competitiva
dentro de uma realidade fiscal genuína.
A auditoria nos estoques requer um planejamento cuidadoso e investimentos
substancial de tempo, custo e empenho. Mesmo que para algumas empresas os estoques nada
mais representam que despesas pagas antecipadamente, em outras representam o ativo mais
importante a ser examinado, sejam eles relevantes ou não, os mesmos objetivos de auditoria
são aplicáveis formando instrumento de grande valia para o auditor. Para melhor compreensão
é necessário que entendamos os conceitos de auditoria e estoque.
Uma auditoria é uma revisão das demonstrações financeiras, sistema financeiro,
registros, transações e operações de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores,
com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade às
demonstrações financeiras e outros relatórios da administração.
Auditoria é uma técnica aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração contábil, visando a apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza azienda, pública ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados. (SÁ, 1998, p.25).
A auditoria não se limita apenas em verificações de fatos passados, o seu conceito
atual é dinâmico, atribuindo-se lhes outras importantes funções, abrangendo todo o organismo
da empresa e da sua administração, como: interpretação, previsão de fatos, exames e crítica
como consequência das suas interpretações.
Auditoria é uma atividade de avaliação independente, voltada para o exame e
avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controles internos de uma
organização e o respeito a normas e padrões predeterminados, objetivando a integridade,
transparência e confiança nas informações e operações.
Um dos objetivos da auditoria é estabelecer e monitorar planos, critérios, avaliações e
métodos de trabalho para tornar o sistema de controles operantes, reduzindo sistematicamente
as possibilidades de erros e eliminando atividades que não agregam valor para a empresa.
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A auditoria dos estoques tem a finalidade de:
• Determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em custódia com
terceiros ou em trânsito;
• Determinar se é pertencente à companhia;
• Determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade geralmente
aceitos, em bases uniformes;
• Determinar a existência de estoques penhorados ou dados em garantia;
• Determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações financeiras
cabíveis de forma exposta por notas explicativas.
Estoque são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja
para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção.
Os estoques são bens destinados à venda ou produção, ligados com os objetivos e
atividades da empresa. Representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da
posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais.
O elenco de contas que representam os estoques variam de empresa para empresa, e
normalmente estão classificados nas seguintes categorias:
. Mercadorias para revenda - Que é composta por todos os materiais adquiridos de
terceiros para a revenda.
. Produtos Acabados - Representam os produtos prontos produzidos na própria
empresa e disponíveis para revenda.
. Produtos em Elaboração - Compostos pelos bens já requisitados que estão em
processo de transformação e todos os custos diretos e indiretos relativos à produção ainda não
concluída no encerramento do balanço.
. Matérias-primas - Representadas pelos materiais que irão ser aplicados na produção.
. Materiais auxiliares - Composto por todos os itens destinados a manutenção das
atividades da produção e de consumo geral.
. Material de embalagem - Composto pelos itens destinados a embalagem ou
acondicionamento dos produtos acabados.
. Importações em andamento - Engloba todos os custos já incorridos referentes a
importação em andamento realizadas pela empresa.
. Almoxarifado - Engloba todos os itens de estoques de consumo em geral, podendo
incluir produtos de alimentação do pessoal, materiais de escritório, peças em geral e uma
variedade de itens.
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Muitas empresas, por questão de controle, adotam a prática de, para fins contábeis, já
lançar tais estoques como despesas no momento da compra, somente mantendo controle
quantitativo, pois muitas vezes representam uma quantidade muito grande de itens, mas de
pequeno valor total, não afetando os resultados. Por isso, o estoque merece uma atenção
especial por parte do auditor, pois a sua avaliação no início e no fim do período contábil,
reflete diretamente na apuração do Lucro Líquido de cada exercício, pois terá efeito no custo
dos produtos vendidos.
O auditor deve efetuar testes de contagens, anotando-os em seus papéis de trabalho e
examinando as folhas do inventário para constatar a existência dos itens por ele testados.
Esses testes devem ser tanto mais numerosos quanto maior for o estoque ou mais complexo e
diversificado por inventário. Diante de todo o exposto podemos concluir que a auditoria nos
estoque requer um planejamento cuidadoso e investimentos substancial de tempo, custo e
empenho. Mesmo que para algumas empresas estoques nada mais representam que despesas
pagas antecipadamente, em outras representam o ativo mais importante a ser examinado,
sejam eles relevantes ou não os mesmos objetivos de auditoria são aplicáveis formando
instrumento de grande valia para o auditor.
A forma de organizar, controlar materiais juntamente com uma comunicação escrita e
verbal no estoque esconde atrás desta realidade, significações inerentes para uma auditoria
eficaz. Conhecer suas implicações poderá ajudar as empresas de pequeno, médio e grande
porte a minimizar as ocorrências de auditoria que possivelmente existem nelas.
O estoque representa o custo acumulado dos materiais e produtos ainda não vendidos
ou consumidos, relacionados com os objetivos e atividade da empresa, sendo importante na
apuração do lucro de cada exercício social. Cabe ressaltar que para algumas empresas o seu
valor é insignificante. Esses objetivos estão sendo mencionados dentro dos capítulos: gestão
de estoque – importância da auditoria dos estoques, a estrutura de uma auditoria de estoque e
os procedimentos de estoque – avaliação de estoque e a verificação da existência de ônus no
estoque.
Sendo assim, o primeiro capitulo trará como definição a gestão de estoque, que é o
principal critério de avaliação dentro de uma auditoria de estoque. Pois, são eles que darão
todas as coordenadas para os auditores fazer a contagem do estoque, e estabelecem um
controle de estoque, que é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e
saída de mercadorias e produtos da empresa. O Controle de estoque deve ser utilizado tanto
para matéria-prima, mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas.
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No segundo capitulo, mostra como é feita a estrutura da auditoria de estoque se
destaca como uma ferramenta de gestão pela propriedade que apresenta como uma peça chave
do processo, se bem planejada e bem executada, tem condições de oferecer subsídios para as
tomadas de decisões nos diversos setores da organização. Algumas características são
apresentadas durante este capítulo para melhor compreensão dessa estrutura.
Os procedimentos de auditoria são os conjuntos de técnicas que permitem ao auditor
obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as
demonstrações contábeis auditadas, e abrangem testes de observância e testes substantivos.
No terceiro capitulo será apresentado qual o melhor procedimento de avaliação dos
estoques.
No quarto capitulo, fala sobre como verificar a existência de ônus no estoque, que é
feito através de um levantamento, onde o auditor confere todos os itens com o inventário, tal
procedimento de auditoria traz o resultado negativo ou positivo.
Com todos esses dados apresentados dentro de cada capitulo, fica muito mais fácil
perceber erros dentro do estoque, como foi apresentado no estudo de caso mencionado na
conclusão deste trabalho.
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CAPITULO 1: GESTÃO DE ESTOQUE – IMPORTÂNCIA
DA AUDITORIA DE ESTOQUE.
A competitividade influenciou nos últimos tempos, foi por causa do rumo que as
empresas tomaram no mercado de atuação.
A gestão de estoque é o processo integrado pelo qual são obedecidas as políticas da empresa e da cadeia de valor com relação aos estoques. A abordagem reativa ou provocada usa a demanda dos clientes para deslocar os produtos por meio dos canais de distribuição. Uma filosofia alternativa é a abordagem de planejamento, que projeta a movimentação e o destino dos produtos por meio dos canais de distribuição, de conformidade com a demanda projetada e com disponibilidade dos produtos. (BOWERSOX, 2007)
No inicio a gestão de estoque era vista apenas como um meio de reduzir os custos
totais associados à aquisição e gestão de materiais. Porém com o tempo ela mostrou que essa
gestão (controle) envolve diversos elos da cadeia produtiva e ambos devem estar integrados.
Cada elo dessa cadeia é gerenciada e controlada de forma independente e deve estar ciente
apenas da demanda do próximo elo.
Devido a globalização as empresas agora exigem estratégias mais proativas, porque
passaram a se basear nas necessidades dos clientes, fator este que leva a compreensão do
papel do estoque dentro da gestão logística. Cada negócio deve ser analisado para ver a real
necessidade de estoque.
A gestão de estoque é o principal critério de avaliação de eficiência do sistema de
administração de materiais. Ela abrange uma série de atividades, que vão desde a
programação ate planejamento das necessidades de materiais em estoque, até ao controle das
quantidades adquiridas, com a intenção de medir sua localização, movimentação, utilização e
armazenagem desses estoques de modo a responder com regularidade aos clientes em relação
a preços, quantidades, e prazos.
A gestão de estoque tem como preocupação a busca constante da redução dos valores
monetários de seus estoques, atuando para mantê-los o mais baixo possível e dentro dos
níveis de segurança financeiro e dos volumes para atender à demanda. Essa atividade é uma
das mais importantes de uma empresa de manufatura, algumas chegam à falência por
imobilizar elevadas somas de capital em estoques.
A falta de eficiência na gestão de estoque provoca duas situações críticas nas
empresas: estoques obsoletos e ruptura de estoques.
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A programação e planejamento, são as atividades relativas à definição dos modelos
necessários à utilização de técnicas estatísticas, aplicáveis às previsões de necessidades e à
gestão de estoques da empresa, dentro de uma produção e programação de vendas
previamente estabelecidas.
O planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma
política de estocagem eficiente, tendo em vista que normalmente o setor de vendas deseja um
estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar
com uma maior margem de segurança de estoque, por outro lado, o departamento financeiro
quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa, e até
mesmo depender menos de capital de terceiros caso o estoque seja financiado (compras a
prazo).
O controle é a etapa executiva responsável pela atualização e recolhimento, dos dados
de movimentação que voltam a alimentar o processo de gestão de estoques, e que faz com que
algumas decisões sejam tomadas em função de uma série de parâmetros anteriormente
estabelecidos.
A gestão de segurança patrimonial tem sua importância na gestão dos processos de
estoque, visto participar do controle de acesso dos produtos e materiais.
Controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a
entrada e saída de mercadorias e produtos da empresa. O Controle de estoque deve ser
utilizado tanto para matéria-prima, mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas.
Consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão
representadas por existência física de mercadorias, e por qual medida as empresas tomou
como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens
em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de
subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de
compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu
controle.
Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades
de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles
internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas,
distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem
estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O
inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a
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responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem
física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira
etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens
inventariados com os registros perpétuos de estoques e finalmente ajustar esses registros e a
razão geral dos estoques, se houver divergências.
1.1 Importância da auditoria de estoque:
A auditoria passa a exercer um papel preponderante dentro das empresas, pois
espelham a realidade econômica e financeira da empresa, e no acompanhamento de decisões
que permite os interessados administradores conduzirem uma empresa de forma capaz e bem
definida através de suas atividades econômicas assegurando a capacidade de um futuro
promissor e satisfatório.
O seu principal objetivo é aprimorar seus controles evitando prejuízos financeiros,
detectar erros e fraudes, reduzir os custos, competir com o mercado mais aprimorado, ou seja,
um plano que permita uma organização que seja auxiliada na melhoria do desempenho de
suas atividades.
A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto de vital
importância. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas
seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas,
empresários e até mesmos contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto
que as alterações nos estoques podem ocasionar desde a empresa, até mesmo a economia
nacional.
Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos
por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente
interesse podem ser descritos como:
• As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair
toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os
investimentos em estoque.
• O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente
no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a administração,
melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem
mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques.
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Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em
matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos
técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá
ser mais bem informado e melhor preparado para o seu serviço de forma satisfatória.
Os estoques constituem um ativo da firma e, como tais, comparecem em valor
monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um
investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em conseqüência,
os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas,
segundo as quais esses fundos são usados.
Um dos indices financeiros que tem sido usado tradicionalmente para avaliar o
desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de
rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu reforço de vendas com o
mínimo de investimentos em estoques.
A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho
de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. E
também, porque ela controla desperdícios, desvios e apura os valores para fins de análise, bem
como, apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro.
Um bom sistema de compras existe quando há um bom serviço destinado ao seu
controle, que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios.
Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que
necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo
todos os dados necessários, tais com: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista
ou varejista, etc.
O auditor necessita conhecer, portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda,
observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as
respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes
da aprovação estabelecida na ordem de compra.
A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois se trata de dados que
constituem importante item do ativo circulante para as empresas.
O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente,
confrontado com os registros.
No exame dos estoques, o auditor deve necessariamente ter como base os seguintes objetivos:
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• Verificar se os valores demonstrados como estoques estão representados por efetiva
existência física de mercadoria e se a empresa adotou medidas apropriadas para a
determinação dessa existência em dado momento.
• Verificar se a valorização dos itens em estoque foi procedida de acordo com os
princípios de contabilidade.
• Verificar a correção dos inventários físicos realizados, quanto às quantidades
informadas, descrição apropriada dos itens e cálculos.
• Verificar se fazem parte dos estoques itens obsoletos ou defeituosos, exceto quando
esses itens estiverem representados por algum valor razoável, e que ainda, tenha sido
constituída provisão adequada para fazer face a eventual prejuízo devido a estoque de
movimentação lenta.
• Verificar se de fato, as mercadorias alocadas pertencem a empresa, destacando aquelas
sujeitas a qualquer restrição à livre movimentação (penhor, alienação fiduciária, etc.).
Para que o auditor consiga realizar seu trabalho a empresa deve conceder total
liberdade aos registros e setores sem limitação para que o suporte gerencial adequado seja
satisfatório sobre seu laudo e observações para que seja realizada pronta ação efetiva da parte
responsável para devidas ações corretivas.
O auditor deve, portanto, estar quando aos valores constantes das demonstrações
contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de
contabilidade.
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CAPITULO 2
2.1 Estrutura da auditoria de estoque.
A estrutura da auditoria de estoque se destaca como uma ferramenta de gestão pela
propriedade que apresenta como uma peça chave do processo, se bem planejada e bem
executada, tem condições de oferecer subsídios para as tomadas de decisões nos diversos
setores da organização.
Durante a contagem física, o auditor tem poder de observação quanto à qualidade e
quantidade dos estoques existentes. Muito embora o auditor não seja um perito em relação aos
materiais, a observação é um dos procedimentos utilizados para a identificação de materiais
em condição invendáveis ou em quantidades excessivas em relação ao poder de colocação no
mercado pela companhia. O auditor deve estar alerta quanto à possibilidade de existência de
materiais morosos, obsoletos, deteriorados, não devendo vacilar em fundamentar seu trabalho
inclusive com inquisições ao pessoal responsáveis sobre as condições dos materiais que lhe
pareçam anormais.
Outra fonte de determinação de estoques com problemas de realização é a do exame
dos registros perpétuos analíticos, quanto à data de sua movimentação. O exame da situação
dos compromissos de compras e vendas assumidos pode evidenciar quaisquer alterações nas
tendências dos negócios da companhia, que, por sua vez, podem fornecer indícios de que os
materiais existentes em estoque somente poderão ser realizados a preço inferior aos
registrados contabilmente.
O estoque normalmente se configura como um dos maiores itens do ativo do balanço e, sendo constituído de grande variedade de itens, diversificados quanto à sua natureza e tamanho, exigirá muito trabalho, demandando boa organização e grande atenção para o bom êxito do serviço. Considerando que cabe ao auditor observar o desenvolvimento do inventário físico, ressalta os principais pontos a merecer atenção nesta fase, a saber: o programa de auditoria deve ser estabelecido no intuito de evitar trabalhos desnecessários ou enfoque incorreto. (FRANCO; MARRA, 2001)
Entretanto, o auditor deverá ser flexível a ponto de não se guiar apenas pelo programa
deixando de observar assuntos e problemas importantes não contemplados no programa. O
programa de trabalho considera o plano de ação voltado para orientar a execução dos
trabalhos de auditoria com as subdivisões: objetivos de auditoria, determinação da
abrangência do trabalho e procedimentos de auditoria, no plano vertical. No plano horizontal
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o plano de ação busca controlar e indicar os trabalhos de auditoria realizados com as seguintes
subdivisões: tempo estimado, referência e indicação dos exames. A parte do programa de
trabalho que trata do objetivo de auditoria define categoricamente o que o auditor quer provar.
Uma vez definido o alvo a ser atingido, determinam-se os procedimentos de auditoria
específicos para consegui-los, o que às vezes pode ser concluído com o uso de um ou de
vários procedimentos. Um procedimento necessário no processo de auditoria é a verificar se
foi feito o "corte" (cut-off) apropriado na data do inventário, quanto a compras, mercadorias
em transito e devoluções, assim como os ajustes necessários para adequar as contas do razão.
O "corte" consiste em determinar o momento em que os registros contábeis auxiliares,
bem como os documentos com eles relacionados, refletem o levantamento do inventário.
Assim, o que estiver registrado até aquele momento deverá ser incluído no inventário; o que
vier a ser registrado depois será excluído.
Uma questão para a qual o auditor deve despertar é o de confirmar que os estoques
existentes foram apropriadamente incluídos, e aqueles não mais pertencentes à companhia
foram apropriadamente excluídos.
Os programas de auditoria para a área de estoques, destacando como ações são:
• Programa de Auditoria de Estoques com objetivo de Observação do Inventário Físico
conforme as ações do auditor:
a) Revisar o planejamento da empresa para levantamento do inventário físico a fim de
assegurar-se quanto à sua adequação.
b) Efetuar reunião preliminar com os auxiliares e orientá-los devidamente quanto aos
pontos mais importantes do inventário e as peculiaridades de trabalho.
c) Obter a preparação do "corte" das entradas e saídas anotadas, em sincronização com o
movimento dos materiais.
d) Obter ou preparar relações das notas fiscais de mercadorias faturadas e ainda não
entregues.
e) No decorrer do inventário físico, percorrer todos os grupos de inventariantes, fazer
testes das contagens, conferindo-as de imediato com as anotadas pelo cliente e verificar se os
procedimentos de cada grupo são corretos.
f) Preparar listagem dos testes de contagem de itens importantes.
g) Observar e indagar quanto à existência de itens obsoletos, deteriorados não vendidos, ou de
baixa movimentação.
h) Examinar os documentos básicos e pedir confirmação do custo diante, indicando
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claramente se a mercadoria é propriedade da empresa e se está em boas condições e livre de
qualquer ônus, no caso de inventários em poder de terceiros.
i) Verificar se os estoques pertencentes a terceiros foram identificados e excluídos dos
inventários da empresa e, caso seu valor seja expressivo, pedir confirmação.
j) Quando algum material em processo de fabricação não for determinado por contagem
física, revisar os procedimentos adotados pela empresa para verificar a existência do material
em processo.
k) Preparar breve memorando sobre a observação, incluindo a conclusão quanto à
razoabilidade do inventário.
• Programa de Auditoria de Estoques Complementar: Observância do Controle Interno
conforme as ações do auditor:
a) Verificar através da verificação das rotinas se o controle interno nesta área está de acordo
com o que foi descrito no questionário de controle interno;
b) Certificar-se de que o programa para observação do inventário físico foi devidamente
respondido;
c) Revisar os procedimentos da empresa para efetuar as contagens;
d) Efetuar a verificação do "corte" preparado por ocasião do inventário físico;
e) Verificar se os itens testados durante o inventário físico encontram-se incluídos nas
relações finais de inventários;
f) Inspecionar as relações finais de inventários e investigar sobre quaisquer itens ou grupo de
itens de valor significativo que não tenham tido suas contagens observadas nem tenham sido
testados fisicamente pela auditoria;
g) Quando o material em processo de fabricação no fim do exercício continuar em processo
até a época da verificação, fazer investigações especiais para assegurar-se de que não é
obsoleto ou defeituoso, e que realmente é vendável e, ainda, que itens fictícios não tenham
sido incluídos;
h) Selecionar algum dos maiores itens em processo de fabricação e examinar os contratos e
outros registros;
i) Revisar critério usado para avaliar cada classe de estoque certificando-se da sua
uniformidade.
j) Demonstrar nos papéis de trabalho como foi determinado o preço de mercado e avaliação
dos estoques;
k) Verificar a avaliação de quantidade representativa de itens de cada classe de estoques;
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l) Testar os cálculos de avaliação dos maiores itens e de alguns menores;
m) Tratar as somas das folhas individuais do inventário;
n) Quando os inventários físicos tiverem sido feitos antes do encerramento do exercício,
verificar se as respectivas contas do razão foram devidamente ajustadas naquela mesma data;
o) Verificar a existência de itens obsoletos, danificados, deteriorados ou de pequeno
movimento, indicando seus respectivos valores e a existência ou não de previsão para esses
itens;
p) Quando os inventários físicos tiverem sido feitos antes do fim do exercício, deve-se, além
do "corte" já efetuado por ocasião do inventário, fazer um novo "corte" na data do
encerramento do exercício;
q) Se a empresa inclui o ICMS nos estoques, testar o cálculo para efeito de criação da
respectiva provisão;
r) Investigar se quaisquer estoques foram dados em garantia de empréstimos ou se estão sob
qualquer outro tipo de penhor ou caução;
s) Certificar-se de que os lucros interdepartamentais e entre controladas e filiais, foram
devidamente eliminados;
t) Verificar as notas de crédito de devoluções emitidas após o inventário físico;
u) Demonstrar nos papéis de trabalho os ajustes necessários para registrar fielmente os
resultados dos inventários físicos efetuados durante o exercício;
v) Se a empresa estiver adotando o custo-padrão, verificar se as despesas gerais de fabricação
estão sendo corretamente apropriadas;
w) Nos casos de faturamentos parcelados verificarem se os custos vinculados a tais parcelas
foram debitados por todos os gastos aplicáveis;
x) Investigar quanto à razoabilidade geral dos estoques em relação às necessidades normais
para venda ou produção;
y) Investigar quanto à existência de possíveis compromissos substanciais de compra ou
venda;
z) Anotar, de forma sintética, a conclusão sobre as contas examinadas no programa.
O auditor deve inteirar-se do programa de realização do inventário de forma
antecipada para verificar se este é satisfatório e se não requer algum ajuste nos procedimentos.
Os métodos e/ou procedimentos de auditoria devem ser delineados caso a caso, considerando
as particularidades e peculiaridades de cada empresa. O importante é que todas as áreas
relacionadas ao setor auditado sejam examinadas criteriosamente.
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O auditor ainda pode examinar as instruções para a tomada de inventário elaboradas
pela entidade, rever as etiquetas ou listagens originais utilizadas durante a contagem e testar
os resumos de todo o processo.
Para fins de encerramento do exercício é necessário que o auditor observe a contagem
de estoques conforme estatuem as normas profissionais. O auditor deve sempre ter em mente
os objetivos que o levam a acompanhar as contagens físicas dos estoques:
• Constatar a efetiva existência do estoque e;
• Observar como a contagem está se processando e se todos os detalhes inerentes estão
sendo adequadamente registrados.
Fonte: http://www.ligfio.com.br/empresa-de-solucoes-em-eletricidade.php.
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CAPITULO 3: PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA:
3.1 Avaliação dos estoques.
A avaliação de estoques parece ter sido a primeira das aplicações gerais da
contabilidade de custos, que foi desenvolvido para resolver que procedimentos típicos de
análise e apuração de custos começaram a ser desenvolvidos. Alguns fatores que justificam a
avaliação de estoque são: assegurar que o capital imobilizado seja o mínimo possível;
assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; garantir que a valorização do
estoque reflita seu conteúdo; o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão;
evitar desperdícios como roubos e extravios, etc.
Segundo as leis das Sociedades por Ações, os estoques são avaliados pelo custo de aquisição, deduzido de provisões para ajustá-los ao valor de mercado, quando este for inferior. Para as matérias-primas, o valor de mercado significa o preço pelo qual possam ser respostas, mediante compra no mercado. Com relação aos produtos em processo e acabados, o valor de mercado representa o preço líquido de realização mediante venda no mercado, deduzidos os impostos incidentes e respectivas despesas para a realização das vendas e a margem de lucro. (RIBEIRO, 2006).
A periodicidade da avaliação do estoque segue a apuração do Imposto de Renda, ou
seja, pode ser trimestral ou anual. No caso de apuração anual, por ocasião de levantamento de
balanço ou balancete para suspensão ou redução do imposto, durante o ano-calendário,
também devem ser levantados e avaliados os estoques.
O lucro real das pessoas jurídicas deve ser apurado trimestralmente, em períodos de
apuração encerrados em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro,
ressalvados:
a) Os casos de incorporação, fusão, cisão e encerramento de atividades, nos quais a
apuração do lucro real (se a empresa estiver submetida a tributação com base nesse
regime) deve ocorrer na data do evento.
b) A opção pelo pagamento mensal do imposto por estimativa, hipótese em que a
empresa fica obrigada a apuração do lucro real somente em 31 de dezembro, ou por
ocasião de incorporação, fusão, cisão ou encerramento de atividades. (RIR, art. 220)
As mercadorias, as matérias-primas e os bens em almoxarifados serão avaliados pelo
custo de aquisição; os produtos em fabricação e acabados serão avaliados pelo custo de
23
produção; e o valor dos bens existentes no encerramento do período-base poderá ser avaliado
pelo custo médio ou das últimas aquisições.
Os bens de revenda e os itens de produção adquiridos de terceiro devem ser avaliados:
1. Por pessoas jurídicas que mantenham inventário permanente: pelo custo médio
ponderado ou pelo custo médio das aquisições mais recentes;
2. Pelas pessoas jurídicas que não mantenham inventário permanente, pelos
custos de aquisição, segundo o inventário físico.
O contribuinte que mantiver sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado
com o restante da escrituração poderá utilizar os custos apurados para avaliação dos estoques
de produtos em fabricação e acabados.
O método de avaliação escolhido afetará o total do lucro a ser reportado para um
determinado período contábil. Permanecendo inalterados outros fatores, quanto maior for o
estoque final avaliado, maior será o lucro reportado, ou menor será o prejuízo. Quanto menor
o estoque final, menor será o lucro reportado, ou maior será o prejuízo.
Torna-se indispensável uma perfeita avaliação financeira do estoque para proporcionar
informações exatas e atualizadas das matérias-primas e produtos de estoque sob
responsabilidade da empresa. O valor real de estoque que dispomos é feito por dois processos;
um por meio das fichas de controle de cada item de estoque, e o segundo por meio de
inventário físico.
No entanto, classifica no ativo circulante, a conta estoques, contendo detalhes no balanço patrimonial ou em notas explicativas às demonstrações contábeis, numa maneira apropriada ao tipo específico de atividade ou negócio. De forma geral, devem ser divulgados os valores para produtos acabados, produtos em processo, matérias-primas, materiais auxiliares, importações em andamento e adiantamentos a fornecedores. Os ajustes de estoques a valor de mercado ou a valor líquido de realização devem integrar as rubricas do custo dos produtos (ou mercadorias) vendidas. (ATTIE, 2009)
As seguintes informações também devem ser divulgadas em notas explicativas:
a) base de avaliação dos estoques, inclusive o método de custeio adotado;
b) mudanças nas práticas e critérios contábeis que tenham efeito significativo no
exercício corrente, ou que possam ter efeitos significativos em exercícios subsequentes;
c) quaisquer vínculos ou restrições à realização ou à movimentação a que os estoques
estejam sujeitos, tais como penhor mercantil ou garantias de financiamentos.
Considerando que vários fatores podem fazer variar o preço de aquisição dos materiais
entre duas ou mais compras (inflação, custo do transporte, procura de mercado, outro
24
fornecedor, etc.), surge o problema de selecionar o método que se deve adotar para avaliar os
estoques.
Os critérios de avaliação dos estoques são de fundamental importância para apuração
do resultado contábil, por estarem diretamente relacionados ao custo.
Os critérios mais comuns são:
1. Custo médio – este método, também chamado de método de média ponderada ou
média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos.
O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelo FISCO e usado
amplamente. Por esse critério, os estoques são avaliados pelo custo médio de
aquisição, apurado a cada entrada de mercadorias, ponderado pelas quantidades
adquiridas e pelas anteriormente existentes.
2. PEPS – sigla traduzida para o vernáculo, o primeiro que entra é o primeiro que sai –
FIFO first in, first out. À medida que ocorrem as vendas, ocorre às baixas no estoque a
partir das primeiras unidades compradas, o que equivaleria ao raciocínio de que
vendemos/compramos primeiro as primeiras unidades compradas/ produzidas.
Justificando, a primeira unidade a entrar no estoque é a primeira a ser utilizada no
processo de produção o ou a ser vendida. Entretanto, não é objeto do procedimento em
si, e sim o conceito do resultado.
Temos algumas vantagens deste método:
• Os itens usados são retirados do estoque e abaixa é dada nos controles de maneira
lógica e sistemática.
• O resultado obtido espelha o custo real dos itens específicos usados nas saídas;
• O movimento estabelecido para os materiais, de forma contínua e ordenada, representa
uma condição necessária para o perfeito controle dos materiais, especialmente quando estes
estão sujeitos a deterioração, decomposição, mudança de qualidade, etc.
3. UEPS – traduzida da sigla LIFO (last in, last out) é um método de avaliar estoque
muito discutido. O custo do estoque é determinado como se as unidades mais recente-
adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas
(saídas) (primeiro a sair). Supõe-se, portanto, que o estoque final consiste nas
unidades mais antigas e é avaliado ao custo destas unidades. Segue-se que, de acordo
com os métodos UEPS, o custo dos itens vendidos/saídos tende a refletir o custo dos
itens mais recentemente comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preços
mais recentes). Também permite reduzir os lucros líquidos relatados por uma
25
importância que, se colocada à disposição dos acionistas, poderia prejudicar as
operações futuras da empresa.
Vale ressaltar algumas considerações da UEPS:
• É uma forma de se custear os itens consumidos de maneira sistemática e realista; nas
indústrias sujeitas as flutuações de preço, o método tende a minimizar os lucros das
operações;
• Em períodos de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes são
apropriados mais rapidamente às produções reduzindo o lucro;
• O argumento mais generalizado em favor do UEPS é o de que procura determinar se a
empresa apurou, ou não, adequadamente, seus custos correntes em face da sua receita
corrente. De acordo com o UEPS, o estoque é avaliado em termos do nível de preço
da época, em que o UEPS foi introduzido.
Vantagens deste método:
• Procura determinar se a empresa apurou ou não de forma correta os seus custos
correntes, face à sua receita corrente, de acordo com o este método, o estoque é
avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido.
• É uma forma de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e
sistemática;
• Numa temporada de preços, os preços maiores das compras mais recentes, são
ajustados mais rapidamente às produções, reduzindo o lucro;
• O método tende a minimizar os lucros das operações, nas indústrias sujeitas a
oscilações de preços.
4. Preço específico – o critério de avaliação do preço específico consiste em atribuir a
cada unidade do estoque o preço efetivamente pago por ela. É um critério que só pode
ser utilizado para mercadorias de fácil identificação física, como imóveis para
revenda, veículos novos e usados, etc.
5. Preço Médio Ponderado Mensal – esse método é aceito pelo FISCO (PN CST n° 6/79)
que as saídas sejam registradas somente ao final de cada mês, desde que avaliadas ao
custo médio que, sem considerar o lançamento de baixa, se verificar no mês.
O mais aconselhável de todos os critérios apresentados é o Custo Médio Permanente
ou mensal, pois eles espelham maior realidade nos custos, no lucro e no estoque final. O
único não aceito pela legislação do Imposto sobre a renda brasileira é a UEPS, pois distorce
26
completamente os resultados, apresentando Custo maior, Lucro Menor e estoque final diverso
da realidade.
A empresa poderá adotar o critério que achar mais conveniente, mas se ao usar o
UEPS deverá apresentar a diferença para tributação no LALUR.
Convém ressaltar que no momento da elaboração do balanço a avaliação os estoques
obedecerá aos critérios estabelecidos no artigo 183 da Lei n° 6.404/76, ou seja, custo de
aquisição deduzido da provisão para ajustá-lo ao valor do mercado, quando este for inferior.
Os métodos de avaliação de estoques objetivam exclusivamente separar o custo dos produtos entre o que foi vendido e o que permaneceu em estoque. Os métodos mais comuns utilizados no Brasil são o preço específico custo médio e o Peps (primeiro que entra, primeiro que sai) e, em menos escala, o Ueps (último que entra, primeiro que sai).(CREPALDI, 2004).
Portanto, torna-se imperiosa uma perfeita avaliação financeira do estoque para
proporcionar informações exatas e atualizadas das matérias primas e produtos em estoque sob
responsabilidade da empresa.
Cabe mencionar que, o objeto principal ao se selecionar um dos métodos deve ser o de
escolher aquele que, de acordo com as circunstâncias, reconheça e leve em consideração as
peculiaridades da atividade e do tipo de entidade ou do produto.
A saída de mercadorias sem a respectiva emissão do documento fiscal, resultará
naturalmente na falta dessas mercadorias quando do levantamento do Inventário físico no
final do período. Para regularizar esta situação a empresa inclui no livro registro de Inventário
as quantidades que deveriam constar fisicamente, superavaliado desta forma os estoques. Esta
prática ilícita só poderá ser detectada através de um levantamento específico dessas
mercadorias, antes que a empresa regularize de fato esta falta, com a compra/entrada de
mercadorias da mesma espécie e quantidades, também desacompanhadas de documento
fiscal.
A superavaliação também pode se dar, com o valor unitário das mercadorias e ou
produtos superior ao de aquisição. Outra forma de superavaliar os estoques, são erros
propositais nos cálculos e nos transportes de valores, ou simplesmente efetuar o registro
contábil a maior que o registro de inventário.
Neste caso cabe ao auditor concentrar teste que busquem a identificação desta prática,
tais como contagem física e inspeção de documentos fiscais, a fim de evitar fraudes ou erros
através da superavaliação dos estoques.
As empresas que se utilizam da prática da subavaliação, avaliando os estoques por
valor inferior ao seu valor real; visam precipuamente, elevar o custo das mercadorias e ou
27
produtos vendidos, reduzindo, consequentemente o lucro líquido do exercício, resultando em
parcela do imposto de renda a recolher a menor; e induzindo a prática do subfaturamento no
período seguinte.
Formas de subavaliar os estoques:
a) Avaliação por preço inferior ao do período
b) Diminuição das quantidades físicas
c) Omissão no arrolamento das mercadorias adquiridas no fim do período.
d) Erros propositais: Soma, multiplicação, transposição de valores, etc.
Formas de detectar a subavaliação:
a) Teste envolvendo as últimas aquisições, proceder ao levantamento específico.
b) Confronto entre o Inventário e as vendas do mês de janeiro do exercício
subseqüente; envolvendo as últimas aquisições.
c) Confronto do registro de Inventário com o Balanço Patrimonial.
3.2 Inventário
O inventário representa um conjunto de ações pré-definidas de controles de materiais
de consumo em almoxarifado e dos ativos permanente sem uso ou estocados.
O inventário físico representa um procedimento de controle de estoque. Esse
procedimento é executado pela contagem física de bens e confronto do resultado com os
registros de estoque. Dessa forma, é recomendável que os participantes das contagens não
sejam as pessoas responsáveis pela custódia do estoque. As contagens físicas devem ser
realizadas pelo menos uma vez por ano. Existem empresas que fazem inventários físicos de
todos os bens do estoque no final ou próximo ao final do exercício social, enquanto outras
procedem com contagens físicas ao longo dos meses do ano, de forma que todos os bens
sejam contados pelo menos uma vez durante o exercício social.
Evidentemente que as diferenças anormais, entre o físico e registro, deverão ser
analisadas e investigadas.
No planejamento da execução do inventário deverão ser observados:
• Local: Devem ser identificados claramente os locais onde serão realizados os
inventários físicos. Esse ponto é muito importante principalmente em
companhias que têm diversos almoxarifados e fábricas em vários locais.
28
• Bens que serão inventariados: devem ser descritos detalhadamente as classes
de bens que estarão sujeitas a contagem física, de maneira a evitar que outros
ou bens, como por exemplo, os ativos fixos, sejam indevidamente inventariado.
• Dias e horários: devem ser estabelecidos previamente os dias e horários do
início e do fim do inventário, bem como os horários de almoço e lanche, se
houver;
• Pessoal: deve ser determinado, com certa antecedência (um mês antes), o
pessoal que irá participar do inventário físico e suas respectivas
responsabilidades;
• Equipamentos e utensílios: devem ser tomadas providências para que todos os
equipamentos e utensílios, necessários à tomada do inventário, estejam em
perfeitas condições e disponíveis para a utilização no dia da contagem, tai
como empilhadeiras, balanças, tremas, escadas, papel de rascunho, caneta,
etiquetas e listagens de contagem;
• Layout: é importante que os participantes das contagens, principalmente o
coordenador-geral e os coordenadores locais, tenham cópias dos layouts dos
locais que serão inventariados, a fim de estabelecer as áreas sob a
responsabilidade dos chefes de equipe e também para determinar a melhor
forma de condução do inventário;
• Arrumação: todos os estoques necessitam ser previamente arrumados de forma
a facilitar a contagem. Os itens da mesma natureza devem ser agrupados em
um mesmo local;
• Movimentação dos estoques: os setores de produção, de recepção de matérias-
primas e de expedição de produtos acabados não deverão funcionar nos dias do
inventário físico. Os fornecedores devem se instruídos por escrito para não
enviarem matérias-primas nos dias das contagens. Caso algum desses setores
funcione, deverão ser tomadas medidas de controle visando evitar que produtos
sejam inventariados em duplicidade ou que deixem de ser contados;
• Corte das operações: deve haver perfeita coordenação entre o movimento físico
do estoque e os registros contábeis;
• Execução das contagens: cada etiqueta de contagem deverá ser pré-numerada
sequencialmente e confeccionada em três partes descartáveis. Antes do início
das contagens, todas as etiquetas deverão ser preenchidas com os códigos e
29
descrição dos produtos e fixadas em cada lote deles. Os inventariantes devem
contar os produtos, rubricar e anotar o resultado das contagens na terceira parte
da etiqueta e destacá-la. A turma de recontagem deve executar o mesmo
procedimento, destacando a segunda parte da etiqueta. Os chefes de equipe
deverão confrontar o resultado da terceira parte da etiqueta com a da segunda,
e, havendo divergências, o produto deverá ser contado, até que se chegue a
uma conclusão.
O procedimento de deixar anexado aos produtos a primeira parte da etiqueta é muito
importante no sentido de impedir que um lote de bens seja contado em duplicidade. Além
disso, no final das contagens o coordenador local deverá olhar todo o local inventariado, a fim
de constatar se todos os lotes de produtos contêm etiquetas, fato esse que reduz o risco de um
produto deixar de ser contado.
A principal atenção para ter um bom controle de estoque são os detalhes, quanto mais
minucioso e mais preciso for um inventário, melhor ele cumpre o seu papel.
Abaixo temos uma tabela como exemplo de controle de estoque:
Fonte:http://www.axon.com.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=16:gestao-integrada&catid=3:4-gestao-
integ&Itemid=9.
30
CAPITULO 4: PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA :
4.1 Verificação da existência do ônus.
Os procedimentos de auditoria são os conjuntos de procedimentos técnicos com base
nos quais o auditor obtém evidências ou provas que sejam suficientes e adequadas para
fundamentar o seu parecer sobre as demonstrações contábeis auditadas.
A busca das empresas, são em ter um controle pelo seu estoque bastante eficiente de
forma que não haja erros contábeis, para que eles possam mensurar os resultados das ações
planejadas de forma eficaz.
Segundo o administrador José Erivan Pinheiro de Lírio, ele expressa que o objetivo da auditoria é a apreciação das demonstrações financeiras, as quais não existem por si só, mas dependem de uma multiplicidade de fatores internos e externos e de um fluxo de informações que as canalizem por meio de sistemas de controles internos. (ARTIGO RETIRADO DO SITE ADMINISTRADORES.COM)
O patrimônio de uma empresa é formado pelo conjunto dos elementos necessários à
sua existência e, dentre esses elementos, destaca-se o estoque físico por constituir o principal
item do ativo de muitas empresas. As atividades envolvendo a área de estoques oferecem ao
auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendações construtivas, visando
ao aprimoramento dos controles, redução de custos e mensuração de resultados.
Em virtude da grande concorrência existente em qualquer setor da economia e da
necessidade que as empresas têm em controlar os seus ativos, a auditoria de estoques passou
também a ser utilizada como uma ferramenta estratégica de gestão. Logo, essa auditoria
constitui um conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar se os recursos estão
sendo aplicados de maneira eficiente, assim como verificar se os resultados das operações e
programas estão compatíveis com o que foi planejado. A auditoria de estoque representa um
elo fundamental entre o inventário e os resultados, externando de forma analítica os possíveis
atores causadores da ineficiência.
A verificação dos controles internos inicia os exames, no cumprimento desses
objetivos, para determinar a profundidade e extensão dos procedimentos. Estes controles
consistem num sistema eficiente de registros de entrada e saída e rígidos controles desta
movimentação.
Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades
de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles
31
internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas,
distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem
estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão.
A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a
determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também
progresso de suas atividades.
A realização de auditoria auxilia no processo de aperfeiçoamento das companhias, possibilitando que suas contas se enquadrem nos Princípios Fundamentais, nas Normas Brasileiras de Contabilidade e na legislação específica (CHIARATTI E PINTO, 2009).
Um dos procedimentos de auditoria é o exame físico propriamente dito, que consiste
na verificação in loco, ou seja, na empresa, permitindo uma opinião quanto à existência do
item examinado, algumas características do exame físico:
• Autenticidade: Comprovar a fidedignidade do item;
• Quantidade: Apurar a real quantidade do item;
• Qualidade: Verificar se o objeto examinado permanece em boas condições de uso.
Os procedimentos de auditoria utilizam-se também do pedido de confirmação, que é
uma técnica utilizada na obtenção de declaração, a qual pode ter o resultado negativo ou
positivo e, por sua vez, este último podendo ser preto ou branco:
• Negativo: utilizado quando há a necessidade de discordância da pessoa de quem se
quer a resposta, já que se não houver uma resposta ao pedido de confirmação o auditor
subentende uma concordância;
• Positivo: quando há a necessidade de resposta; Preto quando se utiliza valores/saldos,
e Branco quando não se colocam valores no pedido de confirmação.
O exame da documentação original também é um procedimento de auditoria. Esse tipo
de ação comprova as transações de exigências legais, comerciais ou de controle. O exame da
documentação original compreende quatro (4) itens:
• Autenticidade: comprova a fidedignidade da documentação, merecendo crédito;
• Normalidade: constata se a transação refere-se à operação normal e se está de acordo
com os objetivos da entidade;
• Aprovação: verifica se os documentos e as operações foram aprovados por pessoa
autorizada;
• Registro: comprova que o registro das operações foi efetuado corretamente e a
documentação foi hábil, havendo correspondência contábil e fiscal.
32
Como a auditoria utiliza-se de uma técnica que envolve muitos números, é necessário que se faça uma conferência de somas e de cálculos, já que a veracidade das informações contábeis é constatada através do exame de lançamentos contábeis. Assim, é iniciado um exame minucioso no início do planejamento do exercício, passando por todas as fases de desenvolvimento, até chegar ao término da auditoria. Esse procedimento é conhecido como investigação minuciosa. Para que o auditor efetue um bom trabalho, torna-se necessário que este tenha acesso irrestrito às informações da empresa, bem como possa fazer entrevistas com seus funcionários, incluindo o pessoal de outros setores, de acordo com a necessidade, realizando entrevistas e correlações de informações (ROCHA, 2007).
O auditor precisa efetuar uma constatação visual (observação), a fim de identificar
possíveis fraudes e erros cometidos. Após esse procedimento, o auditor saberá definir quais
serão as técnicas utilizadas e postas em execução no programa de auditoria de acordo com os
objetivos da companhia, através de amostragens, que consiste em análises de pequenas
amostras.
Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do
controle interno e da materialidade envolvida.
Alguns procedimentos que podem ser usados durante a execução dos trabalhos de
auditoria são:
Exame físico – contagem de estoques de matérias-primas, em processo, acabados e
materiais em consignação ou com terceiros;
Confirmação – de estoques de e com terceiros e estoque de consignação;
Documentos originais – exame documental das notas fiscais por compras e
pagamento, exame de contratos de compra e vendas, exame documental das apropriações de
matérias-primas e mão de obra e exame de atas e assembleia.
Cálculos – soma da contagem de estoques, cálculo das quantidades pelo preço
unitário, cálculo dos impostos, apropriação das despesas gerais de fabricação;
Escrituração – exame da conta de razão de produtos acabados, exame da conta de
razão de importação em transito, exame das ordens de fabricação e follow-up das contagens
físicas.
Investigação – exame detalhado da documentação de compras, minucioso das ordens
de fabricação em aberto, exame do cut-off de compras e vendas;
Inquérito – variação do saldo de estoques, inquérito sobre existência de produtos
obsoletos;
Registros auxiliares – exame do registro perpétuo de estoque inventário, exame das
ordens se produção/fabricação;
33
Correlação – relacionamento das vendas com a baixa dos estoques, relacionamento das
compras com os fornecedores;
Observação – classificação adequada das contas, observação dos princípios de
contabilidade e métodos de estoque utilizado pela empresa, observação do registro correto de
estoques obsoletos.
Para se verificar a existência física é necessário alguns procedimentos como:
a) Ler as instruções da empresa para o levantamento do inventário e observar
principalmente os seguintes detalhes: Planejamento, controle de etiquetas, corte das
operações, movimentos externas e internas de produtos e identificação dos produtos.
b) Obter o valor aproximado do estoque em cada local da empresa e determinar os locais
que serão visitados pelos auditores. Comunique por escrito previamente os detalhes das
contagens aos outros escritórios, da empresa de auditoria, participante também do
inventário;
c) Visitar os locais, onde estão estocadas as matérias-primas e produtos, antes atente para
áreas problemáticas ou difíceis, para onde deverão ser designados auditores mais
experientes.
d) Determinar os auditores externos necessários para as contagens, faça uma reunião com
eles, a fim de orientá-los sobre a natureza do inventário e características das operações da
empresa e estabeleça as áreas que cada um deverá atuar;
e) Durante as contagens o auditor deve efetuar os seguintes procedimentos:
• Verificar se os participantes estão seguindo as informações do inventário físico;
• Efetuar testes de contagens, confrontando de imediato com as anotadas pelos
participantes e dirimir quaisquer erro porventura existente;
• Preparar papel de trabalho de testes de contagens de itens de maior valor monetário para
posterior comparação com as relações finais de inventário;
• Observar e perguntar quanto às matérias-primas e produtos obsoletos estragados ou de
movimento lento (normalmente não movimentados nos últimos 12 meses). Caso haja,
prepare papéis de trabalho dando detalhes;
• Observar se foram adotados procedimentos adequados para os produtos faturados e não
entregues e para as matérias-primas recebidas durante o inventário físico;
• Preparar o papel de trabalho do cut-off (corte das operações) dos documentos de entrada e
saída;
• Elaborar cut-off das etiquetas de contagens (emitidas, utilizadas, canceladas e em branco).
34
f) Nos casos de estoques em poder de terceiros (em armazéns gerais, para beneficiamento,
em consignação ou demonstração, etc.), peça confirmação ao custo diante cobrindo os
seguintes pontos:
• Que o estoque é de propriedade da empresa auditada;
• Que o estoque se encontra em boas condições;
• Que o estoque está livre de quaisquer ônus.
Na hipótese de os estoques em poder de terceiros serem, de valor relevante, além da obtenção
de confirmação por escrito, o auditor deve inspecioná-los fisicamente.
g) Averigue se os estoques de propriedades de terceiros, armazenados nas dependências da
empresa, foram contados, confrontados com os controles extra contábeis e excluídos das
listagens finais de inventário. Caso o valor envolvido seja relevante, peça confirmação.
A contagem física é o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto à existência efetiva
dos estoques, sendo necessária para assegurar que o registro contábil reflita com propriedade
a existência física.
Uma vez que os estoques constituem um dos principais ativos da organização, uma
ação necessária à eficácia da auditoria é determinar as quantidades e a qualidade, assim como
conferir a exatidão dos cálculos referentes ao seu valor. Fica claro, que a revisão do controle
tem por objetivo fornecer ao auditor a base para a determinação do trabalho, os procedimentos
a utilizar, a data e a extensão dos trabalhos. Cada companhia como uma entidade diferente
estabelece o controle interno de acordo com suas reais necessidades e baseada na
materialidade envolvida, pessoal existente e número de itens em estoque. Muito embora isto
seja variável de empresa para empresa a administração deve estabelecer os controles internos
que lhe concedam alguma segurança para efeito de sua gestão. Em virtude da grande
concorrência existente em qualquer setor, a auditoria em estoque passou a ser ferramenta de
gestão. Logo a auditoria constitui um conjunto de procedimentos que tem por objetivo
examinar os recursos estão sendo aplicados de maneira eficiente, assim como verificar se os
resultados das operações e programas estão sendo compatíveis com o que foi planejado. A
auditoria de estoques representa um elo fundamental entre o inventário e os resultados, de
forma analítica contra os possíveis causadores de ineficiência. A área de estoques, em
verdade, constitui o maior desafio ao auditor, pois geralmente envolve o ativo circulante de
maior importância, e qualquer erro influi diretamente no resultado. Muito embora esse erro
seja compensável quase de imediato, o exercício exame estará incorreto, prejudicando o
princípio de competência de exercícios, consequentemente, o resultado do ano e patrimônio
35
líquido. Entre os cuidados que o auditor deve tomar em relação à área de estoques, existem
alguns itens que merecem particular atenção e podem ser assim considerados:
• Contagem física de estoques: é o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto à
existência efetiva dos estoques. A responsabilidade pela contagem física é da
companhia.
• Avaliação dos estoques: o princípio da contabilidade indica o custo com base de valor
para efetiva avaliação dos estoques, ou seja, entre o custo ou mercado, dos dois o
menor. Os critérios de avaliação aceitos são o preço médio, Fifo e Lifo. Para efeitos
locais, o critério comumente utilizado é o preço médio.
• Realização dos estoques: o trabalho do auditor na área de estoques envolve na
resolução de qualquer problema nesta área.
Outra fonte de determinação de estoques com problema de realização é a do exame
dos registros perpétuo analíticos, quanto à data de sua movimentação.
36
CONCLUSÕES FINAIS:
Não há a pretensão de eliminar todas as falhas de logística, organização e
comunicação ocorridas dentro de um contexto organizacional saudável, procurar-se-á,
entretanto, amenizar tal situação, encontrando soluções possíveis e realistas dentro de uma
organização séria e competitiva dentro de uma realidade fiscal genuína.
Para dar ênfase ao contexto acima trago a empresa sugerida como estudo de caso, a
Prossegur Tecnologia, que teve um pequeno problema no início deste ano, onde foi
comprovado que havia um erro dentro de seu estoque, e como resultado gerou um déficit no
faturamento da empresa. Ao fazer o inventário foi constatado que não havia no estoque o
mesmo número de produtos que havia no sistema, A KPMG que é um grupo de auditoria,
junto com as pessoas responsáveis pelo estoque, levantou que este produto em questão estava
com o cliente e que sua nota fiscal estava pendente com a Prossegur por erro da nota. Para
fins de correção do erro, foi proposto pelo contador que tomam-se algumas medidas que são
elas: Deixar esses materiais constantes dessa operação, pendentes na própria contada ajuste de
inventáriono grupo de estoque; Contactar o cliente para re-faturar imediatamente esse
material, se possível ainda em Jan/2012; Quando houver o re-faturamento, baixar os itens
normalmente no estoque para registro da operação de venda e baixa dos custos; E no mesmo
instante da baixa no estoque, estornar no módulo de estoque essa diferença de inventário
apurada, para acertar os saldos desses itens no estoque e eliminar o saldo pendente na conta de
ajuste de inventário. Feito os ajustes ficarão pendentes na conta contábil de ajustes de
inventário conform dito, até a emissão das notas fiscais de re-faturamento. Dessa forma acaba
a pendência com a KPMG. A maioria das empresas de ponta em soluções integradas de
segurança e comunicação industrial é inadimplente quanto à auditoria nos estoques, sofrendo
com este fator um índice fantasioso de números de materiais no estoque e consequentemente
um prejuízo nos resultados líquidos da empresa.
O objetivo da auditoria nos estoques é verificar a exatidão dos saldos demonstrados no
Balanço Patrimonial e/ou declarado no livro próprio de registro de inventário das empresas,
adotando alguns procedimentos que visam assegurar a real existência e propriedade dos
estoques.
Os auditores devem ser pessoas com uma boa capacidade de concentração e de
organização, que tenham rigor de análise e rapidez perceptiva. Devem igualmente possuir
37
uma grande capacidade de desenvolver tarefas em equipe, pois estes profissionais trabalham
quase sempre integrados num grupo.
O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário,
não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e
para poder sugerir procedimentos que julgar necessário.
A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a
determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também
progresso de suas atividades.
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