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Técnico em Serviços de Restaurante e Bar

Edio Braga de Oliveira Junior

2014

Gestão de Materiais

Presidenta da República Dilma Vana Rousseff Vice-presidente da República Michel Temer Ministro da Educação José Henrique Paim Fernandes Secretário de Educação Profissional e Tecnológica Aléssio Trindade de Barros Diretor de Integração das Redes Marcelo Machado Feres Coordenação Geral de Fortalecimento Carlos Artur de Carvalho Arêas Coordenador Rede e-Tec Brasil Cleanto César Gonçalves

Governador do Estado de Pernambuco João Soares Lyra Neto

Secretário de Educação e Esportes de

Pernambuco José Ricardo Wanderley Dantas de Oliveira

Secretário Executivo de Educação Profissional

Paulo Fernando de Vasconcelos Dutra

Gerente Geral de Educação Profissional Josefa Rita de Cássia Lima Serafim

Coordenador de Educação a Distância

George Bento Catunda

Coordenação do Curso Annara Perboire

Coordenação de Design Instrucional

Diogo Galvão

Revisão de Língua Portuguesa Letícia garcia

Diagramação

Izabela Cavalcanti

INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 3

1.COMPETÊNCIA 01 | ENTENDER O PROCESSO DE COMPRAS NO ÂMBITO DE ALIMENTOS E

BEBIDAS .................................................................................................................................... 7

1.1 Objetivos, Atividades e Responsabilidades ............................................................ 8

1.2 Políticas de Compras ............................................................................................ 11

1.3 Seleção de Fornecedores ..................................................................................... 13

1.4 Organização de Compras ..................................................................................... 14

1.5 Programação de Compras .................................................................................... 17

1.6 Solicitações de Compras ....................................................................................... 18

1.7 Cotações de Preços .............................................................................................. 18

1.8 Pedidos de Compra .............................................................................................. 19

1.9 Controles de Qualidade e Inspeção ..................................................................... 20

1.10 Formulários e Instrumentos de Operação ......................................................... 22

2.COMPETÊNCIA 02 | COMPREENDER A ESTOCAGEM EM ALIMENTOS E BEBIDAS .............. 28

2.1 Administração e Controle de Estoque .................................................................. 28

2.2 Objetivos e Funções do Controle de Estoque ...................................................... 29

2.3 Métodos de Previsão de Estoques ....................................................................... 30

2.4 Método do Último Período .................................................................................. 31

2.5 Método da Média Móvel ..................................................................................... 32

2.6 Sistema ABC dos Estoques ................................................................................... 33

2.7 Inventários e Balanços ......................................................................................... 34

2.8 Custos dos Estoques ............................................................................................. 35

2.9 Formulários e Instrumentos de Controle de Estoques ........................................ 36

REFERÊNCIAS .......................................................................................................................... 42

MINICURRÍCULO DO PROFESSOR ........................................................................................... 44

Sumário

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INTRODUÇÃO

Caro (a) Aluno (a).

Seja bem vindo(a) à disciplina Gestão de Materiais para Bares e Restaurantes!

Neste percurso do qual estaremos juntos, vamos explorar os saberes básicos

necessários para a melhor administração dos processos de compra,

armazenagem e movimentação de mercadorias, a fim de aperfeiçoar o fluxo

produtivo, as vendas e consequentemente os bons resultados do

estabelecimento e a experiência do cliente.

A Gestão de Materiais é um conjunto de ações destinadas a suprir um Bar ou

Restaurante com alimentos, bebidas e outros materiais necessários à

produção de refeições deliciosas, seguras e de qualidade, através de um

competente atendimento aos seus clientes. Abrangendo: previsão de compra;

seleção, cadastramento e análise de fornecedores; cotação e negociação;

compra; recebimento; armazenamento e; movimentação e controle de

estoque.

Assim, a Gestão de Materiais de um bar ou restaurante deve estabelecer,

primeiramente, os padrões de qualidade que irá atender ao cardápio e o

conceito da empresa. Você deve ter sempre em mente que um sistema de

compras e estoque garante que os alimentos e bebidas sejam adquiridos,

armazenados e contabilizados de forma a evitar roubo, desperdício ou

excesso de produção.

A disciplina, Gestão de Materiais, tem por objetivo garantir que a aquisição

destes recursos seja contínua e financeiramente eficiente, segundo a política

de qualidade e conceito do empreendimento gastronômico, para sua

armazenagem em um estoque organizado, de modo a não faltar nenhum

insumo necessário à produção.

O processo de Compras tem como seu principal objetivo assegurar o

4


suprimento de alimentos e bebidas, assim como os bens e serviços

necessários, tanto para a produção quanto para as demais atividades do Bar

ou Restaurante. O foco do Departamento de Compras reside no planejamento

e coordenação do processo de aquisição de materiais, preocupando-se com o

estoque de matéria-prima.

É importante salientar que a Gestão de Compras tem início na seleção de

fornecedores que atendam as políticas de qualidade e melhores condições de

pagamento e prazos fixados, conformidade e integridade.

O Controle do Estoque é um dos maiores desafios do Gestor de Materiais,

pois deve garantir a correta armazenagem mediante as categorias de

produtos alimentares e de outras aplicações no tempo de vida útil adequada,

na quantidade necessária, na qualidade estabelecida sem que haja prejuízos

ou custos elevados de manutenção de estoque.

Figura 01-Fluxo de Informações e Materiais Fonte: Geraldo Cesar Meneghello

As práticas e processos de estocagem devem ser bem detalhados, para que o

controle de inventário, isto é, o controle da quantidade de itens adquiridos e

estocados, permita gerar dados importantes para a tomada das decisões de

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Compras serem feitas com o máximo de eficiência possível, reduzindo os

excessos de insumos, aumentando a eficiência financeira, além de

desmobilizar recursos financeiros deste setor para outras atividades que

aumente a satisfação do cliente ou gere maiores lucros.

Outro ponto importante que o Gestor de Materiais deve estabelecer é o

ponto de reposição de estoque e o próprio estoque nominal. Perfazendo o

sistema de Compras.

Os fornecedores que forem selecionados deverão ser avaliados quanto à

qualidade, quantidade e disponibilidade, além de preços e confiabilidade. O

sistema que dá suporte à Gestão de Materiais inclui, por fim, uma revisão

periódica dos processos de compras e das analises estatísticas de consumo,

além do acompanhamento e correção quando necessário.

Diante de todo o exposto, a primeira competência - Entender o processo de

compras no âmbito de alimentos e bebidas - abordará as principais

característica que o profissional deverá adquirir além de reguardar a política

de qualidade, o conhecimento dos processos de todas as áreas dentro do Bar

ou Restaurante, e, a boa comunicação com os respectivos responsáveis pelos

setores.

Além disso, você deverá gerenciar um conjunto de atividades que tem a

finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários ao

funcionamento da organização, no tempo correto, na quantidade necessária,

na qualidade estabelecida, sempre, pelo melhor preço, assegurando eficiência

financeira e atendimento às metas da organização.

A segunda competência - Compreender a estocagem em alimentos e bebidas

- ajudará a você, no contexto de um Bar ou Restaurante, a identificar as

categorias de alimentos, bebidas e demais matérias, contribuir de forma

efetiva na geração de economia em todo o processo de produção de refeições

e satisfação das expectativas dos clientes, empresários, funcionários,

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fornecedores entre outros públicos interessados no desempenho da empresa

gastronômica.

A importância da gestão do estoque de um Bar ou Restaurante transcende

apenas ao quesito financeiro dos custos das mercadorias adquiridas, mas a

responsabilidade da garantia da qualidade e integridade dos alimentos e

bebidas ofertados aos consumidores.

Empresas inseridas no universo da gastronomia, como Bares e Restaurantes

são extremante dependentes de um bom sistema de gerenciamento de

estoques. Portanto, planejar, organizar, executar e controlar um estoque

permitirá, a estes empreendimentos, aumentar a receita pelo atendimento

integral da demanda.

Espero, portanto, que esta disciplina promova os conhecimentos necessários

à sua formação, contribuindo para seu crescimento profissional. Sucesso!

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1.COMPETÊNCIA 01 | ENTENDER O PROCESSO DE COMPRAS NO

ÂMBITO DE ALIMENTOS E BEBIDAS

O Processo de Compras no âmbito de Alimentos e Bebidas, isto é, a

Administração de Compras, ou ainda, Gestão de Compras, tem como principal

atividade, a aquisição de materiais e insumos dentro dos Bares e Restaurante

de acordo com as políticas de qualidade específicas de cada organização,

incluindo os custos relacionados à despesa com estocagem e depreciação,

análise dos processos de custeio.

Figura 02-Fluxograma do Processo Administrativos de Compras. Fonte: o autor

Um dos pontos centrais do Processo de Compras suprimentos é a possibilita

de melhorar o aproveitamento dos recursos materiais disponíveis no

empreendimento, evitando gastos adicionais com outras aquisições de

mercadorias, depreciação e estocagem. Cabendo a você como Gestor de

Compras, planejar adequadamente as aquisições de forma a realizá-las no

tempo correto, (Just-In-Time), na quantidade solicitada, além de verificar se o

recebimento foi efetivamente providenciado, em parceria, ombro a ombro

Competência 01

8


com os fornecedores.

Para isso que o Gestor de Compras, você, deverá manter um fluxo contínuo

de suprimentos, (conforme observamos na figura 01, acima apresentada), de

modo a atender a demanda da produção da empresa a partir dos contratos

com os fornecedores, sempre negociando, de forma justa e honesta,

garantindo sempre as melhores condições para a empresa, principalmente no

que se refere às condições de pagamento equilibrando preço, prazo e

qualidade.

1.1 Objetivos, Atividades e Responsabilidades

O Processo de Compras é um conjunto de atividades que tem como objetivo,

adquirir materiais para a uma organização gastronômica. Esta função é

prioritária para a Gestão de Material, no tocante aos recursos materiais.

Portanto, planejar, organizar, executar e controlar os parâmetros de

qualidade, quantidade e disponibilidade junto aos fornecedores que oferecem

estas prerrogativas, no momento certo com as melhores propostas de preço e

prazo de entrega, são, portanto, relevantes para o processo de suprimento e

sucesso organizacional.

Qualquer atividade de produção em um Bar ou Restaurante necessita de

matérias-primas como alimentos, bebidas, equipamentos e serviços,

transformando-as em uma experiência gastronômica satisfatória fora de casa.

Porém, é a partir da manutenção de um volume de vendas e o

posicionamento competitivo do empreendimento no mercado e,

consequentemente, geração de lucros satisfatórios, a redução dos custos,

principalmente os que se referem aos recursos materiais, já que representam

uma parcela considerável na composição do custo geral da organização.

Competência 01

9


Figura 03-Sistema de Armazém Vertical Fonte: office.microsoft.com/ptbr/images

Assim os objetivos básicos do Departamento de Compras são:

a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender a demanda da

produção e serviços de Bares e Restaurantes.

b) Coordenar os processos de aquisições de insumos e materiais com um

mínimo de investimento possível da empresa.

c) Comprar materiais e insumos pelos menores preços, obedecendo aos

padrões de quantidade e qualidade estabelecidos pela direção do Bar ou

Restaurante.

d) Negociar com honestidade as melhores condições de pagamento para

empresa.

Um dos pontos importantes para o Departamento de Compras,

consequentemente, para o alcance de todos os objetivos do Bar e

Restaurante, segundo a ótica financeira, a ótica dos clientes, a ótica dos

processos internos e a ótica da cultura interna é a previsão das necessidades

de suprimento.

Você deve compreender que as informações das quantidades, das qualidades

e dos prazos que são necessários para aquisição dos suprimentos e materiais

Competência 01

10


para as áreas de produção e serviço dos Bares e Restaurantes fornecem os

meios para o Gestor de Compras executar o seu trabalho de forma precisa,

identificando, negociando, adquirindo, recebendo, contabilizando,

armazenando, abastecendo e inventariando em tempo hábil.

É reconhecida por vários segmentos indústrias a importância das atividades

do Gestor de Compras no planejar e controlar o fluxo de materiais de forma

científica e centralizada.

A atividade de Compras, parte da necessidade de se comprar melhor, e,

profissionalizada com ênfase nos estoque e seus níveis adequados, além de

racionalizar o processo produtivo do empreendimento gastronômico.

Comprar bem é uma das formas que as organizações usam para reduzir

custos. Existem certas atividades e responsabilidade que definem o Processo

de Compras eficientes no que tange aos prazos, preços, qualidade e volume.

Mas intimamente bem relacionado com o mercado fornecedor de modo a

antever possíveis e eventuais problemas que possam atrapalhar os Bares e

Restaurantes no cumprimento de suas promessas e metas de produção.

Portanto, é possível que estas atividades sejam as mais importantes nesta

época de escassez e altos preços.

Principais atividades e responsabilidades:

Acompanhar os Processos de Compras e as necessidades dos demais

departamentos do Restaurante;

Acompanhar a evolução dos preços praticados no mercado;

Ampliar e atualizar o cadastro dos fornecedores;

Analisar as solicitações de compras;

Conferir os documentos de entrada de materiais, verificando as condições

de compra e pagamento, qualidade dos produtos, quantidade contratada,

marca solicitada, preços acordados, custo com o frete, prazo definido,

integridade observada e embalagem adequada.

Gerenciar o processo de devolução, substituição e a reposição de

Competência 01

11


materiais danificados;

Pesquisar a intensidade da concorrência dos fornecedores e seus

respectivos preços praticados;

Ordenar as solicitações de compras aos fornecedores;

Gerenciar as entregas ou retiradas de insumos ou materiais do almoxarife;

Acompanhar a oferta de novos produtos no mercado;

Visitar fornecedores eventualmente;

Estabelecer os níveis de estocagem e em função da demanda do Bar ou

Restaurante.

É importante você entender que para atingir os objetivos com eficiência, no

Departamento de Compras, deverá adquiri determinadas competências e

adotar procedimentos específicos como:

Acompanhar a programação de eventos ou datas comemorativas;

Avaliar e selecionar fornecedores idôneos e eficientes;

Conhecer as condições de fabricação e de distribuição dos produtos, a

qualidade, as instalações e os demais processos logísticos empresariais;

Acompanhar a composição e idealização do cardápio;

Conhecer os efeitos sazonais nas compras;

Conhecer os processos da Cozinha do Restaurante e as áreas de

atendimentos do Bar;

Conhecer as características dos produtos adquiridos;

Compra diretamente de fabricantes, caso seja possível;

Adquirir a capacidade de negociar com firmeza e honestidade.

1.2 Políticas de Compras

A questão fundamental na fixação de uma Política de Compras e Estoques é

estabelecer a qualidade estabelecida pelo conceito do Bar ou Restaurante, a

quantidade e mínima e máxima para o estoque, as datas de aquisição, os

limites de endividamento segundo a política de crédito dos próprios

Competência 01

12


fornecedores ou, ainda, as ocasiões em que as compras devem ser feitas.

Para analisar o problema são necessárias as seguintes informações básicas:

Alterações significativas que possam ocorrer nos preços durante o

intervalo entre os pedidos de compra;

Custo da armazenagem dos materiais compreendendo: Custo da área

ocupada, perdas e depreciação dos materiais estocados;

Custo do Processo de Compras (tempo despendido, transporte,

combustível, telefone, formulários, estudos e análises dos procedimentos, e

de outros custos administrativos);

Custos da manutenção de Estoque excelente, acima da quantidade

necessária para o consumo;

Descontos obtidos nas Compras à vista;

Prejuízos pelo atraso na entrega ou pela interrupção das atividades pela

falta de insumos ou materiais;

Riscos de falta de insumos e materiais ou substituição por produtos de

baixa qualidade;

Volume e frequência de consumo de materiais.

Contudo, ao longo do Processo de Compras, podem ocorrer alguns problemas

com os fornecedores, do tipo: Atrasos no transporte; erros de pedidos e

outros fatores que retardam a entrega.

É fundamental manter um estoque de segurança prevenindo-se contra

eventuais riscos.

Portanto, para calcular a quantidade do estoque de segurança, estima-se o

maior prazo que o fornecedor poderá entregar os materiais em questão, e,

garantir um estoque de segurança equivalente ao consumo do material até a

data da entrega pelo fornecedor.

Assim, você deverá optar por duas alternativas decisórias prováveis:

Competência 01

13


a) Assumir os riscos da ocorrência de prejuízos pela eventual falta de

materiais;

b) Assumir os custos de manutenção de estoques de segurança.

1.3 Seleção de Fornecedores

A seleção de fornecedores é um ponto-chave no Processo de Compras. Os

fornecedores devem potencializar as possibilidades do empreendimento

gastronômico, através de verificações, instalações, portfólio de produtos,

frota logística, idoneidade fiscal entre outros atributos. O seu cadastro deve

estar sempre atualizado e completo com as últimas cotações de preços feitas

semestralmente. Agindo desta forma você evitará muitos problemas.

Os principais problemas são:

Não ter autoridade para execução nos processos de Compras;

Não ter registro de compras passadas;

Não ter uma planilha de registro de preços;

Não acompanhar o registro do coeficiente: Estoques x Consumo;

Não manter o registro atualizado de fornecedores;

Não manter arquivado as especificações dos produtos e marcas

estabelecidas pela política de Compras;

Não manter arquivados os catálogos de seus respectivos fornecedores.

Fechando o ciclo da organização, podemos estabelecer como atividades

típicas do Departamento de Compras:

a) Pesquisa dos Fornecedores

Estudo do mercado fornecedor;

Estudo dos materiais utilizados pela empresa;

Análise dos custos de aquisição e manutenção de estoque;

Competência 01

14


Investigação das fontes de fornecimento de insumos;

Inspeção das fábricas dos fornecedores;

Desenvolvimento de fontes de fornecimento;

Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisição

Conferência de requisições solicitadas às Compras;

Análise das cotações solicitadas aos fornecedores;

Decidir comprar pôr meios de contratos ou no mercado aberto;

Entrevistar vendedores;

Negociar contratos;

1.4 Organização de Compras

A Organização de Compras é uma combinação de esforços individuais ou

coletivos que tem por finalidade alcançar objetivos financeiros estabelecidos

pelos gestores de um Bar ou Restaurante, amparado por processos e

informações que facilitam a aquisição de materiais em geral para os setores

de produção e serviços, pelo menor custo ou utilização de recursos

financeiros possíveis.

Figura 04-Sistema de Contabilidade Interna. Fonte: office.microsoft.com/ptbr/images

Independente do porte da empresa, os princípios básicos da Organização de

Competência 01

15


Compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:

Competência nos Processos de Compras;

Registro de compra;

Registro de preço;

Registro de estoque e consumo;

Registro de fornecedores;

Arquivos e especificações;

Arquivo de catálogos.

Completando o conceito de Organização de Compras, podemos estabelecer

que as atividades abaixo, são típicas do Departamento de Compras:

a) Pesquisa dos Fornecedores

Estudo do mercado;

Estudo dos materiais;

Analise dos custos;

Investigação das fontes de fornecimento;

Desenvolvimento de fontes de fornecimento;

Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisição

Análise das requisições;

Analise das cotações;

Decisão de compras pelo atacado ou varejo;

Entrevistar vendedores;

Negociar contratos;

Efetuar as encomendas de compras;

Acompanhar o recebimento de materiais.

Competência 01

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c) Administração

Manutenção, Transferências e Estoques Mínimos;

Evitar excessos e obsolescência de estoque;

Padronizar o que for possível.

d) Diversos

Estabelecer estimativa de custo;

Descartar materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;

Gerenciar as relações comerciais recíprocas.

Nas atividades típicas da Organização de Compras, outras

responsabilidades poderão ser partilhadas com os demais setores:

Compartilhar a decisão do que fabricar ou comprar;

Padronização, simplificação, especificações e substituições de materiais;

Testes comparativos e Controle de estoques;

Seleção de equipamentos de produção;

Programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.

E lógico que esses processos não são universais, pois a visão, a missão, a

estratégia e recursos das empresas são únicos, além de variar enormemente

entre as organizações, devendo adaptar-se ao tipo de negócio de cada uma.

É importante você perceber que uma das Estratégias de Compras das redes de

restaurantes, normalmente, centralizam os processos de aquisição de

materiais, isto é, as Decisões de Compras, apesar de haver operadores

logísticos e fornecedores espalhados geograficamente. A centralização das

compras reúne certas vantagens, conforme podemos verificar.

Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;

Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;

Controle de materiais e estoques

Competência 01

17


A Organização de Compras divididas em grupos é bastante funcional quando

as seções são de tamanho moderado e quando tais atribuições são entregues

a compradores individuais. Os itens de cada grupo são especificados de

acordo com a origem, necessidade e valor do material.

1.5 Programação de Compras

É função do Departamento de Compras elaborar, periodicamente, a

programação das Compras a serem feitas. E, esta programação deverá ser

realizada a partir da projeção de consumo dos diversos setores, com ênfase

nos materiais utilizados em eventos “não” previstos regularmente.

Na programação, os materiais são classificados de acordo com a data ou

período de utilização, ou seja:

Compras programadas;

Materiais de uso imediato;

Materiais para reposição automática dos estoques.

O período das compras e as respectivas datas de entrega dos materiais são

fixados de acordo coma as características de cada um deles, por exemplo:

Alimentos perecíveis: Programação semanal e entrega diária;

Alimentos não perecíveis: Manutenção de estoque de segurança para

atender ao consumo do período, com reposição automática.

Exemplificando:

Bebidas e vinhos: Compras mensais;

Cerveja: Entrega automática semanal;

Material de limpeza e escritório: Compras mensais;

Tecidos, uniformes, louças, talheres, etc.: Compras semestrais com

Competência 01

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entregas parceladas.

A fim de facilitar o recebimento e a conferência dos materiais comprados,

deve ser elaborado um cronograma de entregas estabelecendo datas e

horários diversificados, para assegurar a qualidade e a periodicidade de

entrega.

1.6 Solicitações de Compras

A Solicitação de Compras é uma ordem que autoriza o comprador executar

uma compra. Seja para alimento, bebida ou outras classes de materiais para

abastecimento geral da empresa.

A Solicitação de Compras é um documento informativo que constam o que

deve ser adquirido, a quantidade, prazo, os fornecedores e local da entrega.

1.7 Cotações de Preços

A cotação é um demonstrativo dos preços obtidos da oferta de diversos

fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada.

Este documento precisa ser preenchido e manuseado com atenção; as

informações e valores devem fornecer aos compradores e demais gestores

subsídios relevantes para a Decisão de Compra e quais os fornecedores que

irão abastecer o Bar ou Restaurante.

Existem casos em que a empresa utiliza a própria solicitação de compras para

registro da coleta de preços.

Você precisa ter em mente que ao se fazer uma cotação de preços para

determinados materiais ou insumos, os fornecedores selecionados devem

enviar suas propostas de fornecimento, preço praticados, prazo estipulado e

formas de pagamento. Lembre-se que as propostas sempre ficam sujeitas a

Competência 01

19


confirmação.

Em casos de atrasos na entrega dos materiais solicitados, sem culpa do

fornecedor, as datas dos títulos de pagamentos permanecerão as mesmas,

como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Assim como, o comprador

não pode suspender ou reduzir os pagamentos, baseado em reclamações não

reconhecidas pelos fornecedores.

1.8 Pedidos de Compra

O Pedido de Compra é uma solicitação formal entre o empreendimento

gastronômico e os seus fornecedores, onde deve representar precisamente

todas as condições e particularidades da transação de compra, pelo qual o

fornecedor deve atender os pré-requisitos inseridos no requerimento.

Lembre-se que o Pedido de Compra tem teor contratual e a sua aceitação

pelo fornecedor pressupõe o atendimento de todas as condições previamente

estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, frequência de entregas,

prazos, preços e local de entrega.

Aqui cabe um alerta que deve ser tomado nas negociações que inclua

produtos ou materiais exclusivos, evitando-se que os mesmos não venham a

ser fornecidos a terceiros. Como acontece em algumas redes de Fast-food.

Você deve ter o cuidado ao emitir os Pedidos de Compras aos fornecedores.

Para tanto, preferencialmente, utilize um protocolo para registro.

As principais condições que devem ser observadas, de ordem geral, no Pedido

de Compra são as seguintes:

1. As mercadorias deverão ser entregues dentro do prazo estabelecido. O

não atendimento desta cláusula garante ao Bar ou Restaurante o direito de

cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parte, sem ônus.

Competência 01

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2. As mercadorias fornecidas devem estar rigorosamente de acordo com as

especificações do pedido. Em casos de não conformidades será devolvida ou

posta a disposição do fornecedor.

3. Receber apenas o contratado. Devolver o excedente ao fornecedor.

4. Não receber mercadorias com preços mais elevados.

5. Não absorver custos logísticos por falhas do fornecedor, salvo se

especificadamente autorizados pela presente.

6. Registrar débitos resultantes de pagamentos por parte do fornecedor

sobre o transporte, a embalagem, o seguro etc., quando autorizado.

7. Fica explicitado que o fornecedor será considerado responsável por

qualquer obrigação ou ônus mediante o suprimento dos itens que viole ou

transgrida as leis, decretos ou direitos de patentes ou marca registrada.

Vale salientar a importância da boa administração da comunicação entre as

parte do Processo de Compras, evitando desgastes desnecessários quando

existir não conformidades. Para tanto é fundamental lançar mão de uma

carta-padrão onde será descrita as irregularidades que porventura venham a

ocorrer.

1.9 Controles de Qualidade e Inspeção

A qualidade a ser mantida depende de vários fatores. O Bar ou Restaurante,

após, definir os pratos ou bebidas que serão oferecidos aos seus clientes,

devem estabelecer a Política de Qualidade, para tanto, precisa analisar dois

fatores básicos de um produto:

Aspecto Interno: As condições de estocagem de materiais, instalações

físicas, matéria-prima, pessoal e quais os custos envolvidos para alcançar ou

manter o nível de qualidade pretendida. À medida que se alcança a segurança

e confiabilidade das propriedades dos produtos no desenvolvimento da

fabricação das refeições e bebidas.

Aspecto Externo: Quais os desejos, exigências e as expectativas dos

comensais? Condições fitossanitárias dos produtos?

Competência 01

21


Para manter esses padrões de qualidade é importante gerencia-los, ou seja, é

preciso estabelecer o Controle de Qualidade, mas, para tanto, este processo

deve ser internalizado por todos os setores do empreendimento e a forma

com que estes materiais são manipulados no processo de produção.

Você tem que levar em consideração os aspectos técnicos do trato com as

refeições e bebidas, pois, quanto mais altos os níveis de qualidade

estabelecidos, mais rígido será o controle, e, bem mais difícil à própria

produção, apesar de que os estes mesmos processos devem ser os mais

práticos e toleráveis possíveis. Essas tolerâncias podem ser:

Quantitativas: Dimensões, pesos, composições químicas, processo de

fabricação, especificações de materiais utilizados, tratamentos térmicos;

Qualitativas: Cor, cheiro, sabor, aspecto.

A responsabilidade do Controle de Qualidade deve ser de todos os

responsáveis por setores do empreendimento gastronômico ou indivíduos

especializados, que podem estar subordinados ao Proprietário ou o Gerente.

O Controle de Qualidade tem como principais funções:

Estabelecer procedimentos, normas e especificações que determinarão os

padrões de qualidade a serem seguidos;

Inspeção e registro de dados;

Controle estatístico da qualidade;

Manutenção preventiva de equipamentos e ferramentas de inspeção;

Prevenção das condições das boas práticas de manipulação de alimentos.

A inspeção sobre a qualidade dos produtos tem como objetivo determinar a

aprovado ou rejeitado, mediante os padrões de qualidade estabelecidos. A

inspeção também tem o objetivo de alinhar esta qualidade com a visão,

missão, valores e estratégia da empresa. Sua importância ainda reside nas

prerrogativas das novas especificações, metodologia, custos e políticas de

vendas. Portanto podemos dividir as atividades de inspeção em:

Competência 01

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1. Inspeção de matéria-prima (inspeção de recebimento): É efetuada assim

quando o material é recebido, por mais simples que sejam identificar a

qualidade das mercadorias e suas condições, são de suma responsabilidade;

2. Inspeção de processo: É efetuada com que mais precisão, e deve ser

realizada da seguinte maneira:

Automática;

Pelo próprio operador;

Pelo inspetor especializado.

3. Inspeção final: É a inspeção do produto do Bar ou do Restaurante

acabado; podendo ser realizada pelo chefe de cozinha, gerente de fila ou os

próprios cozinheiros ou garçons.

1.10 Formulários e Instrumentos de Operação

Nas suas operações o Departamento de Compras utiliza os seguintes

formulários básicos:

Mapa de concorrência;

Ordem de compras (Pedido);

Cadastro de Fornecedores;

Mapa de acompanhamento das compras e entregas.

As características operacionais dos formulários são apresentadas a seguir:

Mapa de concorrência de preços

As compras em geral são efetivadas mediante prévia consulta de preços com

os fornecedores. Os resultados das pesquisas devem ser transcritos para o

Mapa de Concorrência de Preços que contém os seguintes dados básicos:

Competência 01

23


Descrição do material ou serviços;

Endereço telefone fax e-mail;

Fornecedores consultados;

Pessoa de contato;

Pessoa de contato;

Condições de venda;

Condições de pagamento;

Preços e descontos;

Embalagem e frete;

Outras despesas;

Prazo de entrega;

Validade da proposta;

Vistos (comprador, gerente).

Sobre a Ordem de Compra ou Pedido de Compra, é importante salientar que

após a efetuação da concorrência de preços e autorizada da compra, a

operação será formalizada com o fornecedor por meio desses formulários que

conterá os seguintes dados básicos:

Condições de pagamento;

Data;

Descrições do material;

Destinatário;

Local de entrega;

Número de Pedido;

Preço total;

Preço unitário;

Qualidade;

Transportador;

Unidade.

Competência 01

24


Além dos dados acima, o formulário contém, normalmente, um espaço para

observações que poderá registrar:

O número do pedido, devendo constar nas notas fiscais respectivas;

Banco / forma de pagamento;

O faturamento deverá ser feito para o dia X qualquer;

Horário preferencial para entrega dos materiais.

O formulário Cadastro de Fornecedores destina-se a registrar os fornecedores

em condições de suprir material e as especificações exigidas. O mesmo deve

ser permanentemente atualizado e ampliado por meio da inclusão de novos

fornecedores.

O Cadastro de Fornecedores deverá conter os seguintes dados básicos:

Nome / Razão Social;

Endereço, telefone, fax ou e-mail;

Pessoas de contato (nome e cargo);

Principais materiais negociados;

Condições de venda, de entrega e casos especiais;

Referencias.

Podendo ser registrados na ficha, as compras feitas e outras informações

especiais sobre o fornecedor.

Competência 01

25


Figura 05-Modelo de Concorrência de Preços Fonte: o autor

Fornecedores Consultados Fone Fax e-mail Contato Data

1

2

3

4

# Quant. Unid.

Proponentes 1 2 3 4

Discriminação Preço Total

Preço Total

Preço Total

Preço Total

Condições de Pgto:

Prazo de Entrega:

Validade da Proposta: __/__/___ __/__/___ __/__/___ __/__/___

Consulta de preços elaborada por: Parecer: Autorizo a aquisição no total de R$____ Assinatura:

Competência 01

26


Figura 06-Modelo de Ordem de Compra Fonte: o autor

Nome do Restaurante Ordem de Compra

Nº 00001

Nome do Fornecedor

Endereço: Bairro: Cidade: Estado:

SOLICITAMOS A V.Sa. NOS REMETER OS MATERIAIS ABAIXO DISCRIMINADOS

Código Especificação do Material Unid. Quant. Preço Unid.

Preço Total

Importante: Queiram por obséquio registrar em sua Nota Fiscal o número desta Ordem de Compra

Total Geral

Condições de Pagamento Prazo de Entrega Local de Entrega

Prazo Desconto

Empresa Transportadora Aditivo Frete

CIF

FOB

Emitido por: Autorizado por: OBSERVAÇÃO:

Visto Visto

As mercadorias recebidas estarão sujeitas à

Data Data

devolução se estiverem em desacordo com as

especificações e condições acima mencionadas.

Competência 01

27


Figura 07-Modelo de Cadastro de Fornecedores Fonte: o autor

Figura 08-Modelo de Controle das Ordens de Compras Emitidas Fonte: o autor

CADASTRO DE FORNECEDORES ATUALIZADO EM:

___/___/______

Razão Social: Nome Fantasia:

SETOR DE VENDAS FÁBRICA / DEPÓSITO

Rua: N. Rua: N.

Bairro: CEP Bairro: CEP

Cidade / Estado: Cidade / Estado:

Fone / Fax: Fone / Fax:

e-mail: e-mail:

Gerente: Contato: Gerente: Contato:

Linha de Produtos:

Condições de vendas / entrega:

Prazo de entrega: Prazo de pagamento:

Faturamento mínimo:

Observações:

CONTROLE DAS ORDENS DE COMPRAS EMITIDAS

# N.O.C FORNECEDORES VALOR DATA DA ENTREGA DO MATERIAL

NOTAS FISCAIS

N. DATA

Competência 01

28


2.COMPETÊNCIA 02 | COMPREENDER A ESTOCAGEM EM

ALIMENTOS E BEBIDAS

2.1 Administração e Controle de Estoque

Figura 09-Estoque de Cozinha Industrial. Fonte: site sha.com.br

Já foi a época que o Estoque de um Bar ou Restaurante era um local onde

mantinha armazena as matérias-primas para produção de refeições e bebidas

oferecidas aos clientes. Atualmente, é visível os ganhos financeiros quando

existe um Controle de Estoque eficiente e bem administrado. Por isto é

importante que você tome as medidas necessárias para que o lucro não seja

afetado, a qualidade que os clientes esperam não seja comprometida, que o

processo não entre em colapso e a cultura, isto é, as rotinas e foco do

controle não sejam praticados.

Competência 02

29


2.2 Objetivos e Funções do Controle de Estoque

O objetivo básico do Controle de Estoques é evitar a falta de material sem que

esta atividade resulte em Estoques excessivos às reais necessidades do Bar ou

Restaurante. O Controle de Estoque busca estabilizar os níveis de insumos e

matérias em geral estabelecidos e equilíbrio com as necessidades de consumo

ou das vendas e os custos daí resultante.

As funções e responsabilidades do Departamento de Controle de Estoque são

basicamente as seguintes:

Acompanhar o consumo de materiais e dos preços dos produtos e

serviços;

Criar um padrão de materiais específicos e seus respectivos usuários e

consumidores;

Acompanhar a devolução e a substituição de materiais não conforme

adquiridos;

Acompanhar o Custo, os Preços e a Composição dos cardápios;

Acompanhar o fluxo das solicitações de compra, agilizando o processo;

Analisar as Requisições e os Pedidos de Compra;

Analisar as requisições de materiais urgentes;

Controlar as transferências internas de materiais;

Coordenar o planejamento e verificação permanente do Inventário;

Analisar as diferenças entre o Estoque físico e o Estoque Analítico;

Emitir as solicitações de compra de materiais;

Emitir relatórios técnicos sobre a posição dos estoques, movimentação e

consumo de materiais;

Fiscalizar as compras diretas feitas pelos setores;

Participar da elaboração das fichas técnicas de alimentos e bebidas;

Fixar os níveis de estoque (máximos, mínimos, lotes econômicos, etc.);

Supervisionar o recebimento de materiais confirmando se foram

entregues nas condições estabelecidas;

Competência 02

30


Verificar as condições acertadas de entrega e armazenagem dos materiais

em relação à segurança, à guarda e à limpeza;

Verificar o estoque de material inativo, em desuso e em excesso,

sugerindo soluções e providências.

2.3 Métodos de Previsão de Estoques

A Previsão de Consumo, esta atrelada diretamente a demanda futura dos

produtos comercializados pelo Bar ou Restaurante. Desta forma, definem

quais os insumos e produtos devem ser adquiridos, a quantidade adequada

de aquisição e quando serão comprados e entregues pelos fornecedores. As

características básicas da previsão são:

É o ponto de partida para todo o planejamento de Estoques;

É um dos métodos empregados, de grande eficácia;

Em princípio, são as informações do Controle de Pedidos ou do Inventário que

permitem definir quais serão as quantidades máximas e mínimas, a disposição

no tempo do fluxo da demanda dos produtos acabados, (refeições e bebidas),

podendo ser classificadas nas seguintes categorias:

A) Quantitativas:

Evolução das vendas no passado;

Variáveis que dependem diretamente das vendas;

Variáveis de fácil previsão (população, renda, PIB,etc.);

Influência da propaganda.

B) Qualitativas:

Opinião gerencial;

Opinião dos vendedores;

Competência 02

31


Opinião dos compradores;

Pesquisa de mercado.

O processo de estabelecer a Previsão do Consumo pode ser classificado em

dois grupos distintos:

Projeção: São informações que permitem estabelecer uma demanda

futura baseado em consumos passado ou na evolução das vendas aguardada.

Predileção: São informações advindas de Consultores ou Funcionários

mais experientes, que conhecem os fatores mercadológicos que influenciam

as vendas do Bar ou Restaurante em questão.

O modelo básico de Previsão de Consumo pode ser influenciado severamente

pelas seguintes variáveis:

Influência políticas;

Influências conjunturais;

Influências sazonais;

Alterações no comportamento dos clientes;

Inovações técnicas;

Produtos retirados da linha de produção;

Alteração da produção;

Preços competitivos dos concorrentes.

2.4 Método do Último Período

Este modelo simples consiste em predizer uma demanda futura com base em

um período de consumo ou demanda anterior. Tomemos o seguinte exemplo

prático: No mês de janeiro de 2012, houve um consumo de 50 pratos de

petiscos de queijos. Cada prato de petisco é composto de dois tipos de

queijos. Queijo Provolone (100g) e Reino (100g). Ou seja, a Previsão de

Consumo é de 5kg de cada tipo de queijo para o mês de janeiro de 2013.

Competência 02

32


2.5 Método da Média Móvel

Este modelo é uma extensão do método anterior, em que a Previsão de

Consumo para o próximo período é obtida, calculando-se a média dos valores

de consumo nos n períodos anterior.

A estimativa oriunda por esse modelo é normalmente menor que os valores

realizados se a tendência de consumo for crescente. Por outro lado, será

maior se a tendência de consumo for decrescente.

Se n (período) for muito grande, a variação da previsão diante dos valores

ocorridos é muito baixa. Inversamente, se n for pequeno, a variação será

muito grande. O calculo ou a escolha da quantidade dos períodos (n) é

completamente arbitrária e experimental, uma vez que, são os gestores do

Controle de Estoque definem quais os períodos que eles irão suprir sua

organização. Vejamos:

CM = C1 + C2 + C3

n

CM = Consumo médio

C = Consumo nos períodos anteriores

n = Número de períodos

Para cálculo do consumo médio variável, tomam-se por base os últimos 03 meses

(períodos), de queijo Provolone.

CM = 5kg + 7kg + 6kg

3

CM = Consumo médio de queijo Provolone por período é de 6kg.

Desvantagens do método:

As médias móveis são afetadas pelos variáveis externas; isso pode ser

Competência 02

33


alterado pelas variáveis mercadológicas;

As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais, isto é, 1/n;

Exige a manutenção de um número muito grande de dados.

Vantagens do método:

Simplicidade e facilidade de implantação;

Admite processamento manual.

2.6 Sistema ABC dos Estoques

Analisar as centenas de itens de produtos dos Estoques de um Bar ou

Restaurante com precisão é uma tarefa titânica e, muitas vezes,

desnecessária. De fato é relevante que os produtos mais importantes,

segundo algum critério, tenham precedência na aquisição sobre os menos

importantes. Portanto, economiza-se tempo e recursos.

A curva ABC é uma importante ferramenta para o gestor de Estoque, uma vez

que, permite identificar os principais itens que exigem atenção e tratamento

adequado quanto à sua administração. É uma forma de “priorizar para

facilitar” a análise no estoque, concentrando-se naqueles que trarão maiores

benefícios, sejam de ordem financeira ou na ótica do cliente.

Esta importante ferramenta tem sido utilizada pela Administração de Empresa

e de Estoques para definir Políticas de Vendas e de Compras, além do

estabelecimento de metas e prioridades, para a programação da produção e

uma série de outros problemas usuais nos Bares e Restaurantes.

A ordenação obtida pela curva ABC dos itens conforme a sua importância

relativa beneficia as técnicas de gestão administrativas, conforme a

importância dos itens. Assim após os itens serem ordenados pela importância

relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

Classe A: Grupo de itens mais importantes e de atenção especial;

Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C.

Competência 02

34


Classe C: Grupo de itens menos importantes e de pouca atenção.

2.7 Inventários e Balanços

Para aferição e auditoria das informações contábeis e de custos, ao termino

de cada, é importante, você executar um inventário ou levantamento do

Estoque físico dos materiais adquirido e mantidos no deposito, almoxarifado

ou nos em estoques dos diversos setores.

O inventário abrange o estoque dos produtos pré-cozidos ou finalizados

depositados nos setores como copa, cozinha, bar, entre outros.

Os trabalhos de aferição são coordenados, preferencialmente, pelo

Departamento de Controle dos estoques que estabelecerá os critérios e os

processos a serem adotados na sua execução, principalmente quanto aos

seguintes aspectos:

1. Analisar a devolução ao almoxarifado dos materiais recebidos não

consumidos pelos setores requisitantes e que tenham valores significativos,

antes do início do inventário para inclusão no estoque. A principal ocorrência

realiza-se no final do ano fiscal;

2. Estabelecer datas para os inventários (diários, semanais, mensais e

anuais);

3. Organizar com antecedência os materiais nas áreas de deposito para

facilitar a contagem física;

4. Realizar inventário prévio de itens sem movimentação ou inativos,

antecipado os trabalhos a serem realizados no dia estabelecido;

5. Reduzir a movimentação de materiais no almoxarifado (entradas e saídas)

durante a execução dos trabalhos e inventário;

6. Verificar a qualidade e as condições dos materiais existentes e que foram

inventários;

7. Distribuir previamente formulários a serem preenchidos, contendo as

informações relativas aos materiais:

Competência 02

35


Código;

Discriminação;

Quantidade;

Unidade de referência (kg, L, g, etc.);

Valor unitário médio;

Valor total.

8. Designar o pessoal que participará dos trabalhos de inventário para os

serviços de contagem do material, auditoria interna de acompanhamento,

conferência, emissão da relação dos materiais, transcrição dos valores de

custo nas listagens e cálculo final;

9. Distribuir placas ou etiquetas de identificação dos materiais especialmente

para os itens que foram inventariados previamente à data-base fixada;

10. Estabelecer a escala de serviços do inventário, definindo as áreas de

atuação e os responsáveis pelos trabalhos;

11. Providenciar as requisições de funcionários para os trabalhos.

Para efeito de apuração dos custos e integração com a contabilidade, os

materiais de estoque deverão ser classificados em grupos e classes de acordo

com suas características e tipo.

2.8 Custos dos Estoques

A mensuração do Custo dos Estoques obedece a normas legais e a práticas

contábeis para efeito de apuração do resultado do exercício.

São vários os critérios para mensuração Valor do Estoque, porém a maioria

das empresas utiliza a média aritmética dos preços de compra calculada

quando ocorre alteração no custo por ocasião de uma nova compra.

Para o cálculo dos custos médio unitário soma-se o valor do estoque anterior

com o valor da última compra e divide-se pela quantidade de material em

estoque (estoque anterior acrescido das entradas de material).

Competência 02

36


Exemplo:

Saldo anterior:

(valor da quantidade em estoque)

Entradas / Compras:

(valor da nova compra)

Saldo atual:

Cálculo do custo médio:

250,00 + 450,00 = 700,00 = R$ 2,80

100 + 150 250

2.9 Formulários e Instrumentos de Controle de Estoques

O processo de Controle de Estoque engloba os seguintes formulários:

Registro de Controle de Estoque;

Solicitação de compras;

Mapa de consumo de materiais.

1) Ficha ou registro de controle de estoque:

Essa ficha destina-se ao registro e controle físico-financeiro dos itens de

UNIDADES CUSTO MÉDIO (R$) TOTAL (R$) 100 2,50 250,00



Competência 02

37


materiais utilizados na empresa.

O registro do estoque contém os seguintes dados de cada material:

Código, Descrição e Unidade de medida;

Nível de estoque (máximo, mínimo, ponto de reposição);

Demonstrativo do consumo do ano (mês a mês);

Nome e endereço de três fornecedores;

Data da movimentação do estoque;

Procedência ou destino (histórico da movimentação);

Entrada do material (nome do fornecedor);

Saída do material (nome e número do centro de custo);

Documento: Número e data da nota fiscal e da requisição do material ao

almoxarifado;

Movimentação física (entrada, saída e saldo);

Custo unitário (custo da última compra e custo médio calculado);

Movimentação financeira (entrada, saída e saldo).

2) Solicitação de Compras:

Esse formulário formaliza as solicitações de compra de materiais ao

Departamento de Compras. Emitido pelo almoxarifado ou pelo setor de

Controle de Estoque.

O formulário contém os seguintes dados básicos:

Descrição do material;

Número;

Data;

Código;

Quantidade;

Unidade;

Prazo de entrega;

Saldo atual;

Competência 02

38


Número do Pedido de Compra;

Vistos dos setores participantes do fluxo de compra.

3) Mapa de consumo de materiais:

O Mapa de Consumo de Materiais destina-se a acompanhar e avaliar

consumo de materiais pelos setores durante determinado período,

normalmente no final do mês para efeito de registro e conferência com o

balancete mensal.

O preenchimento será feito com base nas requisições ao almoxarifado.

A copa ou bar dos restaurantes tem características específicas em relação aos

demais setores, pois as suas requisições se destinam a suprir o estoque que

será baixado por ocasião do atendimento ou da venda dos serviços aos seus

consumidores.

Figura 10-Modelo de Inventário Fonte: o autor

MATERIAIS QUANTIDADE

MATERIAIS QUANTIDADE

DIA DIA DIA DIA DIA DIA

Visto Chefia: Visto Funcionário:

Competência 02

39


Figura 11-Modelo de Ficha de Controle de Estoque Fonte: o autor

Competência 02

40


Figura 12-Modelo de Solicitação de Compras Fonte: o autor

Figura 13-Modelo de Levantamento de Preços Fonte: o autor

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS N. 0001

Descrição do Material

Unidade Mínimo Estoque Atual

Quantidade Solicitada

Quantidade Aprovada

ÚLTIMAS COMPRAS

Data Fornecedor Preço Unit.

Requisitado por:

Autorizado por:

Adquirido por:

Competência 02

41


Figura 14-Modelo de Mapa de Consumo de Materiais Fonte: o autor

Competência 02

42


REFERÊNCIAS

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TEICHMANN, Ione Mendes. Cardápios: técnicas e criatividade. – 5. ed. –

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ZANELLA, Luiz Carlos. Administração de custos em hotelaria. – 2. ed. - Caxias

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ZANELLA, Luiz Carlos. Restaurante: técnicas e processos de administração e

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44


MINICURRÍCULO DO PROFESSOR

Edio Braga de Oliveira Junior

Possui graduação em Relações Públicas pela Universidade Católica de

Pernambuco (1998). Pós-Graduação em Gestão Estratégica de Negócios pela

Faculdade Frassinetti do Recife (2006). MBA em Logística Estratégica pela

Faculdade Decisão, (em fase de finalização). Além da disciplina Didática do

Ensino Superior do Programa de Pós-Graduação em Educação pela

Universidade Federal de Pernambuco como Aluno Especial.

Atualmente é professor das Faculdades Decisão e Faculdade Joaquim Nabuco,

vinculado aos cursos de Administração de Empresas, Ciências Contábeis e

Sistema de Informações. Responsável pelas seguintes disciplinas:

Administração Mercadológica I; Administração Mercadológica II;

Administração Estratégica; Administração Financeira; Empreendedorismo;

Gestão de Projetos; Teoria Geral da Administração I; Teoria Geral da

Administração II; Estágio Supervisionado I; Estágio Supervisionado II e TCC.

Experiência nas áreas de Administração de Empresas, Comunicação, Social,

Marketing e Modelagem Organizacional. Atuando principalmente com as

seguintes ferramentas de gestão: Balanced Scorecard, Branding e Marketing.

Atualmente desenvolve palestras e mini-cursos com os seguintes temas:

Balanced Scorecard, Gestão de Marcas, Marketing 3.0 e Transmarketing.

técnico em serviços de restaurante e bar - site · de qualidade e conceito do empreendimento...

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