sistemas de informação da administração pública - 3

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Sistemas de Informação daSistemas de Informação da Administração PúblicaAdministração Pública

3 - Da automatização à inteligência dos processos3 Da automatização à inteligência dos processos

Luís VidigalLuís Vidigal

Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 1

Da automatização à inteligência dos processos(8 horas)

• Olhar os serviços através dos processos• Integrar processos, pessoas e informação• Introdução ao BPM (Business Process

Management)• Arquitectura de sistemas e tecnologias de

informação• Clarificação da estratégia do negócio• Definição da arquitectura dos processos de negócio• Modelação dos processos elementaresç p• Reengenharia de Processos• Medir o valor e os benefícios para os cidadãos


Medir o valor e os benefícios para os cidadãos

O Papel da ArquitecturaFortalecer as relações entre as TIC e o NegócioFortalecer as relações entre as TIC e o Negócio

Estratégia do Implementação• Arquitectura do

NegócioEstratégia do Negócio

• Forças externas

Implementação• Processos de

Negócio

Negócio• Arquitectura da

InformaçãoForças externas• Objectivos do

Negócio

Negócio• Estruturas de

Informação

Informação• Arquitectura

TecnológicaNegócio• Política do

Negócio

Informação• Sistemas de

Aplicação

Tecnológica• Arquitectura da

Soluçãog• Locação de

Recursos

p ç• Infra-estrutura

Tecnológica

ç


• Estrutura Organizacional

A importância dos SI / TI

ProblemaColocado

Especificaçãosolução

Desenvolvimentosolução

TISIOrganização

SoluçãoProblemaResolvido

Validaçãosolução


Método Learn


Método LearnEtapa 1 Clarificação da estratégia do negócio

• Fase 1 Clarificação da estratégia a médio prazo– Passo 1 Clarificar missão– Passo 2 Clarificar visão– Passo 3 Traduzir a estratégia em objectivos e indicadores a médio

prazoprazo• Fase 2 Identificação dos processos de 1º nível

– Passo 1 Definição do modelo de contexto externo (stakeholders)ç ( )– Passo 2 Definição do modelo de processos do 1º nível

• Fase 3 Clarificação da estratégia a curto prazoP 1 Id tifi ã d õ t– Passo 1 Identificação das preocupações a curto prazo

– Passo 2 Definição dos objectivos e indicadores a curto prazo– Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivosj

• Fase 4 Definição das prioridades de intervenção– Passo 1 Elaboração da matriz de cruzamento objectivos/processos


– Passo 2 Identificação das prioridades de intervenção nos processos– Passo 3 Definição das prioridades dos projectos e acções

Método LearnEtapa 2 Definição da arquitectura dos

processos de negócioprocessos de negócio

• Fase 1 Definição de cada processo de 1º nível• Fase 1 Definição de cada processo de 1 nível• Fase 2 Decomposição dos processos de 1º nível

em sub processosem sub-processos• Fase 3 Diagnóstico dos processos aos vários

í iníveis– Passo 1 Identificação das preocupações do processo– Passo 2 Definição de objectivos e indicadores do

processo– Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivos


Método LearnEtapa 3 Modelação dos processos elementaresp ç p

• Fase 1 Definição de cada processo elementar• Fase 2 Identificação das actividades• Fase 3 Diagnóstico do processo elementarg p

– Passo 1 Identificação das preocupações do processo– Passo 2 Definição de objectivos e indicadores doPasso 2 Definição de objectivos e indicadores do

processo– Passo 3 Refinamento da consistência dos objectivosj


Método LearnEtapa 4 Diagnóstico das actividadesp g

• Fase 1 Definição das actividades• Fase 2 Levantamento e definição das tarefasç

– Passo 1 Levantamento das operações das tarefas– Passo 2 Redefinição das tarefasç

• Fase 3 Identificação, discussão e aprovação das melhoriasdas melhorias– Passo 1 Diagnóstico das tarefas– Passo 2 Identificação das melhorias– Passo 2 Identificação das melhorias– Passo 3 Discussão alargada e aprovação das melhorias


Método Learn• Etapa 5 Planeamento e controlo da

implementação do modelo de melhoriaimplementação do modelo de melhoria contínua– Fase 1 Definição do modelo de melhoria continuaFase 1 Definição do modelo de melhoria continua– Fase 2 Definição dos gestores e coordenadores de

melhoria dos processos– Fase 3 Definição do plano de melhoria– Fase 4 Implementação e controlo do plano de melhoria

• Etapa 6 Planeamento dos sistemas de informação– Fase 1 Identificação dos requisitos de informação– Fase 2 Especificação de sistemas aplicacionais

F 3 S l ã d li õ i f áti


– Fase 3 Selecção de aplicações informáticas

Método Learn• Etapa 7 Controlo da implementação de aplicações

informáticasinformáticas– Fase 1 Parameterização das aplicações informáticas– Fase 2 Aceitação das aplicações informáticas

F 3 M t ã d i t d i f ã– Fase 3 Manutenção do sistema de informação– Fase 4 Formação dos utilizadores

• Etapa 8 Recursos HumanosEtapa 8 Recursos Humanos– Fase 1 Definição de competências e funções– Fase 2 Definição dos critérios de avaliação de desempenho

F 3 D fi i d id d d f– Fase 3 Definição das necessidades de formação• Etapa 9 Referenciais de qualidade e risco

– Fase 1 Diagnóstico de melhorias face às normas da qualidade– Fase 1 Diagnóstico de melhorias face às normas da qualidade e do risco

– Fase 2 Planeamento e controlo da implementação de melhorias


melhorias– Fase 3 Adequação do manual de gestão

Factores diferenciadores do método Learnmétodo Learn

• Focus na estratégia e na organização como um todoFocus na estratégia e na organização como um todo • Aproximação em ambiente de Terapia

OrganizacionalOrganizacional • Cuidar da gestão do conhecimento• Abordagem sistémica e integrada de Processos• Abordagem sistémica e integrada de Processos

orientada a Objectos• Operacionalização da estratégia com base na• Operacionalização da estratégia com base na

Arquitectura de Processos • Definição de um modelo de melhoria contínua e• Definição de um modelo de melhoria contínua e

respectiva equipa • Utilização de técnicas interactivas em tempo real


• Utilização de técnicas interactivas em tempo real

Process Intelligence

• Bottom up • Top downAbordagem tradicional Abordagem de mudança

p• Modelo organizativo• Racionalização

p• Modelo organizacional• Inovação

• Eficiência• Processo =

ç• Agilidade• Processo = Capacidade

Conj. Actividadesp

para responder a estímulosAb d Si té i• Não tem em conta a

abordagem sistémicaDocumentos / procedim

• Abordagem Sistémica• Abordagem Integrada

P• Documentos / procedim.• Controlos

Gestão de Informação

• Pessoas• Gestão da Mudança

G tã d C h i tSistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 13

• Gestão de Informação • Gestão de Conhecimento

Estruturas e Processos

Estruturas

In Out

Processos


Definição de Processo

• Conjunto de actividades com uma ou mais jespécies de entrada e que cria uma saída de valor para o clientede valor para o cliente

Michael Hammer & James Champy

• Conjunto de actividades estruturadas e jmedidas destinadas a resultar num produto especificado para um determinado clienteespecificado para um determinado cliente ou mercado

Thomas Devenport


Thomas Devenport

Ferramentas de Arquitecturade Processos e Dadosde Processos e Dados


Fluxos dos processos e seus interfaces

Inputs Outputs

Actividades Factoresde Decisão Sequências


Registar oNascimento

NascimentoHospital

C id dde um filho

Cuidados Primários

Subsídio de • Interacções múltiplasSubsídio deNascimento

Reembolso de

• Interacções múltiplas

• Formulários repetitivosMedicamentos

Infantário

p

• Pouca consistência

Seguros

Infantário

• Duplicação de esforços

Habitação• Perca de tempo


...

Registar oNascimento

Nascimentod filh

Hospital

de um filhoCuidados Primários

S b ídi d• Uma interacção manual

Subsídio deNascimento

Reembolso de

ç

• Múltiplas interacções automáticas

BRO Reembolso de

Medicamentos

Infantário

automáticas

• Consistência

OKE

Seguros

Infantário• Não duplicação de esforços

R

Seguros

Habitação

ç

• Rapidez


...

Três mundos à parte

Representação O q e éDEI

RepresentaçãoÚnica da Casa

O que éum Prédio?

TributaçãoCadastro Titularidade

DGCIIGP DGRN

Diferenças preocupantes


ç p p

O mesmo Portugal para todos

IMI e IMT DEIValor DEI

Água, Luz, Telefone, etc. Serviços

Proprietário AdministraçãoCentral

Licenciamento Ad i i t ãLicenciamento AdministraçãoLocal

SiNErGIC 2015?


Informação Predial ÚnicaPrioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta

SiNErGIC 2015?

Reengenharia de Processos• É o repensar fundamental e a reestruturação radical

d i i i i ldos processos organizacionais, que visam alcançar melhorias drásticas em indicadores críticos e

t â d d h t i tcontemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade

& C ( )Michael Hammer & James Champy (1993)

É o repensar fundamental e redefinição radical dos• É o repensar fundamental e redefinição radical dos processos para conseguir enormes melhorias no desempenhodesempenho

Michael Hammer & Steven Stanton (1995)


Workflow “ad hoc”


Workflow com Regras


Workflow com Reengenharia

Hoje Amanhã


Personalizar e Reutilizar


ReengenhariaNão faça sempre como fez!Não faça sempre como fez!

Repensar(Why)

ResequenciarRealocar Resequenciar(When)

Realocar(How much)

RelocalizarReconfigurarOs 7 Re

(Where)Reconfigurar

(What)

Refazer(How)

Reduzir(How much)


ReengenhariaNão faça sempre como fez!Não faça sempre como fez!

• Qual a causa para determinado problema?• Porque fazemos as coisas desta forma?• Este processo continua a ser crítico para o cliente?• Quem faz o quê?• O processo, não poderia ser conseguido com p , p g

menos passos?• Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará p g

mais valor acrescentado para o cliente?• Os processos acontecem em paralelo? Quais são p p Q

executados primeiro, qual a sequência?• Poderemos introduzir novas funcionalidades


tecnológicas?

Fazes da reengenharia de processos

fi i ã fi i ãDefiniçãoda Visão

Definição“To Be”

Análiseã Custo /

BenefícioCaracterização

“As Is”

Avaliação Plano deTransição

Definiçãodas MétricasImplementação


Reengenharia de processos

• O que se pretende obter com o processo;• Quem intervém no processo e com que

responsabilidade;responsabilidade;• Onde é executado o processo, em que

t t iestruturas ou serviços;• Como é executado o processo, qual oComo é executado o processo, qual o

suporte tecnológico inerente;Q l ê i i d d d• Qual a sequência mais adequada de procedimentos e tarefas;


• Que recursos são necessários.

O que aprendemos da ReengenhariaReengenharia

• A gestão de topo deve apoiar a mudançag p p ç• A cultura organizacional deve ser receptiva• As melhorias e as poupanças devem

focar-se nos processosoca se os p ocessos• Os processos devem ser seleccionados

b id d d id dãcom base nas necessidades dos cidadãos• Os donos dos processos devem gerir asOs donos dos processos devem gerir as

equipas, o âmbito e as métricas


Fases da melhoria de Processos

• Identificar• IdentificarA li•Analisar

•Redesenhar• ImplementarImplementarAvaliar


•Avaliar

A irracionalidadeA irracionalidadedo Estado

alimenta muitosalimenta muitosnegócios privadossem acrescentarvalor à economia


Tarefas que (potencialmente)não acrescentam valornão acrescentam valor

• Re-trabalhar • ConfigurarRe trabalhar• Gastar e ostentar

Configurar• Desacelerar

• Assinaturas • TransportarmúltiplasC t

• Mover• Contar• Manusear

• AtrasarA• Manusear

• Inspeccionar• Armazenar


Inspeccionar

Formas de melhorar os processos• Normalizar• Reduzir erros• Reduzir erros• Usar equipas em rede

A t b lh lh t• Agrupar trabalho semelhante• Combinar operações e actividades similares• Reduzir controlos e revisões• Mover a decisão para níveis próximos do p p

cidadão• Eliminar dados não utilizados• Remover atrasos artificiais• Assegurar 100% de qualidade


Assegurar 100% de qualidade• Automatizar tudo o que for possível