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O VALOR DA CUSTOMIZAÇÃO

Porque devem as empresas seleccionar um software de gestão muito flexível e

investir de forma permanente na sua customização evolutiva e de adaptação ao

negócio?

Em muitas micro-empresas o software

de gestão é utilizado apenas para

suporte administrativo,

particularmente emissão de

documentos de vendas e gestão de

contas correntes. É comum estas

empresas recorrerem ao contabilista

para estas tarefas porque não são

estratégicas no negócio e por isso

podem ser subcontratadas reduzindo

investimento e complexidade. Por

exigência da DGCI, para aceder a

breves análises de compras ou vendas,

consultas de sotck ou controlo da caixa,

algumas micro-empresas adquirem e

utilizam software de gestão, que

seleccionam quase sempre com base nas

funcionalidades disponíveis e,

principalmente, no preço. Recentemente

aumentou a oferta de software de gestão

SaaS (alugável e disponível por acesso à

Internet) que possibilita não investir na

aquisição e utilizar apenas em função da

utilização.

De forma geral a micro empresa adapta-se

às capacidades do software que utiliza,

porque não opera nele as condições da

estratégia do seu negócio.

À medida que a empresa cresce, no

entanto, passam a verificar-se

progressivamente novas condições pelo

que se vai cada vez mais tornando

necessário:

Condicionar o funcionamento da

empresa a procedimentos específicos de

negócio.

Recolher sistematicamente dados

específicos do negócio em formato

tratável.

Optimizar especificamente operações

que envolvem emissão, lançamento ou

verificação de dados.

Salvaguardar a segurança de acessos à

informação específica do negócio.

Integrar a informação de vários centros

de actividade do negócio.

Implementar integrações específicas

com outras fontes de dados.

Reportar em tempo-real dados

SID

INFO

R N

EW

SLETTER

Regata SIDINFOR

Pág.3

Comprei um novo ERP. E agora?

Pág. 4/5

Caso de Estudo Pollux

Pág. 6/7

SIDINFOR nomeada parceiro

Sysdev MSS e Sysdev Kalipso

Pág. 8

DESTAQUES

Customizar o

software de

gestão, adaptá-lo

especificamente

para tornar o

negócio mais

competitivo, não é

portanto um custo

a recusar ou uma

tarefa única de

quando se adquire o

software, é antes

uma das principais

ferramentas da

gestão estratégica

ao longo de toda a

vida da empresa.

P á g i n a 2

adquirido às necessidades específicas da

empresa) é portanto acessível e

imprescindível em quase todos os

segmentos de mercado, e é uma das

principais ferramentas de que a empresa

dispõe para suceder no mercado

competitivo em que se insere.

As condições de mercado mudam ao longo

do tempo, e a empresa também se

transforma, e por consequência os

requisitos específicos que proporcionam

vantagem competitiva a cada empresa

também se alteram constantemente no

tempo.

Customizar o software de gestão, adaptá-

lo especificamente para tornar o negócio

mais competitivo, não é portanto um custo

a recusar ou uma tarefa única de quando

se adquire o software, é antes uma das

principais ferramentas da gestão

estratégica ao longo de toda a vida da

empresa.

A customização é também a melhor forma

de aumentar o ciclo de vida do software de

gestão da empresa, prestando-lhe

rentabilidade, flexibilidade e continuidade.

Pedro Rêgo

Versão integral na revista Hipersuper 28/10/2010

específicos para parceiros do negócio.

Tratar e disponibilizar um património de

informação valioso para análises de gestão.

Para cada uma destas condições, os

requisitos específicos de cada empresa são

precisamente aquilo que lhe permite

aumentar a sua competitividade e manter-

se no mercado.

Actualmente dispomos de softwares de

gestão muito mais configuráveis que

aqueles que encontrávamos há alguns anos.

Esta oferta de flexibilidade que se destinava

apenas às maiores empresas, hoje existe

com uma relação capacidade/preço para

quase todos os segmentos de mercado.

A customização (adaptação do software

continuação

SIDINFOR Newsletter Actualidade

Regata SIDINFOR

A SIDINFOR realizou no dia 22 de Setembro num evento de team building. A bordo de iates

à vela, que serviram os propósitos de um excelente passeio pelo Rio Tejo, a equipa da

SIDINFOR teve a oportunidade de competir entre si numa regata… que provou a capacidade

ímpar de trabalho em equipa destes profissionais ligados à gestão da informação!

P á g i n a 3

customers or clients.

If the newsletter is distribut-

ed internally, you might com-

ment upon new procedures

or improvements to the busi-

ness. Sales figures or earn-

ings will show how your busi-

ness is growing.

Some newsletters include a

column that is updated every

issue, for instance, an advice

This story can fit 100-150

words.

The subject matter that ap-

pears in newsletters is virtu-

ally endless. You can include

stories that focus on current

technologies or innovations in

your field.

You may also want to note

business or economic trends,

or make predictions for your

SIDINFOR Newsletter Editorial

EDITORIAL

As empresas portuguesas foram

obrigadas nos últimos dois anos a

pesados investimentos na modernização e

actualização dos seus ERPs, devido a

imposições legais, nomeadamente SNC,

mudanças de IVA e certificação.

Neste momento, muitas empresas

querem concluir o seu investimento nesta

área, e anseiam por “fechar a torneira” ao

investimento ERP.

Para que serviu todo este investimento,

toda esta modernização, do ponto de

vista do ganho económico e financeiro?

O que podem fazer agora as empresas

para retirar o maior partido do pesado

investimento que realizaram?

Além do cumprimento legal, este enorme

investimento na área ERP serviu para

colocar quase todas as empresas

portuguesas num patamar de grande

modernidade informática, que a maior

parte não tinha.

Os novíssimos ERP que todas as

empresas portuguesas agora

obrigatoriamente possuem, podem ser um

desperdício se as empresas decidirem

“virar as costas“ ao investimento que

fizeram.

Que novas capacidades tem o seu novo

ERP? Todos os directores na sua empresa

compreendem como utilizar o ERP para

melhorar as suas operações? Todos os

utilizadores na sua empresa sabem como

aumentar a sua produtividade à custa das

funcionalidades disponíveis no ERP? Que

novas estratégias de mercado pode a sua

empresa implementar com base no ERP?

A sua administração está bem informada

sobre o potencial do ERP que a sua

empresa possui? Está bem informada do

Ficha Técnica

Propriedade,

concepção

gráfica,

design

e gestão

de conteúdos:

Sidinfor,

Sistemas

de Gestão Lda

grau de integração que é possível obter à

custa do ERP? Está sensibilizada sobre o

potencial estratégico desta ferramenta para

se diferenciar no mercado?

Integrar os vendedores com portáteis de

250€, integrar a equipa técnica com PDA’s,

automatizar as operações do armazém,

melhorar a organização da loja, trazer os

fornecedores para o ERP via web e

simplificar o controlo da sua facturação,

implementar o EDI, prestar acesso dos

funcionários ao ERP via web para consulta

aos seus dados e lançamento de despesas,

são apenas alguns exemplos de “franjas” do

ERP que podem apresentar um excelente

rácio de retorno vs investimento, já que o

ERP da empresa está actualizado.

Os seus concorrentes também estão neste

momento apetrechados com os ERP’s mais

modernos possível. Todos eles estão

capacitados para introduzir melhoramentos

operacionais consideráveis, operacionalizar

investidas estratégicas inesperadas e

integrar globalmente o seu controlo de

gestão, à custa do ERP que acabaram

instalar.

E a sua empresa, também é especialista em

aumentar a força e rentabilidade do negócio

à custa do novo ERP ?

Pedro Rêgo

P á g i n a 4

COMPREI UM NOVO ERP. E AGORA?

Porque se fala mais em implementar um

ERP do que em instalar um ERP?

Como deve ser gerida essa implementação

pela empresa que o adquire?

Adjudicado o novo ERP, novos desafios se

colocam à organização na qual vai ser

implementado. Um ERP não é algo que se

instala, como um pacote de ferramentas de

escritório ou um antivírus que

fica pronto a utilizar:

* Interfere com as infra-

estruturas informáticas, rede

informát ica, serv idores ,

postos, impressoras, POS,

linhas de comunicação e UPS.

* Exige a exportação de dados

do sistema que vai ser

desact i v ado e o s eu

tratamento prévio à respectiva

introdução no novo ERP que se

vai implementar.

* Carece de revisão e definição prévia de

processos, articulação de procedimentos e

estabelecimento de regras de codificação.

* Cada vez com mais frequência inclui

alguma programação de funcionalidades,

testes e verificação de resultados.

* Necessita de desenho e programação de

mapas e painéis de controlo de gestão,

alertas automáticos e modelos de análise

da informação.

* Inclui integração de dados com outros

sistemas, fornecedores ou clientes.

* Implica formação e apoios aos utilizadores

no início da utilização, dada a mudança de

hábitos que se vai operar.

* Não deve prescindir da definição e

configuração de acessos à informação.

* Recomenda afinações e frequentemente

merece a introdução de algumas boas

ideias surgidas durante a implementação.

De facto, pelo lado de quem o adquire,

implementar um ERP assemelha-se mais

com rever todo o detalhe de uma

organização, ao mesmo tempo que esse

detalhe e essa revisão estão a ser

traduzidos para o novo ERP que se está a

implementar.

A maior parte das empresas, quando

adjudica um projecto ERP, não está

consciencializada nem preparada para

isso.

Infelizmente, isso acresce alguns custos

ao valor da adjudicação já decidida.

Principalmente custos humanos, ou seja o

esforço adicional de cada participante no

projecto para compatibilizar o seu trabalho

normal na empresa com o envolvimento e

recebimento da implementação do novo

sistema ERP; mas também podem ocorrer

alguns custos financeiros, a nível de uma

ou outra infra-estrutura não prevista, um

ou outro trabalho a mais, e

recomendavelmente um responsável

interno a tempo inteiro para liderar este

processo dentro da empresa.

Para que os custos acrescidos sejam

SIDINFOR Newsletter Destaque

(..) pelo lado de

quem o adquire,

implementar um

ERP assemelha-se

mais com rever

todo o detalhe de

uma organização,

ao mesmo tempo

que esse detalhe e

essa revisão estão

a ser traduzidos

para o novo ERP

que se está a

implementar.

SIDINFOR renova site

P á g i n a 5

AA boa notícia é

que, se o sistema

escolhido for o mais

adequado, o

parceiro

implementador for

competente e

experiente e o

projecto for bem

gerido e executado

internamente

então, no final do

projecto, o novo

sistema de

informação

implementado

deverá oferecer

condições para

essa empresa

poder dar um salto

qualitativo e

quantitativo

considerável na sua

actividade..

COMPREI UM NOVO ERP. E AGORA?

SIDINFOR Newsletter Destaque

apenas esses, é importante que a

empresa que adquiriu o projecto se

prepare da melhor forma para o receber e

nele participar. Para começar, as regras

fundamentais são:

Escolher um único responsável interno

pelo projecto, com apetência e liderança

para o desenvolver

Assegurar a esse chefe de projecto

dedicação a tempo inteiro ao projecto

Delegar-lhe poder horizontal sobre os

outros colaboradores da empresa, a nível

dos assuntos do projecto.

Estabelecer com ele metas para o

desenvolvimento e conclusão do projecto.

Já no que se refere à implementação em

concreto, podem listar-se também

algumas regras práticas a considerar pela

empresa que adquiriu a solução:

Impor uma calendarização interna e

externa, ambiciosa mas não impossível.

Admitir rever processos e procedimentos

da empresa durante a implementação,

mas não tentar realizar alterações

profundas à organização ou aos

processos, paralelamente com o projecto.

Não tentar implementar “igual” ao que vai

ser substituído, mas sim procurar

potenciar as novas capacidades da solução

que se adquiriu.

Consultar sempre os utilizadores sobre os

procedimentos e processos que lhe dizem

respeito e que serão implementados.

Considerar boas ideias surgidas durante o

projecto se acrescerem valor à solução

final, mas evitá-las se

implicarem atrasos repetidos,

alterações d i f í ce is de

del imitar, discórdia ou

destruição considerável do

trabalho já realizado.

Não permitir que assuntos

externos ao projecto o

sujeitem a atrasos repetidos

ou consideráveis.

Rea l i z ar e f o rma l i z ar

avaliações periódicas do

andamento do projecto.

Prestar formação e apoio razoáveis a

todos os utilizadores.

Planear cuidadosamente os trabalhos

associados ao arranque da utilização, e

prever logística adequada e suficiente para

o fazer.

Nunca adiar o arranque da utilização para

além da permanência da equipa

implementadora.

A boa notícia é que, se o sistema

escolhido for o mais adequado, o parceiro

implementador for competente e

experiente e o projecto for bem gerido e

executado internamente então, no final do

projecto, o novo sistema de informação

implementado deverá oferecer condições

para essa empresa poder dar um salto

qualitativo e quantitativo considerável na

sua actividade.

Ao longo dos anos a

Pollux especializou a

sua actividade em

artigos para o lar

através da venda ao

público. Em 1988 foi

adquirida pelos seus

actuais proprietários

que desenvolveram a

revenda para

profissionais na área

de hotelaria,

mantendo o cariz de

empresa familiar e

capital 100%

nacional.

No virar do milénio, a

Pollux abriu a filial do

Porto e adquiriu a

Dipol, integrando os

seus

estabelecimentos da

Amadora e do Porto.

Seguidamente abriu

loja em Aveiro e

integrou a loja

Somelar em Lisboa.

Mais recentemente,

abriu a maior loja da

organização em Vila

Franca de Xira, a loja

de Almada e a

primeira loja em

Centros Comerciais

no Spacio dos Olivais.

O DESAFIO

A Pollux utilizava um ERP em UNIX,

específico para o retalho mas que não

permitia introduzir alterações de forma

simples pelo que algumas funcionalidades

originalmente desenvolvidas tinham sido

abandonadas e outras, pretendidas, não

tinham sido adicionadas. Aliás, previa-se

que o sistema viesse a ser descontinuado

uma vez que a empresa já não desejava

investir naquele sistema. O desafio

particular da Pollux era o de substituir o

sistema por um outro que superasse os

problemas descritos, que servisse

perfeitamente a actividade do

retalho e que fosse também

a p r o p r i a d o p a r a a

distribuição, de modo a

possibilitar uma unificação

dentro do grupo no qual a

empresa se integra.

A SOLUÇÃO

A solução apresentada,

assente em base de dados

MS SQL SERVER e software

de gestão PHC ENTERPRISE,

para 80 utilizadores, integrou

os dados das lojas com a

sede usando o sistema RTD®

(Replicação Transaccional de

Dados) o qual permite

operação autónoma rápida

nas lojas mesmo em

situações de picos de carga

ou deficiente

disponibilidade das linhas, como acontece

nas alturas de maiores vendas.

Ao nível do software PHC foram

seleccionados os módulos de Gestão,

Pessoal, Imobilizado, Letras, Contabilidade,

POS e SMS, constituindo uma solução

única e integrada desde os pontos de venda

até à contabilidade.

Para satisfazer requisitos particulares do

negócio da Pollux foram contemplados

também alguns desenvolvimentos

integrados como é o caso da gestão de

listas de casamento e entregas ao

domicílio, cadastro de emissores de

P á g i n a 6

A Sociedade Pollux tem mais de 70 anos e iniciou a sua actividade com o

comércio de malhas, tecidos e quinquilharias, na Rua da Palma, em

Lisboa. Pouco tempo depois, instalou-se na sua morada actual, Rua dos

Fanqueiros, ocupando apenas o rés-do-chão. Os restantes sete pisos

foram sendo ocupados à medida que iam vagando, até ocupar a

totalidade do edifício.

Pollux optimiza cadeia de lojas com solução SIDINFOR

SIDINFOR Newsletter Caso de Estudo

SIDINFOR também no Facebook

P á g i n a 7

customers or clients.

If the newsletter is distribut-

ed internally, you might com-

ment upon new procedures

or improvements to the busi-

ness. Sales figures or earn-

ings will show how your busi-

ness is growing.

Some newsletters include a

column that is updated every

issue, for instance, an advice

This story can fit 100-150

words.

The subject matter that ap-

pears in newsletters is virtu-

ally endless. You can include

stories that focus on current

technologies or innovations in

your field.

You may also want to note

business or economic trends,

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“Um dos principais

benefícios da solução

que adquirimos foi

termos na Sidinfor

uma resposta rápida,

com soluções e

alternativas, para as

evoluções que temos

pretendido adicionar

ao sistema”, afirmou

João Costa,

responsável técnico

da Pollux. “A facilidade

de colocar o sistema

em utilização nas

novas lojas da

empresa tem sido

também muito

importante”, concluiu.

“Um dos principais

benefícios da solução

que adquirimos foi

termos na Sidinfor

uma resposta rápida,

com soluções e

alternativas, para as

evoluções que temos

pretendido adicionar

ao sistema”, afirmou

João Costa,

responsável técnico

da Pollux. “

cheques irregulares, integração com

balanças, etc.

Dada a dimensão da loja de Lisboa, e para

reforço da autonomia dos pontos de venda,

a Sidinfor incluiu ainda um sistema POS

stand-alone, que permite a operação dos

pontos de venda mesmo em situações de

falha da rede ou servidor de loja, com

posterior integração automática das

vendas realizadas durante o período da

falha.

“A proposta de instalação do ERP na sede

e também nas lojas, conjuntamente com a

tecnologia Sidinfor RTD® para integração

dos dados das lojas com a sede, foi um

factor relevante na nossa decisão”, afirmou

António Manuel Robalo, Administrador da

Pollux. “Além da relação custo/benefício da

proposta, o facto de a Sidinfor ser uma

empresa já com alguns anos no mercado,

de ser um implementador a nível nacional e

uma empresa certificada pelo fabricante do

software PHC foram também factores

importantes na decisão”, concluiu.

O projecto foi totalmente concluído dentro

do orçamento adjudicado.

OS BENEFÍCIOS

Com a colocação em serviço do novo

sistema obtiveram-se ganhos directos

imediatos, nomeadamente ao nível da

simplificação da entrada de materiais,

etiquetagem directa e criação recursiva de

novos artigos. Estas funcionalidades

geraram rentabilidade dos recursos,

disponibilidade do stock e redução de erros

humanos. Por outro lado, as operações da

loja bem integradas no sistema e a

flexibilidade e integração das funções do

back-office proporcionaram ganhos

importantes de produtividade e eficiência

da organização.

“Um dos principais benefícios da solução

que adquirimos foi termos na Sidinfor uma

resposta rápida, com soluções e

alternativas, para as evoluções que temos

pretendido adicionar ao sistema”, afirmou

João Costa, responsável técnico da Pollux.

“A facilidade de colocar o sistema em

utilização nas novas lojas da empresa tem

sido também muito importante”, concluiu.

“Um dos principais benefícios da solução

que adquirimos foi termos na Sidinfor uma

resposta rápida, com soluções e

alternativas, para as evoluções que temos

pretendido adicionar ao sistema”, afirmou

João Costa, responsável técnico da Pollux.

“A facilidade de colocar o sistema em

utilização nas novas lojas da empresa tem

sido também muito importante”, concluiu.

Com o novo sistema em operação, a Pollux

está agora a desenvolver a sua expansão,

tendo aberto desde então três novas lojas

– Almada, Vila Franca de Xira e Centro

Comercial Spacio, nos Olivais, em Lisboa.

Pedro Rêgo, responsável da Sidinfor,

explicou que “o caso da Pollux foi um

projecto clássico de implementação ERP no

grande retalho pois a loja Pollux de Lisboa,

por exemplo, opera 24 POS em

simultâneo”.

O front-office e back-office de elevado nível,

desempenho e autonomia total nas lojas,

integração abrangente e automática das

lojas com a sede, dados desde o POS até à

contabilidade no mesmo software PHC, são

factores que justificam este caso de

estudo.

No entanto, referiu, “esta é também uma

solução disponível para o pequeno retalho

mediante alguns ajustes até porque duas

das lojas neste projecto são pequenas lojas

só com dois POS”.

Pollux optimiza cadeia de lojas com solução SIDINFOR

SIDINFOR Newsletter Caso de Estudo

Fortalecemos

o seu negócio.

SIDINFOR

Sistemas de Gestão Lda

Telefone 214 702 300

Fax 214 712 130

sidinfor@sidinfor.pt

www.sidinfor.pt

Travessa do Miradouro,

nº 10 cv Dta e Esq

Alfragide

2720-377 AMADORA

Centro Cultural e de Congressos

Cais da Fonte Nova

3811-904 AVEIRO

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“capacidade singular de criar soluções

adequadas às especificidades de cada

negócio, o que faz dela o parceiro ideal para

a...

Fortale

cem

os o seu negócio

.

SIDINFOR nomeada parceiro

SYSDEV MSS e SYSDEV KALIPSO

A SIDINFOR procedeu,

recentemente, a alterações

no seu site de forma a

facilitar as visitas à sua

página na Internet.

Das Soluções e Sectores de

Actividade às Notícias e

Casos de Estudo sobre a

empresa, agora pode

conhecer com mais facilidade

e dinâmica o que fazemos

pelo seu negócio.

A Sysdev reconheceu na SIDINFOR elevada

capacidade de análise e técnica, de forma a

poder desenhar, desenvolver e implementar

soluções funcionais de acordo com as ne-

cessidades de mercado e consequentemen-

te dos seus clientes, quer criadas com o

software KALIPSO quer baseadas no seu

software MSS Mobile Sales System.

A certificação PARCEIRO SYSDEV KALIPSO

surge no âmbito do forte investimento que

a SIDINFOR tem feito na área das aplica-

ções e soluções a correr sobre PDA, com

aplicação desde as vendas até ao imobili-

zado, atravessando toda a actividade em

torno de artigos no armazém e na loja,

nomeadamente recepção, localização, in-

ventariação, arrumação, transferência,

etiquetagem, picking, packing, expedição e

suporte às vendas dentro da loja, e ou-

tras, totalmente criadas pela SIDINFOR e

consistentemente integradas com os res-

pectivos ERP dos clientes.

A certificação PARCEIRO SYSDEV MSS

vem acrescer à oferta da SIDINFOR um

programa muito completo e pronto a utili-

zar, que é o software MSS Mobilie Sales

System criado pela Sysdev, e que agora a

SIDINFOR pode fornecer e instalar, mas

também alterar, acrescentar ou integrar

para satisfazer necessidades específicas

dos seus clientes.