Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado: planos de emergência, implantação dos processos

comuns a todas as normas,documentação, vantagens, dificuldades,

decisão e exercícios

Módulo 3

9- Preparação e respostas à emergências

A organização pode considerar o conjunto dos riscos e para este conjunto pode:

� Identificar potenciais situações de emergência e potenciais acidentes que possam ter impacto sobre o meio ambiente, saúde e segurança, produtos e infra-estrutura do negócio etc., e como a organização responderá a estes.

� Definir como prevenir ou mitigar os impactos adversos associados a situações de emergência.

� Normalmente temos que elaborar e testar planos de emergência para incêndios, explosões, vazamentos, derrames e primeiros socorros. Os profissionais devem ser treinados e as simulações devem ser realizadas o mais próximo possível da emergência real, as normas regulamentares especificam o tamanho da brigada de incêndio em função dos produtos com os quais a empresa trabalha e do número de funcionários.

9 - Preparação e respostas à emergências / Exemplo

Plano de Emergência - Incêndio

Recebe a ligação do brigadista, aciona o alarme para reunião da brigada.

Um funcionário da portaria se desloca para o ponto de encontro dos brigadistas e comunica o local do sinistro.

Se necessário: chama o corpo de bombeiro tel. 3333 3333 e ambulância 192.

Informa o setor de segurança ramal 300 e a diretoria ramal 100.

Se estiver próximo ao sinistro deve colocar os EPI´s, iniciar o combate ao sinistro com o extintor ou hidrantes da área, se for possível.

Isola a área do incêndio mantendo as pessoas afastadas.

Se necessário liga para a portaria 200 e solicita apoio da brigada, de ambulância e / ou corpo de bombeiro, conforme o caso.

Demais brigadistas se reúnem no ponto de encontro, pegam equipamentos de combate a incêndios e seguem para a área de ocorrência, se for o caso.

Continuam o combate ao incêndio e esperam apoio dos bombeiros, conforme o caso.

Liga para a portaria ramal 200 e informa o local que se encontra o sinistro e se há feridos.

Tenta encontrar o brigadista mais próximo ao sinistro e informa o ocorrido.

Mantém-se afastado da área onde ocorreu o incêndio.

Ajuda a manter as pessoas afastadas.

PORTARIABRIGADATRANSEUNTE/ FUNCIONÁRIO/

SUPERVISOR

10 - Implantação de processos comuns a todas as normasTodos os sistemas requerem:

� Treinamento;

� Comunicação;

� Registros;� Ações Corretivas;

� Ações Preventivas;

� Auditorias Internas;� Documentação;

� Análise crítica.

Os sistemas integrados devem:

• Eliminar redundâncias;• Melhorar a flexibilidade / eficiência;• Atender as necessidades do negócio, não as

normas;• Reduzir a burocracia;• Reduzir a documentação / registros;• Ter uma única forma para fazer as coisas;• Usar instruções de trabalho que direcionem

atividades específicas, não requisitos da norma;• Minimizar o uso de texto em instruções de

trabalho;• Considerar fluxogramas, figuras ou outros

meios.

Eficiências do Sistema

Decisão

� Ideal: haver um planejamento estratégico jáelaborado;

� Na prática muitas vezes o planejamento não existe;

� É necessário definir prioridades e o orçamento;

� Obter aprovação para os investimentos;� Definir controles, mitigações e planos de

emergência que deverão realmente ser executados.

Como integrarEstabelecer um cronograma para:

• Coordenar a integração com a sua certificadora;• Progressivamente integrar as atividades para garantir a conformidade no

sistema combinado;• Planejar a integração em uma auditoria de manutenção, não é necessário

esperar a re-certificação.

Documentação do sistema

• A documentação precisa refletir o fluxo real dos negócios;• A estrutura e conteúdo devem ser compartilhados;• A complexidade da documentação deve depender da complexidade da organização,

nível de treinamento do pessoal etc.;• Deve-se fazer uso da documentação existente;• Simplicidade;• Cuidado com as redundâncias.

Documentação do sistema� Para criar um sistema é necessário ter documentação.

� Questões a considerar :� Forma eletrônica ou em papel?

� Instrução escrita para tudo?

� Estrutura seguindo uma norma de referência?� Registros para demonstrar evidência de cada processo?

Nível 1

Nível 2

Nível 3

Nível 4

Compromissos

O que

PlanosControles

Formulários

Registros

Instruções de trabalho

Procedimentos

Políticas

Política da Companhia

Outros documentos

Como

Hierarquia da documentação

Integrando a documentaçãoEstratégia:

• Avaliar quais procedimentos, instruções, documentos e registros devem ser integrados.

• O manual pode ser modificado progressivamente.

Integrando a documentação

� Identificação deve ser utilizada para diferenciar documentos já integrados;

� Para as revisões dos documento pode-se considerar o uso de equipe “multifuncional”;

� Deve-se garantir que procedimentos, instruções e formulários reflitam as mudanças antes de se alterar o manual de SGI;

� Não se deve pular nenhum passo da documentação.

O Manual do sistema integrado

Um Manual do SGI deve incluir:

• Índice;• Política da Qualidade, Ambiental,

Saúde e Segurança, Responsabilidade Social etc.;

• Estrutura Organizacional;• Autoridades & Responsabilidades;• Elementos dos Sistemas;• Referências;• Um sistema de numeração que se

encaixe nas normas a serem integradas;

• Todos os requisitos das normas do SGI aplicados na organização.

Política

da Qualidade,

Ambiental,

Saúde e Segurança

Estrutura PDCANormas ISO 14000 e OHSAS 18000

�Requisitos gerais;�Política;�Planejamento; �Implementação e operação; �Verificação e ação corretiva. Melhoria

Contínua

Política / Compromisso

Implementação

Auditoria de Desempenho

Verificações e Avaliação

Ações Corretivas e Preventivas

Futuro Padrão

Gerencial

Planejamento

Realização

Monitoramento e Auditoria

Ação Planejamento

Modelo do manual

•Auditorias (internas e externas) em todos os sub-sistemas simultaneamente;•Auditor multidisciplinar;•Um único relatório;•Ações corretivas e preventivas integradas;•Follow up único.

Modelo de auditoria

Impactos dos SistemasOs Sistemas de Gestão tem muitos impactos, por exemplo:

Positivos

Agilidade

Identificar problemas

Estabelecer responsabilidade

Estabelecer controles

Negativos

Burocracia

Criar problemas

Aumentar custos

Não se sentir dono do negócio

O que um sistema de gestão integrado não é:

� Responsável por decisões técnicas e gerenciais;� Um gerador de papéis;

� Uma área de custos;

� Panacéia para todas as doenças;

� Responsável pelo resultado do negócio.

O sistema terá sucesso quando:

� A gestão compreende os sistemas e fornece o suporte necessário;

� A implementação é bem planejada e efetivamente comunicada à organização;

� Os sistemas são regular e continuamente revisados e auditados;

� As pessoas em todos os níveis são treinadas e motivadas a ter um papel ativo.

�Mais fácil de usar;�Apóia os objetivos do negócio;�Existe como parte do negócio;�Maior aceitação pelas pessoas;�Otimiza documentação;�Auditorias internas agregam mais valor;�Minimiza os custos;�Os indicadores do negócio irão melhorar;�Promove o trabalho em equipe;�Funcionários acharão o sistema mais fácil;�A Gestão dará suporte (contanto que o sistema ofereça as informações que eles precisam).

Expectativas realísticas para o SGI

Maturidade requisitada inclui:

• Direcionamento dado pela Alta Direção;• Aceitação de gerentes / diretores de Qualidade, Saúde & Segurança, Ambiente,

Sistemas da Informação, Financeiro;• Habilidade de focar primeiro nos processos e depois no particular;• Habilidade em organizar e executar auditorias internas integradas;• Consistência para definir e revisar as metas em todas as funções.

Integração – Você está pronto?

Um SGI maduro� Atuante com ações corretivas;� Faz parte das operações e da cultura dos negócios;� Registra o resultado da melhoria do desempenho;� Compromissos com:

� Responsabilidade social;� Responsabilidade por suas ações;� Viabilidade do negócio;� Melhoria do desempenho;� Valores organizacionais.

ExercícioIndique se é verdadeiro ou falso:

1 ( ) Um sistema de gestão integrado maduro apresenta em seus registros o resultado da melhoria do desempenho.

2 ( ) As auditorias internas do sistema de gestão integrado devem ser realizadas separadamente para cada uma das normas envolvidas.

3 ( ) Um sistema de gestão integrado garante o sucesso da organização.

4 ( ) Os controles implantados por um sistema de gestão integrado podem impactar negativamente nas pessoas porque elas não terão mais o controle em suas mãos.

5 ( ) O manual de um SGI pode seguir a estrutura dos requisitos da norma NBR ISO 14001 que conseguirá abranger os requisitos de todas as outras normas.

6 ( ) O SGI não vai reduzir a documentação e os registros pois os processos continuarão acontecendo como anteriormente.

7 ( ) Um único plano de emergência para cada situação como: explosão, derrame, incêndio etc. pode cobrir os requisitos de planos de emergência das diversas normas.

Resposta do exercícioIndique se é verdadeiro ou falso:

1 ( V ) Um sistema de gestão integrado maduro apresenta em seus registros o resultado da melhoria do desempenho.

2 ( F ) As auditorias internas do sistema de gestão integrado devem ser realizadas separadamente para cada uma das normas envolvidas.

3 ( F ) Um sistema de gestão integrado garante o sucesso da organização.

4 ( V ) Os controles implantados por um sistema de gestão integrado podem impactar negativamente nas pessoas porque elas não terão mais o controle em suas mãos.

5 ( V ) O manual de um SGI pode seguir a estrutura dos requisitos da norma NBR ISO 14001 que conseguirá abranger os requisitos de todas as outras normas.

6 ( F ) O SGI não vai reduzir a documentação e os registros pois os processos continuarão acontecendo como anteriormente.

7 ( V ) Um único plano de emergência para cada situação como: explosão, derrame, incêndio etc. pode cobrir os requisitos de planos de emergência das diversas normas.

Fim

Fim do módulo 3