Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado: equipe

multidisciplinar, planejamento, processos, legislação, identificação e priorização

dos riscos, melhorias, controles, objetivos e metas

Módulo 2

Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado� Equipe multidisciplinar� Planejamento estratégico� Identificação de todos os processos da organização� Identificação da legislação, normas, boas práticas � Identificação dos riscos do negócios (análise de aspectos /

perigos e impactos / riscos)� Priorização dos riscos� Definição de melhorias, controles / mitigações, � Objetivos / metas e programas� Planos de emergência� Implantação do sistema de gestão (manual,

monitoramento, não conformidades, ações corretivas e preventivas, auditorias, registros, análise crítica, treinamentos e comunicação)

1 – Formação de equipe multidisciplinar

� Identificar um responsável pelo projeto;� Definir um plano de trabalho;

� Distribuir tarefas;

� Realizar treinamentos necessários.

• O tradicional balancedscorecard realiza medições com indicadores para monitoramento em quatro dimensões chaves:• Finanças• Operações• Aprendizado• Clientes

• Benefícios:• Alinhamento dos objetivos

individuais com os objetivos da corporação

• Responsabilidade através da organização

• Cultura dirigida por desempenho

• Suportar a criação de valores para os acionistas

FinanFinanççasas

AprendizadoAprendizado

OperaOperaççõesões

ClientesClientes

Valores dos acionistasValores dos acionistas

2- Planejamento estratégico com base na metodologia do Balanced Scorecard

O balanced scorecard é um sistema de gestão estratégica usado para alinhar ações individuais com os objetivos do negócio e da organização, orientando o desempenho e a responsabilidade através da organização

3- Identificação dos processos daorganização

VisãoFuncional

Visãode

Processo

Em geral, organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos é preciso visualizar estes processos

Organograma ProcedimentosEstratégias

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1° Trim. 2° Trim. 3° Trim. 4° Trim.

LesteOesteNorte

Itens de Controle

E os Processos? E as interfaces????

E as entradas e Saídas??? E as etapas dos processos???

Onde começam e onde terminam???Como enxergar o todo e não as partes???

PROCESSO

"X"

ATIVIDADE2

ATIVIDADE6

ATIVIDADE3

ATIVIDADE5

ATIVIDADE4

ATIVIDADEn

1ATIVIDADE

1

...

3- Identificação dos processos da organização

Como algumas pessoas enxergam e entendem a Empresa

Processar

Um processo de negócios é um conjunto de três ações:

Processo de Negócio

Introduzir Enviar/Entregar

Fornecedor Cliente

3- Identificação dos processos da organização

Para produzir um bem ou serviço necessitamos construir um processo

3- Identificação dos processos da organização

Toda Organização é uma coleção de processos que são executados.

Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo.

Nas empresas, embora não estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles são conhecidos e executados

Ex: Atender ao Pedido do Cliente

3- Identificação dos processos da organização

Qualquer que seja nosso posicionamento hierárquico, nós temos um negócio dentro da empresa na qual trabalhamos.

� Processo é o resultado da articulação de:� Pessoas

� Instalações

� Equipamentos e� Outros recursos (materiais,...)

Clientes

Fornecedores

RECEBIMENTO PRODUÇÃO VENDAS EXPEDIÇÃO

INFORMAÇÃO

CADEIA DE VALOR

O PROCESSOO PROCESSO

A atividade deve agregar valor ao processo.

3- Identificação dos processos da organização

3- Identificação dos processos da organização

VendasVendas ProduçãoProdução FinançasFinanças

... fronteiras Funcionais e Organizacionais...

FabricanteFabricante

DistribuidorDistribuidor

FornecedorFornecedor ClienteCliente

... fronteiras na Cadeia de Suprimentos

Estratégico

Planejamento

Controle

Operacional

... fronteiras Hierárquicas...

• Processos cruzam...

Processos são um conjunto de atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.

Resource Processes

Product Design

Process Design

Project Planning

Production

Management Processes

Measurem

ent, Analysis, and

Improvem

ent

OI

IO

I O

I O

I O

I O

I O

I O

Processos de apoio

Vendas

Projeto

Planejamento

Produção

Processos de gestão

Monitoram

ento, analise e melhorias

OI

IO

IO

I OI O

I OI O

I OI O

I OI O

I OO

I OI O

3- Identificação dos processos da organizaçãoDetalhamento dos processos

Quando estiver montando o fluxograma de processos, considere os processos importantes primeiro, então os divida em sub-processos como necessário. Por exemplo:

Cada quadro descrito no fluxograma pode ser dividido em subprocessos. Se necessário, procedimentos ou instruções de trabalho para cada passo do processo podem ser criados para explicar como proceder naquele passo, vejam um detalhamento dos sub processos de um processo de Vendas:

3- Identificação dos processos da organização Fluxo de Processo

Requisitosdos clientes

Acompanhamento pós vendas

Cadastramento no sistema

Elaboração de contrato

Elaboração de proposta

3 - Identificação dos processos da organização Fluxo de Processo

O Fluxograma é o primeiro passo:• Examinar o fluxo de trabalho típico

• Representá-lo usando símbolos padrões

• Verificar o fluxo

• Identificar os pontos de controle críticos

INÍCIO

Motorista

Pisa na embreagem, coloca em ponto morto e dá partida

Pega a chave, abre a porta do carro, entra, senta no banco e fecha a porta

Motorista

Está em ponto morto?

Não

4 - Identificação da legislação, normas, boas práticas

Subsistemas Legal

� MEIO AMBIENTE

� QUALIDADE

� SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR

� SEGURANÇA DE PROCESSOS

� TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO

� Leis Municipais, Estaduais e Federais

� Requisitos dos Clientes� Norma sobre Produtos

� Portaria 3214 e suasNRs

� Portaria 3214 e algumasNRs

� Código de Transporte� Legislação Municipal,

Federal e Estadual

4 - Identificação da legislação, normas, boas práticas

Subsistemas Facultativ o

� MEIO AMBIENTE

� QUALIDADE

� SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR

� SEGURANÇA DE PROCESSOS

� TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO

� ISO 14000� Código de Proteção

Ambiental� ISO 9001:2000� QS 9000� Good Pratices

� OHSAS 18000� Código de Saúde e � Segurança do Trabalhador

� Código de Segurança de Processos

� Código de Transporte e Distribuição, ex. SASSMAQ

5 - Identificação dos impactos nos negóciosAnalisando e medindo risco

� Dependendo da organização os riscos podem variar de alguns poucos (menos de 100) até milhares

� Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas

� A medição dos riscos permite a priorização da gestão

5- Identificação dos riscos e perigos nas atividades dos processos

ATIVIDADE RISCO PERIGO CONTROLES PARA REDUZIR OU ELIMINAR O RISCO

Romaneio dos produtos na expedição

Erro na contagem Faturar a menos, prejuízo financeiro

Implantação de código de barras; etc.

Movimentação de produtos

Realização de excesso de esforço físico ao movimentar os produtos

Danos a saúde humana Treinamento, utilização de equipamento auxiliar etc.

Movimentação de produtos

Dano ao produto ou a embalagem

Necessidade de reparos no produto ou na embalagem

Procedimento de manuseio, treinamento de motorista de empilhadeira etc.

Transporte do produto

Emissão de particulado Alteração da qualidade do ar Manutenção do caminhão, medição periódica dos gases, etc.

Transporte do produto

Roubo,a carga tem seguro

Atraso na entrega do produto Monitoramento via satélite, controle das informações etc.

Levemente Perigoso

Perigoso

Extremamente Perigoso

Muito improvável

Trivial

Tolerável

Moderado

Improvável

Tolerável

Moderado

Substancial

Provável

Moderado

Substancial

Intolerável

6- Priorização dos riscos

AçãoImediata !Segunda

PrioridadeTerceira

Prioridade

7 – Definindo melhorias, controles, mitigações

Quando no item 5 identificamos os riscos e perigos nas atividades dos processos jáidentificamos também os controles existentes mas pode ser que estes controles não sejam suficientes e nós necessitaremos definir novos controles.

O boa forma de realizar esta análise é definir uma metodologia que valorize de alguma forma os riscos identificados e traçar uma linha de corte, acima da linha os riscos mesmo com os controles atuais seriam ainda significativos e neste caso a organização deve desenvolver novos controles para mitigar ou eliminar ou transferir os riscos.

Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver, mas é necessário que esses riscos sejam aceitáveis para a organização.

Após a definição das novas ações a serem implantadas é necessário que se elabore um plano de ação seguindo por exemplo o modelo dos 5W1H.

7 – Definindo melhorias, controles, mitigaçõesO que é um plano de ação

A organização deve:Formular e implementar um plano que identifique a ação de gestão apropriada, recursos, responsabilidades e prioridades para a gestão do negócio.

O que é um plano?Plano é um documento que diz o que será feito , porque, como, quando, por quem e onde .Também conhecido em inglês como 5W1H

� What – O que� Why – Porque� How – Como� When – Quando� Who – Quem� Where - Onde

Contr.-C HECADOMarcia Guerra

N° O que porque como quando

1

Prevenir acesso indevido de pessoas que não sejam funcionários as instalações da organização

Existem áres de desenvolvimento de produto com informações confidenciais

Todos os funcionários devem utilizar crachás com código de barras para terem acesso as instalações

até 3/8/07

Márcia Guerraonde

na matriz e nas filiais

Rev.

1/2/2007

PLANO DE AÇÃO No. FADM 004Resp. Documento/Aprovado Data - DATE

quem

Celso

7 – Definindo melhorias, controles, mitigaçõesModelo de plano de ação

8 - Definição de objetivos, metas e programasMonitoramento por processo

� Vendas: faturamento, margem de lucro� Produção: prazo, defeitos, produtividade, refugos de produtos e processos

� Expedição: prazo, defeitos

� Contas a receber: índice de inadimplência, cobrança na data

� Geral: clima organizacional, refugos de papel, plástico, metal, doenças ocupacionais

� Perspectiva do Cliente (exemplo)

Indicador da organizaIndicador da organizaççãoão

Exemplo de empresa: atualmente os clientes reclamam de qualidade em 1,2% dos produtos

entregues

Meta para o ano: no máximo 0,5% de reclamações de clientes quanto a qualidade do produto

entregue, ao mês

Indicador: Reclamações de clientes (%) = número de reclamações, ao mês / total de vendas realizadas, ao mês x 100 em %

Indicador do processo de ProduIndicador do processo de Produçção da organizaão da organizaççãoão

Meta para o ano: não ter mais que 0,03% de defeitos no final do processo produtivo

Indicador: Índice de Defeitos (%) = número de defeitos, ao mês / total de produtos

fabricados, ao mês x 100 em %

Indicador de um profissional de Processos Produtivos da organizIndicador de um profissional de Processos Produtivos da organizaaççãoão

Meta para o ano: 95% das instruções necessárias elaboradas ou revisadas no ano

Indicador: Elaboração de instruções de trabalho (%) = número instruções de trabalho

realizadas ou revisadas / número total de instruções necessárias x 100 em %

Oferecer elevadaqualidade

8 - Definição de objetivos, metas e programasIndicadores

8 - Definição de objetivos, metas e programasAnálise de dados

Considerações típicas na análise de Objetivos e Metas:

• Desempenho financeiro requerido

• Demandas de clientes

• Resultados de auditoria interna• Resultados de “Benchmarking”

• Informação do produto / processo atual

Tempo

Análise de Dados

Dados

Exercício

Indique se é verdadeiro ou falso:

� 1 ( ) Um plano de ação pode ser construído com o método dos 5W1H

� 2 ( ) Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver

� 3 ( ) Podemos construir uma única planilha para identificação dos riscos e perigos que ocorrem nas atividades da organização, não importa se estes riscos são financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores

� 4 ( ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas estão sendo atingidas, se não estiverem ações devem ser realizadas para corrigir o rumo.

� 5 ( ) Atividades são um conjunto de processos que são realizados porque agregam valor

� 6 ( ) As legislações: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organização ajuste seus processos sempre que houver uma alteração que impacte no negócio

� 7 ( ) Um profissional da área da qualidade tem a competência necessária para implantar sozinho um sistema de gestão integrado

� 8 ( ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas

Resposta do exercício

Indique se é verdadeiro ou falso:

� 1 ( V ) Um plano de ação pode ser construído com o método dos 5W1H

� 2 ( V ) Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver

� 3 ( V ) Podemos construir uma única planilha para identificação dos riscos que ocorrem nas atividades da organização, não importa se estes riscos são financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores

� 4 ( V ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas estão sendo atingidas, se não estiverem ações devem ser realizadas para corrigir o rumo.

� 5 ( F ) Atividades são um conjunto de processos que são realizados porque agregam valor

� 6 ( V ) As legislações: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organização ajuste seus processos sempre que houver uma alteração que impacte no negócio

� 7 ( F ) Um profissional da área da qualidade tem a competência necessária para implantar sozinho um sistema de gestão integrado

� 8 ( V ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas.

Fim

Fim do módulo 2