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SCPI 8.0 Guia Rápido Trabalhando com o Módulo COMPRAS Nesta Edição 1 Organograma de Funcionamento 2 Cadastros 3 Solicitação de Compras 4 Monitor de Compras 5 Aprovação da Solicitação 6 Cotação de Preço 7 Pedido de Compras 8 Requisições de Entrada e Saída 9 Licitações 10 Imprimir Documentação da Licitação Trabalhando com o módulo “ComprasSolicitações, Pedidos, Estoque, Licitações. Introdução O objetivo desse Guia é fornecer informações específicas e esclarecedoras de forma detalhada de como funciona o módulo Compras e suas funções. O módulo Compras conduz o usuário em todo o processo de compras, com a simples formalização de um pedido de compra, passando por todo o processo de licitação, todas as fases da despesa, registros de entradas e saídas de almoxarifado e controle de frota. Portanto é o usuário pode trabalhar de maneira simples, somente com requisições de entradas e saídas do almoxarifado fazendo o pedido de compras, ou trabalhar de maneiras mais complexas e organizadas como mostra o organograma seguir.

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Page 1: SCPI 8 - Fiorilli Software Ltda.(17) 3264 PÁGINA 3 GUIA DE ORIENTAÇÃO RÁPIDA FIORILLI SOC. CIVIL LTDA. – SOFTWARE compras@fiorilli.com.br -9000 Cadastros O primeiro passo é

SCPI 8.0

Guia Rápido

Trabalhando com o Módulo COMPRAS

Nesta Edição

1 Organograma de Funcionamento

2 Cadastros

3 Solicitação de Compras

4 Monitor de Compras

5 Aprovação da Solicitação

6 Cotação de Preço

7 Pedido de Compras

8 Requisições de Entrada e Saída

9 Licitações

10 Imprimir Documentação da Licitação

Trabalhando com o módulo “Compras”

Solicitações, Pedidos, Estoque, Licitações.

Introdução

O objetivo desse Guia é fornecer

informações específicas e esclarecedoras de forma

detalhada de como funciona o módulo Compras e suas

funções.

O módulo Compras conduz o usuário em

todo o processo de compras, com a simples

formalização de um pedido de compra, passando por

todo o processo de licitação, todas as fases da despesa,

registros de entradas e saídas de almoxarifado e

controle de frota.

Portanto é o usuário pode trabalhar de

maneira simples, somente com requisições de entradas e

saídas do almoxarifado fazendo o pedido de

compras, ou trabalhar de maneiras mais complexas e

organizadas como mostra o organograma seguir.

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PÁGINA 2 GUIA DE ORIENTAÇÃO RÁPIDA

FIORILLI SOC. CIVIL LTDA. – SOFTWARE [email protected]

(17) 3264-9000

SOLICITAÇÃO (MATERIAL / SERVIÇO)

LICITAÇÃO

COTAÇÃO

ABERTURA (Enquadramento)

(Solicitações)

(Proponentes)

MANUTENÇÃO (Classif. Das Fichas)

(Dig. Das Propostas)

(Classif. das Propostas)

ENCERAMENTO (Impressão da

Documentação)

PEDIDO (Pedido de Compra

automático)

EMPENHO (módulo Contas)

ENTRADA /

SAÍDAS (Entrada e Saídas no

Almoxarifado)

LIQUIDAÇÃO (módulo Contas)

ENCERRAMETO (Condições de Pagamento)

(Classif. Orçamentária)

EMPENHO (módulo Contas)

PEDIDO (Pedido de Compra

automático)

ENTRADA /

SAÍDAS (Entrada e Saídas no

Almoxarifado)

LIQUIDAÇÃO (módulo Contas)

PAGAMENTO (módulo Contas)

PAGAMENTO (módulo Contas)

Organograma de Funcionamento do Módulo Compras

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PÁGINA 3 GUIA DE ORIENTAÇÃO RÁPIDA

FIORILLI SOC. CIVIL LTDA. – SOFTWARE [email protected]

(17) 3264-9000

Cadastros

O primeiro passo é entendermos como

funciona a estrutura de cadastro do módulo Compras,

portanto vamos detalhar os principais cadastros do

sistema

Cadastro de Unidade de Medida

Informe a sigla e a descrição da unidade

de medida conforme exemplo abaixo:

CX – CAIXA

UN – UNIDADE

LTR – LITROS

Os cadastros e lançamentos do sistema

SCPI 8.0, seguem um padrão adotado pela empresa

como mostra a figura acima, assim sempre que o usuário

for executar alguma operação no sistema deverá

escolher a opção desejada na palheta superior da tela

para executar a ação:

A palheta de confirmação fica na parte

inferior da tela e deve ser usada para confirmar ou

cancelar as operações selecionadas anteriormente.

Cadastro de Grupos

Cadastro de grupos de produto, esse

cadastro é relacionado diretamente ao cadastro de

produtos, inclusive faz parte da composição do código

do produto compondo os 3 (três) primeiros dígitos.

exemplo de grupos:

001 - GÊNERO ALIMENTÍCIO

002 – FERRAMENTAS

003 - HIGIENE E LIMPEZA

004 – COMBUSTÍVEL

Exemplo de aplicação ao código do produto:

|001.001.001 - LEITE PASTEURIZADO TIPO C

|

|_ _ _ Código do Grupo = 001 (GÊNERO ALIMENTÍCIO)

Cadastro de Sub Grupos

Cadastro de subgrupos de produto, esse

cadastro composto pelo código do grupo e código do

subgrupo sendo esse relacionado diretamente ao

cadastro de grupos, e também relacionado diretamente

ao cadastro de produtos, inclusive faz parte da

composição do código do produto compondo os 6

(seis) primeiros dígitos.

Exemplo de subgrupos:

Obs.: código do Grupo = 001 - GÊNEROS ALIMENTÍCIOS

001.001 - DERIVADOS DO LEITE

001.002 - DERIVADOS DA FARINHA

001.003 – ESPECIARIAS

001.004 - DERIVADOS DE DOCE

Exemplo de aplicação ao código do produto:

|001.|001.001 - LEITE PASTEURIZADO TIPO C

| |

| |_ _ Código do SubGrupo = 001 (DERIVADOS DO LEITE)

|

|_ _ _ Código do Grupo = 001 (GÊNEROS ALIMENTÍCIOS)

Cadastro de Atividades do Fornecedor

Cadastro de atividades do fornecedor,

especifica o tipo do ramo de atividade do fornecedor.

Exemplo de ramo de atividade:

1 – ALIMENTAÇÃO

2 – INFORMÁTICA

3 – MECÂNICA

4 - DESENVOLVIMENTOS DE SOFTWARE

Cadastro de Fornecedores

O Cadastro de fornecedor reuni todas as

informações cadastrais inclusive dados contábeis.

Deverão ser informados os campos:

Tipo de Fornecedor: escolha entre outros os tipos

1. "CNPJ - PESSOAL JURÍDICA",

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PÁGINA 4 GUIA DE ORIENTAÇÃO RÁPIDA

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2. "CPF - PESSOAL FISICA",

3. "IDENTIFICAÇÃO ESPECIAL (SEM CNPJ/CPF)";

Atividade: selecione o ramo de atividade;

Limite de Empenho: preencha esse campo para

limitar o valor a ser empenhado ao fornecedor,

caso tenha preenchido o campo com o valor

de "8.000,00", o sistema bloqueará avisando que

o limite de valor empenhado para o fornecedor

foi esgotado quando a soma dos valores

empenhados ultrapassarem o valor informado

como limite.

Cadastro de Unidade/Setor

Cadastro de unidade/setor, é usado para

relacionar os departamentos, setores, unidades da

instituição, o cadastro é composto por um código

seqüencial com 9 dígitos, a descrição do

"departamento" e o nome do responsável por aquele

"departamento" , como mostra o exemplo:

000000101

ALMOXARIFADO GABINETE DO PREFEITO

FULANO DE TAL

000000102

ALMOXARIFADO ADMINISTRAÇÃO

BELTRANO DE TAL

Finalidade: O cadastro de unidade/setor é utilizado para

unir diversos centros de custo, dessa maneira é possível

saber informações sobre as movimentações de um

determinado centro de custo e também saber

informações sobre as movimentações de uma

determinada unidade/setor e todos os centros de custo

que fazem parte dela.

Cadastro de Centro de Custo

A estrutura de centros de custos visa

controlar as movimentações efetuadas pelos diversos

setores da entidade. Cada unidade/setor pode possuir

vários centros de custo, exemplo:

Unidade/Setor: SETOR DA ADMINISTRAÇÃO

Centros de custo:

1 - PAÇO MUNICIPAL;

2 – ADMINISTRAÇÃO;

3 - ALMOXARIFADO CENTRAL;

4 - COMBI - PLACA WWW9999.

Unidade/Setor: ALMOXARIFADO SAÚDE

Centros de custo:

5 - VIGILÂNCIA SANITÁRIA;

6 - CENTRO DE SAÚDE MUNICIPAL;

7 - COMBI - PLACA WWW9999.

Observe que no exemplo acima mostramos

duas unidades distintas com centro de custo

relacionados, os lançamentos no módulo compras são

feitos exclusivamente sobre os centros de custo, assim

sendo possível saber a movimentação detalhada de

cada unidade/setor e também será possível saber a

movimentação individual de cada centro de custo.

No cadastro de centro de custo é possível

relacionar um veiculo permitindo assim extrair

informações detalhadas de todos os gastos do mesmo,

para isso é necessário cadastrar um veiculo e criar um

centro de custo com a mesma descrição para cada

unidade/setor que o veiculo for utilizado.

No exemplo dos cadastros acima note que

o veiculo "COMBI" esta relacionado a duas unidades

distintas, para isso é necessário criar dois cadastros de

centro de custo com as descrições do veiculo, cada

cadastro recebe um código individual, e são

relacionadas com o mesmo cadastro de veiculo

(relacionados pela placa do veiculo), assim esse veiculo

pode ser usado por mais de uma unidade/setor e será

possível distinguir a movimentação de cada

unidade/setor e a movimentação individual desse

veiculo.

Preenchimento:

C. Custo: será preenchido automaticamente, e é um

numero seqüencial distinto;

Entidade: selecione a entidade pertencente a esse

centro de custo, essa informação será usada no

cabeçalho dos relatórios envolvendo o centro de custo;

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Poder: selecione o poder;

Órgão: selecione o órgão, as informações de poder e

órgão serão necessárias para a localização das fichas

de despesa;

Unidade/Setor: selecione a unidade/setor pertinente;

Placa: selecione a placa do veiculo;

Responsável: informe o nome do responsável pelo

centro de custo.

Ocultar Centro de Custo: marque essa opção para

inabilitar o centro de custo.

Cadastro de Produtos

O cadastro de produtos reuni todas as

informações necessárias para especificar e descriminar

as características de um produto sendo necessário

informar as seguintes informações:

Grupo: selecione o código correspondente ao cadastro

desejado;

Sub-Grupo: selecione o código correspondente ao

cadastro desejado;

Código: se a opção "Permitir que o código seja digitado"

estiver desmarcada o sistema informará o próximo

número seqüencial disponível para o grupo e subgrupo

selecionado.

Nome do Produto/Serviço: digite a descrição do

produto;

Código Patrimonial: se o produto for de natureza

permanente e for incomparável aos bens patrimoniais

informar o código patrimonial da tabela do plano de

contas;

Apresentação do Fabricante: informe a descrição do

fabricante;

Unidade: selecione a sigla correspondente ao cadastro

desejado;

Quantidade Mínima: informe a quantidade mínima

necessária para esse produto em estoque, essa

informação será útil para melhor controle do

almoxarifado;

Tipo de Produto, divide-se em:

Produto: produtos em geral;

Serviço: é necessário especificar esse tipo para

que não sejam calculados em estoque os

produtos dessa natureza;

Combustível: especificar esse tipo quando é

necessário o controle de consumo da frota, se

essa opção for marcada será ainda necessário

especificar o tipo de combustível a ser

cadastrado sendo "Álcool", "Gasolina" ou "Óleo

Diesel";

Peça: especificar esse tipo para controle de

consumo da frota;

Óleo/Lubrificantes: especificar esse tipo para

controle de consumo da frota.

Pneu: especificar esse tipo quando se trata de

pneus.

Detalhes sobre o produto / serviço: informar qualquer

informação adicional necessária.

Cadastro de Veículos

Acessando o menu "Frota", item "Cadastro de Veículos".

Placa: o campo placa é a chave primaria do veiculo no

sistema, portanto não será possível deixar esse campo

vazio e nem será possível repetir o mesmo código, é

aconselhável preenche-lo de acordo com a placa do

veiculo, sendo assim deverá conter três caracteres

alfabética e quatro caracteres numéricos, como mostra

a imagem a seguir

Aba: “Cadastro”.

Aba: “Dados Adicionais”.

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Solicitação de Compras

Solicitação de compra é o documento

usado para iniciar um processo de compra, a solicitação

pode ser preenchida por qualquer usuário do sistema

que tenha a necessidade de solicitar a compra de um

material ou serviço, a solicitação é o primeiro passo para

fazer uma cotação de preço ou iniciar uma licitação.

Para fazer uma solicitação acesse o menu

"Processo de Compra", item "Solicitação de Material" ou

"Solicitação de Serviço", ao clicar sobre o botão "Incluir"

será exibido às opções para criar uma nova solicitação

ou copiar de uma já existente.

Preenchendo uma solicitação: escolhendo a opção

para criar uma nova solicitação basta preencher os

campos com as informações exigidas:

Número: o sistema se encarregará de gerar um novo

numero seqüencial e distinto;

Centro de Custo: selecione o centro de custo para qual

deseja solicitar material ou serviço;

Data: informe a data da solicitação;

Responsável: o usuário pode informar o nome do

responsável ou usar o nome que foi cadastrado no

centro de custo, dependendo do parâmetro que foi

escolhido;

Prioridade: escolha entre as opções "ALTA", "NORMAL" ou

"BAIXA", essas opções servem para ilustrar melhor o

monitor de compra;

Descrição: informe a descrição para facilitar a

localização posterior;

Obs.: se houver a necessidade de inserir alguma outra

informação preencha esse campo;

Inserindo os itens da solicitação: clique sobre o "GRID" se

preferir o usuário pode digitar o código do produto se

não pode localizá-lo usando a pesquisa de produtos,

para isso pressione a tecla F2, informe a quantidade

solicitada, não será exigido à informação do valor

unitário do produto;

Clique em Ok para concluir e salvar a solicitação.

O Botão “Pesquisar Fichas” na parte

superior da tela faz uma pesquisa nas fichas de dotação

orçamentária de acordo com os campos “Poder”,

“Órgão” e “Unidade” relacionados no cadastro de

Centro de Custo, dessa maneira é possível saber se existe

eventual saldo disponível para a solicitação.

Imprimindo Documento de Solicitação

de Material

Após salvo a solicitação, basta clicar sobre

o botão imprimir localizado na parte superior da tela

para visualizar o documento.

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Monitor de Compras

Pelo Monitor de Compras é possível

acompanhar o andamento de todas as solicitações

circulantes na entidade, as solicitações são

diferenciadas por cores e situações como mostra a

figura abaixo.

No monitor também é possível executar

algumas funções como escolher uma solicitação e

iniciar uma cotação ou selecionar uma cotação e iniciar

o encerramento da cotação, entre outras funções.

Aprovação da Solicitação

Se o usuário decidir usar a regra de

aprovação das solicitações, opção que deve ser

escolhida nos parâmetros do módulo Compras conforme

descrito no guia rápido “Parametrizando o Módulo

Compras”, as solicitações deverão passar por

aprovação antes de ficarem disponíveis para Cotação

ou Licitação, dessa maneira basta acessar o monitor de

compras e selecionar a solicitação que deverá estar

com o status de cor verde, como mostra a figura abaixo

e clicar sobre o botão “Aprovação”.

Aprovando Solicitação

É possível liberar uma solicitação na integra

apenas selecionando-a e clicando no botão ”OK”, pois

todos os itens aparecem por padrão como aprovados,

ou aprovar apenas alguns itens marcando a coluna

“Lib.”, e também é possível liberar uma quantidade

especifica alterando o valor da coluna “Qtde Lib.”.

Observação Importante: a aprovação da

solicitação apenas altera a solicitação selecionada,

dessa maneira não é possível guardar histórico dessas

alterações.

Portanto se o usuário solicita 100 (cem) litros

de Álcool combustível e na aprovação são liberados

apenas 50 litros, após salvar a aprovação não teremos

um histórico dessa solicitação, não teremos um registro

de que foram solicitados 100 litros e apenas liberado 50

litros, como mostra o exemplo a seguir.

Após confirmar o processo de aprovação a

solicitação volta para o seu status de normal, sendo

solicitação de material (cor amarela) ou solicitação de

serviço (cor laranja).

Cotação de Preço

No monitor de compras selecione a

solicitação de material ou serviço e clique sobre o botão

"Cotação", a tela de cotação será aberta com a

solicitação já selecionada, insira um ou mais

fornecedores que irão participar da cotação de preço

usando a tecla “F2” ou clicando sobre o botão "F2 -

Incluir Fornecedor" como mostra a figura abaixo

Executando uma cotação de preço: na

aba "Cotação (F7)" selecione o tipo de Classificação

("Menor Preço Unitário" ou "Menor Preço Global"), digite o

valor unitário do produto nas colunas que correspondem

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aos fornecedores ("Valor_Forn_805"), lançado os valores

clique sobre o botão "Classificar", o sistema irá destacar

os itens vencedores nas suas respectivas colunas,

totalizando por coluna correspondente ao fornecedor,

como mostra a figura abaixo.

Encerrando uma Cotação de Preço

No monitor de compras selecione a

solicitação de material ou serviço e clique sobre o botão

"Encerramento", a tela de Encerramento será aberta, o

usuário deverá preencher os campos conforme

solicitado:

Cond. Pagamento: informe o tipo de condição

de pagamento;

Data do Pedido: informe a data que deseja

colocar no pedido que será gerado

automaticamente após o encerramento da

cotação;

Prazo de Entrega / Validade da Proposta: esse

campo só aparecerá quando parametrizado

para mostrar informações adicionais na

cotação;

Data da Entrega (Pedido): esse campo só

aparecerá quando parametrizado para mostrar

informações adicionais na cotação;

Classificando as Fichas na Cotação de Preço

Na grade de classificação de fichas,

preencha a coluna “Ficha” e a coluna “DES” (desdobro

da ficha).

“F3”: usando a tecla como atalho, seleciona a

ficha que desejar, essa ficha será usada para a

criação do pedido de compra e posteriormente

para a criação do empenho;

“F4”: usando a tecla como atalho, selecione o

desdobro da “Ficha” para os mesmo fins

“F5”: usando a tecla como atalho é possível

replicar a opção selecionada para os outros

itens da cotação de preço.

Finalizando o Encerramento da Cotação

de Preço

Após preencher todos os campos

corretamente clique no botão “Ok” para confirmar. Será

exibido uma mensagem informando a numeração dos

pedidos que foram gerados através dessa cotação.

A regra de geração automática dos

pedidos é a seguinte:

Será gerado um pedido para cada

fornecedor vencedor, no caso do nosso exemplo, como

escolhemos a opção de classificação por menor preço

unitário o sistema reconheceu que para cada item da

nossa cotação houve um ganhador distinto e como no

caso são apenas dois itens e cada fornecedor teve uma

oferta melhor para cada item o sistema gerou dois

pedidos de compra um para cada fornecedor e apenas

com o item no qual se deu a melhor proposta.

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Pedido de Compras (Dispensa)

Para fazer um pedido acesse o menu

"Processo de Compra", "Manutenção de Pedidos", é

possível fazer um pedido digitando produto a produto

como também pode ser gerado através do

encerramento de uma cotação (como vimos

anteriormente) ou encerramento de uma licitação.

Iniciando um novo pedido de compra,

clique em "Incluir" será exibido as seguintes opções:

Copiar Existente: permite criar um novo pedido

copiando as informações de um pedido

existente;

Criar Novo: iniciar um novo cadastro de pedido

sem nenhuma referência anterior;

Copiar de Licitação: permite criar um pedido

parcial contendo as informações de um outro

pedido "PAI", esse pedido pode conter só alguns

produtos do pedido original e com quantidades

inferiores ao pedido original, que por sua vez

esta vinculado a uma licitação, assim é possível

fazer pedidos parciais a um fornecedor

vencedor de licitação:

Um exemplo:

O fornecedor "FULANO DE TAL LTDA."

venceu uma licitação onde ficou determinado a

entrega de 500 kl do produto "Batata",

conseqüentemente ele não poderá entregar toda a

quantidade licitada de uma só vez, então solicitaremos

ao fornecedor por meio de pedido que seja entregue

somente 100 kl daquele produto, para isso usaremos essa

opção que vinculará o pedido criado a outro pedido

com os totais a serem entregue possibilitando um

controle de saldo de produtos com o fornecedor.

Criando um novo pedido de compra, clique sobre o

botão "Incluir";

Na aba "Discriminação do Pedido"

preencha:

Data do Pedido: informe a data que foi

efetuado o pedido de compra;

Data da Entrega: informe a data de previsão da

entrega do material ou serviço;

Fornecedor: informe o fornecedor;

Selecione a Licitação (Licitação Avulsa): caso

queria controlar as movimentações do produto

das licitações que não foram feitas pelo sistema

informe somente o numero da licitação, o

sistema controlará o estoque dessa licitação

entendendo que a mesma foi feita avulso;

Centro de Custo: informe o centro de custo;

Interessado Responsável: informe o nome do

interessado/responsável;

Condição de Pagamento: informe as condições

de pagamento;

Local de Entrega: informe o local da entrega;

Observação: informe alguma observação se

necessário;

Na aba "Itens do Pedido" preencha:

Pressione a tecla “F2” (Produto), para

selecionar um produto, se necessário informe a marca

do produto digitando no próprio "GRID", informe também

a quantidade do item e o valor unitário;

Pressione a tecla “F3” (Centro de Custo),

para selecionar um centro de custo para o pedido de

compra;

Pressione a tecla “F4” (Excluir Item), caso

seja necessário descartar algum item.

Na aba "Fichas de Empenho/Licitação" preencha:

Insira uma ou mais fichas pressionando a

tecla F2 (Incluir Ficha), informe o desdobro se necessário

pressionando a tecla “F7” (Despesa), o valor total das

fichas tem que ser igual ao valor total do pedido.

Observação: se parametrizado o sistema irá

gerar o empenho de reserva ou um registro de controle

de reserva (não é empenho) automaticamente.

Após salvo pedido de compra, basta clicar

sobre o botão imprimir localizado na parte superior da

tela para visualizar o documento.

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Requisições

Requisição de Entrada

São as requisições de entrada e saída que

movimentam o estoque do "Almoxarifado", para fazer

uma requisição de entrada clique no menu "Requisições"

e depois em "Lançamentos de Entrada".

Criando uma requisição de entrada

(adicionando produtos ao estoque), clique em "Incluir"

será exibido as seguintes opções:

Por Pedido: permite criar uma requisição

vinculada a um pedido de compra, dessa

maneira é possível controlar quanto já entrou

em estoque de um determinado pedido de

compra, podendo assim acompanhar a

evolução da entrega dos itens de um pedido;

Por Produto: inicia um novo cadastro de

requisição de entrada sem nenhuma referência

anterior;

Ped. ao Fornecedor: permite criar uma

requisição vinculada a um pedido de

compra do tipo "Copiar de Licitação", dessa

maneira é possível controlar quanto já entrou

em estoque de um determinado pedido de

compra e conseqüentemente de uma licitação,

pois os pedidos desse tipo são vinculados a uma

licitação.

Criando uma nova requisição de entrada,

clique sobre o botão "Incluir";

Data Requisição: informe a data que foi

efetuada a requisição;

Data Entrada: informe a data da entrega do

material ou serviço;

Nota Fiscal: informe o número da nota fiscal se

houver mais que uma nota fiscal use o botão ao

lado do campo para inserir;

Fornecedor: informe o fornecedor;

Centro de Custo: informe o centro de custo;

Interessado Responsável: informe o nome do

interessado/responsável;

Data da Emissão da Nota (fornecedor): esse

campo só aparecerá quando parametrizado

para mostrar informações adicionais nas

requisições;

Número do Empenho: informe o número do

empenho se achar necessário (informação não

obrigatória), esse campo só aparecerá quando

parametrizado para mostrar informações

adicionais nas requisições;

Número do Processo: informe o número do

processo se achar necessário (informação não

obrigatória), esse campo só aparecerá quando

parametrizado para mostrar informações

adicionais nas requisições;

Para inserir itens na requisição:

Pressione a tecla F2 (Produto), para

selecionar um produto, se necessário informe a marca

do produto digitando no próprio "GRID", informe a

quantidade do item e o valor unitário;

Pressione a tecla F3 (Centro de Custo), para

selecionar um centro de custo para o pedido de

compra;

Pressione a tecla F8 (Excluir Item), caso seja

necessário descartar algum item.

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Requisição de Saída

Criando uma requisição de saída (retirando produtos do

estoque), clique em "Incluir" será exibido às seguintes

opções:

Por Requisição: permite efetuar uma saída com

informações idênticas à requisição de entrada,

também vinculando a saída com a entrada;

Por Pedido (Licitação): permite criar uma

requisição vinculada a um pedido de compra,

dessa maneira é possível controlar quanto saiu

do estoque referente a um determinado pedido

de compra, podendo assim acompanhar a

evolução da saída dos itens de um pedido;

Por Produto: inicia um novo cadastro de

requisição de saída sem nenhuma referência

anterior;

Transf. Estoque: transfere produtos entre centros

de custo, efetuando a saída em um centro de

custo e efetuando a entrada em outro;

Observação Importante: para criar uma nova requisição

de saída adote os mesmos procedimentos que na

requisição de entrada;

Licitação.

Configurando o Módulo Licitação

Configurando e habilitando o controle de Licitações no

Módulo Compras.

Primeiro passo, acessar o "Módulo Contas", menu

"Parâmetros", item "2 - Gerais":

Marque a opção "Licitação" para Liberar o

Cadastramento no "Módulo Compras";

Marque a opção "Não Gerar Licitação pelo

Pedido de Compras" deixe essa opção

marcada para que o sistema não gere

automaticamente uma licitação quando o

valor do pedido de compra for maior que R$

8.000,00 (oito mil reais);

"Classificar Fichas de Empenho no Pedido de

Compra", marque essa opção caso deseje fazer

a classificação das fichas no cadastro de

pedido de compra, caso ficar desmarcado não

será possível gerar os empenhos

automaticamente pelo módulo compras;

"Informar o Desdobro da Ficha", marque para

que seja exigido a informação de desdobro na

classificação das fichas;

Escolha as opções: "Gerar Empenho", "Gerar

Reserva" ou "Não Gerar", caso marcado a

opção "Gerar Reserva" o sistema irá gerar as

reservas automaticamente pelo módulo

compras, caso marcado a opção "Gerar

Empenho" o sistema irá gerar os empenhos

automaticamente pelo módulo compras;

"Classificar Fichas de Empenho Na Licitação",

marque esta opção para fazer a classificação

das fichas orçamentárias na licitação, se estiver

desmarcado não será obrigatório classificar as

fichas no encerramento da licitação, assim

impossibilitando a criação automática dos

empenhos e reservas.

Segundo passo, acessar o "Módulo Compras", menu

"Parâmetros", item "2 - Geral", aba “Parâmetros da

Licitação”:

Abertura de Licitação por Solicitação

O sistema trabalha o cadastro de licitação

por meio de solicitações de compra, por tanto o primeiro

passo para criarmos uma licitação é acessando o menu

"Licitações", item "Abrir Licitação por Solicitação". O

sistema permite que seja relacionada à licitação uma ou

mais solicitações de compra, por isso é necessário termos

ao menos uma solicitação contendo todos os itens que

deveremos licitar.

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Iniciando uma nova licitação, clique em

"Incluir", preencha os campos com as informações

pertinentes:

Tela da Abertura da Licitação por Solicitação:

Indique se a licitação se refere a uma obra ou não;

Informe o Valor Previsto em Reais, nesse momento o

sistema fará automaticamente o enquadramento

selecionando a modalidade;

O número do processo Licitatório será gerado

automaticamente e é composto de quatro caracteres

numéricos mais dois dígitos referentes ao ano em

execução, esse número deve ser distinto independente

da modalidade escolhida;

O número da Modalidade, esse número é seqüencial por

modalidade, podendo assim haver o número "1" para a

modalidade convite e o número "1" para a modalidade

tomada de preço;

O processo administrativo, caso exista preencher com o

número correspondente;

Proponentes: pressione a tecla F2 para localizar e incluir

um proponente, se o mesmo não se encontrar, criar um

novo registro para o proponente em cadastro de

fornecedor, pressione a tecla F3 para excluir um

proponente;

<Observação importante>: a inclusão ou remoção de

proponentes só pode ser efetuada pela abertura da

licitação, mesmo assim o usuário pode abrir uma

licitação por solicitação sem informar proponentes.

Comissões / Portarias: pressione a tecla F2 para localizar

e incluir uma comissão, se não existir uma comissão

acesso o menu "Licitações", item "Cadastro de Comissão

de Licitação", pressione a tecla F3 para excluir uma

comissão.

Solicitações: pressione a tecla F2 para localizar e incluir

uma solicitação pressione F3 para excluir uma

solicitação.

Manutenção da Licitação

Iniciando a manutenção da licitação: Clique sobre o

menu "Licitações", item "Manutenção", selecione a

licitação cadastrada.

Na aba "Abertura":

Escolha o critério de julgamento entre;

Menor Preço Unitário

Menor Preço Global

Melhor Técnica

Técnica e Preço

Se necessário o usuário poderá desabilitar

algum proponente eliminando-o da disputa de preços,

para isso basta mudar o status do proponente na lista

onde ele se encontra com mostras figura abaixo:

Na aba "Classific. das Fichas":

Selecione a ficha pressionando a tecla F2 (Ficha),

informe o desdobro se necessário pressionando a tecla

F4 (Desdobro), pressione F5 (Replica Classificação) para

repetir as informações nos demais produtos em comum.

"Atualiza Itens (Pedido)", clique no botão caso essa

licitação tenha como origem um pedido de compra,

nesse caso se for feito alguma alteração nos itens do

pedido esta atualização se fará nos itens da licitação.

"Gravar Classific. Fichas", clique para salvar as

informações de classificação das fichas.

Na aba "Propostas":

Selecione o "Fornecedor/Proponente" na caixa de

seleção, no "GRID" preencha a coluna “Valor Unitário”,

destacada em verde, basta digitar o valor para cada

item que o sistema salvará essa informação

automaticamente, alterne entre as proposta mudando o

fornecedor/proponente.

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Na aba "Classific. das Propostas":

Ao acessar a aba classificação das propostas o sistema

classificará automaticamente de acordo com o critério

de julgamento escolhido, se isso não acontecer clique

sobre o botão "Classificar".

Observe que o sistema cria três colunas para cada

fornecedor/proponente:

UNIT_FORN_X: valor unitário da proposta do

fornecedor para o item;

FORNECEDOR_X: valor total da proposta do

fornecedor para o item;

CODFOR_X: código do fornecedor

correspondente.

Movendo a barra de rolagem para a direita em direção

ao final do "grid" o sistema exibirá o

fornecedor/proponente vencedor daquele item,

especificando-o nas colunas:

CODFOR_VEN: código do

fornecedor/proponente vencedor;

MENOR_PRECO: o menor preço total das

propostas para o item;

VENCEDOR: indica o número da proposta

vencedora;

NOME: mostra o nome do

fornecedor/proponente vencedor.

Clique no botão <salvar> ilustrado pelo disquete em azul

para salvar a classificação, após salvar a classificação o

sistema informará que a mesma esta em condições de

ser encerrada e fará a seguinte pergunta:

Se a opção "Sim" for escolhida o passo que se segue é o

encerramento da licitação.

Encerrando uma Licitação

Após escolher a opção de encerramento (Manutenção

da Licitação), será apresentada a seguinte tela.

Na aba "Encerramento"

"Classificação Detalhada das Fichas": se

necessário será possível usar mais de uma ficha

para realizar a classificação orçamentária de

cada item da licitação;

"Gravar Classificação Detalhada das Fichas":

clique para salvar a classificação das fichas

caso tenha feito alguma alteração;

"Reclassificar Fichas Detalhadas": clique para

desfazer qualquer modificação feita na

classificação detalhada, e se for preciso

modificar a classificação original essa opção

atualizará a classificação detalhada;

"Homologação": informe a data da

homologação;

"Adjudicação": informe a data da adjudicação;

Clique no botão "Ok" para finalizar o processo, ao

finalizar o processo o sistema irá gerar um ou mais

pedidos separando-os por fornecedor/proponente e

centro de custo. Caso seja parametrizado, o sistema

também poderá gerar os empenho ou as reservas, e

será exibida uma tela de confirmação possibilitando a

impressão com o conteúdo do que foi gerado como

mostra a figura a seguir.

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Cancelamento/Anulação da Licitação

Para cancelar ou anular uma licitação

acesso o menu "Licitação", item

"Cancelamento/Anulação", o procedimento é bem

simples:

Selecione a licitação que deseja cancelar

ou anular, informe um motivo para efetuar essa

operação.

Clique em "Ok" para concluir a operação

como mostra a figura abaixo:

O cancelamento implicará na exclusão do

pedido de compras, empenhos ou reservas gerados

automaticamente.

Imprimindo Documentos Personalizados

Para imprimir documentos personalizados

acesse o menu "Licitações", item "Documentos

Personalizados", subitem "Imprimir Documentos para

Licitação".

Antes de imprimir documentos

personalizados é necessário gerá-los.

Para gerar ou imprimir documentos

personalizados selecione a licitação desejada e a

informe o número da licitação no campo "Nº da

Licitação".

Gerando Documentos Personalizados

Na aba "Modelos p/ Gerar Doc.", item "Lista

de Modelos", selecione o modelo deixando-o destacado

e clique sobre o botão "Gerar Docs." para criar os

documentos,

Os documentos gerados serão exibidos na

aba "Documentos Salvos"

Gerando Documentos Personalizados

por Fornecedor/Proponente

Ainda na aba "Modelos p/ Gerar Doc.", na

"Lista de Modelos", selecione o modelo deixando-o

destacado, se no cadastro de modelos personalizados

esse documento foi parametrizado para ser gerado por

fornecedor, o sistema exibirá uma nova aba chamada

"Gerar Docs. por Proponentes",

Marque os fornecedores/proponentes que

deseja gerar os documentos e clique sobre o botão

"Gerar Docs.", os documentos gerados serão exibidos na

aba "Documentos Salvos"

Imprimir documentos personalizados

Na aba "Documentos Salvos", na lista

"Documentos Gerados e Salvos por Licitação" são

apresentados todos os documentos que foram gerados

para a licitação selecionada.

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Na coluna "Número" é exibido o código do

fornecedor quando o documento não for gerado por

fornecedor o número será igual a “1”.

Na coluna "Data Doc." é exibida a data de

criação do documento.

Na coluna "Tipo de Documento" é exibido o

título do documento.

Observe que ao selecionar um documento

gerado na "Lista em Anexo" algumas opções são

marcadas automaticamente, isso foi definido no

cadastro de modelos personalizados, essas listas serão

impressas logo após a impressão dos documentos

personalizados.

Clique sobre o botão "Imprimir" para

visualizar o documento.

O documento é exibido em um editor de

texto semelhante aos de uso habitual, isso proporciona

ao usuário uma grande flexibilidade podendo alterar o

documento antes de imprimi-lo, essas alterações serão

salvas em banco de dados, como mostrado na figura

abaixo (use os recursos do próprio editor para imprimir e

ou configurar página):

Ao fechar o editor de texto, um relatório em

lista será exibido de acordo com o parâmetro

assinalado, use os recursos da própria visualização para

imprimir o relatório como mostra a figura abaixo:

Imprimindo Listas

Para imprimir documentos personalizados

acesse o menu "Licitações", item "Documentos

Personalizados", subitem "Imprimir Documentos para

Licitação".

Para imprimir documentos personalizados

selecione o número da licitação desejada no campo "Nº

da Licitação".

Para imprimir somente a lista em anexo

acesse a aba "Documentos Salvos", marque a opção

"Ignorar Documentos". Para imprimir somente o conteúdo

das listas em anexo, selecione os itens na opção "Lista

em Anexo", clique sobre o botão "Imprimir" para

visualizar o relatório escolhido.

Visualizando o relatório:

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Criando Modelos Personalizados para

Impressão

Para criar ou editar documentos

personalizados acesse o menu "Licitações", item

"Documentos Personalizados", subitem "Cadastro de

Modelos".

Clique sobre o botão "Incluir", para iniciar

um novo registro ou dê um duplo clique na "Lista de

Modelos", para abrir e editar um modelo.

Sobre o Preenchimento:

Código: o sistema se encarregará de localizar

um número válido para o cadastro sendo

seqüencial e distinto;

Modalidade: selecione uma modalidade

caso queira que o modelo seja exclusivo

para essa modalidade;

Título: defina um título para o modelo;

Imprimir Cabeçalho: opção sim ou não, caso

marcado será utilizado o cabeçalho na

impressão do documento;

Ver na Lista: opção sim ou não, caso

desmarcado será ocultado o modelo na lista

de modelos;

Imprimir por Proponente: opção sim ou não,

caso marcado será exigido que o modelo

seja gerado por proponente;

Lista de Anexo para o Documento: opção sim

ou não, caso marcado será impresso

automaticamente, as lista especificadas, ao

final da impressão do modelo.

Editando o Texto do Modelo

Depois de salvo, localize o modelo e

clique sobre o botão "Alterar", o botão "Editar

Documento" será habilitado, clique sobre o botão

"Editar Documento" para abrir o editor de layout do

modelo.

Com esse editor é possível criar o modelo

de documento desejado, basta inserir os parâmetros

pré definidos contendo informações do cadastro da

licitação.

Os parâmetros são especificados através

de chaves duplas {{parametro}}, e se encontram na

caixa de texto "Selecione o Campo a Ser Inserido",

para usá-los basta posicionar o cursor no local

desejado, selecionar o parâmetro desejado e clicar

sobre o botão, que se encontra ao lado direito da

caixa de texto com um símbolo de “+”, dessa forma o

usuário poderá definir totalmente o seu modelo de

documento.

Uma vez definido o modelo ele se

aplicará para todas as futuras licitações geradas.