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Parametrizando o Sistema de Secretaria

SSE 3.0

Guia Rápido

Parametrizando o SISTEMA DE SECRETARIA

Nesta Edição

1 Configurando a Conexão com o Banco de Dados

2 Primeiro Acesso ao Sistema

Manutenção de Usuários

3 Parametrizando o Sistema

Configura Dados da Instituição

Parâmetros do Sistema

4 Utilitários do Sistema

SSE 3.0 - GUIA DE ORIENTAÇÃO RÁPIDA

FIORILLI SOC. CIVIL LTDA. – SOFTWARE [email protected]

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Configurando a Conexão com o Banco de Dados

Para Configurar a Conexão com a Base de Dados, execute o aplicativo “confdb_sse2.exe”, que será

descompactado na pasta de Instalação do Sistema. Estando de acordo com o padrão, deverá se encontrar no caminho

“C:\FIORILLI\SECRETARIA”:

A seguir faça as etapas abaixo:

1/6 – Tipo de Conexão com o Banco de Dados: selecione a opção de rede “TCP/IP (Rede)” e informe o nome do

Servidor, se estiver configurando uma conexão local, informe “localhost”, informe a Porta de comunicação com

o FireBird nesse caso à 3055 e clique no botão “►Avançar”:



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2/6 – Selecione o Sistema Operacional do Servidor: opte entre “Windows” ou “Linux” e clique em “►Avançar”:

3/6 – Caminho Local do Banco de Dados no Servidor: informe o caminho dos arquivos: Banco de Dados

“SECRETARIA.FDB” e Definições de Tabelas “TABDEF.FDB”, no Servidor. Independente de estar configurando um

Terminal ou o Servidor. Siga os exemplos da tela abaixo e clique em “►Avançar”:



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4/6 – Caminho da Rede (Servidor): informe o caminho dos arquivos “Banco de Dados” e “Executáveis” do programa

na “Rede”. Toda vez que o Usuário faz uma Atualização no Servidor, o Sistema usa este caminho para fazer a

Atualização ao acessar o Sistema no Terminal. Os campos devem ser preenchidos como mostra a figura abaixo,

usando as barras invertidas e o nome do seu “SERVIDOR”. A seguir clique em “►Avançar”:

5/6 - Caminho da Rede (Servidor): informe a pasta onde estão os “Modelos de Documentos” e a pasta onde ficam os

“Documentos Criados” pelo Sistema SSE. Os campos devem ser preenchidos como mostra a figura abaixo,

usando as barras invertidas e o nome do seu “SERVIDOR”. A seguir, clique em “►Avançar”:



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6/6 – Informe os Campos:

Exercício: informe o Exercício Atual;

Nome do Arquivo do Banco de Dados: nesta versão do SSE é possível fazer uma integração com o Sistema de

Tributação SIA 7. Selecione a opção “SIADADOS.FDB” se tiver o SAI. Se não tiver, selecione a opção padrão

“SECRETARIA.FDB”;

Selecione o Caminho do Arquivo DLL para Conexão: arquivo “GDS32.dll” da pasta de Instalação do Sistema;

Ativar Opção de Escolha do Banco de Dados (Multi-Empresa): deixe está opção desmarcada. Marque somente se

desejar acessar mais de uma base de dados na mesma máquina:

Após cumprir as 6 etapas, clique no botão “Testar Conexão”:

A configuração estando correta aparecerá esta mensagem: “COLLATE WIN_PTBR – Encontrado Com

Sucesso”. Clique no botão “OK”:



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Observação: se não aparecer a mensagem acima, confira as configurações de cada etapa. Persistindo, entre em

contato com o seu Representante.

A seguir clique no botão “Concluir”, para finalizar o processo de Configuração. Aparecerá a mensagem

abaixo:

Importante: se a Configuração de um Terminal estiver correta e na Entidade existirem mais Terminais para configurar, basta

copiar a pasta de Instalação “SECRETARIA” para os outros Terminais. Nela já estão todas as configurações.



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Primeiro Acesso ao Sistema

Acesse o Sistema pelo atalho:

Faça o Login informando usuário e senha.

Usuário e Senha Inicial:

Usuário = MASTER;

Senha = 100;

Exercício = 2011 (ano vigente);

Ok: para iniciar.

Entre no Sistema acessando o Menu “Apoio” item “Chave de Validação”, para Conferir a Data de Validade

da “Chave”. Se ela estiver vencida não será possível incluir informações no Banco de Dados porque os botões de

“Inclusão” estarão desabilitados:

Se a data de validade estiver vencida insira uma nova chave e clique em “OK” para salvar:



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A seguir, será necessário cadastrar um novo Usuário, pois a senha “MASTER” é apenas para Configurar o

primeiro acesso ao Sistema. Para incluir um Usuário e definir suas Permissões clique no Menu “Apoio” item “Plano de

Senhas”:

Manutenção de Usuários

Nesta tela o Administrador poderá: “Inserir”, “Alterar” ou “Excluir” um Usuário.

Como todas as telas de Cadastro e Manutenção seguem o mesmo Layout, a instrução para cadastrar um

novo Usuário será a mesma para os demais cadastros.

Aba Controle de Usuários: clique no botão “Inserir” e preencha os campos:

Nome: nome completo do usuário;

Cargo: descrição do cargo do usuário;

Login: nome ou apelido, usado para acessar o Sistema;

Senha: senha usada para acessar o Sistema;



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Nível:

02 – Administrador: dá permissão a ferramentas do Sistema;

01 – Usuário: restringe permissão a algumas ferramentas do Sistema.

Visualizar Sigilo: marcando esta opção o Usuário poderá visualizar protocolos que estejam tramitando sob sigilo;

Não Ver Digitalização: marcando esta opção o Usuário não poderá visualizar arquivos digitalizados;

Gerenciar Relatórios: marcando esta opção o Usuário terá permissão para gerenciar relatórios;

Usuário Inativo: marcando esta opção o Usuário perderá as suas permissões de acesso ao sistema, não sendo

necessário excluí-lo mantendo assim os vínculos dos relacionamentos cadastrados;

Módulo Secretaria: habilita ou não o acesso do Usuário ao “Módulo Secretaria”;

Módulo Protocolo/ Arquivamento: habilita ou não o acesso do Usuário ao “Módulo Protocolo/Arquivamento”;

Módulo Agenda: habilita ou não o acesso do Usuário ao “Módulo Agenda”.

Clique no botão “Ok” para salvar o registro.

Aba Controle de Permissões: é possível liberar o acesso a cada Menu do Sistema, permitindo ou bloqueando o

Usuário para: “Incluir”; “Alterar”; “Excluir”; “Layout” e “Imprimir”.

Clique no botão “Alterar” e defina as permissões de acesso para este Usuário em cada Menu do Sistema.

Depois clique no botão “Ok” para salvar as permissões:

A partir de agora toda vez que o Usuário fizer o “Login” com seu “Usuário” e “Senha”, o Sistema se adequará

conforme as suas permissões de acesso aos “Módulos” e “Menus”.



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Para entrar com seu Login agora, vá ao Menu “Parâmetros”, item “Troca de Usuário”, preencha com os seu

dados e clique no botão “Ok”:

Parametrizando o Sistema

Configura Dados da Instituição

Clique no menu “Parâmetros”, item “Empresa / Instituição”, subitem “Dados da Empresa / Instituição”:

Preencha a tela abaixo com os dados da Instituição. Estas informações deverão ser cadastradas uma única

vez. O CNPJ será usado na liberação da Chave de Licença do Sistema, não se esqueça de preencher o campo “Tipo de

Instituição”:



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A seguir entre no Menu “Parâmetros”, item “Cadastro da Prefeitura Municipal”.

Neste item as informações deverão ser cadastradas em cada exercício existente no Sistema, pois servirão de

parâmetro para cabeçalho e rodapé dos documentos e relatórios.

Não havendo alteração no cadastro de um exercício para outro, o usuário poderá duplicar as informações.

Clique no botão “Duplicar”:

Informe o exercício base, o novo exercício e clique no botão “OK”.

Aba Dados da Instituição: preencha com os dados da Entidade:

Aba Cargos e Funções: digite o nome dos responsáveis pela Instituição.



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Parâmetros do Sistema

Clique no menu “Parâmetros”, item “Parâmetros do Sistema”, subitem “Configurações Locais Documentos

(Arquivos, Parâmetros do Sistema)”:

Aba Parâmetros do Sistema:

Ativar Modo de Alteração Quando Selecionar um Item em Lista: opção personalizada. Só terá efeito na máquina

local;

Tipo de Tramitação no Protocolo / Processo:

Tramitação Centralizada (Setor para Protocolo): qualquer setor só terá permissão para tramitar um protocolo ou

processo para o setor de protocolo, sendo assim só existirá um setor responsável pela tramitação;

Tramitação Descentralizada (Setor para Setor): todos os Setores tramitam protocolo ou processos entre si, facilitando

uma interação maior dos usuários.

Alteração Válida para Todos os Terminais:

Permitir Alteração Somente no Último Tramite em Execução: marque esta opção como medida de segurança

contra alterações em movimentação anterior.

Exibir Dados para Cadastro do Protocolante no Ato do Cadastro: está opção disponibilizara alguns campos para

preenchimento com dados de quem está solicitando o protocolo;



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Marque para não Exibir Pré-Visualização dos Relatórios: se a opção ficar marcada as impressões irão direto para

impressora;

Aba Controle de Vencimentos: nessa tela é possível parametrizar o Sistema para emissão de alerta quando algum

protocolo estiver vencido ou por vencer. Marque a opção “Exibir Alerta de Vencimento” e especifique a

quantidade de dias para os próximos vencimentos nos subitens “Contratos”, “Convênios” e “Processos”. Exemplo:

se o Usuário configurar o Sistema para exibir alerta para os contratos com vencimento nos próximos 30 dias, toda

vez que ele acessar o Sistema, será exibido um relatório com os contratos vencidos e com os contratos que

vencerão em até 30 dias:

Aba Outros / Autenticação: o Sistema permite a integração com autenticadoras mecânicas, defina as

configurações na tela abaixo:



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Aba Arquivos em Anexo: um dos recursos do SSE é a possibilidade de anexar arquivos digitalizados a um

protocolo. O Usuário pode scanear documentos salvando-os em formato de imagem ou arquivo PDF, e depois

vinculá-los a um protocolo. Configure:

Selecione o Diretório: informe a pasta onde serão salvos os arquivos digitalizados;

Selecione o Arquivo Executável do Aplicativo do Scanner: informe o programa que será responsável pela

digitalização;

Nome do Arquivo Temporário: informe o nome do arquivo temporário digitalizado;

Este Terminal Será Usado para Digitalização de Documentos: marque esta opção se o terminal será usado para fazer

digitalizações;

Para usar um Scanner Compartilhado: selecione o diretório onde serão salvas as imagens e diretamente do scanner;

Limitar Tamanho do Arquivo: Informe o tamanho máximo em KBytes que o arquivo deve ter, o sistema irá bloquear

arquivos maiores.



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Utilitários do Sistema

No Menu “Apoio” temos ainda alguns itens que ajudarão o Usuário na manutenção do Sistema, além

daqueles já descritos acima.

No item “Atualização da Base de Dados” o Usuário fará a atualização automática do Sistema. Esta

atualização possibilita alterações na estrutura da Base de Dados de acordo com o aprimoramento do Sistema.

Clique no botão “Ok” para atualizar:



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No item “Consulta SQL” o Usuário poderá fazer consultas por SQL na sua Base de Dados. Esta opção deve ser

usada quando solicitada por um Consultor/Técnico da Fiorilli, ou se o Usuário tiver conhecimento avançado em banco de

dados:

No item “Atualização via Internet” o Usuário poderá fazer a Atualização do Sistema de Secretaria “SSE”. Ao

acessar este item, o Módulo Principal vai buscar atualizações do Módulo Atualizador.

Após atualização do Módulo Atualizador o Módulo Principal se fecha e automaticamente iniciando o

Gerenciador de Downloads.



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O usuário deve verificar as atualizações disponíveis, e em seguida fazer download dos arquivos necessários,

esta atualização deve ser feita com freqüência a fim de manter os Módulos atualizados evitando erros de processamento:

No item “Cópia de Segurança” o Usuário poderá fazer Cópia da Base de Dados, os chamados Backups. Ao

acessar este item, o Sistema Principal se fecha e automaticamente é iniciado o utilitário de Backup, responsável pelas

Cópias de Segurança:

Observação: maiores detalhes sobre “Backups” no “Guia Rápido Gerenciador de Backups”.

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