sse - 04 trabalhando com o modulo protocolo...

Trabalhando com o módulo “Protocolo/Arquivamento”

Cadastros, Protocolos, Trâmites, Arquivamento, Pesquisas.

SSE 3.0

Guia Rápido

Módulo Protocolo/Arquivamento

Nesta Edição 1 Acessando o Módulo Protocolo

2 Cadastros Auxiliares

3 Protocolo/Processo

4 Tramites

5 Meus Protocolos

6 Tramitando em Massa

7 Recursos Adicionais

8 Arquivo Físico

9 Relatórios

SSE 3.0 - GUIA DE ORIENTAÇÃO RÁPIDA

FIORILLI SOC. CIVIL LTDA. – SOFTWARE [email protected]

(17) 3264-9000

Introdução

O objetivo desse Guia é fornecer informações específicas e em forma detalhada de como funciona o “Módulo Protocolo/Arquivo”.

Finalidade do Módulo Protocolo

O “Módulo Protocolo” faz parte do pacote de Módulos quem compõem o SSE - Sistema de Secretaria. Permite gerenciar todo o controle de protocolos e seu tramites anexando documentação e rastreando a localização de cada processo em tempo real.

Acessando o Módulo Protocolo

A partir na versão 3.0 do SSE é possível acessar o Módulo Protocolo de duas maneiras:

- A primeira como já conhecemos, depois de acessar o Módulo Principal clique em “Protocolo/Arquivo Físico” no Menu lateral do Sistema. Como mostra a imagem abaixo:

- A segunda pode ser feita de maneira independente acessando diretamente o Módulo pelo seu atalho que dependendo de como foi feito a instalação se apresentará na Área de Trabalho como mostra as imagens abaixo:

mailto:[email protected]



(17) 3264-9000

Abaixo temos a tela principal do “Módulo Protocolo” o menu lateral dá acesso a todos os documentos que serão gerenciados pelo sistema:

Manutenção de Usuários Como nessa versão os módulos estão separados, será necessário dar permissões aos usuários também no Módulo Secretaria, para isso acesse o Menu “Apoio” item “Plano de Senhas” .




(17) 3264-9000

Selecione o usuário com um duplo clique na aba “Controle de Usuários”, clique no botão “Alterar” e em seguida na aba “Controle de Permissões” será possível liberar o acesso a cada Menu do Sistema, permitindo ou bloqueando o Usuário para: “Incluir”; “Alterar”; “Excluir”; “Layout” e “Imprimir”.

Na aba “Controle dos Setores” será possível dar permissão ao usuário de acordo com os setores de sua atuação na entidade, assim podendo impedir que um determinado usuário faça alterações em protocolos que não fazem parte da sua competência, vale salientar que o usuário com restrição em um setor, poderá visualizar os seus cadastros, apenas não conseguirá fazer nenhuma alteração.

Obs.: é de fundamental importância que os usuários só tenho permissão em setores onde realmente desenvolvam atividades.

Clique no botão “Ok” para salvar as permissões.




(17) 3264-9000

Configurações do Módulo de Protocolo

Antes de iniciarmos os trabalhos é importante conhecer os parâmetros disponíveis para o controle de protocolo, para isso acesso o Menu “Parâmetros” item “Parâmetros do Sistema” subitem “Configurações Locais Documentos (Arquivos, Parâmetros do Sistema)”

Os detalhes da configuração podem ser encontrados no GUIA RÁPIDO “PARAMETRIZANDO O SISTEMA DE SECRETARIA” paginas 12,13 e 14.

Cadastros Auxiliares

A primeira etapa será configurar as Tabelas Auxiliares, para isso acesse o Menu “Manut. das Tabelas”




(17) 3264-9000

Manutenção dos Interessados/Contribuintes Clique em inserir para cadastrar um novo interessado, preencha os campos, quanto mais informações forem preenchidas melhor será o conteúdo do seu banco de dados, se atente, pois se o Módulo de Secretaria estiver integrado com o “SAI 7” (Sistema de Arrecadação da Fiorilli) esse cadastro se replicará no mesmo.

Após preencher os campos clique em “OK” para salvar as informações ou em “Cancelar” para não efetivar essa ação.

Caso queira alterar um registro já cadastro localize-o na aba “Visualizar”, selecione-o com um duplo clique e clique no botão “Alterar” para iniciar as modificações do cadastro. Após preencher os campos clique em “OK” para salvar as informações ou em “Cancelar” para ignorar a alteração.




(17) 3264-9000

Cadastro de Setores Nesse formulário devem ser cadastrados todos os Setores da entidade, inclusive áreas externas, os setores faram parte do plano de senhas como demonstrado anteriormente nesse guia, portanto toda vez que for incluso um novo setor poderá haver a necessidade de alteração no plano de senhas, os Protocolos e suas movimentações (Tramites) estão vinculados diretamente ao cadastro de Setores.

Cadastro de Assuntos Nesse formulário devem ser cadastrados todos os Assuntos envolvidos no protocolo, essa é uma maneira de catalogarmos os protocolos, tais como as solicitações, facilitando assim o cadastro de protocolos futuros e disponibilizando uma base de dados padronizada, que possibilitará a emissão de relatórios específicos e ou estatísticos.




(17) 3264-9000

Cadastro de Pareceres Nesse formulário devem ser cadastrados todos os Pareceres utilizados no protocolo, a função dos pareceres é estabelecer um padrão que demonstre o status do protocolo, ou seja que demonstre a condição em que se encontra aquele determinado protocolo e ou tramite, assim o usuário poderá saber se sua solicitação por exemplo foi aprovada, deferida, indeferida ou até mesmo arquivada.

Cadastro de Varas Nesse formulário devem ser cadastradas todas as Varas existentes no município, vara é o órgão competente que faz os trabalhos necessários em processo, por exemplo. Estas "varas" ficam geralmente no fórum da sua cidade, tem cidades que tem 1 2 3 4 ou mais varas e tem cidades que não tem, é na verdade o lugar onde se encontra tal processo, no cadastro de Protocolos temos uma aba direcionada somente á processos jurídicos, logo mais veremos esse conteúdo ainda nesse guia.




(17) 3264-9000

Cadastro dos Tipos de Documentos Nesse formulário devem ser cadastrados todos os Tipos de Documentos envolvidos no protocolo, informação é utilizada toda vez que se tem a necessidade de anexar um documento ao protocolo, assim você pode informar o tipo de documento e sua identificação numérica.




(17) 3264-9000

Criando Protocolo/Processos Para acessar o controle de Protocolo acesso o menu lateral “Protocolo” depois o item “Protocolo/Processo”

Acessando o menu do Protocolo será exibido uma lista com setores disponíveis para iniciação do cadastro, os setores listados serão somente aqueles que o usuário logado tenha permissão, é possível ainda fazer uma pesquisa pela descrição do setor, assim facilitando a sua localização.

Escolha um Setor selecionando-o e clique em “OK” para acessar o formulário do Protocolo.




(17) 3264-9000

Clique em inserir para iniciar o cadastro de Protocolo/Processo, os campos Exercício, Data, Hora e Responsável serão preenchidos automaticamente com as informações do servidor e com o usuário logado.

Selecione o Assunto digitando o seu código ou pesquisando pelo botão localizado à frente do campo ilustrado por uma “lupinha”;

Informe um Prazo para Conclusão, essa informação poderá ser utilizada para um futuro controle de prazos e metas;

Selecione o Interessado, pessoa física ou jurídica interessada no processo, solicitante do assunto em questão. Caso o Interessado não esteja cadastrado, você pode inclui-lo acessando o botão “Novo” na tela de pesquisa.

No campo Descrição, descreva informações adicionais como observações, detalhes da solicitação, motivos da solicitação, ou seja, toda informação que julgar necessário para embasar a solicitação.




(17) 3264-9000

Caso nos parâmetros tenha sido marcado a opção “Exibir Dados para Cadastro de Protocolante no Ato do Protocolo” será disponibilizado ainda nessa tela os campos: “Nome (Solicitado por)”, “CPF”, “RG”, nesses campos insira as informações da pessoa física que fez o registro da solicitação junto à entidade, veja como fica na figura abaixo:

Na aba “Documentos Anexo” será possível relacionar uma lista de documentos conforme documentação exigida, no exemplo abaixo relacionamos um comprovante de residência, mas poderia ser qualquer tipo de documento, caso estaja configura para fazermos digitação, consulte o “GUIA Rápido” referente à digitalização no módulo “SSE 3.0”.

Na aba “Processo / Jurídico” estão localizadas informações específicas ao setor jurídico da entidade, dessa maneira o pessoal desse setor poderá fazer o controle de seu processos pelo sistema, é possível, por exemplo, deixar um processo invisível para pessoas sem permissão, marcando o registro como sigiloso, assim garantindo a privacidade das informações.

Na aba “Vencimentos de Contrato” é possível fazer o controle dos vencimentos de contratos e convênios, funciona da seguinte maneira: assim que o usuário protocolar um contrato ou convenio, deverá ser informado o vencimento em seu cadastro, assim o sistema irá calcular os dias restantes e conforme parametrizado irá exigir um alerta assim que o usuário acessar o sistema.




(17) 3264-9000

Feito o preenchimento dos campos corretamente clique em Ok para salvar as informações, observe na figura abaixo o sistema se encarrega de gerar um novo número para esse protocolo, vale salientar que essa numeração é iniciara a cada exercício automaticamente.

Uma vez que as informações foram salvas no banco de dados o usuário pode dar andamento, o próximo passo será imprimir algumas informações, temos disponíveis alguns relatórios como:

• Etiqueta: pode ser usada para marcar o processo com informações do protocolo;

• Etiqueta para impressora jato de tinta/laser: tem a mesma função do item anterior porem é possível escolhe a posição da impressão numa folha A4;

• Recibo: deve ser usado para deixar uma cópia das informações do protocolo com o solicitante, dessa maneira facilitando uma possivel consulta;

• Capa do Processo: pode ser usada para facilitar a localização futura desse documento, o usuário por exemplo pode usar esse relatório para colar na pasta onde será feito guarda dessa documentação;

• Informações Completas: esse relatório fornece todos os campos do cadastro para impressão;

• Requerimento: aqui temos um modelo de requerimento, que pode ser impresso com informações do protocolo;

• Autenticar Protocolo: essa função é usada em conjunto com impressoras de autenticação e serve para marcar o documento protocolado com a sigla da entidade, data, hora, número do protocolo, etc.




(17) 3264-9000

Toda vez que for solicitado uma impressão ao sistema aparecerá uma telinha de gerenciamento de layouts como mostra a figura abaixo, nessa tela temos os botões:

• Layout: aqui você pode alterar o formato do relatório, adicionar novos layouts, definir o padrão, voltar o padrão do sistema, etc.

• Exportar: é possível exportar o relatório em questão para os formatos, .DOC, .XLS, .HTML, .BMP, .JPG, .PDF, .XML.

• Clique em Imprimir para visualizar o relatório, e em sair para deixar essa tela.

Na tela de visualização clique no icone com um impressorinha para mandar o relatório para impressora




(17) 3264-9000

Tramitando Protocolo. Tramite é o nome que se dá a movimentação do protocolo e ou processo, é o registro do caminho

percorrido pela documentação na entidade ou fora dela, na maioria das vezes que se faz uma solicitação à entidade a mesma é protocolada e recebe um número, ao ser encaminha para os setores competentes serão gerados registros de tramites assim sempre facilitando a sua localização.

Há duas maneiras de se iniciar um tramite, a primeira é feita pela própria tela de protocolo, observe que ao salvar um protocolo o botão “Tramitar Protocolo” fica habilitado, dessa maneira é possível iniciar a tramitação diretamente da tela de Protocolo, como mostra a figura abaixo.

Outra maneira é acessando no menu lateral da tela principal do módulo protocolo o item “Tramitar” como mostra a figura abaixo.

Com o formulário de tramitação aberto localize o protocolo que deseja tramitar informando o seu número no campo “nº Protocolo” e pressione enter para abrir o registro, ou clique no botão Pesquisar para localizar o item.




(17) 3264-9000

Toda vez que se faz um protocolo automaticamente é criado um tramite no setor de registro, assim como mostra o exemplo abaixo, foi criado um registro de tramite no mesmo setor, deixando o setor anterior igual ao setor atual.

Para Tramitar clique no botão “Tramitar”, selecione o um setor de destino e clique em Ok para confirmar. No exemplo abaixo tramitamos o processo do setor Protocolo para o setor Tributação.




(17) 3264-9000

O resultado já pode ser visto na tela principal dos Tramites, como mostra a figura abaixo, dessa maneira toda vez que for necessário saber a localização de um protocolo, ou seja, o setor ou a condição que o mesmo se encontra basta fazer uma busca simples no formulário de tramites.

Editando um Tramite. A tramitação como mostramos acima é feita de maneira simples e sem complicações no enquanto ainda

há necessidade de acrescentarmos algumas informações ao tramite para isso selecione o item que deseja alterar com um duplo clique, e depois clique sobre o botão “Alterar”.

Na aba “Detalhes do Tramite” o usuário deve selecionar um despacho quando necessário, alterar responsável e acrescentar informações detalhadas sobre o parecer dado a esse tramite, para salvar clique sobre o botão “Ok”.

Repita essa operação quantas vezes forem necessárias sempre registrando o trajeto feito pelo processo e as decisões que sobre ele foram tomadas, para garantir um bom histórico para pesquisas futuras.

Lembre-se que essas informações poderão ser disponibilizadas para consulta via internet se assim a entidade julgar necessário.




(17) 3264-9000

Recursos adicionais do Módulo Protocolo. Temos ainda no módulo Protocolo alguns que recursos que visa facilitar rotinas do dia-a-dia, abaixo

descreveremos em detalhes alguns desses recursos.

Meus Protocolos.

A opção “Meus Protocolos” pode ser acessada pelo menu lateral do sistema, como mostra a figura abaixo, funciona como se fosse uma caixa de entrada de e-mail, todos os protocolo que nos foram enviados, ou seja, foram enviados para setores onde o usuário tem permissão serão exibidos nessa tela.

Selecione o setor que deseja verificar, escolha o exercício e clique no botão “Filtrar” para exibir todos os tramites que foram enviados ao seu setor e que você ou outro usuário do sistema tenha marcado como recebido, nessa tela é possível alterar o protocolo clicando em “Visualizar”, ou selecionar os itens que deseja marcar como recebido.

É importante marcar os protocolos como recebido toda vez que os mesmos forem entregues aos seus cuidados ou do seu setor, assim a caixa de entrada sempre estará atualizada, listando somente os protocolos que realmente estão pendentes de recebimento, outro ponto importante é que só pode ser feito tramitação em massa de protocolos que já tenham sido recebidos.

Clique em “Atualizar Recebidos” para marcar os protocolos.




(17) 3264-9000

Tramitar em Massa.

A opção “Tramitar em Massa” pode ser acessada pelo menu lateral do sistema, como mostra a figura anterior, você pode selecionar o Setor Atual, escolher um Despacho e ou Assunto e clicar no botão filtrar.

Marque os itens que queira Tramitar em Massa, selecione o Setor de Destino, clique em “Tramitar Protocolos” para criar os lançamentos e salvar os registros.

Após o processamento desses tramites será criado um novo tramite para cada protocolo, no caso do exemplo acima serão criados tramites do Setor Tributação para o Setor Gabinete do Prefeito, se tudo ocorrer como o previsto a seguinte mensagem deverá exibido.




(17) 3264-9000

Manutenção de Documentos em Anexo

Acesse o menu “Prot./Processo” item “Manutenção dos Documentos em Anexo”, essa opção permite uma manutenção mais rápida quando só haja a necessidade de anexar documentos.

Insira o número do protocolo para localizar o registro, clique em “Alterar”, use os botões para adicionar ou remover itens da lista de documentos anexados ao protocolo, clique em “Ok” para salvar os dados.




(17) 3264-9000

Arquivamento Físico.

O arquivamento físico é o registro do endereçamento de um protocolo e ou processo que pode ou não estar arquivado, com esse recurso auxilia na localização de documentos, tornando a tarefa de localizar um documento uma tarefa fácil e objetiva, para isso devemos informa no cadastro o local onde está arquivado esse documento, o armário a caixa, pasta etc.

Existem duas maneiras de endereçarmos um protocolo, a primeira é feita de maneira integrada com o protocolo facilitando muito o seu cadastro, para tanto basta arquivar um protocolo.

Para arquivar um protocolo basta alterar o seu tramite selecionando o item ARQUIVADO no campo despacho, clique em Ok para salvar as alterações.

Assim que o tramite for salvo clique sobre o botão “Inserir Arquivo Físico” para preencher os campos que vão determinar a localização do item em questão, escolha [SIM] na opção que pergunta se deseja mesmo inserir informações de endereçamento.




(17) 3264-9000

O formulário é bem simples, a parte superior do cadastro já vem toda preenchida com as informações do protocolo, ficando apenas a segunda parte para o preenchimento do usuário:

• Local: arquivo onde estão os documentos, por exemplo, uma sala, o arquivo da instituição, etc.;

• Referência do Local: a identificação do local, por exemplo, arquivo morto principal, arquivo morto da administração, etc.;

• Tipo do Arquivamento: local onde estão acomodados os documentos, por exemplo, armários, prateleiras, gavetas, etc.

• Referência: a identificação do tipo de arquivamento, por exemplo, o número do armário, nome ou sigla da prateleira, armário e ou gaveta, etc.;

• Sub-tipo: descrição de onde esta armazenado esse processo, por exemplo, caixas, envelopes, pastas, etc.

• Referência: a identificação do local onde está armazenado o processo, por exemplo, caixa 22, caixa jan/1990, pasta a-z, etc.




(17) 3264-9000

Outra maneira é acessando pelo módulo protocolo no menu lateral “Arquivamento” o item “Arquivamento Físico”, como mostra a imagem abaixo:

Dessa maneira o usuário pode endereçar qualquer documento da entidade não havendo a necessidade de se usar um protocolo como base para preenchimento das informações, para isso clique sobre o botão “Inserir” para iniciar o cadastro de um endereçamento, assim que finalizar o preenchimento, clique em “Salvar” para salvar as informações.




(17) 3264-9000

Consultando Endereçamento do Arquivo Acessando a aba “Pesquisar Localização Física” o usuário tem a disposição uma pesquisa que oferece

todos os campos do cadastro como base, assim facilitando a localização de qualquer documento previamente endereçado no sistema.

Ou quando integrado acessando pela própria tela de tramite, toda vez que localizar um tramite e a descrição do botão de arquivamento for “Editar Arquivo Físico”, significa que o endereçamento desse protocolo já foi feito, assim é possível ter informações de maneira rápida e simples sobre o arquivamento, para isso clique sobre o botão.

As opções disponíveis serão exibidas de maneira simples, assim o usuário poderá visualizar as informações de endereçamento, excluir, alterar ou simplesmente cancelar esta operação.




(17) 3264-9000

Relatórios.

Acessando o menu “Prot./Processo” item “Relatórios”, o usuário terá a disposição vários relatórios que são importantes para o dia-a-dia de trabalho, abaixo vamos descreve-los:

Relatório de Resumo de Envio Esse relatório é de extrema importância, pois deve ser usado nos lugares onde o protocolo ainda não era

informatizado para substituir o “caderninho” que costuma servir de registro para comprovar a movimentação dos protocolos e ou processo, funciona de maneira simples e deve ser emitido toda vez que houver a movimentação física da documentação, é recomendável que o usuário o emita toda vez que for levar documentação para outro setor.

Preencha o período de movimentação, selecione o Setor de Origem, selecione o Responsável pelo Setor de Origem, selecione o Setor de Destino e seu responsável, caso não saiba qual é o responsável no destino selecione a descrição “RESPONSÁVEL”.

Clique em Imprimir para visualizar a impressão do relatório.




(17) 3264-9000

O relatório vai listar todos os tramites efetuados naquele período que foram tramitados do setor de origem para o setor de destino e que ainda não foram impressos em outra remessa, portanto se o tramite já foi impresso não sairá novamente nas novas remessa.

Caso haja a necessidade de reimprimir uma remessa o usuário pode acessar a aba “Reimprimir Relatório Existente”, pesquisar pelo número da remessa, período que foi impressa, ou até mesmo pelo número e ano do Protocolo/Processo.




(17) 3264-9000

Relatório de Vencimento de Tramites Esse relatório pode ser usado, quando a entidade tem uma politica de controle de prazos, é possível emitir um relatório com todos os tramites que não receberam um parecer em um determinado prazo, por exemplo, não recebeu nenhum parecer nas ultimas 24 horas e ainda é possível acrescentar ao filtro outras condições como assunto, nome do interessado, setor atual, etc.

Relatório de Movimentação de Tramites Esse relatório mostra a relação de tramites efetuada num determinado período entre setores específicos, por exemplo, emitir um relatório mensal de tudo que passou pelo setor de Protocolo e foi tramitado para o setor de Tributação, é possível ainda filtrar o responsável pelo envio, assunto, interessado, despacho, etc.




(17) 3264-9000

Relatório de Tramites Não Recebido Esse relatório mostra a relação de tramites que foram enviados a um determinado setor que ainda não tiveram o seu status atualizado como recebidos, possivelmente esses tramites ficaram fora do controle de recebimento, isso ajuda o gestor tomar decisões e fazer verificações no sentido de descobrir o porquê de tramites sem recebimento, selecione o setor, defina um período, parece, etc.

Imprimir Vencimentos de Contratos/Convênios e Processos Jurídicos Com esse relatório é possível fazer o controle de vencimentos dos documentos protocolados, tem somente duas opções para cada tipo de controle, marque se deseja mostrar a lista de contratos vencidos, preencha o campo com a quantidade de dias que ainda falta para os vencimentos dos documentos, por exemplo, na figura abaixo seria relacionado todos os documentos vencidos e todos os documentos que ainda faltam 30 (trinta) dias para o seu vencimento.




(17) 3264-9000

Relatórios Quantitativos

Acesse o menu “Prot./Processo” item “Relatórios Quantitativos”.

Relatório Quantitativo dos Protocolos por Assunto Relatórios quantitativos mostram a movimentação efetuada na entidade de maneira estatística, então é possível saber quantos protocolos foram feitos para um determinado assunto, ou quantos foram feitos por um determinado usuário, demonstrando esses valores em lista e especialmente ilustrando essa condição em gráficos.

Informe o período que deseja filtrar, opte por exibir o relatório por assunto ou responsável, marque se deseja imprimir o gráfico, e defina a quantidade de registro que deveram ser exibidos no gráfico, como mostra a figura abaixo.




(17) 3264-9000

Lista com os assuntos mais utilizados no período.

Gráfico com a mesma informação ilustrada.


sse - 04 trabalhando com o modulo protocolo...

Documents