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RESUMO ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS

CONCEITOS INICIAISO conjunto de atividades conduzidas em uma organizao, visando a MAXIMIZAR a utilizao dos recursos da empresa. Em outras palavras evitar o desperdcio.

Objetivos secundrios da administrao de materialSuprir a organizao dos materiais nas quantidades corretas, na qualidade requerida, no momento certo, armazenando-os da maneira e no local apropriados, praticando preos econmicos e minimizando ESTOQUES.

A gesto de estoque divide-se em trs em 3 atividades1. Gesto de estoques2. Gesto de compras3. Gesto dos centros de distribuio

As principais tarefas da gesto de recursos materiais so:1. Identificao de fornecedores2. Compra3. Recebimento de materiais4. Armazenagem e movimentao5. Distribuio interna6. Controle de estoque

1. CLASSIFICAO DE MATERIAIS

Trata-se de um procedimento de aglutinao de materiais por caractersticas semelhante, um procedimento necessrio a fim de racionalizar o controle de materiais em estoque.

So trs os atributos de um bom sistema de classificao:1. Abrangncia = a classificao deve abordar uma srie de caractersticas dos materiais, caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos fsicos, financeiros, contbeis...so todos fundamentais em um sistema de classificao abrangente.2. Flexibilidade = permitir interfaces entre os diversos tipos de classificao, de modo a obter uma viso ampla da gesto de estoques. Enquanto a abrangncia tem a ver com as caractersticas do material, a flexibilidade refere-se comunicao entre os tipos de classificao, bem como possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificao sempre que desejvel3. Praticidade = a classificao deve ser simples e direta, sem demandar do gestor procedimentos complexos

Etapas da classificao de materiais

1. Catalogao = arrolamento de todos os itens de material existentes em estoque, permitindo uma ideia geral do conjunto2. Simplificao = reduo da diversidade de itens de material em estoque que se destinam a um mesmo fim. Caso existam dois itens de material que so empregados para a mesma finalidade, com o mesmo resultado indiferentemente, opta-se pela incluso no catlogo de materiais de apenas um deles.3. Identificao (Especificao) = descrio minuciosa do material, possibilitando sua individualizao em uma linguagem familiar ao mercado4. Normalizao = estabelecimento de normas tcnicas para os itens de material em si, ou para seu emprego com segurana.5. Padronizao = uniformizao do emprego e do tipo do material. Facilita o dilogo com o mercado, facilita o controle, permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo (peas, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc;6. Codificao = atribuio de uma srie de nmeros e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informao, compilada em um nico cdigo, represente as caractersticas do item. Cada item ter, assim, um nico cdigo.

Critrios de classificao de materiais

1. Possibilidade de fazer ou comprarEsta classificao tem por objetivo prover a informao de quais materiais podero ser produzidos internamente pela organizao, e quais devero ser adquiridos no mercado. As categorias de classificao podem ser assim listadas: materiais a serem produzidos internamente; materiais a serem adquiridos; materiais a serem recondicionados (recuperados) internamente; materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de anlise caso-a- caso pela organizao).

A deciso sobre produzir ou adquirir um item de material no mercado tomada pela cpula da organizao, considerando os custos e a estrutura envolvida. Nesse contexto, h duas estratgias possveis: a verticalizao e a horizontalizao:

Verticalizao Produz-se (ou tenta-se produzir) internamente tudo o que puder. Horizontalizao Compra-se de terceiros o mximo de itens que iro compor o produto final.

2. Por demanda Materiais de estoque - So os materiais que, dada a previsibilidade da demanda pela organizao, devem ser mantidos em estoque. Materiais No-de-Estoque - So os materiais que, dada a imprevisibilidade da demanda pela organizao, no tem necessidade de estarem em estoque.

Observao: As demais classificaes (apresentadas a seguir) so atinentes exclusivamente aos materiais de estoque, que so mantidos nos almoxarifados das organizaes.

3. Por aplicao na organizao Matria prima - Substncia que toma parte no processo de produo, incorporando fisicamente o produto final Produto intermedirio ou em processo - o produto que tomar parte no produto final, sem que haja alterao em suas propriedades qumicas ou fsicas. Podem ser adquiridas de outra organizao, ou fabricadas internamente. Produto final ou acabado - aquele que representa o objetivo final da organizao, estando pronto para comercializao. Material auxiliar - utilizado no processo de produo/fabricao, sem que se incorpore ao produto final. Vai desde o material de expediente utilizado (papel, caneta), at ferramentas, alm dos materiais por ventura consumidos como combustveis (leo diesel, gasolina, carvo etc).4. Por periculosidade

5. Pericibilidade

6. Importncia operacionalA Classificao XYZ avalia o grau de criticidade ou de imprescindibilidade do item de material nas atividades desempenhadas pela organizao.

Classe X - Materiais de baixa criticidade, cuja falta no implica paralisaes da produo, nem riscos segurana pessoal, ambiental e patrimonial. Ainda, h facilidade de sua obteno no mercado. Classe Y - Materiais que apresentam grau de criticidade intermedirio, podendo, ainda, ser substitudos por outros com relativa facilidade. Classe Z - Materiais de mxima criticidade, no podendo ser substitudos por outros equivalentes em tempo hbil sem acarretar prejuzos significativos. A falta desses materiais provoca a paralisao da produo, ou coloca em risco as pessoas, o ambiente ou o patrimnio da empresa

As razes para a considerao de materiais como crticos podem ser assim listadas: razes econmicas = materiais de alto valor, ou de custos significativos de transporte e armazenagem; razes de armazenagem = manuseio e transporte = materiais de alta periculosidade, ou perecveis, ou, ainda, de elevados peso e dimenso. razes de planejamento = materiais de difcil previso de consumo, pela organizao.7. Por valor econmico (Curva ABC)Tambm chamado de Princpio de Pareto ou, ainda, Curva 80-20 uma ferramenta segundo a qual os itens de material em estoque so classificados de acordo com sua importncia, geralmente financeira.No mtodo da Curva ABC, os itens em estoque so classificados em trs classes: Classe A: itens de maior relevncia Classe B: itens de importncia intermediria Classe C: itens de menor relevncia em estoque

Atributos para a Classificao de Materiais Permanentes e de Consumo

Material de Consumo aquele que, em razo de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos.

Material Permanente aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade fsica, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos.

Um material considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critrios a seguir: Critrio da Durabilidade Critrio da Fragilidade Critrio da Perecibilidade Critrio da Incorporabilidade Critrio da Transformabilidade

2. GESTO DE ESTOQUE

Estoque toda e qualquer poro armazenada de material, com valor econmico para a organizao, que reservada para emprego em momento futuro, quando se mostrar necessria s atividades organizacionais.

Custos de estoque

Custos diretamente proporcionaisAumentam de acordo que aumenta o estoque

custo de espao fsico - custo de perdas - custo de furtos e roubos - custo de obsolescncia - custo com seguro para o estoque - custos de depreciao.

Ainda fazendo parte dos custos de carregamento, temos o custo de capital que so os juros (geralmente anuais) que incidem sobre o valor de compra ou de produo item estocado. o valor que se perde pela opo de imobilizarmos um capital que poderia ser investido de forma distinta.

Eis a sntese dos custos diretamente proporcionais: CC = CA + CK Onde: CC = custo de carregamento CA = custo de armazenagem CK = custo de capital

Ainda, podemos equacionar o custo de capital da seguinte forma: CK = j * P

Onde: j = taxa de juros, por determinado perodo (geralmente anual) P = custo estimado para a produo do item de estoque

Logo:

CC = CA + j * P

Custos inversamente proporcionais

Os custos diminuem a medida que o estoque aumenta. So tambm conhecidos como custos de pedido, caso os itens sejam adquiridos nos mercados, ou custos de produo, caso sejam produzidos internamente.

Custos independentes

Trata-se de um valor fixo, que independe da quantidade de itens em estoque.

Mtodos de previso da demanda

Caso haja informaes incorretas na previso de consumo, duas situaes podem ocorrer:

Acentuao de custos de estoque: ocorre quando mantemos estoque de itens que no tm demanda na organizao; Custos de falta de estoque: ocorre quando o estoque mantido inferior demanda, acarretando a falta do item de material em um momento em que ele necessrio.

comum a diviso das informaes utilizadas na previso da demanda em duas categorias: Qualitativas: So informaes de especialistas sobre os fatores que podem afetar a demanda. Ex: Pesquisa, opinio de gerente, vendedor, compradores, etc.

Quantitativas: So informaes de fatores que podem afetar diretamente a demanda tais como crescimento populacional, modismo, propaganda, etc.

H, ainda, trs grupos dentro dos quais podemos classificar as tcnicas de previso de consumo:

Predileo: a previso de demanda feita a partir da opinio de empregados experientes; Explicao: a inteno explicar o consumo (venda) no passado, a partir da sua relao com outras variveis de evoluo conhecidas; Projeo: Admite-se que o futuro ser uma repetio do passado, ou, ainda, que o consumo sofrero um acrscimo com o tempo.

Mtodos quantitativos de previso de demanda

ltimo Perodo - Adota-se simplesmente o consumo do perodo imediatamente anterior como previso para o prximo. Mdia Aritmtica ou Mdia Mvel - A previso do prximo perodo obtida pela mdia aritmtica simples dos perodos anteriores. Mdia Ponderada - A previso do prximo perodo obtida pela mdia ponderada dos perodos anteriores. Peso maior atribudo aos perodos anteriores mais recentes. Atribuisse a peso mais alto ao periodo mais prximo e no h a diviso da mdia. Mdia Mvel Exponencialmente Ponderada (MMEP) - Procura eliminar as variaes acentuadas que ocorreram em perodos anteriores. Mtodo da Mdia com Suavizao Exponencial (MMSE) Importante sabermos que, para esse mtodo, necessrio sabermos apenas trs valores: previso de demanda do ltimo perodo; consumo real do ltimo perodo; valor do coeficiente de ajuste (). Mdia dos Mnimos Quadrados (MMQ) - Tenta obter a equao de uma reta a partir dos dados de consumo de perodos anteriores. Esta equao passa a ser a lei da demanda.

Controle do estoque por meio de indicadores

feito sob um procedimento chamado inventrio. Trata-se de uma contagem dos bens, e posterior batimento (ou verificao) junto aos documentos de controle. Estudaremos o procedimento de inventrio mais adiante em nosso curso onde trs indicadores merecem destaque.

Nvel de servio Nada mais do que a relao entre o nmero de requisies atendidas e o nmero de requisies efetuadas Giro de estoque e cobertura de estoque - o nmero de vezes que o estoque de determinado item de material renovado, em determinado perodo. No caso de estoque que tenha apenas um item, calcula-se o giro pele relao entre demanda de um perodo e o estoque mdio no perodo. Porm quando tratar-se de um estoque com vrios produtos o clculo feito com base nos custos da mercadoria.Um alto giro de estoque significa que menos capital encontra-se imobilizado nos almoxarifados. uma situao a ser perseguida pelo gestor de materiais. Cobertura de estoques (ou taxa de cobertura, ou, ainda, antigiro) um indicador responsvel por informar o perodo (geralmente em dias) que o estoque mdio ser capaz de atender a demanda mdia (caso no haja reposio).

Nveis de estoque e sistemas de reposio: sistema de reposio peridica e sistema de reposio contnua (ponto de pedido)

Sistema de reposio peridica = Modelo de estoque mximo = Modelo de intervalo padro = os pedidos para reposio de estoques so feitos periodicamente. A quantidade comprada, somada com a existente em estoque, deve ser suficiente para atender o consumo at a chegada da encomenda seguinte.

Sistema de reposio contnua = Sistema de Mximos e Mnimos = sempre que o estoque atingir uma determinada quantidade, um novo pedido de compra emitido. Esta quantidade chamada de Ponto de Pedido.

Tempo de reposio - o intervalo de tempo entre a emisso do pedido e a chegada do material no almoxarifado. tambm conhecido como lead time. = t (processamento do pedido + tarefas do fornecedor + recebimento)

Lote de compra - Quantidade do item de material especificada no pedido de compras

Ponto de pedido - a quantidade de um determinado produto em estoque que, sempre que atingida, deve provocar um novo pedido de compra. Esta quantidade garante a continuidade do processo produtivo at que chegue o Lote de Compra (durante o Tempo de Reposio) PP = (C X TR) + ES, onde C = consumo mdio do item TR = tempo de reposio ES = estoque mnimo ou de segurana

Estoque mnimo ou de segurana - um estoque adicional, capaz de cobrir eventuais atrasos no tempo de reposio, cancelamento do Lote de Compra ou aumento imprevisto no consumo.

Estoque mximo - o mximo de itens em almoxarifado. igual soma do estoque de segurana com o lote de compra. Emx = ES + L

Planejamento e polticas de administrao de estoques: sistemas de produo empurrada (tradicional) e puxada (just in time)

Significando fazer o que necessrio, quando necessrio, e na quantidade necessria.Prima pelo estoque nulo

Dentro dele existe o sistema Kaban que diz: abastecer a unidade fabril, de acordo com os itens necessrios, nas quantidades necessrias, no momento necessrio, com a qualidade necessria para suprir a linha de montagem final sem perdas e gerao de estoques.

Mtodo de avaliao de estoque

Avaliar um estoque significa estimar quanto capital encontra-se imobilizado em estoque. Esta informao das mais importantes cpula da organizao. Afinal, deve haver uma preocupao em garantir que o capital imobilizado em estoques no atinja grandes vultos, mantendo-se de acordo com a poltica de gesto de materiais da organizao.

importante ressaltarmos que a avaliao feita a partir dos preos dos itens de material que temos em estoque.

Custo de reposio - Um modo de avaliar o estoque verificando no mercado qual o preo vigente do item do material.

H trs mtodos de avaliao de estoque mais comumente aplicados:

Custo mdioAdota-se um preo mdia entre todas as entradas e sadas. Esse mtodo atua como moderador de preos, minimizando as eventuais flutuaes. PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair) ou FIFO (First in, First out)Na sada do estoque consideram-se os preos dos itens mais antigos. O que resta no estoque so os itens com preo de mercado mais atualizados. UEPS (ltimo a entrar, primeiro a sair) ou LIFO (Last in, first out)Na sada do estoque consideram-se os itens mais recentes. O que resta no estoque so os itens de preo

3. COMPRAS

As compras nas organizaes: aquisio dos materiais e do patrimnio

So trs atributos essenciais em uma Gesto de Compras eficiente: preo econmico, qualidade e celeridade.

Funo compras

A funo compras requer planejamento e acompanhamento, processos de deciso, pesquisa e seleo de fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto ser recebido sem atrasos, no momento esperado). Requer, ainda, uma coordenao geral entre os diversos rgos da empresa: almoxarifados, finanas e todos os diversos setores que so revestidos do papel de clientes da compra a ser realizada.

OBJETIVOS DA FUNO COMPRAS Garantir o efetivo suprimento de materiais e servios, nas quantidades e nos prazos demandados pelos clientes internos; Comprar com qualidade, celeridade e ao preo econmico; Manter um cadastro de fornecedores que garanta fluxo de materiais e servios; Planejar as compras (fazendo um calendrio de aquisies, por exemplo); Manter uma relao prxima com as reas internas da organizao, em especial os clientes internos, almoxarifados e finanas; Manter um bom relacionamento com fornecedores (* cai muito em concursos!!); Criar ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de compras.

As atividades inerentes ao setor de compras de uma organizao (especialmente de um rgo pblico) podem ser listadas da seguinte forma:

Manuteno do cadastro de fornecedores (cadastramento / atualizao dos dados / excluso). Gerenciamento dos diversos processos (originados internamente organizao) de solicitao de compras. Pesquisa de preos no mercado ( cotao ou oramentao, que servir de base para a aquisio futura). Instruo de processos licitatrios (confeco de editais, de minutas de contrato etc.) = a fase interna da licitao. Abertura e conduo de licitaes ( onde, efetivamente, faz-se a seleo dos fornecedores) = a fase externa da licitao. Assinatura de contratos ou de atas de registro de preos / entrega de notas de empenho aos fornecedores. Trata-se do estgio da despesa chamado empenho. Neste estgio, oficializada a obrigao da Administrao Pblica de efetuar o pagamento, bem como do particular de fornecer bem. Acompanhamento da entrega do produto, ou seja, preocupao da Administrao quanto liquidao da despesa.

Etapas do Processo: o Ciclo de Compras

A atividade de acompanhamento de pedidos tambm conhecida como follow up e tem as seguintes etapas:

Recebimento das requisies de compra Manuteno do cadastro dos fornecedores Emisso de pedido de compra Pesquisa de preos Seleo dos fornecedores Acompanhamento do pedido/controle do recebimento Recebimento do material Aprovao da fatura para pagamento

A organizao do setor de compras

comum a departamentalizao de acordo com as seguintes funes:

Manuteno do cadastro de fornecedores = trata-se de uma funo de apoio atividade de compras. H critrios especficos para a seleo de fornecedores, como veremos mais adiante nesta aula; Processamento das Compras (Seo de Aquisies (ou Seo de Compras, ou, ainda, Central de Compras)= o processamento efetuado por unidade administrativa responsvel pelo recebimento das requisies de compras (proveniente dos demais rgos internos da organizao), bem como por toda a instruo do processo de compras (pesquisa de preos, negociao com fornecedores etc.). Em empresas privadas, este setor conclui a negociao com os fornecedores, aps sua seleo. J em rgos pblicos, onde a licitao obrigatria, este setor apenas instrui a fase interna do procedimento licitatrio. A fase externa fica por conta da Comisso Permanente de Licitao, que procede execuo de tarefas como (divulgao de editais, abertura e conduo de procedimentos licitatrios etc.); Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seo de Liquidao) = geralmente, h uma unidade administrativa responsvel pelo acompanhamento de pedidos (tambm conhecido por follow up), tendo grande nfase no cumprimento, por parte do fornecedor, dos prazos de entrega dos itens de material. Aps a entrega, esta unidade encaminha as faturas (notas fiscais) para pagamento.Em uma estrutura centralizada, as compras so concentradas em um nico rgo. As vantagens so: minimiza-se a chance de haver compras duplicadas (incorrendo em maior custo de pedido e perdendo-se em economia de escala), possibilita-se melhor controle, etc.No caso de organizaes que possuem unidades administrativas dispersas geograficamente opta-se por uma estrutura descentralizada que tem como principais vantagens a maior agilidade no atendimento das demandas dos clientes internos.

Modalidades de compras

De acordo com o item compradoCompra para investimento Aquisio de bens patrimoniais (equipamentos, instalaes etc.), que iro compor o ativo imobilizado da empresa. Compra para consumo Aquisio de matrias primas e produtos intermedirios (= materiais produtivos) ou materiais auxiliares (= materiais improdutivos). De acordo com o local de origem do fornecedor Compra local O fornecedor do mesmo pas do compradorCompra por importao Comprador e fornecedor so de pases distintos. Nesse caso, h maior exigncia burocrtica. De acordo com a formalizao das compras Compras formais So compras que exigem documentos que comprovem a instruo do processo de compra (oramentos, editais, notas fiscais, contratos etc.)Compras informais So compras de pequeno valor, que dispensam maiores trmites burocrticos. No setor pblico, h exigncia de menor formalidade nas compras por suprimento de fundos, dado seu baixo vulto (valor). No entanto, no h de se falar em informalidade em rgos pblicos.De acordo com a necessidade de entrega do itemCompras antecipadas So compras que antecedem a necessidade efetiva de consumo, cujos itens iro compor o estoque da organizao. Essas compras carecem de planejamento prvio do gestor de estoques. Compras parceladas (ou contratadas) So compras formalizadas por meio de contratos que preveem a entrega dos itens de material parceladamente, ou em determinada poca desejada. Compras emergenciais So compras urgentes, originrias de uma necessidade no prevista com a devida antecedncia. So prejudiciais empresa, dado que o carter de emergncia reduz o poder de negociao com o fornecedor (h menos tempo para fazer a pesquisa de mercado, por exempl

De acordo com o ineditismo ou a recorrncia da compraCompra nova So compras inditas, no realizadas anteriormente pela organizao. Quanto maior o custo/risco e menor as informaes disponveis no mercado, maior o tempo inerente tomada de deciso da compra. Recompra direta So compras rotineiras, realizadas usualmente pela organizao, nas quais as variveis envolvidas so conhecidas, e que a avaliao de alternativas considerada desnecessriaRecompra modificada So compras rotineiras, mas que sofrem a alteraes nas especificaes, nos termos de compra, nos potenciais fornecedores ou em qualquer outra varivel envolvida, o que exige uma reavaliao da situao, e nova tomada de deciso. Pode ser simples (poucas variveis envolvidas) ou complexa.

Seleo e cadastro de fornecedores

Os fornecedores de determinada organizao podem ser classificados de acordo com a exclusividade que detm sobre o objeto a ser fornecido, bem como com o tipo de relacionamento mantido com a organizao. As categorias so as que seguem: Fonte simples: caracteriza-se por almejar um relacionamento de longo prazo com a organizao. um fornecedor, selecionado dentre outros possveis, que adequa-se a fim de melhor atender empresa contratante; Fonte nica: o fornecedor exclusivo, seja em razes de patentes, de direitos de exclusividade, de especificaes tcnicas etc. Em rgos pblicos, esta contratao d-se por inexigibilidade de licitao; Fonte mltipla: h vrios fornecedores passveis de entrega do objeto requerido. Neste caso, h competitividade, o que favorece o poder de barganha do comprador.

O Lote Econmico de Compras

Onde: Cp = custo do pedido D = demanda Ca = custo de armazenamento ou de manuteno j = taxa de juros, por perodo P = preo do item

4. COMPRAS NO SETOR PBLICO

Objeto de licitaoBem ou servio que a administrao deseja comprar ou contratar.

Uma vez homologado (=declarada a validade) o procedimento licitatrio, o objeto considerado adjudicado ao vencedor o objeto da licitao. Adjudicao a garantia que possui o vencedor da licitao que, quando a Administrao for celebrar o contrato referente ao objeto licitado, ela o far com o vencedor. A adjudicao compulsria um dos princpios que rege as licitaes obriga que a Administrao d esta garantia apenas ao legtimo vencedor do certame, sendo vedada a abertura de nova licitao enquanto estiver vlida a adjudicao anterior. importante dizer que a adjudicao no implica a obrigatoriedade da Administrao Pblica realmente efetuar o contrato ou adquirir o bem, se for o caso.

Consideram-se bens e servios comuns aqueles cujos padres de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificaes usuais no mercado. Caso o objeto seja um bem ou servio comum, a regra licitar por prego.

Caso a competio de licitantes para o fornecimento do objeto vivel porm o objeto no um bem ou servio comum, a regra licitar mas no se adota o prego.

O instrumento convocatrio nas licitaes

Quando a modalidade licitatria o convite, este instrumento denominado carta-convite (ou simplesmente convite). Nos demais casos, denomina-se edital.

Apenas as cartas-convite no necessitam de publicaes em jornais. Basta, nesse caso, que seja afixado em local apropriado (por exemplo, um quadro de avisos do rgo pblico) uma cpia deste instrumento convocatrio. Nas demais modalidades, h de se publicar um aviso contendo um resumo dos editais nos Dirios Oficiais da Unio ou do Estado/DF (a depender da esfera do rgo pblico), e em jornal de grande circulao.

Um dos princpios a serem observados nas licitaes a vinculao ao instrumento licitatrio. Isso significa que tanto a Administrao quanto o licitante devem observar as normas e condies estabelecidas no instrumento convocatrio.

Art. 40. O edital conter no prembulo, o nmero de ordem em srie anual, o nome da repartio interessada e de seu setor, a modalidade, o regime de execuo e o tipo da licitao, a meno de que ser regida por esta Lei, o local, dia e hora para recebimento da documentao e proposta, bem como para incio da abertura dos envelopes, e indicar, obrigatoriamente, o seguinte: I - objeto da licitao, em descrio sucinta e clara; II - prazo e condies para assinatura do contrato ou retirada dos instrumentos, como previsto no art. 64 desta Lei, para execuo do contrato e para entrega do objeto da licitao; III - sanes para o caso de inadimplemento; IV - local onde poder ser examinado e adquirido o projeto bsico; V - se h projeto executivo disponvel na data da publicao do edital de licitao e o local onde possa ser examinado e adquirido; VI - condies para participao na licitao, em conformidade com os arts. 27 a 31 desta Lei, e forma de apresentao das propostas; VII - critrio para julgamento, com disposies claras e parmetros objetivos; VIII - locais, horrios e cdigos de acesso dos meios de comunicao distncia em que sero fornecidos elementos, informaes e esclarecimentos relativos licitao e s condies para atendimento das obrigaes necessrias ao cumprimento de seu objeto; IX - condies equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e estrangeiras, no caso de licitaes internacionais;

5. A GESTO DOS ALMOXARIFADOS

OBJETIVOS DA GESTO DE ALMOXARIFADOS OBJETIVO AES NECESSRIASMinimizar os custos de armazenamento Maximizar o uso do espao fsico disponvel; Evitar perdas / roubos / furtos; Evitar obsolescncia; Buscar a eficincia na movimentao dos materiais, diminuindo as distncias internas percorridas; Prover treinamento aos colaboradores envolvidos. Maximizar a qualidade de atendimento aos consumidores Assegurar a proviso do item de material certo, na quantidade e no local corretos, no menor tempo possvel, sempre que for necessrio.

Atividades bsicas do almoxarifado Recebimento Classificao Movimentao Armazenagem Distribuio interna

ETAPAS DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS ETAPA DESCRIORecebimento Provisrio Entrada de materiais: recepo dos veculos transportadores; verificao de dados bsicos da entrega (informaes da nota fiscal, existncia de autorizao da entrega pela empresa etc.); encaminhamento para a rea de descarga. Nesta etapa, o recebedor assina no documento fiscal que acompanha o material, apenas para fins de comprovao da data de entrega. Etapas intermedirias Conferncia Quantitativa: verificao se a quantidade declarada pelo fornecedor na nota fiscal corresponde quela efetivamente entregue. Conferncia Qualitativa: verificao se as especificaes tcnicas do objeto entregue esto de acordo com as solicitadas pelo setor de compras (dimenses, marcas, modelos etc.). Regularizao Regularizao: o resultado lgico decorrente das fases anteriores. Pode ser originada uma das seguintes situaes: Entrada do material no estoque e liberao do pagamento ao fornecedor. Neste caso, houve aceitao do material, ou o recebimento definitivo; Evoluo parcial ou total do material ao fornecedor. Neste caso, a aceitao foi parcial ou simplesmente, o material no foi aceito; reclamao junto ao fornecedor, por falta de material

Armazenagem de materiais

A armazenagem simples envolve materiais que, por suas caractersticas fsicas ou qumicas, no demandam cuidados adicionais do gestor de almoxarifados. A armazenagem complexa inerente a materiais que carecem de medidas especiais em sua guarda. Os aspectos fsicos ou qumicos dos materiais que justificam uma armazenagem complexa podem ser assim listados:

CRITRIO DE MATERIAIS DE ARMAZENAGEM COMPLEXA

Armazenagem por Agrupamento (ou compatibilidade) Materiais associados so alocados prximos uns dos outros. o caso de se armazenarem sobressalentes variados de um motor de automvel, por exemplo, em uma mesma estante. Esse critrio facilita as tarefas de arrumao e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espao. Armazenagem por tamanho, peso ou forma (acomodabilidade) Materiais de caractersticas fsicas semelhantes so armazenados mais prximos. Esse critrio possibilita um maior aproveitamento do espao fsico, e demanda maior necessidade de controle por parte do gestor de almoxarifado. Armazenagem por frequncia Os materiais com maior frequncia de entrada e sada do almoxarifado so armazenados prximos sua entrada/sada; Armazenagem especial a tpica armazenagem complexa, destinada a materiais inflamveis, perecveis, explosivos etc. Note que este critrio de armazenagem pode ser acumulado com um dos anteriores (por exemplo: carnes so armazenadas em cmaras frigorficas armazenagem especial, e pode ser empregado em conjunto o critrio de armazenagem por frequncia). Importante: produtos perecveis devem ser armazenados segundo o mtodo FIFO.Armazenagem em rea externa Este critrio aplicvel a materiais que podem ser armazenados em reas externas (por exemplo, automveis acabados, armazenados em ptios), reduzindo custos e ampliando o espao interno do almoxarifado para materiais que necessitam de maior proteo. Coberturas alternativas Trata-se de solues para a obteno de uma rea coberta, sem incorrer em custos de construo atinente expanso do almoxarifado. Em geral, a cobertura de de PVC.

No que diz respeito ao sistema de localizao dos itens de material, dois so os critrios passveis de serem empregados:

Sistema de estocagem fixo H a pr-determinao de reas de estocagem especficas de acordo com o tipo de material. Se, por um lado, este sistema facilita o controle, por outro suscita o desperdcio de reas de armazenagem, j que a falta de um tipo de material acarreta reas vazias, ao passo que outro tipo de material em excesso, em outra rea, ficaria no corredor. Sistema de estocagem livre No existem locais pr-determinados para a estocagem (a no ser para materiais de demandam estocagem especial). Neste sistema, os materiais vo ocupando ao espaos vazios no almoxarifado, o que exige um elevado controle, sob o risco de incorrer na existncia de material perdido em estoque.

Distribuio de materiais

No mbito dos rgos pblicos brasileiros, a distribuio interna pode se dar por dois processos de fornecimento: por presso ou por requisio.

Por presso - o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usurio mediante tabelas de proviso previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas pocas fixadas, independentemente de qualquer solicitao posterior do usurio. Essas tabelas so preparadas normalmente, para: a) material de limpeza e conservao; b) material de expediente de uso rotineiro; c) gneros alimentcios

Por requisio - o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usurio mediante apresentao de uma requisio (pedido de material) de uso interno no rgo ou entidade.

Movimentao e transporte de materiais

Devem-se perseguir os seguintes objetivos: obter um fluxo eficiente de materiais nos almoxarifados; utilizar critrios ergonmicos, visando a evitar fadiga e leses dos colaboradores.

LEIS DE MOVIMENTAO DE MATERIAISFlexibilidade Empregar equipamentos que possam ser utilizados na movimentao de vrios tipos de cargas. Manipulao mnima Evitar a manipulao dos materiais ao longo do ciclo de processamento e utilizar o transporte mecnico ou automatizado sempre que possvel.Mxima utilizao do espao disponvel Maximizar o aproveitamento do espao cbico disponvel. Mxima utilizao dos equipamentos Maximizar a utilizao dos equipamentos, diversificando seu emprego. Mxima utilizao da gravidade Aproveitar da gravidade, sempre que possvel, para a movimentao dos materiais (menores custos). Menor custo total Selecionar equipamentos ponderando custos totais e tempo de vida til. Mnima distncia Reduzir as distncias na movimentao, eliminando trajetos em ziguezague. Obedincia do fluxo das operaes Adotar as trajetrias de movimentao de materiais de modo a facilitar o fluxo produtivo. Padronizao Utilizar equipamentos padronizados (facilitando a manuteno e o intercmbio de sobressalentes) Segurana e satisfao Promover a segurana dos colaboradores e reduzir sua fadiga.

6. GESTO PATRIMONIAL

Recurso patrimonial = refere-se aos elementos fsicos empregados por uma organizao que so destinados manuteno de suas atividades. A natureza do recurso patrimonial permanente. Alm disso, nem sempre possvel armazen-lo em estoques.

O conceito de recurso patrimonial engloba os de ativo imobilizado e de ativo intangvel, assim definidos: Ativo imobilizado = so os bens de natureza permanente destinados manuteno das atividades da organizao, ou seja, bens permanentes que a organizao necessita para poder operar. Ativo intangvel = so os bens no materiais (abstratos ou incorpreos) destinados manuteno das atividades da organizao.

Material de consumo= aquele que, em razo do seu uso corrente perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos.

Material permanente= aquele que no perde sua identidade fsica, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos.

material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais dos seguintes quesitos:

1. Durabilidade2. Fragilidade3. Perecibilidade4. Incorporabilidade5. Transformabilidade

As atividades envolvidas na vida de um bem patrimonial podem ser concatenadas de modo que formem um processo:

Recepo -> Registro ou incorporao -> Guarda -> Conservao -> Desfazimento

A incorporao chamada de tombamento. H almoxarifados especficos para materiais de consumo. Nestes, no ocorre o tombamento.

Aps o recebimento de um material permanente em um almoxarifado, efetua-se o registro de suas informaes fsicas e contbeis, para fins de controle.

Controle patrimonial: inventrios

Ferramenta de controle dos estoques dos almoxarifados e dos ativo imobilizado (bens patrimoniais), inicia-se apresentando a definio de inventrio fsico: procedimento de levantamento fsico e contagens dos itens de material em uma organizao.

A conferncia no se limita aos almoxarifados. As diversas incumbncias da organizao (sees, salas de reunio, lanchonetes etc.) tambm so inventariadas, em especial com relao a seus materiais permanentes (tombados e com registro patrimonial).

H dois modos de se efetuar o inventrio fsico:

Inventrio rotativo= estamos permanentemente contando os itens. O mtodo consiste no levantamento rotativo, contnuo e seletivo dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribudos para uso. Sua vantagem que no implica a necessidade de paralisao das atividades da organizao, elaborando-se um cronograma de trabalho (de acordo com os interesses da empresa) que abranja todos os itens dentro de um perodo fiscal. Inventrio peridico (ou geral / anual)= efetua-se a contagem de todos os itens em determinados perodos. Quando esta rotina realizada no encerramento do exerccio fiscal (o que comum), o inventrio tambm chamado de geral. Neste caso, geralmente todo o processo operacional da empresa paralisado o famoso FECHADO PARA BALANO. As informaes coletadas no inventrio fsico so compiladas no inventrio analtico, figurando a perfeita caracterizao do material, atravs de dados como descrio padronizada, nmero de registro patrimonial, valor, estado, local de uso etc.

Os tipos de Inventrios Fsicos so: a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio. b) inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade; c) de transferncia de responsabilidade - realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora; d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora; e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador.

Alienao e depreciao de bens patrimoniais

A depreciao a reduo do valor dos bens pelo desgaste (deteriorao) ou perda de utilidade por uso, ao da natureza ou obsolescncia.

Depreciao Reduo do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ao da natureza ou obsolescncia. Vida til Perodo de tempo durante o qual a entidade espera obter fluxos de benefcios futuros de um bem ($$). Vida til econmica Perodo de tempo durante o qual o bem poder prover fluxos de benefcios econmicos, ao longo de sua vida. Observao: a vida til de um automvel, por exemplo, pode girar em torno de cinco anos, depois dos quais ele se torna antieconmico (manutenes corretivas etc.). J a vida til econmica deste mesmo automvel pode ser bem maior. Ainda nas ruas vemos veculos de mais de 20 anos de funcionamento. Valor residual Montante lquido que a entidade espera obter por um bem no fim de sua vida til econmica, deduzidos os gastos esperados para sua alienao. o bagao da laranja.Valor deprecivel o valor original menos o valor residual. o suco que sai da laranja.

Os parmetros envolvidos no clculo da depreciao so definidos pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Sada (desfazimento, alienao, baixa dos bens)

A retirada contbil do acervo patrimonial de uma organizao.A baixa patrimonial pode ocorrer por qualquer das seguintes formas: Alienao (venda, permuta ou doao, nas formas da Lei n 8.666/1993 Lei de Licitaes e Contratos); Comodato (espcie de emprstimo de bens patrimoniais, por tempo pr-determinado); Extravio / perda / sinistro.

O nmero de patrimnio de um bem baixado jamais deve ser repassado a outro bem. Quando um bem baixado, seu nmero patrimonial passa a fazer parte de um banco de dados gerenciado pelo setor de administrao patrimonial da organizao, referente a itens patrimoniais desincorporados. Em uma eventual reincorporao do bem (por exemplo, um bem furtado que recuperado), o nmero patrimonial restitudo ao mesmo bem.

Ao compararmos a alienao de bens mveis e imveis, devemos ter em mente a seguinte regra geral:

Bens imveis = Autorizao legislativa + interesse pblico + avaliao prvia + licitao (concorrncia ou leilo)

Bens mveis = Interesse pblico + avaliao prvia + licitao

Administrao e manuteno de bens imveis

Os bens imobilirios estatais, independentemente de sua titularidade (federal, estadual, distrital ou municipal), podem ser classificados em trs categorias, de acordo com sua destinao. So elas: Bens de uso comum do povo; Bens dominiais; e Bens de uso especial

Bens de uso comum do povo Podem ser utilizados por todos os indivduos, em igualdade de condies, sem necessidade de consentimento individualizado por parte do Poder Pblico. Ex.: praas, ruas, praias. (h a possibilidade de exigncia de contraprestao do particular para usufruto desses bens, como o caso do pagamento de pedgios em estradas). Bens de uso especial Empregados na execuo dos servios pblicos em geral. Ex: edifcios nos quais so situadas as reparties pblicas, veculos oficiais, aeroportos, mercados pblicos, universidades pblicas etc. So tambm chamados de patrimnio indisponvel. Bens dominiais Constituem o patrimnio das pessoas jurdicas de direito pblico, como objeto de direito pessoal ou real de cada uma dessas entidades. So bens que no possuem destinao pblica definida, mas que podem ser utilizados pelo Estado para gerar renda. Esto no limbo: no so destinados ao povo, nem so empregados no servio pblico, apenas permanecem disposio da Administrao so tambm chamados de patrimnio disponvel. Ex: terrenos de marinha, prdios pblicos desativados etc.

A administrao do patrimnio imobilirio da Unio em particular os imveis de uso especial organizada a partir do Sistema de Patrimnio Imobilirio da Unio que consiste em uma ferramenta de apoio administrao do patrimnio imobilirio da Unio, dos seus imveis de uso especial e que tem como objetivos: identificar os imveis de uso especial da Unio, sejam prprios ou de terceiros, utilizados nas atividades das Unidades de Gesto e tambm ou imveis funcionais; identificar os usurios dos imveis de uso especial da Unio; estabelecer uma padronizao nas atividades operacionais e minimizar os esforos atravs da integrao com o SIAFI, atualizando o balano patrimonial imobilirio de forma automtica.

Sistemas prediais e tipos de manuteno de bens imveis

Sistemas Prediais = sistemas fsicos integrados a um bem imvel (geralmente um edifcio), cuja finalidade prover suporte s atividades de seus usurios, oferecendo os insumos prediais necessrios, em termos de materiais e de servios.

Assim, so exemplos de sistemas prediais:Energia eltrica Esgoto gua - Proteo contra incndio - Refrigerao - Transporte mecanizado

A manuteno dos sistemas prediais visa perpetuao de seu funcionamento, postergando o desgaste natural.

H trs tipos de manuteno; Preventiva Perodos pr-estabelecidos Corretiva Ajeitar o que quebra Preditiva Monitoramento de fatores fsicos