GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

UNIDADE PAULISTA, SÃO PAULO – GEEP – TURMA 28

PROJETO RESTAURANTE DONA FLOR

Equipe do Projeto

Veronica Bilyk, Marcelo Blandy, Guiomar Milan, Gláucia Nogueira, Vanessa Watanabe Cláudia Novaes, Marina Carvalho

GEEP – Turma 28

Apresentação do Negócio

A Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor nasceu em 2009 com a ideia de estimular a produção e o consumo de alimentos mais saudáveis, proporcionando, ao mesmo tempo, o desenvolvimento socioambiental de forma mais justa e sustentável. Sediada no município Mogi das Cruzes, próxima à capital paulista, a empresa conta 50 funcionários, do produtor no campo às equipes de controle de qualidade, vendas, logística e administrativa. Com uma área total de 70 hectares, a produtora destina-se ao cultivo de hortaliças, frutas e verduras orgânicas por meio da técnica de consórcio de alimentos e, no caso de algumas hortaliças orgânicas que necessitam de maior cuidado, utilizando estufas. A distribuição dos produtos é voltada ao varejo paulistano, contemplando redes de supermercados e algumas lojas especializadas em produtos orgânicos.

Breve histórico da Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor

Definição do negócio ampliado da empresa: Alimentação saudável Missão: Proporcionar, de forma sustentável, saúde e bem-estar a nossos clientes e colaboradores. Visão: Ser reconhecido, por clientes e parceiros, como uma referência na produção de alimentos orgânicos de qualidade. Valores: Integridade, cooperação, excelência de desempenho, respeito à vida. Descrição das competências essenciais da empresa Excelência na produção de frutas, hortaliças e verduras orgânicas; Alta eficiência logística; Qualidade no atendimento aos clientes; Ética e Comunicação alinhada com stakeholders.

Breve histórico da Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor

Justificativa – Projeto Restaurante Dona Flor

Apesar de a Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor deter competências essenciais para seu desempenho e competitividade, o crescimento e a atratividade do setor em que atua têm implicado maior número de concorrentes, especialmente as grandes redes de varejo compradoras, que passaram a ser produtoras de orgânicos também. Este cenário é agravado em função do protecionismo dos mercados externos em relação aos produtos do agronegócio no Brasil, restringindo as possibilidades de distribuição. Paralelamente, tem-se que o mercado gastronômico paulistano, com foco em culinária orgânica e brasileira, está em franca expansão: o setor cresceu 870% nos últimos 10 anos. Diferentemente do varejo, que teve poder de barganha incrementado por tornar-se produtor, o cliente final mostra-se apto a adquirir produtos de preço mais elevado, considerando o investimento em saúde e em ações sustentáveis. O investimento no Projeto “Restaurante Dona Flor” é, portanto, pertinente, considerando-se o atual cenário mercadológico, o posicionamento da produtora de alimentos e o alinhamento estratégico do projeto ao negócio, tendo como objetivo aumentar a lucratividade e reforçar mutuamente a imagem das marcas (produtora e restaurante).

Equipe do Projeto

A MCG é uma empresa especializada na concepção e gerenciamento de projetos, programas e portfólios. Com experiência de 12 anos no mercado, a MCG tem em seu portfólio destacadas empresas do mercado gastronômico paulistano.

Os socioinvestidores do Restaurante Dona Flor, também diretores da Produtora de Alimentos Orgânicos Dona Flor, têm experiência no ramo alimentício, mas delegarão à empresa MCB, com expertise no gerenciamento de projetos, a gestão do projeto Restaurante Dona Flor, que tem como objetivo a inauguração do referido empreendimento.

Socioinvestidores: Guiomar Milan, Marcelo Blandy, Vanessa Watanabe, Veronica Bilyk

Gerente do projeto: Marina Carvalho Supervisora de projeto arquitetônico e licenciamento: Cláudia Novaes Supervisora de marketing, finanças e recursos humanos: Gláucia Nogueira

Objetivo do trabalho: Desenvolver o plano de gerenciamento de aquisições do Projeto Restaurante Dona Flor alinhado ao plano estratégico, atendendo seus quesitos de qualidade, prazo e custo, de forma a fornecer subsídios para a tomada de decisões.

WBS do Projeto com discriminação dos pacotes de

trabalho make e buy

Critérios Make or Buy

Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram: 1 – Core Business da Empresa: A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja

realização tem expertise, considerando a equipe de socioinvestidores – com experiência no ramo alimentício – e a equipe da MCG, especializada no gerenciamento de projetos. Exemplos: “Plano de gerenciamento de escopo” e “Fornecimento de frutas e verduras”. Os pacotes buy, por sua vez, compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimento e competências alheias ao core business da empresa, como “projeto de arquitetura” e “projeto de decoração”.

2 – Necessidade de fornecimento especializado: Foram definidos pacotes buy aqueles

para os quais era necessário fornecimento especializado, como, por exemplo, os pacotes “plano de branding” e “divulgação da marca institucional”, delegados a uma empresa especializada em marketing.

3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade): O número e o perfil técnico dos

integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo total, determinou a opção por alguns pacotes buy como “recrutamento e seleção de funcionários” e “consultoria nutricional”. Apesar de a equipe ter noções básicas dessas funções, elas seriam mais bem executadas por profissionais externos. De forma análoga, foram classificados pacotes make aqueles alinhados à capacidade da equipe, como, por exemplo, o evento de inauguração do restaurante.

4 – Restrição de Prazo: Como o restaurante deve ser inaugurado em data específica e a

empresa não possui recursos suficientes para atender o tempo de execução do projeto, será realizada a contratação de alguns pacotes de trabalho como, por exemplo, “treinamento de funcionários”.

5 – Restrição de Custo: As restrições de custo do projeto implicaram a opção por alguns

pacotes buy, com valor mais atrativo do que se fossem implementados como pacotes make. Como exemplo, citamos o “fornecimento de utensílios” e “recrutamento e seleção de funcionários”, este último com impacto nos custos e riscos de operação do restaurante, ou seja, no produto do projeto.

6 – Existência de Fornecedores Confiáveis: A existência no mercado de fornecedores

confiáveis, alinhada a outros fatores como vantagens de preço (restrição de custo), levou à contratação de alguns pacotes como, por exemplo, “fornecedores de utensílios”, com capacidade de fornecer os utensílios para operação inicial do empreendimento e de manter a reposição de peças idênticas sempre que necessário a um preço atrativo.

7 – Compartilhamento de riscos: Para pacotes de trabalho com grande representatividade

para o projeto e não relacionados ao core business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o compartilhamento de riscos. Como exemplo, citamos a licença de obra e o projeto arquitetônico.

Mapa de aquisições

Nº Item a ser contratado Ref. EAP

Vendor List Orçamento Prazo Critério Buy

1 Projeto de arquitetura 1.2.1 Isay Weinfeld, Marcio

Kogan, Vitor Penha R$ 450.000,00 30 dias

Necessidade de fornecimento especializado; compartilhamento de riscos; restrição de prazo, restrição de custo.

2 Utensílios 1.5.2 Bompeso, NEI,

Cozinart R$ 7.000,00 60 dias

Necessidade de fornecimento especializado; restrição de custos; existência de fornecedores confiáveis.

3 Limpeza 1.5.3 SOS Cleaning, White – soluções em limpeza,

Presto Clean R$ 5.000,00 60 dias Necessidade de fornecimento especializado.

4 Consultoria nutricional 1.5.5 Alessandra Ramos, Patrícia Bertolucci,

Nutri4life R$ 10.000,00 45 dias

Necessidade de fornecimento especializado; existência de fornecedores confiáveis; capacidade da equipe.

5 Recrutamento e

seleção de funcionários

1.6.1 LIFE, Talento,

QW – RH R$ 20.000,00 45 dias

Necessidade de fornecimento especializado; existência de fornecedores confiáveis; capacidade da equipe.

6 Plano de Branding 1.7.1 SA Comunicações,

Lodduca, StarBrand R$ 25.000,00 30 dias

Necessidade de fornecimento especializado; existência de fornecedores confiáveis; restrição de prazo.

WBS do Projeto revisada para gerência de

aquisições

Registro de riscos

Evento de Risco

Resposta ao Risco

Momento da Resposta ao

Risco

Licenças não saírem no prazo previsto para início do trabalho

- Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das licenças considerando restrição do prazo para tal - Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos competentes - Administração sistemática do desenvolvimento dos processos

PQ/SEL/ADM

Projeto arquitetônico não ser entregue a tempo para início da obra

- Pré-qualificação das empresas considerando histórico de entregas no prazo; - Acompanhamento/medição periódica do andamento do trabalho - Adoção de modelo de contrato e cláusulas contratuais que transfiram os riscos para o fornecedor.

PQ/ADM/CONT

Entregas não serem realizadas de acordo com especificações/ qualidade requeridas

- Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à qualidade/condições das entregas - Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com relação à qualidade requerida para, depois, selecionar fornecedor mais competente - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas - Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato

ESP/PQ/SEL/ CONT/ADM

Projeto exceder o orçamento predefinido

- Mapear principais riscos de não cumprimento de orçamento no planejamento e incluir reservas de contingência no orçamento final - Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que atenda ao orçamento/condições de pagamento previstos - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas - Acompanhamento/medição periódica dos gastos por meio EVA

PLAN/PQ/ SEL/CONT/ADM

Linha adotada do mapa de aquisições:

Projeto de arquitetura

Declaração de Trabalho

Projeto de Arquitetura para o Restaurante Dona Flor 1. Especificação Técnica Devem ser obedecidas todas as normas técnicas brasileiras da ABNT e as NBRs do ministério do trabalho para a execução do escopo contratual. Toda a exceção ou conflito entre normas técnicas e legislação deve ser apresentado para a CONTRANTANTE, acompanhada das soluções recomendadas. 2. Qualidade A CONTRATADA deve apresentar para aprovação da CONTRATANTE o Plano da Qualidade para os seus serviços, além da metodologia a ser adotado para o controle e a aprovação dos materiais e serviços. 3. Segurança e Meio Ambiente A CONTRATADA deve executar a obra obedecendo todas as normas de segurança e meio ambiente vigentes, além de ser responsável por fornecer equipamentos individuais e coletivos de segurança, elaborar análise de riscos, plano de emergências, e tomar todas as precauções necessárias para a execução de uma obra limpa e sem acidentes.

Projeto de Arquitetura para o Restaurante Dona Flor 4. Quantidade A CONTRATADA deve apresentar uma lista de materiais, quantidades e respectivas especificações técnicas para aprovação da CONTRATANTE antes do início da fase de aquisições. 5. Prazos A CONTRATADA deve obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do projeto e apresentar semanalmente as curvas de avanço físico e de tendência, relatando os principais desvios e respectivas ações mitigatórias. 6. Equipe Técnica A CONTRATADA deve apresentar os currículos das pessoas chaves do projeto para a aprovação da CONTRATANTE e nomear um preposto responsável e com autoridade para a tomada de decisões. Este preposto deve estar disponível e acessível durante todo o projeto. A CONTRATADA é responsável pela qualificação técnica de sua equipe, e de eventuais terceiros por ela contratada.

Projeto de Arquitetura para o Restaurante Dona Flor 7. Exclusões do Escopo Licenças para a execução da Obra. 8. Horários da Obra A Obra deverá ser executada somente de segunda-feira à sexta-feira, entre 7h e 18h. 9. Local da Obra Jardins, São Paulo, SP

Critérios eliminatórios e critérios classificatórios

Critérios Eliminatórios - Apresentar proposta até a data estipulada. - Preencher todos os requisitos da Declaração de Trabalho. - Ter um bom rating. - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS. - Entrega dentro do cronograma determinado. - Entrega dentro do orçamento previsto. Critérios Classificatórios - Qualidade no projeto arquitetônico. - Prazo de entrega. - Preço e/ou condições de pagamento. - Capacidade técnica. - Agilidade no atendimento e comunicação eficaz. - Qualidade no portfólio apresentado.

Critérios de avaliação Optamos por não divulgar os critérios de avaliação aos convidados, a fim de: • avaliar o nível de maturidade de cada empresa proponente; • evitar o questionamento dos critérios pelos proponentes • evitar o questionamento do resultado pelos proponentes • evitar a distorção/manipulação de dados pelos concorrentes para atender

aos critérios preestabelecidos.

Sistema de pontuação

Sistema de Pontuação

Critério Peso Isay Weinfeld Marcio Kogan Vitor Penha

Nota Média Nota Média Nota Média Qualidade no projeto arquitetônico

25 8,3 207,5 8,7 217,5 9 225

Prazo de entrega 25 7 175 8 200 9 225 Preço e/ou condições de pagamento

10 5,3 53 7,7 77 8 80

Capacidade técnica 15 9,5 142,5 9,3 139,5 9,5 142,5 Agilidade no atendimento e comunicação eficaz

10 7,3 73 6,6 66 9 90

Qualidade no portfólio apresentado

15 10 150 10 150 10 150

Total 100 801 850 912,5

O cálculo da média foi realizado multiplicando-se o peso de cada critério pela nota correspondente dada ao concorrente. O proponente cuja soma das médias apresentou maior valor foi selecionado.

Documentos de aquisição

Os documentos necessários durante o processo de aquisição do Projeto de Arquitetura serão: Carta Convite, acompanhada de uma Declaração de Trabalho e de uma minuta do documento contratual, constituindo a chamada RFP (Request for Proposal ou Requisição de Proposta) que se trata de uma demanda de proposta Técnica e Comercial que, por sua vez, apresente detalhadamente o escopo do pacote de trabalho em questão e também contemple as seguintes informações, entre outras:

Técnicos Prazo Garantias Assistência Técnica Certificações

A RFP incluirá: • Informações básicas da empresa emissora do documento: • Nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e nome do responsável; • Informações básicas a respeito das expectativas sobre o pacote de trabalho a ser

contratado; • Cláusulas contratuais gerais que sejam relevantes para que o fornecedor direcione a

elaboração da proposta ou, até mesmo, desista da concorrência; • Informações básicas sobre o processo de seleção, incluindo cronograma; • Forma de apresentação da proposta.

Justificativa: A equipe do projeto necessita de uma reposta ampla, completa e detalhada dos fornecedores, já que não possui conhecimento suficiente sobre o pacote de trabalho em questão. Não são desejáveis respostas simplificadas, contendo apenas o preço. O Dona Flor é um empreendimento de longa duração, é um investimento importante para seus proprietários, e para isso precisa de fornecedores confiáveis em longo prazo. A resposta à RFP permitirá ter subsídios suficientes para a realização de uma escolha mais rigorosa.

Meio adotado para envio do convite

Envio do convite: O processo de aquisição do pacote de trabalho Projeto de Arquitetura será realizado por meio de concorrência privada. A RFP será enviada por carta convite registrada, enviada aos concorrentes pré-selecionados.

Contrato: forma de contratação

Processo de contratação A equipe optou pela contratação formal do fornecedor, por meio de uma carta contrato. Justificativa: a opção pela contratação formal se deve à importância do projeto arquitetônico para a inauguração do Restaurante Dona Flor e aos riscos advindos da restrição de custo e tempo de execução. A formalidade do método escolhido garante também mais respaldo à equipe do projeto, já que o pacote de trabalho contratado requer competências e habilidades específicas e alheias àquelas da equipe do projeto.

Contrato: espécie e tipo

Espécie de contrato O contrato será de prestação de serviços, já que o seu escopo é a contratação de serviços de planejamento e execução de projeto arquitetônico. Tipo de contrato Considerando que a contratante não detém competências e habilidades para executar o pacote de trabalho contratado e que este possui escopo bem definido, o contrato será de preço global, transferindo-se, assim, os riscos para o fornecedor contratado.

Fluxograma: concorrência privada

Fluxograma – concorrência privada

Mecanismos para controle da aquisição

1 – Atitude: • Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ao fornecedor todas as

premissas, restrições e condições do produto ou serviço as ser contratado. • Fazer valer as condições que constam no contrato, tanto pela contratante como pela

contratada, por meio de sua administração sistemática. 2 – Fiscalização: • Realização de reunião de Kick-off para esclarecimentos do trabalho a ser realizado e

retomada das condições e responsabilidades assumidas. • Realizar medição das entregas parciais do contrato de acordo com critérios definidos

previamente. • Verificar periodicamente qualidade do serviço prestado de acordo com critérios

predefinidos. • Reuniões semanais de gerenciamento com a contratada. • Emissão quinzenal das Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas

de Tendências de Desvios. • Monitorar e controlar os riscos na área de aquisições de forma integrada à gerência de

riscos do projeto. • Realizar controle integrado das mudanças solicitadas.

Relatórios de controle da aquisição

Relatórios: • Relatório Diário de Obra (R.D.O)

• Relatório Fotográfico da Obra (Semanal)

• Boletins de Medição das entregas parciais (quinzenais) • Relatório Executivo Mensal (modelo no slide a seguir), contemplando:

Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de Tendências de Desvios Curva de Custo Real X Custo Orçado Avaliação de desempenho da contratada

Fluxograma: controle do contrato

Fluxograma – Controlar Aquisições

Fluxograma: encerramento do contrato

Documentos Encerramento

•Emitidos pelo contratante – relatório de encerramento do contrato e termo de aceite; •Emitidos pelo contratado – atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do contrato.

Nota de Rescisão

•Esta etapa será percorrida caso haja algum prejuízo ao trabalho realizado, como notificação para que se cancele o contrato com o fornecedor

Conformidade Procedimento

•É necessário verificar se os procedimentos estabelecidos para encerramento do contrato sob o ponto de vista administrativo foram observados. Caso contrário, não se deve proceder ao pagamento final do fornecedor.

Auditoria das

Aquisições

•Análise estruturada de todo o processo de aquisição desde a decisão de contratar, ou não, até o encerramento

do, contrato, visando a identificação das lições aprendidas e a correção de procedimentos.

Aceitação e pagamento

final

•Aceitação formal dos produtos e serviços que foram objeto do fornecimento e pagamento final, através do

termo de recebimento; •Verificação se todos produtos e serviços constantes do escopo do contrato foram entregues.

Arquivo de Contrato

•Criação de pasta com índice mínimo contendo os seguintes itens: RFP, contrato, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.

Lições aprendidas

•Registro de acontecimentos ocorridos durante todo o ciclo do projeto para uso efetivo não só em futuros projetos, mas também em outras fases deste mesmo projeto. Será preenchido um relatório Sumário de Pós-Contrato, contendo: sumário executivo, performance técnica, performance de prazo, administração de contrato, gerenciamento de riscos, gerenciamento financeiro e gerenciamento das relações de stakeholders.

PGA – Plano de gerenciamento das aquisições

Sumarizado

1 – Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições 2 – Mapa de aquisições 3 – Solicitação/Planejamento de aquisições 3.1 – Fluxograma e procedimentos 3.2 – Matriz de responsabilidades 3.3 – Ferramentas de comunicação e controle 3.4 – Documentação: Declaração de escopo, WBS e dicionário da WBS revisados com pacotes make e buy, cronograma do projeto, registro de riscos, matriz de responsabilidades (projeto) atualizados, atas de reunião e aprovações. 4 – Controle de aquisições 4.1 – Fluxograma e procedimentos 4.2 – Matriz de responsabilidades 4.3 – Ferramentas de comunicação e controle 4.4 – Documentação: modelos/templates de relatórios mensais, boletins de medição, formulário de solicitação de mudanças, relatórios de aceite parcial, relatório de aceite final, modelos contratuais, atas de reunião e aceite.

5 – Encerramento de aquisições 5.1 – Fluxograma e procedimentos 5.2 – Matriz de responsabilidades 5.3 – Ferramentas de comunicação e controle 5.4 – Documentos de encerramento: relatório de conclusão do projeto, registro de lições aprendidas, atas de reunião e aceite. 6 – Arquivos de contrato: RFP, Propostas técnico-comerciais, processo de seleção, contrato, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.