UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSADEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTESSEC300 ARQUIVSTICA

Maria Fernanda Godinho Sereno 76110

SCHELLENBERG (1974) Arquivos Modernos: princpios e tcnicasOs arquivos como instituio, tiveram origem na Grcia Antiga. Os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses junto corte de justia na praa pblica em Atenas. Durante a revoluo francesa, tentou-se apagar qualquer vestgio do odiado antigo regime. Desapareceram os direitos de propriedade e os privilgios. Ento, no incio da Revoluo, em 1789, a Assembleia Nacional criou um arquivo para que fossem guardados documentos que traduzissem conquistas e glrias da Nova Frana. Foi o primeiro arquivo nacional criado no mundo. Os documentos antigos foram guardados para defender interesses pessoais e culturais; os da nova sociedade para proteo dos direitos pblicos.Em 1838, na Inglaterra, foi criado um arquivo central como ordem prtica e cultural. O motivo no era resguardar os direitos bsicos e privilgios do povo ingls, pois isso j estava firmado em registros. Em 1934, o governo americano criou um arquivo nacional. Com diversos papeis pblicos em desordem e expostos de forma insegura, foi nomeada uma comisso para investigar as condies que os documentos eram guardados j que aconteceram diversos incndios.Em suma, possvel perceber que as razes para a instituio de arquivos pblicos foram pela necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; de ordem cultural e de interesse pessoal: proteo de direitos individuais. Para definir a palavra arquivo autor tenta distinguir entre a instituio e os materiais de que se ocupa j que a definio da mesma pelo Oxford English Dictionary ambgua. Dessa forma, arquivo designa a instituio e material de arquivo ou arquivos designa o material que objeto da instituio. Analisando definies de arquivistas de vrios pases, podemos perceber que eles se relacionam tanto a fatores concretos e fatores abstratos. Os fatores concretos no so essenciais caracterizao do material do arquivo j que os arquivos podem ter vrias formas, vir de vrias fontes e serem guardados em vrios lugares. Os elementos relativos abstratos so elementos essenciais. Devemos tambm considerar outro terceiro elemento.Para serem considerados arquivos, os documentos devem ter sido criados e acumulados com algum objetivo. A razo pela qual os materiais foram produzidos o primeiro elemento essencial.Os valores pelos quais os arquivos so preservados o segundo dos elementos essenciais. Deve haver outra razo para a preservao alm daquela pela qual ele foi produzido, serviro para uso de outros alm de seus prprios criadores. As razes para o arquivamento podem ser oficiais quanto culturais. O arquivo deve ser mantido caso haja a necessidade de outra pessoa o consultar futuramente.A custdia o terceiro elemento essencial caracterstica dos arquivos. Para Jenkinson, os documentos so arquivos se o fato da custdia ininterrupta puder ser estabelecido, ou, se ao menos, se puder estabelecer uma presuno razovel do mesmo. Essa presuno seria a diferena entre um documento que e um documento que no considerado material de arquivo. Os documentos modernos existem em grande volume e, muitas vezes, so criados de forma casual, no podendo essa custdia ininterrupta tomada como um teste de caracterizao dos arquivos.O arquivista moderno aspira a ter a integridade dos documentos, ele se interessa em resguardar a qualidade dos documentos que recebe de um rgo do governo. Eles entendem que os documentos de um determinado rgo devem ser conservados num todo como documentos desse rgo; devem tambm ser guardados sob o arranjo que lhes foi dado pelo rgo no curso de suas atividades oficiais; e, ainda, devem ser guardados na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio no autorizada de uma parte deles.No h uma definio exata do que arquivo. Cada pas a modifica de acordo com suas necessidades peculiares, deve ser uma definio que corresponda observao e realidade. Para Schellenberg, a definio de documentos a seguinte: Todos os livros, papeis, mapas, fotografias ou outras espcies de documentarias, independentemente de sua apresentao fsica ou caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou privada no exerccio de seus encargos legais ou em funo das suas atividades e preservados ou depositados para preservao por aquela entidade ou por seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua poltica, decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.E o termo arquivos pode ser definido como: Documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para deposito, num arquivo de custodia permanente.

PAES (2004) Arquivo: teoria e prticaO autor inicia o livro mostrando a evoluo da escrita desde os primrdios da terra e tambm comentando sobre os materiais nos quais eram gravados.Aps, ele expe que as noes de arquivo, biblioteca e museu eram muito confundidas e que comearam a ser delimitadas com a evoluo histrica da humanidade. Apensar de terem a funo de guardar, seus objetivos so bem diferentes ficando ento definidas como:Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro.Biblioteca o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.Museu uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultual.Pode se perceber que a finalidade das bibliotecas e museus cultural, enquanto a dos arquivos funcional mesmo que exista o valor cultural j que constitui a base para o conhecimento da histria. A rapidez do progresso cientifico e tecnolgico somado ao aparecimento de novas profisses organizaes e atividades de pesquisa contribuiu muito para o aumento da complexidade dos documentos. Hoje temos vrios tipos fsicos de documentos, como relatrios, desenhos, discos, fitas magnticas, disquetes, microfilmes, entre outros. Passaram a existir vrias tcnicas de registro e, ento, a essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. (Centro Interamericano de Pesquisa e Documentao em Formao Profissional, 1970).De acordo com os propsitos fundamentais de sua criao, o rgo de documentao varia na sua finalidade. Os documentos devem receber tratamento distinto, adequado a cada caso, de acordo com suas caractersticas fsicas e significao de seu contedo. Aps, o autor estabelece um paralelo entre biblioteca e arquivo, ele distingue um do outro conforme as caractersticas de gnero de documentos, origem, aquisio ou custdia, mtodo de avaliao, mtodo de classificao, mtodo descritivo. Ao fim, pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.As definies antigas de arquivo acentuavam o aspecto legal e tendo relao com os direitos das instituies ou indivduos. Serviam somente para reivindicar direitos e eram transferidos para museus e bibliotecas quando no eram mais necessrios. Surge ento a ideia de arquivo administrativo e histrico. J o conceito moderno de acordo com Solon Buck diz que arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Souza, 1950)A partir desse conceito, possvel deduzir trs caractersticas bsicas que distinguem os arquivos: exclusividade de criao e recepo por uma repartio, firma ou instituio; origem no curso de suas atividades; carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.O termo arquivo tambm pode se referir ao conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos. Sua principal finalidade servir administrao tornando-se ao passar do tempo, em base do conhecimento da histria. A principal finalidade tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.Os arquivos podem ser classificados dependendo do estudo em entidades mantenedoras; estgios de evoluo, extenso de atuao e natureza dos documentos.As entidades mantenedoras podem ser pblicas, institucionais, comerciais e familiares ou pessoais. Os estgios de sua evoluo podem ser arquivos de primeira idade ou corrente; arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade ou permanente. Cada uma dessas fases tem uma forma diferente de arquivar, conservar e tratar os documentos.Tambm podem ser classificados quanto sua extenso de atuao, podem ser arquivos setoriais ou gerais/centrais. Quanto natureza dos documentos eles podem ser especiais ou especializados. Os arquivo especial mantm documentos de diversas formas fsicas como fotos, discos, slides, cds e devem ser arquivados de um modo especial bem como devem ser registrados, acondicionados, controlados e conservados de uma outra forma. Os arquivos especializados guardam documentos resultantes da experincia humana como arquivos mdicos, de engenharia, de imprensa, entre outros. Quanto terminologia arquivstica, o Conselho Nacional de Arquivos criou uma Comisso Especial de Terminologia Arquivstica para examinar as propostas existentes, definir e aprovar uma terminologia arquivstica brasileira. Ento, apresentado termos adotados pela comunidade arquivstica brasileira.Os tipos de arquivamentos se do de acordo com a forma em que esto arquivados, podem ser horizontais e verticais. O horizontal mais utilizado para mapas, desenhos, documentos do arquivo permanente pois, mais difcil de consult-lo nessa disposio. O vertical permite uma consulta mais rpida j que os documentos ficam dispostos uns atrs dos outros. Muitas instituies no detm de um servio de arquivamento organizado, separados por corrente, intermedirio e permanente, o que causa uma grande de dificuldade de encontrar certo documento quando requisitado. Esse mau armazenamento tambm pode causar a perca da qualidade do documento, extravio quando h emprstimo e, at mesmo, a extino.Os documentos podem ainda ser classificados segundo gnero e natureza do assunto conforme suas caractersticas, forma e contedo. Sobre a natureza do assunto, os documentos podem ser considerados ostensivos ou sigilosos. Uma boa organizao e controle do arquivo evita que pessoas no autorizadas tenham acesso documentos sigilosos que podem causar danos gravssimos empresa como, por exemplo, a frmula de um produto.Correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas. A classificao e a caracterizao da correspondncia so os dois fatores de maior importncia no desenvolvimento de tarefas de registro e protocolo. Podem ser externa ou interna; oficial ou particular. Um registro e protocolo bem feito tambm evita a perda ou extravio de documentos.