ARQUIVOLOGIA APOSTILA 2010

Prof. Lino Madureira 0

MÓDULO 1 PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg)

ARQUIVOLOGIA Estudo, ciência e arte dos arquivos. É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas.

GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO

Documentos impressos Audiovisual Cartográfico

Documentos textuais Audiovisual Cartográfico

ORIGEM

BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais.

ARQUIVISTICA Princípios e técnicas a serem observ ados na construção, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

- Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais.

DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. *Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida num documento. A informação é sempre incorpórea, por isso é definida como matéria prima abstrata.

AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO

- Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. - Os documentos existem em numerosos exemplares. - A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.

- Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias. - Há uma significação orgânica entre os documentos.

ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Arquivo Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. - Biblioteca Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. - Museu Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

MÉTODO DE AVALIAÇÃO

BIB LIOTECA ARQUIVO - Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis.

- Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável.

1

FUNÇÃO

Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. - Guarda e conservação - Acessibilidade e pesquisa CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

- O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perd a total.

- A documentação não raro existe em via única.

MÉT ODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO

- Utiliza métodos predeterminados. - Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

- Estabelece classificação específica par a cada instituição, ditada pelas suas particularidades. - Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

- Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Institucionais Comerciais Pessoais CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO

MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO

- Aplica-se a unidades documentais. - As séries (anuários, periódicos,...) são unidades isoladas para catalogação.

- Aplica-se a conjuntos documentais. - As séries são considerad as unidades para fins de d escrição.

- Franqueado Franqueado ao público, utilizando algumas formalidades de consulta. - Confidencial Que podem ser consultados por pessoas credenciadas.

- Restrito

Arquivos que preservam a segurança nacional. CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU FREQUENC IA DE USO

ARQUIVO Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidad es privadas, em decor rência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2º) FINALIDADE 1º Servir à administração 2º Servir à história

1ª Idade - Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições qu e os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

2

São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato, classificação e utilização.

merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação.

2ª Idade - Intermediário - Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem, são também chamados de arquivos técnicos.

Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos q ue os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Saem do domínio exclusivo da administração q ue os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeir a.

DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, que constitua elemento de prova ou de informação. Característica - Criação e recepção por uma entidade - Prova de transações passadas - Caráter or gânico ou administrativo - Ex emplar único

3ª Idade - Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

CARACTERÍSTICAS Conforme suas características, forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.

- Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. - Gerais / Centrais DEFINIÇÃO EXEMPLOS São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

TÉCNICA “Material sobre o qual as informações são registradas”

- Acetato - Papel - Fita Magn ética - Disco Óptico

SUPORTE

“Estágio de preparação e de transmissão de documentos”

- Original - Cópia Rascunho/Minuta

FORMA

- Especiais Documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão

3

“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”

- Cartaz - Livro - Planta - Folhas avulsas

- Sigilosos FORMATO Documentos que devem ser de conhecimento

restrito, e requerem medias esp eciais de salvaguardar sua custódia e divulgação. Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. (Decreto nº 4.553, Art. 5º)

“Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”

- Audiovisual - Sonoro - Icono gr áfico - Textual - Cartográfico - Micrográfico - Informático

GÊNERO

QUESTÕES – MÓDULO 1 1 - A DIVISÃO DE GÊNERO DOCUMENTAL, QUE REÚNE TIPOS DOCUMENTAIS POR SUAS CARACTERÍSTICAS COMUNS DA ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO, DENOMINA-SE:

A) SÉRIE; B) ESPÉCIE DOCUMENTAL; C) GRUPO; D) SUBSEÇÃO OU SUBGRUPO; E) SUBSÉRIE.

“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”

- Boletim - Certidão - Declaração - Relatório

ESPÉCIE

2 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.

“Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”

- Boletim de Ocorrência - Boletom Médico - Boletim Escolar

TIPO

QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Documentos cuja divulgação não prejudica a Administração.

4

3 - As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser or ganizadas por assuntos, seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2). (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos. (C) constituir fundos diferentes, de acordo com o fotógrafo autor da imagem. (D) ser agregadas às demais fotografias, públicas ou privadas, do mesmo assunto, constituindo-se coleções temáticas. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos, estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia. Considerando o universo de normas, conceitos, práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia, julgue os itens subseqüentes.

6 - O gênero distingue os documentos

a) tex tuais dos iconográficos e audiovisuais.

b) públicos dos privados e notariais. c) sigilosos dos reservados e confidenciais. d) ativos dos semi-ativos e inativos. e) manuscritos dos impressos e

dactiloscritos. 7 - Contrato de prestação de serviço é exemplo de

a) espécie documental. b) gênero documental. c) suporte. d) formato. e) tipo documental.

8 - A classificação dos documentos de arquivo em “tex tual”, “audiovisual”, “carto gráfico” ou “iconográfico” implica em definição (A) da espécie documental. (B) da forma do documento. (C) do formato do documento. (D) do gênero documental. (E) do tipo documental.

4 - Quanto ao gênero, na categoria de documentos iconográficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras (V) (F)

9 - Qu anto à n atureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: (A) públicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes. (D) tipológicos e diplomáticos. (E) administrativos e históricos.

5 - A acumulação, formação típica dos arquivos, opõe-se à coleção, em que há a) procedimentos seletivos de reunião de

documentos. b) transfer ência natural de d ocumentos. c) relação orgânica entr e documentos d) correspondência entre os documentos e a s

10 – O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três fases. Identifique a ordem correta. a) Permanentes, correntes, temporários. b) Temporários, intermediários, correntes. c) Correntes, temporários, intermediários. d) Intermediários, correntes, temporários. e) Correntes, intermediários, permanentes.

atividades da instituição. e) ligação entre os valores primários e

secundários dos documentos.

5

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documen tos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documento s, tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. *Ciclo de Vida dos Documentos

11 – Um conjunto de diversos documentos referentes a um mesmo assunto chama-se a) expurgo. b) indexação. c) inventário. d) dossiê. e) guia.

MÓDULO 2

1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente

GESTÃO DE DOCUMENTOS Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei 8.159, Art. 3º)

OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Preservação Documental • Redução da massa documental

OS TRÊS MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Liberação de espaço físico • Melhor conservação dos documentos de

guarda permanente Produção dos Documentos • Incremento à pesquisa Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

• Agilidade na recuperação dos documentos e das informações

• Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite)

• Eficiência administrativa

Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.

VALOR PRIMÁRIO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição.

Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor perman ente e a eliminação d e documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo.

Destinação Final dos Documentos

VALOR SECUNDÁRIO Qualidade info rmativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (utilização primária - vigência administrativa).

6

tutela do Poder Judiciário para fazer

valer direito seu que entenda violado. Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

VALORES

• Probatório • Legal • Fiscal • Técnico • Histórico

PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guard a definitiva no Arquivo Permanente.

• Informativo METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquiv amento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou intermediário, e sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou r ecolhimento ao arquivo perman ente. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.). Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, e devido as mudanças que eventualmente ocorrem na legislação e podem implicar em mudança nos prazos de arquivamento.

TAB ELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente); define prazos para a guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação. *Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade

Área Folha Nº

Responsável Data / /

Item Documental Tempo de Observações Arquiva mento

C I DF 6

5

Constituição de Bancas Examinadoras; Editais; Exemplares Únicos de Provas; Gabaritos; Resultados; e Recurso

Guarda permanente

É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.

PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

C – Corrente / I – Intermediário / DF – Destinação Final

PRAZO DE PRESCRIÇÃO ELIMINAÇÃO

Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a

7

Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel, cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis, que poderão ser mecanicamente transfor mados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de tex tos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria.

• Constituição formal da Comissão de

Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável.

• Elaboração de textos legais ou

normativos que definam normas e procedimentos par a o trabalho de avaliação.

• Estudo da estrutura administrativa do

órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades.

• Levantamento da produção documental:

entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível da seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades.

• Análise do fluxo documental: origem,

• Quais os dispositivos legais ou normas pontos de tramitação e encerramento do trâmite. internas que legitimam o ato.

• Quem registra o ato. • Identificação dos valores dos

documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico.

• Onde e quando será realizada.

• De que maneira será processada. • Definição dos pr azos de guarda em cada

• O que será feito com o resíduo da local de arquivamento.

eliminação.

COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os

seguintes dados:

A complex idade e responsabilidade do trabalho de avaliar, exigem a constituição de equipes, que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação, para an alisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor, sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.

• Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares) • Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis

PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO

8

estabelecimento d e rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente.

COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO • Propor as modificações cabíveis para a

• Coordenar e orientar as atividades Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário. desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de

Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão.

• Elaborar a relação dos documentos a

serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. • Avaliar, adequar e aprovar as propostas de

Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação.

• Coordenar o trabalho de seleção e

preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deix ando-os disponíveis para eventuais verificações.

• Orientar a execução d as decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução).

• Supervisionar as eliminações de • Presenciar a eliminação dos documentos,

documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade.

lavrando a respectiva ata.

• Aprovar as amostragens.

QUESTÕES – MÓDULO 2

• Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. 12 - UM ARQUIVO PÚBLICO (FEDERAL, ESTADUAL OU

MUNICIPAL), PARA ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO ARMAZENADA, DEVERÁ INTRODUZIR UMA POLÍTICA DE GESTÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS CONSIDERANDO AS FASES CORRENTES E INTERMEDIÁRIAS, ALÉM DA PERMANENTE. DE IMEDIATO, O SEGUINTE PROCEDIMENTO METODOLÓGICO OPERACIONAL DEVERÁ SER IMPLEMENTADO: A) ARRANJO E DESTINAÇÃO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL; B) OTIMIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E DAS ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS; C) AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ARQUIVAMENTO E MICROFILMAGEM; D) LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL; E) controle do fluxo de documentos. 13 - OBSERVE A EQUAÇÃO RELATIVA À UTILIZAÇÃO DE ARQUIVOS DEFINITIVOS: ARQUIVOS DEFINITIVOS = VALOR SECUNDÁRIO = NECESSIDADE HISTÓRICA. SOBRE ESSA EQUAÇÃO, R OUSSEAU E COUTURE ESCLARECEM:

COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão.

• Elaborar a proposta da Tabela de

Temporalidade, encaminhando-a, acompanhad a das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD.

• Solicitar a colaboração de auxiliares

temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume.

• Acompanhar os trabalhos de organização,

racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o

A) OS AUTORES NÃO ACEITAM A DENOMINAÇÃO VALOR SECUNDÁRIO;

9

B) OS ARQUIVOS DEFINITIVOS SÓ POSSUEM DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO INTRÍNSECO; C) NÃO SE DEVE ASSOCIAR O VALOR SECUNDÁRIO À NECESSIDADE EXCLUSIVAMENTE HISTÓRICA, ELA É UMA ENTRE OUTRAS; D) O DOCUMENTO QUE POSSUI VALOR SECUNDÁRIO AGREGA A NECESSIDADE HISTÓRICA; E) A NECESSIDADE HISTÓRICA INDEPENDE DO VALOR SECUNDÁRIO E DO VALOR PRIMÁRIO.

c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

14 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídico-legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episódio é bem ilustrativo de que

17 - Nas operações de destinação pro postas por T. R. Schellenberg, na obra Arquivo s Modernos, não consta

a) a doação. b) a destruição. c) a microfilmagem. d) a transferência. e) o recolhimento.

(A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os interesses de quem o manip ula. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. (C) o documento de arquivo em si é neutro, existindo diferentes possibilidades de aplicação, condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdad eiros, revelando a verdadeira intenção documental. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica.

18 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos d e guard a de documentos de arquivo, é correto afirmar que

a) se relaciona ao valor secundário. b) ocorre durante a vigência do documento. c) se cumpre no arquivo corrente. d) pressupõe a garantia de direitos. e) se define durante a tramitação. Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico, julgue os seguintes itens.

19 - Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens. (V) (F) Acerca do recolhimento de documentos, julgue os itens subseqüentes.

15 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e intermediário. (V) (F)

20 - Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário. (V) (F)

16 - Os documentos de segund a idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüên cia com que são consultados.

21 - Por diagnóstico de arquivo entende-se

10

a) o recolhimento da massa documental e) a eliminação de documentos, segundo acumulada. recomendação do CONARQ, não pode

ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica.

b) a elaboração de planos de destinação de documentos.

c) a ex ecução das determinações das tabelas de temporalidade.

25 - Nos arquivos permanentes, o potencial informativo dos documentos

d) a aplicação das no rmas da ISAD(G). e) a análise das informações básicas sobre

arquivos.

a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo.

22 - Na elaboração da tabela de temporalidade, são atividades prévias:

b) extrapola as razões pelas quais foram criados.

c) depende de sua vigência jurídico- a) eliminação de documentos supérfluos e administrativa.

repetitivos. d) equivale ao que lhes permite o valor b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento primário.

do órgão produtor. e) não favorece a pesquisa retrospectiva.

c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário.

26 - O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre

d) relação de documentos a serem microfilmados.

e) recolhimento das séries documentais ao arquivo perman ente. a) as atividades-fim e as atividades-meio.

b) as atividades da instituição e as de entidades congêneres. 23 - Na prática de avaliação, são em geral considerados de valor permanente

c) os documentos e as atividades da instituição.

d) os originais e as cópias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados. a) as cópias cujos originais são conservados.

b) os documentos cujos textos estão

27 - A ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, ORGANIZAÇÃO, USO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS, MEDIANTE TÉCNICAS E PRÁTICAS ARQUIVÍSTICAS, A FIM DA RACIONALIZAÇÃO E EFICIÊNCIA DOS ARQUIVOS, DENOMINA-SE: (A) ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (OM); (B) GESTÃO DE DOCUMENTOS; (C) CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS; (D) DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS; (E) PRINCÍPIO DA UNIDADE PROTOCOLIZADORA.

reproduzidos em outros. c) os documentos que comprovam a origem da

entidade. d) os documentos desprovidos de interesse

para a administração. e) os documentos apócrifos.

24 - Na avaliação de documentos de arquivo, a) as grandes massas acumuladas facilitam o

processo de triagem de documentos. b) a adoção do método numérico-cronológico

pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio.

c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem.

d) a liberação de espaço físico tem sido um 28 - É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de argumento forte.

11

massa documental acumulada, vulgarmente denominados “arquivo morto”. Tais documentos (A) dev eriam ser incin erados uma vez po r ano, evitando o acúmulo. (B) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis perman entes. (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. (E) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário.

MÓDULO 3

MICROFILMAGEM “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996). 29 - De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de

janeiro de 1991, a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo d e avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas d e temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. (D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico, probatório e informativo. (E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua aquisição .

• Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências

• Decreto Federal nº 1799 de 30 de

janeiro de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.

• Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 - Secretaria Nacional de Justiça - dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos

Vantagens: Integridade das informações. Segurança contr a fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme.

Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à Microfilmagem total segurança. 30 – Para definir os prazos de retenção e ter um

instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela a) Cronológica. b) PHA. c) de Temporalidade Documental d) de Temporalidade Assessoral. e) CUTTER.

Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário.

Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dos arquivos.

12

As jaquetas podem ter canaletas

de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma jaqueta é 105mm x 148mm. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens ind ependentes de arquivo, a facilidade de disseminação da informação e o baix o custo dos aparelhos de leitura. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para index ação, possível por meio de vários recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc.

Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo.

Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968.

Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas.

MICROFORMAS Principais Bitolas Microficha • 16mm (até A4)

A microficha nada mais é que uma folha de filme, normalmente da largura superior a 70mm. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar d e 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns são:

• 35mm (Grandes Formatos, Plantas) • 105 mm (Micropublicações, Microfich as)

PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade d e arquivo. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. As larguras mais usadas são 16mm para documentação administrativa e os de 35mm para arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc.

• Duplicando uma jaqueta • Montando tiras de filmes • Utilizando uma câmara planetária tipo

“Step & Repeat” • Utilizando uma câmara C.O.M.

MODOS DE MICROFILMAGEM - DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm - Fotograma em pé - Comic Mode

Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde serão inseridas as tiras de microfilme.

13

- Fotogramas Deitado - C ine Mode

Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteir as ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex.

Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente, com uma única passagem do documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa.

Processadoras

Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis.

Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fix a onde está o campo fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem.

Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas

14

A principal vantagem é o

armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.

Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta.

• 13.000 páginas A4 digitalizadas cabem em 1 CD-ROM.

Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida através de senhas.

Workflow

Leitores Copiadores Ferramenta para armazenamento, recuperação e tramitação de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. Com os documentos convertidos para imagens, era pr eciso uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes. Vantagens:

Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem.

GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

• Incremento ao Tramite • Informação “just in time”.

Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

Sistema de GED Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. Entrada (Input) Document Imaging No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como, por exemplo, Imagem Estática, Imagem Dinâmica, Áudio, e serão convertidos para o formato digital.

É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos digitalizados. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel, mirofilme,...) deverão ser conv ertidos através de processos de digitalização.

15

CD-R

DVD DVD-R BLU-RAY

Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares esp ecíficos: Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio). Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico, documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida.

Mídias Magneto-Ópticas Utiliza um campo magnético que altera a informação quando o disco é aquecido através do laser. Nos processos de gravação, alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, e um campo magnético faz a alteração necessária. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo. CD-RW DVD-RW

Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recup eração dos documentos, na indexação são atribuídos termos (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento. Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização, o que vai definir o momento exato da indexação é o grau de complexidade de identificação destes termos. Duas tecnolo gias permitem que ao digitalizar uma imagem um software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo- a para tex to em caracteres (ASCII).

Consulta (Visualização)

Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar um documento com a menor distorção de tamanho possível. A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo, que processam a imagem, e para os

• OCR – Optical Character Recognition

• ICR – Intelligent Character Recognition Armazenamento (Storage) Mídias Magnéticas

monitores.

Saída (Output) Mídias com superfície magnética n a qual podem ser

armazenados dados p ela magnetização de áreas de sua superfície. Disquetes (8” ; 5 “1/4 ; 3 ½ ; ZIP ; Jaz) Fitas (Analógicas, Dat, DLT, LTO) Hard Disk

A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente, para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto. Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos, exemplo:

Mídias Ópticas Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico. CD-ROM

• COM – Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar micr ofilme.

16

EQUIPAMENTO, QUE PERMITE ARMAZENAR AS

INFORMAÇÕES MICROFILMADAS EM QUALQUER SUPORTE INFORMÁTICO, FOI INCORPORADO AO ARQUIVO COMO UM COMPLEMENTO AO PROJETO DE MICROFILMAGEM DE ARQUIVOS CORRENTES, AINDA EM CURSO. COM TAL EQUIPAMENTO, ESPERA-SE PODER DIVULGAR E CONSULTAR OS DOCUMENTOS ATRAVÉS DE TERMINAIS EM REDE E DE CD-ROMS, PRESERVANDO O MICROFILME.

• COLD – Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos ópticos.

QUESTÕES – MÓDULO 3

31 - NA LITERATURA ARQUIVÍSTICA, SISTEMA HÍBRIDO É A COMBINAÇÃO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM O OBJETIVO DE POTENCIALIZAR RESULTADOS, APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A OFERECER. SÃO REQUISITOS BÁSICOS PARA O ÊXITO DE QUALQUER MÉTODO DE REPRODUÇÃO:

Nesta situação específica, a confecção de um filme cópia, a partir do filme original, (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança. (B) é desnecessária, já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático. (E) é desn ecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento.

A) SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS; B) HIGIENIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO; C) AVALIAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; D) SELEÇÃO E RESTAURAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; E) TRANSFERÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO E SUA FOTOGRAMETRIA.

32 - A ADOÇÃO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS PARA ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO REQUER A OBSERVÂNCIA DE CRITÉRIOS FUNDAMENTAIS QUE LEVEM EM CONSIDERAÇÃO:

A) LEGISLAÇÃO EM VIGOR; COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA INTERNACIONAL, APLICAÇÃO DE NORMAS INTERNACIONAIS; B) PRECEITOS TÉCNICOS DA ARQUIVOLOGIA, LEGISLAÇÃO EM VIGOR E RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO DE SUA IMPLANTAÇÃO; C) RELAÇÃO CUSTO BENEFÍCIO DE SUA IMPLANTAÇÃO; APLICAÇÃO DE NORMAS INTERNACIONAIS; COMUTAÇÃO DE REGISTROS DOCUMENTAIS NACIONAIS E INTERNACIONAIS; D) COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA; NORMAS INTERNACIONAIS DE WEBSITES; PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS; E) FUNDAMENTOS ARQUIVÍSTICOS; INSERÇÃO NO

34 - O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. (V) (F) Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais, julgue os itens a seguir.

35 - A microfilmagem será f eita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de microfichas. (V) (F)

PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO; COMUTAÇÃO DE REGISTROS DOCUMENTAIS INTERNACIONAIS. 36 - É vedada a utilização de filmes atualizáveis

de qualquer tipo, tanto para a con fecção do original como para a extração de cópias.

33 - ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL ACABOU DE COMPRAR UMA DIGITALIZADORA DE MICROFILMES. O

17

(V) (F)

42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM: 37 - Na microfilmagem, poderá ser utilizado

qualquer grau de redução, desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. (V) (F) As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo. Acerca dos documentos eletrônicos, julgue os itens a seguir.

(A) SUBSTITUI A ETAPA ARQUIVÍSTICA DA

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS; (B) NÃO ELIMINA O PRÉVIO TRATAMENTO TÉCNICO

DA DOCUMENTAÇÃO; (C) OTIMIZA O ARRANJO DO ACERVO E A ORDENAÇÃO

DE SUAS SÉRIES; (D) É FEITO CONCOMITANTEMENTE COM A

AVALIAÇÃO E A SELEÇÃO DOCUMENTAL; (E) SIMPLIFICA O USO DOS MÉTODOS PADRONIZADOS

DE ARQUIVAMENTO. 38 - Na conservação desses documentos, é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. (V) (F)

43 - Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Você, então, (A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. (B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. (C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico. (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. (E) elabor a uma tabela de temporalidade par a os documentos permanentes.

39 - O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo. (V) (F) 40 - Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel, pois a) não alcan çam valor histórico.

b) são desprovidos de autenticidade. c) têm espécies e tipos indeterminados. d) demandam diferentes métodos de leitura e

de conserv ação. e) só podem ser analisados por cientistas da

informação. 41 - Na solução de p roblemas de mudança de suporte, para fins de guarda prolongada de documentos, a literatura arquivística recomenda o uso de a) disco óptico.

b) fita magn ética. c) disco rígido. d) filme de sais de prata. e) pergaminho.

44 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433,

18

Cada Subclasse pode ser subdividida de

acordo com a necessidade.

sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos. (B) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com grau de redução de 96,5 %. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos.

RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionários documentos pessoais Benefícios alimentação vale-transporte Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como, RG e CPF.

RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionários documentos pessoais - cópia do RG - cópia do CPF Benefícios alimentação vale-transporte A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema é chamado de Plano de Classificação. O Plano de Classificação pode seguir o critério

MÓDULO 4 CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo, deix ando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que classificação é antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções / atividades detectadas, por exemplo: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida em Cadastro de Funcionário e Benefícios

FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Um Plano de C lassificação deve possuir três características (Schellemberg):

• Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade RECURSOS HUMANOS

Cadastro de Funcionários Benefícios

19

* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo MÉTODOS BÁSICOS DE

ARQUIVAMENTO Plano de Classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

• ALFABÉTICO

• GEOGRÁFICO

• NUMÉRICOS

(Dicionário de Brasileiro de Terminolo gia Arquivística) Simples

Dígito Terminal Cronológico

Quadro de Arranjo: Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

• IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal

(Dicionário de Brasileiro de Terminolo gia Arquivística) ORDENAÇÃO Tem como objetivo b ásico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos:

Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado.

Sistema Indireto: p ara se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. ORDENAÇÃO ALFABÉTICA • Nº do documento (atribuído pelo Existem dois tipos de ordenação alfabética.

emissor ou pelo receptor) • Data

- LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Br anco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai

• Local de procedência

Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica), extratos bancários (ordem cronológica).

• Nome do emissor ou do destinatário

- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

20

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro

ALFABET ADO Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar

Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento

São Bento, Luis Carlos da Silva 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas.

* Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...)

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME.

ALFABETADO Almeida Filho, Wilso n de

Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto

Regras de Alfabetação

Brito Neto, Antonio de 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Oliveira Sobrinho, Oscar de Pádua Júnior, Sebastião de

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

ALFABETADO Paulino Macedo Pedro Paulo Silveira José Antunes Andrade

Andrade, José Antunes Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo ALFABETADO

2º) Quando houver sob renome igual prevalece a ordem alfab ética do prenome

Brito, Paula (Dra.) Teixeira, Oscar (General)

General Oscar Teixeira Dra. Paula Brito

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

ALFABETADO João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes

Antunes, Aníbal Antunes, João Antunes, Paulo

ALFABETADO 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero

Arco y Molinero, Ramon del Oviedo y Baños, Jose

ALFABETADO Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lob os

Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor

21

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A

ALFABETADO CAPITAL Li Yutang

Al Ben-Hur Al Ben-Hur Li Yutang

Ex: PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – L imoeiro Pernambuco – Olinda

9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

RIO GRANDE DO NORT E Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró ALFABETADO

EMBRATEL Fund ação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda.

Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia.

2ª FORMA: CIDADE – EST ADO

• Os documentos são agrupados por 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito por ex tenso deverão aparecer no final entre parênteses.

Cidade

Ex: Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife ALFABETADO

II Conferência d a Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal

Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Pena l (3º) Encontro de Turismo (Quarto)

• Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence.

MÉTODO GEOGRÁFICO

Ex: Caicó – Rio Grande do Norte

Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Existem 3 (três) formas de arquivamento

Limoeiro - Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Perna mbuco

1ª FORMA: ESTADO – CIDADE 3ª FORMA: PAÍS – CIDADE

• Os documentos são agru pados por Estados

• Os documentos são agrupados por País

Ex: Pernambuco Ex: França Portugal Rio Grande do Norte

22

• Dentro das divisões de País seguem as ÍNDICE ALFABÉTICO divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA

Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021

CAPITAL Ex: FRANÇA

França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal – Porto

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente, porém, os números são dispostos em grupos de dois dígitos, separados por hífen, e lidos da direita para a esquerda formando pares. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário, 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). Ex:

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex : nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. IMPORTANTE . Controle da numeração para n ão atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. PASTAS – Dossiês de Funcionários

56212 05-62-12 Ex: NUMÉRICO DÍGITO-

SIMPLES TERMINAL 41737 40072 30095 30021 20241

56212 86212 94217

21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

218703 672789 972689

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre so bre os mais antigo, e se

23

forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão

INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA

DIA MÊS ANO 1 Janeiro / jan. /01 ... 2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO 3 Março / mar. / 03 1940 4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência 5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS

ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.

... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação

... Julho / jul / 07 1966

... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA

... Setembro / set. / 09 ...

29 Outubro / out. /10 1999 30 Novembro / nov. / 2000

11 31 Dezembro / dez. / 2001

12

• para cada assunto principal é atribuído ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO um número Ex:

CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENT RADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO

• Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões

Ex: CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

• Dentro das subdivisões podem ocorrer

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. EX:

novas subdivisões. Ex: CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3

CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada

24

Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada po r três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. Ex: 612 616 616.1 616.2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto.

PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que co ntém tod a estrutura n umérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com b ase no assu nto).

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída

ÍNDICE

Conta de Água Conta de Luz

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2-3 1-2

CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS

Pastas Organizadas Pelo Método Duplex 1-2-3 1-2-2

Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação. Ex:

1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1 100 CONTABILIDADE

110 CONTAS DE CONSUMO 111 Conta de Água 112 Conta de Luz 120 NOTAS FISCAIS 121 Nota Fiscal de Entrada 121.1 serviços 121.2 produtos 122 Nota Fiscal de Imobilizado 123 Nota Fiscal de Saída

1

ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL

O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD).

25

A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado.

(C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo

ROTINA DE PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Grupo 1

• Recebimento • Classificação

Recebe a documentação , faz a separação de acordo com a sua classificação, adiciona o carimbo de data de recebimento. Grupo 2

• Registro

Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. Faz o r egistro do documento anotando dados de identificação, e encaminha os documentos aos setores a qu e se destinam.

• Movimentação

46 - Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários, conforme indica a tabela abaixo, indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal.

Nº do dossiê Nome do funcionário

QUESTÕES – MÓDULO 4

103.678 Maria Júlia Rodrigues 322.206 Maria Vicente Afonso 152.206 Paula da Silva Caruci 151.977 Antônio Heron Ferreira 784.120 Joaquim Manoel Sabóia 984.020 João Guilherme Smit (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso

45 - Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições ab aixo: (A)Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadu al de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadu al de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico

26

Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues

(E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que, de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo.

48 - O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. Usa-se, também, um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. (V) (F)

49 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de a) protocolo. b) arquivo corrente. c) arquivo intermediário. d) arquivo permanente. e) sala de consulta.

47 - Indique, entre as alternativas, a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos, ou seja, a forma em que estavam dispostos ao ser em arquivados, agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios, nas áreas e estruturas que lhes são destinadas, resp eitando sempre os princípios da arquivologia. (C) Denomina-se arr anjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança de atividades, em fundos, séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual, para cada documento, há que remontar ao órgão governamental, repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido.

50 - Observe o q uadro abaixo:

Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural

27

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilen a Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à

(D) EXPANSÕES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMÉRICO,

CODIFICAÇÕES ALFANUMÉRICAS; (E) SISTEMA MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO E

SUJEITO A EXPANSÕES.

a) duplex. b) enciclopédica. c) alfabética. d) dicionária. e) decimal.

54 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS PASTAS SÃO ORDENADAS DE ACORDO COM O

REGISTRO DE ENTRADA DOS CORRESPONDENTES.

USA-SE, TAMBÉM, UM ÍNDICE ALFABÉTICO

REMISSIVO PARA A CODIFICAÇÃO DAS PASTAS.

TRATA-SE DO MÉTODO:

51 - Uma entidade, pública ou privada, deve organizar seus arquivos com base

(A) DECIMAL; (B) DUPLEX; (C) ENCICLOPÉDICO; (D) ALFANUMÉRICO; (E) NUMÉRICO SIMPLES. a) nas linguagens ou sistemas de signos

adotados para comunicar os diferentes conteúdos.

b) nos assuntos tratados na correspondência 55 - A utilização de métodos numéricos de arquivamento

dos seus órgãos de cúpula.

(A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos. (B) pode ser aplicado em correspond ências se houver um índice alfabético. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo.

c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal.

d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes.

e) nas competências, funções e atividades por ela desenvolvidas.

52 - Um plano de classificação deve basear-se

a) nos gêneros documen tais, formatos e suportes.

b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries.

c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos.

d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos.

e) na estrutura, funções e atividades das 56 – Na administração de documentos correntes tem-se a preocupação de conserv á-los de maneira ordenada e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem a) classificados e manuseados. b) classificados e arquivados. c) selecionados e arquivados. d) selecionados e classificados. e) selecionados e manuseados.

instituições de origem dos documentos. 53 - As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são:

(A) SISTEMA DE NOTAÇÃO MISTA, ÍNDICES REMISSIVOS E

MNEMÔNICO; (B) SISTEMA SIMPLES DE ASSUNTO, FLEXÍVEL E QUE

ADMITA EXPANSÕES; (C) FLEXÍVEL, MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO;

28

57 – A colocação corr eta das pastas e guias nas gavetas do arquivo, on de cad a documento deve ocupar um único e exclusivo lugar, é chamada de a) arranjo. b) notação.

FATORES AMBIENTAIS

Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal dev e ser mantida em torno dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve ser mantido pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fun gos e bactérias, bem como garante características propícias par a infestação por animais. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. É importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa circulação do ar. Radiação da Luz O Controle da luminosidade é um elemento que contribui para a preservação dos documentos. A incidência luz natura ou artificial sobre os documentos causa danos de forma irreversível, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel.

d) projeções. e) classificados.

c) etiquetas.

MÓDULO 5 PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos, não permitindo que estes venham a se deteriorar.

CONSERVAR Consiste em adotar medidas e pro cedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado. Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total.

RESTAURAR

AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Para que atu em sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para

CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é, tem a capacidade de absorver e ex pelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. O controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos.

29

(D) ter o uso restringido em

dias mais frios para não resfriar demais o ambiente. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público.

praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene. O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes, p astas, caix as) também são importantes para garantir a integridade documental, visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros, danificando os documentos na sua manipulação de retirada e gu arda.

INTERVENÇÃO HUMANA

59 - Entre as atividades de conservação, assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação Com relação à preservação de documentos, julgue os itens subseqüentes.

60 - Os documentos de terceira idade que, porventura, apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. (V) (F)

61 - A laminação co rresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. (V) (F)

QUESTÕES – MÓDULO 5

62 - A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida, para readquirirem flex ibilidade pela absorção de vapor d’água. (V) (F)

58 - O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta.

63 - A encapsulação é um processo de preservação no qu al o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente, cujas bordas são seladas. (V) (F)

30

64 - Na conservação dos arquivos, deve-se

CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. a) fazer o monitoramento de temperatura e da

umidade relativa, por meio do termo-higrômetro.

CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística = Técnica; Arquivologia = Ciência. CENADEM – http://www.cenadem.com.br DIC IONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. FILIPPI, Patrícia; LIMA, Solange Ferraz de; CAR VALHO, Vânia Carneiro de. Co mo tratar coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 93 p. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998 . LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 60 p. LUCCAS, Lucy; SERIPIER RI, Dione.

b) expor o papel à radiação ultravioleta, para que o papel não fique ressecado.

c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes.

d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar.

e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície.

65 - Para estabilizar os documentos, interrompendo o processo de deterioração de seu suporte, deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfície.

b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis.

c) utilizar materiais de qualidade arquivística. d) evitar colas a base d e metilcelulose. e) promover a cultura de térmitas.

Conservar para não restaurar: uma proposta para preservação de documentos em bibliotecas. Brasília: Thesaurus, 1995. 128 p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p. SCHELLEMBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 386 p. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo: CENADEM. SERIPIERRI, Dione; et al. Manual de conservação prev entiva de documentos: papel e filme. São Paulo: EDUSP, 2005. 80 p.

FONTES DE INFORMAÇÃO AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1). Toda a coleção disponível na integra em: http://www.saesp.sp.gov.br BELLOTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002. 120 p. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. ver. amp. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 318 p.

31

prazo da lei, sob pena de

responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida pr ivada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

SILVA, Marilene Luzia da. Administração de departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. São Paulo: Érica, 2005. 230 p. SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elabora r vocabulário controlado para aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 2003. 55 p. LEGISLAÇÃO ARQUIVISTICA

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º - A cessação d e atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, agu ardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter pú blico e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no

32

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e d e caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de comp etência. Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Ex ecutivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Ex ecutivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18 - C ompete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes par a a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE

INSTITUIÇÕES AR QUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1° - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Ex ecutivo, e os arquivos do

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS

33

DOCUMENTOS PÚBLICOS § 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Art. 22 - É assegur ado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. § 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a ex ibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

[Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991] LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

O Presidente da República. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. §1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. §2° Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. §3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência par a outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. §4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. §5° A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de v alor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central d e um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. § 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

34

próprio pela autoridade competente. §6° Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados. §7° Quando houver co nveniência, ou por medida de segur ança, poderão ex cepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões o riginais de microfilmagem de documentos oficiais. §1° O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias. §2° Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão d e cumprir para autenticação de reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos com a terceiros. Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes. Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da República.

DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, do s Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação. Art. 5° A microfilmagem, de qualquer

A. COSTA E SILVA Luís Antônio da Gama e Silva

[Diário Oficial da União, de 10 de maio de 1968]

35

espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução. § 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidad e de rep rodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 7° Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso; III - local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando fo r o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução; VIII - nome po r extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidad e, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem d e encerramento, imediatamente após o último

documento, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microfilmados; II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto; III - termo de encer ramento atestando a fiel observância às disposições do presente Decreto; IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüên cia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por pro blema técnico, serão reproduzidos posterior mente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. § 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. § 2° É obrigatório f azer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. § 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que

36

acordo com o disposto neste Decreto; II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando: I - autenticados por autoridade estrangeira competente; II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III - forem acompanhados de tradução oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado definitivamente. Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá

garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista n a tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de gu arda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, dev endo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou p reservados pelo próprio órgão detentor. Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. § 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. § 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos car tórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. § 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidad e de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar -se à fiscalização que por este será ex ercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16 As empresas e os cartórios, que se dedicarem à micro filmagem de documentos de terceiros, fornecer ão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I - que a microfilmagem foi executada de

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman

[Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de 1996] 37

ARQUIVO NACIONAL LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUT ROS

DOCUMENTOS Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.

Acórdão _ Decisão proferida por tribunal, em grau de recurso.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuiçõ es previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799, d e 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivísticos; Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 de fevereiro de 1999, co m a finalidade de adequar os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à microfilmagem de docu mentos arquivísticos; Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolve: Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2. Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Alvará _ Documento por meio do qual a administração pública autoriza ou licencia o exercício de uma atividade, de um direito ou prática de algum ato. Também se chama alvará a autorização judicial para a prática de algum ato.

Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a redação de um projeto. Esboço de um plano, de um projeto.

Ata _ Documento contendo registro expositivo, tanto de fatos ocorridos, como de deliberações tomadas durante reuniões formais.

Atestado _ Declaração de autoridade competente, afirmando ou negando o que é do conhecimento oficial do signatário.

Aviso _ C orrespondência usada nos ministérios militares, do oficial superior para o subordinado. Na área civil, é correspondência trocada entre ministérios ou entre dirigentes de órgãos subordinados à Presidência da República.

Boletim _ Publicação periódica, em geral de pequeno formato, destinada a divulgar matéria de interesse das instituições.

Certidão _ Documento ex traído de registros públicos originais por quem tenha autoridade para fazê-lo, ou o expediente em que no serviço público se dá fé acerca de algo constante de seus assentamentos.

JAIME ANTUNES DA SIL VA

[[ Di iárioo OOficciial l dd aa Un n iião dd ee 22 22 dd ee dezeemb r o de 19

99. Seeçãoo II ,, pp gg .. 22 00 22 ]] Certificado _ Ato escrito em que se afirma um fato. Certificar significa "dar por certo".

(( NNO FFII NNALL DOO TEXTT OO - ANNEXO COM AAS SII NNAALL ÉÉ TT II CCAASS )) S

38

Circular _ Documento enviado simultaneamente, com o mesmo teor, a vários destinatários.

Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (médicos, engenheiros e outros técnicos) depois de relatar minuciosamente os exames a que procedem e as condições a que chegaram. Contrato _ Aco rdo em que pessoas ou instituições

se obrigam a dar, fazer o u deixar de fazer alguma coisa. Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo.

Expediente que consubstancia a expressão da vontade do governo, ditada pelos representantes do povo no Poder Legislativo. É submetida à sanção do chefe do Poder Executivo.

Convenção _ Documento utilizado para regular direitos e deveres bilaterais ou para oficializar ajustes entre partes.

Convênio _ pacto firmado entre instituições. O mesmo que ajuste.

Mandado _ Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou administrativa, para cumprimento de alguma diligência. O mandado judicial é o mais conhecido e dele há diversos tipos: de citação, de prisão, de busca e apreensão etc.

Decisão _ Documento em que se registra a resolução aprovad a por órgão colegiado.

Declaração _ Documento em que alguém, sob responsabilidade, consigna um fato ou manifesta opinião ou conceito.

Manifesto _ Ex posição pública de programa político, religioso ou diplomático, elaborada por autoridades, corporações etc.

Decreto _ Ato pelo qu al o Poder Executivo (federal, estadual ou municipal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz nomeações, promoções etc.

Manual _ Obra de formato cômodo que reúne disposições de trabalho, diretrizes, decisões, métodos e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada função.

Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo (federal, estadual ou municipal) baixado para atender a imperativos co nstitucionais no que se refere a atribuições que lhe são privativas.

Medida provisória _ Ato expedido pelo presidente da República, com força de lei, nos casos de relevância e urgência, o qual, submetido ao Congresso Nacional, poderá ser convertido ou não em lei, no prazo de trinta dias a partir da publicação.

Distrato _ Desfazimento de contrato.

Edital _ Aviso ao público em geral ou a grupos de interessados, destinado a ampla divulgação por meio da imprensa, ch amando a atenção para um ato ou fato administrativo.

Memorando _ Correspondência interna de breve tramitação e pequeno formato.

Memorial _ Requerimento coletivo ou petição individual, em que a parte expõe circunstanciadamente seu direito, justificando a pretensão.

Estatuto _ Conjunto de normas orgânicas relativas a entidades públicas ou p rivadas, a corporações ou associações de classe.

Mensagem _ Comunicação ou correspondência entre os representantes dos poderes do Estado, especialmente enviada ao Poder Legislativo para proposição de medidas que devem ser consubstanciadas em lei.

Exposição de motivos _ Documento em que autoridades sugerem a seus superiores decisões a respeito de assunto sobre o qual fazem relato circunstanciado.

Inquérito administrativo _ Processo para apur ar responsabilidade de servidores apontados como faltosos (processo administrativo disciplinar).

Minuta _ Esboço ou rascunho de qualquer ato, contrato ou correspondência, a ser revisto e

39

aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo. Provisão _ Documento oficial com a finalidade

de conferir autoridade a uma pessoa, de autorizar o exercício de um cargo, de uma profissão, ou de expedir instruções.

Moção _ Meio pelo qual se propõe algo numa assembléia (moção de simpatia, desagravo, aplauso etc.).

Regimento _ Conjunto de normas descritivas do funcionamento de um órgão incluindo finalidades, estrutura organizacional, competências e atribuições, além de suas ligações com outros órgãos ou entidades.

Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado assunto, elaborado usualmente em forma de relatório.

Nota _ Comunicação entre ministros ou entre autoridades em geral. Designa também registro ou serviço de notariado.

Regulamento _ Ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim é esclarecer um texto legal, facilitando-lhe a execução. Notificação _ Documento pelo qual se dá a

conhecer um preceito a alguém, pesso a física ou jurídica, para a prática ou não de um ato. Relatório _ Exposição circunstanciada de

ocorrência, da execução de atividades ou do funcionamento de uma instituição. Ofício _ Instrumento oficial de comunicação entre

autoridades ou destas com entidades públicas ou particulares. Requerimento _ Documento escrito por

particular ou servidor público, solicitando o atendimento de uma pretensão qualquer. Ordem do dia _ Relação de matérias escolhidas

para tratamento em sessão daquela data. Requisição _ Ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a execução de determinada ação.

Ordem de serviço _ Ato de competên cia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo decisões, instruções etc. Definições extraídas de: MACHADO, Helena Corrêa,

CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para implantação de arquivos municipais. São Paulo : Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendário, 1996. Parecer _ Opinião técnica, dada com a finalidade

de servir de base à decisão sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, jurídico, técnico ou científico).

Pauta _ Relação das d atas e dos feitos a julgar ou discutir em reuniões oficiais.

Petição _ O mesmo que requerimento.

Portaria _ Ato de competência de autoridade administrativa, de aco rdo com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo decisões, instruções etc.

Pro cesso _ Documento que, uma vez autuado, passa a receber informações, pareceres e d espachos que a ele se incorporam, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

40

ANEXO 1- SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALÉTICAS – QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE

DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:

INFORMAÇÕES SOBRE O USO

CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS ARIAL OU SIMILAR 1

SÍMBOLOS ISO SINALÉTICAS SINALÉTICAS SINALÉTICAS SINALÉTICAS

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

Deve constar de todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao início do filme.

70 ou superior

18 ou superior

1. INÍCIO DO ROLO

Deve ser usada para informar que os documentos que precedem os que serão microfilmados encontram-se em outro rolo.

2. CONTINUAÇÃO DE OUTRO ROLO 70

ou superior 18 ou superior

Deve ser usada para indicar as omissões, problemas de legibilidade ou outras ocorrências previstas no art. 9º do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

3. IMAGEM DE OBSERVAÇÃO __ 14 a 30 3 a 7

Deve constar de todos os rolos uma folha em branco, preferencialmente com as características do papel fotográfico fosco, que permita a medição da densidade do microfilme.

4. DENSIDADE UNIFORME __ __ __

Cada rolo de microfilme poderá receber um número, para fins de identificação, registro, controle e acesso.

18 ou superior

5. NÚMERO DO FILME __ 70 ou superior

6. LOGOTIPO E Deve constar de todos os rolos. Caso a instituição possua logotipo, este poderá integrar a sinalética.

IDENTIFICAÇÃO DA INSTITUIÇÃO DETENTORA DO ACERVO

__ 14 a 30 3 a 7

7. LOGOTIPO E Pode ser usada quando a

microfilmagem decorrer de patrocínio, convênio, intercâmbio etc.

IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM

__ 36 a 58 9 a 15

Pode ser usada para informar ao usuário que a instituição se reserva o direito de recusar pedidos de reprodução de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 [Direitos Autorais), Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores.

8. RESTRIÇÕES QUANTO À REPRODUÇÃO __ 14 a 30 3 a 7

(11)) Us ar r a ffonntt ee ARI AL, , no ttama nnho ind i i ccaado o emm po n t tos . . Na aus sêênc cii aa de ess a foonntee, uusar ll eetras s e nnúúme r ros nã ão ser i faado s s,, ist oo é, , let ras s e nnúme r os sseem qqua l l qque r r tii ppo de e addor no , , no tammannhho indi i ccaado o eem mi líme t t rrooss

1

SÍMBOLOS ISO CORPO DAS LETRAS E NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO ARIAL OU SIMILAR 2

SINALÉTICAS SINALÉTICAS SINALÉTICAS SINALÉTICAS

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS 9. SÍMBOLOS UTILIZADOS

ANEXO 1 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, visando à orientação do usuário. 10. IMAGEM DE ABERTURA __ 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos,

para a identificação dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7º do Decreto nº 1.799/96. 11. IDENTIFICAÇÃO DO 18 Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, coleções, séries etc.), acrescentando outras informações de interesse para a melhor orientação do usuário.

FUNDO / COLEÇÃO __ 70 ou superior ou superior

12. CONTEÚDO DO ROLO __ 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo. 13. CARTÃO DE para permitir a realização de testes de qualidade.

RESOLUÇÃO __ __ __ Deve constar de todos os rolos

14. SEPARAÇÃO DE conjunto documental para alertar o usuário da mudança de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA.

__ __ __ Pode ser usada antes de cada CONJUNTOS DOCUMENTAIS

15. GRAU DE REDUÇÃO __ 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos para informar os graus de redução adotados. Sempre que houver necessidade de alteração do grau de redução para determinado conjunto documental, o novo grau de redução adotado deverá ser informado. (2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números

não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

2

II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:

CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O

USO SÍMBOLOS ISO NÚMEROS SINALÉTICAS ARIAL OU SIMILAR

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

1. DENSIDADE UNIFORME __ _ _ __ Deve constar de todos os rolos uma folha em

branco, preferencialmente com as características do papel fotográfico fosco, que permita a medição da densidade do microfilme. 2. CARTÃO DE

RESOLUÇÃO __ _ _ __ Deve constar de todos os rolos para permitir a realização de testes de qualidade.

3. IMAGEM DE ENCERRAMENTO __ 14 a 20 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, contendo as

informações previstas no art. 8º do Decreto nº 1.799/96. 4. CONTINUA EM Deve ser usada para informar que documentos do mesmo conjunto documental encontram-se microfilmados em outro rolo.

70 18 OUTRO ROLO ou superior ou superior

5. FIM DO ROLO Deve constar de todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao fim do filme.

70 18

ou superior ou superior

3