procedimentos para classificação arquivística de documentos · procedimentos para...

Cartilha

Procedimentos para Classificação Arquivística de

Documentos

MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.

Ministro da FazendaJOAQUIM LEVY

Secretário-ExecutivoTARCÍSIO JOSÉ MASSOTE DE GODOY

Subsecretário de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoMANUEL AUGUSTO ALVES SILVA

Coordenadora-Geral de Recursos LogísticosALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

Coordenadora de Documentação e Sistemas de LogísticaPATRÍCIA DIAS PEIXOTO

Equipe Técnica - 3ª EdiçãoAMANDA FREITAS GOMESCAROLINE LOPES DURCEDANIELE CRISTINA BASSO UNOEDUARDO FERNANDES AUGUSTOGABRIELA MACHADO DE SOUZA

DiagramaçãoDANIELE CRISTINA BASSO UNO

RevisãoRENATA CHOAIRY

BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Procedimentos para classificação arquivística de documentos: cartilha. 3. ed. Brasília: Coordenação-Geral de Recursos Logísticos/SPOA, 2015.

Impresso no Brasil/ Printed in Brazil

35 p.

Brasília-DFNovembro/2015

3ª edição



Cartilha

Procedimentos paraClassificação Arquivística

de Documentos

Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de

Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de

Recursos Logísticos.

Procedimentos para classificação arquivística de documentos: cartilha.

asília : MF/SE/SPOA/COGRL, 2015.

p. : il. ; 21 cm.

3. ed. Br

35

1. Documentos - Classificação. 2. Arquivos e arquivamento

(Documentos). 3. Documentos - Gestão. 4. Brasil. Ministério da Fazenda.

Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.

Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL). I. Título.

CDD - 025.17

Registre sua manifestação no Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.

http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/Telefone: 0800 702 1111

E-mail: [email protected]

A SPOA agradece!

MINISTÉRIO DA FAZENDASecretaria ExecutivaSubsecretaria de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoCoordenação-Geral de Recursos LogísticosSAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - BrasilFone: 55 (61) 3412-5801

2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)

[email protected] http://www.fazenda.gov.br/

Procedimentos para Classificação Arquivística de Documentos 3

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei de Arquivos e que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, define em seu art. 1º que:

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.

Visando ao atendimento desse dispositivo legal, ao aperfeiçoamento da gestão de documentos no Ministério da Fazenda (MF) e à racionalização das atividades relacionadas, a Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL) da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA) elaborou esta cartilha, que foi pensada como um instrumento prático para o uso cotidiano dos servidores.

Assim, a cartilha apresenta aspectos gerais da classificação arquivística, a estrutura do Código de Classificação de Documentos e o passo a passo dos procedimentos a serem seguidos para a classificação documental, com base no que foi estabelecido pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).


DEFINIÇÕES Com o objetivo de entender melhor o passo a passo para a classificação

arquivística de documentos, algumas definições de termos são importantes:

Assunto: conteúdo informacional do documento. Um mesmo tipo de documento poderá ser associado a assuntos diversos. Ver tipo de documento.

Atividade-fim (ou finalística): conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, de acordo com a missão e a visão do órgão.

Atividade-meio: atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um órgão; e é comum a todas as organizações. Exemplo: compra de equipamentos e materiais, planejamento do orçamento, gestão de pessoas, etc.

Avaliação de documentos: processo que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

Ciclo de vida documental: sucessão de fases pelas quais passam os documentos, desde o momento em que são criados (produção) até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Também conhecida como “teoria das três idades”. Ver fase corrente e fase intermediária.

Classificação arquivística: organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano ou código de classificação. A classificação é realizada a partir da análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados e acessados.

6 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

Código de classificação de documentos: instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades.

Comissão de Avaliação de Documentos (CAD): comissão peculiar à estrutura do Ministério da Fazenda, instituída nos órgãos que integram a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD):1 comissão regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tem a responsabilidade de orientar o processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada no MF.

Destinação de documentos: encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, para a guarda permanente ou para a eliminação.

Documento: é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Eliminação de documentos: destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente.

Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram origem. Exemplos: decreto, resolução, portaria, acórdão, parecer, relatório, ata, certidão, atestado, contrato, convênio, ofício, memorando, edital, alvará, etc.

Fase corrente: documentos que estão em curso ou são objetos de consultas frequentes, conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor.

Fase intermediária: documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no Arquivo Geral, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos para a guarda permanente.

1 A CPAD, a CAD e a SCAD foram instituídas por meio da Portaria SE/MF nº 206, de 10 de julho de 2008, alterada pela Portaria SE/MF nº 316, de 26 de agosto de 2011. Mais informações sobre as Comissões estão disponíveis na Intranet/SPOA/Recursos Logísticos.

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=11/07/2008&jornal=1&pagina=23&totalArquivos=140

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=29/08/2011&jornal=2&pagina=24&totalArquivos=48

http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23225&pag=vinc


Formato: configuração física de um suporte conforme a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, etc.

Fundo: corresponde ao órgão ao qual está subordinada a unidade produtora dos documentos ou processos. Exemplos: Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA), Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB), Secretaria do Tesouro Nacional (STN).

Gênero documental: configuração que assume um documento de acordo com a linguagem utilizada na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: textual, audiovisual, cartográfico, etc.

Processo (documento): conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver documento.

Processo (negócio): “organização lógica de pessoas, energia, equipamento e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um resultado final” (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17).

Seleção de documentos: seleção física dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinação.

Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD): comissão instituída nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e seccionais do Ministério da Fazenda. Ver Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Suporte: material no qual são registradas as informações. Exemplos: papel, disco magnético, etc.

Tabela de temporalidade de documentos: instrumento de destinação, aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos.


Tipo de documento: divisão de espécie que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica de registro. Exemplo: na espécie “decreto”, os tipos podem ser “decreto-lei”, “decreto legislativo”; na espécie “relatório”, os tipos podem ser “relatório de atividades”, “relatório de fiscalização”; na espécie “certidão”, os tipos podem ser “certidão de nascimento”, “certidão de tempo de serviço”.

Para a documentação das atividades-meio produzida, recebida ou

arquivada no Ministério da Fazenda, deve ser aplicado o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001).2

Para a documentação referente às atividades-fim do MF, a Secretaria da Receita Federal do Brasil possui o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo3 aprovados pelo Arquivo Nacional.4 A aplicação desses instrumentos, nas Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs), deve seguir as orientações dadas pela COGRL/SPOA.5 Para os demais órgãos e unidades do MF, os códigos e as tabelas específicos estão em fase de desenvolvimento e aprovação pelo Arquivo Nacional, para posterior aplicação.

2 Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>. 3 Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf>. 4 Portaria AN nº 221, de 10 de novembro de 2014. 5 Disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=26&data=11/11/2014



CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS Classificação é a atividade de dividir e/ou subdividir objetos ou assuntos,

agrupando-os para um fim determinado ou simplesmente conforme a necessidade. Muitas vezes, é realizada, inclusive, inconscientemente.

Figura 1 – Exemplo de classificação

A classificação de documentos e processos é uma das etapas da gestão de documentos arquivísticos. Ela inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento, controle e acesso às informações.

OBJETIVO

A classificação de documentos e processos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.


O Código de Classificação de Documentos é um instrumento de trabalho usado para classificar todo e qualquer documento ou processo produzido ou recebido pelo órgão no exercício de suas funções e atividades, as quais, por natureza, são divididas em:

• Atividade-meio: é a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um órgão; e é comum a todas as organizações, como compra de equipamentos e de materiais, planejamento do orçamento, gestão de pessoas, etc.;

• Atividade-fim: é o conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, de acordo com a missão e a visão do órgão.

VANTAGENS DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

• agilizar a eliminação de documentos na sua origem;

• diminuir a massa documental acumulada;

• agilizar a recuperação dos documentos e das informações neles contidas;

• aumentar a segurança das informações;

• agilizar a tomada de decisões;

• diminuir o impacto da mobilidade de pessoal para dar acesso às informações.


CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

No Código de Classificação de Documentos, as funções, as atividades, espécies e tipos documentais são esquematizados hierarquicamente de acordo com as funções e as atividades desempenhadas pelo órgão. Esses assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do MF, definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo sempre do geral para o particular.

Esse instrumento de classificação segue o modelo de sistema decimal de classificação por assuntos, que se constitui em um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses, e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue:

As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são

divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos

numéricos, seguindo-se o método decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000,

temos:


Note-se que é um encadeamento lógico que subordina cada classe. O código 022.221, por exemplo, só tem sentido quando percebemos que cada número tem um significado. Veja abaixo:

Devem-se observar as subdivisões das classes, pois assim pode-se proporcionar o maior nível de detalhamento possível.


O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001) possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL, e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão. Essas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera de competência.

As atividades-fim do Ministério da Fazenda aparecerão representadas, no Código de Classificação de Documentos6, da seguinte forma:

6 Para a documentação da atividade-meio produzida, recebida ou arquivada no Ministério da Fazenda, deverão ser aplicados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001). Para a documentação relativa às atividades-fim do MF, a SRFB já possui seu Código e Tabela aprovados pelo Arquivo Nacional. E para as atividades-fim dos demais órgãos do MF, os códigos e tabelas específicos estão em desenvolvimento para posterior aplicação.


Geral ao

específico

A classificação vai do assunto geral ao mais específico, veja a seguir:

É comum às pessoas confundirem o assunto de que trata o documento com a espécie documental e acabam adotando como classificação os termos: atas; correspondências; contratos; acordos; pareceres; etc.

É evidente que as espécies documentais têm importância, mas devem ser adotadas como subdivisões auxiliares. Por exemplo:

Pertence à área-meio?

O assunto é de Recursos

Humanos?

Pertence a esse

assunto?

Então, que tipo de treinamento?

Que tipo de estágio?


PRINCIPAIS CÓDIGOS UTILIZADOS NA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

DAS ATIVIDADES-MEIO

Exemplificamos, aqui, alguns códigos

mais utilizados na classificação de documentos das atividades-meio da

Administração Pública Federal:7

ADMINISTRAÇÃO GERAL 004 Processos e documentos sobre acordos, ajustes, contratos e/ou

convênios, implementados ou não, tais como: projetos, relatórios técnicos, prestação de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo.

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 010.2 Documentos e processos referentes a regimentos, regulamentos,

estatutos, organogramas e estruturas do órgão.

010.3 Documentos e processos sobre audiências, despachos e reuniões, tais como: pautas de reunião, convocações e convites para reuniões.

011 Documentos e processos referentes à criação, à extinção e à alteração de comissões, aos conselhos, aos grupos de trabalho, juntas e/ou comitês, tais como: atas e relatórios técnicos.

019.01 Documentos e processos sobre pedidos de informações referentes às funções e atividades do órgão e os serviços que ele presta.

7 Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001).


PESSOAL 020.5 Documentos e processos sobre a vida funcional do servidor, bem

como os registros e/ou anotações a ele referidos.

022.11 Documentos e processos referentes aos cursos promovidos pela instituição. Inclusive propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados.

022.221 Documentos e processos referentes aos estágios promovidos por outras instituições no Brasil.

023.11 Documentos e processos sobre admissão, aproveitamento, contratação, nomeação, readmissão, readaptação, recondução, reintegração e reversão de servidores.

024.1 Documentos e processos referentes às folhas de pagamento e fichas financeiras dos servidores do órgão.

024.124 Documentos e processos referentes às solicitações, adiantamentos, pagamentos e alterações do 13º salário.

024.131 Documentos e processos sobre pagamentos de adicionais por tempo de serviço (como anuênios, biênios e quinquênios).

024.144 Documentos e processos sobre descontos referentes a pensões alimentícias.

024.2 Documentos e processos referentes às solicitações, marcações e alterações de férias.

024.3 Documentos e processos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre as licenças concedidas aos servidores, tais como: atividade política, capacitação profissional, doença em pessoa da família, gestante, paternidade, serviço militar, tratamento de interesses particulares, tratamento de saúde, etc.

024.91 Documentos e processos referentes às concessões que os servidores têm direito, tais como: casamento, doação de sangue, falecimento de familiares, horário especial para servidor estudante, etc.


PESSOAL (CONTINUAÇÃO)

024.92 Documentos e processos referentes aos auxílios concedidos aos servidores, tais como: auxílio alimentação/refeição, fardamento/uniforme, moradia, vale-transporte, etc.

025.11 Documentos e processos referentes à acumulação ilícita de cargos, empregos e funções públicas, afastamento preventivo, instauração do inquérito, inquérito administrativo e revisão do processo disciplinar.

026.12 Documentos e processos referentes aos benefícios de auxílios concedidos aos servidores, tais como: auxílio acidente, doença, funeral, natalidade e reclusão.

026.13 Documentos e processos referentes à aposentadoria dos servidores.

026.131 Documentos e processos sobre a contagem e a averbação de tempo de serviço para efeitos de aposentadoria.

026.191 Documentos e processos referentes aos benefícios de adiantamentos e empréstimos a servidores.

029.11 Documentos e processos referentes ao controle de frequência dos servidores, tais como: livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas e cumprimento de horas extras.

029.21 Documentos e processos referentes às ajudas de custo, às diárias, às passagens (inclusive devolução), às prestações de contas e aos relatórios de viagem dos servidores que saíram em missões fora da sede (viagens a serviço) no país.

029.6 Documentos e processos referentes às ações e às reclamações trabalhistas.


MATERIAL 033.11 Documentos e processos de compra de materiais permanentes, tais

como móveis em geral e equipamentos com patrimônio.

033.21 Documentos e processos de compra de materiais de consumo (lápis, papel, caneta, carimbo, etc.).

036.1 Documentos e processos referentes à requisição e à contratação (inclusive licitações) de serviços de instalação, conservação, recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário.

037.1 Documentos e processos referentes ao inventário de material permanente.

PATRIMÔNIO 041.013 Documentos e processos referentes ao fornecimento e à

manutenção dos serviços básicos de energia elétrica. 041.11 Documentos e processos referentes à compra de imóveis pelo

órgão. 041.21 Documentos e processos sobre venda de imóveis do órgão.

041.41 Documentos e processos referentes à reforma, recuperação e restauração do imóvel e de suas dependências.

041.51 Documentos e processos referentes aos serviços de manutenção de elevadores.

042.11 Documentos e processos sobre compra de veículos pelo órgão.

042.4 Documentos e processos referentes ao abastecimento, limpeza, manutenção e reparo de veículos.

049.15 Documentos e processos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente; controle de entrega e devolução de chaves; e registro de ocorrências.

049.3 Documentos e processos sobre a utilização de auditórios, salas e demais dependências do imóvel, pelo órgão ou por terceiros.


ORÇAMENTO E FINANÇAS 051.11 Documentos e processos referentes à previsão orçamentária.

051.21 Documentos e processos referentes à distribuição orçamentária, tais como: transferências, provisão, destaques, estornos e subvenções.

052.22 Documentos e processos referentes às despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenções, suprimento de fundos e restos a pagar que não contenham classificação específica em outros códigos.

057 Documentos e processos referentes à tomada de contas e prestação de contas (inclusive parecer de aprovação das contas).

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 060.2 Documentos e processos sobre publicação de matérias nos boletins

administrativo, de pessoal e de serviço. 062.11 Documentos e processos sobre compra de revistas, jornais, livros,

etc. e inclusive assinaturas de periódicos.

063.2 Recibos de documentos tramitados e expedidos (recibos de malote e correios), livros de protocolo e recibos assinados do COMPROT (RMs, REs e papeletas de providências).

067.2 Documentos e processos sobre redes, programas e sistemas de informática, inclusive licença e registro de uso e de compra.

COMUNICAÇÕES 071.2 Documentos e processos sobre pagamento dos serviços de coleta,

recebimento e distribuição de correspondências e objetos (malote). 074.1 Documentos e processos sobre instalação, manutenção,

transferência e reparo de linhas telefônicas. 074.3 Documentos e processos referentes ao pagamento de contas

telefônicas.


OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 091 Documentos e processos referentes às ações judiciais, tais como:

mandado de segurança, ação civil pública, mandado de injunção, etc., desde que não caracterizem as ações específicas da Procuradoria da Fazenda Nacional (PFN).

ASSUNTOS DIVERSOS 991 Documentos e processos referentes às cartas de apresentação e à

recomendação. 993 Documentos e processos sobre agradecimentos, convites,

felicitações e pêsames.


PASSO A PASSO PARA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NO MOMENTO DA PRODUÇÃO

A classificação deve ser realizada pelo servidor no momento da produção do documento ou da autuação do processo.

Para que o Código de Classificação de Documentos de Arquivo possa ser

aplicado de forma eficiente, apresentamos, a seguir, o passo a passo para a classificação documental.

Ler o documento e identificar: a) fundo arquivístico;8 b) tipo de atividade (meio ou fim);

c) o assunto geral e o específico de acordo com o seu conteúdo.

Localizar o assunto principal no Código de Classificação de Documentos correspondente. A localização pode ser feita por palavra-chave no índice do respectivo Código.

8 Órgão ao qual está subordinada a unidade produtora do documento ou processo que está sendo classificado.

1

2


Relembrando!

Para a documentação da atividade-meio, deve-se aplicar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de

Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001).9 Para a documentação relativa às atividades-fim do MF, a Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB) já possui seu Código e Tabela aprovados pelo Arquivo Nacional.10 E para as atividades-fim dos demais órgãos do MF, os códigos e as tabelas específicos estão em fase de desenvolvimento.

Anotar a lápis, no canto superior direito da primeira página do documento ou da capa do processo, o código de classificação atribuído. Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deve(m) receber a anotação do código correspondente.

Após classificado arquivisticamente, o documento ou processo segue normalmente seu trâmite.

O desenho do processo de negócio para classificação arquivística de documentos no MF

pela unidade produtora está disponível no Apêndice A desta cartilha.

9 Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>. 10 Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf>.

3

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf


CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO PASSIVO DOCUMENTAL

Quanto aos documentos e processos que já se encontram sob custódia do Arquivo Geral, a classificação arquivística deve ser feita pelos membros da Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD) do respectivo órgão produtor, de acordo com sua jurisdição.11 Dessa forma, apresentamos, a seguir, o passo a passo para a classificação documental pela SCAD.

Os membros da Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD) devem selecionar o conjunto de documentos a ser classificado.

Ler o documento e identificar: a) fundo arquivístico; b) tipo de atividade (meio ou fim);

c) o assunto geral e o específico de acordo com o seu conteúdo.

Localizar o assunto principal no Código de Classificação de Documentos correspondente. A localização pode ser feita por palavra-chave no índice do respectivo Código.12

11 Quando os documentos ou processos a serem classificados pertencerem ao fundo da SRFB, verificar orientações na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 12 Para a documentação da atividade-meio produzida, recebida ou arquivada no Ministério da Fazenda, deverão ser aplicados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001). Para a documentação relativa às atividades-fim do MF, a SRFB já possui seu Código e Tabela aprovados pelo Arquivo Nacional. E para as atividades-fim dos demais órgãos do MF, os códigos e tabelas específicos estão em desenvolvimento para posterior aplicação.

1 2

3



Anotar a lápis, no canto superior direito da primeira página do documento ou da capa do processo, o código de classificação atribuído. Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deve(m) receber a anotação do código correspondente.

Preencher o formulário “Classificação Arquivística de Documentos”13 a partir dos dados obtidos da análise da documentação a ser classificada.

Enviar a planilha (elaborada no passo 5) por e-mail à Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) correspondente. Exemplo: se a documentação for de origem da SRFB, encaminhar a planilha para avaliação da CAD/RFB.

A CAD deve analisar a planilha, conferir as informações e verificar a temporalidade dos documentos.

Para os documentos classificados que necessitam de aprovação das contas, a CAD deve fazer o levantamento da prestação de contas junto ao TCU. Não havendo contas aprovadas para esses documentos, eles devem ser rearquivados pela SCAD.

Os documentos classificados passíveis de eliminação (de acordo com a tabela de temporalidade correspondente e que não precisem de aprovação de contas, ou que tenham as contas aprovadas) devem ser separados fisicamente do restante do acervo pela SCAD. Ver cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos (COGRL, 2015).14

13 Disponível no Apêndice B e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 14 A cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos está disponível na Intranet SPOA/ Recursos Logísticos.

4

5 6 7 8

9





O desenho do processo de negócio para classificação arquivística de

documentos no MF pela SCAD está disponível no Apêndice C desta

cartilha.

Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a CAD de seu órgão ou com a Presidência da CPAD/MF Núcleo Central (representada pela COGRL/SPOA), pelo e-mail [email protected].





REFERÊNCIAS BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 18 jul. 2014. _______. Arquivo Nacional. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 98 p. _______. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 03 nov. 2015. FURLAN, José Davi (Tutor). Introdução ao BPM e CBOK: módulo 1: aula inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formação de gestores de processo. [Rio de Janeiro]: ELO Group, 2011. p. 1-64. Educação a distância.


APÊNDICE A – PROCESSO DE NEGÓCIO: CLASSIFICAÇÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (NA PRODUÇÃO)15

Os procedimentos apresentados no fluxo são descritos a seguir:

UNIDADE PRODUTORA:

A) ler o documento e identificar: A.1) o fundo arquivístico; 16 A.2) o tipo de atividade (meio ou fim); A.3) o assunto geral e o assunto específico de acordo com o seu conteúdo;

B) localizar o assunto principal no Código de Classificação de Documentos correspondente.17 A localização pode ser feita por palavra-chave no índice do respectivo Código;

C) anotar a lápis, no canto superior direito da primeira página do documento ou da capa do processo, o código de classificação atribuído. Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deve(m) receber a anotação do código correspondente.

15 Disponível também na Intranet SPOA/Recursos Logísticos. 16 Órgão ao qual está subordinada a unidade produtora do documento ou processo que está sendo classificado. 17 Para a documentação da atividade-meio produzida, recebida ou arquivada no Ministério da Fazenda, deverão ser aplicados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001). Para a documentação relativa às atividades-fim do MF, a SRFB já possui seu Código e Tabela aprovados pelo Arquivo Nacional. E para as atividades-fim dos demais órgãos do MF, os códigos e tabelas específicos estão em desenvolvimento para posterior aplicação.



APÊNDICE B – FORMULÁRIO DE CLASSIFICAÇÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS18

18 O formulário para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



APÊNDICE C – PROCESSO DE NEGÓCIO: CLASSIFICAÇÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SOB CUSTÓDIA DO ARQUIVO)19

19 Disponível também na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



Os procedimentos apresentados no fluxo são descritos a seguir: SCAD (Subcomissão de Avaliação de Documentos):

A) selecionar o conjunto documental a ser classificado; B) ler o documento e identificar:

B.1) o fundo arquivístico;20 B.2) o tipo de atividade (meio ou fim); B.3) o assunto geral e o assunto específico de acordo com o seu conteúdo;

C) localizar o assunto principal no Código de Classificação de Documentos correspondente.21 A localização pode ser feita por palavra-chave no índice do respectivo Código;

D) anotar a lápis, no canto superior direito da primeira página do documento ou da capa do processo, o código de classificação atribuído. Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deve(m) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s);

E) preencher o formulário “Classificação Arquivística de Documentos”22 a partir dos dados obtidos da análise da documentação a ser classificada;

F) enviar o formulário preenchido à Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) correspondente. Exemplo: se a documentação for de origem da SRFB, encaminhar a planilha para avaliação da CAD/RFB;

CAD (Comissão de Avaliação de Documentos):

G) analisar e conferir as informações contidas na planilha enviada pela SCAD: G.1) devolver a planilha à SCAD para as devidas correções caso alguma informação

não proceda;

H) verificar a temporalidade dos documentos;

I) verificar se os documentos classificados necessitam de aprovação das contas:

I.1) para aqueles que necessitam, fazer o levantamento da prestação de contas junto ao TCU;

I.2) se ainda não houver aprovação de contas para esses documentos, informar à SCAD e orientar o rearquivamento;

20 Órgão ao qual está subordinada a unidade produtora do documento ou processo que está sendo classificado. 21 Para a documentação da atividade-meio produzida, recebida ou arquivada no Ministério da Fazenda, deverão ser aplicados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001). Para a documentação relativa às atividades-fim do MF, a SRFB já possui seu Código e Tabela aprovados pelo Arquivo Nacional. E para as atividades-fim dos demais órgãos do MF, os códigos e tabelas específicos estão em desenvolvimento para posterior aplicação. 22 Disponível no Apêndice B e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



J) verificar se os documentos classificados são passíveis de eliminação (com temporalidade de guarda atingida e que não precisem de aprovação de contas, ou que já tenham as contas aprovadas):

J.1) para aqueles que não são passíveis de eliminação no momento, informar à SCAD e orientar o rearquivamento;

J.2) para aqueles passíveis de eliminação, informar à SCAD e orientar a separação física desses documentos do restante do acervo;

SCAD (Subcomissão de Avaliação de Documentos):

K) rearquivar aqueles documentos que ainda não possuem aprovação de contas ou que não cumpriram seu prazo de guarda na fase intermediária;

L) separar fisicamente, do restante do acervo, os documentos passíveis de eliminação. Ver cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos (COGRL, 2015).23

23 A cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos está disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.



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