1 arquivística informação o objeto intelectual da arquivística é a informação ou, mais...

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Arquivística

O objeto intelectual da

arquivística é a informaçãoinformação ou,

mais precisamente, os dados

que possibilitam a informação

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Mas, é necessário considerar três Mas, é necessário considerar três objetos físicos:objetos físicos:

1. 1. O arquivoO arquivo, , isto é, os conjuntos documentais produzidos/ recebidos/acumulados pelas entidades públicas ou privadas no exercício de suas funções, conjuntos de documentos sobre os quais a arquivística vai aplicar a sua teoria metodologia e práxis para chegar a seus objetivos

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Arquivística

2. 2. O documentoO documento em si mesmo, enquanto

individuo, ainda que isso possa parecer paradoxal

porque a arquivística trabalha sobretudo, com

conjuntos orgânicos de documentosconjuntos orgânicos de documentos. A verdade é

que, sem que se conheçam, em sua natureza e

elementos, os integrantes dos conjuntos, isto é,

os documentos-indivíduos documentos-indivíduos , não se poderá

compreender a totalidade.

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Arquivística

O objetivo da arquivística, em relação a todos esses O objetivo da arquivística, em relação a todos esses

objetos, por meio de suas teorias, metodologias e objetos, por meio de suas teorias, metodologias e

aplicações práticas, aplicações práticas, é dar acesso à informaçãoé dar acesso à informação.

Não à informação em geral, Não à informação em geral, mas à informação de mas à informação de

cunho cunho jurídico e/ou administrativojurídico e/ou administrativo, que é que é

indispensável ao processo decisório e para indispensável ao processo decisório e para

funcionamento das atividades governamentais ou funcionamento das atividades governamentais ou

das empresas privadas e pessoasdas empresas privadas e pessoas físicasfísicas..

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Arquivística

AAtua como tua como testemunho dos direitos dos cidadãostestemunho dos direitos dos cidadãos, ,

até esta mesma informação, quando utilizada até esta mesma informação, quando utilizada

pelos pelos historiadoreshistoriadores para a crítica e explicação das para a crítica e explicação das

sociedades passadas e que, inclusive sociedades passadas e que, inclusive

independentemente destes usos, permanece independentemente destes usos, permanece

como componente de um corpus informacional como componente de um corpus informacional

que permita a transmissão cultural de geração a que permita a transmissão cultural de geração a

geração. geração.

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Arquivística

A especificidade da arquivística relativamente às outras “ciências” da informação, tais como a biblioteconomiabiblioteconomia, a , a museologiamuseologia e a própria documentação, reside justamente, na peculiaridade da origem e formação de seus objetos: o arquivo e os documentos de arquivo.

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Ainda que todas aquelas áreas trabalhem com documentos, os da biblioteconomia têm a ver com o sentido de coleção que tem uma biblioteca (seja em forma tradicional ou virtual), onde são reunidos, segundo suas temáticas, livros, revistas, jornais, folhetos, material iconográfico ou sonoro. A finalidade de se colecionar estes documentos são científicas, técnicas, educativas, didáticas de entretenimento etc..

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Os documentos de museu, em geral, são reunidos em coleções artificiais, segundo a finalidade do museu, e seus documentos foram produzidos com finalidades artísticas ou de entretenimento, ainda que possam ter sido funcionais em sua origem, como aqueles objetos que testemunham a vida material de certas comunidades ou agrupamentos humanos.

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Os Centros de Documentação e os Bancos de Dados trabalham também com documentos ou referências a documentos – de forma real ou virtual-, mas são reunidos e/ou produzidos por razões de pesquisa.O sentido da funcionalidade e da organicidade qualidades típicas dos arquivos.

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Princípios ArquivísticosPrincípios ArquivísticosOs princípios arquivísticos constituem o marco principal Os princípios arquivísticos constituem o marco principal

da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” da diferença entre a arquivística e as outras “ciências”

documentárias. São eles:documentárias. São eles:

Princípio da ProveniênciaPrincípio da Proveniência

Princípio da OrganicidadePrincípio da Organicidade

Princípio da UnicidadePrincípio da Unicidade

Princípio da Indivisibilidade ou integridadePrincípio da Indivisibilidade ou integridade

Princípio da CumulatividadePrincípio da Cumulatividade

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Princípio da Proveniência:Princípio da Proveniência:

Fixa a identidade do documento, Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. guarda dos documentos.

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Princípio da Proveniência:Princípio da Proveniência:

Arquivos originários de uma instituição ou Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.mesclados a outros de origem distinta.

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Princípio da Organicidade:Princípio da Organicidade:

As relações administrativas orgânicas As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.relações internas e externas.

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Princípio da Unicidade:Princípio da Unicidade:

Não obstante, forma, gênero, tipo ou Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram função do contexto em que foram produzidos.produzidos.

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Princípio da Invisibilidade ou Princípio da Invisibilidade ou integridade:integridade:

Os fundos de arquivo devem ser Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. adição indevida.

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Princípio da cumulatividade:

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica

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ArquivísticaTeoria das Três Idades:Teoria das Três Idades:

A teoria das três idades, sistematizadas A teoria das três idades, sistematizadas pelos norte americanos nos anos 70 do pelos norte americanos nos anos 70 do século XX, é um ponto de chegada século XX, é um ponto de chegada natural dos estudos arquivísticos que, natural dos estudos arquivísticos que, desde o século XIX, tentavam desde o século XIX, tentavam estabelecer uma ponte entre estabelecer uma ponte entre documentação de gestão e a destinada documentação de gestão e a destinada a ser preservada para fins de pesquisa.a ser preservada para fins de pesquisa.

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ArquivísticaTeoria das Três IdadesTeoria das Três Idades

A teoria das três corresponde à A teoria das três corresponde à sistematização do ciclo vital dos sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. È uma documentos de arquivo. È uma denominação que corresponde ao uso denominação que corresponde ao uso dos documentos.dos documentos.

Arquivos CorrentesArquivos CorrentesArquivos IntermediáriosArquivos IntermediáriosArquivos Permanentes Arquivos Permanentes

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três Idades

Arquivos Correntes:Arquivos Correntes:

A primeira idade corresponde à A primeira idade corresponde à produçãoprodução do documento, sua do documento, sua tramitação tramitação , a finalização de seu , a finalização de seu objetivo, conforme o caso, e a sua objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O conteúdo desse primeira guarda. O conteúdo desse documento, o chamado documento, o chamado valor primáriovalor primário,, coincide com as razões de sua criação. coincide com as razões de sua criação.

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Teoria das Três IdadesArquivos Correntes:

As funções ou tarefas arquivísticas dessa fase são o apoio à produção e à tramitação, a classificação o servir à consulta administrativa (que é freqüente), a primeira guarda, a conexão do documento com seus prazos de destinação, estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade

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Arquivos Correntes:Arquivos Correntes:

Atividades de ProtocoloAtividades de Protocolo::Conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso a informação:

Recebendo e classificando o documento: efetuando a separação dos documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular;

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três IdadesArquivos Correntes:Arquivos Correntes:

Atividades de ProtocoloAtividades de Protocolo::

Documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários;Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado.

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Arquivos Correntes:Arquivos Correntes:A passagem do documento da primeira à A passagem do documento da primeira à segunda idade denomina-se segunda idade denomina-se transferênciatransferência e e indica o fim de seu valor primário; é quando já indica o fim de seu valor primário; é quando já terminaram os direitos produzidos por sua terminaram os direitos produzidos por sua criação. criação.

Os documentos passam, então, a semi-ativos, Os documentos passam, então, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primário, mas por razões mais valor primário, mas por razões mais jurídicasjurídicas que administrativas. que administrativas.

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três IdadesArquivos Correntes:Arquivos Correntes:

Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade: : È o registro È o registro esquemático do ciclo de vida documental do esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após análise da órgão, sendo elaborada após análise da documentação e documentação e aprovada pela autoridade aprovada pela autoridade competentecompetente. .

A tabela determina o prazo de guarda dos A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a critérios para a microfilmagemmicrofilmagem, a , a eliminação eliminação ou ou o recolhimento ao arquivo permanente. o recolhimento ao arquivo permanente.

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três IdadesVantagens para implantação de depósitos de Vantagens para implantação de depósitos de

arquivamento intermediário:arquivamento intermediário:

Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando:

Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo;Maior e melhor colaboração entre arquivistas e administradores;Racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais;Resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração;Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.

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Arquivos PermanentesArquivos Permanentes

A passagem de documentos do arquivo A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo intermediário para o arquivo

permanente denomina-se permanente denomina-se recolhimentorecolhimento..

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três IdadesArquivos PermanentesArquivos Permanentes

Arquivos Permanentes são o conjunto de Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu em função do seu valor secundário.valor secundário.

Valor Secundário: Valor Secundário: refere-se à possibilidade de uso dos refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. foram originariamente criados.

O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.informação para terceiros e para a própria administração.

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São conjuntos documentais São conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas administrativas e/ou pessoas físicas passam a “passam a “conviverconviver” uns com outros: ” uns com outros: constituindo-se em constituindo-se em fundos.fundos.

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três IdadesArquivos PermanentesArquivos Permanentes

Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas e que são preservados como relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição, mesmo conjunto gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim.que este, por quaisquer razões, lhe seja afim.

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Principais atividades dos Arquivos Permanentes:

ArranjoDescrição

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ArranjoArranjo: a operação resume-se na : a operação resume-se na reordenação dos conjuntos documentais reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas remanescentes das eliminações ditadas

pela Tabela de Temporalidade, pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critérios que respeitam o obedecendo a critérios que respeitam o

caráter orgânico dos conjuntos caráter orgânico dos conjuntos documentais.documentais.

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Hierarquia da atividade de arranjoHierarquia da atividade de arranjo

FundoFundo

SeçãoSeção

SubseçãoSubseção

SérieSérie

SubsériesSubséries

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Descrição: Conjuntos de procedimentos Descrição: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de conteúdo, permitem a identificação de

documentos e a elaboração de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa. instrumentos de pesquisa.

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Descrição:Descrição:

Instrumentos de Pesquisa: Obra de referência, Instrumentos de Pesquisa: Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, publicada ou não, que identifica, localiza,

resume ou transcreve, em diferentes graus e resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, seção, subseção, séries, amplitudes, fundos, seção, subseção, séries,

subséries e peças documentais existentes em subséries e peças documentais existentes em um arquivo permanente com a finalidade de um arquivo permanente com a finalidade de

controle e acesso ao acervo. controle e acesso ao acervo.

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Descrição:Descrição:

A A norma Isad(g) International Standard Archival Description norma Isad(g) International Standard Archival Description (General).(General).

Trata-se de normas de descrição estabelecidas pelo Conselho Trata-se de normas de descrição estabelecidas pelo Conselho Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha.Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha.

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Teoria das Três Idades/ Arquivos PermanentesTeoria das Três Idades/ Arquivos PermanentesDescrição/A norma Isad(g) Descrição/A norma Isad(g)

Elementos recomendados pela Isad(g):Elementos recomendados pela Isad(g):Área de identificação (nome e nível da unidade que está sendo descrita; suas datas de produção ou datas-limite, segundo o caso; sua dimensão e sua codificação, se houver);Área de contexto de produção (nome da entidade/pessoa física, história administrativa/biografia, história custodial (ou arquivística) e origem do recolhimento/aquisição);

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Teoria das Três Idades/ Arquivos PermanentesTeoria das Três Idades/ Arquivos PermanentesDescrição/A norma Isad(g) Descrição/A norma Isad(g)

Elementos recomendados pela Isad(g):Elementos recomendados pela Isad(g):Área de conteúdo e estrutura (os assuntos tratados e as espécies documentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de pesquisa; o arranjo interno e informações sobre alterações na dimensão do conjunto);Área de acesso e uso (condições legais, estado físico do suporte, idiomas, outras descrições já publicadas);Área de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados aos descritos)Área de notas (outras informações importantes que não se acham nas outras áreas).

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Bibliografia:Bibliografia:

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BELLOTTO, Heloísa Liberalli. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documentalArquivos permanentes: tratamento documental. – 2.ed. rev.e . – 2.ed. rev.e ampliada.- Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2004. ampliada.- Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2004.

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Gestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicosGestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicos . Ana Celeste Indolfo, Ana . Ana Celeste Indolfo, Ana

Maria Valéria Cascardo Campos, Maria Izabel de Oliveira, Mônica Medrado da Costa, Verone Maria Valéria Cascardo Campos, Maria Izabel de Oliveira, Mônica Medrado da Costa, Verone Gonçalves Cauville. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1993.Gonçalves Cauville. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1993.

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1 arquivística informação o objeto intelectual da arquivística é a informação ou, mais...

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