teoria arquivística

Gesto de arquivos e Documentao

Professor

Ricardo Jos Ferreira de Brito

Teoria ArquivsticaPrincpios e Conceitos

A Teoria Arquivstica, tambm conhecida como Arquivologia,pode ser entendida como um conjunto de princpios, conceitos etcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda,preservao e uso de documentos em arquivos.

H 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobreArquivologia

a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentosacumulados diariamente pelas organizaes, o que exige umamaior sofisticao dos esquemas de classificao e;

b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento terico daorganizao de documentos arquivsticos.


Princpios:

Os princpios arquivsticos constituem o marco principal dadiferena entre a Arquivstica e as outras cinciasdocumentrias.


Princpio da Provenincia:

Fixa a identidade do documento, relativamente a seuprodutor. Por este princpio, os arquivos devem serorganizados em obedincia competncia e s atividades dainstituio ou pessoa legitimamente responsvel pelaproduo, acumulao ou guarda dos documentos.

Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoadevem manter a respectiva individualidade, dentro de seucontexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados aoutros de origem distinta.


Princpio da Provenincia: Respeito ao fundo: conjunto de documentos de uma mesma

provenincia (instituio)

Fundo aberto Em atividade

Fundo Fechado Atividade encerrada


Princpio da Organicidade:

As relaes administrativas orgnicas se refletem nosconjuntos documentais. A organicidade a qualidadesegundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes eatividades da entidade produtora/acumuladora em suasrelaes internas e externas.

Um documento de arquivo retirado do seu conjunto, perdemuito do seu significado


Princpio da Unicidade:

No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentosde arquivo conservam seu carter nico, em funo docontexto em que foram produzidos.


Princpio da Indivisibilidade ou integridade:

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso,mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adioindevida.


Princpio da Cumulatividade:

O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.


Princpio do respeito a ordem original:

Os documentos devem ser no arquivo na mesma ordem quelhe foi atribuda nos setores que os criaram.

CONARQ

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgocolegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio daJustia;

Tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivospblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacionalde Arquivos

Exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Foi criado pelo art. 26 da Lei n 8.159/91 e regulamentadopelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

CONARQ COMPETNCIAS

Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacionalde Arquivos -SINAR, visando gesto, preservao e ao acessoaos documentos de arquivos;

Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos eprivados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica dasatividades arquivsticas;

Propor ao Ministro de Estado da Justia normas legaisnecessrias ao aperfeioamento e implementao da polticanacional de arquivos pblicos e privados;

Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legaisque norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;

CONARQ

Estimular programas de gesto e de preservao dedocumentos pblicos de mbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrnciadas funes executiva, legislativa e judiciria;

Subsidiar a elaborao de planos nacionais dedesenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da polticanacional de arquivos pblicos e privados;

CONARQ

Estimular a implantao de sistemas de arquivos nos PoderesExecutivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, doDistrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dosMunicpios;

Estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; Identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

Propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Ministrode Estado da Justia, a declarao de interesse pblico e socialde arquivos privados;

CONARQ

Estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos quedesenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantesdo SINAR;

Recomendar providncias para a apurao e a reparao de atoslesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

Promover a elaborao do cadastro nacional de arquivospblicos e privados, bem como desenvolver atividadescensitrias referentes a arquivos;

CONARQ

Manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujasfinalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, paraprover e receber elementos de informao e juzo, conjugaresforos e encadear aes;

Articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladoresde polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia,tecnologia, informao e informtica.

SINAR

O art. 26 da Lei n 8.159/91, no s criou o Conselho Nacionalde Arquivos - CONARQ como institui tambm o SistemaNacional de Arquivos - SINAR, cuja competncia,organizao e funcionamento esto regulamentadospelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem porfinalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicose privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aosdocumentos de arquivo.

SINAR Compete aos integrantes do SINAR:

promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aosdocumentos na sua esfera de competncia, em conformidade com asdiretrizes e normas emanadas do rgo central;

disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normasestabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma agarantir a integridade do ciclo documental;

garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;

proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea dearquivo, garantindo constante atualizao.

Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas doCONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculaoadministrativa.

Teoria das Trs Idades

Corresponde ao ciclo vital das informaes

Baseada no uso dos arquivos pelas organizaes ou grau defrequncia de uso

Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades so complementares.Cada uma delas corresponde a uma maneira diferente deconservar e tratar os documentos e, consequentemente, umaorganizao adequada.

3 idades, 3 ciclos, 3 estgios

Primeira idade; segunda idade; terceira idade.

Corrente, intermedirio, permanente.


Primeira idade (arquivo corrente)

so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao,constituam objeto de consultas frequentes;

Vinculados ao objetivo imediato;

Contribuem para a tomada de decises;

Contribuem para a execuo das atividades;

Devem ser preservados junto aos rgos produtores ou osque usam frequentemente.

Fcil acesso


Segunda idade (arquivo intermedirio) Originados dos arquivos Correntes; Uso pouco frequente; por razes de interesse administrativo, aguardam a sua

eliminao ou recolhimento para guarda permanente; Mantidos por precauo; No h necessidade de serem guardados prximos aos

escritrios Permanncia transitria Liberar espao no arquivo corrente


Terceira idade (arquivo permanente)

Conjunto de documentos preservados ou guardados emfuno do seu valor;

Podem ter valor histrico, probatrio e informativo, e porisso devem ser definitivamente preservados;

Documentos que foram produzidos a muito tempo;

Pouqussimo Uso;


TRANSFERNCIA E RECOLHIMENTO Arquivo corrente para o arquivo intermedirio TRANFERNCIA;

Arquivo Intermedirio para o arquivo permanente RECOLHIMENTO.

OBS: Alguns documentos do arquivo corrente podem serrecolhidos sem, necessariamente, passar pelos arquivosintermedirios; e um arquivo permanente pode voltar a serarquivo corrente.

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