aula 1 descrição arquivística 2013
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Aula 1 Descrição Arquivística 2013 da FESPSPTRANSCRIPT
Descrição Arquivís0ca – Aula 1 Descrição Arquivís0ca – Aula 1
GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Aula 1 – Descrição Arquivís0ca Revisando Conceitos de arquivologia: o documento, o arquivo, os princípios arquivís0cos. Teoria das três idades. Principais a0vidades no arquivo permanente (arranjo e descrição).
Prof. Charlley Luz
Descrição Arquivís0ca – Aula 1
Documento arquivísBco informação registrada, independente da forma ou do
suporte, produzida ou recebida no decorrer das a0vidades de uma ins0tuição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos consBtuBvos suficientes para servir de prova dessas aBvidades.
Documento: É toda informação registrada em um suporte material, susceMvel de consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Conceitos Gerais
CONARQ
WIKIPEDIA ?
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arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma en0dade cole0va, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas a0vidades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Ins0tuição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel des0nado à guarda de documentos.
Cuidado: É um termo polissêmico
Fonte: DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
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• ARQUIVO: • Os documentos de qualquer ins0tuição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004);
• conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, ins0tuições de caráter públicas, e en0dades privadas, em decorrência do exercício de a0vidades específicas, bem como por pessoa osica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
Conceitos Gerais
ACERVO Documentos de uma en0dade produtora ou de
uma en0dade custodiadora.
?
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• ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivís0ca materialmente indivisível.
• FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança das a0vidades.
• UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços;
• DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, per0nentes a um assunto ou pessoa.
Conceitos Gerais
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• ARRANJO ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente);
• ORDENAÇÃO: distribuição dos documentos numa seqüência alfabé0ca, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento adotado (arquivos correntes).
• NOTAÇÃO: elemento de iden0ficação das unidades de arquivamento, composto por letras, números ou combinação, permi0ndo sua localização. • DESCRIÇÃO: processo que sinte0za elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos).
Conceitos Gerais
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Processos
Entrada: materiais, serviços e
informações
Saída: materiais, serviços e
informaçõesAgregação de valor
Atividade fim
Atividade meio
O caráter orgânico do Arquivo
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O caráter dinâmico do Arquivo
Documentos e informações administraBvas
Decisão Ação
Geração de novo(s) documento(s) e informações administraBvas
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• Os princípios arquivís0cos cons0tuem o marco principal da diferença entre a arquivís0ca e as outras ciências documentárias. São eles:
– Princípio da Proveniência – Princípio da Organicidade – Princípio da Unicidade – Princípio da Indivisibilidade ou integridade – Princípio da Cumula0vidade
Princípios Arquivís0cos
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Arquivos originários de uma insBtuição ou de uma pessoa devem manter a respec0va individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem dis0nta.
Princípio da Proveniência:
Aplicação: Auten0cidade é a manutenção da integridade do fundo de arquivo. Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito à verdade administra,va dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos cons0tuírem-‐se num reflexo fiel das aBvidades desenvolvidas, vê-‐se que a
Auten0cidade depende da manutenção dessa Imparcialidade.
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As relações administraBvas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e
aBvidades da en0dade produtora / acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Organicidade:
Aplicação: A Organicidade do arquivo realiza-‐se através da acumulação dos documentos. A acumulação, com base em um Plano de Classificação, de modo correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, apresenta as relações existentes entre as funções/aBvidades /tarefas. Essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no
seu todo, a missão realizada.
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Princípio da Unicidade:
Unicidade -‐ “não obstante forma, gênero, 0po ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo.
Aplicação:
UNICIDADE DO DOCUMENTO ·∙ o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservadas.
UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
·∙ a mesma informação con0da em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.
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Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mu0lação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade:
Aplicação: A imparcialidade dos documentos refere-‐se à capacidade dos documentos de
refleBrem fielmente as ações do seu produtor. Destaca-‐se a verdade administra0va do documento e não a verdade do seu conteúdo. O mo0vo da criação de um documento, independentemente do seu conteúdo ser ou não, suponhamos, uma fraude, seria legíBmo no que se refere à sua relação com
as aBvidades da enBdade que o criou.
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Princípio da cumula0vidade:
O arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica
Os itens documentais de um arquivo não são escolhidos previamente para serem acumulados, eles se acumulam à medida
que são produzidos. Mas uma boa Cumula0vidade se realiza quando os documentos são organizados de acordo com o
desenvolvimento das ações;
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O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para descrição de arquivos -‐ ISAD(G), indica procedimentos baseados
nos princípios arquivís,cos sem determinar uma estrutura fixa de organização ou
estabelecer códigos e Ftulos. Cada arquivo merecerá sempre uma análise, planejamento e tratamento próprios à sua conformação.
Cada arquivo é único
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Caracterís0cas próprias dos arquivos
Os princípios arquivís0cos estabelecem três caracterísBcas intrínsecas ao arquivo que podem ser assim designadas:
• a singularidade do produtor do arquivo, • a filiação dos documentos às ações que promovem a missão definida e • a dependência dos documentos dos seus pares.
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A teoria das três idades corresponde à sistema0zação do ciclo vital dos documentos de arquivo. É uma denominação que corresponde ao uso dos documentos.
• Arquivos Correntes • Arquivos Intermediários • Arquivos Permanentes
Teoria das Três Idades
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Ciclo de Vida das Informações ArquivísBcas
1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade Arquivos correntes
Arquivos de gestão
Arquivos vivos Arquivos ativos
Arquivos intermediários
Arquivos semi-ativos Pré-arquivo
Arquivos permanentes
Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos
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Arquivo Corrente Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos acumuladores
Restrito aos acumuladores ou com
autorização
Aberto
Conservação Física Centralizada ou Descentralizada
Centralizada Centralizada
Justificativa de conservação
Apoio às atividades cotidianas
Razões administrativas, legais ou fiscais
Pesquisa, administrativa
Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado
Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho
Instituição arquivística
Processamento Técnico
Classificação, temporalidade
Temporalidade Arranjo, descrição
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A criação ou recepção dos documentos
Proveniência interna Proveniência externa
Arquivos Correntes Possibilidade de
uso alta Conservação nos setores
Avaliação e Eliminação
Arquivo Intermediário Possibilidade de
uso decrescente Depósito
centralizado
Eliminação e Arranjo
transferência
Recolhimento Arquivo
Permanente Valor Secundário
Depósito Centralizado 5 a 10%
O ciclo de vida dos documentos e os arquivos
.
Orgânico
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Não apóia mais as a0vidades co0dianas; Término de uma a0vidade (projeto, convênio etc.); Exclusão da atribuição; Prescrição da ação.
Fonte: CGU
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Arquivos Permanentes Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter defini0vo, em função do seu valor
secundário.
Valor Secundário: refere-‐se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de
pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.
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Arranjo
Arranjo: a operação resume-‐se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pela Tabela de Temporalidade (TTD),
obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos
documentais.
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Entende-‐se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e csicas que visam à organização dos
documentos de um arquivo ou coleção, u0lizando-‐se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
-‐ as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo;
-‐ as operações csicas referem-‐se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à idenBficação dos mesmos para definir sua disposição.
O estudo das funções, das a0vidades e da estrutura da organização produzirá um
esquema chamado Quadro de Arranjo para a0vidades intelectuais e osicas de arranjo.
Arranjo
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Hierarquia da a0vidade de arranjo
Fundo Seção
Subseção Série
Subséries
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Sub-série2.3
Documento/
Processo
Documento subordinado / Ato informacional
Sub-série2
Série3
Documento/
Processo
Seção2
Sub-série1
Série2
Documento/
Processo
Sub-série2.2
Sub-série2.1
Série1
Fundo Seção1 Seção3
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É o que vamos ver a parBr de hoje
Descrição: Conjunto de procedimentos que, a par0r de elementos formais e de conteúdo, permitem a iden0ficação de
documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.
DTA