noÇÕes de arquivÍstica e organizaÇÃo de arquivos histÓricos aula iii organizaÇÃo dos...

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Page 1: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS
Page 2: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

HISTÓRICOSHISTÓRICOS

AULA IIIAULA IIIORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

EM ARQUIVOS HISTÓRICOSEM ARQUIVOS HISTÓRICOS

Page 3: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CONCEPÇÃO: CONCEPÇÃO: CACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UELCACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UEL

EDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UELEDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UELJOSÉ MIGUEL ARIAS NETO – DH/UELJOSÉ MIGUEL ARIAS NETO – DH/UEL

Page 4: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

ETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVOETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVO

Recepção e Registro;Recepção e Registro; Higienização;Higienização; Avaliação/Identificação; Avaliação/Identificação; Classificação/Arranjo;Classificação/Arranjo; Acondicionamento;Acondicionamento; Descrição;Descrição; Disseminação. Disseminação.

Page 5: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

RECEPÇÃO E REGISTRO

ARQUIVOS: recolhimento sistemático da produção ARQUIVOS: recolhimento sistemático da produção documental, oriunda do Arquivo Intermediário, por documental, oriunda do Arquivo Intermediário, por meio de instrumento intitulado “Relação de meio de instrumento intitulado “Relação de Recolhimento”;Recolhimento”;

CEDOCS: aquisição de acervo se dá por meio de CEDOCS: aquisição de acervo se dá por meio de doação, custódia ou compra, segundo critérios doação, custódia ou compra, segundo critérios definidos pela temática do CEDOC (Centro de definidos pela temática do CEDOC (Centro de Documentação). Documentação).

Page 6: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

INSTRUMENTOS DE RECEPÇÃO NOINSTRUMENTOS DE RECEPÇÃO NO CEDOC E ARQUIVO CEDOC E ARQUIVO

Ficha de Controle do AcervoFicha de Controle do Acervo

Contrato de Doação;Contrato de Doação;

Page 7: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CONTRATO DE DOAÇÃOCONTRATO DE DOAÇÃO

Page 8: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

REGISTRO DE DOCUMENTOSREGISTRO DE DOCUMENTOS

Aplicado a cada fundo, coleção ou parte do acervo;Aplicado a cada fundo, coleção ou parte do acervo;

Documentos adquiridos de forma avulsa, registro Documentos adquiridos de forma avulsa, registro

individual;individual;

Coleções e fundos registrados de forma coletiva Coleções e fundos registrados de forma coletiva

(quantidade de peças, datas-limite, suportes, (quantidade de peças, datas-limite, suportes,

organização existente ou não, data de entrada.organização existente ou não, data de entrada.

Page 9: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

HIGIENIZAÇÃOHIGIENIZAÇÃO

Todos os documentos recebidos por um Arquivo Todos os documentos recebidos por um Arquivo

Permanente devem passar pelo processo de Permanente devem passar pelo processo de

higienização.higienização.

Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira, Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira,

grampos e clips metálicos e outros materiais grampos e clips metálicos e outros materiais

nocivos aos documentos, deverão ser retirados.nocivos aos documentos, deverão ser retirados.

Page 10: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

Para higienização de documentos textuais, o responsável Para higienização de documentos textuais, o responsável

pelo processo de higienização, deverá utilizar trinchas pelo processo de higienização, deverá utilizar trinchas

macias e demais equipamentos para remoção de partes macias e demais equipamentos para remoção de partes

metálicas. metálicas.

O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este

trabalho.trabalho.

O CDPH conta com uma sala de triagem, onde são O CDPH conta com uma sala de triagem, onde são

armazenados os arquivos e coleções que aguardam o armazenados os arquivos e coleções que aguardam o

processo de avaliação e registro. Em seguida os documentos processo de avaliação e registro. Em seguida os documentos

são higienizados e recebem um acondicionamento são higienizados e recebem um acondicionamento

provisório para aguardar o processo de arranjo.provisório para aguardar o processo de arranjo.

Page 11: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS
Page 12: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

AVALIAÇÃOAVALIAÇÃO

““Processo de análise de documentos de arquivo, Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.” acordo com os valores que lhes são atribuídos.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.41)2005, p.41)

““Seqüência de operações que, de acordo com as Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”. de um arquivo”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)

Page 13: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

• Em arquivos correntes, avaliação consiste em um Em arquivos correntes, avaliação consiste em um trabalho interdisciplinar para “identificar valores para trabalho interdisciplinar para “identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio bem como para a preservação do patrimônio documental.”documental.”(Bernardes, 1998, p.14)(Bernardes, 1998, p.14)

• Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser realizada paralelamente ao trabalho de classificação, realizada paralelamente ao trabalho de classificação, visando evitar a acumulação desordenada de visando evitar a acumulação desordenada de documentos.documentos.

Page 14: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃOCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO

“Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade”(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.53)

Page 15: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

PLANO DE DESTINAÇÃOPLANO DE DESTINAÇÃO

““Esquema no qual se fixa a destinação dos Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.” documentos.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.133)2005, p.133)

““Conjunto de instrumentos de destinação de Conjunto de instrumentos de destinação de documentos”.documentos”.(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.60)p.60)

Page 16: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

ALGUNSALGUNSINSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃOINSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO

Tabela de temporalidade; Tabela de temporalidade; Lista de eliminação;Lista de eliminação; Termo de eliminação;Termo de eliminação; Relação de recolhimento (controla a passagem de Relação de recolhimento (controla a passagem de

documentos do arquivo intermediário para o documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente);arquivo permanente);

Relação de transferência (controla a passagem de Relação de transferência (controla a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário), etc.intermediário), etc.

Page 17: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOSLISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

Page 18: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOSEDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ((MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

Page 19: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOSTERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

Page 20: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIARELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

Page 21: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

Na fase de arquivo corrente a avaliação objetiva:Na fase de arquivo corrente a avaliação objetiva:

Redução da massa documental;Redução da massa documental; Agilidade na recuperação dos documentos e das Agilidade na recuperação dos documentos e das

informações;informações; Eficiência Administrativa;Eficiência Administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda Melhor conservação dos documentos de guarda

permanente;permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos Racionalização da produção e do fluxo de documentos

(trâmite);(trâmite); Liberação de espaço físico;Liberação de espaço físico; Incremento à pesquisa.Incremento à pesquisa.

(Bernardes, 1998, p.15)(Bernardes, 1998, p.15)

Page 22: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃOCRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primário devem ser eliminados apenas com valor primário devem ser eliminados após o cumprimento do prazo de guarda após o cumprimento do prazo de guarda estabelecido na TTD”. (Manual de gestão de estabelecido na TTD”. (Manual de gestão de documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)

Page 23: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

VALOR SECUNDÁRIO: “refere-se ao valor do VALOR SECUNDÁRIO: “refere-se ao valor do documento para atender outros fins que não são, documento para atender outros fins que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundário apresentam documentos com valor secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico. Devem ser preservados em caráter histórico. Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primeiras.” (Manual de gestão de finalidades primeiras.” (Manual de gestão de documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)

Page 24: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CLASSIFICAÇÃO

““Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo”.classificação ou quadro de arranjo”.(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.49)p.49)

A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.”distribuir em classes os documentos de um arquivo.” Viviane TessitoreViviane Tessitore

Page 25: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

PLANO DE CLASSIFICAÇÃOPLANO DE CLASSIFICAÇÃOQUADRO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO PODER PÚBLICO QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO PODER PÚBLICO MUNICIPALMUNICIPAL

Page 26: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CRITÉRIO FUNCIONALCRITÉRIO FUNCIONALP. M. SÃO JOSÉ DOS CAMPOS - SPP. M. SÃO JOSÉ DOS CAMPOS - SP

Page 27: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

5.55.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO FUNCIONAL)FUNCIONAL)5.5.01 5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo (Função)(Função)

Séries DocumentaisSéries Documentais5.5.01.00.015.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer. Plano Plurianual para o Esporte e Lazer.5.5.01.00.025.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e Plano Anual da Secretaria de Esportes e

Lazer.Lazer.5.5.01.00.035.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos Plano de atividades dos departamentos

de de atividades comunitárias, esportes e lazer.

Page 28: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS ATIVIDADES-MEIO DOS ÓRGÃOSARQUIVO DAS ATIVIDADES-MEIO DOS ÓRGÃOS(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)(MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

Page 29: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

ARRANJOARRANJO

““Seqüência de operações intelectuais e físicas que Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano arquivo ou coleção, de acordo com um plano previamente estabelecido.” DBTApreviamente estabelecido.” DBTA

É o termo adotado para a “classificação” dos É o termo adotado para a “classificação” dos documentos em arquivos permanentes.documentos em arquivos permanentes.

Page 30: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora e/ou acumuladora dos documentos.e/ou acumuladora dos documentos.

Este processo de pesquisa é fundamental para se Este processo de pesquisa é fundamental para se conhecer a trajetória do produtor dos documentos. conhecer a trajetória do produtor dos documentos. Recomenda-se, também, conhecer os principais Recomenda-se, também, conhecer os principais temas relacionados à instituição e/ou vida pública e temas relacionados à instituição e/ou vida pública e privada (pessoa física), bem como o período privada (pessoa física), bem como o período abrangido pelos documentos. abrangido pelos documentos.

Page 31: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

: É importante consultar uma bibliografia básica É importante consultar uma bibliografia básica

referente ao período da produção dos documentos;referente ao período da produção dos documentos;

Realizar uma leitura sumária do acervo facilita o Realizar uma leitura sumária do acervo facilita o entendimento de detalhes importantes do processo entendimento de detalhes importantes do processo de acumulação dos documentos;de acumulação dos documentos;

Deve-se observar a existência ou não de uma Deve-se observar a existência ou não de uma “ordem original” dos documentos.“ordem original” dos documentos.

Page 32: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

Observar o ordem original possibilita ao técnico, Observar o ordem original possibilita ao técnico, responsável pelo arranjo, “elucidar questões responsável pelo arranjo, “elucidar questões relativas aos interesses, prioridades e sentidos relativas aos interesses, prioridades e sentidos conferidos pelo titular ao seu acervo.” CPDOCconferidos pelo titular ao seu acervo.” CPDOC

Estes dados deverão ser explicitados quando da Estes dados deverão ser explicitados quando da descrição do acervo para que os pesquisadores descrição do acervo para que os pesquisadores possam entender melhor o perfil da pessoa física possam entender melhor o perfil da pessoa física e/ou jurídica.e/ou jurídica.

Page 33: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

Excetuando-se os casos de arquivos permanentes Excetuando-se os casos de arquivos permanentes que recebem documentos já classificados na idade que recebem documentos já classificados na idade corrente (sistema de arquivos já implantado), na corrente (sistema de arquivos já implantado), na maioria das vezes, os acervos chegam para os maioria das vezes, os acervos chegam para os arquivos permanentes e/ou centros de arquivos permanentes e/ou centros de documentação totalmente desorganizados.documentação totalmente desorganizados.

É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a lógica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo lógica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo pesquisador.pesquisador.

Page 34: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

O arranjo segue os mesmos passos da classificação. O arranjo segue os mesmos passos da classificação. Para a definição da estrutura do arranjo (número de Para a definição da estrutura do arranjo (número de grupos, séries, sub-séries e dossiês) deve-se levar grupos, séries, sub-séries e dossiês) deve-se levar em consideração a quantidade de espécies e tipos em consideração a quantidade de espécies e tipos documentais do acervo, assim como sua quantidade documentais do acervo, assim como sua quantidade física.física.

Acervos pequenos seguem como norma de Acervos pequenos seguem como norma de organização o arranjo por séries - divisão atribuída organização o arranjo por séries - divisão atribuída a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo e/ou a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo e/ou espécie documental, e havendo necessidade dividí-espécie documental, e havendo necessidade dividí-la em sub-séries e dossiês.la em sub-séries e dossiês.

Page 35: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CRITÉRIOSCRITÉRIOS

O CPDOC – Centro de Pesquisa e Documentação de O CPDOC – Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil tem uma vasta e História Contemporânea do Brasil tem uma vasta e rica experiência no tratamento de arquivos rica experiência no tratamento de arquivos pessoais. Na metodologia de organização dos pessoais. Na metodologia de organização dos acervos adotam, segundo as características de cada acervos adotam, segundo as características de cada arquivo, diversos critérios de arranjo:arquivo, diversos critérios de arranjo:

FuncionalFuncional TemáticoTemático GeográficoGeográfico TipológicoTipológico

Page 36: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

FUNCIONALFUNCIONAL““Agrupa documentos que dizem respeito às funções Agrupa documentos que dizem respeito às funções ou atividades específicas desenvolvidas pelo titular ou atividades específicas desenvolvidas pelo titular do arquivo.” CPDOCdo arquivo.” CPDOC

Exemplos:Exemplos:• Série:Série: Ministro da Justiça (do Arquivo Negrão de Ministro da Justiça (do Arquivo Negrão de

Lima);Lima);• DossiêDossiê: Membro da Junta Interamericana de Defesa : Membro da Junta Interamericana de Defesa

(da (da sériesérie Funções Militares do Arquivo Ulhôa Cintra) Funções Militares do Arquivo Ulhôa Cintra)

Page 37: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

TEMÁTICO:TEMÁTICO:““Agrupa documentos relacionados a um Agrupa documentos relacionados a um determinado assunto ou tema.” CPDOCdeterminado assunto ou tema.” CPDOC

Exemplos:Exemplos:SérieSérie: Petróleo (do Arquivo Horta Barbosa): Petróleo (do Arquivo Horta Barbosa)DossiêDossiê: Crise do Governo João Goulart (da : Crise do Governo João Goulart (da

sériesérie Trajetória de Vida do Arquivo Cordeiro Trajetória de Vida do Arquivo Cordeiro de Farias)de Farias)

Page 38: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

GEOGRÁFICO:GEOGRÁFICO:““Agrupa documentos por local (municípios, cidades, Agrupa documentos por local (municípios, cidades, estados, regiões, países, etc.)” CPDOCestados, regiões, países, etc.)” CPDOC

Exemplos:Exemplos: SérieSérie: Pará de Minas (do Arquivo Benedito : Pará de Minas (do Arquivo Benedito

Valadares)Valadares) Dossiê:Dossiê: Amazonas (da Amazonas (da sub-sériesub-série Serviço de Serviço de

Inquéritos Políticos e Sociais, da Inquéritos Políticos e Sociais, da sériesérie Chefatura de Chefatura de Polícia do Arquivo Filinto Müller)Polícia do Arquivo Filinto Müller)

Page 39: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

TIPOLÓGICO:TIPOLÓGICO:

Agrupa documentos por tipo/espécie. Os mais Agrupa documentos por tipo/espécie. Os mais comumente encontrados são correspondência, comumente encontrados são correspondência, documentos pessoais, produção intelectual e documentos pessoais, produção intelectual e recortes de jornais, contando cada um desses recortes de jornais, contando cada um desses conjuntos com os seguintes documentos:conjuntos com os seguintes documentos:

Page 40: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

a)a) Correspondência (cartas, telegramas, cartões, Correspondência (cartas, telegramas, cartões, bilhetes, etc)bilhetes, etc)

Exemplos:Exemplos: SérieSérie Correspondência do Arquivo Juraci Correspondência do Arquivo Juraci

MagalhãesMagalhães Dossiê Dossiê Cartas Comerciais e Circulares (da Cartas Comerciais e Circulares (da série série

Correspondência do Arquivo Juraci Magalhães)Correspondência do Arquivo Juraci Magalhães)

Page 41: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

b) Documentos Pessoais (certidões, diplomas, b) Documentos Pessoais (certidões, diplomas, títulos, carteiras, diários, declarações de imposto de títulos, carteiras, diários, declarações de imposto de renda, biografias, currículo, etc., referentes aos renda, biografias, currículo, etc., referentes aos titular do arquivo)titular do arquivo)

Exemplos:Exemplos: SérieSérie: Documentos Pessoais (do Arquivo Ulisses : Documentos Pessoais (do Arquivo Ulisses

Guimarães)Guimarães) DossiêDossiê: Diplomas (da : Diplomas (da sériesérie Documentos Pessoais do Documentos Pessoais do

Arquivo Gustavo Capanema)Arquivo Gustavo Capanema)

Page 42: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

c) Produção Intelectual (discursos, relatórios, artigos, entrevistas, etc., produzidos pelo titular do arquivo ou por terceiros)

Exemplos: Série: Produção Intelectual (do Arquivo Anísio

Teixeira) Dossiê: Discursos no Ministério da Fazenda (da série

Produção Intelectual do Arquivo Osvaldo Aranha)

Page 43: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

d) Recortes de Jornais: “os recortes de jornais e revistas que integram os arquivos constituem sempre uma série específica. O CPDOC recebe apenas os que contêm matérias de autoria dos titulares, informações sobre a biografia e a trajetória dos mesmos ou, excepcionalmente, uma coleção sobre um assunto específico diretamente ligado aos seus interesses.

Exemplos: . Série Recortes de Jornais (do Arquivo Gustavo

Capanema)

Page 44: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

É comum que no acervo de pessoas físicas sejam É comum que no acervo de pessoas físicas sejam acrescentados documentos posteriores à sua morte acrescentados documentos posteriores à sua morte pelas pessoas que fazem a doação. Exemplos: votos pelas pessoas que fazem a doação. Exemplos: votos de pesar, homenagens póstumas, recortes de de pesar, homenagens póstumas, recortes de jornais sobre o falecimento, etc. Neste caso deve-se jornais sobre o falecimento, etc. Neste caso deve-se abrir uma série específica, denominada abrir uma série específica, denominada Documentos Complementares. Documentos Complementares.

No arranjo é possível combinar séries, subséries e No arranjo é possível combinar séries, subséries e dossiês formados de diferentes critérios.dossiês formados de diferentes critérios.

Page 45: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOSORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS Para se ordenar os documentos dentro dos dossiês e ou Para se ordenar os documentos dentro dos dossiês e ou

séries adota-se, via de regra, o critério cronológico. Coloca-se séries adota-se, via de regra, o critério cronológico. Coloca-se o documento mais antigo em primeiro lugar. Este critério é o o documento mais antigo em primeiro lugar. Este critério é o mais adotado na ordenação pois facilita a reconstituição da mais adotado na ordenação pois facilita a reconstituição da trajetória do titular dentro do processo histórico.trajetória do titular dentro do processo histórico.

Na ordenação dos dossiês dentro das séries pode-se adotar Na ordenação dos dossiês dentro das séries pode-se adotar tanto o critério cronológico quanto o alfabético. O alfabético tanto o critério cronológico quanto o alfabético. O alfabético é o mais utilizado quando os dossiês são identificados por é o mais utilizado quando os dossiês são identificados por nomes. Exemplos: série geográfica (por localidade), série nomes. Exemplos: série geográfica (por localidade), série temática (por tema), série produção intelectual (por autor) e temática (por tema), série produção intelectual (por autor) e série correspondência (por correspondente, quando assim série correspondência (por correspondente, quando assim ordenada).ordenada).

Aconselha-se também que a disposição das séries no arquivo Aconselha-se também que a disposição das séries no arquivo reflita a trajetória de vida pública e privada do titular.reflita a trajetória de vida pública e privada do titular.

Page 46: NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOSNUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Para se evitar o extravio de documentos de um Para se evitar o extravio de documentos de um dossiê, depois de ordenados cronologicamente, dossiê, depois de ordenados cronologicamente, deve-se numerar todos os documentos.deve-se numerar todos os documentos.

A numeração, utilizando-se algarismos arábicos, A numeração, utilizando-se algarismos arábicos, deve ser feita seqüencialmente no canto inferior deve ser feita seqüencialmente no canto inferior direito dos documentos.direito dos documentos.

Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas receberão números seqüenciais romanos. Exemplo: receberão números seqüenciais romanos. Exemplo: numeração do quarto documento da terceira pasta: numeração do quarto documento da terceira pasta: III-4 III-4

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Cópias de documentos não devem ser guardados no acervo. A duplicidade de documentos não é recomendável para arquivos permanentes para resguardar o espaço para acondicionamento dos diversos acervos. As cópias devem ser devolvidas aos doadores. Caso não aceitem devem ser descartadas.

Exceções à regra: Cópia que auxilia a legibilidade do original; Cópia datilografada de manuscrito. Observação: Nesses casos deve-se guardar a cópia junto do

documento original, anotando-se a palavra “cópia” no canto superior direito e repetindo-se a numeração do documento original.

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GUIA DE TRANSFERÊNCIAGUIA DE TRANSFERÊNCIA

A Guia de Transferência é um artifício que deve ser utilizado A Guia de Transferência é um artifício que deve ser utilizado para localizar documentos que não podem ser mantidos para localizar documentos que não podem ser mantidos dentro do dossiê devido ao seu suporte. Segundo o CPDOC dentro do dossiê devido ao seu suporte. Segundo o CPDOC existem duas situações:existem duas situações:

a) “Nos casos em que fotografias, mapas, plantas ou a) “Nos casos em que fotografias, mapas, plantas ou folhetos vêm encartados ou anexados a documentos folhetos vêm encartados ou anexados a documentos textuais, devendo ser fisicamente separados destes últimos textuais, devendo ser fisicamente separados destes últimos e encaminhados a outro subsetor com o objetivo de e encaminhados a outro subsetor com o objetivo de receberem tratamento técnico adequado. A fim de que não receberem tratamento técnico adequado. A fim de que não se perca a informação de que havia documentos encartados se perca a informação de que havia documentos encartados ou anexados que foram transferidos e de que seja possível ou anexados que foram transferidos e de que seja possível localizá-los no seu destino, a guia é feita em duas vias – uma localizá-los no seu destino, a guia é feita em duas vias – uma substitui provisoriamente o documento retirado, outra o substitui provisoriamente o documento retirado, outra o acompanha ao subsetor onde será tratado. Após o acompanha ao subsetor onde será tratado. Após o tratamento neste subsetor a guia é devolvida, com o código tratamento neste subsetor a guia é devolvida, com o código definitivo do documento transferido, substituindo a definitivo do documento transferido, substituindo a provisória.” CPDOC provisória.” CPDOC

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b) “Para indicar a localização de documentos de b) “Para indicar a localização de documentos de grande porte, mantidos no subsetor de arquivo, grande porte, mantidos no subsetor de arquivo, mas que devem ser acondicionados em armários mas que devem ser acondicionados em armários especiais (do tipo mapoteca) visando à sua melhor especiais (do tipo mapoteca) visando à sua melhor preservação. Neste caso, preenche-se apenas uma preservação. Neste caso, preenche-se apenas uma guia de transferência, que substitui no dossiê o guia de transferência, que substitui no dossiê o documento transferido, recebendo a numeração documento transferido, recebendo a numeração seqüencial que caberia a este.seqüencial que caberia a este.

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ANEXOS

É possível encontrarmos um ou mais documentos anexados em um documento do dossiê, intencionalmente ou não, agrupados pelo titular.Exemplos: traduções, versões preliminares, rascunhos, respostas de cartas, anotações, etc.Deve-se identificar este(s) anexo(s) com o mesmo número do documento utilizando-se a letra A maiúscula acompanhada do número do anexo. Exemplo: II-4A1, II-4A2, 7-A1, etc.Obs.: Outro caso é a anexação, em caráter excepcional, pelo técnico de documentos que mesmo não se enquadrando no período cronológico do dossiê auxiliam na compreensão do mesmo. Eles devem ser colocados no final do dossiê e receber a notação “A” seguida do número correspondente. Ex.: A1, A2, A3

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ACONDICIONAMENTOACONDICIONAMENTO

““Embalagem destinada a proteger os documentos e Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio”a facilitar seu manuseio”Dicionário de Terminologia ArquivísticaDicionário de Terminologia Arquivística

.. “Embalagem ou guarda de documentos produzidos “Embalagem ou guarda de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.”entidade coletiva, pessoa ou família.”Dicionário Brasileiro de Terminologia ArquivísticaDicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

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Mais do que simplesmente “embalar” o documento Mais do que simplesmente “embalar” o documento visando sua proteção e conservação, o processo de visando sua proteção e conservação, o processo de acondicionamento deve levar em conta o suporte acondicionamento deve levar em conta o suporte do documento.do documento.

Arquivos deslizantes são os mais recomendados Arquivos deslizantes são os mais recomendados tanto para preservação quanto para racionalizar o tanto para preservação quanto para racionalizar o uso do espaço.uso do espaço.

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ARMAZENAMENTOARMAZENAMENTOCDPHCDPH