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Sistema de descrição arquivística em contexto empresarial hospitalar

Caso de Estudo

José Pedro Maçorano Gabriel David

Fernanda Gonçalves

Desafio

Oportunidade de melhoria

Necessidades de acesso a informação retrospetiva por parte do CA (Conselho de Administração)/SOA (Serviço de Organização Administrativa);

Desatualização do sistema de arquivo utilizado e volume de informação em causa resultam em constrangimentos e demoras no acesso à informação, influenciando a capacidade de recuperação e a eficácia/completude da mesma.

05-10-2013 Encontro Internacional de Arquivos 2013 2

Projeto

Implementação de boas práticas nacionais e internacionais: ◦ ICA – ISAD(G) e ISAAR(CPF).

◦ DGLAB – No enquadramento da ACE - MEF e MIP.

◦ Boas práticas de gestão - Gestão por processos.

Implementação de procedimentos e tecnologias informáticas atuais - ICA-AtoM como solução informática de suporte.

Perspetiva integrada de gestão da informação - suporte aos processos de tomada de decisão, potenciando o acesso/reutilização da informação administrativa retrospetiva de suporte a processos funcionais atuais.

Lançar as bases para a preservação digital do Arquivo do CA.


MEF CHSJ

Projeto


Sistema de informação do CA/SOA

ISAD(G) e ISAAR(CPF)

Planos de classificação

funcional

Macroestrutura Funcional/MIP

Gestão por Processos

Sistema de Arquivo CHSJ ICA-AtoM

Sistema de Informação – CA/SOA


Predominância do critério orgânico;

Compartimentação e redundância de informação;

Dificuldade em assegurar standardização (documentos /procedimentos);

Reduzida exploração efetiva de ferramentas informáticas em uso– informação não clínica;

Uso de suporte papel (vs. digital <≠> valor legal);

Dificuldades na gestão e recuperação de informação retrospetiva;

Colaboradores assumem necessidade de melhoria.

Entrevista estruturada (diretor do SOA); Questionário a colaboradores; Análise documental; Análise orgânico-funcional

Sistema de Informação – CA/SOA


Necessidades identificadas Estruturar os fluxos de informação internos e externos; Recuperação de informação retrospetiva - baixo nível de

ruído, elevada completude, sem limite de antiguidade; Recuperação da informação retrospetiva por

colaboradores integrados em diversos processos/unidades;

Garantia de segurança da informação e no seu acesso; Seleção da informação a integrar no arquivo; Utilização preferencial de informação

digital/digitalizada – acesso rápido e múltiplo, diminui a duplicação;

Acesso e/ou integração de outros arquivos; Integração da informação proveniente de outras

unidades orgânicas internas e instituições externas.

Planos de Classificação Funcional

Planos de Classificação Funcional


A utilização de um Plano de Classificação Funcional assume que apenas o fator funcional é determinante do significado da informação e seu valor informacional.

Gestão por processos Conformidade não verificada no SOA

CHSJ constituiu um contexto ideal – Gestão por Processos

Trabalho exploratório do potencial de aplicabilidade e exequibilidade da substituição/complemento do PC da instituição;

Específicos de cada instituição, dada a

singularidade de funcionamento e organização das

mesmas.

MEF CHSJ


Planos de Classificação (PC)

Fatores determinantes do significado e valor informacional

Os PC têm que refletir os fatores essenciais que determinam o significado da informação e seu valor informacional, sob pena de não cumprirem a sua função.

Análise da instituição/tipo de instituição Inadequação de PC externos

Contexto de produção da informação

CHSJ => PC Orgânico-Funcional

MEF CHSJ


Poderá a MEF substituir um PC Orgânico Funcional?

Recontextualização da deliberação no respetivo Processo de Negócio, após a descontextualização funcional resultante da primazia do critério orgânico.

MEF CHSJ (exercício exploratório)


Funções Subfunções Processos

300

ADMINISTRAÇÃO

DE DIREITOS,

BENS E SERVIÇOS

300.10 AQUISIÇÃO,

VENDA, ABATE

OU PERMUTA

300.10.01 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO

DE SERVIÇOS CLÍNICOS


DE SERVIÇOS NÃO CLÍNICOS


DE EQUIPAMENTOS NÃO CLÍNICOS


DE EQUIPAMENTOS CLÍNICOS


DE MEDICAMENTOS E REAGENTES


DE CONSUMÍVEIS

MEF CHSJ (exercício exploratório)


Funções Subfunções

150 PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA

150.10 DEFINIÇÃO E AVALIAÇÃO DE POLÍTICAS

150.20 PLANEAMENTO, AVALIAÇÃO E MELHORIA DE SERVIÇOS

250 ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO

250.10 ESTABELECIMENTO E CESSAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO

250.20 GESTÃO DE RELAÇÕES INDIVIDUAIS DE TRABALHO

300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS

300.10 AQUISIÇÃO, VENDA, ABATE OU PERMUTA

300.40 PROTEÇÃO, CONSERVAÇÃO E VALORIZAÇÃO

300.50 UTILIZAÇÃO, EXPLORAÇÃO E RENDIBILIDADE

350 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 350.10 EXECUÇÃO ORÇAMENTAL

350.30 GESTÃO DE TESOURARIA

500 SUPERVISÃO, CONTROLO E RESPONSABILIZAÇÃO

500.10 INSPEÇÃO, AUDITORIA, FISCALIZAÇÃO E MONITORIZAÇÃO DE CONFORMIDADE À NORMA

500.20 AÇÃO DISCIPLINAR

500.40 IMPUGNAÇÃO ADMINISTRATIVA 700 PRESTAÇÃO DE CUIDADOS DE SAÚDE

700.20 SERVIÇOS CLÍNICOS

800 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TÉCNICOS E CIENTÍFICOS, INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

800.20 EXECUÇÃO DE PROJETOS DE INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

ICA-AtoM - MEF CHSJ


ICA-AtoM – Implementação e Povoamento


Parametrização da aplicação em função do CHSJ:

i. Diagnóstico de problemas e sua solução;

ii.Estrutura OF e documental;

iii. MEF;

iv. Indexação por assuntos;

v. Tradução;

vi. Personalização visual – CHSJ.

vii. Integração na política de backups - CHSJ.

Diagnóstico de problemas na aplicação

Problema

Pesquisa Pesquisa em língua portuguesa

Resultados da pesquisa

Preenchimento Termos de indexação e registos de

autoridade

Objetos digitais

Integração dos objetos digitais nas

descrições

Criação dos Thumbnails

Exportação/

Importação

Termos de indexação

Duplicação de descrições e termos de

indexação

Perda de elementos descritivos nos registos

de autoridade e taxonomias

Imperativo Legal =>

Valor probatório; Menor valor funcional.

Imperativo Operacional =>

Maior valor funcional; Reconstituição do processo.



Resultam do mesmo ato informacional

=> uma Série

Atas e Deliberações das reuniões do CA

Atas das reuniões do CA

Deliberações das reuniões do CA

Estrutura documental

Descrição: não detalhando deliberações.

MEF: classificação única.

Descrição: detalhando as deliberações.

MEF: classificação múltipla.



Povoamento da aplicação

Definição da estrutura do arquivo;

1954, 2001, 2003;

Deliberações:

Ex: 130 folhas (média), 46 decisões, 26 assuntos, 13 processos (MEF), 159 nomes.

máximo: 320 folhas.

Conclusões


- Aplicação como repositório digital no CHSJ, freeware, MySql (integração, migração, evolução) => boas práticas na ACE/Setor da saúde - Orientação estratégica;

- Mais-valia da utilização de software de arquivo em contexto empresarial – Promoção de uma perspetiva de gestão integrada e reutilização da informação produzida/ armazenada pelo CHSJ;

- MEF – evolução: possível benefício da orientação para a gestão por processos no CHSJ; enquanto instrumento de interoperabilidade e não substituição do PC;

- Base de trabalho para gestão por processos no CHSJ: diagnóstico do Sistema de Informação CA/SOA.

Conclusões


- Relação intrínseca: Modelo de gestão => realidade informacional => Planos de Classificação

Trabalho futuro - Uso da ferramenta no CHSJ – informação retrospetiva do

arquivo do CA,

- Evolução da MEF e da linguagem controlada de indexação;

- Alargamento a outros arquivos/informação não clínica.

- Estudo orgânico-funcional retrospetivo e alargado;

- Integração com sistemas de produção de informação.

- Desenvolvimento da Gestão por processos - CHSJ.

Conclusões


Obrigado pela atenção.

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