manual de gestão arquivística de documentos

Manual de gesta o arquiví stica de documentos

Revisa o 01

Rio de Janeiro-RJ

2015

063.01 – Manuais

Presidente da Autoridade Pública Olímpica

Marcelo Pedroso (substituto)

Diretor Executivo

Ari Matos Cardoso (substituto)

Supervisão de Normas e Gestão de Documentos (SGD)

Carolina de Oliveira

Iggor da Silva Costa

Rafael Lucindo (supervisor)

Equipe de elaboração

Carolina de Oliveira

Rafael Lucindo

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Sumário

INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................................ 5

1 PROCEDIMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS .................................................................................. 6

1.1 – Produção ...................................................................................................................................................... 6

1.1.1 – Como identificar uma espécie documental ......................................................................................... 6

1.1.2 – Status do documento: rascunho, minuta e original .......................................................................... 11

1.1.3 – Como nominar um documento digital ................................................................................................ 12

1.1.4 – Ordenação de documentos digitais nos diretórios do servidor de arquivo .................................. 13

1.1.5 – Como atribuir os códigos de classificação das atividades-meio e fim da APO.............................. 15

1.1.6 – Mensagem de correio eletrônico ........................................................................................................ 16

1.1.7 – O processo administrativo e sua autuação (formação) .................................................................... 17

1.1.8 – Documento sigiloso ............................................................................................................................... 18

1.2 – Uso e manutenção .................................................................................................................................... 20

1.2.1 – Controle da tramitação ......................................................................................................................... 20

1.2.2 – Arquivamento e desarquivamento ...................................................................................................... 20

1.2.3 – Método de arquivamento ..................................................................................................................... 21

1.2.4 Empréstimo de documentos arquivados ............................................................................................... 22

1.2.5 – Digitalização de documentos originais ............................................................................................... 23

1.3 – Destinação ................................................................................................................................................. 23

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REFERÊNCIAS ....................................................................................................................................................... 24

APÊNDICE A – Guia de solicitação de empréstimo e desarquivamento de documentos ......................... 25

APÊNDICE B – Ficha de controle de documento sigiloso .............................................................................. 25

APÊNDICE C – Guia de movimentação de documentos ................................................................................ 25

APÊNDICE D – Termo de classificação de informação (TCI) .......................................................................... 26

ANEXO A – Formulário de credenciamento para requisição de veículos.................................................... 26

ANEXO B – Formulário de proposta de concessão de diárias e passagens ................................................ 27

ANEXO C – Formulário para prestação de contas do cartão corporativo ................................................... 27

ANEXO D – Formulário de prestação de contas de viagem a serviço .......................................................... 28

ANEXO E – Formulário de requisição especial de transporte ....................................................................... 28

ANEXO F – Formulário de requisição de veículo ............................................................................................ 29

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INTRODUÇÃO

O Manual de Gestão Arquivística de Documentos foi institucionalizado em

2014 visando orientar a produção, o uso/manutenção e a destinação dos

documentos arquivísticos no âmbito da APO, assim como o acesso aos documentos

em qualquer uma das idades do arquivo: corrente, intermediária ou permanente.

O público-alvo deste Manual é todo servidor responsável por produzir

e/ou receber documentos no desenvolvimento de suas atividades no órgão, sejam

essas atividades-meio ou fim que, com o aprimoramento dos processos de negócios,

são passíveis de extinção ou desdobramento.

Nesta revisão 011 foram acrescentados procedimentos para a produção de

documentos sigilosos, feitas as correções quanto à redação, inclusão de

procedimentos de arquivamento e desarquivamento, ordenação de pastas

compartilhadas (ambiente digital), empréstimo e boas práticas para digitalização de

documentos.

1 Aprovada na 29ª reunião de Diretoria Executiva.

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1 PROCEDIMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS

No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a definição de documento é “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. É um conceito geral, podendo ser aplicado também aos documentos bibliográficos.

Os documentos arquivísticos são compreendidos como aqueles recebidos e/ou produzidos por uma entidade no desenvolvimento de suas atividades práticas; eles são a evidência de uma ação realizada e ficam retidos para referência. Ainda, têm como qualidades, a saber:

a) unicidade: condição de ser único no conjunto documental a que pertence;

b) organicidade: condição de manter elos com outros documentos do órgão; um está relacionado com o outro;

c) confiabilidade: condição de ser capaz de sustentar os fatos que atesta;

d) autenticidade: condição de dizer o que realmente é e livre de adulterações ou corrupções; e

e) acessibilidade: condição de ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

Para assegurar que os documentos arquivísticos mantenham suas qualidades e características, precisam ser abarcados pela gestão de documentos arquivísticos que é composta por três fases, sendo elas: produção, uso/manutenção e destinação.

2 Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm>.

1.1 – Produção

É na fase de produção que será realizado o registro de uma informação acerca das atividades desenvolvidas na APO num suporte (papel, DVD, CD, HD), dando origem a um documento arquivístico. Em âmbito institucional devem ser adotadas forma e espécie documentais padronizadas e, sobretudo, redação formal, conforme Manual de redação da Presidência da República2.

1.1.1 – Como identificar uma espécie documental

Um documento ao ser produzido deve ter certos componentes que caracterizam a finalidade para a qual ele foi criado. Dessa maneira, o documento arquivístico apresenta uma forma preestabelecida, a sua espécie: configuração que o documento assume de acordo com a disposição e a natureza de sua informação.

A seguir, são definidas as espécies mais indicadas para o registro das atividades desenvolvidas na APO e seus respectivos modelos.

Outras espécies documentais como: resolução, portaria, parecer, nota, propostas (em geral), contratos (em geral), termo de posse, formulários (em geral), despacho, aviso de pauta, listas (em geral), release, ordem bancária, boletim de serviço, ficha cadastral e demonstrativo contábil, geralmente indicadas para registro das atividades-meio, não possuem modelo neste Manual, pois já são consagradas na administração pública.

As espécies ata, memorando, ofício, resolução, portaria e boletim de serviço, por exemplo, recebem número de ordem, cujo controle deve ser feito pela unidade administrativa que produz o documento porque otimiza o controle e a cessão do próximo número a ser utilizado. A ordem numérica é reiniciada a cada ano.

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Nos casos em que for atribuído o número de ordem errado, deve-se refazer o documento atribuindo o número de ordem correto. Sugere-se que para cada espécie documental haja uma ficha de controle com os seguintes dados: número de ordem, assunto, destinatário e data.

Espécie: ata

Finalidade: registro das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão, assim como das decisões tomadas por seus membros.

Responsável pela produção: secretário da reunião.

Tramitação: concluída a redação, é feita a leitura do documento e assinado pelos presentes no mesmo dia da reunião ou após leitura e aprovação em reunião posterior.

Espécie: memorando

Finalidade: forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de uma mesma instituição. O memorando não trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigações.

Responsável pela produção: FT, CA, CSU, CSP, CDT e CPAPO.

Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO a que se destina.

Espécie: nota técnica

Finalidade: utilizado para descrever e avaliar projetos, ações, atos e empreendimentos, sobre os quais se emitem análises e opiniões fundamentadas em argumentação teórica, técnica e legal. Representa, em geral, a resposta a consultas endereçadas às áreas técnicas, em busca de subsídios para decisões administrativas.

Responsável pela produção: FT, CA, CSU e CSP.

Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado que demandou a análise.

Espécie: ofício

Finalidade: forma padronizada de comunicação escrita entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre esses e os particulares, em caráter oficial. É pelo ofício que se mantém o intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional.

Responsável pela produção: CDT, CDE e CPAPO.

Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado a que se destina.

Espécie: relatório

Finalidade: Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.

Responsável pela produção: FT, CA, CSU, CSP, CDT, CDE e CPAPO.

Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para o órgão ou ente consorciado a que se destina.

Espécie: sinopse

Finalidade: apresentação concisa de textos, acontecimentos, fatos ou eventos para informar a uma autoridade ou orientar interessados em geral.

Responsável pela produção: FT, CA e CS.

Tramitação: concluída a redação, o documento é encaminhado aos participantes de uma reunião para apreciação. Após a aprovação dos envolvidos na ação, o documento é assinado.

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Observação: os modelos disponibilizados pela Supervisão de Normas e Gestão de Documentos foram previamente configurados para impressão nos dois lados da folha, possuindo cabeçalho somente nas páginas ímpares e rodapé apenas na primeira folha. Desta forma, reiteramos a recomendação de que, nos casos em que houver necessidade de impressão do documento, seja selecionada a opção “Imprimir nos dois lados”.

Lista de siglas (Lei nº 12.396, 21/3/2011):

CPAPO: cargo Comissionado de Presidente da APO

CDE: cargo Comissionado de Diretor Executivo

CDT: cargo Comissionado de Diretor Técnico

CSP: cargo Comissionado de Superintendente

CSU: cargo Comissionado de Supervisor

CA: cargo Comissionado de Assessoria

FT: Função Técnica

A estrutura de redação (forma) de cada espécie prevista para a APO está exemplificada a seguir.

Código/classe: [consultar plano de classificação]

Ata [especificar atividade] nº ___

Protocolo inicial: número da ata e nome da entidade subscritora da reunião. Data cronológica, inclusive designação da hora, do local, com endereço. Nome das pessoas presentes, sua qualificação e declaração de abertura da sessão pelo presidente e secretário.

Texto: assuntos discutidos, em obediência ou não a uma ordem do dia ou pauta. O texto é contínuo, sem parágrafos ou listas de itens como se fosse um único e longo parágrafo. Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso. Não se adotam abreviaturas ou siglas. Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (nos casos de atas manuscritas). Todos os verbos descritivos de ações da reunião são usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu etc).

Protocolo final: fecho: “nada mais havendo a tratar... eu... secretário lavrei a presente ata.” Assinaturas do presidente e do secretário e demais participantes.

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Memo nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO

Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano].

Ao (À) Senhor(a) [Cargo]

Assunto: [resumo teor do documento] [código: consultar plano de classificação]

1. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente xxxxxxxxxxx.


Atenciosamente,

[NOME]

[Cargo]

Ofício nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO


[vocativo]

[nome do destinatário]

[cargo]

[órgão]

[endereço completo]

Assunto: [resumo do teor do documento] [código: consultar plano de classificação]

[vocativo]



Respeitosamente, ou

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

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[Código de classificação: consultar plano de classificação]

Sinopse de reunião

Identificação: [ex: GT Memória dos Jogos, Reunião de Diretoria, etc]

Local: [local em que ocorreu a reunião]

Data: dd/mm/aaaa Hora Início: hh:mm Hora Término: hh:mm

Coordenador: [identificação do coordenador – no caso de GT – ou do solicitante da reunião]

Redator: [identificação do redator da memória]

Participantes

Nome Cargo Entidade

Pauta:

[especificar a pauta da reunião]

Notas da reunião:

[principais pontos discutidos]

Encaminhamentos: Descrição da Ação Responsável Data da Solicitação Prazo/Status

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Observações:

[data da próxima reunião, pauta da próxima reunião ou outros dados julgados importantes]

[local], [dd] de [mês] de [aaaa]

___________________________ ___________________________ Coordenador Redator

código: consultar plano de classificação]

Nota Técnica nº _____/[ano] – [Diretoria]/APO

ASSUNTO:

[resumo do teor do documento]

SUMÁRIO EXECUTIVO:

[descrição do objeto do processo em que está sendo emitida a nota técnica]

ANÁLISE:

[análise da conveniência administrativa e da possibilidade jurídica do pedido]

CONCLUSÃO:

[conclusão da análise realizada]


[NOME]

[Cargo]

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[código: consultar plano de classificação]

Relatório

Assunto: [nome do evento – congresso, curso, seminário etc – ou observação – PGO etc]

Data: [data em que foi realizado o evento ou observação]

Horário: [horário em que foi realizado o evento ou observação]

Local: [local em que foi realizado o evento ou observação]

Redator(es): [identificação do redator(es) do relatório]

Relato e comentários:

[o texto deve ser estruturado da forma que o elaborador entender mais conveniente para atingir os objetivos pretendidos]

[local], [dia] de [mês] de [ano]

__________________________________

[Redator]

[cargo ou função]

1.1.2 – Status do documento: rascunho, minuta e original.

Um documento ao ser produzido, geralmente, passa por alguns estágios. Primeiro faz-se um rascunho, que após revisões e aprovação por seu(s) redator(es) torna-se uma minuta. Finalmente, a minuta é analisada e assinada por aquele que possui a autoridade para assiná-lo, criando assim o original do documento.

Na APO, os documentos originais devem ser impressos e assinados. Porém, ANTES da impressão, é pertinente uma análise do conteúdo para confirmar se é o documento completo e efetivo com referência à ação para a qual foi produzido.

EXEMPLO: produção de uma sinopse de reunião.

1º redator coleta e registra as informações apresentadas em reunião.

2º apresenta aos participantes da reunião para análise e considerações. Nesse momento, serão produzidos diversos rascunhos desse documento. Veja item 1.1.3 Como nominar um documento digital.

3º no momento em que não houver mais considerações dos participantes, conclui-se a redação do último rascunho que assume o status de minuta.

4º o coordenador da reunião aprecia a redação da minuta e a aprova, assinando o documento. Com isso, a minuta assume o status de original, que é o documento completo e efetivo. Nos casos de não aprovação da minuta, retoma-se a partir do 2º passo.

Saiba que…

Rascunho = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto passível de modificações.

Minuta = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado.

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Original = forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, é conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação.

Cópia = forma sob a qual um documento é duplicado a partir do original por meio de diferentes métodos.

(DTA, 1996)

1.1.3 – Como nominar um documento digital

A produção de documentos por meio de editores de texto, planilhas, eslaides para apresentação tem sido frequente em qualquer corporação. Assim, para a nominação do arquivo (identificador do documento digital) devem-se adotar as seguintes regras:

- espécie documental + palavra-chave. Ex.: Levantamento_documental_SGC;

- indicar o status do documento: rascunho (com a letra: r e número sequencial) ou minuta. Ex.: Politica_arquivistica_r1; Programa_ gestao_minuta;

- se necessário indicar a data como uma palavra-chave, deve ser: ano+mês+dia3. Ex.: Sinopse_reuniao_20131219;

- não adotar siglas desconhecidas; e

- não abreviar palavras.

3 Conforme ISO 8601:2004 - Data elements and interchange formats -- Information

interchange -- Representation of dates and times.

Figura 1 – Exemplos de nominação de documento e seu status.

ATENÇÃO: evite adotar nomes extensos para o identificador, pois, tecnologicamente, são aceitáveis até 256 caracteres; ir além desse total podem gerar problemas de backup, gravação e acesso ao arquivo.

Nos casos de recebimento de documentos digitais de outros entes consorciados, o seu identificador deve seguir as regras definidas para a APO, após ser feito o seu download para o diretório da sua equipe de trabalho no diretório compartilhado “Setores (S:)”.

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ATENÇÃO: não há backup programado dos arquivos digitais armazenados no desktop utilizado pelo usuário. Documentos arquivísticos institucionais devem ser armazenados no servidor de rede da APO.

Quanto ao documento digital armazenado no servidor de rede da APO (ou excepcionalmente no desktop), é importante ressaltar a atenção que se deve ter nas operações de copiar/ recortar/ colar a fim de que não haja equívocos e dificuldades para a sua localização. Em último caso, um recurso a ser utilizado é a ferramenta “Localizar” (Figura 2).

Figura 2 – Exemplo de uso da ferramenta “Localizar”.

Nos casos em que houver necessidade de impressão do documento, selecionar a opção “Imprimir nos dois lados”, reduzindo-se, assim, o número de folhas do documento a ser arquivado. Dê preferência para impressões em preto e branco, pois é alto o custo das impressões coloridas.

Para as respostas a um ofício ou memorando é apropriado fazer referência ao documento que está sendo respondido. Por exemplo:

- recebeu-se o ofício nº 32/2013, da EOM.

- na resposta indicar no cabeçalho Referência: ofício nº 32/2013.

1.1.4 – Ordenação de documentos digitais nos diretórios do servidor de arquivo

A ordenação de pastas nos diretórios de cada equipe, no servidor de arquivo, deve seguir as subdivisões dos planos de classificação das atividades-meio e fim adotados no âmbito da APO. Devido a restrições tecnológicas, recomenda-se a adoção de poucas subpastas (máximo até 10, desde a raiz).

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Figura 3 – Árvore com os diretórios de acordo com os planos de classificação das atividades-meio e fim (não foram contemplados todos os códigos neste exemplo).

A ordenação interna dos diretórios de cada equipe é feita alfabeticamente pelas espécies documentais.

Figura 4 – Subpastas destinadas aos documentos digitais.

Outra maneira de ordenar os documentos digitais nas pastas é alfabeticamente pelo identificador de cada um deles.

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Figura 5 – Ordenação alfabética dos documentos digitais.

1.1.5 – Como atribuir os códigos de classificação das atividades-meio e fim da APO

A classificação de documentos consiste na hierarquização intelectual das funções e atividades desenvolvidas pela Autoridade Pública Olímpica com o objetivo de organizar os documentos de forma racional proporcionando rápida localização e acesso.

Para essa função de classificação de documentos é necessário identificar quais são as atividades-meio e as atividades-fim da APO, sendo que:

- Atividades-meio são aquelas desenvolvidas para dar apoio à execução da finalidade de coordenar a participação da União, do Estado do Rio de Janeiro e do Município do Rio de Janeiro na preparação e realização dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de 2016; e

- Atividades-fim são aquelas desenvolvidas para a execução da finalidade da APO que é a coordenação dos entes envolvidos nos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de 2016 e o monitoramento da execução dos projetos e serviços da Matriz de Responsabilidades e da Carteira de Projetos Olímpicos.

O instrumento de gestão a ser aplicado para a classificação de documentos da atividade-meio é o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, aprovado pela Resolução nº 14, de 2001, do Conarq.

Para a classificação de documentos das atividades-fim, o Código de Classificação consiste nas seguintes classes:

100 – Coordenação de ações governamentais

200 – Transferência de conhecimento

300 – Assunção de execução de projetos

400 – Homologação para regime diferenciado de contratações públicas

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ATENÇÃO:

- a produção de documentos é dinâmica e, dessa maneira, ações da área-meio podem ser realizadas por aqueles servidores que desenvolvem ações da área-fim.

- os anexos recebem a mesma classificação do documento que os cita ou encaminha.

- um documento é classificado pela atividade mais específica. Caso ainda não esteja contemplada pelos códigos de classificação, adota-se aquela mais geral.

1.1.6 – Mensagem de correio eletrônico

A mensagem de correio eletrônico tem sido frequentemente utilizada para registro das atividades desenvolvidas por uma instituição, com finalidade informativa ou decisória. Na literatura arquivística essa mensagem ainda não é reconhecida como uma espécie documental, porém a sua forma documental apresenta, conforme descrito na “Cartilha de gestão de mensagem de correio eletrônico do Arquivo Nacional”, os seguintes elementos:

- cabeçalho: parte em que constam os campos para, carbon copy CC (cópia carbono ou com cópia), blind carbon copy BCC (cópia carbono oculta ou com cópia oculta) e assunto.

- corpo da mensagem: área destinada à redação do texto, podendo conter elementos gráficos incorporados, links, registros sonoros ou anexos.

Figura 6 – A forma da mensagem de correio eletrônico.

É importante destacar que a mensagem de correio eletrônico produzida no desenvolvimento das atividades da APO, não tem caráter pessoal e contém informações públicas. Dessa forma, observações como “mensagem é confidencial e seu sigilo é protegido por lei” estão em desacordo com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – a Lei de Acesso à Informação (LAI).

Para mais orientações sobre a mensagem de correio, indica-se a leitura da Cartilha citada, a qual está disponível no sítio do Sistema de Gestão de documentos de Arquivo (SIGA), em:

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/Cartilha_gestao_correio_eletronico_AN.pdf.

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1.1.7 – O processo administrativo e sua autuação (formação)

O processo administrativo é uma unidade documental em que se reúnem documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação realizada pela APO.

A formação de um processo faz-se necessária quando uma ação requer análises, informações, despachos, pareceres e decisões de diferentes unidades organizacionais da APO ou de órgãos da União, do estado do Rio de Janeiro, do município do Rio de Janeiro e demais entes envolvidos na realização dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de 2016. A tramitação desse processo é encerrada com o cumprimento do ato administrativo que o gerou.

É responsável pela autuação de processos na APO a unidade administrativa de Protocolo. Cabe ressaltar que não serão autuados os documentos que não exijam análise ou despacho, tais como material publicitário, convites para festividades, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo, correspondências particulares dentre outros.

Na instrução de um processo administrativo é importante avaliar quais documentos são essenciais para compreensão e fundamentação do ato administrativo em questão, a fim de evitar equívoco numa tomada de decisão.

Nos despachos devem ser lavradas as próximas ações para andamento do processo, assim como a relação dos documentos a serem anexados ou de outros processos a serem apensados.

Um processo administrativo pode ser autuado por meio de memorando solicitando tal procedimento ou outra espécie documental com o despacho indicando as providências a serem tomadas e o termo “Autue-se”.

Lembre-se! Um processo conta a história das ações realizadas para efetivar-se uma atividade.

a) Procedimentos para solicitar autuação de processo:

- redigir o memorando para solicitar a autuação do documento ou anotar

“Autue-se” em despacho manuscrito no próprio documento a ser autuado, relacionando todos os anexos ou apensos, se existentes;

- digitalizar o memorando assinado (ou o documento com despacho anotado) e fazer upload no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO”; e

- encaminhar ao Protocolo o documento original para autuação.

b) Procedimentos para recebimento de processo:

- assinar guia de encaminhamento (Apêndice C);

- analisar o processo;

- redigir o despacho (manuscrito na última folha do próprio documento ou em editor de texto);

- anexar documentos ao processo, conforme instruído em despacho, apondo-se carimbo de numeração de folhas no canto superior direito da folha;

- apor carimbo “Em branco” nas folhas que não tiverem informação registrada;

- anotar na capa do processo a unidade organizacional de destino;

- registrar no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO” a tramitação do processo e destinatário;

- imprimir a guia de tramitação; e

- encaminhar ao destinatário o processo original, em suporte papel. O documento seguirá sua tramitação de acordo com o despacho feito na última folha do processo.

Lembre-se! Para utilizar o módulo “Gestão de documentos”, no “Sistema APO”, consulte o “Manual de instruções: Sistema APO – módulo de Gestão Eletrônica de Documentos GED”.

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EXEMPLO:

Atividade: instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Motivação: a decisão pela instituição de uma comissão não cabe apenas a uma unidade organizacional da APO, pois envolve mudanças na organização e novas atribuições aos servidores que farão parte da comissão.

Tramitação: as unidades administrativas da APO envolvidas para essa tomada de decisão são: Supervisão de Normas e Gestão de Documentos, Diretoria Executiva e Procuradoria-Geral.

Supervisão de Gestão de Documentos

(solicitante)

Diretoria Executiva

(decisor)

Procuradoria Geral (consultor jurídico)

ATENÇÃO: Os processos administrativos na APO são em suporte papel e, com a finalidade de racionalizar o número de folhas, é relevante considerar:

- a necessidade de anexar atos normativos (leis, decretos, portarias, instruções normativas) em sua íntegra;

- a necessidade de anexar documentos que foram utilizados apenas para fundamentar um despacho;

- a redação de extratos de atos normativos, com suas respectivas referências.

Lembre-se! A degradação do suporte papel também é devida ao manuseio, por isso, mantenha as mãos limpas, não beba ou coma enquanto estiver com o processo em mãos e utilize uma pasta para o transporte do documento.

1.1.8 – Documento sigiloso

Na Administração Pública segue-se a premissa de que os documentos públicos têm caráter ostensivo, isto é, o acesso é amplo e irrestrito. No entanto, determinadas funções e atividades têm relação com a segurança da sociedade ou do País, planos estratégicos militares, a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares, cujos documentos têm caráter sigiloso.

De acordo com a “Política de Segurança da Informação e Comunicações” da APO, os documentos com atribuição de grau de sigilo serão aqueles para os fins e nas hipóteses previstas no artigo 23 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – a qual regula o acesso a informações públicas –, devendo ser utilizados os seguintes graus de sigilo:

a. secreto, pelo prazo máximo de 15 anos; e

b. reservado, pelo prazo máximo de 5 anos.

ATENÇÃO: O grau secreto somente pode ser atribuído pelo Presidente da APO. Já o grau reservado pode ser atribuído pelo Presidente (CPAPO), Diretores (CDE e CDT) e Superintendentes (CSP).

A redação de documento sigiloso exige conhecimento do contexto de produção da informação para definir se há necessidade de atribuição de grau de sigilo, devendo ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerando a gravidade do risco ou dano à sociedade e ao Estado e o prazo máximo que se demonstra necessário à restrição de acesso.

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Se tomada a decisão pelo grau de sigilo, a autoridade classificadora deverá preencher o Termo de Classificação de Informação (TCI, Apêndice D) e anexá-lo ao documento (uma cópia do documento e do TCI tem que ser encaminhada para a CPADS). Nos casos em que exija tramitação do documento, solicitar ao Protocolo autuação de processo via memorando.

Figura 7 – Rotina para produção de informação sigilosa

Alguns documentos e informações, pela sua própria natureza, podem ter seu acesso ao público restringido independentemente de atribuição de grau de sigilo. São os casos de:

I - informações pessoais; II - informações caracterizadas em normas específicas como de natureza

sigilosa, tais como sigilo postal, fiscal, patrimonial ou bancário; III - processos judiciais sob segredo de justiça; IV - relatórios e notas técnicas decorrentes de investigações, auditorias e

fiscalizações internas; V - documentos relativos à atividade de controle e correição, quando ainda

não concluídos os respectivos procedimentos;

VI - informações de empresas públicas e sociedades de economia mista que atuem em regime de concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição, nos termos do § 1º do art. 5º do Decreto nº 7.724, de 2012;

VII - informações relativas à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado obtidas pela APO no exercício de sua atividade cuja divulgação possa representar vantagem competitiva a outros agentes econômicos; e

VIII - procedimentos administrativos internos, em fase preparatória; após sua conclusão, são ostensivos, nos termos do art. 20 do Decreto nº 7.724, de 2012.

Os documentos contendo informações pessoais deverão ter acesso restrito ao servidor da APO legalmente autorizado e à própria pessoa referida no documento. O prazo máximo de restrição é de cem anos. Nos casos em que sejam citadas informações pessoais em documentos ostensivos a serem disponibilizados para atender pedidos de acesso à informação, elas devem ser tarjadas.

ATENÇÃO:

- A responsabilidade pela tramitação e controle do documento sigiloso será daquele que produziu ou recebeu tal documento, registrando os seus dados no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO”.

- Os dados mínimos a serem inseridos no módulo “Gestão de Documentos” são: nome do destinatário; número do documento; data de produção.

- Todo documento sigiloso, para fins de controle de recebimento, deve ter uma ficha de controle a ser preenchida pela equipe do Protocolo (Apêndice B).

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1.2 – Uso e manutenção

1.2.1 – Controle da tramitação

A tramitação consiste no “curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa” (DBTA, 2005). É também conhecida por movimentação ou trâmite. Quando cessada a tramitação de um documento, determina-se o seu arquivamento.

A tramitação de documentos é realizada pela unidade organizacional onde eles se encontram.

Nas situações em que se faz uso do correio eletrônico para transmissão de uma mensagem ou anexos reconhecidos como documentos arquivísticos, o controle da tramitação será de responsabilidade do usuário da conta de correio eletrônico, e feito dentro da própria ferramenta com o uso de recursos como criação de pastas de acordo com a classificação do documento, confirmação de recebimento e de leitura.

1.2.2 – Arquivamento e desarquivamento

O arquivamento consiste na “seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos” (DBTA, 2005). Ele é feito nas três idades de um arquivo, as quais são: corrente, intermediária e permanente, e ocorre após a tramitação do documento ser concluída.

O arquivo corrente é o conjunto de documentos arquivísticos originais que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela unidade organizacional que o produziu. A responsabilidade pelo arquivamento de documentos nessa idade é da própria unidade produtora.

Já o arquivo intermediário é o conjunto de documentos arquivísticos originais transferidos do arquivo corrente e que aguardam sua destinação final. A

consulta a esse arquivo é pouco frequente. A responsabilidade pelo arquivamento de documentos nessa idade é da Supervisão de Normas e Gestão de Documentos.

Por fim, o arquivo permanente é o conjunto de documentos arquivísticos originais que, devido ao seu valor informativo, histórico e probatório/de evidência, deve ser preservado em caráter definitivo. No caso da APO, o arquivo permanente será recolhido ao Arquivo Nacional (AN).

ATENÇÃO: no módulo “Gestão de Documentos” do “Sistema APO” deve ser registrado que a situação do trâmite é o arquivamento.

O desarquivamento de documentos corresponde à operação de retirá-lo do seu local de arquivamento. Essa tarefa é executada quando há a necessidade de que um documento original retome sua tramitação; é mais comum ocorrer com os processos administrativos.

No arquivo corrente, o desarquivamento é responsabilidade da unidade organizacional que produziu o documento e no arquivo intermediário é da Supervisão de Normas e Gestão de Documentos.

A solicitação de desarquivamento de processos ou documentos avulsos pode ser feita por telefone, por correio eletrônico ou pessoalmente informando o número do documento, espécie, data e assunto.

A rotina a seguir é aplicável tanto no arquivo corrente quanto no intermediário. Veja o formulário para registro do desarquivamento no apêndice A.

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Figura 8 – Desarquivamento de documentos arquivísticos

ATENÇÃO:

- no arquivo corrente estão os documentos do ano vigente e no arquivo intermediário a partir do ano de 2011.

- nos casos em que não há necessidade de continuidade de análise da matéria, realiza-se o empréstimo do documento e não o seu desarquivamento.

1.2.3 – Método de arquivamento

O método de arquivamento consiste na adoção de regras de ordenação que facilitem a localização de um documento. Ele precisa ser adequado à natureza dos documentos e às funções e atividades de um órgão ou entidade.

Como método de arquivamento adequado aos documentos produzidos e recebidos pela APO no desenvolvimento de suas atividades, aplicam-se os métodos alfabético e numérico/cronológico.

As unidades de arquivamento (dossiê) seguem ordem crescente de acordo com o código de classificação de documentos. Internamente, os dossiês devem ser ordenados alfabeticamente, de acordo com a espécie documental e os documentos devem ser ordenados cronologicamente em cada dossiê, sendo da data mais antiga para a mais recente (ordem decrescente).

EXEMPLOS:

029.11 - Frequência

Memorando (pasta dossiê)

Memorando_001 (item documental)

Memorando_002

Memorando_003

142.1 – Bus Rapid Transit (BRT)

Oficio

Oficio_001

Oficio_002

Oficio_003

Relatorio

Relatorio_atividade

Relatorio_visita_tecnica

Relatorio_tecnico_viagem

Sinopse_reuniao

Sinopse_reuniao_20130311



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1.2.4 Empréstimo de documentos arquivados

O empréstimo é uma cessão temporária de documentos para fins de consulta, reprodução ou exposição, mediante solicitação ao arquivo corrente, intermediário ou permanente.

ATENÇÃO: nos casos em que o documento não tiver sido arquivado, a responsabilidade pela guarda e empréstimo do documento é do seu autor ou daquele que solicitou o documento para consulta.

A solicitação de empréstimo de documentos pode ser feita pessoalmente, por telefone ou por correio eletrônico. Os dados mínimos a serem informados são: espécie documental, número do documento, assunto, data. O prazo máximo para atendimento ao solicitante é de 24h.

Caberá ao solicitante o preenchimento de um formulário a ser entregue ao responsável pelo arquivo corrente (unidade organizacional) ou à equipe do arquivo intermediário (Supervisão de Normas e Gestão de Documentos). A rotina a seguir é aplicável tanto no arquivo corrente quanto no intermediário.

Veja o formulário para registro do empréstimo no apêndice A. Figura 9 – Empréstimo de documentos arquivísticos

ATENÇÃO: nos casos em que há necessidade de continuidade de análise da matéria, realiza-se o desarquivamento do documento e não o seu empréstimo.

Saiba que...

Acesso aos documentos e informações públicas

Disponibilizar o acesso aos documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela APO consiste em franquear a consulta de tais documentos aos próprios servidores da instituição, assim como ao cidadão brasileiro, em cumprimento à Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

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Ao servidor da APO o acesso aos documentos, em ambiente digital, deve ser mediante login e permissões de acesso aos diretórios nos servidores de rede e no sistema informatizado da APO.

Ao cidadão brasileiro, o acesso deve ser de acordo com os procedimentos estabelecidos pelo Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), regulamentado pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

Na Internet está disponível o Sistema eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC), da APO, no endereço: <http://sistemas/esiclivre/ restrito/index>.

1.2.5 – Digitalização de documentos originais

Os documentos arquivísticos originais da APO são aqueles em suporte papel, salvo as fotografias, apresentações em powerpoint, sítio institucional e sistema informatizado.

A fim de facilitar o acesso e a transmissão de um documento via correio eletrônico, por exemplo, uma boa prática a ser adotada é a digitalização do documento original e armazenamento no diretório de cada equipe, seguindo a classificação de documentos arquivísticos.

Essa prática também auxilia identificar qual documento é o completo e efetivo. Assim, não há necessidade de manter armazenados os arquivos digitais com status de rascunho e minuta.

ATENÇÃO: na APO não há um birô de digitalização, por isso, cabe a cada produtor realizar a digitalização do documento original.

4 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, da APO, foi instituída pela Portaria

nº 135, publicada no Boletim de Serviço especial nº 14, de 28/7/2014.

1.3 – Destinação

A destinação de documentos consiste na “decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação” (DBTA, 2005), sendo o descarte a exclusão de documentos do arquivo e a eliminação a destruição de documentos sem valor secundário para guarda permanente, ambas ações realizadas após a avaliação dos documentos arquivísticos Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Para a destinação de documentos deve ser aplicada a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e fim adotadas no âmbito da APO, em conjunto com a CPAD.

De acordo com a Resolução nº 40, de 9/12/2014, do Conselho Nacional de Arquivos, “Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.

A tabela de temporalidade das atividades-fim da APO está em fase de estudos para sua elaboração pela CPAD/APO4, portanto, a eliminação de tais documentos está vetada.

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REFERÊNCIAS

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. Cartilha de gestão de mensagem de correio eletrônico no Arquivo Nacional [recurso eletrônico]. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. -- Dados eletrônicos, 2013. Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/Cartilha_gestao_correio_eletronico_AN.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2014.

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p., 30cm, Publicações técnicas nº 51. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/ dicionrio_de_terminologia_arquivstica.pdf>. Acesso em: 24 abr. 2014.

ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS - NUCLEO REGIONAL DE SÃO PAULO. Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA). São Paulo: Secretaria estadual de Cultura, 1996.

BRASIL. Lei nº 12.396, de 21 de março de 2011. Ratifica o Protocolo de Intenções firmado entre a União, o Estado do Rio de Janeiro e o Município do Rio de Janeiro, com a finalidade de constituir consórcio público, denominado Autoridade Pública Olímpica – APO. DISPONÍVEL EM: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/ _Ato2011-2014/2011/Lei/L12396.htm>. Acesso em: 8 set. 2015.

BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3odo art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/ L12527.htm>. Acesso em: 22 ago. 2014.

BRASIL. Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no

inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Decreto/D7724.htm>. Acesso em: 22 ago. 2014.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_info_index=21&infoid=65&sid=46>. Acesso em: 8 set. 2015.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de requisito para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Versão 1.1. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/ cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 01 jul. 2015.

SANTOS, Vania Maria Rizzo Amambahy. A elaboração de relatórios, pareceres e notas técnicas. Rio de Janeiro/Brasília: IDEMP, 2011.

RIO DE JANEIRO. Decreto nº 43.597, de 16 de maio de 2012 – Regulamenta procedimentos de acesso a informações previsto nos artigos 5º, XXXIII e 216 da Constituição da República e na Lei Federal nº 12.527 de 18 de novembro de 2011.

RIO DE JANEIRO. Decreto nº 35.606, de 15 de maio de 2012 – Regula, em âmbito municipal, a Lei de Acesso a Informações – Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dá outras providências.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Decreto/D7724.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Decreto/D7724.htm

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APÊNDICE A – Guia de solicitação de empréstimo e desarquivamento de documentos

Guia de solicitação

de empréstimo [cód.: 063.51]

de desarquivamento [cód.: 063.4]

Nome do solicitante: Unidade organizacional (sigla):

Código classificação

Espécie Nº documento nº/aaaa SIGLA/APO

Assunto Data dd/mm/aaaa

001

(...)

Total de folhas: Outro suporte: ( ) CD ( ) DVD : quantidade ___

Data:

Responsável pelo arquivo

Assinatura solicitante

Devolução (somente para empréstimo de documentos)

Data:

Responsável pelo arquivo

Assinatura solicitante

APÊNDICE B – Ficha de controle de documento sigiloso

Ficha de controle – documento sigiloso

De: Para:

Número Único de Controle Número do documento

Data Recebimento:

Recebido por: Rubrica:

Observações:

APÊNDICE C – Guia de movimentação de documentos

Guia de movimentação de documentos avulsos/processos

De: Para:

Número Único de Controle

Assunto Volumes Apensos

Data Recebimento:

Recebido por:

Rubrica:

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APÊNDICE D – Termo de classificação de informação (TCI)

TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO

ÓRGÃO/ENTIDADE:

CÓDIGO DE INDEXAÇÃO:

GRAU DE SIGILO:

CATEGORIA:

TIPO DE DOCUMENTO:

DATA DE PRODUÇÃO:

FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO:

RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO: (idêntico ao grau de sigilo do documento)

PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO:

DATA DE CLASSIFICAÇÃO:

AUTORIDADE CLASSIFICADORA Nome:

Cargo:

AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)

Nome:

Cargo:

DESCLASSIFICAÇÃO em ____/____/________ (quando aplicável)

Nome:

Cargo:

RECLASSIFICAÇÃO em ____/____/_________ (quando aplicável)

Nome:

Cargo:

REDUÇÃO DE PRAZO em ____/____/_______ (quando aplicável)

Nome:

Cargo:

PRORROGAÇÃO DE PRAZO em ___/ ____/_____ (quando aplicável)

Nome:

Cargo:

_____________________________________________________ ASSINATURA DA AUTORIDADE CLASSIFICADORA

_____________________________________________________________ ASSINATURA DA AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)

________________________________________________________________________________ ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por DESCLASSIFICAÇÃO (quando aplicável)

______________________________________________________________________________ ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por RECLASSIFICAÇÃO (quando aplicável)

_______________________________________________________________________________ ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por REDUÇÃO DE PRAZO (quando aplicável)

_______________________________________________________________________________ ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por PRORROGAÇÃO DE PRAZO (quando aplicável)

ANEXO A – Formulário de credenciamento para requisição de veículos

Observação: anexo à Norma Interna 01/2014 – DE/APO

CREDENCIAMENTO PARA REQUISIÇÃO DE VEÍCULOS

1. CAD Nº:

2. UNIDADE ADMINISTRATIVA:

3. DATA: / /

4. NOME DO CREDENCIADO 5. ASSINATURA DO CREDENCIADO: 6. RAMAL

7. NOME DO CREDENCIADOR:

8. ASSINATURA DO CREDENCIADOR:

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ANEXO B – Formulário de proposta de concessão de diárias e passagens

Observação: anexo à Resolução Normativa 01/2015 – SGC/DE/APO

PROPOSTA DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS E PASSAGENS

( ) Viagem Nacional ( ) Viagem Internacional ( ) Inicial ( ) Prorrogação

1. PCDP: / PROCESSO:

2. UNIDADE SOLICITANTE NA APO:

3. PROPONENTE:

4. PROPOSTO:

5. QUALIFICAÇÃO DO PROPOSTO:

( ) Servidor ( ) Técnico Convidado ( ) Colaborador Eventual ( ) Dependente/Acompanhante

Unidade de Lotação: Cargo/Função:

Telefone:

E-mail:

Matrícula SIAPE:

CPF:

Passaporte: Local (País/Cidade): Data Expedição: Data Expiração:

Banco: Nome do Banco: Agência: Conta Corrente:

6. DETALHES DO DESLOCAMENTO

Motivo da viagem:

Especificação do itinerário: Justificativa em caso de permanência ou deslocamento em finais de semana:

7. CONHECIMENTO E AUTORIZAÇÃO

________________________________________________ (Assinatura do proponente)

________________________________________________ (Assinatura do proposto)

Data: / /

8. RECEBIMENTO

Assinatura do responsável pelo recebimento: _________________________________________ Nome completo: Data: / /

ANEXO C – Formulário para prestação de contas do cartão corporativo


PRESTAÇÃO DE CONTAS – CARTÃO CORPORATIVO

( ) Em Viagem ( ) Na Sede ou Escritório Representação

1. PROCESSO: 2. UNIDADE DE LOTAÇÃO DO AGENTE SUPRIDO:

3. AGENTE SUPRIDO:

4. Nº DO CARTÃO:

5. QUALIFICAÇÃO DO AGENTE SUPRIDO:

Cargo/Função:

Telefone: E-mail:

Matrícula SIAPE: CPF:

6. DETALHES DO USO DO CARTÃO CORPORATIVO:

6.1. Ocorrências: ( ) Não houve qualquer gasto no período de aplicação ( ) Houve gastos durante o período de aplicação ( ) Não houve saques de numerário ( ) Houve saque de numerário 6.2. Característica dos Gastos e Valores: ( ) Material => R$............................... ( ) Serviços => R$............................... ( ) Saques => R$ ................................. ( ) Devoluções Havidas => R$..................(GRU/UG 913001/Gestão 91214/Código ................)

7. PAGAMENTOS:

Data Histórico Valor

Total:

8. VALIDAÇÃO

Local e Data Assinatura do Agente Suprido Carimbo

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ANEXO D – Formulário de prestação de contas de viagem a serviço

Observação: anexo à Resolução Normativa 01/2015 – SGC/DE/APO

PRESTAÇÃO DE CONTAS

( ) Viagem Nacional ( ) Viagem Internacional 1. PCDP: /PROCESSO: 2. UNIDADE SOLICITANTE NA APO: 3. PROPONENTE:

4. PROPOSTO:

5. QUALIFICAÇÃO DO PROPOSTO:

( ) Servidor ( ) Técnico Convidado ( ) Colaborador Eventual ( ) Dependente/Acompanhante

Unidade de Lotação: Cargo/Função:

Telefone:

E-mail:

Matrícula SIAPE:

CPF:

6. DETALHES DO DESLOCAMENTO

6.1 Motivo da viagem:

6.2 Ocorrências: ( ) Não houve qualquer alteração nas datas previstas nem no trajeto original ( ) A(s) Data(s) foram alteradas sem qualquer ônus para a APO, conforme comprovante(s) anexado(s) ( ) A(s) Data(s) foram alteradas por necessidade do serviço ( ) Houve alteração no trajeto original sem qualquer ônus para a APO, conforme comprovantes anexados ( ) Outras ocorrências (descrevê-las):

6.3 Bilhetes devolvidos: ( ) Utilizados ( ) Parcialmente utilizados (justificar):

6.4 Diárias: ( ) Não foram recebidas ( ) Foram recebidas e não há necessidade de complementação ( ) Foram recebidas e mas há necessidade de complementação (justificar, informando a

quantidade a complementar):

7. BILHETES DEVOLVIDOS CIA Nº BILHETE TRECHO CIA Nº BILHETE TRECHO

8. VALIDAÇÃO

Local e Data Assinatura do proposto Assinatura do Proponente

1. RECEBIMENTO

Assinatura do responsável pelo recebimento: ______________________________________________ Nome completo: Data: / /

ANEXO E – Formulário de requisição especial de transporte


REQUISIÇÃO ESPECIAL DE TRANSPORTE

1. REQUISIÇÃO ESPECIAL Nº:

2. UNIDADE SOLICITANTE NA APO:

3. NOME DO SERVIDOR CREDENCIADO:

DATA: / / HORA:

4. DADOS DA REQUISIÇÃO NOME DO USUÁRIO OU USUÁRIOS:

TELEFONE/RAMAL:

DATA:

LOCAL DE EMBARQUE: ( ) APO ( ) RESIDÊNCIA DE SERVIDOR ( ) OUTROS

TRAJETO:

ASSINATURA DO SOLICITANTE CREDENCIADO:

5. DADOS DO SERVIÇO/VEICULOS TIPO DE VEÍCULO:

PLACA:

NOME DO CONDUTOR:

HORÁRIO: SAÍDA INÍCIO: CHEGADA AO DESTINO FINAL:

HODÔMETRO: SAÍDA DA APO: km CHEGADA AO DESTINO FINAL: km TOTAL: km Rodados

DATA: / /

_______________________________ _______________________________ ASSINATURA DO MOTORISTA ASSINATURA DO USUÁRIO

6. OCORRÊNCIAS

_______________________________

ASSINATURA DO MOTORISTA

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ANEXO F – Formulário de requisição de veículo


REQUISIÇÃO DE VEÍCULOS

1. REQUISIÇÃO Nº:

2. SOLICITANTE CREDENCIADO: 3. RAMAL:

4. DATA: / / 5. HORA:

6. DADOS DA REQUISIÇÃO NOME DO USUÁRIO:

UNID ADM: RAMAL:

DATA DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO: HORA:

LOCAL DE EMBARQUE:

DESTINO:

DESCRIÇÃO DO SERVIÇO:

ASSINATURA DO SOLICITANTE:

7. DADOS DO SERVIÇO/VEICULOS TIPO DE TRANSPORTE: ( ) PESSOAL ( ) SERVIÇOS

TIPO DE VEÍCULO

PLACA:

NOME DO CONDUTOR:

HORÁRIO: SAÍDA CHEGADA AO DESTINO:

HODÔMETRO: SAÍDA DA APO: km CHEGADA AO DESTINO FINAL: km TOTAL: km Rodados

8. OCORRÊNCIAS:

_______________________________

ASSINATURA DO MOTORISTA

manual de gestão arquivística de documentos

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