A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS NO CONTEXTO DA

GESTÃO CIENTÍFICA DE PROCESSOS EM ORGANIZAÇÕES DE

SAÚDE

RESUMO: A gestão documental está relacionada diretamente à estrutura e funções

produtoras do documento, visto que estas os produzem para atender necessidades

informacionais e comprobatórias de suas atividades. Entretanto, estas atividades

devem e são gerenciadas nas organizações. A administração designa este

gerenciamento de gestão de processos. Objetivando maiores resultados e menores

custos, a gestão de processos ganhou grande importância nas organizações.

Gestão de processos em organizações de saúde inicia-se com estudos que

tentaram buscar maior adequação entre processos e características das atividades

em saúde. Estes estudos propõem que organizações de saúde gerenciem seus

processos a partir dos tipos de cuidados oferecidos aos pacientes. Na gestão de

processos, documentos arquivísticos, têm filiação inconfundível e inquestionável, os

processos que estes documentos registram. Assim a classificação da informação

arquivística não pode prescindir desta origem. Todas as classes e chaves que

identificam e acessam um processo, devem por conseqüência, servir para os

documentos que estes geraram. Este trabalho propõe uma modelagem de gestão

documental que atenda às novas necessidades informacionais impostas pela gestão

de processos nas organizações de saúde. Entendendo o diagnóstico do fluxo

documental e classificação dos documentos como cernes da gestão documental,

este trabalho terá como eixo central estas questões.

Palavras-chave: processos, saúde, gestão documental.

1 INTRODUÇÃO

O tema deste trabalho foi motivado por problemáticas práticas na implantação de

gestão arquivística de documentos em organizações de saúde. Estas problemáticas

se apresentaram na medida em que estas organizações optaram por administrar-se

a partir dos fundamentos científicos da gestão de processos.

A constatação gradativa de que o modelo de gestão arquivística de documentos

tradicional, preconizado na literatura, não conseguia mais dar respostas que

pudessem solucionar entraves conceituais/metodológicos, que começaram a se

apresentar, principalmente no que concerne ao diagnóstico de fluxo documental e

classificação, obrigou-nos a criar alternativas que pudesse acomodar estas lacunas

e/ou problemas.

Com a continuidade na criação de alternativas, constatou-se uma resposta bastante

satisfatória das organizações que passaram a receber a gestão arquivística de

documentos “modificada” ou “variada”. Gradativamente, estas variações foram

sendo incorporadas na gestão arquivística de documentos nas organizações de

saúde, que haviam adotado a gestão de processos. Com o tempo foi verificado o

caráter indissociável e o nexo causal ente as duas gestões, ou seja, a melhor gestão

arquivística de documentos era aquela que fora implantada em um ambiente

organizacional fundamentado na gestão de processos. E por sua vez, a gestão de

processos se potencializava em ambientes organizacionais que poderiam oferecer

gestão arquivística de documentos.

Esta constatação forçou o aprofundamento nos conhecimentos em gestão de

processos e a partir disto começou-se a oferecer às organizações as duas gestões

ao mesmo tempo, situação que não foi difícil de ser entendida, pois nos mais

importantes modelos de gestão da Qualidade, as duas gestões são requisitos

básicos para obtenção de certificados e selos de qualidade na área de saúde.

2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS E GESTÃO DE PROCESSOS

A gestão arquivística de documentos é parte integrante dos princípios e conceitos

arquivísticos atuais. Embora por algum tempo, sua proposta foi inovadora para os

postulados arquivísticos das décadas de 1950 e 1960. Hoje é consenso a sua

importância e eficácia, não só para recuperação da informação em tempo presente,

ou seja, no momento exato das necessidades informacionais das tarefas cotidianas

nas organizações, como também sua eficácia no controle de volume documental e a

garantia que estes sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo, até

o momento de sua destinação final.

Como gestão arquivística de documentos, segundo CONARQ (2006), compreende-

se:

“conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos

documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente”.

Segundo este mesmo órgão, o planejamento de uma gestão documental dependerá

do cumprimento de algumas etapas imprescindíveis, tais como: Identificação dos

documentos arquivísticos, diagnóstico/mapeamento de seus fluxos, identificação de

sistemas informatizados/suporte/mídias na produção dos documentos,

racionalização de fluxo e formulários/telas/entrada de dados, elaboração plano de

classificação e tabela de temporalidade, definição de sistema de arquivamento lógico

e não lógico e sistema de arquivos, definição de sistema informatizado de gestão

arquivística de documentos e descrição das políticas documentais e do processo de

gestão arquivística de documentos.

Questões centrais na gestão arquivística de documentos, o fluxo e a classificação

documental, de acordo com as orientações do CONARQ, estão relacionadas

diretamente à estrutura e funções da organização produtora do documento, visto que

estes os produzem para atender necessidades informacionais e comprobatórias de

suas atividades e afazeres.

Entretanto, estas atividades e afazeres não são elementos soltos dentro das

organizações e muito menos desprovidos de organização e gerenciamento. A

administração dedica um capítulo específico a eles, antes chamado de organizações

e métodos, hoje gestão do trabalho, gestão das operações, gestão dos processos de

trabalho.

Com os movimentos e divulgação dos postulados da Gestão da Qualidade,

conceitos como eficiência, eficácia e melhoria invadiram a administração das

organizações, impondo um caminho sem volta rumo à produtividade e satisfação dos

clientes. Com estes movimentos, objetivando maior resultados operacionais com

menor custo material e humano, os estudos sobre o trabalho, suas etapas e

conteúdos evoluíram e atualmente a gestão de processos ganhou um espaço no

interesse das administrações modernas, visto sua eficácia em otimizar tempo e

recursos, ao mesmo tempo em que maximiza os lucros e a produtividade.

A gestão de processos como uma ferramenta da administração, evoluiu tanto que

para alguns autores ela é a base para a própria gestão das organizações, a

chamada gestão por processos, onde o gerenciamento científico dos processos é a

base e fundamento da própria gestão destas organizações.

Por processos, segundo Barbará (2006), entende-se o “conjunto de atividades

desencadeadas, que resultam em um produto ou serviço”. Em um processo, seja

grande ou pequeno, preconiza-se o inter-relacionamento entre partes, ou seja, uma

parte não funciona sem a outra. A lógica de um processo é a dependência entre as

partes/atividades, desta forma é obviamente conclusivo que um processo

gerenciado, onde se possa garantir o cumprimento das atividades dentro da ordem

planejada para se alcançar um objetivo, produz um sistema1.

Segundo o mesmo autor, a gestão de processos é o:

“conjunto de procedimentos e técnicas que se destinam à

identificação, mapeamento, padronização, controle, avaliação

1 Para este trabalho, o conceito de sistema utilizado é o preconizado pela ISO 9000:2005, que define sistema

como “um conjunto de partes inter-relacionadas, contribuindo e funcionando em perfeita harmonia, para o

alcance de um objetivo comum”

e melhoria do conjunto de processos de uma organização”.

A gestão de processo é a organização, em bases científicas, dos processos de

trabalho das organizações. Gerir processos pressupõe garantir atingir os objetivos

planejados. Os procedimentos e técnicas que o autor coloca, de forma geral,

consistem em identificação dos processos a serem gerenciados e seus objetivos;

mapeamento de entradas, saídas, clientes, fornecedores e atributos; descrição das

etapas; identificação de itens de controle/medição para que sempre se efetue

melhorias neste processo.

A gestão de processos configura uma dinâmica de trabalho que se contrapõe a

estrutura organizacional por departamentos hierarquizados. Gerenciar processos

produz um ambiente de trabalho que coloca muitas vezes de “ponta cabeça” a

estrutura da organização, visto que, uma vez mapeados e monitorados, os

processos obrigam a interdisciplinaridade e integração de equipes profissionais, que

na estrutura tradicional, eram distintas e não se obrigavam a comunicar.

Seguindo o caminho da gestão de processo em organizações de saúde, estudos

sobre atenção integral à saúde e gestão hospitalar (CECILIO & MERHY, 2003)

tentam buscar uma maior adequação entre a gestão de processos e as

características das operações e atividades em saúde. Estes estudos propõem que

as organizações de saúde identifiquem, mapeiem e gerenciem seus processos a

partir dos tipos de cuidados oferecidos aos pacientes, entre eles:

� Cuidados emergenciais;

� Cuidados cirúrgicos;

� Cuidados ambulatoriais;

� Cuidados ambulatoriais;

� Cuidados de tratamento intensivo;

� Cuidado de tratamento clínico eletivo;

� Cuidado em diagnóstico por imagem.

Cada tipo de cuidado seria um processo a ser gerenciado e com objetivos a serem

alcançados. Esta proposta literalmente “derruma” os muros entre departamentos e

relativiza a linha hierárquica. Cria uma estrutura organizacional administrada com

fundamento nos processos de cuidado. Médicos, enfermeiros, fisioterapeutas, entre

outros, estão alocados nos processos e não nos tradicionais departamentos de

gerencia de enfermagem, gerencia médica, etc. Estes departamentos, nesta

proposta, também se tornam processos, mas processos gerenciais e não processos

de cuidados ou operacionais em si.

Em uma administração fundamentada em processos, os registros das atividades, os

documentos arquivísticos, têm uma filiação inconfundível e inquestionável. Quando a

organização concebe suas atividades pela gestão de processos, os seus conteúdos,

objetivos e medidores estão impregnados na dinâmica e no cotidiano desta

organização, se tornam naturalmente chaves de pesquisa em qualquer sistema.

Funções, departamentos, tipos documentais, suportes, assuntos, entre outras, se

tornam chaves secundárias em necessidades de recuperação de informação para

tomada de decisão no contexto da gestão de processos.

Além da questão apresentada acima, a gestão de processo não difere atividades

meio e atividades fim. E a concepção de importância dos processos na organização

em nada se relaciona com a sua linha hierárquica. Um diretor/diretoria não

necessariamente produz documentos arquivísticos mais relevantes. Muitas vezes

funcionários operacionais, aqueles do último posto na hierarquia produzem

documentos arquivísticos mais relevantes, visto que, pela forma como a organização

se estruturou, se auto-entende e estabeleceu sua estratégia, suas atividades são

mais importantes.

Assim, uma organização que fundamentou sua administração na gestão de

processos cria uma classificação própria de importância para seus processos,

relacionada diretamente com suas diretrizes de mercado (no caso das organizações

privadas) e em sua estratégia de participação no mercado ou sistema que atua.

Neste contexto, um documento arquivístico de cunho legal pode ser de baixíssima

relevância para a administração da organização, sendo até mesmo seus pedidos de

acesso quase nulo, em compensação outros documentos vistos, tradicionalmente

como pouco importantes, em determinados ambientes, são extremamente

importantes porque registram processos, que para aquela organização, são

extremamente estratégicos.

Com a gestão de processos complementada pela gestão arquivística de documentos

ou vive-versa, a classificação dos documentos respeita a classificação dos

processos definida no planejamento desta gestão. Os documentos que registram,

por exemplo, o processo de solicitação de procedimento cirúrgico eletivo,

tipicamente um processo da linha de cuidado cirúrgico, segundo Cecílio e Merhy,

estão classificados por este assunto/temática e obedecem a dinâmica de fluxo deste

processo, bem como são remetidos ou referenciados, mesmo que não arranjados

fisicamente, com os outros documentos do processo, onde este conjunto garante a

prova e a tomada de decisão deste processo (ver anexo 1).

3 COMO FAZER

A situação ideal, ou seja, onde o potencial máximo da gestão arquivística de

documentos e a gestão de processos são observados, é quando ambas são

implantadas simultaneamente. Os casos que apresentaram melhores resultados

foram aqueles onde as duas foram implantadas ao mesmo tempo. Inclusive, em

projetos de implantação dos mais conceituados modelos de gestão para Qualidade,

já é um protocolo que as duas gestões sejam implantadas ao mesmo tempo.

Os procedimentos para a implantação simultânea das duas gestões deve obedecer

às seguintes etapas:

� Identificação do nível de gestão de processos adotado pela

organização e sua classificação;

� Estabelecimento dos protocolos de identificação e mapeamento dos

processos;

� Estabelecimento de um modelo de descrição e publicação dos

processos;

� Início do mapeamento dos processos;

� Descrição dos processos;

� Identificação dos pontos de risco do processo;

� Criação dos medidores dos processos;

� Identificação dos documentos arquivísticos produzidos pelo processo;

� Identificação do fluxo dos documentos arquivísticos, dentro da lógica

das atividades padronizadas pelo processo;

� Identificação das exigências legais de retenção dos documentos

arquivísticos e materiais produzidos pelo processo

� Identificação das responsabilidades de guarda, publicação,

manutenção de suporte e atualização de formulários/telas/moldes de

entrada de dados dos documentos arquivísticos produzidos pelo

processo;

� Criação do código de classificação dos documentos dos processos;

� Criação do código de classificação dos documentos arquivísticos,

baseado na classificação dos processos;

� Produção da tabela de temporalidade dos documentos arquivísticos;

� Estabelecimento dos sistemas/sistemáticas de recuperação dos

documentos dos processos e dos documentos arquivísticos.

4 CONCLUSÃO

Na implantação simultânea das duas gestões, os critérios de classificação tanto dos

processos, como dos documentos que os registram são os mesmos. Utiliza-se uma

mesma classificação para ambas as gestões. Determinando assim a

complementaridade entre a ação e seu registro. A localização dos documentos

arquivísticos neste contexto, está diretamente relacionada com o fluxo do processo

em si, como pode ser visto no anexo 2.

Os processos e seus registros, com a implantação das duas gestões, passam estar

em condição de indissociáveis. Gerir os processos também é gerir seus registros. E

o fluxo de um é o fluxo do outro. Processos sem seus registros gerenciados não

consegue cumprir seus objetivos e por sua vez, registros sem um gerenciamento

dos processos tem seu potencial de uso reduzido e a estrutura das informações

contidas neles, pouco criticada e melhorada.

Um documento arquivístico é tido como estratégico, na medida em que registra um

processo estratégico e este, somente é assim definido, pela própria organização e

por um período determinado. Com a revisão de estratégias, diretrizes e políticas é

necessário fazer revisões, tanto na gestão de processos como na gestão de

documentos arquivísticos.

Sistemas informatizados devem ser utilizados para o melhor gerenciamento desta

dinâmica. A organização deve garantir que ambas as gestões tenham suas

atualizações gerenciadas e divulgadas para aqueles que estão envolvidos com os

processos. Não é incomum que as organizações sugiram um mesmo profissional

para as duas gestões, entretanto existem particularidades tanto em uma como em

outra, que um mesmo profissional não poderia dar respostas técnicas eficientes.

Uma vez implantada as duas gestões requerem continuidade de atividades que são

muito específicas de cada conhecimento. Pela parte da gestão de processos, todo o

acompanhamento dos resultados e melhorias dos processos requer um grupo de

atividades muito especificas. Tratamento estatísticos de indicadores, analise critica

de tendências, análise de riscos dos processos, redesenho, são exemplos de

atividades bem distintas das atividades de uma gestão de documentos arquivísticos.

Esta por sua vez, caminha para atividades de organização física e não física,

segurança, acesso, prazos de guarda, destinação dos documentos, entre outras.

Entretanto as duas gestões necessitam manter-se integradas para o contínuo

aumento do potencial de suas finalidades e resultados.

Em sistemas de qualidade2 na área de saúde, a gestão de informação/documento é

quesito tão fundamental como a gestão de processos. Sem elas, as organizações de

saúde não são vistas como aptas a oferecer serviços seguros para seus

paciente/usuários/clientes.

2 Segundo Manual Internacional de Padrões de Acreditação Hospitalar (2003): “O cuidado ao paciente é um

empreendimento complexo, altamente dependente de informação. Para coordenar, integrar e prestar serviços, as

instituições de saúde necessitam de informação sobre os pacientes, os cuidados prestados, os resultados do

cuidado, o seu próprio desempenho e de informação científica. A informação é um recurso que deve ser

gerenciada de maneira efetiva pelos líderes da instituição, assim como os recursos humanos, materiais e

financeiros. Toda instituição procura obter, gerenciar e utilizar a informação para melhorar os resultados dos

cuidados para os pacientes e seu desempenho global. Embora a informatização e outras tecnologias melhorem a

eficiência, os princípios do bom gerenciamento de informação aplicam-se a todos os métodos, sejam eles

baseados em papel ou eletrônicos...”

ANEXO 1 RESUMO E MAPEAMENTO DO PROCESSO

Processo

Solicitação de procedimento cirúrgico eletivo

Código

LC-CIR-PR.001

Linha

Cuidado Apoio Técnico Gerencial Gerencial

Objetivo Garantir a realização dos procedimentos cirúrgicos no prazo determinado, sem intercorrências

ETAPAS DO PROCESSO

Início – Marcação da cirurgia

Sub processos: Autorização de material pelo convênio; Admissão do cliente; Anestesia; Procedimento

Término – Procedimento agendado, autorizado e provisionado

AVALIAÇÃO E MELHORIA

Indicadores de desempenho

Índice de Cirurgia Marcada X Desmarca

Índice de procedimentos cirúrgico não autorizados pelo convênio

Índice de registros cirúrgicos incompletos ou não preenchidos

Melhorias já efetuadas no processo

Agenda informatizada

Registros

LC-CIR-FM.001 - Ficha anestésica

LC-CIR-FM.002 - TTO – Transoperatório do paciente

LC-CIR-FM.003 - Relatório Cirúrgico

Prontuário do paciente - Prescrição médica

MAPEAMENTO

Fornecedor Entradas Saídas Clientes

Médico Informação do Paciente

Cirurgia Realizada

Paciente/Família

Convênio Informação sobre autorização do procedimento

Paciente saído do Centro Cirúrgico

Médico

Farmácia Medicamento Próxima Linha

Convênio

ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE

PROCEDIMENTO CIRURGICO ELETIVO

SOLICITAÇÃO DE PROCEDIMENTO CIRÚRGICO ELETIVO

4. DESCRIÇÃO DETALHADA DAS ATIVIDADES

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irúrg

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1 – Receber solicitação do médico de agendamento de

cirurgia eletiva

2 – Confirmar disponibilidade da sala e registrar

material necessário

3 – Uso de material de autorização prévia

4 – Confirmar agendamento e

solicitar médico p/ contactar internação para reserva de leito

5 – Solicitar que passe fax para Pré-internação

6 - Fax com descrição do material a ser

autorizado

7 – Solicitar autorização do

convênio

8 - Convênio autoriza?

10 – Informar médico sobre autorização

11 – Contactar paciente para pré-

internaçõS

12 – Informar médico sobre negativa do convênio

N

9 – Reservar leito13 – Receber e internar paciente

14 – Executar procedimentos pré-operatórios

15 – Anestesiar paciente

17 – Executar procedimento

cirúrgico planejado

16 – Ficha anestésica

18 – TTO19 – Relatório de Cirurgia

20 - RPA21 – Encaminhar

paciente para Unidade

N

S

22 – Executar procedimentos de pós-operatório

imediato e tardio

F

REFERÊNCIAS

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: e-ARQ Brasil.Versão 1. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.

BARBARÁ Saulo (Org.). Gestão por processos: fundamentos, técnicas e modelos de implementação; foco no sistema de gestão de qualidade com base na ISO 9000:2000. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2006.

CECILIO, Luiz Carlos De Oliveira & MERHY, Emerson Elias. Integralidade do cuidado como eixo da gestão hospitalar. In: PINHEIRO, Roseni; MATTOS, Ruben Araujo de. Construção da integralidade: cotidiano, saberes e práticas em saúde. Rio de Janeiro: IMS ABRASCO, 2003. p.197-210.

ISO 9000:2005 – Sistema de gestão da qualidade: Fundamentos e vocabulário.

Manual Internacional de Padrões de Acreditação Hospitalar. Editado por Consórcio Brasileiro de Acreditação de Sistemas e Serviços de Saúde. 3ª edição. Rio de Janeiro: CBA:UERJ, 2008.

Manual das organizações prestadoras de serviço de saúde. Brasília: Organização Nacional de Acreditação, 2006. 203 p.

SHELLENBERT, Theodore R. Arquivos Modernos: Princípios e técnicas. 6ª edição. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa. A Classificação como função matricial do que-fazer arquivístico. (In) SANTOS, Vanderlei Batista dos (org.). Arquivística temas contemporâneos: Classificação, preservação digital e gestão do conhecimento. Distrito Federal: SENAC, 2007.