Nova ArquivísticaEdição especial

REVISTA

Histórico Instituionalp

anejamento

Int nção Estratégica

Análise Ambiental

Objet vos e estratégias associadas

C nário

Benchnmarking

Gestão d Qualidade

Fe

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Conhecendo a Editora Informação

Ano V, N º 10

Editora InformaçãoRevista Nova Arquivística

ISSN 0803 - 0702

Conhecendo a Editora InformaçãoEdição Especial

Ano V, Número 1Julho de 2013

Revista Nova ArquivísticaEdição especial da Revista Nova Arquivística da Editora Informação

Expediente

Conselho EditorialProf. Dra. Serenna Tharyne Alves (PPGCINF/UnB) - Presidente

Prof. Dra. Kiane Mabel Rezende (PPGCINF/UnB)Prof. Dra. Mariana Nascimento (PPGCINF/UnB)

Comissão de EdiçãoNathaly Rodrigues

Kelen Gonzalez

Revisão Trícia Ribeiro

Esta é uma revista fictícia, criada para apresentação do trabalho final da disciplina Planejamento e Gestão de Unidades Arquivísticas, ministrada pela Professora Doutora Lillian Alvares, da Faculdade de Ciência da Informação, da Universidade de Brasília.

Revista Nova Arquivística : Editora Informação. Edição Especial, n. 1 – Bra-sília, 2013

Ano 5, Edição Especial n.1, jul. 2013Semestral

ISSN 0803-0702 (versão online)ISSN 1523-8564 (verão impressa)

1. Editora Informação 2. Planejamento Estratégico 3. Gestão pela qualida-de

CDD 069

Sumário

Apresentação da Editora Informação 6

Planejamento Estratégico 8

Intenção Estratégica 8 Análise SWOT 9 Objetivos e Estratégias Associadas 10 Cenário Desejável 11 Benchmarking 12

Gestão pela Qualidade 14

6

A Editora Informação foi fundada em 2009 na cidade de Brasília a fim de viabilizar a publicação de um periódico científico voltado para a divulgação da produção científica na área de arquivologia no Brasil. Juntamente com a Editora Informação nasceu a Revista Nova Arquivística, única publicação da Editora. Neste ano, celebra seus cinco primeiros anos de vida com a publicação, no segundo semestre, do fascículo de número 10 da Revista Nova Arquivística. Preocupada com os rumos a seguir, a Editora Informação desenvolveu um planejamento estratégico para os próximos cinco anos. Ao longo destes anos de existência, a Editora Informação trabalhou arduamente para elevar a Revista Nova Arquivística ao status que ela possui hoje. Classificada pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) na última avaliação de 2012, conquistou o padrão Qualis A1 – estrato máximo da qualidade da produção intelectual dos programas de pós-graduação – e destaca-se como periódico de arquivologia mais lido por pesquisadores da área e profissionais, e uma importante referência para os interessados na área. Essa conquista foi alcançada pela equipe do Conselho Editorial composta por professores do curso

de arquivologia e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília, ao qual a revista é vinculada. Hoje, a Editora publica a revista Nova Arquivística uma vez a cada seis meses por meio de publicações impressas e on-line, utilizando o Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas (OJS 2.2.4.0) - sistema de código aberto para administração e publicação de revistas desenvolvido, com suporte, e distribuído gratuitamente pelo Public Knowledge Project sob a licença GNU General Public License.

Embora possua apenas uma publicação, a Editora Informação é bastante criteriosa na execução de seu trabalho. Para isto, possui uma complexa estrutura administrativa na qual se dividem todas as atividades cujas especificidades são fundamentais para a publicação de um periódico.

Apresentação da Editora Informação

REVISTA NOVA ARQUIVÍSTICA

Publicação: semestralAvaliação CAPES: Qualis A1Período de atuação: 5 anosComposição do Conselho Editorial: Professores do Curso de Arquivologia e do PPGCINF/UnB.

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O Conselho Editorial é responsável por definir a política editorial da Editora Informação, aprovar o plano anual das atividades editoriais, criar comissões para finalidades específicas e orientar a aplicação das normas editoriais. A Diretoria Executiva é responsável pela gestão das unidades que desenvolvem atividades-meio e fim, visando o controle de todo os processos institucionais. As unidades responsáveis pelas atividades-meio são: Gestão

de Pessoal, Gestão Financeira, Marketing, Gestão da Informação. E a área-fim é composta por: Núcleo de Produção, Núcleo de Publicação e Núcleo de venda e distribuição. Os setores de revisão e de editoração e diagramação compõem o Núcleo de Produção e os setores de publicação online e de publicação impressa compõem o Núcleo de Publicação, subsidiando os componentes gráficos do produto final.

Organograma da Editora Informação*

Conselho Editorial

Diretoria Executiva

Gestão de Pessoal

Gestão Financeira

Núcleo de Produção

Setor Editoração

Diagramação

Setor de Revisão

Núcleo de Venda e

Distribuição

Núcleo de Publicação

Setor de Publicação

Online

Setor de Publicação Impressa

MarketingGestão da informação

*Fonte: elaboração própria

8

Intenção Estratégica

A intenção estratégica impulsiona as instituições a fazerem diferente, usualmente as empresas nascem mediante uma necessidade do mercado para satisfazer determinada demanda, objetivando com isso se destacar perante a concorrência. Por meio de um conjunto de crenças e valores defendidos, e do trabalho e impulso energético de todos os níveis e áreas da empresa, a Editora Informação possui a intenção estratégica de disseminar

conhecimentos a todos os profissionais, estudantes e estudiosos de Arquivologia, sendo o principal meio de busca dos conhecimentos arquivísticos e proporcionando uma maior visibilidade da área. A partir disso, a intenção estratégica fundamenta-se na vontade da organização em atingir suas metas baseadas nos seus propósitos e competências, sinalizando para os stakeholders e para o mercado as suas perspectivas de ação, destacando e divulgando com isso a sua missão, visão e valores:

Planejamento Estratégico

Missão

Publicar e disseminar trabalhos intelectuais com temáticas arquivísticas para contribuir com a expansão do conhecimento em Arquivologia.

Visão

Ser a melhor editora de publicação, sendo referência nacional para a área de Arquivologia.

Valores

O verdadeiro diferencial é possibilitar a satisfação dos clientes, respeitando e harmonizando os interesses institucionais e do público, estabelecendo confiança mútua. Honrando com o (a):

•Valorizaçãodotrabalhointelectual •Estimapelomeio-ambienteepelasustentabilidade •Excelênciaequalidadenosprodutosoferecidos •Compromissocomoscolaboradoreseclientes

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Análise SWOT

Sendo a Matriz Swot uma ferramenta que possibilita o entendimento da situação organizacional das instituições, pensou-se em alguns pontos preponderantes na análise situacional da Editora Informação. Esses pontos foram caracterizados, no primeiro quadrante, de forma a exprimir as possibilidades de iminências negativas à Editora e evita-las.

Nesse mesmo sentido, as possíveis oportunidades destacadas no quadrante 2 permitem que a Revista esteja preparada para esperá-las e aproveitá-las da melhor maneira possível. Já no quadrante 3, identificou-se quais os pontos fortes da revista de modo que seja possível o reforço e o aprimoramento. As fraquezas, abordadas no quadrante 4, expõem os principais pontos a serem considerados como ruins na organização e que necessitam de revisão.

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Cenário

A construção de cenários serve para descrever possibilidades mais prováveis de ações no futuro. Através deles, caminhos especulativos são pensados, a fim de responder quaisquer mudanças que podem ocorrer em relação às condições econômicas, demográficas, sociais e tecnológicas. Todo o tipo de realidade deve ser estimada, tanto a positiva como a negativa e a neutra. Portanto, o cenário possibilita a tomada de decisões mesmo que haja um futuro incerto, além da criação de planos e estratégias que podem ser demandas ao longo dos anos. Através dessa análise, o cenário da Editora Informação foi pensado para um futuro de cinco anos baseado nos tomadores de futuro, responsáveis por viabilizar o cenário desenvolvido para a Editora, sendo eles:

Os fatores tecnológicos podem afetar positiva ou negativamente a Editora Informação, porque são dependentes de atualizações e recursos financeiros para sua aquisição. Dessa forma, a Editora terá tecnologias avançadas, porém, não serão as melhores por falta de recursos financeiros. Já os fatores sociais terão um papel coercivo no sentido de que a Editora aumente seus espaços de publicação, passando a ter publicações em revistas e livros, além do aumento da periodicidade; Os fatores demográficos serão positivos porque o aumento do número de arquivistas acarretará o aumento do número de produção de conteúdo científico bem como o da busca desses conteúdos; As mudanças políticas sofrerão alterações caso surjam novos meios de difusão (advindos da globalização), diminuindo a distância em relação à internacionalização dos produtos da Editora.Fatores tecnológicos: o

surgimento de novas tecnologias de editoração e diagramação;

Fatores sociais: pressão dos interessados na área por espaços de publicação ;

Fatores demográficos: aumento do número de arquivistas no mercado;

Mudanças Políticas: novos meios de difusão da informação;

Objeto: Núcleo de Produção, Núcleo de Venda, Núcleo de Publicação online;

Objetivo: expandir os produtos e serviços da editora;

Horizonte Temporal: julho de 2013 a julho de 2018

Lugar de Cenarização: Editora Informação

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Objetivos e estratégias associadas

Traçar objetivos é estabelecer onde se pretende chegar, ou melhor, é definir qual resultado futuro que deseja alcançar. Mas para conquistar os objetivos estabelecidos é necessário moldar os caminhos que devem ser feitos, ou seja, definir estratégias. Nesse sentido, a Editora Informação especifica os seus objetivos e quais estratégias associadas para atingi-los.

Descrição: Estabelecer e operacionalizar relacionamentos com entidades que componham o ensino e pesquisa arquivística, bem como instituições que promovam eventos, palestras e cursos relacionados a área. Trocar experiências e informações, incorporando as melhores práticas para fortalecer a Editora.

Estratégias:• Realizar intercâmbiocom instituições que publicam conhecimento da área, com o objetivo de conhecer e incorporar boas práticas.• Realizar ações em parceriacom eventos de Arquivologia, visando o fortalecimento dos seus

produtos e serviços no mercado.• Promover encontros comeditoras e entidades de ensino e pesquisa visando aproximação institucional e fortalecimento das mesmas.

Descrição: Realizar, promover, incentivar e acompanhar a interação entre colaboradores internos de modo que as atividades sejam realizadas garantindo a satisfação das necessidades das pessoas e da instituição;

Estratégias• Realizar pesquisa declima organizacional entre os colaboradores internos;• Promover encontros deintegração das equipes;• Incentivar e promovero aprendizado e a formação continuada dos colaboradores tendo em vista a renovação do capital intelectual e modernização dos processos de produção;• Elaboração e implementaçãode um manual de boas práticas que fortaleça assimilação do planejamento estratégico no que tange a cultura organizacional;

Descrição: Assegurar a disponibilização de recursos para

1. Objetivo: Fortalecer e ampliar parcerias com entidades de ensino, pesquisa e difusão arquivística.

3. Objetivo: Garantir os recursos financeiros necessários às ações da Editora

2. Objetivo: Aprimorar a gestão de pessoas

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que a empresa possa manter suas atividades e desenvolver suas ideias.

Estratégias:• Captação de recursos pordoação através do site;• Captação de recursos atravésdas assinaturas;• Captação de recursos porpatrocínio e publicidade; • Captação de recursos porcontratos e convênios.

4. Objetivo: Incorporar novas práticas tecnológicas de editoração, diagramação e publicação

Descrição: Propiciar elucidações modernas e inovadoras para que a Editora desenvolva a sua editoração, diagramação e publicação.

Estratégia• Realização de estudo decampo sobre as novas tendências tecnológicas;• Benchmarkingdeprogramasdeeditoração e diagramação;• Aquisiçãodeumprovedorqueacompanhe o crescimento da Editora e de seus serviços e produtos;

Descrição: Criação de novos produtos e serviços que permitam a ampliação da Editora;

Estratégias:• Publicação de livros sobreArquivos e Arquivologia;• Oferecer serviços deeditoração de revistas para instituições reacionadas à área de Arquivologia;• Publicaçãodeediçõesespeciaisanuais da Revista Nova Arquivística;

Descrição: Administrar a informação produzida gerando conhecimento e otimizando os processos de trabalho;

Estratégias• CriareimplementaraPolítlicade Gestão Documental;• Implementar um SistemaInformatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD.

Benchmarking

Processo em crescente difusão atualmente, que busca as melhores práticas que levam aos melhores desempenhos e, desta forma, aos melhores resultados. O benchmarking é um processo, no qual a instituição ou uma área da instituição estuda o desempenho de outras, como a realização de uma função específica, com objetivo de melhorar tal função dentro de sua própria instituição. É caracterizado

5. Objetivo: Expandir os produtos e serviços

6. Objetivo: Aprimorar a gestão da documental

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como um processo de pesquisa contínua, de comparações entre os serviços, práticas ou produtos de instituições reconhecidamente líderes. A Editora Informação realizou benchmarking em Educação Continuada de Funcionários como alinhamento a um dos seus objetivos estratégicos: aprimorar a gestão de pessoas. Para isso, foi feita a seleção de instituições amplamente conhecidas por sua atuação com educação corporativa. Coletou-se os dados das práticas e foi feita a análise qualitativa dos dados coletados. Benchmarking escolhido foi baseado na Caixa Econômica Federal. Essa instituição oferece treinamento e capacitação tanto para funcionários do quadro, quanto para funcionários temporários, prestadores de serviço, menores aprendizes e estagiários. Desde o primeiro dia, os funcionários são inseridos na instituição, por meio de 2 semanas de treinamento e ambientação. Os funcionários têm acesso a workshops, cursos presenciais e à distância - online. Além disso, a instituição oferece incentivo a graduação, pós-graduação e estudo de idiomas com um percentual de valor custeado pela empresa. A educação corporativa é requisito obrigatório aos funcionários que

desejam promoção de função, e é baseada em trilhas de aprendizagem com direcionamento de assunto, conforme o pré-requisito intelectual para provimento da função. Foi escolhida a prática dessa instituição Caixa Econômica Federal para adequação à Editora Informação, por possuir maior efetividade junto aos funcionários. Uma das adequações que a Editora Informação irá incorporar é a criação de cursos online com conteúdo que deve ser de conhecimento de todos os funcionários, com diferenciação de trilhas de aprendizagem específicas para cada função. Nos mesmos moldes, será incorporado o incentivo ao estudo de idiomas com parte do valor custeado pela Editora Informação, como realização de estratégia do objetivo de expansão internacional dos negócios.

Benchmarking

Instituição: Caixa Econômica Federal.

Aréa: educação corporativa

Práticas: treinamento e ambientação de novos funcioários. a graduação, pós-graduação e estudo de idiomas com um percentual de valor custeado pela empresa.

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Considerando toda a intenção estratégica da Editora Informação, deve-se de alguma maneira controlar as possibilidades de melhoria dos produtos e serviços ofertados, visando com isso garantir a satisfação e as necessidades dos clientes. Por

meio da Gestão de Qualidade e seus princípios a instituição irá desenvolver um aperfeiçoamento continuo de todos os processos da organização, procurando superar as expectativas dos usuários.

Gestão de Qualidade e suas ramificações *

Gestão de

Qualiade

Satisfação dos

clientesGerência

participativa

Desenvolvimento humano

Constância de

propósito

Aperfeiçoamento contínuo

Gerência de processos: abordagem sistêmica

Delegação: Empowerment

Disseminação de

informações

Garantia de

qualidade

Não aceitação de erros

Gestão pela Qualidade

*Fonte: elaboração própria

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1. Satisfação total dos clientes: o foco da Editora é satisfazer as necessidades de produção científica relacionadas à área arquivística em relação ao público alvo, objetivando superar suas expectativas em relação ao conteúdo publicado.

2. Gerência Participativa: promover uma maior interação entre os clientes, autores, profissionais relacionados à Arquivologia e a Editora. Possibilitando um canal aberto para diálogos, abrindo espaço para uma participação mais efetiva de todas as partes, visando o progresso da instituição.

3. Desenvolvimento Humano: ser uma organização de aprendizagem que prime pelo desenvolvimento dos profissionais, através da transferência de conhecimento e da atualização e aperfeiçoamento contínuo.

4. Constância de propósito: estabelecer de forma eficaz as premissas da missão, visão e valores institucionais, para que os funcionários desempenhem suas atividades de forma adequada e que se sintam motivados e comprometidos a atingir os objetivos da organização. Porém, deve-se manter o planejamento estipulado, e não perder o foco.

5. Aperfeiçoamento contínuo: manter-se atento as demandas do

mercado e estar preparada para publicar conteúdos pertinentes as necessidades dos clientes, procurando sempre a atualização dos profissionais. Trabalhar com indicadores de qualidade para medir a satisfação dos usuários.

6. Gerência de processos: compreender a Editora como um todo. Uma abordagem sistêmica que permite entender os processos inter-relacionados, por exemplo, desde a produção até venda/divulgação online.

7. Delegação: capacitação de todos os funcionários para que conheçam a instituição. Cabendo aos diretores saber a quem delegar cada atividade, criando e mantendo um ambiente propício para que os envolvidos no processo desempenhem suas atividades de forma adequada, e mais que isso, sintam-se motivados e comprometidos com os ideais da Editora.

8. Disseminação de informações: ampla divulgação e capacitação dos funcionários para que divulguem os produtos e serviços, mantendo um bom setor de marketing. Ser transparente em suas ações de forma clara e objetiva.

9. Garantia da qualidade: formalização dos processos

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da Editora para garantir a qualidade dos serviços e produtos, consequentemente atraindo clientes fiéis e satisfeitos com as publicações da Editora.

10. Não aceitação de erros: ao manter a premissa de aperfeiçoamento constante, evita-se de todas as formas possíveis erros para que não seja preciso corrigi-los. A Editora Informação estimula ações

inovadoras e criativas, pois uma organização de aprendizagem requer essas atitudes para progredir.

A Gestão de Qualidade é capaz de diagnosticar e estabelecer planos de ações para que a Editora Informação atinja os fundamentos de excelência, promovendo os melhores produtos e serviços do mercado aos seus clientes.

Levantamento e diagnóstico

Implementação da Gestão de Qualidade

Compromisso:Gestão

Recursos Processos

Monitoração

Feedback

*Fonte: elaboração própria

Processo de implementação da Gestão da Qualidade*