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77ª REUNIÃO GETIC

Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de

Documentos e Informações -SPdoc

Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar

Coordenador

do Arquivo Público do Estado

e do Comitê Gestor do SPdoc

Casa Civil

28/03/2013

Comitê Gestor do SPdoc

Arquivo Público do Estado de São Paulo

Política Estadual de Arquivos e Gestão DocumentalSistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP


EMPRESASPÚBLICAS

SOCIEDADE DE

ECONOMIA MISTA

ENTIDADES PRIVADAS

ENCARREGADAS DE SERVIÇOS

PÚBLICOS

FUNDAÇÕES

LEGISLATIVO E

JUDICIÁRIODO ESTADO

MUNICÍPIOS PAULISTAS

MINISTÉRIO PÚBLICO E

DEFENSORIA PÚBLICA

ORGANIZAÇÕES SOCIAIS

SECRETARIASE

PGE

ARQUIVO PÚBLICO DO

ESTADO

ÓRGÃO CENTRAL DO

SAESP

AUTARQUIAS (inclusive as de regime especial)

Decreto nº 22.789/1989

Integrantes da Política Estadualde Arquivos e Gestão Documental


• Arquivo Público do Estado (órgão central do SAESP)

• Serviços de protocolo e arquivo

• Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA

• Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística deDocumentos e Informações – SPdoc

• Serviços de Informações ao Cidadão - SIC

Artigo 5º do Decreto nº 58.052/2012


O SPdoc é uma solução web, aplicável a documentosconvencionais e digitais, que incorpora e processaeletronicamente procedimentos e operações técnicas da gestãoarquivística de documentos.

Esse Sistema foi concebido em conformidade com a políticaestadual de gestão de documentos formulada pelo ArquivoPúblico do Estado, por meio do seu Departamento de Gestãodo SAESP, e desenvolvido pela PRODESP.

SPdoc une princípios e técnicas da gestão documental com as tecnologias da informação

Principais objetivos do SPdoc

Assegurar a efetiva aplicação dos instrumentos de gestãodocumental (planos de classificação, tabelas detemporalidade e de sigilo);


Agilizar a tramitação de documentos entre os órgãos eentidades, dando celeridade às ações do Governo;

Controlar a produção, tramitação e arquivamento dedocumentos;

Garantir aos servidores púbicos e aos cidadãos arastreabilidade e a localização imediata dos documentospúblicos estaduais;


Principais objetivos do SPdoc

Interoperar com inúmeros outros Sistemas Coorporativosde Governo, em especial o Sistema Integrado deInformações ao Cidadão – SIC.SP;

Padronizar e integrar dados governamentais, auxiliando oprocesso de planejamento estratégico e implementação depolíticas públicas;

Integrar protocolos, arquivos e Serviços de Informação aoCidadão - SIC de todos os órgãos e entidades do Governoem uma ampla rede de informações;

Automatizar os procedimentos de preservação eeliminação de documentos, convencionais e digitais.

SIC

ACESSO À INFORMAÇÃO

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AD

ÃO

PROTOCOLOSe

ARQUIVOS

CADA

GESTÃODOCUMENTAL

SPdoc é a ferramenta da gestão documental estratégica para assegurar o acesso à informação

SPdoc Referencial


Atualmente, o SPdoc é um sistema referencial que controla dedocumentos convencionais.

Características Gerais:

Ambiente: Internet e Intragov;

Banco de Dados: SQL Server 2005 Enterprisex64;

Web Services: disponibiliza funcionalidades do SPdoc aoutros sistemas.

Pré-cadastro - Gera e emite protocolo derecebimento;

Documento - Autua; cadastra conforme PC–TTD; consulta;encerra e abre volume; instrui (juntada e despacho);

Protocolo - Apensa e desapensa; desentranha; incorporae desincorpora;

Tramitação - Envia e recebe; registra envio e recebimento;cancela envio;

Arquivo - Arquiva e desarquiva; cadastra arquivo;endereça arquivamento; reabre, transfere e consultadocumento encerrado; transfere arquivo local; registraeliminação de documentos.

Principais funcionalidades, atualmente em operação, no SPdocReferencial:


SPdoc Referencial

SISTEMA HOJE EM OPERAÇÃO

ÓRGÃO/ENTIDADE ANONº

APROXIMADO DE USUÁRIOS

Casa Civil desde 07/2008 660

Relações Institucionais07/2008 – extinta em

01/2011-

Gestão Publica desde 08/2008 340

Comunicação09/2008 – extinta em

01/2011-

Cultura desde 10/2009 410

Direitos da Pessoa com Deficiência

desde 11/2009 100

Desenvolvimento Metropolitano

desde 01/2012 60

Secretaria de Energia desde 03/2012 70

Detran Implantação primeira fase (1º sem./2013)

a definir

ZoológicoImplantação prevista

(2º sem./2013)a definir

TOTAL DE DOCUMENTOS TRAMITADOS POR ANO

2008 31.587

2009 132.320

2010 110.182

2011 137.295

2012 146.204

2013 31.165 (até 27/03/2013)

ÓRGÃO INTEROPERABILIDADE SISTEMA

Casa Civil 2011

CGA - módulo cadastro do Sistema de Acompanhamento e Apuração de Denúncias-Saad

Casa Civil 2011 AJG

Cultura Iniciado em 12/2011 Condephaat

SPdoc Digital


Pretende-se que o SPdoc seja também um sistema de gestãode documentos digitalizados e nato-digitais.

O SPdoc Digital deverá ser capaz de:

Capturar documentos digitalizados;

Interoperar com sistemas que produzem documentos digitais;

Produzir documentos originalmente digitais;

Gerir e preservar documentos digitais de guarda permanente.

Em 2010, o Comitê Gestor do SPdoc foi instituído, na CasaCivil, junto ao Gabinete do Secretário, sendo coordenado peloArquivo Público do Estado, órgão Central do Sistema deArquivos do Estado de São Paulo – SAESP.

O Comitê Gestor do SPdoc é um órgão colegiado composto porrepresentantes da Casa Civil/Arquivo Público do Estado; GestãoPública; Economia e Planejamento; Procuradoria Geral ePRODESP.

Cabe ao Comitê Gestor planejar o desenvolvimento, aimplementação e o aperfeiçoamento contínuo do SPdoc.

Decreto n°55.479/2012, alterado pelo Decreto n°56.260/2010



Para execução de suas atividades o Comitê conta com:

Núcleo de Apoio, sob a responsabilidade do Departamentode Gestão do SAESP, que o assessora nas atividades técnicosadministrativa.

Resolução CC de 19/04/2011

Comissões Técnicas para realizar estudos e pesquisas sobretemas específicos fundamentais ao constante aprimoramentodo SPdoc.

Existem, atualmente, duas Comissões Técnicas, a deDocumentos Digitais, e a de Implementação e Treinamento.

Decretos n°57.285/2011 e 57.286/2011 e Resolução CC 31/08/2011


Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc


Principais realizações do Comitê Gestor do SPdoc

Definição dos critérios para implementação gradual eprogressiva do SPdoc (Resolução CC-19 de 19/04/2011);

Atuação política que resultou no reconhecimento do SPdocenquanto sistema coorporativo de governo essencial paragarantir o acesso à informação;

Contratação PRODESP.

Garantia de recursos para aprimoramento edesenrolamento do SPdoc;

Desenvolvimento modular do SPdoc


ETAPA 1 (2013):

ETAPA 2 (2013-2015):

Aprimoramento do SPdoc Referencial e especificação dosrequisitos do SPdoc digital, em conformidade com osrequisitos e metadados obrigatórios e desejáveis previstosna Instrução Normativa APE/SAESP – 1/2009;

Desenvolvimento gradual do SPdoc Digital.

Instrução Normativa APE/SAESP – 1/2009

Estabelece diretrizes e define procedimentos para gestão, apreservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticosdigitais da Administração Pública Paulista.

Em conformidade com as Resoluções nº 25 e 32 do

Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ

(37 artigos e 2 anexos)

ANEXO I – 405 requisitos e 118 metadados obrigatórios

ANEXO II – 207 requisitos e 7 metadados altamente desejáveis


Desenvolvimento modular do SPdocOrçamento

RECURSOS PREVISTOS PARA O PROJETO

2012 2013 2014 2015

R$ 3.632.444,00 R$ 3.438.836,49 R$ 5.459.028,16 R$ 7.171.897,46

TOTAL

R$ 19.702.206,11

Desenvolvimento modular do SPdocContrato PRODESP (atual)

2012Início do Contrato

2013ITO

- Aquisição de

licenças (março);- Atualização banco

de dados SQL (março);

- Entrega dos

ambientes de desenvolvimento,

homologação e produção (abril);

- Definição de solução adequada

ao SPdoc Digital (maio-julho).

2013APPS

- Adequações e

desenvolvimento de novas

funcionalidades do

SPdoc Referencial (abril-fevereiro

2014);- Levantamento dos

requisitos do SPdoc Digital (maio-

julho).

2014Termino do Contrato

Adesão ao SPdoc


Por ser um Sistema Coorporativo de Governo os órgãos eentidades não terão custos para aderir ao SPdoc.

No entanto, para aderir ao SPdoc os órgãos e entidadesdeverão cumprir os critérios de adesão definidos na ResoluçãoCC-19 de 19/04/2011:

Oficialização de Plano de Classificação e Tabela deTemporalidade dos documentos das atividades-fim doórgão, por meio de sua Comissão de Avaliação deDocumentos e Acesso - CADA, em conformidade com asdeterminações do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de1989, e dos artigos 18 e 23 do Decreto 48.897, de 27 deagosto de 2004;

Adesão ao SPdoc

Apresentação de diagnósticos sobre os sistemas legadosexistentes de controle de documentos e outros sistemas doórgão;

A promoção de estudos necessários para efetuar amigração de dados ou a integração com sistemas legadosde controle de documentos e outros sistemas deinformações do órgão, evitando-se a perda ou a corrupçãode documentos e informações, nos termos do artigo 5º daInstrução Normativa APE/SAESP-1, de10 de março de2009;


A designação no órgão, de um administrador local doSPdoc, responsável por acompanhar sua implementação eseu funcionamento.

Requisito indispensável ao SPdoc:Plano e tabela de documentos das atividades-meio

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO: Identifica e padroniza a denominação todos os

documentos das atividades-meio (800 tipos)

TABELA DE TEMPORALIDADE: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos das

atividades-meio

Decreto nº 48.898de 27 de agosto 2004

Requisito indispensável ao SPdoc:Planos e Tabelas de documentos das atividades-fim

Instrumentos de gestão documental aprovados:

• Ministério Público (Ato Normativo nº 428/2006 – PGJ/CGMP)

• Secretaria do Meio Ambiente (Resolução SMA – 6, de 08/02/2007)

• Secretaria de Gestão Pública (Comunicado CADA – 1, de 06/04/2009)

• PROCON (Despacho do Diretor Executivo Substituto de 2008)

• Secretaria da Cultura (Resolução SC – 2, de 07/01/2010)

• Secretaria da Fazenda (Resolução SF nº70, de 03/08/2010)

• DETRAN (Resolução SGP nº23, de 27/07/2011 e Retificação)

• Fundação Parque Zoológico (Portaria FPZSP – 8, 16/03/2012)

Colaboração GETIC

• Na administração setorial do SPdoc nos órgão/entidades;

• Na garantia do cumprimento dos critérios obrigatórios deadesão ao SPdoc pelos órgão/entidades;

• Nos trabalhos das CADA, SIC, arquivos e protocolos, visandoa gestão documental e ao acesso à informação.

Arquivo Público do Estado

Rua Voluntários da Pátria, 596

CEP 02010-000 - Santana

São Paulo/SP

Solicitação de providências, sugestões ou quaisquer outrosesclarecimentos deverão ser encaminhados ao Coordenadordo Comitê Gestor do SPdoc pelo e-mail: [email protected]

Visite o site do SPdoc:www.arquivoestado.sp.gov.br/spdoc

Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc

Telefones: (11) 2089-8152 / 8173

Fax: (11) 2089-8137

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