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TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER Versão Junho/2017

protel.com.br +55 21 3722.5000

Escritório Barra da Tijuca Rua Alceu Amoroso Lima, 65 – Loja C

Escritório Leblon Av. Bartolomeu Mitre, 254 – Loja A

Com 35 anos de mercado, a Protel é

conhecida pelo seu compromisso e

credibilidade na gestão de condomínios.

Esta cartilha digital foi preparada

especialmente para síndicos e gerentes que

atuam na administração predial dos

condomínios. Partilhamos aqui nossa expertise

e boas práticas para a melhor gestão financeira.

Tenha uma boa leitura e conte

conosco para o que precisar!

Apresentação pág. 02

1. PROCESSO DE PAGAMENTO pág. 04

Fluxo de pagamento; Processamento; Liberação de pagamento; Formas de pagamento;

2. ENVIO DE DOCUMENTOS pág. 10

Prazo; Preenchimento do protocolo;

3. CONTROLE E GESTÃO pág. 13

Controle de contratos; Lançamentos de APs; Cadastro de fornecedor; Consulta de pagamentos;

4. REPASSE DE VALORES pág. 17

Cotas condominiais; Encaminhamento à administradora; “Caixinha” do condomínio;

5. TERCEIRIZAÇÃO pág. 20

Acompanhamento de terceirização de pessoal; Impostos incidentes no pagamento;

SUMÁRIO

1. PROCESSO DE PAGAMENTO

FORNECEDOR

CONDOMÍNIO

SÍNDICO

PROTEL

Fluxo de pagamento

O pagamento realizado através da

Administradora permite o acompanhamento

do processo e o maior controle financeiro

do condomínio, visto que estará vinculado

ao sistema de gestão financeira.

É importante entender o fluxo correto e a

função de cada etapa para que o processo

ocorra dentro dos conformes.

Por questão de segurança, o pagamento só

é processado com a devida identificação do

condomínio e autorização do síndico. Em

nenhum caso o fornecedor deverá

transmitir o boleto de serviços prestados

ao condomínio diretamente para a Protel.

TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER 5

Os pagamentos só podem ser realizados

ao emissor da nota fiscal ou recibo.

Não podemos realizar pagamentos à

terceiros, em hipótese alguma.

Importante

Processamento

Após prestar o serviço, o

fornecedor deve encaminhar para o

condomínio a nota fiscal do serviço

com a forma de pagamento

sinalizada no corpo da nota ou

boleto anexado com prazo

suficiente para o cumprimento do

processo.

6

PASSO 1

FORNECEDOR

CONDOMÍNIO

Ao receber a nota fiscal, a

administração predial do

condomínio deve conferir os

valores e averiguar se os serviços

foram prestados da forma correta.

Só então deverá submeter à

aprovação do síndico.

PASSO 2 Com a devida autorização

e assinatura do síndico, os

documentos deverão ser

encaminhados para a

administradora via malote.

PASSO 3

TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER

PROTEL

SÍNDICO

Processamento

Chegando na Protel, o documento é

protocolado e digitalizado para

melhor controle interno.

Ao chegar no setor de contas a

pagar, os documentos são

novamente inspecionados, verificada

a retenção de impostos e lançados

no sistema. Assim geramos o

pagamento ou a programação do

mesmo, concluindo o ciclo.

7

FORNECEDOR

CONDOMÍNIO

SÍNDICO

PROTEL

Identificação

Nota Fiscal

Forma de pagamento

Autorização

Nota Fiscal

Forma de pagamento

Verificação

Pagamento

Lançamento

Identificação

Nota Fiscal

Forma de pagamento

No site da Protel é possível acompanhar os pagamentos futuros. No caso de fornecedor não cadastrado, será necessário o envio de dados para cadastramento. Confira na página 16


Disponibilizamos modelo de carimbo próprio

para autorização que pode ser utilizado.

Basta solicitar ao seu gerente de contas.

Liberação de pagamentos

Os pagamentos deverão ser nominais aos

emissores das notas fiscais ou recibos, a fim de

evitarmos vulnerabilidade para o condomínio.

No ato da realização de compras e da

contratação de serviços lembre-se de informar

que os pagamentos serão efetuados através

da rede bancária.

8


Por motivos de segurança e melhor controle, é importante optar pela realização de pagamentos através da rede bancária.

Lembre-se

ATENÇÃO AO VENCIMENTO

O vencimento da nota fiscal deve ser o

mesmo apresentado no boleto bancário.

Todos os documentos (notas fiscais e recibos),

encaminhados à nossa empresa para pagamento,

devem ser obrigatoriamente liberados pelo(a)

Sr.(a) Síndico(a), através de assinatura no

documento e carimbo próprio onde devem constar

a descrição do vencimento, a forma de pagamento,

classificação contábil (conforme plano de contas

disponível no site www.protel.com.br).

Dia a ser pago

Tipo/forma de pagamento

Classificação contábil

Autorização e assinatura do síndico

Checklist da liberação

http://www.protel.com.br/







Formas de pagamento

Reforçamos que o pagamento via rede bancária é

sempre mais seguro para ambas as partes pelo

fato de deixar registrada todas as transações.

Além do pagamento em boleto/ emitido para o

CNPJ do beneficiário, indicamos o pagamento via :

9


Ordem de pagamento –

modalidade em que se emite

uma “nota de crédito” para

pessoa física que não é

correntista no banco. Sendo

possível retirar o valor direto no

caixa com o devido documento

de identificação oficial.

OPG

Documento de Ordem de

Crédito - transferência bancária

que tem como limite

R$ 4.999,99 por operação.

O valor é debitado na conta do

emitente no dia da transação,

mas só é disponibilizado ao

destinatário no próximo dia útil.

DOC

Transferência Eletrônica

Disponível - valores enviados

por meio desta modalidade

são disponibilizados no mesmo

dia, se a transação for realizada

em horário bancário.

Neste caso não há limite

mínimo ou máximo de valores.

TED

Para a devida realização é preciso informar: Nome completo do beneficiário, CPF ou CNPJ, no caso de DOC ou TED, os dados bancários (banco, agência e conta) e o tipo de conta (corrente ou poupança).

2. ENVIO DE DOCUMENTOS

Tendo em vista todo o

processo para pagamento, é

importante negociar prazos

que possibilitem o lançamento

correto, sem gerar atraso,

multa, mora, entre outros.

Como margem de

segurança, estabelecemos o

prazo mínimo de 3 dias úteis

antes do vencimento de

cada conta.

Este prazo também deve ser

levado em consideração para

emissão de cheque, reembolso

e pagamento de RPA.

Boletos

Transferência

RPA

Cheque

Reembolso

Evitaremos problemas com atrasos;

Prazo

11

72 HORAS ÚTEIS DE ANTECEDÊNCIA

Em caso de contratempos poderemos solucionar sem maiores desgastes.


Preenchimento do Protocolo

Para o controle de envio e recebimento

dos documentos, é importante preencher

de forma correta os protocolos. A ação

permite segurança e organização na

tramitação de documentos entre a nossa

empresa e seu condomínio.

Ao lado indicamos a forma ideal de

preenchimento das três vias de igual

teor. Sendo uma do emitente, outra da

“capa do lote” (externo ao malote) e a

terceira deve vir junto aos documentos

(dentro do malote devidamente lacrado).

O protocolo não deve ser utilizado para

liberação e instruções de pagamentos,

pois são arquivados em setores distintos.

12

Lembre-se: As autorizações e instruções dos pagamentos devem constar no verso das notas fiscais, recibos e na parte da frente das contas públicas. Não nos protocolos.


3. CONTROLE E GESTÃO

Controles de contratos e concessionárias

É importante que o síndico/gerente

utilizem os controles mensais das contas

de concessionárias (luz, água, telefone e

gás) e contratos do condomínio, através

de formulário para a conferência de

valores, consumos e vencimentos. Assim

serão evitados cortes nos serviços e

pagamentos indevidos.

14

Empresa Previsto Valor Consumo Venc. Data de

envio Liberação PG

Light

R$ 8.500,00 R$ 9.521,20 XXXXX 15/2 10/2 14/01 OK

R$ 8.500,00 15/3 10/3

R$ 8.500,00 15/4 11/4

Abaixo colocamos um exemplo de tabela

de controle de pagamento que pode ser

feita pela administração predial. É

importante ter a data de vencimento e a

data máxima de envio para

processamento. A visualização conjunta

permite um melhor planejamento das

despesas e o acompanhamento da

evolução do consumo.


Lançamento de APs

No intuito de personalizar as informações

para contabilização das despesas do

condomínio, podemos disponibilizar na

Central do Condomínio a opção de

lançamento de Autorização de

Pagamentos (APs), sem custo adicional.

O sistema permite à administração interna

do empreendimento o registro dos

pagamentos que serão realizados e assim

apresentar nos balancetes históricos

detalhados possibilitando uma adequação

precisa com relação às classificações

contábeis,

Disponibilizamos também, no site, o

módulo de lançamento de serviços, para

realização da contabilização de receitas de

locações de espaços e outras arrecadações.

15

Mesmo optando pelo lançamento online, é preciso que nos

encaminhem o documento físico com a autorização do síndico.

Atenção!


Consulta de pagamento 2

3

1 Acesse nosso site:

Clique no botão:

protel.com.br

Cadastro de fornecedor

Caso o fornecedor seja uma

pessoa jurídica, é obrigatório o

envio da respectiva nota fiscal

contendo todas as informações

da empresa, tais como: Razão

social, CNPJ, endereço, telefone,

e-mail e dados bancários.

16

CADASTRO DE AUTÔNOMOS / RPA:

Nome completo;

CPF;

Data de nascimento;

PIS/NIT;

Forma de pagamento /dados bancários;

Consulta de pagamentos futuros

Para facilitar o acompanhamento do processo

de pagamento, disponibilizamos em nosso site

(www.protel.com.br) uma área de consulta de

pagamentos futuros. Basta ter o número do

CNPJ ou CPF do favorecido.

No caso de pagamento à profissionais

autônomos, precisaremos que os dados

listados ao lado sejam inseridos no verso do

recibo. Se for necessário realizar

reembolso à pessoa física (morador, por

exemplo), será necessário informar: nome,

CPF, data de nascimento e dados bancários.


4. REPASSE DE VALORES

Em caso de extravio, não nos responsabilizamos

por eventuais procedimentos contrários ao

anteriormente mencionado aqui.

Cotas condominiais

18

Regularmente emitimos os boletos condominiais que

são entregues de forma física, e, além disso, enviados

via e-mail e disponibilizados em nosso site. A segunda

via pode ser emitida pelo próprio condômino, pela

administração interna ou por meio de contato com a

administradora.

Encaminhamento à administradora


No caso de eventuais pagamentos na administração

interna do condomínio, pedimos que os mesmos

sejam encaminhados aos caixas de nossa empresa,

através de cheques nominais e cruzados,

apresentando no verso do cheque o número da

unidade e o mês de competência da cota condominial.

O pagamento deverá ser encaminhado à Protel

devidamente protocolado com todas as informações

detalhadas.

Para maior segurança, sugerimos que os

pagamentos sejam realizados pelos condôminos

através da rede bancária ou na própria

administradora, para assim evitarmos controles

internos na administração predial do

condomínio.

Este procedimento é muito

importante, pois desta

forma, caso ocorra qualquer

extravio, poderemos apurar

as responsabilidades.

“Caixinha” do condomínio

É possível ter no condomínio o que se chama de

“Caixinha”, cuja classificação contábil é

“Movimento de Caixa”. Este consiste em uma

quantia que fica disponível na administração do

condomínio para pagamento de pequenas

despesas e esta movimentação deve ser

documentada no “livro de caixa”, para prestação de

contas periódica.

19


Por questão de segurança, recomendamos evitar

disponibilizar valores elevados na administração

interna do condomínio.

É importante que o livro de caixa seja numerado e

que todas as despesas tenham suas respectivas

notas fiscais devidamente quitadas. Para

reposição de valores é obrigatória a assinatura do

síndico na folha do caixa.

Os pagamentos a prestadores de serviços

não devem ser realizados, através deste

caixa, pois o processamento desses

pagamentos necessitam uma análise

quanto a incidência de impostos.

5. TERCEIRIZAÇÃO

Acompanhamento da terceirização de pessoal

Com a frequência de ajuizamentos de

reclamações trabalhistas por funcionários de

empresas prestadoras de serviços terceirizadas,

nas quais os reclamantes incluem os

condomínios no polo passivo (Réu) sob a

alegação de responsabilidade solidária no

pagamento das verbas reclamadas, alertamos

quanto à necessidade de adoção dos

seguintes procedimentos na administração

interna do condomínio, evitando assim

possíveis processos trabalhistas:

21


1º) Inspeção mensal de todas as contribuições

(salários, demais verbas remuneratórias e

impostos) pagos pela empresa terceirizada aos

seus prepostos alocados em serviço no

condomínio, inclusive no tocante à eventual

prestação de horas extras;

2º) Verificação sistemática e mensal das guias de

recolhimento do FGTS dos prepostos alocados em

serviço no condomínio;

1

2

22


4º) Proceder a inclusão de cláusula nos contratos com

as empresas de terceirização de pessoal, que

determine que na hipótese de que venha o

condomínio a ser demandado judicialmente em sede

trabalhista, por funcionários de empresas terceirizadas,

a mesma arcará com os custos de honorários de

advogado a serem contratados para sua defesa,

exatificando-se que se o condomínio foi

responsabilizado judicialmente ao pagamento de

quaisquer verbas resilitórias e ou decorrentes do

vínculo de emprego dos prepostos da empresa

terceirizada, a mesma arcará integralmente com o

reembolso de tais verbas, inclusive ficando autorizado

o desconto das importâncias dispendidas diretamente

nas mensalidades futuras.

4

3º) É importante o envio

anexo à nota fiscal para

pagamento, dos seguintes

documentos: apresentação

da folha de pagamento;

guia FGTS paga; extrato do

3

FGTS por funcionário lotado no

condomínio; SEFIP, GPS, CND válida, nota

fiscal e boleto, o cumprimento do envio de

tais documentos não é de responsabilidade

da administradora, pelo fato de que esta

fiscalização deverá ser exercida pela

administração interna do condomínio. Esta

pratica é necessária no intuito do síndico se

certificar que tais encargos estão sendo

devidamente pagos, evitando, desta forma,

possíveis reclamações trabalhistas.

Impostos incidentes no pagamento de prestadores de serviço

Pedimos atenção especial nas datas da emissão

dos documentos (RECIBOS, RPA’S E NOTAS

FISCAIS) emitidos pelos prestadores de

serviços, pessoas físicas e jurídicas, remetidos à

nossa empresa para pagamento, pois os

mesmos poderão sofrer retenções dos

impostos e contribuições previdenciárias. O

recolhimento do ISS é realizado conforme a

legislação de cada município. O pagamento do

INSS (pessoa física ou jurídica) é realizado no

dia 20 (vinte) do mês subsequente a data da

emissão dos respectivos documentos (MP

447/2008), no caso de feriados e finais de

semana considerar o último dia útil anterior ao

vencimento.

23

No caso da recepção de documentos datados

fora do prazo hábil para o recolhimento dos

impostos e contribuições pertinentes, os

mesmos recolhimentos serão acrescidos de

multa e juros conforme a legislação em vigor,

onerando o condomínio.

Os pagamentos aos prestadores de serviços

pessoas físicas, não devem ser efetuados

através de reembolso ao síndico/terceiros ou

pelo movimento do caixa do condomínio. Esse

tipo de pagamento deve ser feito somente,

através da administradora, em virtude da

tributação mencionada.


As retenções das contribuições (PIS, COFINS e CSLL)

estabelecidas pelo artigo 30 da Lei 10833/2003, não

têm o vencimento atrelado à data da emissão do

documento e sim à data do efetivo pagamento feito à

pessoa jurídica prestadora dos serviços, se os valores

pagos forem iguais ou superiores a R$ 215,05

(duzentos e quinze reais e cinco centavos) no mês,

cujo vencimento se dá no dia 20 do mês subsequente

ao pagamento (caso não seja dia útil o pagamento do

imposto deverá ser antecipado).

24

No caso da contratação de prestadores de serviços de

forma mensal e continuada, é obrigatório o envio, junto

ao primeiro recibo ou nota fiscal para pagamento, o

contrato firmado, pois precisamos analisar os impostos

pertinentes para proceder o pagamento. O mesmo

procedimento deverá ser adotado quando da

renovação desses mesmos contratos.

Resumo dos impostos

INSS Retido na Fonte de Terceiros (Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica e Pessoa Física com ou sem vínculo empregatício – IN 971 de 13/11/2009);

PIS, COFINS e CSLL Retida de Terceiros - (Prestadores de Serviço Pessoa Jurídica – Art.30 Lei 10.833 de 29/12/2003 Presidência da Republica);

IR Retido na Fonte (Trabalhadores Pessoa Física com vínculo empregatício – Art. 624 do regulamento do IR – Decreto 3000 de 1999 e Lei 7.713 de 1988);

ISS

Retido de Terceiros (Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica com sede operacional fora do município do condomínio contratante - Diversas Legislações Municipais) abrangido pela lei complementar 116.


21 3722.5000|3924.6300

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Matriz Barra de Tijuca R. Alceu Amoroso Lima, 65 / loja C. RJ

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