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Rastreabilidade e Report de Consumos Dispositivos Médicos em Ambiente Rastreabilidade e Report de Consumos Dispositivos Médicos em Ambiente Hospitalar

O caso prático do CHLN

Junho | 2016

Nuno Loureiro

Serviço de Logística e Stocks

Agenda

1. Âmbito

2. Objetivos – Gerais e Específicos

3. Intervenientes no Projeto

4. Pontos de Partida – Identificação de DM’s e Processo

5. Solução – Overview e Passos Operacionais

6. Resultados e comparação com objetivos propostos

7. Valorização de Benefícios

8. Necessidades e Ensinamentos

9. Conclusões


1. Âmbito

� Efectuado em ambiente hospitalar do Serviço Nacional de Saúde

� Universo de Dispositivos Médicos (DM’s): Cardiologia (750 referências)

� Da recepção (Logística) do dispositivo, à sua utilização no paciente (Serviços)


2. Objetivos

�Garantir a Rastreabilidade dos Dispositivos Médicos na cadeia de abastecimento

interna do CHLN;

�Comprovar viabilidade técnica da utilização identificação GS1 (GTIN*) para report de

CDM

Objetivos Gerais

�Determinar nível de marcação GS1 real, nos DM’s considerados no projecto

�Simplificar o report hospitalar da utilização DM’s

�Avaliar necessidades, impactos e custos, para integração nos sistemas de informação

hospitalares

* GTIN * GTIN * GTIN * GTIN –––– Global Trade Item NumberGlobal Trade Item NumberGlobal Trade Item NumberGlobal Trade Item Number

Objetivos Específicos


3. Intervenientes no Projeto

RastreabilidadeE

Report


4. Pontos de Partida para o Projeto (Identificação e Codificação)

(01) GTIN* <=> Ref.ª Fornecedor e CDM

(10) Lote

(01) 04035479118266 (17) 170331 (21) 26066348

Código Barras: GS1-128

* GTIN – Global Trade Item Number** Observações sumárias e estudos (2015)

• Grau de implementação de marcação GS1** >85%

(17) Validade

(10) Lote

ou

(21) N.º Série


4. Pontos de Partida para o Projeto (Overview do Processo)

Recepção Armazenagem Preparação

Fornecedor Dispositivos

Médicos

Armazém

Recepção Armazenagem PreparaçãoAdmissão Paciente

CuidadosAlta

Paciente

Paciente

Serviço

Confirmação Retornos Consumos

Encomenda Facturação

Paciente Paciente

Fluxo Informação materiais

Fluxo Informação encomenda

Legenda:

Sala Operação

Administrativo


4. Pontos de Partida para o Projeto (Overview do Processo)

Recepção Armazenagem Preparação

Fornecedor Dispositivos

Médicos

Armazém

Recepção Armazenagem PreparaçãoAdmissão Paciente

CuidadosAlta

Paciente

Paciente

Serviço

Confirmação Retornos Consumos

Encomenda Facturação

Paciente Paciente

Legenda:

Sala Operação

Administrativo

Leitor CBs Bidimensionais

Impressora Pulseiras c/ CBs

Sistema Informação de suporte

Interligação aos SI

Relatório


5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)

Tabelas de Correspondência

• Verificação de pressupostos marcação AIDC*

• Elaborar tabelas de correspondência com CDM

Alterações ao ERP do Hospital

• Adaptações ao mestre de artigos

1122

GS1/CHLN

SOFTINSA

• Produção de Relatórios

Captura Automática de Informação

• Integração de hardware com SI/ERP**

Alterações de Procedimentos

• Adaptação pontos captura e registo automático

• Relatórios

223344

ZETES/SOFTINSA

CHLN/SOFTINSA

* AIDC * AIDC * AIDC * AIDC –––– Automatic Identification and Data CaptureAutomatic Identification and Data CaptureAutomatic Identification and Data CaptureAutomatic Identification and Data Capture** SI/ERP ** SI/ERP ** SI/ERP ** SI/ERP –––– Sistema Informação/Sistema Informação/Sistema Informação/Sistema Informação/Entreprise Resource PlaningEntreprise Resource PlaningEntreprise Resource PlaningEntreprise Resource Planing



((((1/4) TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA

• Mapeamento códigos CHLN, GTIN, CDM e Refª do Fornecedor

- Relatório de existências em SAP

- Captura de GTIN em produto físico

- Validação de CDM em Plataforma

- Carregamento informação em SAP

98,598,5% % GTIN’sGTIN’s



((((1/4) TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA

� Códigos CHLN, iniciais 798

� Códigos CHLN, observados no terreno 750*

� 683 (91,1%) c/ GTINs e c/ CDMs mapeados

� 56 (7,5%) c/ GTINs e s/ CDMs mapeados

� 11 (1,5%) c/ códigos HIBCC e c/ CDMs mapeados

� Ou seja, 739 (>98,5%) c/ GTINs

* Artigos de Cardiologia em Consignação, encontrados nos serviços à data de Julho 2015



(2/4) ALTERAÇÕES NO ERP DO HOSPITAL

• Relatórios de Utilização

- Gerar em SAP relatórios adequados de Aquisições e Consumos

* Artigos de Cardiologia em Consignação, encontrados nos serviços à data de Julho 2015



(3/4) ALTERAÇÕES NO ERP DO HOSPITAL

• Rastreabilidade na Entrada de DM (Serviço/Armazém)

- Leitura do GTIN no momento da recepção

- Integração da informação capturada em SAP

- Gerar Movimento de Entrada de Mercadorias



(4/4) ALTERAÇÕES DE PROCEDIMENTOS

• Rastreabilidade no Consumo de DM (Sala Operação/Serviço)

- Leitura do GTIN no momento da utilização

- Integração da informação capturada em SAP

- Gerar Pedido de Compra


6. Resultados

� Rastreabilidade de stock


6. Resultados

� Rastreabilidade de stock

� Rastreabilidade do ciclo Consumo-Encomenda-Entrada


6. Avaliação de Resultados

OBJECTIVO STATUS EXPLICAÇÕES

1Garantir a Rastreabilidade dos DM Demonstrado

Finalizado para:- Exibição Stock em Consignação;- Exibição ciclo Consumo-Encomenda-Entrada (Percurso)

2Determinar nível marcação GS1 real nos DM’s considerados

98,5% Os restantes 1,5%, corresponderam a produtos com código barras HIBCC

Comprovar viabilidade - Foi assegurado o mapeamento imediato da relação única

3

Comprovar viabilidade técnica da utilização Identificação GS1 (GTIN) para report de CDM

imediato da relação única GTIN<->CDM, para mais de 91% dos artigos;- Os restantes 9% correspondem a casos com discrepâncias, que estão a ser despistadas;

Demonstrada a capacidade de captura GTIN, para a produção de informação com base CDM

4Simplificar reporthospitalar utilização DM’s

Capacidade produção automática a partir de SAP e com informação de CDM, de:- Relatório Mensal de Aquisições- Relatório Mensal de Consumos

Falta acordo de formato de ficheiros e validação dos conteúdos a reportar,junto e por parte do Regulador

5

Avaliar necessidades, impactos e custos, para integração Sistemas Informação hospitalares

Em stand by

Após aprovação dos relatórios a entregar ao Regulador, serão iniciadas as tarefas de análise e avaliação detalhada



REDUÇÃO CICLO PRODUÇÃO RELATÓRIOS 97%

Ciclo Anual: de 120 h para 2 a 4 h

(redução dos custos associados a recursos humanos alocados)

NOTAS:

� Atualmente, apenas solicitado um relatório anual relativo a AQUISIÇÕES

� Atualmente, implica 1 FTE* do Hospital com alocação total, durante 3 semanas

OUTROS BENEFÍCIOS QUALITATIVOS

� Possibilidade relatórios com maior periodicidade

� Possibilidade relatórios incluindo CONSUMOS

� Aumento volume informação disponível

* FTE – Full time equivalent



No período de Outubro 2015 a Janeiro 2016 e durante 10 semanas , foram controladasaleatoriamente cerca de 350 entradas.

S/ Captura Automática

C/ Captura Automática

Média 104 seg 58 seg

Desvio Padrão 50 seg 6 seg

Máximo 220 seg 60 seg

Mínimo 40 seg 35 seg

WCS** 2,5 min 1 min

• Sem Recurso a Captura Códigos Barras 2,5 min

• Com Recurso a Captura Códigos Barras 1,0 min

• Poupança 60%* Entradas – Linhas em Pedido de Compra | ** WCS – Worst Case Scenario



Considerando a captura automática de

informação em todas as entradas de

materiais:

Entradas c/ recurso a Captura (Consignados) 11 801Tempo já poupado / entrada 46”

• Poupança anual (FTE**) 19 dias

Entradas s/ recurso a Captura (Não Consignados) 31 066Tempo a poupar / entrada 46”

• Potencial de poupança anual (FTE) 49 dias

* Entradas – Linhas em Pedido de Compra | ** FTE – Full Time Equivalent


8. Necessidades e Ensinamentos

� Oportunidade de promover a Boa Prática de requerimento de marcação

AIDC (Automatic Identification and Data Capture) individualizada na

embalagem primária

� Necessidade de clarificar questões relativamente à atribuição do código

CDM

� Necessidade de proceder à marcação automática (CBs*) de alguns DM’s, ao � Necessidade de proceder à marcação automática (CBs*) de alguns DM’s, ao

nível das unidades individuais

� Oportunamente, possibilidade de alargar informação disponível nos

relatórios


9. Conclusões

Os Hospitais são confrontados com a necessidade constante de Reduzir Custos e

simultaneamente continuar a assegurar elevados padrões de qualidade nos cuidados de saúde prestados, assim, uma maior rastreabilidade dos dispositivos médicos permitirá ajudar a atingir

estes dois objectivos…simultaneamente!

Benefícios para a Supply Chain(Eficiência e Redução de custos)

Benefícios para o utente(Rastreabilidade e Segurança)

Redução de níveis de inventário Processo de recall facilitado

Redução de stocks obsoletos Registros electrónicos da relação produto/utente mais céleres e eficazes

Processo de recall facilitado e mais rápido Combate à contrafacção

Processo de gestão de encomendas melhorado

Redução de erros médicosCálculo do custo por paciente mais preciso

MUITO OBRIGADO!MUITO OBRIGADO!

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