psz breakfast 9ª edição - "a relevância do controlo interno nas pme"

PSZ Breakfast 9.ª edição

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A relevância do controlo interno nas PME

Rui Bertuzi da Silva

[email protected]

8 de setembro de 2015

É possível gerir sem controlar?

"A relevância do controlo interno nas PME"

Introdução

• O controlo começa:

– No início da empresa;

– Aumenta com o crescimento;

– Estagna com a maturidade;

– Diminui e……

• Surge o perigo de caminharmos para situações desagradáveis.


Introdução

• É comum associar-se o controlo a:

– Punição;

– Acontecimentos passados;

– Cumprimento da Legislação.


Introdução

• Mas deve ser associado a:

– Prevenção;

– Acontecimentos presentes e futuros;

– Apoiar a gestão e cumprimento da legislação.


Conceito de Controlo Interno

“o controlo interno compreende um plano de organização e coordenação de todos os métodos e medidas adotadas num negócio a fim de garantir a salvaguarda de ativos, verificar a adequação e confiabilidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão às políticas estabelecidas pela gestão”

Definição datada de 1934 pelo AICPA (The American Institute of CPAs)



• Conceito muito ligado à auditoria;

• Quando implementado pode prevenir ou diminuir a ocorrência de erros;

• É um conceito muito ligado à deteção de erros e fraudes;

• Pode conduzir ao aumento da fiabilidade da informação financeira.



• Alguns organismos que se preocupam com a temática do controlo interno:

– Ordem dos Revisores Oficiais de Contas;

– COSO - The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ;

– ISACA - The Institute of Internal Auditors Research Foundation's Systems Auditability and Control


Conceito Controlo Interno

• Componentes do Controlo Interno

Ambiente de Controlo

Avaliação do Risco

Procedimentos de Controlo

Informação e Comunicação

Monitorização


Modelo COSO


Modelo COSO

• Conceito de Controlo Interno segundo o COSO

“Controlo interno é um processo dirigido pela gestão/administração e outros profissionais da entidade, e desenvolvido para proporcionar segurança razoável com respeito à realização dos objetivos relacionados com as operações, divulgação e conformidade.”;

• Subjacente a esta definição estão alguns conceitos fundamentais.


Modelo COSO

• O Controlo Interno é:

– Conduzido para atingir objetivos em uma ou mais categorias (operacional, divulgação e conformidade);

– Um processo que consiste em tarefas e atividades contínuas (um meio para um fim, não um fim em si mesmo);

– Realizado por pessoas – não se trata simplesmente de um manual de políticas e procedimentos, sistemas e formulários, mas diz respeito a pessoas e às ações que elas tomam em cada nível da organização para realizar o controlo interno.


Modelo COSO

– Capaz de proporcionar segurança razoável - mas não absoluta, para a estrutura de gestão/administração de uma entidade;

– Adaptável à estrutura da entidade – flexível na aplicação para toda a entidade ou para uma subsidiária, divisão, unidade operacional ou processo de negócio em particular.


Importância do Sistema de Controlo Interno

• Um sistema de controlo interno é importante porque tende a garantir:

– Salvaguardar os ativos;

– Garantir: • a legalidade e a regularidade das operações;

• que todas as operações foram corretamente autorizadas, liquidadas, ordenadas, pagas e registadas.


Importância do Sistema de Controlo Interno

• Assegurar a oportunidade, a confiança e a integridade das informações de gestão;

• Promover a economia e a eficiência das operações ou atividades da empresa;

• Assegurar que os resultados correspondem aos objetivos definidos.


Importância do Sistema de Controlo Interno - Princípios

• Os princípios básicos de um sistema de controlo interno são:

– Segregação de funções;

– Controlo das operações;

– Definição de autoridade e de responsabilidade;

– Pessoal qualificado, competente e responsável; e

– Registo metódico dos factos.


Implementação do controlo interno Limitações

• O controlo interno não pode, por si só, assegurar o alcance dos objetivos gerais previamente definidos;

• Mas, um sistema de controlo interno adequado permite uma segurança razoável na prevenção, limitação e deteção de erros e irregularidades;

• Por muito completo que seja o sistema de controlo interno, não pode garantir a integridade e correção de todos os registos contabilísticos.



• Segregação de funções: pode evitar mas, não é garantia de que possa existir alguma cumplicidade entre funcionários. Este problema da segregação de funções nem sempre é possível ser implementado principalmente em pequenas entidades;

• Utilização dos poderes de autorização de forma abusiva ou arbitrária.



• A degradação das competências dos recursos humanos, por razões internas e externas, mesmo que exista cuidado na sua seleção e na formação;

• No que respeita à direção da organização esta pode por vezes tentar contornar o sistema de controlo interno, ou até devido a falta de motivação não o melhore ou não o implemente.



• O controlo interno nem sempre prevê situações pouco usuais;

• Deve ter-se sempre em conta a relação custo/benefício na implementação de determinado procedimento de controlo interno.


Implementação do controlo interno Fatores de Risco

Riscos de Envolvente Riscos Operacionais



• Riscos de Envolvente

– Sujeitas à legalidade;

– Pressuposto da continuidade;

– Objetivo: obtenção de lucros.



• Riscos Operacionais

– Sujeitas a práticas contabilísticas de acordo com a sua atividade e dimensão;

– Contabilidade de custos não totalmente implementada ou inexistente;

– Fornecem/produzem bens ou prestam serviços sujeitos a concorrência;

– Dependem do seu rendimento para obterem financiamento.


Ciclos de controlo interno

• Meios Financeiros Líquidos

• Compras

• Dívidas a pagar

• Inventários

• Ativos Fixos Tangíveis

• Recursos Humanos

• Vendas

• Dívidas a receber



Principais fatores de risco e erros ou omissões – Movimentos de tesouraria omissos;

– Falta/excesso de disponibilidades;

– Controlo de fundos de maneio e de caixa inadequado;

– Informação sobre recebimentos, pagamentos e saldos de

tesouraria não identificados.

Meios Financeiros Líquidos



Principais fatores de risco e erros ou omissões – Custos mal classificados, não reconhecidos ou registados

por valores incorretos;

– Excesso de compras de stock que se poderão tornar inutilizáveis ou obsoletas (prazo de validade);

– Compras de existências e contratação de serviços, não autorizados.

Compras e dívidas a pagar



Principais fatores de risco e erros ou omissões – Instalações de armazenagem inadequadas;

– Receção e despacho não controlados física e

qualitativamente;

– Abate de produtos efetuado através de procedimentos inadequados.

Inventários



Principais fatores de risco e erros ou omissões

– Adições e vendas de ativos fixos tangíveis não

registadas ou registadas por valores errados;

– Alterações na atividade que provoquem desvalorização dos ativos;

– Atribuição de vida útil inadequada ao bem.

Ativos Fixos Tangíveis




– Controlo de assiduidade inadequado;

– Controlo e autorização de trabalho suplementar inadequado;

– Introdução das alterações mensais (faltas, horas extra,

remunerações não regulares) de forma errada no programa informático de processamento das remunerações.

Recursos Humanos




– Informação insuficiente ou incorreta sobre os clientes;

– Ajustamentos à faturação não aprovados;

– Gestão inadequada de saldos de clientes.

Vendas e dívidas a receber


Muito obrigado pela vossa atenção.

Rui Bertuzi da Silva

[email protected]

8 de setembro de 2015


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