breakfast newtorking

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Colaborar para Inovar e Transformar Inovar é difícil? Transformar é necessário?

Qual a importância da colaboração no contexto atual de ambiguidade e

complexidade organizacional?

Groupvision - Lisboa 2015

Breakfast Meeting pág. 2

Equipas - a estrutura natural para a colaboração?

•  Team Work vs. Network

•  Pensamento de Grupo vs. Perguntar e Escutar

Houston, we have a problem!

Inovação - processo ou forma de estar?


Podemos fazer isto de outra maneira?

•  Seja Beta!

•  Aceite o VUCA (volatile, unpredictable, complex, ambiguous)


Transformar…

E a Tecnologia? Bloqueador ou Facilitador?

Imagine! •  Opção 1 - ir de A a Z - metodistas…

•  Opção 2 - ir de A a Z e com focus de COMO chegamos lá - viajantes…

•  Opção 3 - ir de A a Z, com focus no como lá chegamos e ajustando as nossas competências e comportamentos - construtores…


É O VUCA!....

Como posso fazer mais com menos?

Precisamos decidir,,,

Como ter mais tempo…?

Conhecer os meus stakeholders sem ter que viajar?

Será que posso usar o meu iphone no trabalho?

Tanta informação!

Como ser mais eficaz?


…com impacto no negócio…

O meu budget foi reduzido!

Este mercado é muito rápido.

Preciso de saber o que os motiva?

A minha equipa podia usar algumas das apps…

O Nosso TtM é longo.

Estamos a perder oportunidades


Elementos Essenciais da Colaboração

Uma só source - assíncrone Na organização/empresa Redes estáticas e pré-definidas Procura de informação e de pessoas Dentro da firewall

Multiplas sources, devices e aplicações Tempo real e não real - interactivo Equipas dinâmicas Tempo, pessoas e recursos adequados Inclusivo, mas selectivo, fluído

Informação

Pessoas

Comunidade

Contexto

Segurança

Não há muito tempo atrás… Hoje…


Transformar a Forma Como Trabalhamos…

E a Tecnologia? Bloqueador ou Facilitador?

Colaboração

emails

documentos

IM

wikis

discussion groups

blogs

redes sociais

contact center

vmail

telepresence

conferencing

unified communications

video on demand

Núm

ero

de S

take

hold

ers

- +

Ferramentas Colaborativas

+

Disponibilidade de inform

ação e conhecim

ento

-


Era uma vez, uma empresa…..

•  Dispersão dos colaboradores – modelos organizacionais

•  Facilitar a partilha de informação relevante

•  Aumentar a produtividade

•  Aumentar a qualidade dos processos de tomada de decisão

•  Reduzir custos operacionais – viagens, comunicações, estudos de mercado…

•  Potenciar o atingimento dos objectivos da empresa


Modelos e sistemas “tradicionais”…..

•  Sistemas obsoletos e pouco flexíveis •  E-mail como “ferramenta colaborativa” torna-se reativa e defensiva

Quem envia controla o circuito Redundância da informação Pouco espaço à partilha e reflexão Causa de stress

•  Processos de partilha de informação pouco eficazes Reuniões “fechadas”– informação é poder Sempre os mesmos grupos e circuitos

•  Pouco eficazes na integração da informação “from within”

•  Falta de alinhamento do vocabulário utilizado Palavras-chave que por vezes não facilitam a busca

•  Muita informação


Ser mais eficiente….

•  Web 2.0 – para actividades online e pesquisa de websites

•  Blog em vez de email – facilitar partilha de informação Abertos para “quem interessa” – convite, inscrição Atrai comentários de utilizadores interessados

•  Motor de busca de stakeholders – start up connectbeam

Permite incluir comentários (bookmarks e tags) que ficam disponíveis em pesquisas posteriores Pode integrar as redes sociais dos colaboradores e permite a partilha de informação


Colaborar e Inovar….

•  Collaboration Systems from Microsoft Comunicações – dados, voz, IM, email, econferencing Funcionalidades de comunicação presencial/ao vivo (live) Webex com interação Sharepoint – gestão de conteúdos “no momento”

•  Sharepoint – depósito de todas as apresentações, acessíveis a todos

•  Social Media - Grupos de Discussão

•  Innovationnet. – portal de busca com mais de 5 milhões de documentos disponíveis em formato digital

•  Sala de de Reuniões Telepresença (telepresence) – facilitadora da colaboração

entre indivíduos e equipas Escritórios ACE (Advanced Collaborative Environment)

RASCI


Clarificar Papeis, Ser Eficaz e Contribuir no Atingimento dos Resultados - Tabela RASCI*

A Tabela RASCI estrutura e clarifica os papéis e responsabilidades de cada indivíduo na equipa; ajuda na identificação de oportunidades, duplicações e redundâncias, facilitando a melhor adequação das competências aos objectivos que se pretende atingir. R - Responsable - elemento(s) responsável(eis) por determinada tarefa ou actividade A - Accountable - elemento(s) responsável(eis) pelos resultados obtidos S - Supporter - elemento(s) responsável(eis) por apoiar um Responsable C - Consulted - elemento(s) responsável(eis) por contribuir directa ou indirectamente com o seu conhecimento e/ou expertise I - Informed - elemento(s) que têm que estar informados sobre a evolução das actividades, tarefas e decisões * RACI, RASIC


Maiores desafios à Transformar

•  Inércia e conformidade com email (adaptar-se a uma nova tecnologia) •  A fraca adesão aos sistemas colaborativos, torna-os menos eficazes para

aqueles que os utilizam

•  Informação é poder

•  Status (Nível funcional) é poder

•  Gap Multigeracional


Resultados desde 2012…. •  Aumento do fluxo de IM (80.000) •  Informação relativa a actividade do negócio publicada e disponivel no momento,

aumentando a rapidez nas decisões relativas ao negócio •  Redução do fluxo de emails em 29%

•  Maior estruturação do processo de tomada de decisão •  Documentos disponíveis num note book – facilidade de acesso

•  A Telepresença (70 high end telepresence systems) 23% mais eficientes Cost Saving - em cada 1USD há uma poupança de 4USD

•  Redução dos custos de viagem, deslocação e gestão de informação

•  Aumento da qualidade vida pessoal e profissional •  Sistema de gestão mais eficiente e eficaz


Uma ferramenta, múltiplas funcionalidades


E nós, aqui hoje?

1 Qual a relevância da Colaboração-Inovação-Transformação na vossa organização? Está alinhada com a orientação estratégica? Especifique. 2 Que sistemas utiliza hoje na sua organização? 3 Outras que prevê serem prioritárias (Share Point, Innovation net., webex, telepresence, blogs, IM, custom search engine, link, discussion groups, etc) 4 Será fácil trazer esta(s) ferramenta(s) para a sua organização? 5 Qual o impacto deste(s) sistema(s) na produtividade e inovação da sua organização? 6 Quais as resistências que encontra na sua organização para a utilização de sistemas colaborativos? Quais os argumentos mais frequentes? 7 Quais os benefícios da utilização de sistemas colaborativos de trabalho para a inovação e transformação de comportamentos na sua organização?

Breakfast Meeting

I N O V A Ç Ã O

C O L A B O R A Ç Ã O

T R A N S F O R M A Ç Ã O

pág. 18

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