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SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSO

AGÊNCIA GOIANA DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA, EXTENSÃO RURAL

E PESQUISA AGROPECUÁRIA

Nº 440.2.03.01– NORMA DE REDAÇÃO DOS

PROCEDIMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE

PROCESSO

DATA

26/01/2016

REVISÃO

1 Rua 227A, Número 331 – Setor Leste Universitário – Goiânia / GO – CEP 74610-060.

Fone: (62) 3201 8700 – www.emater.go.gov.br

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PROCESSO - NORMA DE

REDAÇÃO DOS

PROCEDIMENTOS DO SISTEMA

DE GESTÃO DE PROCESSO






PROCESSO

DATA

26/01/2016

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DESCRIÇÃO DE FLUXOGRAMA - PROCESSO NORMA DE REDAÇÃO DOS

PARA PROCEDIMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSO

MODELADEM NO BISAGI.

1- DESCRIÇÃO SUB-PROCESSO

ELABORA NORMA/PROCEDIMENTO – É a atividade que elabora os documentos

relativos as unidades da Agência, conforme estrutura de redação apresentada em anexo,

após minuta descrita pelo responsável e equipe da Unidade que executa a tarefa

(RESPONSÁVEL PELO PROCESSO).

ANALISA E VALIDA – Nesta fase, a equipe analisa , discute a norma apresentada

pela Supervisão de Modernização Institucional, valida e devolve a minuta visada pelo

responsável da Área e Gerente da Unidade.

CONCLUSÃO – É a atividade que a Supervisão de Modernização Institucional

encaminha o processo da Norma à Diretoria/Presidência para aprovação da Norma, e

posteriormente é automatizada e implantada na Agência.

2- DESCRIÇÃO DO PROCESSO

ATIVIDADE RESPONSABILIDADE

1- ELABORAR A NORMA - elaborar a Minuta da

Norma, descrevendo passo a passo da execução

do processo e informar a legislação pertinente,

Instruções Normativas e Portarias existentes que

regulamentam as atividades da Área

Responsável da Área e

sua equipe

ANALISAR A NORMA– analisar e conferir a 2-

Minuta da Norma, verificando se a padronização

estabelecida atende a necessidade da execução do

serviço, e posteriormente encaminhar à

Supervisão de Modernização Institucional para

adequar à norma nos padrões estabelecidos na

Norma de Redação dos Procedimentos do Sistema

Responsável e o Gerente

da Área






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de Gestão de Processo

3- ANALISAR, REVISAR E FORMATAR –

analisar, revisar, editar e reeditar apenas na parte

revisada, formatar conforme estrutura de redação

de norma, descrever o processo para modelar na

Ferramenta BISAGI e enviar ao Gerente da área

para validar a norma

Supervisão de

Modernização

Institucional

4- ANALISAR E VALIDAR – analisar e validar a

norma, e posteriormente encaminhar à Supervisão

de Modernização Institucional. Validação do

Documento – consiste em ler o documento, e

verificar se o mesmo atende à necessidade da área

e aprová-lo. A validação é formalizada pelo ato

específico, assinado na última via e rubricadas as

demais vias

O Gerente da área e a

equipe

5- CODIFICAR E LANÇAR – realizar a revisão

final, numerar de acordo com o Sistema de

Codificação e lançar no Registro de

Normas/Formulários e encaminhar à Presidência

para aprovação da Norma

Supervisão de

Modernização

Institucional

6- APROVAR A NORMA – elaborar a Portaria ,

colher assinatura do Presidente e posteriormente

enviar a Norma e cópia da portaria à Gerência de

Planejamento e Tecnologia da

Informação/Supervisão de Modernização

Institucional para automatização da norma

Gerência de Secretaria-

Geral

7- SOLICITAR AUTOMATIZAÇÃO E

IMPLANTAÇÃO – solicitar automatização da

Norma e Portaria, na Intranet – downloads –

Gerência de Planejamento e Tecnologia da

Informação e enviar a Norma aprovada ao

Supervisão de

Modernização

Institucional






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Gerente da Área para implantação, acompanhar e

as alterações/melhorias que deve ocorrer no

Processo de Melhoria

8- AUTOMATIZAR NORMA – automatizar

Norma/Portaria na Intranet – downloads –


Informação

Supervisão de

Tecnologia da

Informação

9- IMPLANTAR A NORMA – Implantar a norma

e acompanhar a execução, junto às áreas

envolvidas no processo e informar as

alterações/melhorias que deve ocorrer no

Processo de Melhoria

Responsável e Gerente

da Área

10- ARQUIVAR NORMA - arquivar a norma e

portaria no Manual de Normas e Procedimentos e

manter arquivo eletrônico

Supervisão de

Modernização

Institucional






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1. ATRIBUIÇÃO DA UNIDADE

2. FINALIDADE E COMPETÊNCIA INSTITUCIONAL DA UNIDADE

3. CAMPO DE APLICAÇÃO

4. REFERÊNCIAS

5. DEFINIÇÕES

6. SIGLAS

7. CONDIÇÕES GERAIS

8. ATIVIDADES/RESPONSABILIDADES

9. ANEXOS

1. OBJETIVO

Fixar orientações para redação e edição de documentos do sistema de gestão de

processo, uniformizando a redação e a forma de apresentação dos mesmos.


A Supervisão de Modernização Institucional é responsável pela coordenação,

formatação, elaboração, revisão de documentos institucionais, modernização e

padronização de normas e procedimentos da Agência.


3.1. FINALIDADE

Tem a finalidade de facilitar o funcionamento da Agência com a elaboração de

normas e procedimentos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e

cumpridos pelos servidores.

3.2. COMPETÊNCIA INSTITUCIONAL DA UNIDADE

I- modernizar normas e os procedimentos dos serviços internos e externos

utilizando sempre novas ferramentas disponíveis na gestão de processos;

II- programar e coordenar a elaboração de diagnósticos organizacionais e

propor mudanças no modelo operacional;

III- formular estratégias e elaborar metodologias para a composição de

modelo operacional e dos sistemas, planos e programas de organização






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administrativa;

IV- coordenar a elaboração/revisão de documentos institucionais da

AGÊNCIA-EMATER;

V- propor e emitir parecer sobre a contratação de consultores externos na

área de organização institucional e métodos;

VI- elaborar estudos sobre sistemas e processos administrativos que propiciem

a otimização das ações da AGÊNCIA-EMATER;

VII- conduzir a implementação de processos e mudanças organizacionais

objetivando a elevação dos níveis gerenciais da AGÊNCIA-EMATER;

VIII- propor a criação de relatórios gerenciais com indicadores relevantes para

a avaliação de produtividade e qualidade do desempenho de cada área e

subsidiar nas tomadas de decisões;

IX- elaborar o gráfico demonstrativo de resultados de desempenho gerenciais

proveniente do relatório de atividade encaminhado pelas gerências;

X- elaborar, executar projeto de qualidade dos servidores da EMATER em

consonância com as diretrizes da política estadual;

XI- desenvolver outras atividades correlatas.


Esta norma se aplica a todas as Unidades Centralizada e Descentralizada, abrangendo

toda a Instituição.

5. REFERÊNCIAS

5.1. Regulamento da EMATER

5.2. Direito Administrativo Brasileiro - Hely Lopes Meireles

5.3. Manual de Atos de Comunicação Oficial e Atos Administrativos Normativos da

EMATER

5.4. NBR ISO 9001;2000






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5.5. NBR 9004;2000

5.6. ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas

6. DEFINIÇÕES

Para efeito desta norma, foram adotadas as seguintes definições:

6.1. Objetivo: finalidade da norma; 6.2. Atribuição: o dever que está ligado ao

desempenho do trabalho da unidade;

6.3. Finalidade e Competência Institucional da Unidade;

6.3.1. Finalidade: o objetivo/propósito principal que a área têm para alcançar sua meta;

6.3.2. Competência Institucional da Unidade: é o conjunto de atividades desenvolvidas

que tem como base, a especialização do trabalho inerente à área;

6.4. Campo de aplicação: citação das unidades da Autarquia em que serão aplicados os

dispositivos desta norma;

6.5. Referências: em que se fundamenta a norma para sua elaboração;

6.6. Definições: conceitos básicos sobre determinados termos usados na norma;

6.7. Siglas: detalhamento das siglas usadas na norma;

6.8. Condições gerais: regras e princípios para a execução da norma;

6.9. Atividades/Responsabilidades: definições das atribuições das diversas unidades e

quem detém a autoridade e responsabilidade por executar a atividade;

6.10. Anexos - Correspondem aos Registros (formulários) e outras informações

adicionais;

6.11. Times New Roman: tipo de letra (fonte) utilizada na digitação das normas;

6.12. Doze (12) pontos: tamanho da letra (fonte) utilizada;

6.13. Justificado: formatação do Word;

6.14.Unidades descentralizadas: unidades regionais, locais, estações e campos

experimentais, laboratórios e centro de treinamento;

6.15. Unidade centralizada: unidade central;

6.16.Sistema de codificação: códigos utilizados para numeração das normas e

formulários e registros;

6.17. Documento – normas.

7. SIGLAS

EMATER- Agência Goiana de Assistência Técnica, Extensão Rural e Pesquisa

Agropecuária

UR - Unidade Regional

UL - Unidade Local






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RNF – Registro de Normas e Formulários


8.1. Na Redação de Documentos:

8.1.1. Todas as normas devem ser redigidas de forma única e uniforme, formatado com

folha de rosto (anexo-1), folha de sequência (anexo-2) e anexos, conforme este

procedimento que se torna modelo;

8.1.2. Todo documento após sofrer revisão, será reeditado apenas na parte revisada;

8.1.3. A capa deste procedimento torna-se modelo e deve conter, no mínimo:

- Logo da EMATER;

- Nome da EMATER;

- Número e nome do documento;

- Data da revisão e número de paginas.

8.1.4. Toda norma, após sofrer revisão, será reeditada, somente no que for alterado.

8.1.5. Todas as normas devem ter a seguinte apresentação:

8.1.5.1. Objetivo;

8.1.5.2. Atribuição da Unidade;

8.1.5.3. Finalidade e Competência Institucional da Unidade;

8.1.5.4. Campo de Aplicação;

8.1.5.5. Referências;

8.1.5.6. Definições;

8.1.5.7. Siglas;

8.1.5.8. Condições Gerais;

8.1.5.9. Atividades/Responsabilidades;

8.1.5.10. Anexos .

8.1.6. Todos os registros devem ter a seguinte apresentação:

8.1.6.1. Nome do registro;

8.1.6.2. Objetivo do registro;.

8.1.6.3. Preenchimento do registro;

8.1.6.4. Arquivamento;

8.1.7. Todas as normas devem utilizar papel formato A4;

8.1.8. Os textos dos procedimentos devem ser digitados em fonte Times New Roman

com 12 pontos, que poderá ou não estar em negrito, itálico e /ou sublinhado para

destacar partes importantes dos documentos;






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8.1.9. O texto deve ser alinhado tanto na margem esquerda, quanto na direita

(justificado);

8.1.10. Não deve ser deixado espaçamento no início do parágrafo;

8.1.11. A margem esquerda deve obedecer 2,5 cm e 1,5cm à direita;

8.1.12. Os títulos dos itens devem ser escritos em negrito, com letra maiúscula;

8.1.13. Todo texto deve ser digitado em espaçamento simples de linhas e sem recuos;

8.1.14. Todas as normas devem ser numeradas e referenciadas

8.2. Elaboração da Minuta do Documento – após a análise da necessidade da norma,

os responsáveis pela unidade redigem a minuta do documento, conforme procedimento

“Norma de Redação dos Procedimentos do Sistema de Gestão de Processo”.

Sempre que houver necessidade de criar um documento para integrar ao Sistema de

Gestão de Processo, o interessado deve rascunhá-lo e submeter a análise crítica e pré-

aprovação da Supervisão de Modernização Institucional. Após aprovação do

documento, cópias poderão ser distribuídas às áreas envolvidas no processo, bem como

automatizado.

8.3.. O critério para numeração dos documentos é:

Os Procedimentos - são numerados de acordo com os requisitos da Norma precedidos

de N°

Exemplo: Norma de Redação dos Procedimentos do Sistema 440.2.03.01 –

de Gestão de Processo.

8.3. A revisão é identificada por três algarismos em ordem crescente.

8.4. As alterações necessárias em documentos devem ser analisadas criticamente e

aprovadas pelas mesmas funções que criaram a versão original. Os motivos das

alterações devem ser anotados na última folha de cada documento. Os documentos

obsoletos devem ser retirados de circulação e uma cópia preservada e identificada em

pasta específica denominada “CÓPIA OBSOLETA” .

8.5. Devolução do Documento – quando o documento revisado for distribuído, exigir a

devolução do documento antigo e destruí-lo imediatamente, mantendo os originais dos

documentos substituídos em arquivo com o carimbo de “obsoleto”.

8.6. Manutenção do Documento - os encarregados pelo Manual devem manter as

normas devidamente arquivadas, em ordem de numeração e sem rasuras. No manual

não deve conter nenhum outro tipo de documento ou anotações. Caso haja necessidade

de completar ou alterar o documento, observar as regras de alterações.

8.7. Alteração de Documentos- qualquer alteração ou modificação no documento deve

ser comunicado ao encarregado responsável pelo documento, o qual fará as

modificações necessárias, obedecendo as mesmas instruções para o documento novo.






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8.8. Arquivamento do Documento - após a implantação, o documento é arquivado no

manual apropriado, observando-se a numeração.

Toda norma aprovada deve ser imediatamente divulgada no downloads – Gerência de

Planejamento e Tecnologia da Informação.

9- ATIVIDADES/RESPONSABILIDADES

Atividade Responsabilidade

Elaborar os documentos relativos à sua área,

conforme estrutura de redação apresentada e

informar alterações que devem ser reeditadas

nas normas em vigor

Gerentes, Supervisores e Servidores em

Geral

Analisar, revisar e reeditar apenas na parte

revisada, formatar conforme estrutura de

redação de norma e descrever o sub-processo e

processo para modelar na Ferramenta BISAGI

e enviar ao Gerente da área para validar a

norma

Supervisão de Modernização Institucional

Numerar e controlar os documentos elaborados,

pelo Sistema de Codificação e anotar no Livro

de Registro de Norma e Formulários

Supervisão de Modernização Institucional

Aprovar os documentos nas respectivas áreas

de atuação

Presidente e Diretorias

Distribuir cópia da Portaria aprovando a

implantação da Norma

Gerência de Secretaria-Geral

Automatizar a Norma Supervisão de Modernização Institucional e

Supervisão de Tecnologia da Informação.

Implantar a norma Gerente e equipe da área.

Acompanhar a implantação da Norma e

promover a Melhoria dos Processos.


Informação

ANEXOS

Livro de Registro de Norma e Formulários

Anexo – 1 Folha de rosto






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Geplan/mmb

Anexo – Sistema de codificação

ANEXO – I - FOLHA DE ROSTO

SUMÁRIO

1. OBJETIVO




5. REFERÊNCIAS

6. DEFINIÇÕES

7. SIGLAS


9. ATIVIDADES/RESPONSABILIDADES

10. ANEXOS

ANEXO II

Sistema de Codificação

100.0.00.00 - Presidência

100.1.00.00 – Chefia de Gabinete

100.2.00.00 – Núcleo de Inteligência Territorial

100.1.04.00 – Supervisão de Processos Correcionais

100.2.00.00 – Gerência de Secretaria-Geral

100.2.01.00 - Supervisão de Protocolo e Arquivo

100.3.00.00 – Gerência Jurídica

100.3.01.00 – Supervisão Jurídico-Administrativo

100.3.02.00 – Supervisão de Contencioso Judicial

140.0.00.00 - Assessoria de Comunicação






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REVISÃO



Geplan/mmb

200.0.00.00 – Diretoria de Assistência Técnica e Extensão Rural

210.0.00.00 – Gerência de Assistência Técnica e Extensão Rural

210.1.00.00 – Assessoria de Meio Ambiente

210.2.00.00 – Assessoria de Organização, Administração e Crédito Rural

210.3.00.00 – Assessoria de Metodologia

210.4.00.00 – Supervisão de Agricultura

210.5.00.00 – Supervisão de Pecuária

210.6.00.00 – Supervisão de Organização Social

210.7.00.00 – Unidades Regionais

210.8.00.00 - Unidades Locais

300.0.00.00 – Diretoria de Pesquisa Agropecuária

310.0.00.00 - Gerência de Pesquisa Agropecuária

310.1.00.00 - Supervisão de Produção de Sementes

310.2.00.00 - Supervisão de Campo Experimental

310.2.01.00 – Campo Experimental

310.3.00.00 – Supervisão de Laboratório

310.4.00.00 – Supervisão de Biblioteca

320.0.00.00 – Gerência da Estação Experimental Nativas do Cerrado

330.0.00.00 - Gerência da Estação experimental de Anápolis

340.0.00.00 - Gerência da Estação Experimental de Inovação Rural

350.0.00.00 - Gerência da Estação Experimental de Porangatu

400.0.00.00 – Diretoria de Gestão, Planejamento e Finanças

400.1.00.00 - Gerência Administrativa e de Comercialização

400.1.01.00 – Supervisão de Contratos e Convênios

400.1.02.00 – Supervisão de Transportes

400.1.03.00 – Supervisão de Patrimônio

400.1.04.00 – Supervisão de Compras e Almoxarifado

400.1.05.00 – Supervisão de Serviços Gerais

400.1.06.00 - Supervisão de Eventos e Produções






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26/01/2016

REVISÃO



Geplan/mmb

420.0.00.00 – Gerência de Execução Orçamentária e Financeira

420.1.01.00 – Supervisão de Contabilidade-

420.2.01.00 – Supervisão de Execução Orçamentária e Financeira

420.3.01.00 – Supervisão de Prestação de Contas

420.4.01.00 – Supervisão de Fundo Rotativo

430.0.00.0 – Gerência de Gestão de Pessoas

430.1.00.01 – Supervisão de Cadastro e Movimentação de Pessoas

430.2.00.01 - Cadastro

430.3.00.01 - Licença

430.4.01.00 – Supervisão de Desenvolvimento de Pessoas

430.2.01.01 - Capacitação Contínua

430.2.02.01 - Estágio

430.2.03.01 - Certificado

430.2.04.01 - Pós-Graduação

430.3.00.00 – Supervisão de Folha de Pagamento e Obrigações Acessórias

430.3.01.00 - Folha de Pagamento e Obrigações Acessórias

430.3.02.00 - Férias

430.4.00.00 - Supervisão de Segurança e Medicina do Trabalho

430.4.01.00 - Segurança e Medicina do Trabalho

430.4.02.00 - Serviço Social

440.0.00.00 – Gerência de Planejamento e Tecnologia da Informação

440.1.00.00 – Supervisão de Tecnologia da Informação

440.2.00.00 – Supervisão de Modernização Institucional

440.2.01.00- Estruturação

440.2.02.00- Controle e Procedimento

440.2.03.00- Redação de Documentos

440.2.04.00- Controle de Documentos e Dados

440.3.00.00 - Supervisão de Planejamento e Orçamento

440.4.00.00 - Supervisão de Acompanhamento, Controle e Avaliação

450.0.00.00 – Comissão Permanente de Licitação






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DATA

26/01/2016

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