Processo Administrativo

Por Carlos Reis

FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR

• Resgata os princípios da Administração Científica propostos por Taylor;

• Aceita-se atualmente como sendo planejar, organizar, dirigir e controlar;

• Quando as funções são interligadas entre si, ocorrendo uma contínua correlação e ajustamento por meio da retroação, são chamadas de processo administrativo.

Fayol Urwick Gulick Koontz e O'Donnell

Newman Dale

Prever Investiga-çãoPrevisãoPlaneja-mento

Planejamento Planejamento Planeja-mento

Planeja-mento

Organi-zar

Organiza-ção

Organização Organização Organiza-ção

Organiza-ção

Coman-darCoorde-nar

ComandoCoordena-ção

Administração de PessoalDireçãoCoordenação

Designação de PessoalDireção

Liderança Direção

Contro-lar

Controle InformaçãoOrçamento

Controle Controle Controle

A evolução das funções administrativas

As funções Administrativas

Planejamento Organização Direção Controle

• Definir a missão

• Formular objetivos

• Definir os planos para alcançar os objetivos

• Programar as atividades

• Dividir o trabalho

• Designar as atividades

• Agrupar as atividades em órgãos e cargos

• Alocar recursos

• Definir autoridade e responsabilidade

• Designar as pessoas

• Coordenar os esforços

• Comunicar

• Motivar • Liderar

• Orientar

• Definir os padrões

• Monitorar o desempenho

• Avaliar o desempenho

• Ação corretiva

O processo administrativo

Planejamento

Formular objetivos e os meios para alcançá-los

Controle

Monitorar as atividades ecorrigir os desvios

Direção

Designar pessoas,dirigir seus esforços,motivá-las, liderá-las e comunicar

Organização

Modelar o trabalho, alocar recursos ecoordenar atividades

Recursos

• Humanos• Financeiros• Materiais• Tecnológicos• Informação

Resultados

• Desempenho• Objetivos• Produtos• Serviços• Eficiência• Eficácia

Planejamento

• É o processo onde se define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência.

Planejamento

• Definir objetivos

• Verificar onde as coisas estão hoje

• Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários)

• Identificar meios para alcançar os objetivos

• Implementar os planos de ação necessários.

As premissas do planejamento

Presente Futuro

Ondeestamos agora

Situação atual

Planejamento

Planos

Ondepretendemos chegar

Objetivos pretendidos

Planejamento

• O planejamento começa com a definição dos objetivos;

• Os objetivos são alvos futuros que se pretende alcançar dentro de um certo espaço de tempo e aplicando os recursos disponíveis ou possíveis;

• Os objetivos devem ser listados dentro de uma hierarquia. Os obj. organizacionais são mais amplos e menos detalhados do que as normas.

O desdobramento dos objetivosObjetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização

Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação

Diretrizes Linhas mestras e genéricas para a ação

Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão

Programas Atividades necessárias para cada meta

Procedimentos Modos de execução de cada programa

Métodos Planos de ação para a execução de tarefas

Normas Regras para cada procedimento

Amplitude

Detalhamento

Maior

Menor

Menor Maior

Planejamento estratégico

• Conteúdo:

• Tempo:• Amplitude:

• Definição:

• Genérico, sintético e abrangente;

• Longo prazo, 5 anos• Aborda a empresa

como uma totalidade.

• Pela Direção

Planejamento Tático

• Conteúdo:

• Tempo:• Amplitude:

• Definição:

• Menos genérico e mais detalhado

• Médio prazo (anual).• Aborda cada

unidade da empresa separadamente.

• Pelos chefes de Departamentos.

Planejamento Operacional

• Conteúdo:

• Tempo:• Amplitude:

• Definição:

• Detalhado, específico e analítico

• Curto prazo;• Microorientado. Aborda

cada tarefa ou operação.

• Pelos níveis operacional.

Os quatro tipos de planos

• Relacionados com métodos de trabalho;

• Fluxogramas;• Nível operacional.

• Relacionado com o dinheiro;

• Orçamento;

• Relacionados com o comportamento;

• Regras e normas;• Nível operacional.

• Relacionados com o tempo;

• Cronograma.

A função de organizar

• Dividir o trabalho

• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica;

• Designar as pessoas para sua execução;

• Alocar os recursos;

• Coordenar os esforços.

Os três níveis de organização

• Nível institucional:

• Nível intermediário:

• Nível operacional:

• Tipos de organização;

• Tipos de departamentalização;

• Análise e descrição de cargos.

A função de dirigir

• Dirigir os esforços para um propósito comum;

• Comunicar;

• Liderar;

• Motivar;

• Orientar as pessoas;

• Impulsionar as pessoas.

Os três níveis de direção

• Direção:

• Gerência:

• Supervisão:

• A empresa ou áreas da empresa;

• Cada departamento ou unidade da empresa

• Cada grupo de pessoas ou tarefas

A função de controlar

• Definir padrões de desempenho;

• Monitorar o desempenho;

• Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos;

• Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos.

Estabelecimento de padrões

Açãocorretiva

Observação do desempenho

Comparação dodesempenho com o padrão

As quatro fases do controle

Os quatro tipos de padrões

Tipos

de

Padrões

Padrões deQuantidade

Padrões de Qualidade

Padrões de Tempo

Padrões de Custo

• Volume de produção• Níveis de estoque• Número de horas trabalhadas• Volume de vendas

• Controle de qualidade do produto• Controle de qualidade do processo• Especificações do produto• Controle da Q da matéria-prima

• Tempo padrão de produção• Tempo médio de estocagem• Padrões de rendimento• Tempo médio de atendimento

• Custo de produção• Custo de estocagem• Custo padrão• Custo médio de financiamento