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Plano de atividades | 2013


© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. |

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índice

© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.



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i introdução

nota introdutória

A criação da eSPap foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, tendo assumido a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), da Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e da Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP).

O ano transato foi um ano de grandes desafios, em resultado do processo de fusão das três entidades que, com áreas de atuação, culturas, processos e formas de trabalho muito distintas, originaram a nova organização. O processo de construção de uma nova organização é, por si, exigente, tendo neste caso sido assegurado sem prejuízo da continuidade da prestação de serviços e do foco na evolução e expansão constantes da atividade.

Em 2013, com apenas 7 meses de existência, continuaremos o nosso percurso de consolidação da organização, apostando no desenvolvimento das capacidades críticas necessárias para o alinhamento com o novo modelo de prestação de serviços, bem como para continuar a expansão da nossa atividade. Acreditamos que este é o caminho certo para cumprir a nossa importante missão enquanto prestadores de serviços partilhados da Administração Pública, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência na utilização de recursos comuns e, consequentemente, para a redução da despesa pública, no contexto de forte pressão financeira que o nosso país atravessa.

O plano de atividades de 2013 foi elaborado tendo em consideração, para além da nossa missão e atribuições, as Grandes Opções do Plano 2012-2015 e 2013, bem como o Compromisso Eficiência do Programa do XIX Governo Constitucional, refletindo a estratégia e objetivos definidos, alinhados com o QUAR e SIADAP.

Assumimos a nossa determinação na resposta aos desafios que temos, bem como no cumprimento dos objetivos a que nos propomos, tendo como ambição concretizar a nossa visão de sermos a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados, demonstrando que “juntos, partilhamos eficiência”.

Afonso Silva

Presidente Conselho Diretivo

Eugénio Antunes

Vice-Presidente Conselho Diretivo

Gonçalo Caseiro

Vogal Conselho Diretivo



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ii enquadramento estratégico

a. enquadramento e atribuições

No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), têm vindo a ser implementadas diversas medidas, com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução de despesa pública, nas quais se insere a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap).

A eSPap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, assume a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática, Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão.

A entidade rege-se pelo disposto no decreto-lei que originou a sua criação e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos.

> Missão e atribuições

» A eSPap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas das tecnologias de informação e comunicação (TIC) do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos.

São atribuições da eSPap:

» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:

» Planeamento de necessidades de pessoal; » Criação, caraterização e alteração de postos de trabalho; » Orçamentação de despesas com pessoal; » Recrutamento e seleção de pessoal; » Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego; » Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão

dos recursos humanos; » Mobilidade de trabalhadores; » Assiduidade e trabalho extraordinário; » Deslocações em serviço; » Processamento de abonos e descontos; » Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde; » Formação profissional; » Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços;



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» Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios.

» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:

» Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental;

» Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;

» Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes; » Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e

respetivos pagamentos; » Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de

meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária; » Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e

imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas;

» Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos;

» Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes; » Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da

componente de aprovisionamentos; » Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos

movimentos de armazém; » Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.

» No âmbito das compras públicas:

» Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras;

» Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar ao nível ministerial;

» Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas; » Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as

aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade;

» Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas;

» Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas;

» Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;

» Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;



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» Implementar e manter uma plataforma que permita assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública;

» Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas;

» Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;

» Avaliar permanentemente o desempenho do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito.

» No âmbito do PVE:

» Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito;

» Assegurar a satisfação das necessidades dos serviços e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas;

» Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE; » Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE

e à respetiva utilização; » Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de

indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios;

» Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integrem o PVE; » Propor ao membro do Governo da tutela projetos de regulamentação necessária à

adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados.

» No âmbito das TIC:

» Promover e assegurar, em sintonia com os objectivos estabelecidos no plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados;

» Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P., da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública;

» Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P., a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos;

» Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios;



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» Assegurar a articulação entre o plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública e a prestação de serviços partilhados e as compras públicas;

» Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio;

» Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das Finanças e ou globais, de utilização comum pela Administração Pública que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado;

» Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades.

Pode ainda ser determinada à eSPap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública.

b. missão, visão e valores

A eSPap iniciou, no último trimestre de 2012, o seu processo de planeamento e gestão estratégica, no âmbito do qual foram definidos a missão, visão e valores que pautam a sua atividade.

Mais do que a declaração dos conceitos, importa agora, no período de consolidação da organização e da cultura eSPap, assegurar a assimilação dos mesmos pela organização, pelos colaboradores, bem como a incorporação nos processos, nas práticas de trabalho, no modelo de prestação de serviços e no relacionamento com os stakeholders, nomeadamente com os clientes e parceiros.

Missão

Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país.

Visão

Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados.



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Valores

Os nossos valores fundamentais são:

Fig.1 | Valores eSPap

c. estrutura organizativa

A orgânica da eSPap foi estruturada por funções, com foco nas unidades de negócio/serviços:

> Funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes, de serviços e a inovação:

» Direção de Serviços Partilhados de Finanças;

» Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos;

» Direção de Compras Públicas;

» Direção de Veículos do Estado e Logística;

» Direção de Sistemas de Informação;

» Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação;

» Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação.

> Funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização:

» Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional;

» Gabinete de Apoio Jurídico.

Criação de valor no

serviço

público

Integridade

Profissionalismo e competência Inovação

Responsabilidade social e

sustentabilidade

Em tudo o que fazemos, temos como princípio a criação de valor para o Estado e a prevalência do interesse público, através da

eficácia e eficiência dos nossos serviços.

Prestamos serviços de excelência e qualidade, orientados às necessidades dos nossos stakeholders e à eficácia,

racionalidade e eficiência da gestão de recursos públicos, assumindo um

compromisso partilhado com os resultados.

Somos uma organização que aprende e evolui, procurando sempre inovar e optimizar os

serviços prestados, numa perspetiva de melhoria contínua.

Valores eSPap



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> Função de suporte, que assegura as atividades transversais de apoio administrativo, gestão financeira, patrimonial, de recursos humanos, recursos logísticos e aprovisionamento:

» Direção de Administração Geral.

Considerando os desafios inerentes à criação e consolidação da nova organização eSPap, a conceção da estrutura organizativa seguiu como principais diretrizes:

> Organização por funções e “unidades de negócio”, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados

» Estruturação por área de serviços partilhados eSPap – Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação – que concebem, desenvolvem e operam cada um dos produtos e serviços eSPap, consoante o negócio a que respeitam.

» As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação assumem um duplo e importante papel:

» Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio;

» Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação.

> Orientação ao Cliente e à excelência do serviço

» Reforço de competências de gestão da relação com o Cliente e da gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as necessidades dos clientes e a conceção, desenvolvimento, gestão e prestação do portefólio de serviços, integradas numa direção transversal a todas as outras áreas de serviço. Esta direção integra, ainda, a gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento dos processos e serviços.

> Agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora

» Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, privilegiando-se a lógica de funcionamento por projeto. A eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das melhores competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da eSPap.



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> Organograma

A estrutura organizativa da eSPap é instanciada por unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes) e unidades orgânicas de 2ª linha (núcleos), como indicado no organograma infra:

Fig.2 | Organograma eSPap

d. principais clientes, parceiros e serviços

> Clientes

A atividade e serviços da eSPap destinam-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública.

Na área das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), a eSPap assume-se com um duplo papel de prestador de serviços da função informática do Ministério das Finanças, bem como de prestador de serviços à Administração Pública, em geral.

Direção de Administração Geral

Gabinete de Planeamento e

Desenvolvimento Organizacional

Conselho Diretivo

Direção de Serviços Partilhados de

Finanças

Direção de Serviços Partilhados de

Recursos Humanos

Direção de Compras Públicas

Direção de Veículos do Estado e

Logística

Direção de Sistemas de Informação

Direção de Infraestruturas de

TIC

Funções Corporativas Funções de Suporte

Direção de Gestão de Clientes e Serviços e

Inovação

Gabinete de Apoio Jurídico

Funções de Negócio

Gestão Financeira e Administrativa

Gestão de Recursos Humanos

Gestão de Clientes e Serviços

Gestão de Processos e Inovação

Desenvolvimento de Negócio de Finanças

Expansão de Serviços Partilhados de

Finanças

Desenvolvimento de Negócio de RH

Expansão de Serviços Partilhados de RH

Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade

de SW

Análise de Requisitos e Processos

Arquitetura e Engenharia de SW

Centro de Competências ERP e

BI

Aplicações de Orçamento e Tesouraria

Administração de Sistemas

Segurança, CPD e Comunicações

Novos Produtos e Gestão de Capacidade

Service Desk, Suporte e Monitorização

Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing

Centro de Serviços Partilhados

Direção/Gabinete

Núcleo

Legenda:



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Fig.3 | Duplo papel de prestador de serviços das áreas TIC

A eSPap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:

» Dos Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes mesmos serviços de gestão orçamental, financeira e logística, bem como de gestão de recursos humanos. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, como cliente interno, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como programas de melhoria dos serviços existentes;

» Do mesmo modo, as restantes unidades orgânicas eSPap também são clientes internos dos serviços de TIC.

> Parceiros

A eSPap assume-se como uma entidade transversal à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade e serviços, articula-se com outras entidades e serviços da Administração Pública, quer com as que assumem responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer com outras que assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente:

» Direção Geral do Orçamento (DGO);

» Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF);

» Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);

» Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);

» Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA);

» Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS);

» Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP).

Administração Pública

SP Finanças

SP Recursos

Humanos

Compras

Públicas

SP PVE

Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)

eSPap

DGO

Ministério das Finanças

IGF SG

DGAEP INA ...



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Para além dos serviços e entidades referidos, a eSPap mantém relações de parceria com outras entidades, no sector público e privado.

> Tipos de serviço

A atividade da eSPap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas:

Fig.4 | Tipificação de serviços eSPap

> Serviços Partilhados de Finanças

» A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública;

» Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado – GeRFiP – que integra a gestão logística, orçamental, financeira e patrimonial, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP), abrangendo as áreas:

TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES

Ministério das Finanças

ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICA

!! Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos

!! GeRHuP | Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado

!! GeADAP | Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP

!! Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)

!! Contratação centralizada de bens e serviços transversais

!! Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP)

!! Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE)

!! Gestão do PVE

!! Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF)

!! Desenvolvimento e manutenção aplicacional

!! Centro de dados, infraestruturas e comunicações

!! Serviços Partilhados de Finanças

!! GeRFiP | Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado

Serviços Partilhados

de Finanças

Serviços Partilhados

de Recursos

Humanos

Compras Públicas

Veículos do Estado e

Logística

Tecnologias de Informação e Comunicação



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» Financeira: › Contabilidade orçamental; › Contabilidade geral; › Contas a receber; › Contas a pagar; › Tesouraria; › Imobilizado; › Gestão de contratos; › Contabilidade analítica.

» Logística: › Gestão de aquisição de bens e serviços; › Gestão de existências em armazém; › Vendas e distribuição.

» Os serviços podem ser prestados em duas modalidades distintas, de acordo com a opção do cliente:

» Partilha de serviços – contempla a execução de processos e atividades por parte da eSPap por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;

» Partilha de plataforma – contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da eSPap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade.

> Serviços Partilhados de Recursos Humanos

» A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública;

» A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado – GeRHuP – que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução integrada de Gestão e Registo da Avaliação do Desempenho da Administração Pública – GeADAP – que implementa o SIADAP;

» O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:

» Gestão administrativa de pessoal: › Gestão organizacional; › Início de funções; › Gestão do cadastro pessoal e profissional; › Saídas temporárias e definitivas.

» Vencimentos.

» Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de:

» Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário; » Gestão de deslocações em serviço;



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» Recrutamento e seleção; » Gestão da formação; » Gestão previsional de pessoal; » Orçamentação de custos com pessoal.

» Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes;

» O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo;

» O GeADAP contempla duas componentes:

» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central; » Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local.

> Compras Públicas

» A par do esforço de consolidação orçamental e da reforma da Administração Pública, a modernização da área das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais;

» Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro (AQ) que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos;

» Os acordos quadro (AQ) pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros;

» As condições e requisitos mínimos definidos para cada AQ podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a eSPap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP);

» O Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da eSPap;

» No Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro. Atualmente, estão em vigor 17 acordos quadro (AQ) nas seguintes categorias:

» Serviço móvel terrestre;



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» Combustíveis rodoviários; » Plataformas eletrónicas para contratação pública; » Higiene e limpeza; » Licenciamento de software; » Mobiliário; » Vigilância e segurança; » Serviços de comunicações de voz e dados em local fixo; » Refeições confecionadas; » Seguro automóvel; » Papel, economato e consumíveis de impressão; » Cópia e impressão; » Equipamento informático; » Veículos eléctricos; » Viagens e alojamentos; » Eletricidade; » Veículos automóveis e motociclos.

> Veículos do Estado e Logística

» Os Serviços Partilhados de Veículos do Estado e Logística (SPVL) visam a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado;

» O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base:

» Aplicação do regime jurídico do Parque de Veículos dos Estado (Decreto-Lei n.º 170/2008), dos respectivos diplomas regulamentares (Portarias n.º 382/2009 e n.º 383/2009 e Despachos n.º 7378/2009 e n.º 7382/2009, todos de 12 de março) e do Despacho de Centralização n.º 13478/2009, de 9 de junho, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel como competência exclusiva da eSPap;

» Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel;

» Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) aos serviços e entidades utilizadores do Parque de Veículos do Estado (PVE), sendo este o único sistema de informação de suporte à frota do Estado.

» Neste novo modelo, suportados pelo Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE), os SPVL assumem o seguinte conjunto de responsabilidades:

» Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos; » Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais

definidos no Despacho n.º 7382/2009, » Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos; » Efetuar a Gestão do PVE; » Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis

e motociclos e seguro automóvel;



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» Disponibilizar e gerir centralmente o Sistema de Gestão do PVE com o objectivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE.

> Tecnologias de Informação e Comunicação

» A eSPap assegura a prestação de um conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação;

» Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um vasto e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades e empresas, bem como a cidadãos;

» A eSPap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie as sinergias e promova a eficiência;

» Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais:

» Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas;

» Infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, em que o Centro de Processamento de Dados da eSPap assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela eSPap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de monitorização, de operação e administração de sistemas e de bases de dados, de segurança e de comunicações. São ainda prestados serviços de infraestrutura e de tecnologias de informação e comunicação de suporte global à atividade dos clientes como os serviços de correio electrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros.

» Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir, entre outras:

» Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado (GeRFiP); » Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo partilhado (GeRHuP); » Solução integrada de Gestão e Registo da Avaliação do Desempenho da

Administração Pública (GeADAP); » Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP); » Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE); » Bolsa de Emprego Público (BEP); » Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC); » Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); » Sistema de Orçamento de Estado (SOE); » Sistema de Gestão da Receita (SGR);



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» Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT); » Sistema de Produtos de Aforro (SPA); » Sistema de Mobilidade Especial (sigaME).

e. processo de planeamento estratégico

Após a aprovação dos estatutos e organização interna da eSPap, através da Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, foram designados os dirigentes das unidades orgânicas e iniciado o processo de constituição de equipas de trabalho e de planeamento estratégico.

Neste âmbito, foram realizadas diversas reuniões do Conselho Diretivo e dirigentes para:

» Definir a missão, visão e valores da organização;

» Estabelecer as linhas estratégicas para as diferentes orgânicas;

» Elaborar o mapa estratégico e Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR), com identificação dos principais objetivos e metas para 2013;

» Iniciar o processo de detalhe do mapa estratégico e do piloto de scorecard com objetivos, metas, indicadores e planos de ação das orgânicas para 2013.

Foi ainda definida e implementada a agenda de gestão:

Fig.5 | Processo de planeamento estratégico – agenda de gestão

NÍV

EL

ESTR

ATÉ

GIC

O

NÍV

EL

OP

ERA

CIO

NA

L TR

AN

SVER

SAL

NÍV

EL

OP

ERA

CIO

NA

L SE

CTO

RIA

L

PMO Sectorial (PMOS) Project Management Office

Reuniões de Coordenação Sectoriais

PMO Global (PMOG) Program Management Office

Comité de Planeamento e Operações (CPO)

Reunião de Conselho Diretivo (RCD)

•!Gestão de programas e projetos globais

•!Planeamento e coordenação global de operações

•!Coordenação e gestão de projetos sectoriais/serviços

GPDO GAJ DAG DGCSI DSPF DSPRH DVEL DCP DITIC DSI

Unidades orgânicas



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Neste âmbito, foram definidos e implementados os principais instrumentos e mecanismos de planeamento e gestão da entidade, dos quais se destacam:

» Comité de Planeamento e Operações (CPO), tendo como objetivo o planeamento, bem como o acompanhamento periódico da atividade desenvolvida e gestão da operação corrente, reunindo:

» Mensalmente, o Conselho Diretivo com os diretores das orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes);

» Trimestralmente, o Conselho Diretivo com os diretores das orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes) e com os coordenadores das orgânicas de 2ª linha (núcleos).

» PMO Global – Program Management Office Global (PMOG), tendo como objetivo a coordenação e acompanhamento integrado dos programas e projetos transversais, reunindo mensalmente os responsáveis pelos mesmos, de acordo com o modelo de governance definido;

» Reuniões de Coordenação Sectorial (RCS), tendo como objetivo o planeamento e acompanhamento periódico da atividade de cada uma das unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes), reunindo o membro do Conselho Diretivo com o pelouro e o respectivo dirigente;

» PMO Sectorial – Program Management Office Sectorial (PMOS), tendo como objetivo a coordenação e acompanhamento dos projetos desenvolvidos em cada uma das unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes), reunindo mensalmente os responsáveis das respetivas equipas, de acordo com o modelo de governance dos projetos.

Nesta fase inicial de criação e consolidação da cultura organizacional da eSPap, foi ainda criado o foRHum de Organização e Recursos Humanos que, reunindo bimestralmente (embora no decurso dos primeiros seis meses da organização se tenha optado pela realização de reuniões mensais), tem como objetivo “ouvir os ecos” da organização e acompanhar a sua implementação, bem como assegurar a proximidade do Conselho Diretivo junto dos colaboradores, através do Presidente. No foRHum são identificadas, pelos colaboradores, as principais questões críticas na organização, sendo propostas sugestões de melhoria e identificadas ações a implementar.

O foRHum é representativo de toda a eSPap, reunindo:

» O Presidente do Conselho Diretivo;

» Um representante de cada uma das unidades orgânicas de 1ª linha (direções e gabinetes) eleito anualmente, por maioria de votos, por todos os colaboradores da respetiva equipa – que assume a responsabilidade de representação dos colaboradores das respetivas equipas, sistematizando os temas a abordar no foRHum, bem como as sugestões de medidas e ações a implementar;

» Elementos convidados pelo Presidente do Conselho Diretivo, com rotatividade anual, com objetivo de aumentar a representatividade das várias áreas da organização;



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» Os diretores do Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) e da Direção de Administração Geral (DAG), como responsáveis pelas áreas de desenvolvimento organizacional e gestão de recursos humanos na organização;

» Um secretário, que assegura a elaboração da documentação de suporte às reuniões, nomeadamente, o plano de ações a implementar, decorrente das medidas propostas pelos colaboradores.

No seguimento de cada reunião de foRHum, são produzidos e validados, por todos os membros, os documentos de suporte às reuniões e publicados na intranet da eSPap, para consulta por todos os colaboradores. O plano de implementação das ações identificadas é atualizado periodicamente, sendo igualmente disponibilizado para consulta de todos os colaboradores.

> Abordagem para a elaboração do Plano de Atividades de 2013

O Plano de Atividades de 2013 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro atual do país e atendendo, nomeadamente, às Grandes Opções do Plano para 2013 e Grandes Opções do Plano para 2012-2015, bem como ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF).

O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia:

» Definição das linhas estratégicas pelo Conselho Diretivo e apresentação das mesmas a todos os colaboradores na 1ª Reunião Geral de Colaboradores;

» Definição dos objetivos e planos de ação por cada uma das unidades orgânicas e alinhamento global com os objetivos eSPap;

» Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respectivos dirigentes;

» Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de 2013;

» O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões mensais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito.



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iii objetivos e planeamento de atividades

a. objetivos estratégicos e QUAR

O Plano de Atividades de 2013 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a eSPap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela.

O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais identificados para a avaliação da atividade da eSPap.

Objectivos Estratégicos

Objectivos Operacionais

Resultado 2011 Resultado 2012

64 156

na 2


3 3

432 485


2.32% 2.76%

1794 911

Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas

DESIGNAÇÃO

Aumentar a eficácia dos serviços prestados

Contribuir para a redução da despesa pública

Promover a excelência operacional e qualidade do serviço

Promover a eficiência dos processos

Desenvolver capacidades e competências críticas

Expandir os Serviços Partilhados na Administração Pública

Ind 6. Nº de veículos abatidos no PVE 600 60 720 50%

Ind 5. % Redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes)

2% 0.25% 2.5% 50%

INDICADORES META 2013 Tolerância Valor Crítico PESO

OB 3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado

Ind 4. Nº de entidades voluntárias aderentes ao SNCP 520 5 530 30%

Ind 3. Nº de Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público)

6 1 8 70%


OB 2.

Ind 2. Nº de organismos/entidades na AP em projeto piloto de Serviços Partilhados de Recursos Humanos/GeRHuP

11 2 15 50%

Ind 1. Nº de serviços na AP implementados em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP

290 10 305 50%


OB 1.

OE 5.

EFICÁCIA Peso: 50%

OE 4.

OE 3.

OE 2.

OE 1.

MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, concepção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos.

Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap)

ANO: 2013

Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)



21

Fig.6 | Processo de planeamento estratégico – Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)

Os objetivos estratégicos foram definidos considerando, ainda, a fase de consolidação da eSPap, enquanto entidade recentemente criada, que resulta da fusão de três entidades com características substancialmente distintas, nomeadamente, nas áreas de atividade, na cultura organizacional, nos processos e práticas de trabalho e, inclusivamente, no próprio regime jurídico.

Deste modo, houve uma clara necessidade de foco no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados, quer pela maior abrangência de serviços prestados, quer pelo alargamento da base de serviços-cliente. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da eSPap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública.

A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos.

O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas essenciais à consolidação da nova organização e ao desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço.


na na


na na


na na


na na


na na


na na

Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção

Implementar e desmaterializar processos internos

Reduzir custos operacionais

Assegurar a satisfação dos organismos cliente

Aumentar a qualidade dos serviços prestados

Ind 12. Nº de processos em certificação ISO 20000 2 1 4 100%

OB 9.


Ind 11. % Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços eSPap

90% 2% 94% 100%


OB 8.

QUALIDADE Peso: 25%

Ind 10. Valor da redução de custos com instalações (!) 250,000.00 ! 40,000.00 ! 300,000.00 ! 100%

OB 7.


Ind 9. Nº de processos internos desmaterializados 10 2 15 100%


OB 6.

EFICIÊNCIA Peso: 25%

Ind 8. Disponibilidade dos principais sistemas em produção 99.0% 0.2% 99.9% 100%

OB 5.


Ind 7. Nº de centros de dados consolidados na eSPap 2 1 4 100%


OB 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações



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Objetivos estratégicos

OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Desenvolver os serviços prestados, aumentando a eficácia no que concerne à abrangência de atuação e de clientes aos quais se destinam, bem como a capacidade de corresponder às necessidades dos stakeholders/clientes, promovendo a sua satisfação. A aposta na melhoria do relacionamento com os stakeholders/clientes é outra das prioridades identificadas.

OE2. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados.

OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados.

OE4. Promover a eficiência dos processos Desenvolver e implementar os processos críticos na organização, assegurando a eficiência e a melhoria contínua.

OE5. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, as práticas de trabalho, bem como os meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos.

Fig.7 | Objetivos estratégicos | QUAR 2013

Fig.8 | Mapa estratégico e relação entre objetivos estratégicos

ST

AK

EH

OL

DE

R

CL

IEN

TE

FI

NA

NC

EIR

A

PR

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ENTO

E

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VA

ÇÃ

O

OE5. Desenvolver capacidades e competências

críticas

OE4. Promover a

eficiência dos processos

OE3. Promover a excelência

operacional e qualidade do serviço

OE2. Contribuir para a redução da

despesa pública

OE1. Aumentar a eficácia dos serviços

prestados

Satisfação do Stakeholder/Cliente

O objetivo é assegurar a satisfação do stakeholder/Cliente eSPap, na dupla perspetiva:

•! Stakeholder, através da maior abrangência de serviços

prestados e do maior número de clientes na AP, o que

contribui para o aumento transversal da eficácia e eficiência

e, consequentemente, para a redução da despesa pública;

•! Cliente, através da maior eficácia e qualidade do serviço prestado.

!! Na fase atual, de consolidação e desenvolvimento da

entidade, após o processo de fusão, o foco consiste no

desenvolvimento e consolidação de capacidades e

competências críticas, na excelência operacional e qualidade

do serviço, bem como no aumento da eficácia dos serviços

prestados. É na prossecução destes objetivos que se

concentram as atividades planeadas para 2013.

!! A contribuição para a redução da despesa pública advém,

quer pela maior eficiência na atividade e serviços da eSPap,

quer pela própria natureza e objeto dos serviços prestados,

sendo a aposta na maior abrangência e disseminação dos

mesmos no universo da AP.



23

b. objetivos operacionais

No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que contribuem para a prossecução dos objetivos estratégicos definidos. Para o QUAR 2013 foram apresentados os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos.

Objetivos operacionais Objetivos estratégicos

OE1 OE2 OE3 OE4 OE5

OB1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OB2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas OB3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado OB4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OB5. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OB6. Implementar e desmaterializar processos internos OB7. Reduzir custos operacionais OB8. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OB9. Aumentar a qualidade dos serviços prestados

Fig.9 | Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos | QUAR 2013

c. objetivos e planeamento de atividades

De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o seguinte planeamento de atividades para 2013, que sintetiza:

» Objetivos estratégicos;

» Objetivos operacionais, que contribuem mais diretamente para o cumprimento dos objetivos estratégicos (ainda que o mesmo objetivo operacional contribua para mais do que um objetivo estratégico, de modo a facilitar a exposição, estes são agrupados por objetivo estratégico dominante, com o qual apresentam uma relação mais direta);

» Indicadores, que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais, bem como as metas a atingir em 2013;



24

» Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes abreviaturas/designações:

» Conselho Diretivo (CD); » Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF); » Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH); » Direção de Compras Públicas (DCP); » Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL); » Direção de Sistemas de Informação (DSI); » Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC); » Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI); » Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO); » Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ); » Direção de Administração Geral (DAG).

> Objetivo estratégico | OE1. Aumentar e eficácia dos serviços prestados

A missão da eSPap centra-se na prestação de serviços partilhados e na promoção da utilização racional de recursos públicos comuns nos organismos da Administração Pública, contribuindo decisivamente para a eficiência dos serviços e redução da despesa pública.

A eSPap tem como finalidade aumentar a eficácia dos serviços prestados, por um lado, através da disseminação dos mesmos por um número crescente de organismos e serviços e, por outro, pelo aumento da eficácia do serviço, através de uma oferta orientada às necessidades dos clientes, que permita potenciar a qualidade, aliada aos ganhos de eficiência e consequente economia de meios e recursos.

Como tal, o foco em 2013 será claramente o aumento da eficácia dos serviços prestados pela eSPap, nomeadamente:

> Serviços Partilhados de Finanças

> Aposta na continuação da expansão dos serviços e solução GeRFiP, prevendo-se concluir a disseminação do GeRFiP aos organismos da Administração Direta do Estado, incluindo as regiões autónomas dos Açores e da Madeira;

> Desenvolvimento de novas funcionalidades e componentes, como a integração com as Compras Públicas, permitindo a visão integral do processo de compra;

> Desenvolvimento e melhoria do Centro de Serviços Partilhados, apostando na qualidade do serviço;

> Desenvolvimento e consolidação do modelo de relacionamento com o Cliente, assegurando a revisão e simplificação dos instrumentos jurídicos de contratação/adesão à prestação de serviços, a definição do catálogo de serviços e do modelo de custeio e de



25

pricing, bem como a capacidade de assegurar os níveis de serviço acordados com os serviços cliente, monitorizando continuamente a atividade.

> Serviços Partilhados de Recursos Humanos

> Aposta na continuação da expansão dos serviços e solução GeRHuP através da implementação de projeto piloto, até ao final de 2013, em 11 organismos do Ministério das Finanças (MF), estando em curso o desenvolvimento de uma solução tecnológica que permite maior eficiência na disseminação e rollout da solução;

> Para além da fase 1 do GeRHuP – Gestão administrativa e de vencimentos, assiduidade e deslocações – serão ainda desenvolvidos os pilotos da fase 2 e 3 desta solução, respetivamente, a gestão de talentos e gestão estratégica de recursos humanos;

> Desenvolvimento e implementação do Portal GeRHuP – nas componentes de portal do colaborador, portal do dirigente e área de recursos humanos – com o objetivo de simplificar e desmaterializar os processos administrativos e de gestão de informação de recursos humanos, com impacto significativo no tempo de execução dos mesmos e, consequentemente, na eficiência do processo;

> Continuação da disseminação do GeADAP na AP, bem como desenvolvimento de nova oferta da solução para a Saúde, nomeadamente, para a carreira médica e de enfermagem;

> Consolidação e desenvolvimento do Centro de Serviços Partilhados, apostando na qualidade do serviço;

> Desenvolvimento e consolidação do modelo de relacionamento com o Cliente, assegurando a revisão e simplificação dos instrumentos jurídicos de contratação/adesão à prestação de serviços, a definição do catálogo de serviços e do modelo de custeio e de pricing, bem como a capacidade de assegurar os níveis de serviço acordados com os serviços cliente, monitorizando continuamente a atividade.

> Compras Públicas

> Continuação do desenvolvimento e expansão do Sistema Nacional de Compras Públicas, através do aumento do nº de Acordos Quadro (AQ) e de renovações de vários dos existentes, promovendo ajustamentos à sua adequação e capacidade de resposta às necessidades e de novas contratações de bens e serviços para a AP. Serão incluídas novas categorias de bens e serviços, considerando a natureza transversal da despesa e a sua importância, o aumento do nível de abrangência do sistema, bem como as necessidades dos serviços eSPap, nomeadamente, cloud computing, consultoria e serviços TIC ou gestão de frota;

> Definição, desenvolvimento e implementação de estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade;



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> Aumento da eficiência e eficácia do SNCP através da:

> Simplificação e agilização dos processos de compra de baixo valor;

> Dinamização e adaptação dos processos de aquisição nas categorias onde o mercado e oferta são caraterizados por atualização e evolução permanentes, potenciando os sistemas de aquisição dinâmica.

> Reforço das capacidades das Unidades Ministeriais de Compras (UMC), nomeadamente através da realização de reuniões bilaterais e de ações de formação e capacitação;

> Promoção do SNCP, tendo como objetivo o aumento do número de entidades voluntárias.

> Veículos do Estado e Logística

> Proposta de revisão do regime jurídico do PVE e legislação complementar, de modo a assegurar a revisão de tipologias dos veículos a adquirir e respetivos valores de aquisição, valores de renda ou aluguer mensal, com vista ao aumento da eficácia e redução da despesa pública;

> Aplicação de um rácio genérico de três veículos abatidos ao PVE por cada novo veículo adquirido, de acordo com a legislação em vigor à data (atualmente, Decreto-Lei n.º 32/2012, de 13 de fevereiro), considerando a adequação às necessidades específicas dos serviços, continuando a tendência de redução da frota do Estado e aumento do número de veículos abatidos;

> Desenvolvimento da componente de gestão de frota, através da centralização de procedimentos de contratação da manutenção, com vista a gerir, de modo integrado e eficaz, o ciclo de vida do veículo e a redução dos respetivos custos de utilização;

> Avaliação da adoção de novas políticas de mobilidade que não impliquem a aquisição de novos veículos ou a utilização de veículos existentes do PVE, desde que menos onerosas.

> Serviços TIC

> Aposta na disponibilização de soluções de SI/TI, bem como na definição de políticas estratégicas no domínio dos SI/TI para o Ministério das Finanças;

> Definição e implementação de modelos de governação que permitam a utilização racional dos recursos TIC ao dispor do MF e da AP;

> Promoção da agregação de recursos tecnológicos atualmente dispersos por vários organismos em centros de dados próprios e autónomos, acompanhada da prestação integrada de serviços de infraestrutura tecnológica, enquadrada numa estratégia global de alinhamento com as normas e boas práticas internacionais para a gestão de serviço e segurança da informação;



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> Adoção de estratégias de sourcing que favoreçam globalmente a Administração Pública, evitando aquisições desintegradas ou redundantes;

> Alinhamento das capacidades organizacionais com o novo e “duplo” modelo de prestação de serviço: interno – enquanto prestador de serviços às unidades orgânicas da eSPap; externo – enquanto centralizador de funções TIC do Ministério das Finanças ou prestador de serviços a outros organismos da AP;

> Desenvolvimento e consolidação do modelo de relacionamento com o Cliente, assegurando a definição do catálogo de serviços e do modelo de custeio e de pricing, bem como a capacidade de assegurar os níveis de serviço acordados com os clientes, monitorizando continuamente a atividade;

> Foco na qualidade de processos e serviços TIC.

No presente plano de atividade foram incluídas medidas atribuídas à eSPap, previstas no âmbito do plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC, na AP, previsto no n.º 3 da alínea b) da Resolução de Conselho de Ministros n.º 46/2011, de 14 de novembro, que prevê a implementação de medidas de racionalização das TIC, orientadas para a disponibilização de soluções tecnológicas adequadas à prestação de um serviço público de qualidade, contribuindo para a racionalização da despesa pública (identificadas como medidas PGERTIC).

Atividades planeadas:

Objetivo Operacional Indicador Meta Atividade Resp.

OO01 Expandir os Serviços Partilhados na Administração Pública

1.01.01

Nº de serviços na AP implementados em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP

290

Expandir os Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP aos serviços da AP - Administração Direta

DSPF

1.01.02

Nº de organismos/entidades na AP em projeto piloto de serviços partilhados de recursos humanos/GeRHuP

11

Implementar SPRH/GeRHuP - fase 1/lote 1 - gestão administrativa e vencimentos

DSPRH

Implementar SPRH/GeRHuP - fase 1/lote 2 - gestão de assiduidade e trabalho extraordinário (inclui M10 PGERTIC - autenticação e assinatura eletrónica e interfaces públicas)

DSPRH

Implementar SPRH/GeRHuP - fase 1/lote 3 - gestão de deslocações

DSPRH

Implementar SPRH/GeRHuP - rollout Ministério das Finanças - AT

DSPRH

OO03

Expandir a oferta dos Serviços Partilhados de Finanças | Integração com Compras Públicas

1.03.01

Concepção e desenvolvimento de integração GeRFiP | Compras Públicas - Fase 1 (data)

31-dez-13 Desenvolver a integração entre GeRFiP e Compras Públicas – Fase 1

DSPF DCP DSI



28


OO04

Expandir a oferta dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos | GeADAP - Saúde

1.04.01

Início do desenvolvimento da solução de gestão de avaliação de desempenho - GeADAP - para a carreira médica e a carreira de enfermagem (data)

31-dez-13 Iniciar o desenvolvimento do GeADAP para a carreira médica e a carreira de enfermagem

DSPRH DSI

OO05

Expandir a oferta dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos | GeRHuP - Portal

1.05.01

Implementação do portal do GeRHuP (employee self-service e manager self-service) para processos prioritários (data)

31-dez-13

Desenvolver e implementar o portal do GeRHuP nas vertentes do trabalhador e dirigente (employee self-service e manager self-service) para processos prioritários

DSPRH DSI

OO06

Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas | Expandir a cobertura da aquisição de bens e serviços por AQ

1.06.01

Nº de Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público)

6

Negociar e lançar/renovar AQ - em 2013 estarão em curso as atividades de preparação de acordos quadro como: - Licenciamento de software - Comunicações fixas - Vigilância e segurança - Seguro automóvel - Equipamento informático - PECP - Infraestruturas TIC - Centralização da gestão de frota - Serviços cloud

DCP GAJ

DITIC

OO08 Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas

1.08.01

Implementação de medidas conducentes à flexibilização de compras de menor valor (data)

31-dez-13

Rever atual regulamentação do SNCP e implementar medidas conducentes à flexibilização de compras de menor valor

DCP

1.08.02 Nº entidades voluntárias aderentes ao SNCP 520

Promover iniciativas de divulgação do SNCP e angariação de entidades voluntárias

DCP

OO09

Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas | Consolidar capacidades das UMC

1.09.01 % Implementação do plano de formação UMC 80% Assegurar formação às UMCs DCP

1.09.02 % Implementação do plano de reuniões com UMC 80% Assegurar reuniões bilateriais

com UMC DCP

OO10 Expandir os Serviços Partilhados de Veículos do Estado e Logística

1.10.01 Business case de suporte à centralização da gestão de frota (data)

30-jun-13 Elaborar business case de suporte à centralização da gestão de frota PVE

DVEL

OO11 Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado

1.11.01

Proposta de revisão do regime jurídico do PVE e legislação complementar, de modo a promover maior eficácia e redução da despesa pública (data)

30-set-13 Apresentar proposta de revisão do regime jurídico do PVE e legislação complementar

DVEL

1.11.02

% Redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes)

2% Assegurar a gestão do PVE de acordo com o normativo em vigor DVEL

1.11.03 Nº de veículos abatidos no PVE 600 Assegurar a gestão do PVE de

acordo com o normativo em vigor DVEL

OO12 Expandir a oferta de Serviços TIC 1.12.01

Business case para prestação de serviços cloud | M18 PGERTIC (data)

31-dez-13 Elaborar business case de suporte à expansão de serviços TIC em cloud (M18 PGERTIC)

DITIC



29


1.12.03 Implementação de solução de faturação/receita - SAF T PT (data)

31-mai-13 Desenvolver e implementar solução de faturação/receita - SAF T PT

DSI

1.12.04 Desenvolvimento e melhoria de solução business intelligence | BI (data)

31-dez-13 Desenvolver e melhorar solução de businss intelligence (BI) para soluções eSPap

DSI

OO13

Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção

1.13.01 Infraestrutura TIC reforçada para produtos/aplicações críticas (data)

30-jun-13 Reforçar a infraestrutura TIC de produtos/aplicações críticas DITIC

1.13.02 Disponibilidade dos principais sistemas em produção

99.0% Reforçar a infraestrutura TIC de produtos/aplicações críticas DITIC

OO14

Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações

1.14.01 Nº de centros de dados consolidados na eSPap 2

Consolidar e centralizar infraestruturas tecnológicas/centros de dados na eSPap

DITIC

OO15 Desenvolver o modelo de relacionamento com o Cliente

1.15.01 Definição do modelo de relacionamento com o Cliente (data)

30-set-13 Definir o novo modelo transversal de relacionamento com o Cliente

DGCSI

1.15.03 Definição do modelo de funcionamento do Centro de Contacto (data)

30-set-13 Definir o modelo de funcionamento do Centro de Contacto

DGCSI

1.15.04 % Utilizadores do Centro de Contacto com grau de satisfação >= 3

75% Realizar inquérito de satisfação aos utilizadores do Centro de Contacto

DGCSI

OO16 Desenvolver o catálogo de serviços eSPap 1.16.01 Elaboração do catálogo de

serviços (data) 31-dez-13 Elaborar o catálogo de serviços eSPap

DGCSI DSPF

DSPRH DCP DVEL DSI

DITIC

OO17

Assegurar a satisfação do Cliente | Cumprimento de níveis de serviço

1.17.01

% Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços eSPap

90%

Assegurar a prestação de serviços nos Serviços Partilhados de Finanças nos níveis de serviço definidos

DSPF

1.17.02

Assegurar a prestação de serviços nos Serviços Partilhados de Recursos Humanos nos níveis de serviço definidos

DSPRH

1.17.03

Assegurar a prestação de serviços nas Compras Públicas, de acordo com níveis de serviço definidos

DCP

1.17.04

Assegurar a prestação de serviços na gestão do PVE, de acordo com níveis de serviço definidos

DVEL

1.17.05 Assegurar a prestação de serviços nos Serviços TIC nos níveis de serviço definidos - DSI

DSI

1.17.06

Assegurar a prestação de serviços nos Serviços TIC nos níveis de serviço definidos - DITIC

DITIC



30


OO18

Desenvolver o modelo analítico de custeio e pricing de produtos e serviços

1.18.01 Definição do modelo de pricing (data) 31-dez-13 Definir o modelo de pricing dos

serviços partilhados

DGCSI DSPF

DSPRH DSI

DITIC DAG

> Objetivo estratégico | OE2. Contribuir para a redução da despesa pública

Tendo como objetivo a redução de custos de operação da eSPap, foram identificados como principais objetivos e iniciativas a implementar:

> Reduzir custos operacionais

A eSPap continuará, em 2013, o programa de mudança de instalações já iniciado no ano passado, tendo como objetivo a consolidação de todas as suas orgânicas num único edifício/localização, com a inerente optimização de custos associada (FSE – higiene, segurança e vigilância, rendas de edifícios, eletricidade, entre outros). Este programa permitirá, por um lado, obter benefícios financeiros pela redução de custos associada e, por outro, os benefícios para a operação, associados à maior proximidade e articulação das equipas atualmente dispersas entre duas localizações, o que potenciará e facilitará a atividade diária, evitando deslocações desnecessárias.

Para o efeito, será necessário um investimento inicial significativo na transformação do edifício sede (Alfragide), quer pelo seu atual estado de conservação e necessidade de diversos tipos de intervenção, quer pela necessidade de reformular alguns espaços de modo a melhor adequá-los à operação da eSPap (Centro de Processamento de Dados, Centro de Contacto, portarias e outros espaços comuns).

Outra área de foco é a redução dos custos associados a tecnologias de informação e comunicação, tendo como objetivo assegurar maior eficiência e racionalização das infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, bem como a renegociação de contratos de licenciamento e manutenção de software/hardware.



OO01 Reduzir custos operacionais

2.01.01 Valor da redução de custos com instalações (€) 250,000 € Optimizar as instalações e a

gestão da manutenção DAG

2.01.02 Implementação do programa de mudança e renovação de instalações (data)

31-dez-13 Implementar o programa de mudança e renovação de instalações

DAG

2.01.03 Projeto piloto interno de redução de custos operacionais (data)

31-dez-13

Implementar e monitorizar projeto piloto de redução de custos operacionais (coordenação de iniciativas identificadas em todas as orgânicas)

DAG



31


2.01.04 Nº Sistemas legacy de clientes virtualizados/consolidados

2 Virtualizar e consolidar sistemas legacy de clientes em gestão eSPap

DITIC

2.01.05

Implementação da reorganização e adequação da rede de comunicação do MF (data)

30-jun-13 Efetuar assessment, identificar necessidades e implementar soluções

DITIC

2.01.08 % de redução de custos de licenciamento e manutenção de software/hardware

5%

Negociar contratos e racionalizar custos com licenciamento e manutenção de software/hardware

DITIC

> Objetivo estratégico | OE3. Promover a excelência operacional e a qualidade do serviço

A promoção da excelência operacional e da qualidade do serviço constitui um dos objetivos mais importantes para prestação de serviços de qualidade e para a satisfação dos nossos clientes. Neste sentido, as principais apostas em 2013 serão:

> Implementar programas de melhoria dos principais serviços e soluções eSPap:

> Solução GeRFiP, através da otimização dos processos existentes, integração de novas funcionalidades e melhoria do desempenho;

> Sistema Nacional de Compras Públicas, através da simplificação e desmaterialização do processo associado aos pedidos de exceção e funcionalidades associadas à flexibilização das compras de menor valor;

> Sistema de Gestão do PVE, com a introdução de novas funcionalidades e simplificação dos processos com vista a maior facilidade de utilização por parte dos serviços cliente;

> Definir e implementar o modelo de governance TIC para o MF, o modelo de centralização da função informática e o sistema de suporte à avaliação de projetos, todas estas são medidas a desenvolver no âmbito do PGERTIC;

> Implementar medidas de segurança, continuidade de negócio e melhoria de serviços TIC;

> Implementar o programa de melhoria no Centro de Contacto eSPap, nomeadamente, através da integração de contactos dos vários serviços eSPap, melhoria da capacidade de resposta no atendimento, quer na resolução de pedidos no 1º contacto, quer no nível de serviço para resolução de pedidos. Será ainda desenvolvido o processo de melhoria contínua com base na integração e articulação com o processo de gestão de sugestões e reclamações;

> Desenvolver e iniciar a implementação do sistema de gestão de qualidade, assegurando a incorporação de melhores práticas e controlo de qualidade nos principais processos e



32

serviços. Neste âmbito, está ainda prevista a certificação de processos e serviços na norma ISO 20 000, cujo processo se iniciará em 2013, prevendo-se a sua conclusão em 2014;

> Outra área crítica a desenvolver é a conceção e implementação do modelo de gestão de programas e projetos eSPap (PMO), que assume como objetivo assegurar o adequado governo, acompanhamento e monitorização dos programas e projetos, em todo o seu ciclo de vida, bem como a implementação dos necessários sistemas e ferramentas de suporte. Neste âmbito, estão igualmente previstas as iniciativas de conceção e implementação das abordagens e metodologias de desenvolvimento e implementação de projetos e soluções TIC, bem como assegurada a formação de gestores e equipas de projeto eSPap.



OO01 Implementar o programa de melhoria dos Serviços Partilhados de Finanças

3.01.01 % Implementação do programa de melhoria GeRFiP

80%

Implementar o programa de melhoria GeRFiP (inclui M10 PGERTIC - autenticação e assinatura eletrónica e interfaces públicas)

DSPF DSI

3.01.02

Implementação do programa de melhoria do Centro de Serviços Partilhados - Finanças (data)

31-dez-13 Implementar o programa de melhoria do Centro de Serviços Partilhados - Finanças

DSPF

OO03

Implementar a desmaterialização de processos das Compras Públicas

3.03.01

Simplificação e desmaterialização do processo de pedidos de exceção (data)

31-dez-13 Simplificar e desmaterializar o processo de pedidos de exceção

DCP DSI

OO05 Implementar programa de melhoria do Sistema de Gestão do PVE

3.05.01 Programa de melhoria do SGPVE (data) 31-dez-13 Implementar o programa de

melhoria SGPVE DVEL DSI

OO06 Implementar modelo de governance TIC

3.06.01 Definição do modelo de governance TIC para o MF | M1 PGERTIC (data)

31-dez13 Definir o modelo de governance TIC para o MF (M1 PGERTIC) DITIC

3.06.03 Sistema de suporte à avaliação de projetos TIC | M6 PGERTIC (data)

31-dez-13 Definir e implementar o sistema de suporte à avaliação de projetos TIC (M6 PGERTIC)

DITIC

OO07 Implementar política de segurança TIC

3.07.01 Realização de assessment de segurança TIC (data) 31-dez-13 Assegurar auditoria e

assessment de segurança TIC DITIC

3.07.02

% Implementação de medidas de segurança no âmbito do assessment de segurança TIC

30%

Assegurar auditoria de segurança de infraestruturas TIC e implementar medidas de melhoria

DITIC

OO08 Implementar política de continuidade de negócio TIC

3.08.01 Implementação de plano global de backups TIC 31-dez-13 Conceber e implementar o plano

global de backups TIC DITIC

OO09 Implementar o programa de melhoria de serviços TIC

3.09.01

Implementação do programa de melhoria do sistema de gestão de serviço TIC (data)

31-dez-13 Implementar o programa de melhoria do sistema de gestão de serviço TIC (Remedy)

DITIC

3.09.04 Operacionalização do portal SGT 31-dez-13 Assegurar a operacionalização

do portal SGT DSI



33


OO10 Implementar programa de melhoria do Centro de Contacto

3.10.01 % Implementação do programa de melhoria do Centro de Contacto

80% Implementar o programa de melhoria do Centro de Contacto DGCSI

3.10.02

% Implementação do plano de transferência de conhecimento para o Centro de Contacto

80%

Realizar sessões de transferência de conhecimento e elaboração de suportes documentais para o Centro de Contacto

DSI DGCSI

OO11 Desenvolver o sistema de gestão da qualidade

3.11.01

Elaboração do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (data)

30-jun-13 Elaborar o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

DGCSI

3.11.02

Implementação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (data)

31-dez-13

Monitorizar a implementação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

DGCSI

OO12 Certificar processos/implementar normativos de qualidade

3.12.01 Nº Processos/serviços em certificação ISO 20000 2 Obter a certificação ISO 20000

para serviços TIC DITIC

OO13 Desenvolver o modelo de gestão de projetos | PMO

3.13.01 Definição do modelo de governo e metodologia PMO (data)

30-jun-13 Conceber o modelo de governo e metodologia PMO DGCSI

3.13.02

% Colaboradores (universo de PMO) formados no modelo de gestão de projetos

80% Desenvolver capacidades internas de gestão de projetos DGCSI

3.13.03 Implementação da plataforma de gestão de projetos (data)

31-out-13 Implementar a plataforma de gestão de projetos

DGCSI DSI

3.13.04 Nº reuniões de PMO realizadas 10

Realizar reuniões de acompanhamento e monitorização dos programas e projetos eSPap (PMO)

DGCSI

OO14

Desenvolver metodologias de desenvolvimento e implementação de projetos TIC

3.14.01

Conceção de metodologias de desenvolvimento e implementação de projetos e manutenção de soluções TIC (data)

31-dez-13

Conceber metodologias de desenvolvimento e implementação de projetos e manutenção de soluções

DSI

3.14.02

Implementação do Lean IT | Plano de processos/sistemas prioritários (data)

31-dez-13 Implementar Lean IT, articulado com processos ISO 20 000/ITIL DSI

3.14.03

% Novos projetos TIC desenvolvidos e implementados de acordo com metodologias definidas

80% Desenvolver projetos de acordo com metodologias definidas DSI

OO15 Integrar serviços e soluções eSPap 3.15.01

Integração da avaliação de desempenho (GeADAP) com solução de gestão de recursos humanos (GeRHuP) (data)

31-dez-13

Integrar avaliação de desempenho (GeADAP) com solução de gestão de recursos humanos (GeRHuP)

DSPRH DSI

OO16 Capacitar clientes nos serviços e soluções eSPap

3.16.01 % Implementação do plano de ação 80%

Realizar sessões informativas/formativas a clientes sobre soluções eSPap

DSI



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> Objetivo estratégico | OE4. Promover a eficiência dos processos

Tendo como principal objetivo a eficiência dos processos de suporte à atividade eSPap, neste âmbito as principais iniciativas a desenvolver são:

> Implementar e desmaterializar processos internos

Considerando a diversidade de práticas, processos e soluções de suporte aos processos internos das entidades anteriores, a eSPap tem como desafio a implementação de um programa intensivo de reengenharia e definição dos processos internos, bem como desmaterialização dos mesmos através da implementação de uma solução de suporte, assegurando a formação a todos os colaboradores nos novos processos. Esta é uma medida que requer um esforço significativo, assumindo-se como essencial a uma maior eficiência na operação.

> Implementar a gestão documental

A gestão documental assume um papel crítico neste âmbito, sendo transversal a todos os processos internos bem como a todos os serviços e soluções eSPap, assume-se como grande consumidora de recursos. Deste modo, será implementado um piloto de gestão documental interno que, posteriormente, poderá evoluir de modo integrado com os serviços e soluções eSPap.

> Promover a eficiência com foco nos processos TIC

De modo a assegurar a adequada prestação de serviço, torna-se essencial a implementação de instrumentos e ferramentas de suporte ao ciclo de vida dos projetos, sistemas de informação e serviços TIC, bem como a gestão de capacidade.

> Desenvolver o programa de transformação do Centro de Processamento de Dados (CPD)

O CPD é uma outra área de foco, prevendo-se a realização de um assessment ao seu funcionamento com vista a identificar melhorias e ações a implementar no âmbito de um programa de transformação. A preparação e desenvolvimento do programa serão iniciados em 2013, prevendo-se a conclusão em 2014.



OO01 Implementar e desmaterializar processos internos

4.01.01 Nº Processos internos desmaterializados 10

Implementar projeto de reengenharia e desmaterialização de processos prioritários

DGCSI

4.01.03 Implementação do processo de registo de assiduidade (data)

31-dez-13 Implementar processo transversal e único de gestão de assiduidade

DAG DSI



35


4.01.04 Implementação do sistema de registo de assiduidade (data)

31-dez-13 Renovar o sistema de gestão de assiduidades (por obsolescência dos anteriormente existentes)

DAG DSI

OO02 Implementar a gestão documental

4.02.01 Definição da política e abordagem integrada de gestão documental (data)

31-dez-13 Definir a política e abordagem integrada de gestão documental DGCSI

4.02.02 Implementação do sistema e plataforma de gestão documental (data)

31-dez-13 Implementar o sistema e plataforma de gestão documental

DGCSI DSI

OO03

Implementar ferramentas de suporte ao ciclo de vida dos projetos e serviços

4.03.02 % Projetos suportados ferramenta TFS 80% Desenvolver projetos nas

ferramentas de suporte definidas DSI

OO04 Melhorar a gestão do ciclo de vida dos sistemas de informação

4.04.02

Disponibilização das arquiteturas tecnológicas de suporte ao GeRFiP suportadas em ferramentas de gestão de arquiteturas integradas com CMDB (data)

31-dez-13

Modelar arquiteturas tecnológicas de suporte ao GeRFiP, suportadas em ferramentas de gestão de arquiteturas integradas

DITIC

OO05 Melhorar a gestão de capacidade 4.05.01

Disponibilização de desenho e manutenção de plano de capacidade GeRFiP, suportados em ferramentas de gestão de arquiteturas integradas com CMDB (data)

31-dez-13

Desenhar plano de capacidade GeRFiP, suportados em ferramentas de gestão de arquiteturas integradas com CMDB

DITIC

OO06 Implementar programa de transformação do CPD

4.06.01 Início do programa de transformação do CPD (data)

31-dez-13 Iniciar assessment ao CPD e elaborar programa de transformação a implementar

DITIC

> Objetivo estratégico | OE5. Desenvolver capacidades e competências críticas

A fase atual de desenvolvimento e consolidação da nova entidade, em resultado da fusão das anteriores, é substancialmente exigente na criação de capacidades e competências na organização:

> Desenvolver e consolidar a estratégia

Desenvolver e consolidar um modelo de gestão que assegure o alinhamento das unidades orgânicas às orientações e definições estratégicas, assegurando o acompanhamento e monitorização das atividades e ações a desenvolver, promovendo o envolvimento da organização.

Em 2013, será dada continuidade ao processo iniciado no ano anterior, nomeadamente, através do modelo de governance interno e da agenda de gestão que abrange os níveis operacional e estratégico, envolvendo os diretores e coordenadores das unidades orgânicas



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em reuniões periódicas, mensais e trimestrais, no planeamento e gestão operacional da organização.

> Desenvolver e consolidar a cultura organizacional,

Este será um dos objetivos críticos em 2013, face à necessidade de consolidar uma nova cultura organizacional única, que assegure a integração e alinhamento de práticas e formas de trabalhar distintas, consoante as entidades de origem dos colaboradores eSPap.

Nesta vertente, a divulgação da estratégia, da nova organização, bem como a promoção do envolvimento e participação de todos os colaboradores nas atividades da eSPap, assumem-se como determinantes.

Será também assegurada a continuidade da prática de reunir todos os colaboradores em momentos chave para a entidade – a primeira reunião geral eSPap foi realizada em 2012, prevendo-se a realização de nova reunião no início de 2013. Pretende-se, deste modo, assegurar o alinhamento de toda a organização às definições e orientações eSPap, bem como assegurar o envolvimento e participação dos colaboradores.

Também a iniciativa do foRHum eSPap será mantida, reunindo periodicamente representantes eleitos por todas as orgânicas com o presidente do Conselho Diretivo, tendo como objetivo a identificação de melhorias e ações a implementar em função das necessidades da organização.

Prevê-se, ainda, a realização de um inquérito de satisfação/motivação de colaboradores que se pretende que seja uma prática corrente na organização.

> Desenvolver a comunicação

Como fator essencial ao funcionamento adequado da organização e à divulgação e promoção dos serviços prestados a clientes, surge o desenvolvimento da comunicação em ambas as vertentes, interna e externa.

Em 2013, está previsto o lançamento do site externo da eSPap, bem como a evolução da intranet, numa perspetiva de maior bilateralidade na comunicação e partilha de conhecimento dentro da organização, constituindo ainda uma plataforma de acesso aos processos internos desmaterializados.

> Assegurar a capacitação da organização

A capacitação da organização será uma das apostas para 2013, com vista ao alinhamento das capacidades e competências com o novo modelo de prestação de serviços.

Neste âmbito, será desenvolvido um projeto piloto na Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC), como área crítica por ser a base das soluções e serviços prestados, no seu papel de prestador de serviço interno.



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A posterior aplicação da iniciativa noutras áreas será planeada em função das necessidades identificadas.

Será, ainda, elaborado o plano de desenvolvimento e formação de colaboradores, de modo a contemplar as necessidades das várias orgânicas, bem como os diferentes perfis de funções e responsabilidades dos colaboradores na organização.

> Promover a partilha de conhecimento e inovação

Através dos canais de comunicação existentes e da dinamização de sessões com intervenientes internos e/ou externos, será fomentada e promovida a partilha do conhecimento entre orgânicas, quer das iniciativas desenvolvidas na eSPap, quer a divulgação de boas práticas ou de casos de inovação promovidos por parceiros, na AP ou no setor privado.

> Desenvolver instrumentos jurídicos, regulamentares e laborais

Considerando a nova realidade eSPap, enquanto instituto público de regime especial, muitos são os desafios que se colocam: i) quer na vertente interna, nomeadamente, no que respeita ao desenvolvimento do regulamento interno que define os princípios e regras gerais de organização e funcionamento; ii) quer na vertente externa de suporte aos serviços prestados, através da consolidação dos instrumentos jurídicos de contratação ou adesão, de modo a promover a progressiva simplificação e transparência dos mesmos, num contexto de prestação integrada de serviços.

> Desenvolver a marca eSPap

Na sequência da criação da nova entidade, surgiu a necessidade de criar e desenvolver uma nova marca e identidade visual, o que implica o desenvolvimento de todos os elementos de imagem, desde a sinalética de edifício, estacionário, templates institucionais, rebranding de serviços e soluções eSPap.

Este é um processo a implementar progressivamente, face à diversidade de elementos com a marca e imagem das entidades anteriores, bem como à necessidade de assegurar eficiência de meios e recursos, em contexto de forte restrição orçamental.

> Promover a responsabilidade social e sustentabilidade

Este é um dos valores da eSPap, pelo que consideramos essencial assumir esta vertente no modo como nos relacionamos com o meio em que nos inserimos.



OO01 Desenvolver e consolidar a estratégia 5.01.01

Implementação do processo de planeamento estratégico (data)

31-dez-13 Implementar o processo de planeamento estratégico

CD GPDO



38


5.01.02 Nº Reuniões de CPO 10

Realizar reuniões de acompanhamento e monitorização de ações e programas de implementação da estratégia

CD

OO02

Desenvolver e consolidar a cultura organizacional | Reforçar conhecimento e partilha da missão, visão, valores, estratégia e organização

5.02.01

Nº iniciativas de divulgação da missão, visão, valores e organização

4 Realizar iniciativas de divulgação da missão, visão, valores e organização

GPDO

5.02.02 Elaboração do código de ética (data) 28-fev-13 Elaborar o código de ética DAG

OO03

Desenvolver e consolidar a cultura organizacional | Promover a participação dos colaboradores

5.03.01 Grau de satisfação de colaboradores (1-5) => 3.5 Realizar inquérito de satisfação

de colaboradores CD

GPDO

5.03.02 Nº de reuniões gerais eSPap 1 Realizar reunião geral eSPap CD

GPDO

5.03.03 Nº reuniões de foRHum realizadas 6 Realizar reuniões de foRHum CD

GPDO

5.03.04 % Implementação do plano de ação do foRHum 80% Implementar ações e medidas do

foRHum GPDO

OO04 Desenvolver a comunicação (interna e externa)

5.04.01 % Implementação do plano de comunicação 80% Conceber e implementar o plano

de comunicação GPDO

5.04.02 Disponibilização da intranet eSPap (data) 30-jun-13 Conceber e desenvolver a

intranet eSPap GPDO

DSI

5.04.03 Disponibilização do site institucional eSPap (data) 30-mar-13 Conceber e desenvolver o site

institucional eSPap GPDO

DSI

OO05 Assegurar a capacitação da organização

5.05.01

Implementação de projeto alinhamento e capacitação da organização para novo modelo de prestação de serviços - Piloto DITIC (data)

30-set-13

Implementar piloto do projeto de alinhamento e capacitação da organização para novo modelo de prestação de serviços - DITIC

DITIC

5.05.02

Elaboração do plano de desenvolvimento e formação de colaboradores (data)

31-dez-13 Elaborar o plano de desenvolvimento e formação de colaboradores

DAG

5.05.03

% Implementação do plano de desenvolvimento e formação de colaboradores

40% Implementar o plano de desenvolvimento e formação de colaboradores

DAG

5.05.04

Elaboração do manual de acolhimento de colaboradores e prestadores de serviços (data)

31-dez-13 Elaborar o manual de acolhimento de colaboradores e prestadores de serviços

DAG

OO06 Promover a partilha de conhecimento e inovação na organização

5.06.01 Nº sessões de partilha de conhecimento realizadas 5 Promover e realizar sessões de

partilha de conhecimento GPDO DGCSI

OO07

Desenvolver instrumentos jurídicos, regulamentares e laborais

5.07.01 Elaboração do regulamento interno (data)

31-out-13 Elaborar o regulamento interno GAJ



39


5.07.02

Implementação do sistema de Higiene, Segurança e Saúde no trabalho (data)

31-dez-13 Implementar o sistema de segurança, higiene e saúde no trabalho

DAG

OO08 Desenvolver a marca eSPap

5.08.01 Elaboração do manual da marca eSPap (data) 31-dez-13 Elaborar o manual da marca

eSPap GPDO

5.08.02 % Implementação do rebranding de serviços e produtos

30% Assegurar o rebranding de serviços e produtos

GPDO DSI

OO09 Promover a responsabilidade social e sustentabilidade

5.09.01

Nº iniciativas de responsabilidade social e sustentabilidade realizadas

4 Promover e realizar iniciativas de responsabilidade social e sustentabilidade

GPDO


© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 40

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iv. recursos financeiros e humanos

a. recursos financeiros

O orçamento da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap), para o ano de 2013, era inicialmente de 37.578.953 €*, sendo posteriormente revisto para 31.857.560 € *, em resultado do orçamento retificativo.

Fonte Financiamento Dotação 2013 Orçamento retificativo *

Orçamento de Estado 18.204.255 € 15.452.299 €

Receitas Próprias 11.784.259 € 8.814.822 €

Fundos Europeus 7.590.439 € 7.590.439 €

Total 37.578.953 € 31.857.560 €

* Revisão a 30.06.2013, em resultado do orçamento retificativo, para o valor global de 31.857.560 €, com uma dotação de 16.553.835,87 € para funcionamento e de 15.303.725 € para investimento (PIDDAC).

No que respeita ao orçamento de funcionamento, estava prevista uma dotação de 18.083.649 €, posteriormente revista para 16.553.835,87 €, em resultado do orçamento retificativo*.

É objectivo da eSPap reduzir os custos operacionais, estando já em curso a optimização das instalações, concentrando toda a atividade operacional da eSPap no edifício de Alfragide (edifício próprio) permitindo libertar o edifício da Columbano (edifício arrendado) e, consequentemente, diminuir custos de arrendamento, eletricidade, água, segurança, limpeza e outros contratos de manutenção, estimando-se, em 2013, uma poupança de 250.000€.

Pretende-se ainda rever outras categorias de bens e serviços com vista à diminuição de custos operacionais da eSPap.

No que respeita ao orçamento de investimento (PIDDAC), estava prevista uma dotação de 19.495.304€, posteriormente revista para 15.303.725 €, em resultado do orçamento retificativo*.

Em 2013, contempla-se um investimento significativo no GeRHuP, uma vez que se prevê a conclusão da implementação do piloto no Ministério das Finanças, bem como a criação das condições necessárias para a expansão para os outros organismos públicos. Também o Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos será desenvolvido e capacitado durante este ano, para acomodar a expansão prevista dos serviços.

Paralelamente, o GeRFiP entrará em funcionamento em mais 140 novos organismos com o consequente investimento necessário, quer na expansão da solução, quer na capacitação do Centro de Serviços Partilhados de Finanças, face ao acréscimo significativo (quase duplicação) de atividade.


© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 41

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Prevê-se, ainda, o investimento necessário para cumprir os objectivos definidos para a eSPap no âmbito do PGERTIC.

Por fim, contemplou-se no orçamento a verba necessária para dotar o edifício de Alfragide das condições mínimas que permitem assegurar a concentração de toda a operação eSPap, libertando, assim, o edifício da Columbano, com as poupanças anteriormente referidas.

No plano patrimonial, a eSPap é proprietária do edifício de Alfragide, sendo o edifício da Columbano e o armazém do Parque de Veículos do Estado, no Quimiparque, ocupados em regime de arrendamento.

b. recursos humanos

A eSPap é um instituto público de regime especial onde, por resultar da fusão de duas entidades públicas empresariais e uma Direção-Geral, coabitam dois regimes de vínculos laborais: o contrato de trabalho em funções públicas e o contrato individual de trabalho.

Para a concretização do plano de atividades de 2013, a eSPap previu um mapa de pessoal com 341* postos de trabalho, sendo que 73% dos colaboradores deverão ter habilitações superiores:

Cargo/carreira/categoria Nº postos de

trabalho Peso na estrutura

Presidente Conselho Diretivo 1 0,29%

Vice-Presidente Conselho Diretivo 1 0,29%

Vogal Conselho Diretivo 2 0,59%

Diretor 8 2,35%

Diretor de Gabinete 2 0,59%

Coordenadores 19 5,57%

Técnico Superior 142 41,64%

Especialista de Informática 75 21,99%

Técnico de Informática 36 10,56%

Coordenador Técnico 4 1,17%

Assistente Técnico 47 13,78%

Assistente Operacional 4 1,17%

Total 341 * 100,00%

* Realização condicionada a valor significativamente inferior, face a restrições orçamentais e contenção prevista no planeamento de 2014.

Ainda assim, apesar da percentagem elevada de pessoal com grau académico superior, é considerado um fator crítico determinante o investimento na qualificação destes recursos, preparando-os para os novos desafios e métodos de trabalho que permitirão assegurar a missão da eSPap e consolidar a sua prática na prestação de serviços na AP.

Juntos, partilhamos eficiência


Julho 2013 | versão revis ta (1.1) Dezembro 2012 | versão inic ia l (1.0)

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