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Plano de atividades | 2015


© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 2

Índice

01 introdução ....................................................... 4

nota introdutória 4

02 enquadramento .................................................... 7

2.1 enquadramento e atribuições 7

2.2 missão, visão e valores 12

2.3 estrutura organizativa 13

2.4 principais clientes, serviços e parceiros 15

2.5 processo de planeamento estratégico 22

03 objetivos e planeamento de atividades ........................... 25

3.1 objetivos estratégicos e QUAR 25

3.2 objetivos operacionais 28

3.3 objetivos e planeamento de atividades 28

Objetivo Estratégico | OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados

33

Objetivo estratégico | OE2. Redução da despesa pública

35

Objetivo estratégico | OE3. Excelência operacional e qualidade do serviço

36

Objetivo estratégico | OE4. Capacidades e competências críticas

38

04 recursos financeiros e pessoas .................................. 40

4.1 recursos financeiros 40

4.2 pessoas 41



01 introdução



01 introdução

nota introdutória

A criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap) foi

concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, tendo assumido a missão e

atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos

da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E.

(ANCP).

O ano de 2013 foi, para a eSPap, o primeiro ano integral de atividade da organização. Um ano de

pleno e intenso desafio, com exigência e complexidade acrescidas, durante o qual se deu

continuidade ao esforço e ação de consolidação de uma nova organização e de uma nova cultura,

iniciados desde a criação formal da eSPap em junho de 2012, e que em muito transcendeu a

publicação da respetiva orgânica e estatutos.

O processo de criação de uma nova organização é, em si mesmo, sempre exigente. No caso da

eSPap, assumiu especial complexidade e desafio, pelas particularidades decorrentes da fusão de

três organismos jurídica, cultural e operacionalmente heterogéneos, e sobretudo quando

assegurado em simultâneo com a continuidade (e melhoria) da prestação de serviço e expansão

da atividade, como foi claramente o nosso caso.

Em 2014, a eSPap assumiu uma nova direção, com a nomeação do atual Conselho Diretivo, a

partir de maio. Neste contexto, foi dado ênfase na continuidade da consolidação da nova

organização, que ganhou sentido, cultura e identidade próprias, e na concretização de projetos e

iniciativas em todas as áreas de atividade da eSPap.

Este foi um ano de consolidação e de reflexão acerca das linhas estratégicas orientadoras para o

futuro dos serviços partilhados na Administração Pública. Neste sentido, as diferentes áreas de

negócio da eSPap desenvolveram um trabalho intensivo para a elaboração do Plano Estratégico

dos Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), para os próximos três anos, em

colaboração com uma consultora de reconhecido mérito nesta temática.

Este trabalho envolveu todas as áreas da eSPap e foi apresentado aos colaboradores na reunião

geral interna. Beneficiou, também, da participação e contribuição dos diferentes stakeholders do

negócio.

A eSPap acredita que a implementação do PESPAP irá promover a eficiência, poupança e

transparência na utilização dos recursos do Estado.

A eSPap promoveu, ainda, uma série de dinâmicas colaborativas que colocaram em discussão os

principais temas para o desenvolvimento e implementação de uma estratégia de Serviços

Partilhados na Administração Pública. Estas iniciativas culminaram com a realização da

Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas, que juntou cerca de 1200



participantes provenientes do setor público e privado, num evento de referência para reflexão e

discussão sobre a importância do papel instrumental dos Serviços Partilhados para a

concretização da reforma do Estado.

Assim, o ano de 2015 marcará o início da implementação do Plano Estratégico dos Serviços

Partilhados da Administração Pública (PESPAP), em que a eSPap, colaborando com os

diferentes stakeholders, assume um papel orquestrador do roadmap para a dinamização dos

Serviços Partilhados na Administração Pública.



02 enquadramento



02 enquadramento

2.1 enquadramento e atribuições

enquadramento

No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), foram

implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos,

bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços

Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap).

A eSPap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho,

assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão

Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de

Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão.

A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na eSPap, teve como objetivo refundar e

melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços

partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação

comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos

e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até

aqui dispersas pelas três entidades.

A criação da eSPap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de

extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim

uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia.

A prestação de serviços partilhados tem como objetivo permitir a redução de custos de

funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no

aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo

promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de

ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as

entidades da Administração Pública que dela necessitam, no âmbito das suas atribuições.

A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso

assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com

o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu

(BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo

para o equilíbrio das contas públicas.

Na área das TIC, promove-se a utilização das capacidades existentes como instrumentos de

dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados e à promoção da reutilização e partilha

de recursos comuns.



A eSPap assumiu ainda as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras

Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de

Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica

qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem

prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades

de melhoria identificadas).

Fig. 1 | Criação da eSPap | Fusão GeRAP, ANCP e II

A eSPap é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do Estado,

dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo as

atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro.

A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a

sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos.

atribuições

A eSPap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no

âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de

Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição

de políticas estratégicas nas áreas de TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento,

conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos

serviços e organismos.

São atribuições da eSPap:

› A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros,

mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades

de apoio técnico ou administrativo:

› Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e

respetiva execução orçamental;

› Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;

› Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes;



› Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos

pagamentos;

› Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de

pagamento e respetiva reconciliação bancária;

› Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em

curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações

efetuadas;

› Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos;

› Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes;

› Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente

de aprovisionamentos;

› Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de

armazém;

› Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.

› A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante

disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio

técnico ou administrativo:

› Planeamento de necessidades de pessoal;

› Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho;

› Orçamentação de despesas com pessoal;

› Recrutamento e seleção de pessoal;

› Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego;

› Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos

recursos humanos;

› Mobilidade de trabalhadores;

› Assiduidade e trabalho extraordinário;

› Deslocações em serviço;

› Processamento de abonos e descontos;

› Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde;

› Formação profissional;

› Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços;

› Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios.



› No âmbito das compras públicas:

› Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de

fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes

compradoras;

› Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos

contratos públicos a celebrar a nível ministerial;

› Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas;

› Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições

centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos

setores de atividade;

› Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de

informação de suporte relacionados com as compras públicas;

› Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para

as compras públicas;

› Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na

adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;

› Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e

utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;

› Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao

ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as

empresas fornecedoras e a Administração Pública;

› Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas

Eletrónicas;

› Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio

adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;

› Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção

da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o

efeito.

› No âmbito do parque de veículos do Estado:

› Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a

afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como

dos bens e serviços necessários para o efeito;

› Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo

regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das

respetivas frotas;

› Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;

› Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e

respetiva utilização;



› Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de

indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos,

bem como a identificação de desvios;

› Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE;

› Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à

adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza,

não possam ser por si aprovados.

› No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC):

› Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global

Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na

Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas

de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa

lógica de serviços partilhados;

› Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a

Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de

governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às

soluções adotadas para a Administração Pública;

› Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a

racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela

Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos

envolvidos;

› Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na

área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação

de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da

Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros

ministérios;

› Assegurar a articulação entre o PGERRTIC na Administração Pública e a prestação de

serviços partilhados e as compras públicas;

› Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com

vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou

organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio;

› Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das

Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam

cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo,

nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado;

› Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com

poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do

Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades.

Pode ainda ser determinada à eSPap, por despacho do membro do Governo da tutela, a

atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir



oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração

Pública.

2.2 missão, visão e valores

missão

Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de

recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado

mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país.

visão

Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos

comuns e na prestação de serviços partilhados.

valores

Os valores fundamentais que pautam a atividade da eSPap são:

Fig. 2 | Valores eSPap



2.3 estrutura organizativa

organização e diretrizes

A organização interna da eSPap encontra-se definida nos seus estatutos e no regulamento

interno da eSPap, que têm como principais diretrizes:

› organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos

serviços prestados

› Estruturação por áreas de serviços partilhados – Finanças, Recursos Humanos, Compras

Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de

Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) – que concebem, desenvolvem e operam

serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam;

› As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e

importante papel:

› Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de

negócio;

› Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em

geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação.

› orientação ao cliente e à excelência do serviço

› Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na

perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão

do portefólio de serviços;

› Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e

serviços.

› agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora

› Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando contudo a

governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a

eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e

experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e

evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é

enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas,

numa perspetiva global da organização.

A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com

foco nas unidades de negócio/serviços:

› funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços

prestados, bem como a gestão de clientes e inovação



› Direção de Serviços Partilhados de Finanças;

› Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos;

› Direção de Compras Públicas;

› Direção de Veículos do Estado e Logística;

› Direção de Sistemas de Informação;

› Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação;

› Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação.

› funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e

desenvolvimento da organização

› Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional;

› Gabinete de Apoio Jurídico.

› funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão

financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio

administrativo

› Direção de Administração Geral.

Organograma

Fig. 3 | Organograma eSPap



2.4 principais clientes, serviços e parceiros

clientes

A atividade da eSPap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da

Administração Pública.

Na área das TIC, a eSPap assume o papel de prestador de serviços da função informática do

Ministério das Finanças e da Administração Pública, em geral.

Fig. 4 | Clientes e serviços eSPap

A eSPap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:

› Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração

Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão

relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de

funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes;

› Todas as orgânicas eSPap são cliente interno dos serviços de TIC, quer na área de

infraestruturas e comunicação quer no desenvolvimento dos sistemas de informação.

serviços

A atividade da eSPap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas:

Administração Pública

SP Finanças

SP Recursos

Humanos

Compras

Públicas

Parque de

Veículos do

Estado

Tecnologias de Informação e Comunicação ( TIC)

eSPap

DGO

Ministério das Finanças

IGF SG

DGAEP INA ...



Fig. 5 | Tipificação de serviços eSPap

serviços partilhados de finanças

A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e

normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o

aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração

Pública.

Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos

Financeiros em modo Partilhado – GeRFiP – que integra a gestão orçamental, financeira,

patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo

as áreas:

› Financeira:

› Contabilidade orçamental;

TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES

ADMINISTRAÇ

ÃO

PÚBLICA

Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos

GeRHuP | Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado

GeADAP | Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP

Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)

Desenvolvimento de instrumentos de contratação de bens e

serviços transversais

Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP)

Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE)

Gestão do PVE

Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF)

Desenvolvimento e manutenção aplicacional

Centro de dados, infraestruturas e comunicações

Serviços Partilhados de Finanças

GeRFiP | Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado



› Contabilidade geral;

› Contas a receber;

› Contas a pagar;

› Tesouraria;

› Imobilizado;

› Gestão de contratos;

› Contabilidade analítica.

› Logística:

› Gestão de aquisição de bens e serviços;

› Gestão de existências em armazém;

› Vendas e distribuição.

Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente:

› Partilha de serviços – contempla a execução de processos e atividades por parte da eSPap,

por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;

› Partilha de plataforma – contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática,

alojada em infraestrutura da eSPap, cabendo ao cliente a execução dos processos

contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade.

serviços partilhados de recursos humanos

A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração

e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o

aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração

Pública.

A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de

Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado – GeRHuP – que integra os processos de

gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da

Administração Pública – GeADAP – que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação

do Desempenho na Administração Pública (SIADAP).

› O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:

› Gestão administrativa de pessoal;

› Vencimentos;

› Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário;

› Gestão de deslocações em serviço.



Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo

a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos

processos para os vários intervenientes.

O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos

preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma

solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação,

orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o

envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo.

Esta solução contempla duas componentes:

› Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;

› Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local.

compras públicas

A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a

modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da

despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta

estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros,

poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a

celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da

centralização de procedimentos aquisitivos.

Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação

de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são

obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de

serviço, entre outros.

As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no

Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a eSPap disponibiliza

às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP).

O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração

Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da eSPap. No CNCP estão disponíveis

as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e

prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro.

No final de 2014, estavam em vigor 10 acordos quadro nas seguintes categorias:

› Vigilância e segurança;



› Refeições confecionadas;

› Serviço móvel terrestre;

› Combustíveis rodoviários;

› Eletricidade;

› Viagens, transportes aéreos e alojamentos;

› Veículos automóveis e motociclos;

› Equipamento informático;

› Papel, economato e consumíveis de impressão;

› Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização

facultativa e disponível apenas para entidades vinculadas ao SNCP).

veículos do Estado e logística

O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e

organismos do Estado, de modo global e integrado.

O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base:

› Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de

contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro

automóvel, como competência exclusiva da eSPap;

› Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de

fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço

de seguro automóvel;

› Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às

entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de

suporte à gestão da frota do Estado.

Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades:

› Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos;

› Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos;

› Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;

› Efetuar a gestão do PVE;

› Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos

e seguro automóvel;

› Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de

recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão,



planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de

veículos e gestão do PVE.

tecnologias de informação e comunicação

A eSPap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e

manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação

e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas

também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e

diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos.

A eSPap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo

alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e

local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova

eficiência.

Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional,

incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas

áreas de atuação principais:

› Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de

aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem

como a atualização resultante de alterações legislativas;

› Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as

condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das

soluções aplicacionais desenvolvidas pela eSPap ou pelo cliente. Os serviços de operação e

administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e

comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à

atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet,

entre outros.

Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir:

› Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP);

› RIGORE Central;

› Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP);

› Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH);

› Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública

(GeADAP);

› Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);

› Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);



› Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI);

› Bolsa de Emprego Público (BEP);

› Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);

› Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);

› Sistema de Orçamento de Estado (SOE);

› Sistema de Gestão de Contas e Pagamentos do Tesouro (SGT);

› Sistema de Mobilidade Especial (sigaME);

› Sistema de Produtos de Aforro (SPA);

› AforroNet (AFN).

parceiros

A eSPap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e,

atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração

Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas

suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou

complementares à sua, nomeadamente:

› Direção-Geral do Orçamento (DGO);

› Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF);

› Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);

› Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);

› Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA);

› Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS);

› Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P .E. (IGCP);

› Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);

› Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE);

› Caixa Geral de Aposentações (CGA);

› Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);

› Unidades Ministeriais de Compras (UMC);

› Instituto da Construção e do Imobiliário, I. P. (InCI).

Para além das entidades referidas, a eSPap mantém relações de parceria com outras entidades,

no setor público e privado.



2.5 processo de planeamento estratégico

abordagem para a elaboração do plano de atividades

O Plano de Atividades de 2015 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do

país e atendendo, nomeadamente, às Grandes Opções do Plano, ao Orçamento de Estado para

2015 e ao Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), para o

triénio 2015-2017:

› Na 5.ª Reunião Geral da eSPap, realizada em outubro de 2014, foram apresentadas as linhas

estratégicas e ações a desenvolver, nos próximos três anos, a todos os colaboradores da

eSPap.

O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia:

› Definição das linhas estratégicas pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores;

› Elaboração do PESPAP para o horizonte temporal de três anos;

› Definição dos objetivos e planos de ação, para o ano de 2015, por cada uma das unidades

orgânicas, atendendo aos recursos disponíveis, e alinhamento global com os objetivos eSPap;

› Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes;

› Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de 2015.

O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões

quinzenais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos

para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão.

Fig. 6 | Planeamento estratégico – agenda de gestão



Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas:

› CPO | Comité de Planeamento e Operações – reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e

os diretores, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da

organização;

› PMO | Program Management Office – reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os

dirigentes e responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso. Estes

fóruns são realizados globalmente e por área setorial de atividade ou iniciativa específica, de

modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas;

› RCS | Reuniões de Coordenação Setorial – com periodicidade definida em função das

necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os

respetivos dirigentes;

› foRHum eSPap – que reúne mensalmente representantes do Conselho Diretivo (presidente e

vogal) com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na

organização e implementar melhorias;

› RGE | Reunião Geral eSPap – realizada semestralmente, com o Conselho Diretivo, dirigentes

e todos os colaboradores, para participação nas linhas estratégicas da entidade, partilha de

informação/conhecimento e consolidação da cultura organizacional.



03 objetivos e planeamento de

atividades



03 objetivos e planeamento de atividades

3.1 objetivos estratégicos e QUAR

O Plano de Atividades de 2015 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e

operacionais definidos para a eSPap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e

políticas definidas pela tutela e com as linhas estratégicas estabelecidas no PESPAP.

O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e

operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da eSPap.

Peso:

2 0 12 2 0 13 2 0 14

156 315 353

762 1.843 1.665

0 0 0

2 0 12 2 0 13 2 0 14

3 6 5

2 0 12 2 0 13 2 0 14

na 99,73% 99,58%

2 0 12 2 0 13 2 0 14

na 0 4IND7. N.º centros de dados consolidados na eSPap (no ano) 4 1 6 100%

IN D IC A D OR ESM ETA

2 0 15To lerância V alo r C rí t ico PESO

OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15%

IND6. Disponibilidade dos principais sistemas em produção

(média anual)99,80% 0,05% 99,90% 100%



OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10%

IND4. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou

renovação (lançamento de procedimento no ano) 5 1 7 100%



OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25%

IND3. N.º de organismos em Serviços Partilhados de

RH/GeRHuP fora do Ministério das Finanças (piloto)1 0 2 25%

IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em

Serviços Partilhados de RH/GeRHuP (acumulado)15.165 1.700 17.000 25%

IND1. N.º entidades na AP implementadas em Serviços

Partilhados de Finanças/GeRFiP (acumulado)381 1 383 50%



OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública 50%

Objetivos Operacionais

EFICÁCIA Ponderação: 60%

OE 3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço

OE 4. Desenvolver capacidades e competências críticas

OE 2. Contribuir para a redução da despesa pública

MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o

Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do

Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos

respetivos serviços e organismos.

Objetivos Estratégicos

D ESIGN A ÇÃ O

OE 1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados

QUAR

Quadro de Avaliação e Responsabilização | em aprovação 2015

Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap)



Fig. 7 | Quadro de Avaliação e Responsabilização | QUAR 2015

Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este será o terceiro ano integral de

operação da eSPap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a

alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da


Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à

eSPap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com

vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em 3 eixos de atuação:

› Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças,

Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com

as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na

Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização

de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se

o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos

instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da

gestão de frota;

› Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das

soluções disponibilizadas;

› Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um

maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de

serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala.

Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados.

Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da eSPap, contribui para a redução da

despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número

progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública.

2 0 12 2 0 13 2 0 14

nd nd 13,66%

nd nd 46

2 0 12 2 0 13 2 0 14

na 78% 86%

2 0 12 2 0 13 2 0 14

na 0 1IND12. N.º de sistemas de gestão ISO em produção

(acumulado) 2 0 na 100%


2 0 15To lerância V alor C rí t ico PESO

OO 7. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Peso: 50%

IND10. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no

catálogo de serviços eSPap (média anual)85% 5% 92% 100%



OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Peso: 50%

QUALIDADE Ponderação: 20%

IND9. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data

de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao

abrigo de Acordo Quadro)

44 13 30 50%

IND8. % média de redução do preço de adjudicação de

veículos face ao preço base15,00% 6,00% 22,00% 50%



OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Peso: 100%

EFICIÊNCIA Ponderação: 20%



A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do

aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos.

Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na

consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de

suporte ao desempenho organizacional.

O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os

restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às

processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a

consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço.

Objetivos estratégicos

OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados

Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes:

Abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados – nas áreas de finanças, RH e TIC; e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE;

Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes;

Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública.

OE2. Contribuir para a redução da despesa pública

Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados.

OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço

Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos.

OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas

Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos.

Fig. 8 | Mapa de objetivos estratégicos | QUAR 2015



3.2 objetivos operacionais

No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que

contribuem para a execução dos objetivos estratégicos. Para o QUAR 2015 foram apresentados

os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de

relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos.

Objetivos operacionais Objetivos estratégicos

OE1 OE2 OE3 OE4 Total

OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública

100% 100%

OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)

35% 65% 100%

OO3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção 50% 50% 100%

OO4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações

50% 50% 100%

OO5. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado

13% 77% 10% 100%

OO6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente

100% 100%

OO7. Aumentar a qualidade dos serviços prestados

14% 21% 51% 14% 100%

OO8. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas

73% 26% 1% 100%

OO9. Aprofundar as metodologias de capacitação da eSPap

3% 65% 32% 100%

OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas

100% 100%

OO11. Desenvolvimento organizacional 38% 63% 100%

TOTAL 26% 22% 29% 23% 100%

Fig. 09 | Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos | QUAR 2015

3.3 objetivos e planeamento de atividades

De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o

seguinte planeamento de atividades para 2015, que sintetiza:

› Objetivos estratégicos;

› Objetivos operacionais, que contribuem diretamente para o cumprimento dos objetivos

estratégicos (ainda que o mesmo objetivo operacional contribua para mais do que um objetivo

estratégico, de modo a facilitar a exposição, estes são agrupados por objetivo estratégico

dominante);



› Indicadores (que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais) e metas a

atingir em 2015;

› Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes

abreviaturas/designações:

› Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF);

› Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH);

› Direção de Compras Públicas (DCP);

› Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL);

› Direção de Sistemas de Informação (DSI);

› Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC);

› Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI);

› Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO);

› Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);

› Direção de Administração Geral (DAG).

O Plano de Atividades de 2015 reflete as prioridades e linhas de ação definidas nas Grandes

Opções do Plano, como sintetizado em seguida.

Serviços Partilhados de Finanças

Com a conclusão da migração para GeRFiP dos serviços integrados da Administração Pública

Central, assegurando a utilização plena do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P) e a

implementação na Administração Regional dos Açores e na Administração Regional da Madeira,

as apostas para 2015 nos Serviços Partilhados de Finanças são o alargamento para entidades

com elevado grau de complexidade associada às especificidades do seu negócio e ainda não

enquadradas na solução GeRFiP e a conclusão dos projetos iniciados, nomeadamente:

› Requalificar o GeRFiP com um programa de melhoria contínua, bem como disponibilizar a

solução GeRFiP 3.0 que, para além de assegurar uma evolução tecnológica, permite ainda

aos clientes beneficiar de melhorias significativas na informação de gestão, com a solução de

Business Intelligence (BI);

› Integrar o GeRFiP e as Compras Públicas, permitindo maior rigor e qualidade na informação

sobre aquisições;

› Implementar o Business Analytics, com o objetivo de melhor suportar a tomada de decisão

com base na informação de gestão, direcionada aos diferentes perfis de utilizadores e em

modelo de self service;

› Implementar mecanismos para a gestão do ciclo de vida de documentos e arquivo em

GeRFiP;

› Implementar, em colaboração com a Direção-Geral do Orçamento, as melhorias no produto

Rigore Central;



› Implementar a plataforma de faturação eletrónica e o portal dos fornecedores;

› Desenvolver um programa de formação estruturado que permita aos clientes dotar as próprias

equipas das competências mais relevantes sobre os processos e funcionalidades no âmbito

dos serviços prestados pela eSPap;

› Criar as condições necessárias e desenvolver o modelo de arquitetura para o Programa

Transformacional da Gestão Financeira Pública (PTGFP);

› Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos.

Serviços Partilhados de Recursos Humanos

Nos Serviços Partilhados de Recursos Humanos as principais apostas para 2015 são:

› Concluir o roll out do GeRHuP no Ministério das Finanças, com a expansão para a Autoridade

Tributária e Aduaneira e para os trabalhadores no sistema de requalificação de funções;

› Iniciar um piloto do GeRHuP fora do Ministério das Finanças;

› Assegurar a conclusão das fases de back end do GeRHuP: gestão administrativa e

vencimentos; gestão de assiduidade e trabalho extraordinário; e gestão de deslocações;

› Consolidar o desenvolvimento do portal GeRHuP – front end – que permite a

desmaterialização dos processos administrativos;


Compras Públicas

Nas Compras Públicas, em 2015, as linhas de ação a seguir serão:

› Continuar com o lançamento dos procedimentos concursais conducentes à celebração de

acordos quadro, em áreas transversais da Administração Pública, aumentando o número de

acordos quadro em vigor e potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de

compra;

› Caminhar para a gestão centralizada de compras aumentando o número de procedimentos de

compra centralizados, criando maior volume de compras com as entidades a agregar;

› Melhorar o sistema de informação e gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)

com o início da integração dos diversos sistemas existentes;

› Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradoras;

› Identificar e sistematizar as melhores práticas de contratação pública num manual único;

› Assegurar a satisfação dos organismos clientes definindo novos níveis de serviço e cumprindo

os níveis já estabelecidos.



Parque de Veículos do Estado (PVE)

Em 2015, as principais apostas no Parque de Veículos do Estado (PVE) serão:

› Melhorar as aquisições para o PVE, reduzindo o preço médio de contratação e o prazo médio

de aquisição;

› Elaborar estudos e apresentar proposta de revisão da legislação sobre a gestão dos parques

de veículos apreendidos;

› Melhorar as funcionalidades do Sistema de Gestão do PVE;

› Definir e implementar um Plano de Comunicação sobre o PVE que permita facilitar a gestão e

dar visibilidade sobre as melhorias alcançadas com a gestão do PVE;

› Assegurar a satisfação dos organismos clientes avaliando o nível de satisfação e cumprindo

os níveis de serviço estabelecidos.

Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)

No âmbito dos sistemas de informação, as áreas de foco em 2015 serão:

› Concretizar os projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos e internos,

tendo em consideração os plano de projeto aprovados;

› Garantir a satisfação dos organismos clientes, monitorizando e cumprindo os níveis de serviço

estabelecidos.

No âmbito das infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, as prioridades

sintetizam-se em:

› Continuar a aposta no reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor

desempenho dos sistemas e continuar a estratégia de centralização faseada dos centros de

dados do Ministério das Finanças e da Administração Pública na eSPap;

› Concluir o desenvolvimento do sistema de gestão de serviços de TI com vista ao processo de

certificação ISO 20000;

› Implementar serviços de email em SaaS (Software as a Service);

› Prestar serviço de backups;

› Desenhar Planos de Continuidade de Negócio para serviços TIC certificados no âmbito do

processo ISO 20000;

› Efetuar showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de

infraestruturas;

› Implementar o Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) ISO 27001;




Áreas transversais

No âmbito da gestão de clientes, serviços e inovação, as principais orientações para 2015 serão:

› Garantir a satisfação com os serviços de apoio e atendimento do Centro de Contacto da

eSPap, promovendo a consolidação dos níveis de serviço e a qualidade do atendimento;

› Consolidar o modelo de governo e de gestão de programas e projetos;

› Fortalecer os mecanismos de controlo interno da organização;

› Desenvolver e consolidar o modelo de relacionamento com o cliente.

Os objetivos para 2015, relativamente ao planeamento e desenvolvimento organizacional serão:

› Desenvolver e consolidar o planeamento e monitorização do desempenho organizacional;

› Assegurar o desenvolvimento da intranet corporativa, desenvolvendo o projeto de

implementação da nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional,

partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;

› Assegurar a continuidade e evolução dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação

de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes;

› Definir e implementar o Plano da Comunicação, interna e externa, garantindo a eficácia das

ações e meios de comunicação utilizados;

› Dar continuidade às ações de responsabilidade social.

No que respeita à administração geral, os principais objetivos serão:

› Promover o desenvolvimento de capacidades nas equipas, definindo e implementando o plano

de formação anual;

› Assegurar a extensão do modelo de custeio a toda a organização;

› Fortalecer os mecanismos de controlo interno da organização.

Para o apoio jurídico, as prioridades serão:

› Promover a avaliação dos instrumentos jurídicos de suporte à organização, de modo a

melhorar a gestão e otimizar o desempenho das orgânicas;

› Suportar as demais áreas de serviço na revisão dos regimes e enquadramento jurídico, com

vista à maior eficácia na ação.

De seguida, apresentam-se os indicadores e atividades previstas para 2015, estruturados por

objetivos estratégicos e operacionais.



Objetivo Estratégico | OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados

Objetivo Operacional | OO01. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública

Contributo para Objetivo Estratégico Indicador Meta Atividade Resp.

OE1 OE2 OE3 OE4

100% OE1.OO01.01

N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP (acumulado) (QUAR IND.1)

381 Adesão de organismos cujo referencial contabilístico é o POCP

DSPF

100% OE1.OO01.02

N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP (acumulado) (QUAR IND.2)

15.165

GeRHuP | Conclusão do roll out do Ministério das Finanças (AT - Autoridade Tributária e Aduaneira e SME - Trabalhadores no sistema de Requalificação de Funções)

DSPRH

100% OE1.OO01.03

N.º de organismos em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP fora do Ministério das Finanças (piloto) (QUAR IND.3)

1

GeRHuP | Piloto fora do Ministério das Finanças - Desenvolvimento do roll out para MEC

DSPRH

Objetivo Operacional | OO08. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos

sistemas


OE1 OE2 OE3 OE4

100% OE1.OO08.04 Projeto em produção 100% GeRFiP | Implementação do GeRFiP 3.0 (2014)

DSPF DSI

50% 50% OE1.OO08.05 Projeto em produção - Ciclo 2 100% GeRFiP | Integração com compras públicas / e-procurement (2014)

DSPF DSI

100%

OE1.OO08.06 Projeto em produção - Ciclo 2 100% GeRFiP | Melhorias do produto – Fase 1 e 2 (2014)

DSPF DSI

100%

OE1.OO08.07 Projeto em produção 100% GeRFiP | Business Analytics - Otimização dos Mapas Existentes (2014)

DSPF DSI

100%

OE1.OO08.08 Lançamento do concurso e contrato em execução

100%

GeRFiP | Gestão documental e arquivo - Gestão do ciclo de vida dos documentos e arquivo (2014)

DSPF DSI

50% 50%


100% GeRFiP | Business Analytics - piloto para a área de contas a pagar (2014)

DSPF DSI

100%

OE1.OO08.10 Projeto em produção 100% GeRFiP | Implementação IFV3.0 DSPF DSI

DSPRH




OE1 OE2 OE3 OE4

50% 50%

OE1.OO08.11 Projeto em produção 100% Plataforma de Faturação Eletrónica (2014)

DSPF DSI

DITIC

50% 50%

OE1.OO08.12

Conclusão da prestação de serviços | arquitetura empresarial

100% Portal dos fornecedores DSPF DSI

DITIC

100%


100% DGO-eSPap | Rigore Central - Melhorias do produto – Fase 1

DGO DSPF DSI

50% 50% OE1.OO08.15 Aceitação definitiva 100% GeRHuP BE Fase 1 - Lote 1 | Gestão administrativa e vencimentos

DSPRH

50% 50% OE1.OO08.16 Aceitação definitiva 100% GeRHuP BE Fase 1 - Lote 2 | Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário

DSPRH

50% 50% OE1.OO08.17 Aceitação definitiva 100% GeRHuP BE Fase 1 - Lote 3 | Gestão de deslocações

DSPRH

50% 50% OE1.OO08.18

N.º de processos de negócio (revistos) implementados revistos

2

GeRHuP FE – Portal do Trabalhador e Dirigente | Disponibilizar processos de negócio de férias

DSPRH DSI

50% 50% OE1.OO08.20 N.º de processos de negócio implementados

6

GeRHuP FE – Portal do Trabalhador e Dirigente | Disponibilização de 9 processos de negócio

DSPRH DSI

62% 21% 10% 8% OE1.OO08.21 N.º de Projetos internos 15

Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos (dentro da eSPap)

DSI

100% OE1.OO08.23 Alojar infraestrutura de email do CEGER/Governo

100% Implementar serviço de email SaaS

DITIC



Objetivo estratégico | OE2. Redução da despesa pública

Objetivo Operacional | OO02. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)


OE1 OE2 OE3 OE4

60% 40% OE2.OO02.24

N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de procedimento no ano) (QUAR IND.4)

5

Aumentar o nº de acordos quadro (AQ) | Lançar procedimento concursal conducente a celebração de AQ

DCP

100% OE2.OO02.26 % de sistemas integrados 14%

Sistema Integrado de Informação e Gestão do SNCP (SIIG) | Integração dos diversos sistemas de informação de Compras Públicas existentes na eSPap, criando um cockpit único, que permita monitorizar o desempenho do SNCP

DCP

Objetivo Operacional | OO04. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações


OE1 OE2 OE3 OE4

50% 50% OE2.OO04.27

N.º de centros de dados consolidados na eSPap (no ano) (QUAR IND.7)

4

Disponibilizar apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas

DITIC

Objetivo Operacional | OO05. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado


OE1 OE2 OE3 OE4

100% OE2.OO05.28

% média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base (QUAR IND.8)

15,00% Aquisição de veículos | Reduzir preço médio de contratação

DVEL

100% OE2.OO05.29

N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de Acordo Quadro (QUAR IND.9)

44 Aquisição de veículos | Reduzir prazo médio de aquisição

DVEL

40% 30% 30%

OE2.OO05.30

Proposta de revisão da legislação sobre parques de veículos apreendidos

100%

Centralização da gestão dos parques de veículos apreendidos | Apresentar proposta de revisão da legislação

DVEL



Objetivo estratégico | OE3. Excelência operacional e qualidade do serviço

Objetivo Operacional | OO03. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção


OE1 OE2 OE3 OE4

50% 50% OE3.OO03.31

% Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) (QUAR IND.6)

99,80%

Renovação da infraestrutura core de rede e da infraestrutura de balanceamento e firewall do CPD (Centro de Processamento de Dados)

DITIC

50% 50% OE3.OO03.32 Plano de Continuidade de Negócio desenhado

100%

Desenhar PCN (Planos de Continuidade de Negócio) para serviços TIC da eSPap certificados no âmbito do SGS ISO 20000

DITIC

50% 50% OE3.OO03.33 % de políticas de backup executadas com sucesso

90% Prestar serviço de backup DITIC

Objetivo Operacional | OO06. Assegurar a satisfação dos organismos clientes


OE1 OE2 OE3 OE4

100%

OE3.OO06.34

Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (PS e PP) (1-5)

3,5

Avaliação do nível de satisfação do cliente com os SPFIN (Prestação de Serviço e Plataforma Partilhada)

DSPF

100%

OE3.OO06.35

N.º de processos com definição, em n.º de dias, do tempo de execução da DCP

4

Definir níveis de serviço para os seguintes processos/serviços de Compras Públicas: gestão de procedimentos centralizados, pedidos de exceção, adesões voluntárias ao SNCP e atualização dos bens e ou serviços dos AQ.

DCP

100%

OE3.OO06.36

Grau de satisfação dos organismos vinculados ao PVE (escala 1-4)

2,4 Gestão do PVE | Avaliar nível de satisfação dos organismos vinculados

DVEL

100% OE3.OO06.37

N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado)

10 Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos à eSPap

DSI

100% OE3.OO06.38

% Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados das áreas de negócio) (média anual) (QUAR IND.10)

85% Monitorizar os níveis de serviço da eSPap

DSPF DSPRH

DCP DVEL DITIC DSI

100% OE3.OO06.39

% de utilizadores do Centro de Contacto com grau de satisfação superior ou igual a médio

75% Avaliação do nível de satisfação aos serviços do Contact Center

DGCSI



Objetivo Operacional | OO07. Aumentar a qualidade dos serviços prestados


OE1 OE2 OE3 OE4

50%

50%

OE3.OO07.40 N.º de Formações efetuadas 6

Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradores vinculadas e voluntárias do SNCP

DCP

55% 45% OE3.OO07.41 Manual publicitado 100%

Manual de boas Práticas | Identificar e sistematizar as melhores práticas de contratação pública ao abrigo dos AQ

DCP

50% 50% OE3.OO07.42

Definição e implementação do Plano de Comunicação e com publicação de documento explicativo sobre o PVE

100% Gestão do PVE | Definir e implementar plano de comunicação

DVEL

20%

60% 20% OE3.OO07.43

N.º de sistemas de gestão ISO em produção (acumulado) (QUAR IND.12)

2 Implementar normas ISO relevantes para a prestação de serviços TIC na eSPap

DITIC

50% 50% OE3.OO07.44

% de clientes dos serviços certificados no âmbito da ISO 20000 com chargeback (efetivo ou pedagógico)

90%

Efetuar showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de infraestruturas da eSPap

DITIC

20%

60% 20% OE3.OO07.45 Data de aprovação do SGSI - Dezembro 2015

100% Implementação do Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) ISO 27001

DITIC

Objetivo Operacional | OO09. Aprofundar as metodologias de capacitação da eSPap


OE1 OE2 OE3 OE4

50% 50% OE3.OO09.46 N.º de funcionalidades em produção

3 SGPVE | Melhorar as funcionalidades do sistema

DVEL DSI

20% 60% 20% OE3.OO09.47

Percentagem de Processos Organizacionais objeto de Compliance

20% Fortalecimento dos mecanismos de controlo interno

DGCSI DAG

60% 40% OE3.OO09.48

% de monitorizações ao PESPAP, QUAR e PA da eSPap

100%

Planear e Monitorizar os instrumentos de gestão da eSPap (QUAR, PA, RA, PESPAP)

GPDO

60% 40% OE3.OO09.49 Fases 3 e 4 em produção 100% e@eSPap | Implementar o projeto do novo site institucional da eSPap – Fases 3 e 4

GPDO DSI

60% 40% OE3.OO09.50 Lançar projeto (adjudicação e análise funcional de requisitos)

100% i@eSPap | Implementar o projeto intranet 2.0 da eSPap

GPDO DSI

100% OE3.OO09.51 % de unidades orgânicas com modelo de custeio

80% Alargamento do modelo de custeio

DAG



Objetivo estratégico | OE4. Capacidades e competências críticas

Objetivo Operacional | OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas


OE1 OE2 OE3 OE4

100% OE4.OO10.52 % de implementação do plano de formação de colaboradores

80% Execução do plano de formação de colaboradores

DAG

Objetivo Operacional | OO11. Desenvolvimento organizacional


OE1 OE2 OE3 OE4

30% 70% OE4.OO11.53

Grau de satisfação com ações de comunicação interna / externa (1-4)

2,5 Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Interna/Externa

GPDO

40% 60% OE4.OO11.54 % de implementação da nova imagem nos produtos eSPap

80% rebr@nding dos produtos eSPap

GPDO

40% 60% OE4.OO11.55

Média do grau de satisfação global de colaboradores (1 a 5); e, eSPap 180º (vertentes: Liderança e Envolvimento e desenvolvimento de pessoas)

3 Avaliar a satisfação de colaboradores e obter feedback a dirigentes

GPDO

40% 60% OE4.OO11.56 % de fichas atualizadas e/ou concebidas no ano

60% Elaboração do manual de acolhimento/saída eSPap

GPDO DAG



04 recursos financeiros e pessoas



40

04 recursos financeiros e pessoas

4.1 recursos financeiros

O orçamento da eSPap, para 2015, é de 31.423.700€, antes de cativos. Este montante,

relativamente a 2014, representa um acréscimo de 6,97% face à dotação inicial, justificado pela

otimização de receita associada ao aproveitamento de fundos comunitários.

2015 2014 Variação 2014-2015

Fonte Financiamento Dotação inicial Dotação inicial Valor %

Orçamento de Estado 13.925.471 € 13.976.960 € -51.489 € -0,37 %

Receitas Próprias 10.357.722 € 10.453.297 € -95.575 € -0,91 %

Fundos Europeus 7.140.507 € 4.946.220 € 2.194.287 € 44,36 %

Total 31.423.700 € 29.376.477 € 2.047.223 € + 6,97%

Fig. 10 | Orçamento | 2015 – variação face a 2014

No que respeita ao orçamento de funcionamento, está prevista uma dotação de 20.614.098€.

A eSPap, desde a sua constituição, tem como objetivo otimizar os custos operacionais

libertando verbas para as suas atividades de negócio.

No que respeita ao orçamento de investimento (PIDDAC), está prevista uma dotação de

10.809.602€.

Em 2015, está contemplado um investimento significativo no GeRHuP, prevendo-se a

conclusão da implementação do piloto no Ministério das Finanças, bem como a criação das

condições necessárias para a expansão para os outros organismos públicos. Também o

Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos será desenvolvido e capacitado durante

este ano, para acomodar a expansão prevista dos serviços.

Paralelamente pretende-se o desenvolvimento e melhoria do GeRFiP, implementado desde o

final de 2013 em todos os serviços integrados da Administração Central do Estado,

simplificando a gestão de processos e melhorando a qualidade da informação. Neste âmbito,

está também prevista a implementação de funcionalidades de integração com o Sistema

Nacional de Compras Públicas, que permitirão melhorar a eficiência e eficácia do sistema,

alavancando as poupanças com aquisições na Administração Pública.

Face ao acréscimo significativo de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças, entre 2012

e 2014 – de 156 para 353 entidades implementadas em GeRFiP, registando-se um aumento de

125% – torna-se necessário assegurar a capacitação do Centro de Serviços Partilhados de

Finanças para que se consiga cumprir os níveis de serviço propostos.

Prevê-se, ainda, o investimento necessário para cumprir os objetivos definidos para a eSPap,

no âmbito do Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos nas TIC



41

(PGERRTIC) na Administração Pública, designadamente, na capacitação da rede operacional

de serviços TIC, em conjunto com vários atores da Administração Pública.

Por fim, o orçamento contempla a verba necessária para continuar o programa de renovação

do edifício da eSPap, em Alfragide, que passou a acomodar mais do que o dobro das equipas

(internas e prestadores de serviços externos), por força da concentração de toda a operação

da eSPap em junho de 2013. Torna-se assim necessário garantir as condições mínimas de

funcionamento, como por exemplo, a renovação do AVAC. Esta concentração permitiu libertar

o edifício que estava arrendado na Columbano e gerou uma poupança, em 2013, de mais de

210.000€, equivalente a uma poupança anual de mais de 520.000€.

No plano patrimonial, a eSPap é proprietária do edifício de Alfragide, sendo o armazém do

Parque de Veículos do Estado, no Quimiparque, ocupado em regime de arrendamento.

4.2 pessoas

Os recursos humanos da eSPap pertencem a dois regimes distintos de vínculos laborais:

Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e Contrato Individual de Trabalho (CIT).

Para a concretização do plano de atividades de 2015, a eSPap prevê um mapa de pessoal com

325 postos de trabalho.

Cargo/carreira/categoria Nº postos de

trabalho

Dirigentes – Direção superior 4

Dirigentes – Direção intermédia e Chefes de equipa 29

Técnico Superior e Especialista de Informática 188

Coordenador Técnico 3

Técnico de Informática 30

Assistente Técnico 68

Assistente Operacional 3

Total 325

Nota: De modo a permitir o reporte e análise de informação, e apenas para este efeito,

equipararam-se, por correspondência, as carreiras das extintas ANCP e GeRAP, a carreiras

da Administração Pública.

Fig. 11 | Mapa de pessoal | 2015

Apesar da elevada percentagem de pessoas com grau académico superior, a eSPap considera

determinante o investimento no desenvolvimento e formação contínuos das equipas para

assegurar a missão da organização e promover a excelência na prestação de serviços à


Juntos, partilhamos eficiência


Julho 2015 | versão revista 3.0

Março 2015 | versão alterada 2.0

Janeiro 2015 | versão inicial 1.0

eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública,

I. P.

Av. Leite de Vasconcelos, 2 Alfragide

2614-502 AMADORA PORTUGAL

Tel.: (+351) 214 723 100

Fax: (+351) 214 723 103

[email protected]

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espap | plano de atividades 2014 · 03 objetivos e planeamento de atividades .....25 3.1 objetivos...

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