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Plano de atividades | 2014


© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 2

❯ índice

01 introdução 4

nota introdutória 4

02 enquadramento 7

2.1 enquadramento e atribuições 7 2.2 missão, visão e valores 12 2.3 estrutura organizativa 13 2.4 principais clientes, serviços e parceiros 15 2.5 processo de planeamento estratégico 22

03 objetivos e planeamento de atividades 25

3.1 objetivos estratégicos e QUAR 25 3.2 objetivos operacionais 28 3.3 objetivos e planeamento de atividades 28

04 recursos financeiros e pessoas 41

4.1 recursos financeiros 41 4.2 pessoas 42



01 introdução



01 introdução

nota introdutória

A criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap) foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, tendo assumido a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP).

O ano de 2013 foi, para a eSPap, o primeiro ano integral de atividade da organização. Um ano de pleno e intenso desafio, com exigência e complexidade acrescidas, durante o qual se deu continuidade ao esforço e ação de consolidação de uma nova organização e de uma nova cultura, iniciados desde a criação formal da eSPap em junho de 2012, e que em muito transcendeu a publicação da respetiva orgânica e estatutos.

O processo de criação de uma nova organização é, em si mesmo, sempre exigente. No caso da eSPap, assumiu especial complexidade e desafio, pelas particularidades decorrentes da fusão de três organismos jurídica, cultural e operacionalmente heterogéneos, e sobretudo quando assegurado em simultâneo com a continuidade (e melhoria) da prestação de serviço e expansão da atividade, como foi claramente o nosso caso.

Em 2014, construindo sobre o que muito já foi feito, e sabendo existir sempre espaço para melhoria e evolução, dar-se-á continuidade à consolidação da nova organização, que ganhou sentido, cultura e identidade próprias, e à concretização de projetos e iniciativas em todas as áreas de atividade da eSPap, embora de forma inevitavelmente seletiva, dadas designadamente as restrições de natureza orçamental impostas pelo Orçamento de Estado para 2014.

Tratar-se-á, certamente, de mais um ano exigente, em que será essencial o foco e seletividade nas iniciativas que se considere terem o melhor compromisso de equilíbrio entre os recursos exigidos, e os resultados que se espera que proporcionem.

Poderá tratar-se, apesar disso, tudo indica, de um ano de “colheita” dos resultados de muitas iniciativas desenvolvidas e colocadas em marcha em 2013, cujos tempos de execução extravasaram inevitavelmente o ano transacto, e que agora poderão ver a luz do dia. Quer por terem sido, em 2013, objecto de repriorização inevitável os ritmos de execução (ditados, em grande medida, pelo orçamento retificativo), quer porque, para muitas medidas, os ciclos de construção são, por definição, superiores a um ano, muito poderá em 2014 ser concretizado.

Será, por exemplo, o caso das Compras Públicas, em que se esperam muito breve trecho: a aprovação do novo Regulamento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), com importantes melhorias no sentido da simplificação e do aumento de eficácia (como a flexibilização das compras de baixo valor, a dispensa de Portarias de Extensão de Encargos para categorias “previsíveis”, entre outras); a regulação da contratação pública eletrónica, com a publicação do diploma respetivo, colmatando um vazio de anos na matéria; a entrada em



vigor de novas versões, profundamente revistas, esperamos que para melhor, de 13 dos 17 acordos quadro existentes, aumentando drasticamente os respetivos níveis de eficácia e cobertura de necessidades; o lançamento de 5 novas categorias transversais até à data não previstas (Cloud, serviços TIC, manutenção de edifícios, gestão de frota/manutenção, desenvolvimento de software).

Será também o caso dos Serviços Partilhados de Finanças, em que, mais do duplicado o número de organismos-cliente desde 2012 (de 156 para 351), e fechado que está o perímetro de cobertura pelo POC-P de toda a Administração Central do Estado (pela primeira vez, desde 1997), podem ser introduzidos instrumentos tão úteis para o Estado como a faturação eletrónica e a oferta de capacidades de informação de gestão (business analytics) sobre o GeRFiP, possibilitando aos organismos tirar partido, de forma analítica e flexível, da informação residente no sistema.

E será, também, o caso, em geral, das restantes áreas de atuação da eSPap, prevendo-se, entre outras iniciativas, a expansão a novos universos da oferta de Serviços Partilhados de Recursos Humanos, com o fecho do piloto no Ministério das Finanças; a revisão do regime jurídico do Parque de Veículos do Estado e a centralização da gestão de frota/manutenção; ou a prestação de serviços TIC a um conjunto mais alargado de organismos e com níveis de serviço acrescidos, uma vez colmatadas, desde a criação da entidade, insuficiências infraestruturais, operacionais e organizacionais não coadunáveis com a criticidade dos sistemas de informação desenvolvidos e mantidos pela eSPap, e explorados diariamente no seu Centro de Processamento de Dados.

Todo o esforço desenvolvido, resultados obtidos, e a obter no curto prazo, só foram e serão possíveis com a continuidade do empenho, profissionalismo, dedicação e brio dos colaboradores da eSPap, que julgamos poder afirmar reverem-se no projeto, nas linhas de rumo e ritmos imprimidos pela sua liderança, e na identidade da nova organização criada em conjunto, que respira no dia-a-dia com o seu contributo.

Deixando o nosso reconhecido agradecimento a toda a equipa, duplamente devido no contexto das restrições impostas à Administração Pública (e, em particular, aos seus colaboradores) esperamos que a eSPap possa continuar a contar com esse ativo, absolutamente determinante e essencial, sem o qual a entidade não seria certamente a mesma coisa, nem teria (ou terá) os resultados esperados.

Afonso Silva Presidente Conselho Diretivo

Eugénio Antunes Vice-Presidente Conselho Diretivo

Gonçalo Caseiro Vogal Conselho Diretivo



02 enquadramento



02 enquadramento

2.1 enquadramento e atribuições

❯ enquadramento

No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), têm vindo a ser implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap).

A eSPap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão.

A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na eSPap, teve como objetivo refundar e melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até aqui dispersas pelas três entidades.

A criação da eSPap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia.

A prestação de serviços partilhados tem como objetivo permitir a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitam, no âmbito das suas atribuições.

A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu (BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo para o equilíbrio das contas públicas.

Na área das TIC, promove-se a utilização das capacidades existentes como instrumentos de dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados e à promoção da reutilização e partilha de recursos comuns, designadamente em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na



Administração Pública, aprovado pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 12/2012, de 7 de fevereiro.

A eSPap assumiu ainda as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades de melhoria identificadas).

Fig. 1 | Criação da eSPap | Fusão GeRAP, ANCP e II

A eSPap é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo as atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro.

A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos.

❯ atribuições

A eSPap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos.

São atribuições da eSPap:

› A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:

› Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental;

› Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;

› Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes;



› Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos;

› Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária;

› Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas;

› Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos;

› Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes;

› Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos;

› Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém;

› Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.

› A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:

› Planeamento de necessidades de pessoal;

› Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho;

› Orçamentação de despesas com pessoal;

› Recrutamento e seleção de pessoal;

› Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego;

› Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos;

› Mobilidade de trabalhadores;

› Assiduidade e trabalho extraordinário;

› Deslocações em serviço;

› Processamento de abonos e descontos;

› Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde;

› Formação profissional;

› Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços;

› Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios.



› No âmbito das compras públicas:

› Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras;

› Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar a nível ministerial;

› Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas;

› Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade;

› Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas;

› Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas;

› Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;

› Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;

› Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública;

› Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas;

› Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;

› Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito.

› No âmbito do parque de veículos do Estado:

› Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito;

› Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas;

› Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;

› Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e respetiva utilização;



› Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios;

› Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE;

› Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados.

› No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC):

› Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados;

› Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública;

› Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos;

› Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios;

› Assegurar a articulação entre o PGERRTIC na Administração Pública e a prestação de serviços partilhados e as compras públicas;

› Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio;

› Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado;

› Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades.

Pode ainda ser determinada à eSPap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir



oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública.

2.2 missão, visão e valores

❯ missão

Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país.

❯ visão

Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados.

❯ valores

Os valores fundamentais que pautam a atividade da eSPap são:

Fig. 2 | Valores eSPap

Em tudo o que fazemos, temos como princípio a criação de valor para o Estado e a prevalência do interesse público, através da

eficácia e eficiência dos nossos serviços.

Pautamos a nossa conduta pela ética e honestidade e desenvolvemos as nossas

relações com base na confiança.

Prestamos serviços de excelência e qualidade, orientados às necessidades dos nossos stakeholders e à eficácia,

racionalidade e eficiência da gestão de recursos públicos, assumindo um

compromisso partilhado com os resultados.

Agimos de modo a assegurar um legado para as gerações

futuras, através da racionalidade

da gestão e proteção dos recursos comuns.

Somos uma organização que aprende e evolui, procurando

sempre inovar e otimizar os

serviços prestados, numa perspetiva de melhoria contínua.

Valores eSPap



2.3 estrutura organizativa

❯ organização e diretrizes

A organização interna da eSPap encontra-se definida nos seus estatutos e teve como principais diretrizes:

› organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados

› Estruturação por áreas de serviços partilhados – Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) – que concebem, desenvolvem e operam os serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam;

› As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e importante papel:

› Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio;

› Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação.

› orientação ao cliente e à excelência do serviço

› Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços;

› Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e serviços.

› agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora

› Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando contudo a governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da organização.

A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com foco nas unidades de negócio/serviços:

› funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes e inovação

› Direção de Serviços Partilhados de Finanças;



› Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos;

› Direção de Compras Públicas;

› Direção de Veículos do Estado e Logística;

› Direção de Sistemas de Informação;

› Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação;

› Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação.

› funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização

› Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional;

› Gabinete de Apoio Jurídico.

› funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio administrativo

› Direção de Administração Geral.

❯ organograma

Fig. 3 | Organograma eSPap

Direção de Administração Geral

Gabinete de Planeamento e

Desenvolvimento Organizacional

Conselho Diretivo

Direção de Serviços Partilhados de

Finanças

Direção de Serviços Partilhados de

Recursos Humanos

Direção de Compras Públicas

Direção de Veículos do Estado e

Logística

Direção de Sistemas de Informação

Direção de Infraestruturas de

TIC

Funções Corporativas Funções de Suporte

Direção de Gestão de Clientes e Serviços e

Inovação

Gabinete de Apoio Jurídico

Funções de Negócio

Gestão Financeira e Administrativa

Gestão de Recursos Humanos

Gestão de Clientes e Serviços

Gestão de Processos e Inovação

Desenvolvimento de Negócio de Finanças

Expansão de Serviços Partilhados de

Finanças

Desenvolvimento de Negócio de RH

Expansão de Serviços Partilhados de RH

Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade

de SW

Análise de Requisitos e Processos

Arquitetura e Engenharia de SW

Centro de Competências ERP e

BI

Aplicações de Orçamento e Tesouraria

Administração de Sistemas

Segurança, CPD e Comunicações

Novos Produtos e Gestão de Capacidade

Service Desk, Suporte e Monitorização

Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing

Centro de Serviços Partilhados

Direção/Gabinete

Núcleo

Legenda:



2.4 principais clientes, serviços e parceiros

❯ clientes

A atividade da eSPap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública.

Na área das TIC, a eSPap assume o papel de prestador de serviços da função informática do Ministério das Finanças e da Administração Pública, em geral.

Fig. 4 | Clientes e serviços eSPap

A eSPap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:

› Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes;

› Todas as orgânicas eSPap são cliente interno dos serviços de TIC.

❯ serviços

A atividade da eSPap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas:

Administração Pública

SP Finanças

SP Recursos

Humanos

Compras

Públicas

Parque de

Veículos do

Estado

Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)

eSPap

DGO

Ministério das Finanças

IGF SG

DGAEP INA ...



Fig. 5 | Tipificação de serviços eSPap

❯ serviços partilhados de finanças

A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública.

Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado – GeRFiP – que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas:

› Financeira:

› Contabilidade orçamental;

› Contabilidade geral;

› Contas a receber;

› Contas a pagar;

› Tesouraria;

TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES

ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICA

!! Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos

!! GeRHuP | Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado

!! GeADAP | Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP

!! Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)

!! Desenvolvimento de instrumentos de contratação de bens e

serviços transversais

!! Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP)

!! Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE)

!! Gestão do PVE

!! Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF)

!! Desenvolvimento e manutenção aplicacional

!! Centro de dados, infraestruturas e comunicações

!! Serviços Partilhados de Finanças

!! GeRFiP | Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado



› Imobilizado;

› Gestão de contratos;

› Contabilidade analítica.

› Logística:

› Gestão de aquisição de bens e serviços;

› Gestão de existências em armazém;

› Vendas e distribuição.

Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente:

› Partilha de serviços – contempla a execução de processos e atividades por parte da eSPap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;

› Partilha de plataforma – contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da eSPap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade.

❯ serviços partilhados de recursos humanos

A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública.

A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado – GeRHuP – que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública – GeADAP – que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP).

› O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:

› Gestão administrativa de pessoal:

› Gestão organizacional;

› Início de funções;

› Gestão do cadastro pessoal e profissional;

› Saídas temporárias e definitivas.

› Vencimentos.

› Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de:

› Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário;

› Gestão de deslocações em serviço;



› Recrutamento e seleção;

› Gestão da formação;

› Gestão previsional de pessoal;

› Orçamentação de custos com pessoal.

Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes.

O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo.

Esta solução contempla duas componentes:

› Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;

› Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local.

❯ compras públicas

A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos.

Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros.

As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a eSPap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP).

O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da eSPap. No CNCP estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos quadro.



No final de 2013, estavam em vigor 15 acordos quadro nas seguintes categorias:

› Combustíveis rodoviários;

› Cópia e impressão;

› Eletricidade;

› Equipamento informático;

› Higiene e limpeza;

› Mobiliário de escritório;

› Papel, economato e consumíveis de impressão;

› Refeições confecionadas;

› Serviços de comunicação de voz e dados em local fixo;

› Serviço móvel terrestre;

› Veículos automóveis e motociclos;

› Veículos automóveis e motociclos elétricos;

› Viagens, transportes aéreos e alojamentos;

› Vigilância e segurança;

› Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização facultativa e disponível apenas para entidades vinculadas ao SNCP).

❯ veículos do Estado e logística

O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado.

O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base:

› Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da eSPap;

› Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel;

› Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado.

Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades:

› Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos;

› Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos;

› Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;



› Efetuar a gestão do PVE;

› Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel;

› Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE.

❯ tecnologias de informação e comunicação

A eSPap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos.

A eSPap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência.

Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais:

› Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas;

› Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela eSPap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros.

Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir:

› Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP);

› Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP);

› Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP);

› Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);

› Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);



› Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI);

› Bolsa de Emprego Público (BEP);

› Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);

› Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);

› Sistema de Orçamento de Estado (SOE);

› Sistema de Gestão da Receita (SGR);

› Sistema de Gestão de Contas e Pagamentos do Tesouro (SGT);

› Sistema de Produtos de Aforro (SPA);

› Sistema de Mobilidade Especial (sigaME).

❯ parceiros

A eSPap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente:

› Direção-Geral do Orçamento (DGO);

› Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF);

› Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);

› Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);

› Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA);

› Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS);

› Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P .E. (IGCP);

› Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);

› Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE);

› Caixa Geral de Aposentações (CGA);

› Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);

› Unidades Ministeriais de Compras (UMC);

› Instituto da Construção e do Imobiliário, I. P. (InCI).

Para além das entidades referidas, a eSPap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado.



2.5 processo de planeamento estratégico

❯ abordagem para a elaboração do plano de atividades

O Plano de Atividades de 2014 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do país e atendendo, nomeadamente, às Grandes Opções do Plano para 2014 e Grandes Opções do Plano para 2012-2015.

O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia:

› Definição das linhas estratégicas pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores;

› Definição dos objetivos e planos de ação por cada uma das unidades orgânicas e alinhamento global com os objetivos eSPap;

› Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes;

› Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de 2014;

› Apresentação das linhas estratégicas e ações a desenvolver pelo Conselho Diretivo e diretores a todos os colaboradores, na 3.ª RGE – Reunião Geral eSPap.

O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões mensais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão.

Fig. 6 | Planeamento estratégico – agenda de gestão

NÍV

EL

ESTR

ATÉ

GIC

O

NÍV

EL

OP

ERA

CIO

NA

L TR

AN

SVER

SAL

NÍV

EL

OP

ERA

CIO

NA

L SE

TOR

IAL

PMO Setorial (PMOS) Project Management Office

Reuniões de Coordenação Setoriais

PMO Global (PMOG) Program Management Office

Comité de Planeamento e Operações (CPO)

Reunião de Conselho Diretivo (RCD)

•!Gestão de programas e projetos globais

•!Planeamento e coordenação global de operações

•!Coordenação e gestão de projetos setoriais/serviços

GPDO GAJ DAG DGCSI DSPF DSPRH DVEL DCP DITIC DSI

Unidades orgânicas



Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas:

› CPO | Comité de Planeamento e Operações – reuniões mensais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização;

› PMO | Program Management Offfice – reuniões mensais ou quinzenais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes e responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados por área setorial de atividade ou iniciativa específica, de modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas, prevendo-se a implementação do PMO Global durante este ano;

› RCS | Reuniões de Coordenação Setorial – com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes;

› foRHum eSPap – que reúne bimestralmente o presidente do Conselho Diretivo com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias;

› RGE | Reunião Geral eSPap – realizada anualmente, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, com o objetivo de avaliar o ano anterior e apresentar as diretrizes para o ano seguinte.



03 objetivos e planeamento de

atividades



03 objetivos e planeamento de atividades

3.1 objetivos estratégicos e QUAR

O Plano de Atividades de 2014 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e operacionais definidos para a eSPap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e políticas definidas pela tutela.

O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da eSPap.

2011 2012 2013

64 156 315

na 762 1,843

2011 2012 2013

3 3 6

na na na

2011 2012 2013

2.32% 3.73% 3.24%

1,794 1,234 1,237

2011 2012 2013

na na 99.73%

2011 2012 2013

na na 0

2011 2012 2013

na na na

IND6. N.º veículos abatidos no PVE 700 50

Ponderação:

OO 6.

INDICADORESMETA

2014

EFICIÊNCIA

OO 3.

INDICADORESMETA

2014Tolerância Valor Crítico PESO

Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) Peso: 20%

IND5. % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente

existentes)1.00% 0.15% 1.20%

IND7. Disponibilidade dos principais sistemas em produção 99.80% 0.05% 99.90%

Tolerância Valor Crítico

Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso:

50%

100%IND8. N.º centros de dados consolidados na eSPap 3

775 50%

INDICADORES

100%

OO 4.

OO 5.META


1 5

INDICADORESMETA


Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10%

50% 10%

IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços

Partilhados de RH/GeRHuP15,200 1,700 17,000 50%

70% 30%

QUARQuadro de Avaliação e Responsabilização 2014

INDICADORESMETA


IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação

(lançamento de concurso público) 6 1 8 70%

IND1. N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de

Finanças/GeRFiP 350 5 360 50%

INDICADORESMETA


OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso:

MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos.

Objetivos EstratégicosDESIGNAÇÃO

Objetivos Operacionais

Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap)

OO 1.

OE 4.

EFICÁCIA 60%

Expandir os serviços partilhados na Administração Pública 30%

OE 2.

OE 1.

OE 3.

Ponderação:

IND9. % redução do tempo de resposta a pedidos de exceção (SNCP) (2) 25% 100%

Reduzir tempos de resposta a clientes

Peso:

Aumentar a eficácia dos serviços prestados

Contribuir para a redução da despesa pública

Promover a excelência operacional e qualidade do serviço

Desenvolver capacidades e competências críticas

15%

Peso: 100%

PESO

15%

5% 35%

25%

IND4. % redução do n.º de pedidos de exceção a AQ's (1)



Fig. 7 | Quadro de Avaliação e Responsabilização | QUAR 2014

Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este será o segundo ano integral de operação da eSPap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública.

Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à eSPap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em 3 eixos de atuação:

› Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota;

› Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas;

› Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala.

Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da eSPap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública.

A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos.

Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização recentemente criada, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional.

2011 2012 2013

na na 78.10%

2011 2012 2013

na na 0

(1)

(2)

PESOINDICADORES

Notas:

Ponderação:

2.00% 94.00%

Peso:

Condicionado à aprovação da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro (flexibilização de compras até ao montante de 5,000! s/IVA)

Condicionado à delegação de competências na eSPap para autorizar dispensa da aquisição centralizada de bens e serviços e de aquisição ao abrigo de AQs (até ao

montante de 100,000! s/IVA)

OO 7.

QUALIDADE

META

2014Tolerância Valor Crítico

OO 8.

INDICADORESMETA

2014Tolerância PESO

25%

Valor Crítico

IND10. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de

serviços eSPap 90.00% 100%

IND11. N.º serviços certificados em ISO 20000 2 0 3 100%

Assegurar a satisfação dos organismos cliente

Aumentar a qualidade dos serviços prestados

Peso: 50%

50%



O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço.

Objetivos estratégicos

OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes:

• Abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados – nas áreas de finanças, RH e TIC; e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE;

• Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes;

• Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública.

OE2. Contribuir para a redução da despesa pública Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados.

OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos.

OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos.

Fig. 8 | Objetivos estratégicos | QUAR 2014

Fig. 9 | Mapa de objetivos estratégicos | QUAR 2014

ST

AK

EH

OL

DE

R

CL

IEN

TE

FI

NA

NC

EIR

A

PR

OC

ESS

OS

D

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VO

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ENTO

E

INO

VA

ÇÃ

O

OE5. Desenvolver capacidades e competências

críticas

OE3. Promover a excelência

operacional e qualidade do serviço

OE2. Contribuir para a redução da

despesa pública

OE1. Aumentar a eficácia dos serviços

prestados

Satisfação do Stakeholder/Cliente

O objetivo é assegurar a satisfação do stakeholder/Cliente eSPap, na dupla perspetiva:

•! Stakeholder, através da maior abrangência de serviços

prestados e do maior número de clientes na Administração

Pública, o que contribui para o aumento transversal da

eficácia e eficiência e, consequentemente, para a redução da

despesa pública;

•! Cliente, através da maior eficácia e qualidade do serviço

prestado.

!! A contribuição para a redução da despesa pública advém da

maior eficiência na atividade e serviços da eSPap e da própria

natureza e objeto dos serviços prestados, sendo a aposta na

maior abrangência e disseminação.

!! O desenvolvimento e consolidação de capacidades e

competências críticas, aliados à excelência operacional e

qualidade do serviço, potenciarão o aumento da eficácia dos

serviços prestados.

É na prossecução destes objetivos que se concentram as

atividades planeadas para 2014.



3.2 objetivos operacionais

No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que contribuem para a prossecução dos objetivos estratégicos. Para o QUAR 2014 foram apresentados os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos.

Objetivos operacionais Objetivos estratégicos

OE1 OE2 OE3 OE4

OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas OO3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado OO4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OO5. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO6. Reduzir tempos de resposta a clientes OO7. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OO8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados

Fig. 10 | Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos | QUAR 2014

3.3 objetivos e planeamento de atividades

De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o seguinte planeamento de atividades para 2014, que sintetiza:

› Objetivos estratégicos;

› Objetivos operacionais, que contribuem diretamente para o cumprimento dos objetivos estratégicos (ainda que o mesmo objetivo operacional contribua para mais do que um objetivo estratégico, de modo a facilitar a exposição, estes são agrupados por objetivo estratégico dominante);

› Indicadores, que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais, e as metas a atingir em 2014;

› Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes abreviaturas/designações:

› Conselho Diretivo (CD);

› Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF);

› Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH);

› Direção de Compras Públicas (DCP);



› Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL);

› Direção de Sistemas de Informação (DSI);

› Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC);

› Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI);

› Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO);

› Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);

› Direção de Administração Geral (DAG).

O Plano de Atividades de 2014 reflete as prioridades e linhas de ação definidas, como sintetizado em seguida.

❯ Serviços Partilhados de Finanças

Cumprida, a 1 de janeiro de 2014, a meta de concluir a migração para GeRFiP de todos os serviços integrados da Administração Pública Central, assegurando a utilização plena do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P) e a implementação na Administração Regional dos Açores e na Administração Regional da Madeira (aumentando de 315 para 351 o n.º de entidades implementadas em GeRFiP), as apostas nos Serviços Partilhados de Finanças serão:

› Requalificar o GeRFiP com um programa de melhoria contínua, bem como disponibilizar a solução GeRFiP 3.0 que, para além de assegurar uma evolução tecnológica, permite ainda aos clientes beneficiar de melhorias significativas na informação de gestão, com a solução de Business Intelligence (BI);

› Integrar o GeRFiP e as Compras Públicas, permitindo maior rigor e qualidade na informação sobre aquisições, realçando-se o projeto piloto de faturação eletrónica que constituirá um dos primeiros passos para a autofaturação, em desenvolvimento desde 2013;

› Implementar o Business Analytics, com o objetivo de melhor suportar a tomada de decisão com base na informação de gestão, direcionada aos diferentes perfis de utilizadores e em modelo de self service;

› Implementar mecanismos para a gestão do ciclo de vida de documentos e arquivo em GeRFiP;

› Expandir os serviços, assegurando o desenvolvimento, implementação e disseminação de novos processos e funcionalidades, e promovendo a modalidade de adesão em modo de serviço partilhado, especialmente no caso dos clientes que apenas beneficiem de plataforma partilhada;

› Desenvolver um programa de formação estruturado que permita aos clientes dotar as próprias equipas das competências mais relevantes sobre os processos e funcionalidades no âmbito dos serviços prestados pela eSPap;

› Rever o modelo e arquitetura de sistemas de informação de suporte às áreas orçamental, financeira e patrimonial, de modo a dar resposta a novas necessidades e projetos, como é o caso do novo regime financeiro único ou do modelo de gestão de tesouraria;



› Evoluir e melhorar o Centro de Serviços Partilhados, investindo na melhoria dos serviços prestados, pela adequada capacitação e desenvolvimento das equipas, implementação de mecanismos de rotação pelas áreas funcionais, de modo a que cada colaborador possa ter maior conhecimento dos processos suportados e serviços prestados ao cliente. Neste âmbito, prevê-se ainda a agilização e melhoria dos processos internos e a consolidação dos níveis de serviço.

❯ Serviços Partilhados de Recursos Humanos

Em 2014, as principais apostas nos Serviços Partilhados de Recursos Humanos serão:

› Assegurar a conclusão das fases de gestão administrativa de pessoal, gestão de talento e gestão estratégica de recursos humanos (respetivamente fases 1, 2 e 3) do GeRHuP, que representam o fecho de 5 dos projetos ativamente desenvolvidos desde a conceção da solução;

› Consolidar o desenvolvimento do portal GeRHuP – front end – que permite a desmaterialização dos processos administrativos para trabalhadores, dirigentes e áreas de recursos humanos, com a consequente economia de tempo e custos decorrente do regime de self service. Neste âmbito, está prevista a implementação de mais 15 processos de suporte à gestão de recursos humanos;

› Concluir o piloto GeRHuP no Ministério das Finanças, com a expansão para a Autoridade Tributária e Aduaneira, que representa um acréscimo de volume de atividade em cerca de 650% face ao atual e cuja preparação intensiva foi iniciada em 2013. Este é um importante marco para o projeto, uma vez que permite o fecho do piloto e assegura a prova de conceito, para posterior expansão aos restantes organismos da Administração Pública;

› Expandir o GeRHuP para a totalidade dos trabalhadores em requalificação de funções;

› Evoluir o GeADAP para as carreiras especiais médica e de enfermagem (em implementação à data de elaboração do presente relatório, tendo-se já disponibilizado algumas funcionalidades).

❯ Compras Públicas

Nas Compras Públicas, em 2014, as linhas de ação a seguir serão:

› Promover a aprovação da proposta de revisão do regime jurídico do Sistema Nacional de Compras Públicas já apresentada à tutela (D.L. 37/2007, de 19 de Fevereiro), visando maior eficácia, clareza, flexibilidade e eficiência do modelo. A simplificação em vários domínios é vital. Merece destaque não apenas a flexibilização das compras de baixo valor (abaixo de 5 mil euros), cuja moldura atual no âmbito do SNCP constitui não mais do que um “fardo” administrativo para as entidades compradoras em aquisições de apenas algumas dezenas ou centenas de euros, mas também a dispensa de trâmites como sejam as autorizações para despesas plurianuais e portarias de extensão de encargos quando, para tipologias cuja despesa não varia ao longo dos anos, são também inúteis e, consequentemente, dispensáveis. Este tem sido um longo processo legislativo, iniciado em 2012, mas que mereceu um maior envolvimento e significativa melhoria em novembro de 2013 e posterior articulação com todas as secretarias gerais já em 2014;



› Simplificar e desmaterializar os pedidos de exceção;

› Assegurar a melhoria contínua dos acordos quadro, quer pelo aumento das categorias abrangidas, quer pelo aumento da frequência de utilização dos mesmos pelas entidades vinculadas ou voluntárias ao SNCP, melhorando o modelo concetual de modo a refletir a evolução do mercado e as necessidades dos organismos;

› Dar continuidade à integração das várias peças – PEC, Portal BASE, GeRFiP – assegurando maior conhecimento e controlo da informação relativa às aquisições, de modo a: saber mais, comprar melhor e aumentar poupanças;

› Promover a divulgação do funcionamento e benefícios do SNCP e, em particular, dos acordos quadro e procedimentos de aquisição centralizada, promovendo a adesão aos mesmos;

› Dar continuidade às iniciativas de envolvimento e articulação com os diversos intervenientes no SNCP, desde organismos compradores, às Unidades Ministeriais de Compras e fornecedores;

› Promover a revisão do modelo de estimativa de poupanças com as compras públicas, em articulação com o Tribunal de Contas e Inspeção-Geral das Finanças;

› Promover mais iniciativas de centralização de aquisições, para potenciar poupanças e testar os próprios acordos quadro.

❯ Parque de Veículos do Estado (PVE)

Em 2014, as principais apostas no Parque de Veículos do Estado serão:

› Concluir a revisão do regime jurídico do PVE e das regras de apreensão de veículos;

› Promover a centralização da gestão da frota, através da prova de conceito com um projeto piloto para posterior expansão;

› Otimizar e agilizar os processos internos, promovendo mecanismos que permitam maior visibilidade dos serviços de gestão do PVE junto dos clientes, especialmente no que respeita ao progresso dos pedidos de serviço e do nível de cumprimento dos prazos estabelecidos.

❯ Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)

No âmbito dos sistemas de informação, as áreas de foco em 2014 serão:

› Reforçar as capacidades de prestação de serviços, aumentando o conhecimento de negócio e a articulação com os clientes;

› Reforçar e consolidar as capacidades de planeamento de projetos e de coordenação de programas, assegurando a correta gestão da capacidade e aumentando o grau de execução dos projetos;

› Desenvolver o modelo e capacidades de gestão do portefólio de aplicações, assegurando a adequada gestão de investimentos e prioridades.



No âmbito das infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, as prioridades sintetizam-se em:

› Continuar a aposta no reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas e continuar a estratégia de centralização faseada dos centros de dados do Ministério das Finanças e da Administração Pública na eSPap;

› Concluir o desenvolvimento do sistema de gestão de serviços de TI e o processo de certificação ISO 20000;

› Implementar o modelo de custeio desenvolvido em 2013;

› Reduzir tempos e aumentar a qualidade na resposta a clientes;

› Reduzir custos operacionais, nomeadamente, pela continuação do programa de melhoria do Centro de Processamento de Dados da eSPap, tendo em vista o aumento da eficiência energética;

› Reduzir custos associados ao licenciamento e manutenção de software e hardware, promovendo a renegociação de contratos, já iniciada em 2013;

› Endereçar, de modo estruturado, as medidas de mitigação de risco (business continuity, disaster recovery, entre outras), assim exista disponibilidade orçamental para o efeito (necessidade sinalizada à tutela).

❯ Áreas transversais

No âmbito da gestão de clientes e serviços, as principais orientações para 2014 serão:

› Desenvolver e consolidar o modelo de relacionamento com o cliente, nomeadamente nas vertentes de revisão dos instrumentos de contratação, definição do modelo de pricing para os serviços ainda não cobertos, de modo articulado com o sistema de custeio;

› Integrar progressivamente mais serviços de apoio e atendimento no Centro de Contacto da eSPap, nomeadamente no âmbito das Compras Públicas e do PVE, promovendo a consolidação dos níveis de serviço e a qualidade do atendimento;

› Divulgar o catálogo de serviços da eSPap e continuar a monitorização e acompanhamento dos níveis de serviço, com maior abrangência em termos de serviços monitorizados.

No âmbito dos processos internos, qualidade e inovação, as apostas em 2014 serão:

› Consolidar o modelo de governo e de gestão de programas e projetos, com vista a um acompanhamento mais eficaz, bem como consolidar e desenvolver a solução centralizada de projetos (EPM), desmaterializando e agilizando a produção de reportes e de indicadores de gestão;

› Reforçar a aposta na definição e desmaterialização dos processos internos, de modo alinhado com a iniciativa ISO 20000.

Os objetivos para 2014, relativamente ao planeamento e desenvolvimento organizacional serão:



› Desenvolver e consolidar o planeamento e monitorização do desempenho organizacional de modo articulado com o processo de orçamentação, assegurando a implementação de um sistema de suporte;

› Desenvolver o balanced scorecard da organização, bem como o projeto de monitorização e benchmarking de indicadores de processos e serviços;

› Disponibilizar o novo site institucional, cujo projeto foi iniciado em 2013;

› Concluir o processo de rebranding dos sistemas e produtos eSPap;

› Assegurar a continuidade e evolução dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes;

› Assegurar o desenvolvimento da intranet corporativa, desenvolvendo o projeto de implementação da nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;

› Dar continuidade ao plano de comunicação interna e externa, tendo como foco a política de comunicação organizacional de proximidade.

No que respeita à administração geral, os principais objetivos serão:

› Otimizar os processos de gestão financeira e de gestão de recursos humanos, suportados no GeRFiP e GeRHuP;

› Promover o desenvolvimento de capacidades nas equipas, visando um melhor desempenho organizacional;

› Assegurar a extensão do modelo de custeio a toda a organização;

› Concluir o programa de renovação de instalações.

Para o apoio jurídico, as prioridades serão:

› Promover a avaliação dos instrumentos jurídicos de suporte à organização, de modo a melhorar a gestão e otimizar o desempenho das orgânicas;

› Suportar as demais áreas de serviço na revisão dos regimes e enquadramento jurídico, com vista à maior eficácia na ação (nomeadamente do SNCP e do PVE).

De seguida, apresentam-se os indicadores e atividades previstas para 2014, estruturados por objetivos estratégicos e operacionais.



❯ Objetivo estratégico | OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados

Atividades planeadas:

Objetivo Operacional Indicador Meta Atividade Resp.

OO01

Expandir os Serviços Partilhados na Administração Pública

1.01.01

N.º de serviços na AP implementados em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP (QUAR)

350 Expandir os Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP aos serviços da AP | Administração Direta

DSPF

1.01.02

N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de Recursos Humanos/GeRHuP (QUAR)

15,200 Expandir os Serviços Partilhados de RH/GeRHuP na AP DSPRH

1.01.03 Implementação do GeRHuP | Rollout para Ministério das Finanças – AT (data)

31-dez-14 Implementar GeRHuP | Rollout para Ministério das Finanças – AT

DSPRH DSI

1.01.04

Disponibilização do GeRHuP | Rollout para trabalhadores em requalificação (ex-SME – Sistema de Mobilidade Especial) (data)

31-dez-14

Disponibilizar GeRHuP | Rollout para trabalhadores em requalificação (ex-SME – Sistema de Mobilidade Especial)

DSPRH

OO02

Expandir a oferta de Serviços Partilhados de Finanças

1.02.01 Evolução do GeRFiP | Integração com Compras Públicas/e-procurement (data)

31-dez-14 Desenvolver o GeRFiP | Integrar com Compras Públicas/e-procurement

DSPF DCP DSI

1.02.02 Evolução do GeRFiP | Business Analytics (data) 31-dez-14

Implementar as capacidades de informação de gestão | Business Analytics no GeRFiP

DSPF DSI

OO03

Expandir a oferta de Serviços Partilhados de Recursos Humanos

1.03.01

Implementação do GeRHuP Back-end Fase 1 – Lote 1 | Gestão administrativa e vencimentos (data)

31-dez-14 Implementar GeRHuP Back-end Fase 1 – Lote 1 | Gestão administrativa e vencimentos

DSPRH

1.03.02

Implementação do GeRHuP Back-end Fase 1 – Lote 2 | Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário (data)

31-dez-14

Implementar GeRHuP Back-end Fase 1 – Lote 2 | Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário

DSPRH

1.03.03 Implementação do GeRHuP Back-end Fase 1 – Lote 3 | Gestão de deslocações (data)

31-dez-14 Implementar GeRHuP Back-end Fase 1 – Lote 3 | Gestão de deslocações

DSPRH

1.03.04 Implementação do GeRHuP Back-end Fase 2 | Gestão de talentos (data)

31-dez-14 Implementar GeRHuP Back-end Fase 2 | Gestão de talentos DSPRH

1.03.05 Implementação do GeRHuP Back-end Fase 3 | Gestão estratégica (data)

31-dez-14 Implementar GeRHuP Back-end Fase 3 | Gestão estratégica DSPRH

1.03.06 N.º de processos prioritários implementados no GeRHuP Front-end

15 Implementar processos prioritários no GeRHuP Front-end

DSPRH DSI

1.03.07

Implementação do GeADAP – SIADAP 2/3 | Evolução para avaliação das carreiras especiais médica e de enfermagem (data)

31-dez-14

Implementar GeADAP – SIADAP 2/3 | Evolução para avaliação das carreiras especiais médica e de enfermagem

DSPRH DSI




OO04

Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)

1.04.01

N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público) (QUAR)

6

Negociar e lançar/renovar AQ, nomeadamente: - AQ-SVDLF | Serviço de comunicações de voz e dados em local fixo - AQ-EI | Equipamento informático - AQ-SME | Serviços de manutenção em edifícios - AQ-TIC | Serviços de desenho, administração, operação e consolidação de infraestruturas TIC - AQ-CLOUD | Serviços de cloud computing - AQ-GF | Gestão de frota (centralização) - AQ-MOB | Mobiliário de escritório - AQ-VA | Viagens, transportes aéreos e alojamentos

DCP

1.04.02

% Redução do n.º de pedidos de exceção a AQ (QUAR) (Nota: condicionado à aprovação da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 fevereiro, para flexibilização de compras até ao montante de 5,000€ s/IVA)

50%

Apresentar a proposta de revisão do regime jurídico do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) (Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro), promovendo a sua aprovação

DCP

1.04.03

Proposta de revisão do regime jurídico do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) (Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro) (data)

30-jun-14

1.04.04 N.º entidades voluntárias aderentes ao SNCP 550

Promover iniciativas de angariação de entidades voluntárias aderentes

DCP

1.04.05 Implementação de plano de divulgação/roadshows dos AQ (data)

31-dez-14 Realizar roadshows de divulgação dos AQ DCP

1.04.06 Participação no projeto C4E | Cloud for Europe (data) 31-dez-14

Participar no projeto C4E | Cloud for Europe para determinação de uma estratégia europeia na computação cloud para o setor público

DCP

OO05

Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE)

1.05.01

% Redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes) (QUAR)

1.0% Assegurar a gestão do PVE de acordo com o normativo em vigor DVEL

1.05.02 N.º veículos abatidos no PVE (QUAR) 700 Assegurar a gestão do PVE de

acordo com o normativo em vigor DVEL

1.05.03

Implementação de programa piloto de centralização da gestão de frota para veículos ligeiros do PVE (não contempla contratos de AOV) (data)

30-set-14 Implementar programa piloto de centralização da gestão de frota para veículos ligeiros do PVE

DVEL

1.05.04

Promoção da aprovação da proposta de revisão do regime jurídico do PVE (Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto, e legislação conexa) (data)

30-jun-14

Promover a aprovação da proposta de revisão do regime jurídico do PVE (Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto, e legislação conexa)

DVEL GAJ




1.05.05

Proposta de revisão da legislação de veículos apreendidos em processo crime (data)

30-set-14 Apresentar proposta de revisão da legislação de veículos apreendidos em processo crime

DVEL GAJ

OO06

Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção

1.06.01

% Disponibilidade dos principais sistemas em produção (QUAR)

99.80%

Implementar programa de transformação do CPD (renovação da infraestrutura core de rede e da infraestrutura de balanceamento e firewall do CPD)

DITIC

Implementar programa de transformação do CPD (renovação da infraestrutura elétrica e de AVAC)

DITIC

Reforçar a infraestrutura TIC de produtos/aplicações críticas DITIC

OO07

Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações

1.07.01 N.º centros de dados consolidados na eSPap (QUAR)

3

Consolidar e centralizar infraestruturas tecnológicas/centros de dados na eSPap

DITIC

OO08

Desenvolver o modelo de relacionamento com o cliente

1.08.01 Implementação do modelo de relacionamento com o cliente (data)

31-dez-14 Implementar o modelo de relacionamento com o cliente

DGCSI DSPF DSPRH DCP DVEL DSI DITIC

OO09

Assegurar a satisfação do Cliente | cumprimento de níveis de serviço

1.09.01

% Cumprimento de níveis de serviço do catálogo de serviços eSPap (serviços críticos identificados) (QUAR)

90%

Assegurar a prestação de serviços de acordo com os níveis de serviço estabelecidos (identificados no catálogo de serviços)

DGCSI DSPF DSPRH DCP DVEL DSI

1.09.02 % Cumprimento dos níveis de serviço do Centro de Contacto 80%

Assegurar a prestação de serviços de acordo com os níveis de serviço estabelecidos

DGCSI

1.09.03 % Cumprimento de níveis de serviço | TIC (serviços certificados ISO 20000)

70%

Assegurar a prestação de serviços de acordo com os níveis de serviço estabelecidos (identificados no catálogo de serviços)

DITIC

OO10 Desenvolver o Centro de Contacto

1.10.01 Integração do atendimento das Compras Públicas e PVE no Centro de Contacto (data)

31-dez-14 Integrar o atendimento das Compras Públicas e PVE no Centro de Contacto

DGCSI DCP DVEL

OO11

Desenvolver o modelo de pricing dos serviços eSPap

1.11.01 Definição do modelo de pricing dos serviços eSPap | SPRH e TIC (data)

31-dez-14 Definir o modelo de pricing dos serviços eSPap | SPRH e TIC

DGCSI DSPRH DSI DITIC DAG



❯ Objetivo estratégico | OE2. Contribuir para a redução da despesa pública



OO01 Reduzir custos operacionais

2.01.01 Melhoria do PUE (grau de eficiência energética) do CPD 1.90

Implementar programa de transformação do CPD | medidas com impacto na eficiência energética

DITIC

2.01.02 % Redução de custos de suporte/manutenção de software

5% Renegociar contratos de suporte/manutenção de software DITIC

OO02

Assegurar a evolução tecnológica de soluções

2.02.01 Atualização de arquiteturas tecnológicas dos sistemas legacy (data)

31-dez-14 Atualizar arquiteturas tecnológicas dos sistemas legacy DITIC

2.02.02

Implementação do novo sistema de transferência de ficheiros | levantamento de requisitos de negócio (data)

31-dez-14 Implementar o novo sistema de transferência de ficheiros | levantar requisitos de negócio

DITIC

❯ Objetivo estratégico | OE3. Promover a excelência operacional e a qualidade do serviço



OO01

Assegurar a satisfação do Cliente com os serviços prestados

3.01.01 Grau de satisfação do cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (1-5)

=> 3.5 Promover ações de melhoria dos Serviços Partilhados de Finanças DSPF

3.01.02 % Utilizadores do Centro de Contacto com grau de satisfação >= 3

90% Promover ações de melhoria do Centro de Contacto DGCSI

OO02

Assegurar a melhoria dos Serviços Partilhados de Finanças

3.02.01 Requalificação do GeRFiP | Programa de melhoria (data) 31-dez-14 Implementar o programa de

melhoria do GeRFiP DSPF DSI

3.02.02 Requalificação do GeRFiP | Implementação do GeRFiP 3.0 (data)

31-ago-14 Implementar o GeRFiP 3.0 DSPF DSI

OO03

Aumentar a eficiência dos processos de Compras Públicas

3.03.01

% Redução do tempo de resposta a pedidos de exceção (SNCP) (QUAR) (Nota: condicionado à delegação de competências na eSPap para autorizar dispensa da aquisição centralizada de bens e serviços e de aquisição ao abrigo de AQ até ao montante de 100,000€ s/IVA)

25% Reduzir os tempos de resposta a pedidos de exceção DCP

3.03.02

Simplificação e desmaterialização do processo de gestão de pedidos de exceção (data)

30-jul-14 Simplificar e desmaterializar o processo de gestão de pedidos de exceção

DCP DSI




OO04 Aumentar a qualidade dos serviços TIC

3.04.01 Implementação do Sistema de Gestão de Serviços do ISO 20000 (data)

31-dez-14 Implementar o Sistema de Gestão de Serviços do ISO 20000 DITIC

3.04.02 % Políticas de backup com sucesso após reforço de infraestrutura

90% Reforçar a infraestrutura de backups DITIC

3.04.03

Implementação do sistema de monitorização de serviços TIC | conceção do sistema e implementação prioritária para GeRFiP e GeRHuP (data)

31-dez-14

Implementar o sistema de monitorização de serviços TIC | conceção do sistema e implementação prioritária para GeRFiP e GeRHuP

DITIC

OO05 Certificar serviços TIC | qualidade 3.05.01

N.º serviços certificados em ISO 20000 (QUAR)

2 Obter a certificação ISO 20000 para serviços TIC DITIC

OO06

Desenvolver e implementar o modelo de gestão da capacidade

3.06.01

Implementação do modelo de gestão da capacidade (gestão da procura e oferta/scheduling) (data)

30-set-14 Implementar o modelo de gestão da capacidade (gestão da procura e oferta/scheduling)

DGCSI DSI DITIC

OO07

Aumentar a eficiência da gestão de projetos

3.07.01 % Projetos inseridos no novo modelo de gestão e suportados em EPM

90%

Assegurar a gestão de projetos eSPap de acordo com novo modelo, com vista ao aumento de eficácia

DGCSI

3.07.02 % Implementação do plano de formação em gestão de projetos

80% Implementar o plano de formação de gestores de projeto DGCSI

OO08

Implementar ferramentas de suporte ao ciclo de vida de projetos

3.08.01 Implementação da solução de gestão de requisitos (data) 30-jun-14 Implementar a solução de gestão

de requisitos DSI

OO09

Aumentar a eficiência | desmaterialização de processos internos

3.09.01 N.º Processos internos críticos desmaterializados 2

Desmaterializar processos internos com vista ao aumento de eficiência na operação

DGCSI

OO10

Desenvolver capacidade analítica e custeio de produtos e serviços

3.10.01 Desenvolvimento de modelo de custeio de produtos e serviços (data)

31-dez-14 Desenvolver o modelo de custeio de produtos e serviços DAG

OO11 Promover a transparência de custos

3.11.01

% Clientes de serviços certificados em ISO 20000 com chargeback (efetivo ou pedagógico)

70% Assegurar chargeback a clientes dos serviços certificados em ISO 20000

DITIC



❯ Objetivo estratégico | OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas



OO01

Desenvolver e consolidar a cultura organizacional

4.01.01 Grau de satisfação de colaboradores (1-5) => 3.5 Promover ações de melhoria de

satisfação dos colaboradores CD GPDO

4.01.02 % Implementação do plano de ação do foRHum 75% Implementar ações e medidas do

foRHum GPDO

4.01.03 Elaboração do manual de acolhimento eSPap (data) 30-set-14 Elaborar o manual de acolhimento

de colaboradores eSPap DAG GPDO

OO02 Desenvolver a comunicação

4.02.01 Disponibilização de nova versão do site institucional da eSPap (data)

30-jul-14 Desenvolver versão otimizada do site institucional eSPap GPDO

4.02.02 % Implementação do plano de comunicação 80% Conceber e implementar o plano

de comunicação GPDO

4.02.03 Grau de satisfação com ações de comunicação interna (1-5) => 3.6

Aferir o grau de satisfação dos colaboradores com as ações de comunicação interna

GPDO

OO03 Assegurar a capacitação da organização

4.03.01

Implementação do modelo de feedback a dirigentes | Desenvolvimento das capacidades de liderança (data)

31-dez-14 Implementar o modelo de feedback a dirigentes para todos os dirigentes

GPDO

4.03.02 % Implementação do plano de formação de colaboradores 80% Implementar o plano de formação

de colaboradores DAG

OO04

Desenvolver instrumentos jurídicos, regulamentares e laborais

4.04.01 Conclusão da elaboração do regulamento interno (data) 30-jun-14

Concluir o regulamento interno (dependente de aprovação da tutela)

GAJ

OO05

Promover a melhoria das condições de trabalho | instalações

4.05.01 Implementação do programa de renovação do edifício (data) 31-dez-14

Implementar o programa de reformulação do layout do espaço interior, revisão de acessos exteriores e obras conexas

DAG

OO06 Desenvolver a marca eSPap 4.06.01

% Implementação do programa de rebranding de serviços e produtos

80% Assegurar o rebranding dos produtos eSPap GPDO



04 recursos financeiros e pessoas



41

04 recursos financeiros e pessoas

4.1 recursos financeiros

O orçamento da eSPap, para 2014, é de 29,376,477€. Este montante, relativamente a 2013, representa uma redução de 22% face à dotação inicial e de 8% face ao orçamento retificativo.

2014 2013 Variação 2013-2014 Fonte Financiamento

Dotação inicial

Dotação inicial

Orçamento retificativo

Dotação inicial

Orçamento Retificativo

Orçamento de Estado 13,976,960 € 18,204,255 € 15,452,299 € -23.22% -9.55%

Receitas Próprias 10,453,297 € 11,784,259 € 8,814,822 € -11.29% 18.59%

Fundos Europeus 4,946,220 € 7,590,439 € 7,590,439 € -34.84% -34.84%

Total 29,376,477 € 37,578,953 € 31,857,560 € -21.83% -7.79%

Fig. 11 | Orçamento | 2014 – variação face a 2013

No que respeita ao orçamento de funcionamento, está prevista uma dotação de 19,055,901€.

A eSPap tem como objetivo reduzir os custos operacionais, o que tem vindo a ser conseguido desde 2012, estando já em estudo a mudança do armazém afeto ao Parque de Veículos do Estado, o que permitirá diminuir os custos de arrendamento suportados.

No decurso de 2014, serão ainda revistas outras categorias de bens e serviços com o objetivo de diminuir custos operacionais.

No que respeita ao orçamento de investimento (PIDDAC), está prevista uma dotação de 10,320,576€.

Em 2014, está contemplado um investimento significativo no GeRHuP, prevendo-se a conclusão da implementação do piloto no Ministério das Finanças, bem como a criação das condições necessárias para a expansão para os outros organismos públicos. Também o Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos será desenvolvido e capacitado durante este ano, para acomodar a expansão prevista dos serviços.

Paralelamente, pretende-se o desenvolvimento e melhoria do GeRFiP, implementado desde o final de 2013 em todos os serviços integrados da Administração Central do Estado, simplificando a gestão de processos e melhorando a qualidade da informação. Neste âmbito, está também prevista a implementação de funcionalidades de integração com o Sistema Nacional de Compras Públicas, que permitirão melhorar a eficiência e eficácia do sistema, alavancando as poupanças com aquisições na Administração Pública.

Face ao acréscimo significativo de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças, entre 2012 e 2014 – de 156 para 351 entidades implementadas em GeRFiP, registando-se um aumento de 125% – torna-se necessário assegurar a capacitação do Centro de Serviços Partilhados de Finanças.



42

Prevê-se, ainda, o investimento necessário para cumprir os objetivos definidos para a eSPap, no âmbito do Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos nas TIC (PGERRTIC) na Administração Pública.

Por fim, o orçamento contempla a verba necessária para continuar o programa de renovação do edifício de Alfragide que passou a acomodar mais do que o dobro das equipas (internas e prestadores de serviços externos), por força da concentração de toda a operação da eSPap em junho de 2013. Torna-se assim necessário garantir as condições mínimas de funcionamento, como por exemplo, a renovação do AVAC. Esta concentração permitiu libertar o edifício da Columbano e gerou uma poupança, em 2013, de mais de 210,000€, equivalente a uma poupança anual de mais de 520,000€.

Foi ainda solicitado à tutela o reforço do orçamento de modo a assegurar a cobertura de despesas com o pessoal e encargos com instalações, o que, a não se confirmar, terá impacto na atividade prevista.

No plano patrimonial, a eSPap é proprietária do edifício de Alfragide, sendo o armazém do Parque de Veículos do Estado, no Quimiparque, ocupado em regime de arrendamento.

4.2 pessoas

Os recursos humanos da eSPap pertencem a dois regimes distintos de vínculos laborais: Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e Contrato Individual de Trabalho (CIT).

Para a concretização do plano de atividades de 2014, a eSPap prevê um mapa de pessoal com 325 postos de trabalho.

Cargo/carreira/categoria Nº postos de trabalho

Dirigentes – Direção superior 4

Dirigentes – Direção intermédia e Chefes de equipa 29

Técnico Superior e Especialista de Informática 178

Coordenador Técnico 3

Técnico de Informática 34

Assistente Técnico 69

Assistente Operacional 8

Total 325

Nota: De modo a permitir o reporte e análise de informação, e apenas para este efeito, equipararam-se, por correspondência, as carreiras das extintas ANCP e GeRAP, a carreiras da Administração Pública.

Fig. 12 | Mapa de pessoal | 2014

Apesar da elevada percentagem de pessoas com grau académico superior, a eSPap considera determinante o investimento no desenvolvimento e formação contínuos das equipas para assegurar a missão da organização e promover a excelência na prestação de serviços à Administração Pública.

Juntos, partilhamos eficiência

Plano de atividades | 2014 Abr i l 2013

eSPap | Entidade de Serv iços Part i lhados da Administração Públ ica, I . P. Av. Leite de Vasconcelos, 2 A lfrag ide 2614-502 AMADORA PORTUGAL Tel . : (+351) 214 723 100 Fax: (+351) 214 723 103 [email protected] www.espap.pt

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