Pedido de Compras

1. Introdução

É um documento que contém informações sobre quais produtos e suas

quantidades desejam ser compradas pela empresa. Este arquivo pode ser enviado aos

fornecedores, recebendo deles propostas de preço e de benefícios.

O documento define temporariamente qual é a necessidade da empresa.

Portanto é de extrema importância, cabendo aos gestores a função de avaliar dentro da

instituição o que deve ser prioridade no momento, ou seja, o que é necessário para o

aumento no número de vendas, sendo isto produtos novos (lançamentos), reposição de

estoque, entre outros.

O pedido de compras oficializa as aquisições de produtos, mercadorias ou

serviços de uma empresa, de forma que sejam realizados nas especificações certos, em

quantidades adequadas, com boa qualidade e por preços convenientes (lei da Oferta e da

Procura). Um pedido de compras corretamente elaborado possibilita um melhor

acompanhamento, tornando mais fácil o controle de todo o processo de aquisição. Isso

dá maior credibilidade à empresa junto ao fornecedor, pois demonstra o bom nível de

organização do empreendimento, sinalizando o perfeito conhecimento da linha de

mercadorias, produtos ou serviços que explora.

COMO SE UTILIZA:

Produto Comprado, vindo da fábrica.

Estoque da Empresa.

CICLO DE REPOSIÇÃO DO ESTOQUE

Pedido

de

Compra

Conferencia do Estoque, analisar o que está

faltando/faltará.

Realizando uma Venda.

A compra, sem dúvida, tem a mesma importância da venda. Ela se reflete

diretamente nas negociações, e conseqüentemente, nas demais áreas funcionais da

empresa.

A quantidade, qualidade, preço e prazo dos produtos fabricados numa indústria

dependem muito das condições em que foram adquiridos as matérias-primas e os

insumos.

No comércio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condições,

proporcionam venda mais rápida e, possivelmente, maior margem de lucro.

Da mesma forma, numa empresa de prestação de serviços, a qualidade e o preço

dos trabalhos executados estão diretamente ligados às condições em que as compras

foram realizadas.

Esses são os requisitos básicos da compra: quantidade, qualidade, preço e

prazo. E se sua empresa não está conseguindo alcançá-los, provavelmente alguns

problemas devem estar ocorrendo, tais como:

Perda de vendas pela má qualidade, preços elevados ou especificação incorreta

dos produtos;

Perdas de clientes, em razão da falta de mercadorias em estoque.

Mas, qual a melhor maneira de analisar o que preciso comprar para manter o

estoque atualizado? Um sistema de Informação, especificamente um de Gestão de

Estoque.

Um sistema de Informação vai proporcionar ao gestor informações, relatórios,

gráficos, quantidades e outras mídias de informações que vão ajudar o gestor na tomada

decisões mais precisas.

Com essa finalidade, o sistema RTI Controle, possui um módulo específico para

lançamento de Pedidos de Compras.

2. RTI Controle – Pedido de Compras

2.1. Conhecendo a ferramenta

Para acessar a ferramenta no Sistema RTI Controle, acesse as seguintes etapas:

Login no RTI Controle > Menu Estoque > Pedido de Compras

A janela que se abre, é a seguinte:

Com esta ferramenta, definimos as atividades que podem ser realizadas:

a. Lançamento de Pedido de Compra;

b. Abrindo Pedido para Alteração;

c. Lançamento das Formas de Pagamento do Pedido;

d. Aprovação do Pedido de Compra;

e. Importação do Pedido de Compra;

f. Busca/Filtragem de pedido(s) de compra(s);

g. Edição do Pedido de Compra;

h. Impressão de Relatórios;

i. Excluir Pré-Pedido.

a. Lançamento de Pedido de Compra:

O lançamento refere-se ao momento em que fazemos o cadastro das informações

em um formulário, que as armazenará. Estas informações espelham-se em uma nota

fiscal de entrada.

Para tanto, vamos seguir os passos:

Passo 1:

Abrir formulário em branco.

Menu Pedidos > Incluir novo Pedido:

Passo 2:

Ao Clicar, será aberto um formulário para preenchimento, iniciando-se pelo

cabeçalho, informar os dados:

Dados do Fornecedor e

Transportadora

Número do Pedido e Data

de lançamento

Número, Data de Emissão, e

Valores cobrados

Informações do Veículo de

transporte

Informações do

Comprador

Passos 3 e 4

Passo 3:

Inserir Produtos.

Passo 4:

Salvar o Pedido.

Clicando em salvar o pedido de compra será adicionado na tela de pré-pedidos,

aguardando aprovação

Buscar o

Produto

Informar quantidade, valor do IPI

(caso tenha) e Incluir. Podendo

também excluir e alterar.

Nesta área os produtos vão sendo Inseridos.

Logo Abaixo estão informações como total de

itens, valor total de IPI e dos Produtos.

Opções: Cancelar- cancela as modificações e se não foi salvo,

cancela o pedido;

Salvar – Salva as alterações e o Pedido;

Importa XML NFe- já existente;

Imprime NF-e Vinculada, se existir.

b. Abrindo Pedido para Alteração;

Na tela de Pré pedidos, o pedido ficará armazenado, esperando aprovação,

portanto enquanto estiver nesta área será possível realizar todas as alterações possíveis

como adição ou exclusão de produtos, alterar fornecedor, comprador, etc.

Para tanto é simples, basta localizar o Registro e dar um duplo clique sobre o

mesmo.

Lembrando que para salvar as alterações deve-se clicar em “[F2] – Salvar as

Alterações Realizadas.”

É possível

localizar um

registro

utilizando as

opções de

filtragem.

Explicadas

mais a diante.

c. Lançamento das Formas de Pagamento do Pedido;

Sabendo como realizar a alteração do pedido, para realizar o lançamento do

pedido deve-se seguir os seguintes passos:

Passo 1:

Localizar o registro na tela dos pré-pedidos, e abri-lo para alteração.

Passo 2:

Com o registro aberto observar as 3 abas no centro, selecionar “Dados de

Aprovação/Faturamento”:

Lançamento

dos

Itens/Vendas:

aba atual.

Observações do Pedido:

abre campos de observação

para serem escritos

Dados de Aprovação e

Faturamento: Aba de

Interesse.

Clicando na terceira aba será aberta a seguinte janela:

Aqui registraremos como será realizado o pagamento deste Pedido de Compra.

Passo 3:

Inserindo Informações:

Lembrar de Incluir pagamento, ele será adicionado à tabela do lado, que irá listar

todos os pagamentos caso existam mais de um.

Esta janela também possui a aba para pagamento do frente, que possui as

mesmas funcionalidades.

Escolher a qual Grupo de

Contas e a qual despesa

estará relacionada.

Informações de Pagamento

j. Aprovação do Pedido de Compra;

A aprovação ocorre quando o Pedido deixa a aba de pré-pedidos, e passa a

compor a de pedidos aprovados. Além de ocorrer a inserção no Contas a Pagar do

Pedido e a entrada de produtos no estoque.

Para Aprovar é Simples:

Passo 1:

Localizar o Pedido, e abri-lo para alteração.

Passo 2:

Ir para a terceira aba: Dados de Aprovação/Faturamento. Nela, marcar a opção

“Confirmar a Aprovação do Pedido e a Entrada dos Produtos no Estoque”:

Clicando em salvar será aberta a janela:

Clicando em “Sim” o Pedido será aprovado. Ocorrerá então a entrada de

produtos no estoque e a inserção nas contas a pagar.

k. Importação do Pedido de Compra;

Um pedido é uma venda já realizada, e a importação do pedido refere-se ao

preenchimento do formulário com as informações deste pedido, portanto é um processo

aplicado somente no contexto Matriz x Filial, onde a saída da Matriz será feita por meio

da venda, e a entrada da Filial por meio da importação deste pedido.

Simulando um processo, primeiramente ocorrerá a emissão do pedido por parte

da Matriz:

Passo 1:

Para Importar o Pedido é preciso ter em mãos o número do Pedido emitido pela

Matriz, com ele basta ir em:

Pedidos > Importar Pedido

Será aberta então a seguinte janela:

Basta preencher em Origem o nome da Matriz e em Pedido o número do mesmo

vindo da Matriz. Clicar em Importar.

O pedido será aberto com todas as informações do Pedido de Venda da Matriz,

ficando na aba de pré-pedidos, esperando aprovação.

Empresa X

Número do

Pedido

l. Busca e Filtragem de pedido(s) de compra(s);

Busca e Filtragem referem-se às possíveis formas de se encontrar um pré-pedido

ou um pedido já aprovado.

Na parte superior da janela se encontram as funcionalidades:

Buscar/Filtrar por:

a) Número da Nota Fiscal;

b) CFOP;

c) Entre datas do Pedido;

d) Entre datas da Nota;

e) Por Fornecedor;

f) Por Transportadora;

g) Por Filial.

Lembrando que por padrão, nenhum pedido vem filtrado, portanto é necessário

clicar em Atualizar Filtros (mesmo que não exista nenhum parâmetro de busca) para

que exista o carregamento de informações.

Limpar Filtros, limpam todas as informações de busca.

m. Impressão de Relatórios;

Os Relatórios de impressão podem ser divididos em dois grupos: individuais

(por pedido selecionado) ou geral (por filtro de tela).

Para tanto, vejamos:

No fim do Manual se encontram os Modelos de Relatórios.

Individuais – Por

pedido Selecionado

Gerais – Por

filtro de tela

n. Excluir Pré-Pedido.

Para excluir um Pré-Pedido é simples (lembrando que se o pedido já foi

aprovado não é possível realizar a exclusão do mesmo, uma vez que, para realizar tal

processo é preciso ‘desaprovar’ um pedido já aprovado):

Passo 1:

Buscar e Selecionar Pedido.

Passo 2:

Acessar:

Pedidos > Excluir Pedido Selecionado

Será aberta a seguinte janela alerta para confirmação:

Clicando em Sim o pedido será excluído.

o. Relatórios:

Os relatórios se Aplicam tanto a aba de Pré-Pedidos como a de Pedidos

Aprovados.

Modelo Selecionado – Pedido 01

Modelo Selecionado – Pedido 02

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