[SRM e Portal de Contratos GLOBOSAT]

AGENDA

1. Cadastrando a sua empresa no Portal SRM

2. Cadastrando as pessoas de contato que irão operar o site

3. Acessando o Portal

4. Tela Solicitações de cotação e leilões

4.1. Aba Informações de solicitação de cotação

4.2. Aba itens

4.3. Aba notas e anexos

4.4. Cabeçalho da solicitação de cotação

5. Criando propostas comerciais

5.1. Mensagens do sistema

5.2. Área de solicitações de cotação

5.3. Aba informações de solicitações de cotação

5.4. Aba itens

5.5. Propondo itens

5.6. Aba notas e anexos

6. Criando propostas técnicas

7. Acessando o Portal para visualizar o documento de

Contrato

8. Retornando sobre o documento através do Portal

8.1. Retornando através de Discussão

8.2. Retornando através de envio de nova versão de documento

Este treinamento irá demonstrar como interagir com a Globosat via SRM durante os processos de sourcing.

Para tanto é necessário:

1. Cadastrar a sua empresa;

2. Cadastrar as pessoas de contato que irão operar no Portal;

3. Acessar o portal para criar os lances, ou propostas comerciais e técnicas.

1. Cadastrando a sua empresa no Portal SRM.

Para participar de qualquer sourcing com a Globosat é necessário que a sua empresa esteja cadastrada em nossos sistemas.

Todos os CNPJs da sua organização que puderem emitir Danfes ou Notas fiscais contra a Globosat deverão estar previamente cadastrados.

COMO SABER SE A MINHA EMPRESA ESTÁ CADASTRADA?

Se a sua empresa emitiu Danfes ou Notas fiscais contra a Globosat em 2016, ela está cadastrada;

Se a sua empresa recebeu um Pedido de compras ou contrato da Globosat em 2016, ela está cadastrada;

Você pode ainda procurar o seu contato (analista de compras ou importação) na Diretoria de Logística da Globosat para se informar.

Caso a sua empresa não esteja cadastrada e exista algum processo de sourcing a ser aberto, o seu contato comercial na Globosat seguirá o mesmo procedimento que já adotamos há anos: Ele te enviará um formulário para o preenchimento dos dados de sua empresa, o qual deverá ser devolvido acompanhado por um comprovante dos dados bancários (cópia de cheque ou declaração do Banco). Como na Figura 1, a seguir.

Figura 1

2. Cadastrando as pessoas de contato que irão operar o site.

O termo Pessoa de contato no Portal SRM da Globosat serve para designar os membros das organizações que participarão dos processos de solicitação de cotação. São essas pessoas que receberão os convites para participação nos processos de fornecimento através do portal. O próprio analista de compras/importação executa esse cadastramento. Assim que a sua empresa estiver cadastrada, você receberá dois e-mails (figura 2):

O primeiro informando o código da sua organização, o código e o ID da pessoa de contato e um link para o acesso ao sistema. (figura 3).

O segundo e-mail, informando a senha para o primeiro acesso. (figura 4).

Figura 2

Figura 3

Figura 4

Após clicar no link, o browser exibirá a tela da imagem abaixo para o login na ferramenta. Basta clicar no botão efetuar logon após digitar o Usuário e a senha.

Figura 5

Por ser o primeiro acesso, o sistema solicitará o cadastramento da senha definitiva.

Figura 6

3. Acessando o portal.

Sempre que for publicada alguma solicitação de cotação, a pessoa de contato da sua organização receberá um e-mail informando sobre o processo de compra. O e-mail seguirá com uma versão PDF da solicitação de cotação e eventuais documentos que o comprador tenha anexado ao processo. O e-mail também exibirá os prazos para apresentação e para a abertura das propostas. Para acessar a ferramenta basta clicar no link.

Figura 7

Após isto, será aberta a área de trabalho da ferramenta SRM.

Figura 8

4. Tela Solicitações de cotação e leilões

Importante: Apesar do nome da tela, a Globosat não realiza processos de compra e contratação através de Leilões. Ao abrir a área de trabalho, a ferramenta exibirá as suas concorrências junto com o status de cada uma. Sempre que você acessar a ferramenta SRM da Globosat é importante clicar no botão atualizar, destacado na figura 9, abaixo.

Figura 9

Após a atualização, é exibida a solicitação de cotação mais recente: 6500000062. Na figura 10, o campo Hora de fim (1) significa o horário limite para o envio da proposta. Para exibir os detalhes da solicitação de cotação, pode-se clicar no número da solicitação de cotação.

Figura 10

Na tela Exibir Solicitação de cotação, serão exibidos os seguintes detalhes:

1

4.1 Aba Informações de solicitação de cotação. Prazo de apresentação – É a data e horário a partir dos quais a proposta poderá ser enviada. Data de abertura – É a data e horário onde as propostas de todos os proponentes serão

disponibilizadas para o Analista de Compras / Importação. Antes do final desse prazo

Figura 11

4.2 Aba Itens. Aqui, figura 12, são exibidos os itens da solicitação de cotação. Ao clicar sobre a descrição do item é aberto o detalhamento do item, conforme a figura 13.

Figura 12

Figura 13

Dados do item – Informações gerais sobre a data desejada de recebimento do material ou serviço; Dados para determinação dos valores dos impostos, tais como CFOP; Origem do material etc;

Questões – As questões podem ser elaboradas simplesmente como informativos, para facilitar a equalização de informações relevantes para a Globosat; para habilitação do proponente à

participação no Sourcing, como certificações específicas, por exemplo; e também podem conter questões que contem como pontuação.

Notas e anexos – Esclarecimentos e documentos anexados exclusivamente para o item selecionado.

Subcontratação – Opção não utilizada pela Globosat.

4.3 Aba Notas e anexos. São exibidos os textos complementares para melhor descrição dos itens e também eventuais arquivos anexados aos itens.

Figura 14

4.4 Cabeçalho da solicitação de cotação.

Quando se acessa uma solicitação de cotação, são exibidos os seguintes botões na parte superior da tela (figura 16).

Figura 15

a) Gera um documento tipo pdf com o resumo da solicitação de cotação; b) Atualiza a tela com eventuais alterações que a Globosat possa ter feito na solicitação de cotação; c) Sinaliza para o analista de compras / importação a intenção de participar; d) Sinaliza para o analista de compras / importação que não há interesse na participação; e) Sinaliza para o analista de compras / importação que pode haver interesse em participar

dependendo de mais informações ou também pode sinalizar uma participação parcial em relação ao escopo.

f) Abre um chat com o analista de compras / importação. As perguntas feitas pelo fornecedor são direcionadas apenas para a Globosat – os demais fornecedores não tem acesso. Entretanto, todas as respostas ou comunicados emitidos pelo analista de compras / importação são direcionadas para TODOS os proponentes ao mesmo tempo de maneira a garantir o mesmo acesso à informações e igualdade de condições durante o processo de sourcing. As perguntas e respostas serão o principal canal de comunicação entre o analista de compras / importação e os proponentes.

A B C D E F G

5. Criando propostas comerciais.

5.1 Mensagens do sistema: Alertas: Não impedem ações no portal e nem geram erros. O sistema exibe uma descrição do alerta. É importante entrar em contato com a pessoa de Globosat encarregada de oferecer Suporte.

Erros: Impedem ações no portal. O sistema exibe uma descrição do alerta ao lado do ícone. É importante entrar em contato com a pessoa de Globosat encarregada de oferecer Suporte apenas se

o erro não for corrigido por conta própria.

5.2 Área de solicitações de cotação. Quando você acessar a área de solicitações de cotação do portal SRM, poderá visualizar a lista de processos de compra recebidos. No exemplo da figura 17, abaixo, observamos que a solicitação de cotação n° 6500000082 não contém um número de lance (proposta) e, consequentemente, o status do lance aparece como “nenhum lance criado”.

Figura 16

Para criar um lance, basta que você clique no botão Criar resposta, como na imagem seguinte. Sempre clicando antes no botão atualizar.

Figura 17

5.3 Aba Informações de solicitações de cotação. Após clicar no botão Criar resposta, será exibida uma tela conforme a Figura 19. Na primeira aba, Informações de solicitação de cotação, você pode inserir a Condição de Pagamento e o código Incoterm.

Figura 18

Condições de pagamento – Apesar de serem exibidas diversas opções, a Globosat só trabalha com as

opções destacadas em amarelo na Figura 20.

Figura 19

Importante ter em mente que a norma1 de pagamentos da Globosat deve ser conjugada com a opção selecionada. 1 Pagamentos são realizados apenas nos dias 5, 16 ou 25. Considerando o prazo mínimo de 20ddl. Exemplo: Considere um contrato de serviços com condição de pagamento Pagamento fixo dia 5 mês subsq. Pela norma de pagamentos da Globosat, a nota fiscal de serviços precisaria ser emitida até o dia 15 do mês anterior. Caso contrário, o pagamento seria automaticamente prorrogado para a janela de pagamento seguinte. No caso do exemplo, dia 16.

Incoterm – As opções disponíveis são as da imagem abaixo:

Figura 20

Após a seleção do Incoterm, é necessário informar a cidade de origem. Trata-se de um campo de texto livre.

Figura 21

5.4 Aba itens. Na segunda aba, Itens, você pode inserir o preço utitário.

Figura 22

Ao clicar no botão Verificar, o valor total é calculado.

Figura 23

Casas decimais: O SAP só trabalha com duas casas decimais. Porém, há uma forma de contornar o problema de quando você precisar inserir valores com mais casas decimais. Exemplo: Vamos considerar que você o preço unitário seja de 10,4756.

a) Você multiplica o preço por 100: 10,4756 x 100 = 1.047,56; b) Você insere o fator 100 no campo Preço por; c) Clique no botão verificar para atualizar o valor total da proposta, conforme a figura 24,

abaixo.

Figura 24

5.5 Propondo itens.

As propostas deverão sempre ser preenchidas considerando os itens que farão parte da nota fiscais. Por esse motivo, muitas vezes será necessário incluir por conta própria os itens não previstos pelo analista de Suprimentos / Importação. Conceito: Sobretudo nesses casos, as propostas serão equalizadas pela Globosat considerando os valores totais das ofertas. Para incluir os itens é necessário somente digitar as descrições, quantidades e preços.

Figura 25

Em seguida, clicar no botão verificar para atualizar o valor total da proposta.

Figura 26

Na figura 26, acima, os valores foram atualizados considerando os novos itens inseridos. Porém as mensagens de erro alertam sobre a necessidade de mais informações sobre os novos itens. Tais informações devem ser informadas item-a-item. Para tanto, basta clicar no número do item.

Figura 27

Os campos para o detalhamento serão exibidos na parte inferior da tela. Os campos obrigatórios são os apontados na figura 28, abaixo:

Figura 28

Após o preenchimento, é só clicar em verificar e as mensagens de erro deverão ter desaparecido.

Figura 29

5.6 Aba notas e anexos. Na terceira aba, Notas e anexos, você pode inserir: Notas para o cabeçalho da proposta ou por item; Anexos para o cabeçalho da proposta ou por item.

Conceito: Entende-se que informações para cabeçalho abrangem informações que abrangem a proposta como um todo. Informações por item são aquelas que dizem respeito apenas ao item específico ao qual foram adicionadas.

Figura 30

6. Criando um lance ou oferta para uma solicitação de cotação TÉCNICA.

Solicitações de cotação técnica se destinam APENAS ao envio de propostas técnicas. Algumas solicitações de cotação podem ser exibidas sem o campo preço, somente para a anexação de propostas técnicas. As propostas deverão sempre ser preenchidas considerando os itens que farão parte da nota fiscais. Por esse motivo, muitas vezes será necessário incluir por conta própria os itens não previstos pelo analista de Suprimentos / Importação. Fora esta exceção, o preenchimento é similar ao da Solicitação de cotação COMERCIAL.

7. Acessando o portal para visualizar o documento de Contrato.

Sempre que for disponibilizado um Contrato para análise, a pessoa de contato da sua organização receberá um e-mail informando sobre a processo de compra. Para acessar a ferramenta basta clicar no link.

Figura 31

O Link acessará o Portal da figura 32 onde se deverá Clicar em Contratos, conforme informado na figura 32 abaixo para ter acesso ao Portal de Contratos.

Figura 32 Para acessar os acordos e ter acesso aos documentos disponibilizados, clicar em Contratos conforme figura 33 abaixo:

Figura 33

A ferramenta exibirá os Acordos que a sua Empresa tem em negociação ou em execução com a Globosat.

Figura 34 Para acessar o Acordo, clicar no número do Acordo, destacado na figura 35, abaixo:

Figura 35

Ao acessar o Acordo, na aba Resumo encontra-se uma breve informação sobre o Contrato para identificação, figura 36. Na Aba Documento do contrato encontram-se os arquivos dos contratos, figura 37

Figura 36 Figura 37

Para visualizar o documento de contrato, na Aba Documentos de contrato, clicar no nome do contrato, figura 38.

Figura 38

O sistema listará o arquivo e no caso de existirem mais de uma versão, listará as versões existentes. Sempre estando em primeiro a versão mais recente. Clicar no nome do Contrato para acessar o documento, figura 39. Abrirá uma tela, figura 40. A opção download abrirá o arquivo.

Figura 39

Figura 40

Caso o documento de contrato contenha anexos, para visualizar os mesmos, acessar a aba Resumo, Clicar no nome do Arquivo que consta na lista Anexos do Contrato, conforme destacado na figura 41 abaixo.

Figura 41

8. Retornando sobre o documento através do Portal.

O retorno sobre o documento pode ser através de discussão, principalmente se estiver de acordo por completo no documento. Ou então, enviando uma nova versão do arquivo, caso tenha sido realizado alguma solicitação de alteração. É de suma importância que seja acessada a ferramenta de discussão para confirmação do de acordo com o documento. Somente em caso de não estar de acordo, que a nova versão deve ser enviada.

8.1 Retornando através de discussão. Após acessar ao acordo, clicar em discussão, figura 42. Na próxima tela clicar no link de discussão para abrir um tópico de discussão. figura 43.

Figura 42

Figura 43

Clicar em nova mensagem, figura 44. Abrirá a tela para preenchimento da mensagem, figura 45. Após preenchimento, clicar em Terminar.

Figura 44

Figura 45

A mensagem foi criada. Clicar em Terminar, figura 46. E posteriormente clicar novamente em Terminar, figura 47.

Figura 46

Figura 47

8.2 Retornando através de envio de nova versão de documento.

Para incluir uma nova versão do documento, após acessar ao acordo, ir na aba Documentos de contratos e acessar o nome do contrato, figura 48. Realizar o download do arquivo, realizar as alterações e salvar na sua máquina.

Figura 48

Para incluir esta nova versão, clicar na seleção do botão Ações e depois clicar em Efetuar Check Out, figura 49.

Figura 49

Preencher o campo comentário e clicar em OK, figura 50.

Figura 50

Clicar na seleção do botão Ações novamente e depois clicar em Check In, figura 51.

Figura 51

Carregar o arquivo alterado e clicar em Seguinte, figura 52. Depois clicar em OK, figura 53.

Figura 52

Figura 53

Após isto, o analista de Compras / Importação da Globosat será informado que há uma nova versão do contrato disponível no portal.

Obrigado!