pacote basico: o acesso é feito através do site portalcondominios.br

PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br

<< AREA RESTRITA >> Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer.

<< DETALHES DE CADA ITEM >> As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso. Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla.

Na opção de TAREFAS estão as

funcionalidas diarias

A opçao de CADASTROS serva para a manutençao e atualização dos dados.

Nesta aba do menu, encontram-se as opções que aparecem os CADASTROS do sistema, sendo que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O

SINDICO e a ADMINISTRADORA teem acesso a todos os cadastros.

Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES

<< MENU CONDOMINIO >> opção CADASTROS

Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o significado de cada icone esta detalhado abaixo:

<< MENU CONDOMINIO >>

Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação.

Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro.

CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item.

Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA.

Esta função configura o Servidor de Email, qual emails será usado para ENVIO e para quais emails serão enviadas COPIAS.

Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.


Nesta opção, são feitas as configurações dos condomínios, porém a função de cadastrar, está disponivel apenas para a MICROPOST, quando for necessário incluir um novo condominio.

No caso do usuário ser OPERADOR de uma administradora, abrirá a lista de todos os condominios vinculados a ele, para que escolha qual vai acessar.

Clicando no pincel, abrirá a tela do Cadastro para

edição,

Na caixa DETALHES, mostrara os dados

cadastrados

O X apaga o Condominio

Esta opção configura a parte do COBRANÇA do FINANCEIROAqui,

configura-se as opçoes dos emails

Aqui, configura-se os documentos da

ASSEMBLEIA VIRTUAL


- Aqui, cada proprietário visualiza e altera as suas informações, pode incluir sua FOTO, e caso altere o seu EMAIL, automaticamente passa altera o usuário de acesso ao site.

- O SINDICO, Conselheiros e a administradora podem consultar TODOS.

- O SINDICO e(ou) a administradora também conseguem ALTERAR os dados, ou CADASTRAR um novo proprietário.

Clicando em PROCURAR, pode selecionar uma imagem de sua foto

Alterando o EMAIL, passa a ser o novo USUARIO para acessar o site


- No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para mostrar a unidade seguida do bloco.


No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual, fração ideal, etc.. , utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas consultas,

Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas as unidades.

Os conselheiros consultam todas.


- No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os dados, fotos, etc...

-O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um grupo com as restriçãoes que o condominio definir.


- Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.


- Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos moradores.

- Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso, definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.


- Este cadastro é um dos mais importantes, pois aqui são configuradas todas as permissões de acesso ao sistema.

-Na implantaçaõ, já criamos 4 grupos padrões, que são SINDICO, CONSELHEIRO, PROPRIETARIO e MORADOR. No caso de ADMINISTRADORA tem um quinto grupo que é o de OPERADOR.

- A regra é que só se consegue criar grupos com nivel abaixo do usuario que esta está criando, e com direitos iguais ou menores.

-As permissões dos grupos padrões podem ser alteradas de acordo com a necessidade do condomínio, por isto o sistema consegue atender as diversas formas de trabalho.


- Aqui, está o controle dos usuários do sistema. Podem ser usuários os PROPRIETARIOS, MORADORES ou FUNCIONARIOS. No caso de SINDICO PROFISSIONAL, deverá ser cadastrado como funcionário, para que se possa cadastrar o usuário.

-O usuário será vinculado a um grupo de permissões já existente.

-Obrigatoriamente tem que ter um email valido, pois o sistema envia email em varias funções.

-Na implantação do sistema, os usuários que não teem email, receberão um email TEMPORÁRIO, que é composto do NUMERO DO APTO+LETRA(ou numero) DO BLOCO, seguido de @, o nome do condominio e .temp. Como exemplo [email protected]

-Neste caso, quando efetuar o LOGIN o site abrirá diretamente no CADASTRO DE PROPRIETARIOS, para que complete os dados e coloque o email valido.

No Campo SENHA

inclui(ou altera) a senha


-Esta opção serve apenas ao FINANCEIRO, para que possa fornecer relatórios de receitas e despesas por tipo de agrupamento. Como exemplo , podemos tirar um relatório das RECEITAS e DESPESAS ORDINARIAS, separada do FUNDO DE RESERVA ou então podemos criar agrupamentos para controlar diversos rateios específicos.


- É a configuração das AREAS COMUNS , cuja utilização será controlada , tendo cobrança ou não pela reserva.

- As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso de SALAS COMERCIAIS , QUADRAS DE ESPORTES, Etc..

Pode configurar o espaço para ser reservado para TODO O DIA ou PARCIAL(Indica de quantas

em quantas horas)

Pode indicar o Limite de participantes

Cadastra o valor da locação(se for o

caso)

Configura com quantos dias poderá ser

cancelada, sem pagar a locação

Indica o maximo de antecedencia que podera

fazer a reservaEscolhe o MODELO do Termo de

responsabilidade

Pode limitar o numero de reservas Pendentes

de cada unidade

Neste local coloca a Qtde de reservas Pendentes

Indica se o Limite é compartilhado ou nao com outros espacos

Indica se as reservas permitidas teem que ser

feitas no MESMO MOMENTO ou não


- Este cadastro também é utilizado pelo FINANCEIRO para a montagem dos boletos bancários do CONTAS A RECEBER , dos diversos bancos disponíveis , e para a validação no lançamento e baixa das contas, tanto a receber quanto a pagar.

-Controla tanto os bancos fisicos, quanto o CAIXA INTERNO, ou FUNDO DE CAIXA DO SINDICO(Caixinha).

-Na opção TALÃO DE CHEQUES, podem cadastrar os talões que chegaram do banco, para que o sistema valide na hora da emissão.


- Os CENTROS DE CUSTO destinam-se a separação dos relatórios financeiros por local, que tanto podem ser BLOCOS ou qualquer outro setor, que queiram controlar separadamente.


- O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste bons serviços ao condominio.


- Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades.

-Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento, que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada.

-Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento, que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema.

-Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como .DOCX

Vamos explicar detalhadamente cada uma delas

OPÇÃO TAREFASEste é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias

Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS ou SERVIÇOS para os outros moradores, gratuitamente, podendo incluir ate 5 imagens, que ficarão visiveis depois que for liberado pelo sindico. Assim que clicar em SALVAR o site enviará um email automaticamente para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja liberado depois que for avaliado, Esta liberaçao é necessária, para evitar que sejam incluidos teramos ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia, etc…

Clicando em PROCURAR, abre os arquivos no seu HD para

selecionar

Depois que selecionar, clique no sinal de + para incluir

Quando terminar de colocar as imagens,

cliqu em SALVAR

O SITE Enviara email para o sindico analisar

e liberar o anuncio

Assim que o Sindico Aprovar, o site envia email para o

Morador avisando que foi liberado.

Aqui, o sindico ou a administradora incluem os RELATORIOS FINANCEIROS, tais como PASTAS ESCANEADAS, BAlANCETES, RELAÇAO DE PAGAMENTOS e RELATORIOS DIVERSOS.

Os arquivos que marcarem como PUBLICOS= SIM estarão visíveis para todos, e os arquivos marcados como NÃO apenas SINDICO, CONSELHEIROS, OPERADORES ou usuários que fazem parte de grupos com esta permissão.

Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do quadro de consulta, e os mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele mês.

Neste plano estão limitados a cinco arquivos.

Ao incluir, podem escolher se são

mensais ou anuais

Depois que escolher o arquivo, clicar no sinal

d e + para incluir

Quando terminarem os documentos,

clique em SALVAR

Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos.

No Plano Basico estes documentos estão limitados a 5 Assembleias.Os documentos são agrupados pela data

da assembleia

Digite uma Descrição

para facilira a identificação

Clique em procurar para selecionar o documentoDepois de selecionar o

documento, clique ni sinal de + para incluir

Quando terminarem os documentos,

clique em SALVAR,

Esta funcionalidade não esta disponivel no PLANO BASICO.

Escolhendo CADASTRAR, o sindico(ou administradora) podem incluir os contratos

Digita uma Descrição do documento

Indica de o documento é PUBLICO(visto por todos) ou

não(apenas sindido, conselho e administradora)

Clicando em PROCURAR, abre as pastas do micro,

para selecionar o documento

Em seguida, deve clicar em SALVAR

para que o documento seja incluido no site

Na opção CONSULTAS, podem clicar no icone GLOBO para

baixar o documento e visualizar

A quantidade de documentos no Plano basico esta limitada a cinco.

A quantidade de documentos no Plano Basico esta limitada a cinco. Selecionando

CADASTRAR , pode incluir documentos

diversos

Digite o NOME do documentos

Digite uma DESCRIÇÃO

Clique aqui para buscar o arquivo

no micro

Por fim, clique em SALVAR para que o

documento seja incluido no site

Em CONSULTA , os moradores visualizam

os documentos

Clicnando no icone GLOBO pode baixar e

visualizar o documento

No Plano Basico os eventos estao limitados a cinco, com 10 fotos cada um.Na opção

CADASTRAR o sindico pode criar um novo evento

Digita o nome da

FotoClicando em PROCURAR selecione a

imagem

Inclua uma descrição

Digita o NOME do

Evento

Clicando no sinal de + , inclui a

imagem

As imagens vão sendo incluidas

abaixo

Se marcar a foto e clicar no

X , apaga a imagem

Clicando em CONSULTAR

Escolhendo o Evento

Clicando na Seta, altera as

imagens

As miniaturas, ficam no rodape

Em CADASTRAR, vai criar uma nova

ocorrencia

Vai digitar o ASSUNTO e a

Mensagem

Vai indicar de é PUBLICO(todos verem) ou NÃO(Apenas o morador r o

sindico vëem)

Para gravar, clique em SALVAR

Quando gravar a ocorrencia aparecera a

mensagem

Em seguida, o siste envia email para o

sindico, para que ele responda

O sindico clicando no link do email, abre

a tela para que responda

Clicando em RESPONDER, o site grava a resposta e

envia email para o morador

Em CONSULTA , aparecem as ocorrências, e clicando no quadro

DETALHES aparecem as mensagens

Para o SINDICO e para o morador que incluiu a ocorrencia, aparece o icone EDITAR para responder(ou replicar)

Os RECADOS serve para o sindico incluir mensagens

para os moradores

O sindico escreve a mensagem

Pode marcar para que o site envie automaticamente para

todos os moradores, ou apenas fique no site

Quando o morador entrar para consultar, os avisos vão aparecer como post-it

Clicando no bilhte, vai abrir a mensagem

completa

Quando clicar em RESERVAR, vai abrir o quadro com os espaços

disponiveis

No CALENDARIO o morador seleciona DATA

desejadaNo quadro dos Espaços, terá o aviso

de LIVRE ou ENTRAR PARA A FILA(quando já estiver reservado).

Caso o primeiro canela, automaticamente o site envia email

comunicando.Quando o espaço e locado por intervalos, aparece a

agenda e quano e por dia , apenas uma linha

Assim que a Reserva é gravada, o site envia email para o sindico

Quando um morador entra para a fila, aparece na lista

todos que estao aguardando, em ordem de solicitaçao

Na opção CONSULTA , aparece o quadro com as reservas

existentes, e a SITUAÇAO de cada uma

Para o MORADOR que solicitou e para o SINDICO, aparece o

icone para CANCELAR

Para o SINDICO aparece o botao para APROVAR

a reserva

Para o morador, aparece o icone para Imprimir o TERMO DE

RSPONSABILIDADE da requisição

Quando houver CANCELAMENTO, o site envia

email para o morador confirmando o cancelamento

Quando houver FILA DE ESPERA, o site tambem enviara email para o Proximo da fila e para o sindico, avisndo que o primeiro da

fila cancelou

A opção CADASTRAR serve para incluir os dados do

sindico, e datas do mandato

Aqui indica se o sindico é morador, proprietario ou funcionário para que o

sistema traga os dados

Digitando a primeira letra do nome, o sistema mostra os

dados para escolher

Em seguida informa se é isento da taxa ordimnaria

e as datas do mandato

Também pode indicar se quer que apareça o telefone na opçao Consultar Sindico

Na opcão CONSULTA pode visualizar os dados clicando no

icone DETALHES

Esta opção só está disponível nos planos AVANÇADO e FINANCEIRO.

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