O SEI como SIGAD ou SIGAD de Negócio:

Sistema Eletrônico de Informações (MPOG)

DIARQ UFMG

Prof. Dr. Daniel FloresGrupo CNPq UFSM Ged/A

08/06/2017

Referências: FLORES, Daniel. O SEI como SIGAD ou SIGAD de Negócio: Sistema Eletrônico de Informações (MPOG). Palestra. Belo Horizonte - MG. 41 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no 4º Ciclo de Palestras promovido pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG. DIARQ - UFMG. Belo Horizonte - MG. 08 de junho de 2017. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 08 de junho de 2017.

Citação com autor incluído no texto: Flores (2017)

Citação com autor não incluído no texto: (FLORES, 2017)

Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM Ged/A - Documentos Arquivísticos Digitais:

e-ARQ Brasil

● e-ARQ○ Especifica os requisitos para um

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD);

○ Gestão, Corrente e Intermediário;

● SIGAD○ Sistema desenvolvido para

realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos.

GestãoDOC

Autoridade e Política ArquivísticaDe acordo com JARDIM, J. M.:

A introdução do SEI na administração federal é, talvez, um dos maiores sintomas da falta de autoridade arquivística do Arquivo Nacional. Autoridade conferida pela Lei 8.159, não reconhecida pelo próprio Executivo Federal.

Incapacidade político-gerencial da instituição de efetivamente ser o órgão responsável pela gestão de documentos federais. Isso não é um problema relacionado à competência técnico-científica da equipe, evidentemente, mas às dificuldades da instituição em realmente exercer a autoridade arquivística que lhe é conferida pela Lei 8.159. A nota, corretamente, afirma: 'fica claro que os órgãos e entidades integrantes do SIGA que optarem pela produção de documentos digitais, precisam implantar um programa de gestão arquivística de documentos apoiado por sistema informatizado em conformidade com o e-ARQ Brasil." No entanto, até onde se sabe, não há nem política nem normas do Arquivo Nacional para que essa recomendação seja seguida. Essa é a questão.

Documentos de Discussão:1) CONSIDERAÇÕES DO ARQUIVO NACIONAL, ÓRGÃO CENTRAL DO

SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – SIGA, DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL ACERCA DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.pdf>;

2) Publicações da CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conarq - Conselho Nacional de Arquivos, <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/camaras-tecnicas/ctde.html>

3) DE SORDI, Neide Alves Dias. Análise de Conformidade entre o e-Arq Brasil e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Resumo Executivo;

4) Publicações do Grupo CNPq UFSM Ged/A.

Características de um SIGAD● Captura, armazenamento, indexação e recuperação de

todos os tipos de documentos arquivísticos e de todos os componentes digitais do documento arquivístico, como, por exemplo, um relatório com os anexos em diferentes arquivos;

● Integração entre documentos digitais e não digitais;● Gestão dos documentos a partir do plano de classificação;● Avaliação dos documentos e aplicação da tabela de

temporalidade e destinação para recolhimento e preservação dos que tenham valor permanente;

Características de um SIGAD

● Exportação dos documentos para transferência e recolhimento;

● Armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos;

● Instrumentos para gestão de estratégias de preservação dos documentos;

● Implementação de metadados para descrever os contextos documentais: [a] jurídico-administrativo; [b] de proveniência; [c] de procedimentos; [d] documental; [e] tecnológico.

Questões

1. Qual a importância da gestão de documentos no desenvolvimento de sistemas informatizados de gerenciamento de arquivos?

● Importância da gestão documental;

● Resoluções para a gestão e preservação digital.

Importância da Gestão de DocumentosCom a difusão dos documentos digitais no final do século,

surgiram novos desafios que dificultaram a manutenção da autenticidade, a preservação e o acesso de longo prazo desses documentos.

Nesse momento, a gestão arquivística de documentos tornou-se mais urgente, pois a comunidade arquivística internacional indicou que os documentos digitais são ainda mais dependentes da gestão arquivística de documentos que os não digitais.

Assim, ao se optar pelo registro das atividades em documentos digitais é imprescindível a implantação de uma política e de um programa de gestão de documentos, caso contrário corre-se o risco de perda da confiabilidade, da autenticidade e dos próprios documentos.

Documento do AN sobre o SEI.

Resoluções do CONARQ para orientar a Gestão e Preservação de documentos digitais● Resolução n° 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos

documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

● Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006. Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.

● Resolução n° 25, de 27 de abril de 2007. Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

● Resolução n° 32, de 17 de maio de 2010. Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil.

Algumas Resoluções do CONARQ para Gestão e Preservação de documentos digitais

● Resolução n° 36, de 19 de dezembro de 2012. Dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

● Resolução n° 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova Diretrizes para a Presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.

● Resolução n° 39 (agora 43), de 29 de abril de 2014. Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

As Resoluções n° 20 e n° 25 do CONARQ indicam que a gestão de documentos arquivísticos digitais deve ser realizada com o apoio de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), e que esse sistema deve estar conforme o modelo de requisitos e-ARQ Brasil.

No âmbito da Administração Pública Federal, a Instrução Normativa MP/SLTI n° 4, de 11 de setembro de 2014, na alínea “f”, inciso II, do artigo 12, reforça as orientações do Conarq ao indicar a observância ao e-ARQ Brasil quando da aquisição ou do desenvolvimento de solução informatizada para gestão arquivística de documentos.

Além das Resoluções aprovadas pelo Conarq, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conarq apresentou duas Orientações Técnicas com o objetivo de esclarecer temas relacionados ao e-ARQ Brasil:

● Modelo de entidade e relacionamentos do e-ARQ Brasil, e● Orientações para contratação de SIGAD e serviços

correlatos.

Conforme apontado nessas Orientações Técnicas, com a implantação de um SIGAD em conformidade com o e-ARQ Brasil, é possível se obter os seguintes benefícios:

● aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos;

● facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; e● integrar as áreas de tecnologia da informação, arquivo e

administração.

A produção e o uso dos documentos digitais reafirmam a necessidade e a importância da gestão documental.

2. O que é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI?

É uma solução de processo eletrônico, desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), que foi escolhida para uso na administração pública federal no contexto do Processo Eletrônico Nacional – PEN.

Suas características

O SEI foi selecionado porque otimiza os processos de trabalho, com o fim do documento em suporte papel. Como consequência, tem-se a redução do custo com transporte, papel, impressora, toner e outros materiais de expediente e, principalmente, a redução de espaço físico de depósitos e arquivos. Uma das mais revolucionárias das funcionalidades do SEI é a possibilidade de controles estatísticos para a gestão de prazos e produtividade.

3. A adoção do Sistema Eletrônico de Informações – SEI é obrigatória para os órgãos e entidades da administração pública federal?

A adoção do SEI na administração pública federal não é obrigatória, mas a iniciativa do Processo Eletrônico Nacional – PEN tem incentivado fortemente a adoção do SEI pelos órgãos e entidades que não possuem sistemas de processo eletrônico.

Os órgãos e entidades que já tenham uma solução de processo eletrônico adequada às suas peculiaridades e que estejam em conformidade com o e-ARQ Brasil deverão mantê-la.

4. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI é um software público?

O SEI não é um software livre, nem um software público.

Ele está sendo considerado um software de governo, compartilhado com o setor público, de forma gratuita e colaborativa, mediante acordo de cooperação com o TRF4, criador e proprietário do SEI.

5. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI pode ser considerado um SIGAD? De acordo com o portal do PEN:

“O SEI é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema. Proporciona a virtualização de processos e documentos, permitindo a atuação simultânea de várias unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo processo, reduzindo o tempo de realização das atividades.”

“O SEI pode ser considerado um SIGAD ou módulo de um SIGAD, a depender do ambiente e das integrações existentes no ambiente de cada órgão ou entidade.”Não MESMO, enquanto não estiver de acordo com o e-ARQ Brasil, e PROCEDER o ARQUIVAMENTO, que é dever de um SIGAD.

5. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI pode ser considerado um SIGAD? De acordo com o portal do PEN:

“Ainda não foi realizada análise sistemática da aderência do SEI ao disposto no e-ARQ Brasil e no MoReq-Jus.

Essa é uma atividade que pode ser realizada colaborativamente pelos órgãos e entidades que compõem a rede SEI. Assim como o SEI pode ser evoluído gradativamente para incorporar os requisitos que se fizerem necessários.”

“Nível de aderência”, de acordo com De Sordi● a análise dos requisitos possibilitou a conclusão de que, do

ponto de vista da Arquitetura de Informação e outros requisitos tecnológicos, o SEI apresenta nível de aderência ao e-Arq de 63%, já sendo considerado nível Avançado, conforme item 3, Quadro 6 – Índice de Aderência do SEI.

● Cabe ressaltar que não foram computados os requisitos sobre segurança da informação, ambiente de instalação do SEI, entre outros que não são propriamente do sistema, indicados na planilha correspondente pelo número 4. No entanto, esses requisitos são importantes e devem ser garantidos com uma política de segurança e preservação digital adequada.

Na metodologia da autora temos resultadosdiferentes.

● Em relação à análise dos requisitos denominados do Negócio, que são o conjunto de funcionalidades relacionadas à Gestão Documental, o SEI apresenta nível de aderência ao e-Arq de 41%, considerado nível Intermediário, conforme a metodologia proposta (Item 3, Quadro 6 – Índice de Aderência do SEI);

● para análise da planilha de requisitos do Negócio, foram excluídos os requisitos relativos ao item 1.5 - Volumes: abertura, encerramento e metadados uma vez que a dinâmica de trabalho do SEI não utiliza o conceito de volumes. No entanto, são requisitos do e-Arq que, se computados, iriam prejudicar a avaliação do SEI desse conjunto de requisitos;

“Nível de aderência”, de acordo com De Sordi

Avaliação do SEI (AN) com base nos requisitos de funcionalidade estabelecidos no e-ARQ Brasil.

Seção do e-ARQ BrasilTotal de

requisitosRequisitos atendidos

Requisitos NÃO

atendidos

NÃO foi possível avaliar

1 - Organização dos documentos arquivísticos

65 29% 57% 14%

2 - Tramitação e fluxo de trabalho

26 58% 19% 23%

3 - Captura 37 41% 54% 5%

4 - Avaliação e destinação 47 17% 79% 4%

5 - Pesquisa, localização e apresentação de documentos

41 44% 54% 2%

6 - Segurança 98 32% 5% 63%

7 - Armazenamento 20 0% 15% 85%

Avaliação do SEI (AN) com base nos requisitos de funcionalidade estabelecidos no e-ARQ Brasil.

Seção do e-ARQ BrasilTotal de

requisitosRequisitos atendidos

Requisitos NÃO

atendidos

NÃO foi possível avaliar

8 - Preservação 18 0% 67% 33%

9 - Funções administrativas e técnicas

3 67% 33% 0%

10 - Conformidade com a legislação e regulamentações

3 33% 33% 34%

11 - Usabilidade 25 56% 16% 28%

12 - Interoperabilidade 3 33% 33% 34%

13 - Disponibilidade 1 0% 0% 100%

14 - Desempenho e escalabilidade 5 60% 40% 0%

6. O que é o Processo Eletrônico Nacional – PEN?

São objetivos do PEN:“I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; eIV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.”

Para reflexão e discussão (Doc. AN):A presente análise expôs de forma sumária o cumprimento

do SEI quanto aos requisitos de gestão documental, conforme estabelecido pelo e-ARQ Brasil. Sem esgotar a continuidade da verificação, pelo momento consideramos que:

1) A presente versão do SEI não atende satisfatoriamente aos requisitos necessários para apoiar as atividades de gestão arquivística dos documentos por ele produzidos e mantidos;

2) O SEI necessita funcionar como um SIGAD ou atuar conjuntamente com um SIGAD específico, a fim de que se possa realizar o controle do ciclo vital por meio de procedimentos de gestão arquivística de documentos.

3) Para que o SEI possa atuar como um SIGAD são necessários que se procedam diversos ajustes, sendo prioritário:○ controle dos documentos avulsos;○ autuação dos processos, somente quando necessário;○ captura dos documentos arquivísticos e arquivamento;○ apoio para as atividades de avaliação e destinação;○ apoio para as atividades de monitoramento com vistas à

preservação digital.

Para reflexão e discussão:

4) O órgão ou entidade que adotar o SEI, ou qualquer outro sistema informatizado para a produção de documentos digitais, já deve ter implantado uma política e um programa de gestão de documentos.

5) O órgão ou entidade que adotar o SEI, ou qualquer outro sistema informatizado para a produção de documentos digitais, precisa prever uma política de preservação digital para garantir o acesso de longo prazo a estes documentos (com o RDC-Arq).

Para reflexão e discussão:

Fechando

O SEI é um sistema de negócio (Processo Eletrônico), como um sistema de matrícula, ou controle de Diário de Classes (como na UFSM), ou Sistema Hospitalar, que já contemplaram requisitos do e-ARQ Brasil, porém o SEI ainda sequer contemplou os requisitos e-ARQ só para este SISTEMA DE NEGÓCIO, imagina para ser um SIGAD TOTAL, então necessita estar interconectado à um SIGAD ou agir como TAL, e a um RDC-Arq.

SEI e outros sistemas de Negócio (SIGAD) + RDC-Arq

● Não permitir a DOSSIELIZAÇÃO que o SEI preconiza, em que cada tipo documental simples, como memorando, solicitação de marcação de férias, etc., virem PROCESSO;

● Incluir a Classificação;● Incluir a Avaliação de Documentos, inclusive permitindo

temporalidade enquanto vigente, até determinado evento, etc.;● Interoperar o SEI (1ª e 2ª idades somente), para que arquive e

recolha os Documentos num Repositório Arquivístico Digital, no RDC-Arq (Ou Archivematica ou RODA, ou outros) de acordo com a Resolução n° 43 do CONARQ;

● Obrigatoriedade de uma política e um programa de gestão de documentos.

Alertas do Grupo CNPq UFSM Ged/A

● O SEI tem que ARQUIVAR Digitalmente via Pacote OAIS BagIT em um RDC-Arq;

● O SEI não pode implementar o PCD com a Classificação da Res. 14 do CONARQ para outras esferas, Estadual, Municipal, já que seus PCDs são distintos;

● O Documento que foi digitalizado não pode ser eliminado, sob pena de perdermos a possibilidade de uma análise forense, a Diplomática Forense;

● As Comissões e Comitês de Implantação do SEI, não podem prescindir de Arquivistas, a competência da Lei 6.546 é clara;

● A definição de quais documentos estão classificados em grau de sigilo, é de competência da Comissão CPAD-S.

Alertas do Grupo CNPq UFSM Ged/A

No Ciclo de Vida Completo: Ambientes e Plataformas

SIGAD: SL ou não, SIE, SEI, SIDOC, SIGAD-Aer; etc.

Plataforma de Preservação / Arquivo Permanente:Archivematica, RODA...

Plataforma de Acesso: ICA-AtoM, DSpace, Archivist Toolkit

Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD (Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq):

Adaptação do Grupo CNPq UFSM Ged/A

ARQUIVO PERMANENTE

CORRENTE e INTERMEDIÁRIO

Na idade permanente: Os documentos digitais em idade permanente têm que ser mantidos e preservados por um RDC-Arq, de maneira a apoiar o tratamento técnico adequado, incluindo arranjo, descrição e acesso, para assegurar a manutenção da autenticidade e da relação orgânica desses documentos.

Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq 38

Cenários de uso de RDC-Arqem conjunto com o SIGAD

SIGADICA-AtoMRDC-Arq/Archivematica

Cadeia de Custódia e de Preservação de Documentos Digitais seguindo o Modelo OAIS

Adaptação para Pesquisas do Grupo CNPq UFSM Ged/A

Referências1) CONSIDERAÇÕES DO ARQUIVO NACIONAL, ÓRGÃO CENTRAL DO

SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – SIGA, DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL ACERCA DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.pdf>;

2) Publicações da CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conarq - Conselho Nacional de Arquivos, <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/camaras-tecnicas/ctde.html>;

3) Publicações do Grupo de Pesquisa CNPq UFSM Ged/A <http://documentosdigitais.blogspot.com>

4) DE SORDI, Neide Alves Dias. Análise de Conformidade entre o e-Arq Brasil e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Resumo Executivo.

Obrigado

Prof. Dr. Daniel Floresdanielflores@ufsm.br

Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A ePatrimônio Documental Arquivístico;

Membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE-CONARQ;http://documentosdigitais.blogspot.com

http://facebook.com/dfloresbr