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O QUE É COMUNICAÇÃO MÓVEL EM PROJETOS

A importância da comunicação para o sucesso de projetos e o desafio da

gestão de equipes

2| O QUE É COMUNICAÇÃO EM PROJETOS MÓVEIS

AUTORES

DREW BEAURLINECofundador e CEO da Construct

Americano da cidade de São Francisco, Califórnia, Drew é apaixonado por tecnologias móveis e empreendedorismo. Considera como sua missão de vida criar aplicativos que as pessoas amem usar e que lhes possibilitem superar grandes desafios. Ele é um dos idealizadores do Construct App, primeiro aplicativo de comunicação desenvolvido especialmente para profissionais da construção. O Construct é simples, intuitivo e pensado para pessoas, não para processos. Drew veio para o Brasil em 2013 e vive em Belo Horizonte, na região conhecida como San Pedro Valley, onde está a sede da Construct.

THIAGO FARAVALLO FLORENCIOFundador e CEO do Gestor de Obras

Com formação em tecnologia e atuação em empresas de construção civil desde 2008, Thiago tem observado uma série de desafios e oportunidades no setor, sobretudo em relação às micro e pequenas empresas. Com o objetivo de democratizar boas práticas de gestão entre PMEs e profissionais da construção, criou o Gestor de Obras, plataforma de distribuição de conteúdo, e o Construon, plataforma de gestão de processos administrativos e financeiros de obras e projetos de construção. Thiago mora em Mogi das Cruzes, na região metropolitana de São Paulo, onde fica a sede das duas operações.


SUMÁRIO

Introdução

• Não tem época melhor para inovar

Comunicação na construção civil

• Como a comunicação móvel pode transformar

o setor de construção civil

Gerenciamento de projetos

• A importância da comunicação no

gerenciamento de projetos

• Já planejou sua comunicação hoje?

• Não se comunicar bem custa caro

• O planejamento da comunicação na prática

• Projetos de construção civil: um

desafio ainda maior

A Comunicação móvel em projetos

• Como adotar tecnologia móvel na sua empresa

• Como escolher a tecnologia certa

• Como sua empresa está coletando dados no

canteiro de obras?

• Tecnologia para pessoas, não para processos

• Como promover a adoção de novas tecnologias

entre os colaboradores de um projeto

Casos de sucesso

• UpTec

• Carva Engenharia

• Corbis Engenharia

Referências bibliográficas

pág. 4

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pág. 9

pág. 10

pág. 14

pág. 17

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pág. 23

pág. 24

pág. 28

pág. 30

pág. 30

pág. 31

pág. 32

pág. 33

pág. 36

pág. 37pág. 38pág. 39pág. 40


INTRODUÇÃO

1


INTRODUÇÃO

NÃO TEM ÉPOCA MELHOR PARA INOVAR

Nasci em 1989 em São Francisco, Estados Unidos, bem ao lado do Vale do Silício, famoso berço de startups e de algumas das maiores empresas de tecnologia do mundo, como Google, Apple e Facebook. Naquele mesmo ano, o britânico Tim Berners-Lee inventava a World Wide Web. Como um dos representantes da chamada geração de nativos digitais, sinto-me completamente à vontade com novas tecnologias e acho poucas coisas mais fascinantes do que inovações disruptivas.

Cresci associando inovação a softwares e eletrônicos que facilitam a nossa vida no dia a dia. Hoje, no entanto, vejo claramente como a inovação enquanto movimento de transformação pode ser aplicada a tudo, inclusive a este que é um dos setores mais antigos do mundo, o da Construção Civil.

Nosso mundo construído é completamente interligado com nosso cotidiano. Quando bem feito, ele nos protege, nos conecta e nos inspira. Na Construct, somos inspirados por todos os aspectos da construção inovadora.

Em um setor com um longo histórico de falta de transparência, desperdício, ineficiências e de uma persistente carência em infraestrutura, nunca houve uma época melhor para o surgimento de inovações disruptivas, especialmente aqui no Brasil.

Felizmente, pessoas no mundo inteiro estão testando novos métodos, como arquitetura sustentável, design e produção em 3D e materiais incríveis, como concreto permeável. Então na Construct, optamos por inovar com foco nas pessoas, não nos processos ou materiais. Nossa missão é ajudar gestores em um ambiente de


projetos a agilizar conversas e aumentar eficiência por meio da transformação digital.

Vemos sistemas de comunicação como sistemas nervosos centrais, que possibilitam que centenas de pessoas possam executar tarefas de forma integral e ordenada, coordenando seus esforços e habilidades em torno de um objetivo comum.

Pesquisamos, mas não encontramos uma base de conhecimento consolidada sobre como aplicar tecnologias móveis ao complexo e fragmentado ambiente de projetos de construção civil. Como gerenciar sua obra na palma da mão?

Parte de nossa humilde contribuição a essa novíssima e necessária área de conhecimento é este primeiro ebook sobre Comunicação Móvel em Projetos. Este material é baseado em pesquisas e lições aprendidas de centenas de conversas com engenheiros, arquitetos, mestres de obras e gerentes de projetos.

Se você baixou este ebook em busca de conhecimento e novas ideias para aprimorar a maneira como você e sua empresa gerenciam suas obras remotamente, tomou a decisão certa!

INTRODUÇÃO

Se você baixou este ebook em busca de conhecimento e

novas ideias para aprimorar a maneira como você e sua

empresa gerenciam suas obras remotamente, tomou

a decisão certa


INTRODUÇÃO

DREW BEAURLINECofundador e CEO da ConstructSan Pedro ValleyBelo Horizonte

Nas próximas páginas, vamos falar em mais detalhes sobre como o avanço das tecnologias móveis e seu uso crescente são um caminho sem volta, que vai revolucionar a maneira como você e seus colegas profissionais se comunicam. E como você pode começar a aplicar a comunicação móvel em projetos de maneira estratégica e começar a se beneficiar imediatamente.

Estamos construindo junto com profissionais como você uma nova forma de se comunicar em projetos, e queremos manter um canal aberto para seguir inovando. Estamos à sua disposição para conversar sobre tecnologias móveis, comunicação e construção inovadora em geral.

Boa leitura!


DIAGNÓSTICO

O QUE VOCÊ E SUA EMPRESATÊM A GANHAR COM ISSO?

Já está na hora de você e sua empresa adotarem ferramentas de comunicação móvel em projetos? A comunicação móvel será uma ferramenta poderosa para empresas com mais de uma obra em andamento e que têm o desafio de gerenciar equipes e informações a distância, nos mais variados tipos de ambientes. Provavelmente sua equipe já utiliza esse tipo de recurso de uma forma quase intuitiva, sem planejamento, usando aplicativos de comunicação pessoal em celulares e tablets, como o WhatsApp, SMS, e-mails e outros.

Faça o teste e descubra se já está na hora de levar sua comunicação móvel a um nível mais elevado, adotando as melhores ferramentas e planejando a comunicação de maneira estratégica.

FAÇA O TESTE AGORA

http://gestordeobras.com.br/Landing-Pages/construct/Gestor%20de%20Obras%20-%20Diagn%c3%b3stico%20de%20Necessidade%20Tecnol%c3%b3gica.zip


COMUNICAÇÃO NA CONSTRUÇÃO CIVIL

2



COMO A COMUNICAÇÃO MÓVEL PODE TRANSFORMAR O SETOR DE CONSTRUÇÃO CIVIL

Como profissional no setor de construção, você passa boa parte do seu tempo todos os dias resolvendo problemas e tentando evitar que as coisas não saiam de acordo com o planejado. E você sabe bem que esta não é uma tarefa simples. Muitas pessoas e muitos fatores podem ameaçar o sucesso de um projeto de construção civil, desde uma falha humana, como uma entrega de material atrasada ou fora das especificações, até o imponderável, como um período de chuvas fortes mais longo do que sugeriam as previsões meteorológicas.

Para garantir que as coisas aconteçam no ritmo ideal e que problemas sejam resolvidos da melhor maneira, e o mais rápido possível, você se comunica o tempo todo! E, talvez sem se dar conta, você utiliza algumas dezenas de diferentes métodos e ferramentas para fazer isso. Idealmente, você usa as melhores opções para cada situação,

COORDENAR EQUPES REMOTAS EM PROJETOS É DESAFIADOR!


ou o melhor recurso de comunicação que você conhecer e tiver disponível na hora em que precisa.

Você fala diretamente com seus colegas na obra e no escritório, faz dezenas de telefonemas em um dia, recebe e envia centenas de e-mails, revisa e faz anotações em plantas de projeto de papel. Você lê instruções em manuais, embalagens, em placas de sinalização de locais perigosos. Você fica sabendo de coisas pelo grupo de WhatsApp da obra e, na sequência, envia uma mensagem de voz para confirmar que está ciente da situação e também para acrescentar uma observação importante. Elabora relatórios de progresso e discute ponto a ponto em reuniões presencias. Se você tem um papel de gestão nessa obra, estima-se que até 90% do seu tempo no trabalho seja utilizado em atividades de comunicação!

Algo peculiar no seu dia a dia – e mais desafiador em projetos de construção civil do que em outros tipos de projeto – é que, além de interagir com seus colegas nos canteiros de obras e nos escritórios da empresa, você também precisa coordenar entregas e compartilhar informações com funcionários temporários, com empresas terceirizadas, com fornecedores, clientes, parceiros, órgãos públicos. De acordo com uma pesquisa que analisou os setores de construção, software, mídia e entretenimento, indústria manufatureira e serviços financeiros, realizada pela Box, empresa americana que presta serviços de armazenamento de dados em nuvem para outras


“A única coisa certa sobre planejamento é que as

coisas nunca ocorrem como foram planejadas”

Lúcio Costa

https://www.box.com/blog/mapping-the-information-economy-a-tale-of-five-industries/




empresas, os profissionais do setor de construção precisam se relacionar com parceiros externos duas vezes mais do que nos demais setores. Essa diversidade de partes interessadas e de ambientes onde as atividades acontecem geram diversos riscos, possibilidades de falhas e de geração de problemas.

Há uma frase famosa em gerenciamento de projetos, atribuída ao arquiteto e urbanista Lúcio Costa, que diz que a única coisa certa sobre planejamento é que as coisas nunca ocorrem como foram planejadas. E como profissional desse setor, você sabe bem que, mesmo tomando cuidados e fazendo o seu melhor, problemas e imprevistos vão surgir e você precisa saber lidar com eles.

Provavelmente antes mesmo de entrarmos nos detalhes, você já imagine o quanto a tecnologia e os recursos móveis para comunicação podem gerar muito valor na execução de projetos.

Acreditamos que adotar a comunicação móvel em projetos com características como os de construção confere mais agilidade no compartilhamento de informações (mensagens são transmitidas em tempo real), mais riqueza e precisão de dados (os dispositivos móveis suportam várias mídias, permitem registrar texto, voz, vídeo, fotos, agregando ainda informações sobre tempo e geolocalização). Além dos benefícios à qualidade e à velocidade das mensagens em si, esse tipo de comunicação também é mais democrática (é muito provável que todas as pessoas com quem você trabalha saibam usar um celular ou um tablet) e mais segura (cada vez mais softwares e aplicativos que funcionam em dispositivos móveis permitem armazenar informações na nuvem, de forma segura, organizada e confiável).



GERENCIAMENTO DE PROJETOS

3



Gerenciar projetos é uma tarefa complexa e desafiadora. Por definição, projeto é um empreendimento delimitado pelo tempo (com início e fim bem definidos), cujo produto, serviço ou resultado é único, singular, algo que de alguma forma é diferente de tudo que já foi feito anteriormente. Por sua vez, um projeto bem sucedido é tradicionalmente avaliado segundo três aspectos principais, que compõem o chamado “triângulo de ferro”: prazo, escopo e orçamento. Assim, um projeto pode ser considerado bem-sucedido quando é concluído dentro do orçamento estimado, no prazo determinado e de acordo com o escopo definido.

O TRIÂNGULO DO SUCESSO

Organizar uma festa de aniversário para um grupo de 30 amigos pode ser considerado um projeto. Viabilizar uma viagem espacial para Marte também. Embora um exemplo seja muito mais complexo que o outro, ambos os resultados serão inéditos e terá sido necessário

Escopo

Custo Prazo

Bom gerenciamento

Projeto acima do limite orçado, entregue em atraso e fora do prazo.

Fonte: CARVALHO, M.M.; RABECHINI, R. Fundamen-tos em gestão de projetos. São Paulo: Atlas, 2011.


planejar e executar uma série de atividades dentro de um determinado orçamento e durante um determinado período até sua conclusão.

O que torna um projeto uma atividade tão intensa em comunicação é o fato de envolver diversas partes, demandando muita integração e controle em todas as possíveis interfaces com as várias pessoas e grupos de indivíduos que têm algum interesse no projeto. No jargão de gerenciamento de projetos, as partes interessadas são chamadas stakeholders. De acordo com o Guia PMBOK – conjunto de publicações e recursos educativos sobre gerenciamento de projetos, mantido pelo Project Management Institute (PMI ) – , stakeholders de projetos são indivíduos, grupos ou organizações que podem afetar ou ser afetados por uma decisão, atividade ou produto resultante de um projeto”.

A comunicação é o principal recurso que o gestor de projeto utiliza para gerenciar seu relacionamento com as partes interessadas. Quanto mais bem articulada e executada essa comunicação, maiores as chances de sucesso do projeto e, consequentemente, maior o nível de satisfação de todas as partes envolvidas.




A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A comunicação é um dos aspectos mais importantes no gerenciamento de projetos. Alguns estudos sobre o tema sugerem que cerca de 90% do tempo de um gestor de projetos é dedicado a atividades de comunicação. Uma comunicação bem planejada e eficiente pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de um projeto.

Uma das pesquisas que evidencia bem a importância da comunicação em projetos está na edição de 2012 do PMSurvey. O PMSurvey é uma pesquisa anual elaborada voluntariamente por profissionais de gestão de projetos membros do Project Management Institute (PMI). A edição contou com a participação de 692 organizações no Brasil e abordou aspectos importantes para identificar o alinhamento das organizações às melhores práticas em gerenciamento de projetos.

A pesquisa abordou três perguntas principais:

Para 58,3% dos pesquisados a Comunicação foi citada como a principal habilidade necessária e valorizada ao gerenciar projetos nas organizações. Na sequência, foram elencadas como habilidades importantes Liderança (50%), Negociação (41,5%) e Conhecimentos em gestão de projetos (31,2%).

Para a maioria dos respondentes (41,8%), a Comunicação foi apontada como a principal deficiência, seguida por gerenciamento

• Quais as habilidades mais necessárias e valorizadas em

gestão de projetos?

• Quais as principais deficiências dos gerentes de

projeto nas organizações?

• Quais são os problemas mais frequentes em projetos?



de conflitos (33,9%) e conhecimentos em gestão de projetos (32,9%). E 7 de cada 10 entrevistados apontaram Problemas de Comunicação como os mais frequentes em projetos. Depois dos problemas de comunicação, os mais citados foram Não cumprimento de prazos (66,2%) e Escopo mal definido (62,2%).

Habilidades mais necessárias e valorizadas

em gestão de projetos

Principais deficiências dos gerentes de projetos nas

organizações% de

resposta% de

resposta

Comunicação Comunicação58,3% 41,8%

25,4% 24,3%

50% 33,9%

24,1% 22,4%

41,5% 32,9%

23,4% 17,4%

31,2% 31,7%

11% 16,2%

28,5% 28,3%

25,6% 24,6%

7,1% 11,3%

7,3% 12,5%

Capacidade de integrar as partes

Capacidade de integrar as partes

Liderança

Liderança

Gerenciamento de conflitos

Gerenciamento de conflitos

Negociação

Negociação

Trabalho em equipe

Trabalho em equipe

Iniciativa

Iniciativa

Conhecimento técnico

Conhecimento técnico

Política

Política

Domínio de ferramentas de gestão de projetos

Domínio de ferramentas de gestão de projetos

Conhecimento em gestão de projetos

Conhecimento em gestão de projetos

Organização

Organização

Fonte: PMSurvey 2012



Fonte: PMSurvey 2012

% deresposta

Problemas mais frequentes em projetos

Problemas de comunicação

58,8%

52,8%

52,1%

70,1%

44,4%

66,2%

62,2%

41,2%

42,5%

Não cumprimento de prazos

Mudança ou falta de prioridades

Concorrência de uso de recursos entre o dia a dia e o projetos

Descumprimento do orçamento

Recursos humanos insuficientes

Mudanças constantes de escopo

Escopo mal definido

Avaliação incorreta dos riscos

Algo que também chama atenção nos resultados é que vários dos demais itens mencionados nas três perguntas têm relação direta com a habilidade de comunicação ou com os problemas de comu-nicação. Difícil imaginar alguém com boa capacidade de liderança, negociação, integração ou resolu-ção de conflitos que não seja tam-bém um bom comunicador, não é mesmo? Para quem trabalha com projetos no dia a dia também é muito fácil imaginar o quanto problemas como má definição de escopo, mudanças frequentes de prioridade, descumprimento de prazos e estouros de orçamento podem decorrer de uma comuni-cação falha ou deficiente.

JÁ PLANEJOU SUA COMUNICAÇÃO HOJE?

Nossa relação com comunicação no ambiente de trabalho é curiosa. A comunicação é destacada como como uma das dez áreas de conhecimento-chave em gerenciamento de projetos pelo PMI. Também faz parte dos requisitos básicos e obrigatórios de um sistema de gestão de qualidade de acordo com a nova ISO 9001:2015. No entanto, diversos estudos e até o próprio PMI constatam que não é comum empresas manterem um departamento responsável por pensar na comunicação de maneira estratégica e planejá-la. Quando existe um departamento de comunicação, este é normalmente voltado para comunicação corporativa, tratando de ações mais



voltadas a relações públicas e institucionais, que obviamente não englobam todos os requisitos de comunicação no ambiente de trabalho.

É bem fácil concordar que a comunicação é uma habilidade importante e valiosa, que faz falta em sua organização e que está na base de vários dos problemas mais comuns em projeto. Mas por que é algo tão comum pular ou não dar muita atenção ao planejamento e ao tratamento estratégico desse tema?

É comum assumirmos que sabemos nos comunicar e que já fazemos isso bem. Afinal, fazemos isso durante boa parte do tempo e, em geral, não precisamos pensar muito a respeito. Mas a comunicação em projetos não deveria ser apenas resultado natural ou intuitivo das interações com as pessoas envolvidas nele. O pesquisador Vijay Kumar Verma, membro do PMI, é autor de diversas publicações sobre gerenciamento de projetos. Uma de suas principais obras é uma série de livros que fala sobre os aspectos humanos em gerenciamento de projetos. No primeiro livro dessa série, em que ele fala sobre como organizar projetos para o sucesso (The human aspects of project management: organizing projects for success), há uma observação bem enfática sobre comunicação: “Se a base do gerenciamento de projetos é a formalização de processos para alcançar melhor desempenho, a informação e a comunicação não podem ser relegadas ao improviso e à intuição.”

Ou seja, a não ser que você seja alguém de muita sorte, cercado de pessoas igualmente sortudas e que naturalmente estão se comunicando na frequência ideal, usando sempre os meios mais adequados e de maneira perfeitamente inteligível a todos, se você deixa de planejar a comunicação, com certeza está perdendo algo. Seu projeto simplesmente não alcançará o melhor desempenho possível se você ignorar um de seus processos mais frequentes

http://www.pmi.org/About-Us/Fellows/Vijay-Kumar-Verma.aspx

http://www.pmi.org/About-Us/Fellows/Vijay-Kumar-Verma.aspx

https://www.amazon.com/Organizing-Projects-Success-Aspects-Management/dp/1880410400

https://www.amazon.com/Organizing-Projects-Success-Aspects-Management/dp/1880410400



e intensos. Entregas atrasarão, orçamentos serão estourados, problemas demorarão uma eternidade para serem notificados e resolvidos.

Não ignore esta etapa! Você mesmo poderá medir os resultados no seu próximo projeto e constatar as melhorias!

“Se a base do gerenciamento de projetos é a formalização de processos para alcançar

melhor desempenho, a informação e a comunicação não podem ser relegadas ao

improviso e à intuição” Vijay Kumar Verma


NÃO SE COMUNICAR BEM CUSTA CARO

Um dos estudos do PMI Pulse of the Profession, publicado em 2013, dedicou-se a estimar em termos financeiros o custo de uma série de possíveis ineficiências ao longo de um projeto. De acordo com o levantamento, para cada 1 bilhão de dólares investidos em um projeto, o valor em risco devido a falhas e ineficiências é de cerca de 135 milhões de dólares. O mesmo estudo conclui que, dentre os fatores que ameaçam o sucesso de um projeto, o mais impactante é a comunicação: dos 135 milhões de dólares em risco, 75 milhões de dólares podem ser desperdiçados devido à comunicação ruim.

A análise do PMI conclui que organizações com comunicação alta-mente eficaz terminam 80% dos projetos de acordo com os objetivos planejados. Esses resultados são 54% superiores aos registrados nas empresas que que não se comunicam bem.


Para cada 1 bilhão de dólares investidos em um projeto, 75

milhões de dólares podem ser desperdiçados devido a uma

comunicação ruim

Não é surpresa constatar que a comunicação foi responsável por metade das falhas em projetos e estouro de orçamento e prazos iniciais PMI

52%37%

48%

80% 71% 76%

Empresas com estratégia de comunicação efetiva

Atingem o objetivo inicial

Concluem o projetodentro do prazo

Concluem o projetodentro do orçamento

Empresas sem estratégia de comunicação efetiva

Fonte: Projetc Management Institute

http://www.pmi.org/~/media/PDF/Business-Solutions/The-High-Cost-Low-Performance-The-Essential-Role-of-Communications.ashx


O PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO NA PRÁTICA

No Blog Construct, falamos bastante sobre essa etapa-chave para o sucesso dos projetos, e até já elaboramos uma ferramenta com nosso parceiro e co-autor deste ebook, Gestor de Obras, para ajudar sua empresa a elaborar o planejamento da comunicação em projetos de construção civil.

Segundo a nova norma da ISO 9001:2015, qualquer plano de comunicação deve identificar quem precisa de qual informação, quando eles precisam e como essa informação deve ser fornecida a fim de garantir a entrega bem sucedida das mensagens entre emissores e receptores (limitando rúido e distorção).

Os detalhes do plano podem variar um pouco de acordo com o projeto, mas necessariamente você deverá considerar os seguintes pontos:


Aspectos do plano de comunicação

Quem são as pessoas que precisam de determinadas informações e quais pessoas estão autorizadas a acessá-las

Quais os objetivos da comunicação do projeto. Exemplos: agir mais rápido diante de problemas, evitar erros em compras e entregas de materiais etc.

Quais mecanismos e formatos serão utilizados para a comunicação no projeto. Exemplo: reuniões presenciais, placas de sinalização, comunicação móvel

Em que momento (data e tipo de evento) e com que frequência as atividades formais de comunicação devem acontecer

Audiência

Propósito

Frequência

Métodos

http://constructapp.io/pt/como-elaborar-o-planejamento-de-comunicacao-em-projetos-de-construcao-civil/

http://constructapp.io/pt/como-elaborar-o-planejamento-de-comunicacao-em-projetos-de-construcao-civil/


Que barreiras culturais e de linguagem precisam ser consideradas. Exemplo: as pessoas dos canteiros de obras entendem as siglas ou jargão do pessoal do escritório ou da empresa fornecedora?

Onde a informação será guardada e arquivada, por quanto tempo. Em que ocasiões pode ser consultada? Quando necessário, quem poderá acessá-la e como poderá fazê-lo?


Armazenamento

Cultura

PROJETOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL: UM DESAFIO AINDA MAIOR

Como vimos, o setor de construção civil é um dos setores em que os profissionais mais precisam se relacionar e compartilhar informações com partes externas (parceiros, clientes, fornecedores, funcionários temporários, consultores e prestadores de serviços em geral).

Fonte: BOX. The Information Economy:A Study of Five Indus-tries. Redwood City: Box Incorporated, 2014

Construção

Cola

bora

ção

exte

rna

SoftwareMídia e

EntretenimentoServiços

financeirosIndústria

Manufatureira


Projetos que são realizados em canteiros de obras e em outros tipos de áreas externas separadas fisicamente da organização responsável pelo projeto são especialmente desafiadores.


A maioria das atividades e custos de uma empresa de construção civil acontecem nos canteiros de obras. E, claro, são nesses locais onde, literalmente, são construídos os ativos mais valiosos da empresa. Mesmo depois da entrega e comercialização da obra, a construtora permanece responsável por sua segurança e qualidade por vários anos.

Pelos mais diversos motivos, no entanto, a maioria das decisões sobre os projetos são tomadas em escritórios distantes dos canteiros de obras. E boa parte do trabalho na busca de sucesso em projetos de construção se resume a mitigar os efeitos dessa distância física.

“Equipes de construção civil interagem mais com dados da empresa por meio de dispositivos móveis do que em outro setor.

“Plantas de projetos e documentos relacionados passam por múltiplas equipes conforme a informação flui em cada canteiro de obras”

“Empresas de construção civil trabalham fornecedores e terceirizados duas vezes mais do que em outros setores”`

Equipes remotas

Informações descentralizadas

Comunicação entre empresas e terceiros

Por isso é imprescindível reunir toda informação em um único ambiente de trabalho


Todo gestor responsável por manter a conexão entre o escritório e o canteiro de obras utiliza diversos métodos e ferramentas para cumprir seu papel de comunicador-chave. Se você ocupa esta função, sabemos que existe uma grande chance de você não estar feliz com as opções de ferramentas e métodos disponíveis na sua empresa.

Embora no setor de construção as tecnologias para planejamento, engenharia e técnicas construtivas já tenham passado por uma evolução considerável nos últimos anos, com inovações como a modelagem 3D, entre outras, as formas de se levantarem dados nos canteiros de obras (onde cerca de 80% do dinheiro do projeto é gasto) ainda são bastante rudimentares. O compartilhamento de informações e de mensagens ainda se limita a papel, telefonemas, e-mails e outros métodos descentralizados e difíceis de organizar, documentar e converter em ações. E-mail é uma parte comum da vida diária do escritório, mas ele pode ser terrivelmente ineficaz no canteiro de obras (lento, excessivamente formal etc).

No entanto, planejamento e decisões ainda ocorrem fora dos canteiros de obra...

Resultando em confusão e falta de transparência para todos os envolvidos


Arquitetos

Engenheiros

Fornecedores

Terceirizados

Escritório

80% das atividades e custos acontecem nos canteiros de obras.


Em busca de resultados melhores e de mais eficiência no trabalho, os profissionais do setor de construção estão rapidamente adotando ferramentas de mensagens para consumidores para o trabalho diário remoto ou no canteiro de obras, como WhatsApp, Telegram ou Facebook Messenger. Há muitas vantagens em utilizar aplicativos móveis como esses no contexto de projetos de construção, como você já deve ter concluído na prática. São gratuitos e quase todo mundo que tem um smartphone sabe usar pelo menos um desses aplicativos. Com eles, você consegue transmitir mensagens em tempo real, aproveitar recursos do seu aparelho para mandar mensagens de voz, fotos, vídeos, e isso enriquece a comunicação.

A comunicação por esses aplicativos, no entanto, tem muitos inconvenientes. Além do seu grupo de colegas do trabalho, lá também estão os seus grupos da família desejando um bom dia e compartilhando um vídeo cheio de mensagens motivacionais para você começar a semana, ou o grupo da turma de velhos amigos, que estão sempre tentando marcar aquele happy hour de sexta-feira.

Por não serem ferramentas pensadas especificamente para seu tipo de trabalho, elas também pecam em recursos como facilidade de busca de informações passadas, organização por datas, responsáveis, além de, claro, serem cheias de ruídos e um poço sem fundo de distrações.



A COMUNICAÇÃO MÓVEL EM PROJETOS

4


O conceito de Comunicação Móvel em Projetos, proposto pela Construct, surge para aparelhar os gestores e profissionais que colaboram em projetos que acontecem em locais distantes dos escritórios e que envolvem equipes remotas.

A comunicação móvel já começa a ser utilizada em projetos de maneira quase intuitiva, com o crescente acesso a tecnologias e smartphones. Por isso, nossa proposta é orientar você e os colaboradores em projetos da sua empresa a planejar e aplicar as melhores práticas e ferramentas para uma comunicação mais fluida, colaborativa e eficaz na construção.

O gráfico a seguir demonstra algumas das principais características de alguns dos principais tipos de comunicação em canteiros de obras que discutimos neste ebook:

O Construct App é o primeiro aplicativo de comunicação desenvolvido especificamente para o contexto de projetos de construção civil. Sua base é a comunicação móvel em projetos.

Frequência de uso Tempo real (em qualquer lugar)

Tempo real (em qualquer lugar)

Diariamente (em geral, a partir de

um computador)

Volume de mensagens

Muito alto Médio Alto

Linguagem Informal Direta

Nenhum

Formal

Alto (Spam)

Nível de ruído

Alto (piadas, memes,

grupos aleatórios)

Estrutura compartilhada

Grupo de pessoas

Tópico de projetos Não há


Tipo de comunicação

Comunicação móvel em projetos E-mailWhatsapp



COMO ADOTAR TECNOLOGIA MÓVEL NA SUA EMPRESA

Um estudo da consultoria americana em tecnologia da informação JBKnowledge sobre o uso de tecnologia em projetos de construção (4º Anuário da Tecnologia para Construção, 2015) consultou mais de 2000 empresas de sua base de assinantes do setor de construção nos Estados Unidos. A pesquisa mostrou que mais de 75% dos profissionais do setor veem a adoção de novas tecnologias móveis como uma prioridade do negócio.

COMO ESCOLHER A TECNOLOGIA CERTA

A oferta de aplicativos móveis especializados para ambientes de projetos é cada dia maior. A escolha da tecnologia certa depende de uma definação bem clara dos seus objetivo e de sua empresa. No setor de construção, existem aplicativos movéis para cada etapa do seu negócio – gestão de projetos, controle do cronograma,

Quão importante é a tecnologia movel para o negócio?

28,6%20,7%28,8%

30,1%41,1% 39,3%

32,1% 31,4%

47,9%31,5%

45,9%

22,6%

2012 2013 2014 2015

Muito importante Importante Não é importante

Fonte: JBKnowledge

http://jbknowledge.com/2015-construction-technology-report-survey


medição, contabilidade, design em 3D etc. Destacamos no nosso blog alguns aplicativos para construção civil que facilitam a vida dos profissionais do setor no artigo “6 aplicativos para construção civil que você precisa conhecer!”.

Um dos motivos mais óbvios para adotar tecnologia móvel no canteiro de obras é a necessidade de capturar informações sobre a execução do projeto. A pesquisa da JBKnowledge mostrou que esta demanda ainda conta com poucas soluções no mercado. De acordo com o levantamento, 83% dos entrevistados afirmaram que utilizam um processo manual ou planilhas no computador para coletar informações nos canteiros de obras. Alguns participantes mencionaram a dificuldade em encontrar soluções mais adequadas no mercado, e uma das conclusões do estudo foi que adotação de novas soluções é lenta devido à curva de aprendizagem para novas tecnologias e o esforço necessário para treinar os envolvidos.


Como sua empresa está coletando dados no canteiro de obras?

Outros

Nenhuma das anteriores

Não coletamos dados no canteiro de obras

Solução customizada

Usamos um software ou aplicativo móvel

Planilhas

Processo manual 45,3%

45,3%

5,4%

4%

37,6%

15%

4%

http://constructapp.io/pt/6-aplicativos-para-construcao-civil-que-voce-precisa-conhecer/

http://constructapp.io/pt/6-aplicativos-para-construcao-civil-que-voce-precisa-conhecer/


TECNOLOGIA PARA PESSOAS, NÃO PARA PROCESSOS

Esse é um dos paradigmas que estamos dedicados a romper na Construct. Historicamente, as novas tecnologias no setor de construção exigiram adaptações profundas na maneira como as empresas funcionam, alterações ou adoção de novos processos e muito treinamento. São as chamadas inovações ou tecnologias para processos. Na Construct acreditamos que a tecnologia, para ser realmente desruptiva, precisa ser pensada para pessoas.

Por isso, acreditamos que os melhores softwares para profissionais de construção civil devem ser:


Seu software para comunicação móvel em projetos precisa ser

SIMPLES

Tão fácil quanto apps pessoais

Informação segura e separada dos assuntos pessoais

Capaz de capturar conteúdo de mídia avançado

Otimizado para web e smartphones mais usados (iPhone, Android)

PROFISSIONAL MULTIPLATAFORMAVISUAL


COMO PROMOVER A ADOÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS ENTRE OS COLABORADORES DE UM PROJETO

O melhor produto possível não é suficiente para garantir uma implantação bem-sucedida. A primeira questão a ser tratada é disponibilização, ou a escolha da forma de licenciamento e instalação do software.

Hoje em dia, um número crescente de empresas optam por softwares na nuvem, em vez de softwares que precisam ser instalados e requerem infraestrutura do contratante.

Na Construct, criamos um processo de implantação baseado em um estudo do Massachusetts Institute of Technology (MIT), nos Estados Unidos, sobre as maiores dificuldades relacionadas à instalação de novas tecnologias em empresas.

As principais etapas do nosso processo são:

Identificação do problema: uma definição bem clara do problema existente (por exemplo, “atrasos na comunicação de problemas relacionados com a entrega de materias”).

Definição de um caso de uso: o esclarecimento de quem vai usar a nova tecnologia e como a sua adoção vai ajudar na resolução do problema.

Criação de equipe piloto: um grupo de pessoas dispostas e disponíveis para testar e avaliar a nova tecnologia é formado na empresa que tem o problema.


https://www.capgemini-consulting.com/SMR


Estabelecimento de um prazo curto: é importante definir um período curto para avaliar a nova tecnologia e compreender seus benefícios para as pessoas (na Construct, essa etapa dura quatro semanas, com uso intensivo).

Treinamento remoto: a necessidade de ter treinamento presencial ou no próprio local em geral é sinal de complexidade ou de dificuldade de uso do novo software.

Suporte por meio do próprio software: comunicação diretamente no aplicativo é a melhor maneira de tirar dúvidas e engajar os novos usúarios, pois o aprendizado acontece da maneira mais contextualizada possível.

A etapa mais importante é a definição do problema, em conjunto com as pessoas que deverão ser beneficiadas pela novidade. Isso será importante para que todos se engajem desde o início, e para que fique claro avaliar se a vida melhorou, no final das contas.

Se você é entusiasta e fã de novas tecnologias, testar novidades por si só já é algo apaixonante e divertido. Mas seus colegas conhecem essa sua tendência, e dificilmente vão colaborar, a menos que entendam qual o problema que a tal tecnologia vai eliminar no seu ambiente de trabalho.

Então, se você é uma dessas pessoas, atenção às dicas para conquistar aliados para testar novas tecnologias!

Uma explicação simples de um problema bem óbvio que afete o trabalho de todos pode ajudar muito a envolver as pessoas certas, mesmo as mais ocupadas.



Alguns exemplos desses problemas poderiam ser:

Para iniciar o teste, também é importante ter um grupo pequeno, porém diversificado, envolvido na avaliação.

Este grupo pode incluir pessoas de vários departamentos no escritório central, pelo menos dois gestores que trabalhem a maior parte do tempo no canteiro de obras, e alguém da diretoria. Com uma equipe engajada e focada para resolver um problema bem definido e um sistema simples de usar, você pode ter certeza que sua implantação vai dar certo!


Hoje demoramos mais de 5 dias úteis para verificarmos a qualidade de uma etapa da obra finalizada, mas poderíamos verificar no mesmo dia, com fotos e vídeos feitos no local. Quanto antes pudermos identificar problemas de qualidade, mais rapidamente poderemos trabalhar para resolvê-los, enquanto o prestador de serviço ainda está trabalhando no projeto.

Atualmente é muito lenta e caótica a troca de informações entre pessoas que não são nossos funcionários diretos, como fornecedores de materiais, empreiteiros, arquitetos, entre outros. Mais difícil ainda é a comunicação desses profissionais entre si, quando necessário no dia a dia. Com um sistema único de comunicação, poderemos centralizar todas as partes interessadas e toda informação dos projetos.

Poucas pessoas são responsáveis por coletar informações sobre o andamento das obras porque é necessário saber utilizar o nossos complexos softwares de medição e de gestão de projetos. Essas pessoas ficam sobrecarregadas e conseguem colher um volume limitado de informações. Se existisse uma maneira acessível a todos os responsáveis de relatar seu trabalho, os profissionais responsáveis pelos sistemas de medição e de gestão de projetos poderiam alimentá-los com informações mais precisas e mais rapidamente.


CASOS DE SUCESSO

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O aplicativo Construct foi lançado em 2015, e já faz parte do dia a

dia de centenas de profissionais do setor de construção em todo o

Brasil. Confira a experiência e os depoimentos de alguns de nossos

clientes sobre como a comunicação móvel em projetos trouxe

melhorias para o trabalho.

UPTEC

O gerente de planejamento de obras da Uptec, Robson Wilson

de Sousa, encontrou no Construct a solução para ter todos os

documentos da construtora à disposição a qualquer momento. Toda

a parte formal da empresa, sediada em Minas Gerais, foi reunida na

plataforma e agora está disponível para pesquisa simples e segura

de todos os funcionários, inclusive alguns que atuam em São Paulo.

“Antes de adotar o Construct, nós tínhamos enorme dificuldade para

encontrar documentação, pois não havia um local que centralizasse

toda a papelada”, admitiu Robson.

Mais de 50% dos colaboradores da Uptec já usam o Construct

diariamente. O e-mail foi facilmente substituído, já que a

plataforma, além de memorizar as informações, fornece status

completo sobre o andamento da obra, facilitando assim a

elaboração de relatórios detalhados. Também é possível deixar

comentários que serão lidos por todos aqueles que participam do

grupo relacionado à obra em questão. “O Construct virou parte da

nossa rotina diária, e é evidente o aumento da nossa produtividade”,

complementou.




CARVA ENGENHARIA

O engenheiro Mateus Carvalho, da Carva Engenharia, procurou

o Construct com a necessidade de aproximar mais sua empresa,

sediada em Fortaleza, de três negócios estratégicos localizados

em Minas Gerais. O desafio era fazer com que a equipe gerencial

liderada pelo engenheiro Edson Carvalho, pai de Mateus, na capital

do Ceará, recebesse as informações em tempo real vindas de Belo

Horizonte. Mais do que isso: que houvesse fácil colaboração entre

seu time em Minas e a equipe comandada pelo pai em Fortaleza

em torno desses três importantes projetos. “A experiência que

nós tivemos desde o primeiro contato com o Construct sempre foi

muito acima da expectativa, e isso vem se mantendo mês após mês”,

afirmou Mateus.

Mateus e o Construct montaram uma estratégia em que o

colaborador interno de cada um dos três projetos documentaria

qualquer nova questão e reportaria seu status diariamente.

Isso permitiu que Mateus criasse maior transparência na troca

de informações entre os supervisores nos canteiros de obras,

engenheiros e o escritório central em Fortaleza. “A cada nova

situação, fica mais fácil documentar, colaborar e decidir o que fazer

por meio do Construct”, diz Mateus.


CORBIS ENGENHARIA

A empresa Corbis Engenharia, localizada em Belo Horizonte,

também usufrui dos benefícios da comunicação móvel em projetos.

O engenheiro Pedro Bethonico, diretor da empresa, buscava

uma ferramenta que oferecesse transparência e eficiência na

comunicação entre as obras e o setor de engenharia. “O Construct

serviu como um canal de comunicação intuitivo, rápido e eficiente

na comunicação entre setores de empresas”, disse.

A Corbis Engenharia realiza muitas obras de curta duração. Um

dos principais uso do aplicativo para gerenciar as atividades nos

canteiros de obras são os registros fotográficos do progresso de cada

projeto. “Este recurso é perfeito para demonstrarmos aos nossos

clientes que a Corbis tem controle total sobre as etapas e prazos de

nossas obras”, conclui.



REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS


BOXBLOGS. Mapping the information economy: a tale of five

industries. Disponível em: <https://www.box.com/blog/mapping-

the-information-economy-a-tale-of-five-industries/>. Acesso em: 04

mai. 2016.

CAPGEMINI CONSULTING. Embracing digital technology: a new

strategic imperative. Disponível em: <https://www.capgemini-

consulting.com/smr>. Acesso em: 13 mai. 2016.

CARVALHO, Marly Monteiro De; JR, Roque Rabechini. Fundamentos

em gestão de projetos: Construindo Competências Para Gerenciar

Projetos. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2015. 504 p.

CHAVES, Lúcio Edi et al. Gerenciamento da comunicação em

projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014.

JBKNOWLEDGE. The 3rd annual construction technology report.

Disponível em: <http://jbknowledge.com/wp-content/uploads/2014-

ct-report.pdf>. Acesso em: 12 mai. 2016.

PMI. The high cost of low performance: the essential role of

communications. Disponível em: <http://www.pmi.org/~/media/pdf/

business-solutions/the-high-cost-low-performance-the-essential-

role-of-communications.ashx>. Acesso em: 09 mai. 2016.

PMI: PROJECT MANAGMENT INSTITUTE. Vijay kumar verma, pmp,

mba, p.eng. Disponível em: <http://www.pmi.org/about-us/fellows/

vijay-kumar-verma.aspx>. Acesso em: 05 mai. 2016.

VERMA, Vijay K.. Organizing projects for success: Human Aspects

of Project Management. [S.L.]: PMI, 1995. 201 p.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

o que É comunicaÇÃo mÓvel em projetos · móvel em projetos. este material é baseado em...

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