o papel da auditoria na terceirizaÇÃo de ...a terceirização, como um processo de gestão...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
O PAPEL DA AUDITORIA NA TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS
Por: Cinthia Basto de Carvalho
Orientador(a): LUCIANA MADEIRA FRAJDRACH
Rio de Janeiro
2012
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
O PAPEL DA AUDITORIA NA TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Auditoria e Controladoria
Por: . Cinthia Basto de Carvalho
3
Agradecimentos
Agradeço a Deus, por estar sempre presente na
minha vida, à minha mãe que sempre me incentiva,
aos meus amigos, por entenderem a minha
ausência, a uma amiga e a um amigo em especial
que me mostraram que eu seria capaz.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a minha mãe, que sempre está
comigo nos momentos mais difíceis da minha vida e
nunca me deixa desistir. Dedico também a todos
que direta ou indiretamente me incentivaram.
5
RESUMO
O objetivo deste trabalho é informar de uma forma clara e objetiva os
passos da terceirização de serviços, as obrigações da Contratante/Contratada,
possíveis problemas que possam existir na terceirização e alertar sobre os
cuidados que devem ser tomados.
As empresas contratantes de serviços terceirizados são co-
responsáveis pela mão-de-obra terceirizada em suas dependências perante
reclamações trabalhistas. Através de ferramentas de controle, treinamentos
internos e testes de auditoria, podemos mitigar os riscos (trabalhistas e
previdenciários) advindos da contratação de prestadores de serviços.
Primeiramente, será apresentado o conceito de terceirização. Em
seguida, serão apresentados estudos de caso, levantando os problemas já
encontrados. Feito isso, será apresentada a documentação a ser solicitada
pela empresa contratante, e o devido monitoramento para assim, amenizar os
riscos para a contratante.
Se forem seguidas as orientações, este trabalho estará contribuindo
para a prevenção de riscos e prejuízos, hoje freqüentes, para trabalhadores e
tomadores de serviços, tanto na contratação quanto na prestação de serviços.
6
METODOLOGIA
Este estudo foi realizado através de pesquisas bibliográficas,
incluindo os autores José Miguel Aguilera Avalos e Paulo Henrique Teixeira, e
com base em dificuldades apresentadas nos últimos 5 anos em uma Indústria
que atua no segmento de energia no setor de controle interno de documentos
relacionados à Terceirização de Serviços.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I 10 TERCEIRIZAÇÃO 10 1.1 - Atividade – Meio 12 1.1.2 – Atividade – Fim 12 1.2 – Princípios Norteadores da Terceirização 13
1.3 – Formas de Terceirização 16
1.4 – Áreas de aplicação da terceirização 17
1.5 – Vantagens e Desvantagens da Terceirização 17
CAPÍTULO II 20 DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS E ESTUDO DE CASO 20 2.1. – Documentos para Habilitação Jurídica da Contratada 20
2.1.1 – Documentos para atestar a regularidade fiscal 21
2.1.2. - Documentação Mensal 22
2.1.3. - Documentação Comprobatória de registro de empregados 22
2.1.4 - Documentos para comprovar a qualificação técnica 22
2.2 - Estudo de Caso 23
2.3 – Responsabilidade Solidária X Responsabilidade Subsidiária 27
2.4 – Diferença entre responsabilidade solidária X Vínculo Empregatício 28
2.5 – Diferença da Terceirização Ilícita e Terceirização Ilegal 29
CAPÍTULO III 33
A AUDITORIA NA TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS 33 3.1. – Auditoria em Fraudes, Terceirização Ilícita e Ilegal 36 3.2 – Disposições Contratuais Perigosas que devem ser evitadas 39 CONCLUSÃO 41 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 42
8
INTRODUÇÃO
No Brasil, a terceirização, entendida como a tendência de transferir
para terceiros as atividades que não fazem parte do negócio principal da
empresa, começou a ganhar corpo há mais de 30 anos. Hoje, o outsourcing
(terceirização) assume a condição de ferramenta estratégica no momento em
que é utilizado para agregar valor, assim como também, transformar um
negócio. A terceirização, como um processo de gestão moderno, assumiu o
seu papel no cenário da Administração e vem contribuindo para o
fortalecimento da competitividade, onde as organizações estão terceirizando
serviços que não fazem parte do foco do seu negócio.
Trata-se da ação de uma empresa em obter mão-de-obra de fora da
empresa, ou seja, terceirizada. Em outras palavras, Outsourcing é a
transferência das atividades, conhecidas como atividade-meio, para uma
empresa terceirizada. A diferença entre simplesmente subcontratar recursos e
optar pelo Outsourcing, é que envolve o uso estratégico de recursos externos
para desempenhar atividades que eram tradicionalmente desenvolvidas por
colaboradores internos, com o objetivo de alcançar uma vantagem operacional
pré-definida, que há pouco se resumiam em redução de custo ou pessoas.
Reestruturação, redução de pessoal e reengenharia das operações
foram algumas das formas encontradas pelas empresas para se manterem
competitivas e que tornaram o Outsourcing muito mais estratégico, isto é,
focado no valor agregado, bem como na otimização dos recursos e
competências centrais para atingir o crescimento (FUJITSU, 2007). O
Outsourcing vem a ser a ferramenta estratégica para gerir o negócio de forma
eficiente e eficaz, garantindo a rentabilidade da empresa.
Para que esta forma de contratação de serviços tenha êxito, é
necessário o cumprimento de alguns procedimentos e regras básicas.
As empresas contratantes são co-responsáveis pela mão-de-obra
terceirizada em suas dependências perante reclamações trabalhistas, e
9 poderão responder por dívidas trabalhistas e previdenciárias de empregados
que trabalhem em suas instalações, embora estejam vinculados a empresas de
prestação de serviços.
Além dos documentos comprobatórios trabalhistas (CTPS, Contrato
de trabalho, etc), outro destaque é a comprovação de que a empresa está em
dia com os encargos trabalhistas de cada profissional.
Essa comprovação se dá por meio de controles e procedimentos
internos. E para garantir que a empresa faz uso correto de suas ferramentas de
controle, são realizados constantes testes de auditoria.
No primeiro capítulo será definido o conceito de terceirização; as
vantagens e desvantagens desta prática estratégica. No segundo capítulo será
abordado um estudo de caso de como a ausência de controles internos e
procedimentos pode ser prejudicial. E no terceiro capítulo, quais os controles
internos e qual o papel do auditor no processo de terceirização de serviços.
10
CAPÍTULO I
TERCEIRIZAÇÃO
Segundo Teixeira (2009), terceirização é a contratação de serviços
por meio de empresa, intermediária (interposta) entre o tomador de serviços e
a mão-de-obra, mediante contrato de prestação de serviços. A relação de
emprego se faz entre o trabalhador e a empresa prestadora de serviços, e não
diretamente com o contratante (tomador) destes.
Possibilita estabelecer um processo gerenciado de transferência, a
terceiros, da atividade-meio da empresa, permitindo a esta concentrar-se na
sua atividade principal.
Pode ser definido também como um processo de busca de parcerias
determinado pela visão empresarial e pelas imposições do mercado.
O fenômeno da globalização conduz e obriga as empresas a serem
eficientes, eficazes e competitivas. Para isto ser possível elas devem
desenvolver estratégias que melhorem consideravelmente a sua qualidade,
produtividade e inovação.
A implantação das técnicas administrativas de terceirização traz para
as empresas várias vantagens:
• Proporciona a concentração dos recursos liberados para a área
produtiva, melhorando a qualidade e competitividade do produto
• Permitir à empresa se focar no seu “core business”, ou seja, nas
suas competências centrais
• Reduz os controles
• Reduz as perdas
• Otimiza a relação custo /benefício
• Transforma os custos fixos em variáveis
11
• Aumenta a especialização
• Evita a obsolescência dos equipamentos
• Gera efetividade e eficiência
O processo de terceirização em uma organização deve levar em
conta diversos fatores de interesse, tais como a redução de custos e
principalmente o foco na sua atividade-fim. A terceirização precisa estar em
conformidade com os objetivos estratégicos da organização, os quais irão
revelar em que pontos ela poderá alcançar resultados satisfatórios.
O princípio básico é o de que não se deve terceirizar a sua
atividade-fim. Sendo assim, uma organização que desconhece a si mesma, em
um processo de terceirização, corre sério risco de perder sua identidade e
principalmente o seu diferencial competitivo. Mesmo na atividade-meio, só é
permitido terceirizar quando não houver subordinação hierárquica, ou seja,
locação de mão de obra é ilegal.
É de fundamental importância para o sucesso de projetos
terceirizados um bom planejamento, onde todos os aspectos jurídicos e
operacionais tenham sido avaliados e quantificados corretamente.
A escolha do parceiro certo é essencial para que os resultados
esperados possam ser atingidos nos prazos estabelecidos. A assertividade na
parceria depende de boa especialização do terceiro, espírito empreendedor,
capacitação técnica e administrativa dos profissionais alocados pela empresa
contratada, viabilidade financeira e assunção de responsabilidades (TEIXEIRA,
2009).
O público interno que vai relacionar-se com o terceiro deverá ser
muito bem treinado e esclarecido, e conhecer os comportamentos corretos e
posturas de relacionamento que evitem a geração de riscos legais e
operacionais.
12
O contratante e o contratado precisam estar juntos na avaliação dos
resultados, uma vez que, se necessário for efetivar correções, as mesmas
possam ser implementadas com mais agilidade e eficácia.
É permitida a terceirização nos casos de atividades que não
confrontem com o objeto social da empresa contratante, como exemplo
segurança e vigilância, conservação e limpeza e em serviços especializados
ligados a atividade-meio do tomador de serviços.
Segundo Teixeira (2009), as atividades podem ser definidas da
seguinte forma:
1.1 - Atividade-meio:
É aquela não representativa do objetivo da empresa,
desfragmentada, portanto, do seu processo produtivo, configurando-se como
serviço necessário (paralelo ou secundário), porém não essencial.
1.1.2 - Atividade-fim:
É a razão de existir da empresa, compreende as atividades
essenciais e normais para as quais a empresa se constituiu. É o seu objetivo a
exploração do seu ramo de atividade expresso em contrato social.
A terceirização fora dessas hipóteses é considerada ilícita pela
legislação trabalhista (mesmo que idônea e regularmente constituída a
empresa intermediadora), formando-se a relação de emprego diretamente com
a empresa contratante.
Na terceirização é proibida a existência de pessoalidade,
subordinação, controle de jornada de trabalho com o tomador de serviços.
Caso seja comprovada a presença de tais requisitos, será declarada a relação
de emprego com o tomador de serviços, (TEIXEIRA, 2009).
13
Com exceção do trabalho temporário (Lei nº. 6.019, de 03/01/1974),
no qual a subordinação se manifesta entre trabalhador e as empresas
fornecedoras e cliente há um prazo determinado (30 dias podendo ser
renovado por mais 30 dias) para realização do serviço. Nos outros casos, não
há limitação de tempo para que a empresa permaneça prestando serviços para
o mesmo tomador, desde que inexistente a pessoalidade e a subordinação
com ele.
Se as obrigações trabalhistas não forem corretamente cumpridas e
fiscalizadas, a empresa tomadora responde de forma solidária e subsidiária
pelo seu pagamento, no período em que tiver se beneficiado do trabalho.
Segundo Teixeira (2009), segue abaixo os princípios norteadores da
Terceirização:
1.2 – Princípios Norteadores da Terceirização
• Não pode existir a exclusividade e a dependência financeira do
tomador. O terceiro presta serviço com exclusividade para determinada
empresa e depende financeiramente dela, ou seja, o terceiro tem um único
cliente.
• Não pode ocorrer a subordinação, o comando (ordens), a
supervisão, o controle de jornada do funcionário do terceiro. Exceto no trabalho
temporário, trabalho avulso sindicalizado e estagiário.
• A empresa deve contratar sempre resultados, tarefas ou
determinado serviço e jamais contratar homens/hora ou exigir determinada
quantidade de pessoas no local, o que se configura a compra ou aluguel de
mão-de-obra de “gatos” ou agenciadores de mão-de-obra não autorizados pelo
Ministério do Trabalho.
14
• A relação operacional entre contratante e contratada deve ser
feita por meio de Gestor e Preposto, sem envolver outras pessoas, para evitar
o vínculo.
• O GESTOR do contrato é o representante da contratante que
deverá fazer cumprir as cláusulas contratuais existentes. Não poderá se dirigir
diretamente ao funcionário do terceiro, mas ao PREPOSTO da contratada,
indicado no contrato. Se não houver a figura do Gestor, todos os funcionários
da contratante vão se achar no direito de dar ordens aos funcionários do
terceiro, configurando-se, assim, o vínculo empregatício.
• O PREPOSTO é o representante da contratada, descrito em
cláusula contratual, com o qual o Gestor deverá resolver os assuntos
relacionados ao contrato. Esta relação não gera o vínculo, pois o preposto esta
representando a pessoa jurídica contratada, pode ser o funcionário do terceiro
ou qualquer outra pessoa, desde que conste no contrato firmado entre as
partes.
• As cláusulas contratuais devem ser muito bem elaboradas e
especificadas para servirem de instrumento de gerenciamento e cobrança do
serviço realizado pelo terceiro.
• Todo o contrato com terceiro gera a responsabilidade subsidiária,
ou seja, se o terceiro não pagar seu funcionário, quem paga é a contratante.
Por isso, cobrar os documentos referentes ao cumprimento das obrigações
trabalhistas do terceiro.
• O vínculo trabalhista somente ocorrerá quando houver fraude na
terceirização ou a terceirização for ilegal ou ilícita. Dessa forma, a empresa
contratante responderá como se o funcionário do terceiro fosse seu:
equiparação salarial, diferenças salariais, diferença de benefícios, etc.
15
• Tanto o Gestor como os colaboradores da contratante podem
trocar informações técnicas e orientações com os funcionários do terceiro,
entretanto não podem dar ordens.
As normas sobre terceirização estão contidas na legislação e
basicamente disciplinadas pelo Enunciado TST nº 331:
TST Enunciado nº 331
I - A contratação de trabalhadores por empresa interposta é ilegal,
formando-se o vínculo diretamente com o tomador dos serviços, salvo
no caso de trabalho temporário (Lei nº 6.019, de 03-01-74).
II - A contratação irregular de trabalhador, através de empresa
interposta, não gera vínculo de emprego com os órgãos da
Administração Pública Direta, Indireta ou Fundacional (Art. 37, II,
da Constituição da República).
III - Não forma vínculo de emprego com o tomador a contratação de
serviços de vigilância (Lei nº 7.102, de 20-06-1983), de conservação e
limpeza, bem como a de serviços especializados ligados à atividade-
meio do tomador, desde que inexistente a pessoalidade e a
subordinação direta.
IV - O inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do
empregador, implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos
serviços, quanto àquelas obrigações, inclusive quanto aos órgãos da
administração direta, das autarquias, das fundações públicas, das
empresas públicas e das sociedades de economia mista, desde que
hajam participado da relação processual e constem também do título
executivo judicial (art. 71 da Lei nº 8.666, de 21.06.1993). (Alterado
pela Res. 96/2000, DJ 18.09.2000)
16
1.3 – Formas de Terceirização
• Prestação de Serviço através de Empresas de Terceirização
Especializadas nas atividades-meio do Tomador de Serviços de acordo
com o Enunciado 331 do TST.
• Cooperativa de Trabalho e Serviço por meio de uma Cooperativa
legalmente constituída pelos ditames do Código Civil e baseado no
artigo 442 da CLT.
• Locação de mão-de-obra através de Empresa de Trabalho Temporário
(Lei 6.019/74) que tenha autorização do Ministério do Trabalho em
situações de acréscimo extraordinário de trabalho e por motivo de férias
de funcionários, por exemplo.
• Representantes Comerciais constituídos por meio de Empresas e não
de Autônomos.
• Desverticalização, forma de gestão empresarial, que consiste que a
Empresa “mãe” concentre-se apenas na sua atividade principal, seu “
core business”, como por exemplo, podemos citar as Indústrias de
automóveis que passaram a ser conhecidas apenas como “ Montadoras”
das peças dos seus veículos que já chegam prontas.
• Franquia, outra forma de gestão empresarial, notadamente no ramo de
serviços e “fast food” em que se cede o uso da marca, expertise em
determinado segmento, sendo dado total treinamento e suporte ao
Franqueado.
• Concessão da Marca para empresa que produz e comercializa
determinado produto.
• Permissão nos serviços públicos.
17
• Facção. Outra forma de gestão empresarial que está sendo muito usada
por Hipermercados, que é terceirizar a produção de determinado
produto, colocar sua marca e vender no seu próprio Hipermercado com
sua marca, por exemplo, em produtos alimentícios (arroz, azeitona,
feijão, produtos de limpeza).
1.4 – Áreas de aplicação da Terceirização
Segundo Teixeira (2009), as seguintes atividades podem ser
terceirizadas, seguindo a definição de atividade-meio:
Serviços de alimentação, de conservação patrimonial e de limpeza,
de segurança, de manutenção geral predial e especializada, engenharias,
arquitetura, manutenção de máquinas e equipamentos, de oficina mecânica
para veículos, frota de veículos, transporte de funcionários, de mensageiros,
distribuição interna de correspondência, jurídicos, de assistência médica, de
telefonistas, de recepção, de digitação, processamento de dados, distribuição
de produtos, de movimentação interna de materiais, administração de recursos
humanos, administração de relações trabalhistas e sindicais, de secretaria e
especializados, ligados a atividade-meio do tomador de serviços.
Para identificar as áreas que podem ser terceirizadas deve-se
analisar detalhadamente o contrato social das empresas e definir a atividade-
fim.
1.5 - Vantagens e Desvantagens da Terceirização
Segundo Teixeira (2009), com o devido planejamento, podemos citar
algumas vantagens que a terceirização proporciona para a empresa:
• Incrementa a produtividade
• Melhoramento da qualidade e competitividade do produto com a
concentração dos recursos aplicados na área produtiva
• Diminui controles
18
• Minimiza perdas
• Evita a obsolescência dos equipamentos
• Libera recursos para a aplicação em outras tecnologias
• Concentra esforços no planejamento de novos produtos
• Reduz os custos administrativos e de pessoal
• Transforma custos fixos em variáveis
• Gera ganho de competitividade
• Divide a ação sindical
• Otimiza o uso de espaços
• Aumenta a especialização
• Desmobiliza ações grevistas
• Proporciona a qualidade na atividade-meio, através do terceiro
• Melhora a administração do tempo
• Diminui o nível hierárquico
• Redução do passivo trabalhista das empresas tomadoras
• Redução de quadro de pessoal indireto
• Racionaliza as compras de materiais de consumo, de equipamentos
e uniformes.
Com a terceirização, a empresa concentra seus esforços na sua
atividade-fim, com isso a empresa pode aumentar o seu raio de ação, ou seja,
ampliar seu mercado, e até mesmo, buscar novos mercados através da criação
de novos produtos ou com a realização de outros empreendimentos.
O padrão de qualidade aumenta, pois a empresa pode focar em sua
atividade principal estabelecendo padrões de qualidade, evitando a venda de
peças defeituosas e reduzindo a perda de matéria-prima.
A empresa deixa de pagar por estoque de materiais e maquinários,
que se tornam responsabilidade do parceiro, isso diminui o custo e redução da
folha de pagamento e não se gasta tempo e dinheiro com o treinamento de
empregados para exercerem funções inerentes à atividade-meio.
19
Além da diminuição do quadro de pessoal, o que reduz os encargos,
a empresa pode passar a investir em seus empregados, através de
treinamentos, melhores salários, participação nos lucros etc. A empresa que
aproveitar da diminuição dos custos e investir no funcionário, terá a satisfação
do mesmo, que trabalha mais motivado e “veste a camisa” da empresa,
(TEIXEIRA, 2009).
Apesar das várias vantagens, a Terceirização deve ser praticada
com cautela. Uma má gestão de terceirização pode implicar para as empresas
um descontrole e desconhecimento de sua mão-de-obra, a contratação
involuntária de pessoas inadequadas, perdas financeiras em ações trabalhistas
movidas pelos empregados terceirizados, dentre outros problemas.
§ Empresa responde por créditos trabalhistas no caso de inadimplência da
prestadora de serviços;
§ Custo de controle dos serviços terceirizados progressivamente torna-se
maior;
§ Queda de qualidade freqüentemente é relatada por clientes da empresa;
§ Risco ao terceirizar setores chave, tais como: Financeiro, Recursos
Humanos, Assessoria, Almoxarifado...;
§ Perda de bons funcionários, devido a rotatividade da mão-de-obra dessas
empresas;
§ Ao longo do tempo a empresa pode tornar-se extremamente dependente da
terceirização, por exemplo: Sistema de Informática com padrões
incompatíveis com outros;
§ Decadência do clima organizacional;
§ Perda da identidade da empresa.
20
CAPÍTULO II
DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS E ESTUDO DE CASO
Depois de esclarecida a definição de terceirização, o próximo ponto
a ser analisado é a documentação apresentada para início das atividades da
terceirizada nas instalações da tomadora e como deverá ser feito o controle
interno.
Segundo procedimento interno nº 8105 (2005) da indústria no
segmento de energia, têm-se a exigência de alguns documentos, para evitar
riscos trabalhistas.
A Contratada deverá apresentar prontamente todos os documentos
necessários para compor o arquivo de controle dos profissionais terceirizados.
Esses documentos são exigidos regularmente pela área responsável sempre
que um novo profissional da Contratada ingressar para prestar serviços,
destacando-se, mas não limitando-se, os abaixo listados:
2.1. – Documentos para Habilitação Jurídica da Contratada
• Ato constitutivo da empresa (Contrato Social, Contrato Social
Consolidado ou Ata de Constituição, devidamente registrado na JUCERJ);
• Todas as alterações contratuais as quais tenham ocorrido
modificações da razão social e a última do capital social, caso não apresente o
contrato social consolidado atualizado, devidamente registrado na JUCERJ;
• Apresentar Identidade e CPF - MF dos representantes legais da
empresa.
21
2.1.1 – Documentos para atestar a regularidade fiscal
• CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas;
• Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes Estadual (ICMS) ou
Municipal (ISS), relativo ao domicílio ou sede da CONTRATADA, pertinente ao seu
ramo de atividade e compatível com o objeto contratual. (Cartão de Inscrição
Estadual / Cartão de Inscrição Municipal);
• Prova de regularidade junto a Fazenda Federal – Certidão Conjunta
Negativa de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
• Certidão de distribuição de ações e execuções cíveis e criminais da
Justiça Federal;
• Prova de regularidade para com a Fazenda Municipal, relativo ao
domicílio ou sede da Contratada – Certidão Negativa de débitos Municipais ou de
não contribuintes do ISS; expedidas pelas Secretarias Municipais de Fazenda;
• Prova de Regularidade para com a Fazenda Estadual, relativo ao
domicílio ou sede da Contratada – Certidão Negativa de Débitos ou de não
contribuintes do ICMS, expedida pelas Secretarias Estaduais de Fazenda ou
Distrito Federal;
• Certidão Negativa de Débitos – CND – Expedida pelo INSS
• Alvará de Localização ou auto de licença de localização e
funcionamento acompanhado da guia de pagamento da taxa de localização,
instalação e funcionamento, quando houver;
• Certidão Negativa de Falência ou Concordata expedida pelo
distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no
domicílio da pessoa física (empresa com sede no Rio de Janeiro deverá apresentar
certidões do 1º; 2º; 3º e 4º Ofícios de distribuição, com data de emissão de até 180
dias). Tratando-se de empresa sediada em domicílio diverso, a Contratada deverá
apresentar as Certidões negativas dos competentes Registros de Distribuição.
22
2.1.2. - Documentação Mensal
Quando da apresentação mensal da respectiva Nota fiscal de serviços, a
contratada deverá anexar, quando aplicável e relativo aos períodos exigíveis, os
seguintes comprovantes de pagamento:
• GRF – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
(FGTS) e Informações à Previdência Social completa e quitada, e seu respectivo
comprovante de entrega;
• Relação dos trabalhadores vinculados ao presente contrato e constantes do
arquivo SEFIP – Sistema Empresa de recolhimento do FGTS e Informações à
Previdência Social, nos termos da legislação vigente;
• GPS – Guia da Previdência Social quitada com o valor indicado no relatório
da GRF.
• Cópia da LISTAGEM ANÁLÍTICA DA FOLHA DE PAGAMENTO MENSAL dos
empregados alocados na FMC durante o período relativo à cobrança (modelo
anexo).
• ISS – Imposto sobre Serviço;
• Simples Nacional
2.1.3. - Documentação Comprobatória de registro de empregados
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• CTPS;
• Cópia da Identidade e CPF;
• Cópia do contrato de trabalho
23
2.1.4 - Documentos para comprovar a qualificação técnica
• Certidão de registro expedida pelo Conselho Regional da Entidade
Profissional, comprovando o exercício de atividades relacionadas com o
objeto social da Contratada e o objeto deste contrato, além da prova de
regularidade da respectiva anuidade.
• Apresentação dos currículos dos responsáveis técnicos de nível superior
da Contratada;
• Atestado de capacidade Técnica, original ou cópia autenticada, expedido
por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando que a
Contratada executou serviços de mesma natureza ao do presente
objeto, sem qualquer restrição na qualidade e nas condições comerciais,
nomeando os profissionais responsáveis pela execução dos serviços,
devendo o atestado conter o nome, o endereço e o telefone de contrato
do atestante, ou qualquer outra forma para manter contato com a
empresa declarante;
• Declaração, subscrita por seu representante legal, de que a Contratada
dispõem de instalações, máquinas, equipamentos e pessoal técnico
especializado, necessário ao cumprimento do objeto deste contrato;
• Declaração da Contratada que efetuou vistoria completa nos locais de
serviços, responsabilizando-se pelo efetivo levantamento dos dados
técnicos, quantitativos e qualitativos, e pela verificação e análise de
todas as informações necessárias para o total desenvolvimento eficaz e
contínuo dos serviços, que deverá ser devidamente preenchida e
assinada pela Contratada.
Seguindo a relação acima, podemos evitar processos trabalhistas, mas
de nada adianta se o responsável pelo controle dos documentos não tiver
conhecimento do assunto e nem ferramentas para controle interno.
2.2 - Estudo de Caso:
Em uma multinacional americana que atua no fornecimento de
soluções de infraestrutura para empresas do setor de Petróleo, gás e
24 biocombustível, são terceirizados inúmeros serviços, como por exemplo:
Manutenção; Limpeza; Vigilância, Portaria, etc.
Para que as empresas e seus respectivos funcionários possam
iniciar suas atividades na Indústria, é necessário apresentar toda a
documentação citada nos tópicos acima (2.1; 2.1.1; 2.1.3; 2.1.4). Após a
conferência de toda a documentação os profissionais são liberados para iniciar
seus serviços.
Após um mês de serviços, quando da apresentação da Nota Fiscal
de serviços, a contratada deverá apresentar a documentação mensal,
conforme tópico (2.1.2.)
No ano de 2000, a empresa de Vigilância, Segurança e Portaria
apresentou toda a documentação solicitada para início de suas atividades.
Na época, o Setor responsável pelo controle de terceiros não
realizava check list constante dos documentos em relação aos encargos
trabalhistas e as certidões negativas (INSS, ICMS, FGTS, Dívida Ativa, etc).
O problema somente veio à tona, quando os funcionários alocados
na indústria começaram a reclamar que não haviam recebido seus salários. Foi
quando descobrimos que a empresa de Vigilância não havia apresentado à
messes nenhuma certidão negativa e nenhum relatório dos encargos
trabalhistas.
A empresa alegou falência e a Contratante teve que arcar com todos
os débitos trabalhistas e rescisórios de todos os 40 funcionários.
Devido a esse passivo, foi começou a ser realizada uma auditoria
interna e foi também foi contratada uma empresa de auditoria externa que duas
vezes ao ano fariam testes de controle para comprovar que os procedimentos
estavam sendo seguidos corretamente e a empresa não corria riscos
novamente, prejudicando o trabalhador.
25
No ano de 2007 e iniciou outra empresa de Vigilância e Segurança,
com a realização dos testes de auditoria e o devido treinamento da responsável
pelo controle de terceiros, foi evitado um novo passivo para a empresa.
No início do ano de 2011, devido ao constante check list de
documentos e testes de auditoria, foi verificado um atraso em relação à
Certidão Negativa do INSS, foi dado o prazo para a entrega dos documentos,
mas não foi cumprido. Desta forma, respeitando cláusula contratual, o
pagamento da Nota Fiscal foi bloqueado.
Segue abaixo o trecho retirado do contrato de prestação de serviços:
“Ocorrendo o descumprimento do disposto nos itens 9.1, 9.2
e 9.3, acima, é facultado à XXXX o direito de promover a
pronta retenção do preço integral, até o efetivo cumprimento
destas obrigações, bem como contratar e remunerar terceiro
para que realize as obrigações descumpridas e após,
estender o saldo à contratada, a título do pagamento do
preço dos serviços.”
Após 05 meses de retenção do pagamento, a empresa rescindiu o
contrato e alegou não ter condições financeiras para realizar a rescisão de
seus funcionários alocados nas instalações da Contratante. Diante do exposto
após inúmeras reuniões com a parte jurídica de ambas (contratante e
contratada), foi decidido que a Contratante liberaria o valor retido para
pagamento da rescisão dos funcionários e desta forma não seriam
prejudicados.
E assim, foi feito. Foi contratada uma nova empresa de Vigilância e
Segurança e os funcionários foram “absorvidos” pela nova empresa e não
foram prejudicados.
Desta forma, podemos destacar a importância do controle interno
para as empresas que contratam serviços terceirizados.
26
Segundo Avalos (2009, p.42) o controle interno é conceituado como
um conjunto de procedimentos, políticas diretrizes e planos de organização que
têm por objetivo garantir a eficiência, a ordem e a segurança na gestão
administrativa.
Segundo Avalos (2009, p.42), podemos classificar o controle interno
da seguinte forma:
- administrativo: são os procedimentos existentes na empresa para
assegurar a eficiência operacional e o cumprimento das diretrizes definidas
pela direção.
A Contratante citada acima até hoje responde à processos
trabalhistas da empresa de Vigilância e Segurança do ano de 2000.
Infelizmente já era tarde, pois a falta de recolhimento dos tributos, pagamento
de encargos trabalhistas e sociais, bem assim a inobservância das leis
trabalhistas por parte do prestador gera o vínculo empregatício presumido e a
responsabilidade solidária ou subsidiária.
Para mitigar esses riscos, é necessário realizar um planejamento
para a contratação dos prestadores de serviços, pois algumas empresas
possuem um quadro alto de terceiros. Para tanto deve sempre ser feito testes
de auditoria em relação aos documentos comprobatórios.
Segundo Avalos (2009, p.21) as fases de uma auditoria são:
Planejamento inicial, análise do risco, execução do trabalho, resultado final.
Neste caso, o planejamento inicial pode definir quais documentos
serão solicitados para controle, que supostamente será baseado em
evidências.
27
Segundo Avalos (2009, p.25), a opinião emitida por profissional
capacitado deve ser fundamentada em evidência correspondente e que lhe
sirva como base apropriada.
A palavra evidência descreve o total de elementos – documentos,
informações, suposições, conclusões e cálculos.
É sabido que a evidência, para ser útil, deve ser “relevante e de boa
qualidade”.
A Contratada deverá apresentar prontamente todos os documentos
necessários para compor o arquivo de controle dos profissionais terceirizados.
Esses documentos são exigidos regularmente pela área responsável sempre
que um novo profissional da Contratada ingressar para prestar serviços,
destacando-se, mas não limitando-se, os abaixo listados:
Um ponto importante a ser citado, é a devida conferência do cargo na CTPS,
para verificar se está compatível com o serviço a ser realizado, assim como o
salário acordado na contratação.
A exigência e controle desses documentos poderão evitar alguns
riscos trabalhistas, como exemplo:
• Sofrer autuação do Ministério do Trabalho e ações trabalhistas em
caso de inobservância das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
• Fiscalização dos serviços prestados para verificar se o contrato de
prestação de serviços está sendo cumprido integralmente, conforme o
combinado.
• Risco de contratação de empresa não qualificada.
2.3 – Responsabilidade Solidária X Responsabilidade
Subsidiária
A responsabilidade solidária, como o próprio nome indica, refere-se
à quitação de dívidas por sonegação previdenciária ou trabalhista tanto pela
28 prestadora de serviços quanto pelo tomador de serviços. O empregado ou o
Fisco optará pela execução judicial de uma ou das duas empresas. A
responsabilidade solidária ocorre, por exemplo, no caso de falência da
empresa de trabalho temporário.
Segundo Teixeira (2009), a responsabilidade subsidiária refere-se à
determinação para que o tomador de serviços responda pelas obrigações
trabalhistas, quando estas não são cumpridas pela empresa prestadora de
serviços. Ao contrário da responsabilidade solidária, que permite a execução
de qualquer das empresas - tomadora ou prestadora -, na responsabilidade
subsidiária, existem sempre dois devedores diferentes: um principal (no caso, a
empresa fornecedora de mão-de-obra), do qual tem de ser cobrada primeiro a
dívida; e outro subsidiário (no caso, empresa tomadora), que só pagará em
caso de inadimplemento do primeiro.
2.4 – Diferença entre responsabilidade solidária X Vínculo
Empregatício
O auditor deve ter a ciência que, em qualquer hipótese, a
contratante é responsável solidária pelo pagamento das verbas trabalhistas ao
prestador de serviços, caso a contratada não cumprir suas obrigações,
podendo a contratante pedir o ressarcimento judicialmente (o que é difícil se o
terceiro não tem bens nem valores para o ressarcimento) por isso a contratante
fiscalizará se é efetuado o correto pagamento dos salários.
Por outro lado, se o funcionário do terceiro trabalha exclusivamente,
recebe ordens, tem controle de jornada, mesmo que indiretamente, tem
supervisão da contratada, caracteriza-se o vínculo empregatício, como
consequência a contratante assume diretamente o pagamento de todas as
verbas salariais e ainda a obrigação ao pagamento de equiparação salarial,
diferenças salariais (horas extras, atualização salarial, distribuição de lucros,
prêmios, outros), diferenças de benefícios (vale-alimentação, assistência
29 médica, etc.) e outras vantagens que normalmente o funcionário do terceiro
não tem em relação ao colaborador da empresa.
2.5 – Diferença da Terceirização Ilícita e Terceirização Ilegal
A terceirização ilícita é o descumprimento do contrato por qualquer
das partes, enquanto a terceirização ilegal é a disposição contrária ao que a lei
estabelece. (subordinação e controle de jornada do funcionário terceirizado,
locação de mão-de-obra, etc.)
Conforme decisões do TST- Tribunal Superior do Trabalho, existindo
a terceirização ilícita ou ilegal é configurado o vínculo trabalhista, porém é a
Justiça do Trabalho que determina o vínculo empregatício.
Ocorrendo a determinação do vínculo trabalhista pelo juiz, a
Tomadora é responsável imediatamente pelo pagamento de todas as verbas
trabalhistas a que o funcionário tem direito, inclusive a equiparação salarial aos
demais funcionários da empresa, diferenças salariais (horas extras, 13º salário,
férias, prêmios e outros) e de benefícios (vale alimentação, assistência
médica).
Também, a Justiça do Trabalho vem decidindo unanimemente que,
se a empresa terceirizada não tiver recursos suficientes para os pagamentos
das verbas relativas a reclamatórias trabalhistas, caberá à empresa
Contratante o pagamento das verbas trabalhistas reclamadas, pois foi ela a
usuária do serviço.
Isso significa, mesmo não sendo considerado o vínculo trabalhista,
que a Tomadora pagará os direitos trabalhistas, nos casos em que a
terceirizada não honre seus compromissos com os funcionários.
Por isso, a escolha do terceirizado é de fundamental importância
para que a tomadora não tenha contratempos trabalhistas, os quais não são
30 totalmente inevitáveis, mas podem ser reduzidos ao contratar uma empresa
idônea.
Em qualquer caso, se o funcionário não receber as verbas
trabalhistas, a tomadora é responsável, configurando ou não o vínculo. Dessa
forma, é muito importante, ao selecionar a terceirizada averiguar sua
capacidade financeira, sua idoneidade e exigindo garantias.
O auditor também deve se atentar para as condições de segurança
e saúde no trabalho dos funcionários do terceiro.
Todos os trabalhadores têm direito a um trabalho seguro e saudável,
e também, no caso de prestação de serviço e terceirização, devem ser
observadas as disposições do Capítulo V da Consolidação das Leis
Trabalhistas e das Normas Regulamentadoras - NR da Portaria nº2 3.214, de 8
de junho de 1978. A responsabilidade solidária também é aplicada nas
questões relacionadas com a segurança e a saúde dos trabalhadores.
Segundo Teixeira (2009), seguem algumas obrigações:
• Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA: As CIPAs deverão
ser constituídas pela empresa contratada, no estabelecimento de
prestação de serviços, sempre que se enquadrar no disposto na NR-5.
Seus membros serão eleitos entre os empregados daquele
estabelecimento e, quando a empresa for dispensada de sua
constituição, designará um responsável pelo cumprimento dos objetivos
da NR- 5, podendo ser adotados mecanismos de participação dos
empregados, por meio de negociação coletiva. Havendo CIPA na
empresa tomadora, os trabalhos das duas comissões poderão ser
integrados.
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO: Toda
empresa deve elaborar e implementar o PCMSO conforme disposto na
NR-7. O PCMSO da empresa contratada deve considerar,
obrigatoriamente, os riscos existentes no trabalho a ser realizado para a
empresa tomadora. Embora a contratada possa ter um programa global,
31
devem ser incluídas as ações relativas aos trabalhadores de cada nova
frente de trabalho, em especial em caso de riscos não-previstos
anteriormente. Os exames de saúde ocupacional devem ser
obrigatoriamente realizados à época da admissão, periodicamente
conforme previsto no PCMSO e por ocasião da rescisão do contrato de
trabalho. Em todos os casos, o Atestado de Saúde Ocupacional - ASO
deverá ser emitido em duas vias, sendo a segunda entregue ao
trabalhador mediante recibo.
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA: Também é
obrigatório para todas as empresas, inclusive as prestadoras de serviço
e fornecedoras de mão-de-obra. Entretanto, nesses casos, devem ser
sempre considerados os riscos existentes no ambiente de trabalho da
empresa tomadora. Esta deve disponibilizar as informações necessárias
ou o seu próprio PPRA para que a contratada elabore o seu programa. A
adoção de medidas corretivas no local de trabalho cabe à empresa
tomadora, que é a responsável pelo ambiente de trabalho.
• O Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP é o documento histórico-
laboral, individual do trabalhador que presta serviço à empresa,
destinado a prestar informações ao INSS relativas a efetiva exposição a
agentes nocivos que, entre outras informações, registra dados
administrativos, atividades desenvolvidas, registros ambientais com
base no Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho - LTCAT
e resultados de monitorização biológica com base no PCMSO (NR-7) e
PPRA (NR-9). O PPP foi instituído pelo art. 148, parágrafo 1 da
Instrução Normativa INSS/DC 95/2003, obrigatório a partir de
01.01.2004.
• Medidas de Proteção Coletiva e Equipamentos de Proteção Individual -
EPIS: O empregador deve distribuir gratuitamente e tornar obrigatório o
uso de EPIs adequados aos riscos a que estarão expostos os
trabalhadores, nas condições previstas na NR-6. Ressalte-se,
entretanto, que as medidas de proteção coletiva e correção do meio
32
ambiente de trabalho são prioritárias, e não devem ser substituídas pelo
uso de EPIS. A contratada e a tornadora devem estabelecer
comunicação constante para o estabelecimento da necessidade e
adequação dos EPIS, devendo a contratada formalizar a comunicação
dos riscos não previamente identificados para que possam ser adotadas
as medidas de controle necessárias. Em se tratando da atividade de
segurança e vigilância prestada às instituições financeiras, caberá ao
tomador de serviços a elaboração de plano de segurança que poderá
ser submetido à aprovação prévia da Polícia Federal e conter, no
mínimo, três dispositivos de segurança, tais como: porta giratória,
sistema de alarmes e cabina blindada (Lei nº 7.102/83 e Portaria nº
992/95). O Auditor deverá fazer uma inspeção física para verificar o uso
dos equipamentos de proteção individual.
• Comunicação de Acidentes de Trabalho - CAT. Na ocorrência de
acidentes de trabalho, a tomadora deverá comunicar imediatamente à
contratada para que a CAT seja emitida e sejam adotadas as
providências previstas na legislação em vigor. A comunicação será feita
ao INSS por intermédio do formulário CAT, preenchido em seis vias.
33
CAPÍTULO III
A AUDITORIA NA TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS
Iremos iniciar este capítulo descrevendo a avaliação dos riscos e
procedimentos de auditoria para diminuir estes riscos.
Conforme Avalon (2009, p. 62) os riscos são enfrentados por todas
as organizações, independente de seu tamanho, natureza ou estrutura. Os
riscos interferem na possibilidade de a organização sobreviver, concorrer com
êxito para manter seu poder financeiro e a qualidade de seus produtos ou
serviços. O risco é inerente aos negócios e não existe forma prática de reduzi-
lo a zero. Portanto, a direção deve determinar o nível de risco considerado
aceitável e mantê-lo neste limite.
Desta forma, é preciso que a empresa tenha ferramentas para
mitigar estes riscos evitando assim problemas com processos trabalhistas.
A importância da auditoria neste caso é exatamente
verificar/acompanhar se a empresa está realizando o devido controle e
acompanhamento da documentação comprobatória.
Inicialmente, o auditor deverá verificar se existe planejamento da
empresa quanto à terceirização e as áreas que poderão contratar serviços.
Antecipar-se dos possíveis problemas que o processo de terceirização poderá
causar. Infelizmente a maioria das empresas implementa um processo de
terceirização de forma improvisada e imediatista, visando exclusivamente a
redução de custos e “esquecem” que se for feita uma análise da empresa
candidata antes de iniciar as atividades, o risco de um passivo trabalhista
poderá ser amenizado.
Segundo Teixeira (2009), o auditor deverá verificar se a empresa
seguiu ou segue alguns parâmetros para a implementação dos projetos de
34 terceirização. Objetivando facilitar o processo de terceirização e minimizar os
riscos.
Deverá ser realizado um planejamento identificando a necessidade
da contratação, após isso, a empresa deve se decidir pela terceirização ou não
e quais setores que serão terceirizados.
Para a escolha do prestador de serviços, deve-se avaliar e comparar
as propostas, averiguar a capacidade técnica; condições operacionais; situação
jurídica; situação financeira; situação administrativa; situação trabalhista.
O auditor deverá averiguar se, no processo de escolha de
determinado terceiro, foram observados tais critérios. Para isso, é necessário
que a empresa mantenha arquivada os dossiês dos terceiros contratados, para
posteriores verificações.
A empresa terceirizada a ser contratada deverá estar legalmente
estabelecida, com as autorizações e licenças públicas necessárias. Também, é
necessário que o Auditor avalie se existem as seguintes informações do
prestador:
• A idoneidade: SPC, Serasa, Cartório de Protesto de Títulos e
Documentos;
• O contrato social registrado na Junta Comercial, mediante extrato
atualizado dessa repartição pública, para evitar contratos sociais
desatualizados que não expresse a realidade;
• Balanço Contábil;
• A atividade-fim: deve ser diferente da atividade fim da contratada;
• A composição societária, objetivando segurança na contratação;
• Responsabilidade dos sócios;
• O capital social;
• Os bens patrimoniais
• As apólices de seguro
• Todas as certidões negativas públicas: municipais, estaduais e
federal
35
• O patrimônio operacional do prestador de serviços: equipamentos
e instrumentos a serem utilizados na execução do serviço
• A administração de pessoal
O auditor deverá verificar se o setor responsável pelo controle da
documentação, realiza constantemente o monitoramento de todos os
documentos. Através da nota fiscal de serviços e, antes do seu pagamento, da
cópia dos contracheques de cada trabalhador alocado, assim com a guia do
Fundo de Garantia do Tempo de serviço individualizada para cada contrato
específico, a guia do INSS e seu respectivo comprovante de pagamento.
É importante também a conferência pelo tomador de serviços da
GFIP específica dos empregados nele alocados, que deve ser apresentada
pela empresa prestadora.
Assim, além de escolher corretamente uma empresa prestadora de serviços
idônea na contratação, o tomador deverá monitorá-la mês a mês, arquivando
os documentos fornecidos.
O tomador deverá priorizar o parceiro, para que não haja
descontentamento e se mantenha uma relação de mútua cooperação:
• Preferir segurança a riscos
• Preferir confiança do que desconfiança
• Preferir política do ganha-ganha do que a política do ganha-perde
ou perde-ganha
• Preferir busca de parceiros do que a inércia
• Preferir ganhos a longo prazo do que ganhos a curto prazo
• Preferir melhor qualidade do que menor preço
• Preferir ganho de especialidade do que pouco conhecimento
• Preferir cooperação a que “cada um que se vire”
• Preferir postura pró-ativa a postura defensiva (abrir o jogo)
• Preferir prestador do mesmo lado a que inimigo
36
• Preferir participantes parceiros a participantes divergentes ou
concorrentes.
No processo de terceirização, o prestador não pode ser subordinado
ao tomador, pois a determinação de como fazer gera a presunção do vínculo
empregatício.
3.1. – Auditoria em fraudes, terceirização ilícita e ilegal
Quais os tipos de fraudes comuns na Terceirização?
• Uma empresa cria outra que irá absorver o seu setor de
manutenção, a qual irá lhe prestar serviços com exclusividade.
• Empresa contrata o serviço de outra, sem ampla e total autonomia
da prestadora, que não direciona o trabalho, não assume os riscos da atividade
e não aufere os lucros do empreendimento econômico.
• Empresa ajusta um serviço com uma prestadora cujo objeto social
não guarda harmonia com a prestação dos serviços ou com a execução da
obra.
• Empresa contrata um serviço de outra, e os empregados da
prestadora ficam à inteira disposição da tomadora, que direciona o trabalho
realizado, com amplo poder de mando e comando sobre aqueles, com
interferência nos trabalhos a nível econômico e administrativo.
• Ocorre, também, quando o contratante, ao invés de contratar
resultados (conclusão dos serviços), decide comprar ou alugar mão-de-obra de
“gatos” ou agenciadores de mão-de-obra, ou ainda, de empreiteiros de mão-de-
obra e agências de empregos. Os quais não são autorizados pelo Ministério do
Trabalho.
37
PRODECIMENTOS DE AUDITORIA
Verificar:
• Se a terceirizada presta serviços com exclusividade para a
contratante, se ela não possui outros clientes, configura-se a exclusividade.
Outro indício, que se pode verificar, é aquele em que o terceiro apresenta notas
fiscais sequenciais.
• Se a terceirizada tem autonomia sobre sua atividade, direciona o
trabalho e assume os riscos da atividade econômica. O risco aqui, são os
chamados “laranjas”. O auditor constatará claramente esta situação quando os
funcionários da terceirizada estiverem plenamente subordinados aos
colaboradores da empresa, dentre outros fatores.
• Se o objeto constante no contrato social da terceirizada é o
mesmo da empresa contratante, pois não deve contratar empresas prestadoras
de serviço com o mesmo objeto social e ainda que preste os serviços em suas
instalações. Para evitar problemas com a justiça e fiscalização trabalhista, o
auditor poderá recomendar que a empresa terceirizada altere seu objeto social.
Ocorre muito na construção civil, uma empresa acaba terceirizando para
empresas distintas várias etapas da obra: fundação, laje, hidráulica, elétrica,
telhado, acabamento, projeto, fiscalização, etc. Isto é perfeitamente possível,
pois a atividade da empresa contratante é Incorporação de Imóveis, a do
terceiro pode ser construção civil, serviços de elétrica, etc., não havendo um
conflito de atividade - fim. Porém, se no contrato social da contratante constar
muitas atividades e uma delas ser construção civil ou outra que seja a mesma
do terceiro, automaticamente estará se contratando fraudulentamente o
terceiro. Talvez, nesta situação, haverá necessidade de adequar o objeto social
da empresa auditada. O auditor deve entender que a contratação de empresas
com o mesmo objeto social, porém o serviço é prestado fora das instalações da
empresa, não é fraudulento, é uma forma de subcontratação. Exemplo: uma
transportadora contratada outra para fazer o transporte, uma empreiteira
contrata uma obra com seu cliente (pode ser ente público ou privado) e
subcontrata para outra empreiteira. A fraude ocorre quando contrata-se
terceiros com o mesmo objeto social para trabalho nas instalações da
empresa.
38
• Se os empregados da prestadora ficam à inteira disposição da
tomadora, que direciona o trabalho realizado, com amplo poder de mando e
comando sobre aqueles, com interferência nos trabalhos a nível econômico e
administrativo.
• Se a contratante, ao invés de contratar resultados/tarefas
(conclusão dos serviços), decide contratar homens/hora, ou seja, comprar ou
alugar mão-de-obra de “gatos” ou agenciadores de mão-de-obra, ou ainda, de
empreiteiros de mão-de-obra e agências de empregos. Os quais não são
autorizados pelo Ministério do Trabalho.
Após seguir todos os processos, o contrato de prestação de serviços
poderá ser efetivamente assinado por ambas as partes.
O auditor deve verificar se no contrato existem informações claras e
objetivas e algumas regras básicas, conforme a seguir:
• Constar na redação dos contratos, especialmente nos de prestação de
serviços:
• Obrigatoriedade da constituição formal de prepostos (obrigações da
contratada). O preposto será o representante da contratada perante o
gestor da contratante, assim, qualquer cobrança, o gestor deverá fazer
ao preposto, não se configurando o vínculo empregatício. O preposto
poderá ser qualquer pessoa: funcionário, amigo, parente, etc., desde
que estabelecido no contrato ou em aditivo contratual, quando o mesmo
for substituído.
• Comprovação mensal do pagamento de encargos trabalhistas sob pena
de retenção de pagamento (cláusula de preço e condições de
pagamento).
• Quando o atraso de pagamento justifica a rescisão ( cláusula de preço).
39
• Fiscalização e auditagem dos documentos dos terceiros ( cláusula de
obrigações da contratada).
• Reembolso de despesas/prejuízos causados pelas contratadas ou seus
colaboradores, inclusive trabalhista ( cláusula de obrigações da
contratada).
3.2 – Disposições Contratuais perigosas que devem ser
evitadas
Segundo Teixeira (2009). Não se deve constar no contrato:
• Contratação de pessoas: número de pessoas, exclusividade do
fulano de tal.
• Pagamento por homem/hora: o contrato deve ser estipulado por
tarefa resultado, ou seja, tantos m2 de limpeza.
• Imposição de substituição de pessoal: em hipótese alguma esta
cláusula, existindo deficiência no serviço por falta de funcionários, a
empresa deverá aplicar multas previstas no contrato ou se for motivo
rescindir o contrato. Exemplo: 100 m2 de área limpa, se a contratada
não conseguir cumprir a meta estipulada no contrato: multa e
rescisão.
• Exclusividade do contrato: a prestadora de serviços trabalhar
somente para uma empresa, esse procedimento, gera vínculo
empregatício e conseqüentes verbas trabalhistas. Pode existir a
exclusividade parcial, a chamada reserva de mercado, ou seja, um
fornecedor de software desenvolver determinado software somente
para a minha empresa, mas ela não está impedida de desenvolver
softwares em outras áreas para as demais empresas.
40
• Resilição unilateral privativa: se o contrato prevê forma de rescisão
só por uma das partes é inválida a cláusula. Apesar de unilateral, por
vontade de uma das partes, a outra parte também tem o direito de
rescindir o contrato.
41
CONCLUSÃO
Diante da necessidade de transformações nos meios produtivos, a
fim de economizar e aproveitar melhor os recursos, visando o aumento da
competitividade nas organizações, é que surgem estratégias de gestão, como a
terceirização, implementada nas mais diversas partes do mundo e setores da
economia.
A terceirização está, hoje, inserida nos conceitos da
administração, as empresas passaram a buscar alternativas no processo de
busca na redução de despesas, especialmente de mão–de-obra, onde é
possível a substituição pela de terceiros.
Erroneamente, para algumas empresas, mão-de-obra é sinônimo
de custos, o que quer dizer despesas. Dá-se a lógica: reduzir o efetivo e tudo
mais que a ele estiver agregado que é uma das principais razões que
levam a empresa a reduzir custos.
Para aperfeiçoarem-se, as empresas devem planejar suas
atividades constantes. A escolha do parceiro deve ser realizada com cautela,
pois a má escolha pode causar grandes prejuízos. Antes de tudo, definir uma
política de terceirização que esteja dentro dos valores da empresa. Depois,
identificar as áreas a serem terceirizadas. Somente após estas etapas é que o
contrato deverá ser assinado, caso contrário corre-se o risco de escolher um
mau parceiro.
Como sugestão para melhoria da terceirização deve-se escolher
empresas com melhor qualificação, avaliar a capacidade técnica da
empresa contratada, o custo dos serviços realizados por terceiros e
coletar referências com outras empresas sobre as empresas de terceirização.
Outra sugestão é realizar constantes testes de auditoria na verificação de todos
os processos evitando assim prejuízos para a empresa, uma vez que existe a
responsabilidade solidária e subsidiária. Utilizando as ferramentas de controle
42 interno, disponibilizadas pela empresa e até cogitar investimentos para a
realização de um melhor controle interno.
A terceirização é cada vez mais uma realidade nas empresas
brasileiras, e também deve ser vista como uma ferramenta gerencial.
43
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/vantagens-e-beneficios-da-terceirizacao/26683, 07-07, 2012 TEIXEIRA, Paulo Henrique. Auditoria e Controles na Terceirização. Portal Tributário® Editora e Maph Editora, 2001 AVALOS, José Miguel Aguilera. Auditoria e Gestão de Riscos. Instituto Chiavenato (org.). – São Paulo: Saraiva, 2009 MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Cartilha de orientação ao tomador de serviços. – Brasília: MTE, SIT, 2000. Procedimento interno nº 8105 (Multinacional do segmento de energia).
44
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I
TERCEIRIZAÇÃO 10
1.1 – Atividade - meio 12
1.1.2 – Atividade - fim 12
1.2 – Princípios Norteadores da Terceirização 13
1.3 – Formas de Terceirização 16
1.4 – Áreas de Aplicação da Terceirização 17
1.5 – Vantagens e Desvantagens da Terceirização 17
CAPÍTULO II
DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS E ESTUDO DE CASO 20
2.1 – Documentos para habilitação Jurídica da contratada 20
2.1.1- Documentos para atestar a regularidade fiscal 21
2.1.2 – Documentação Mensal 22
2.1.3 – Documentação Comprobatória de registro de empregados 22
2.1.4 – Documentos para comprovar a qualificação técnica 23
2.2 – Estudo de Caso 23
2.3 – Responsabilidade Solidária X Responsabilidade Subsidiária 27
2.4 – Diferença entre responsabilidade solidária X Vínculo empregatício 28
2.5 – Diferença da Terceirização ilícita e terceirização ilegal 29
CAPÍTULO III
A AUDITORIA NA TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS 33
3.1 – Auditoria em Fraudes, Terceirização Ilícita e Ilegal 36
3.2 – Disposições Contratuais perigosas que devem ser evitadas 39
45
CONCLUSÃO 41
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 43
ÍNDICE 44
CONCLUSÃO 48
ANEXOS 49
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 52
BIBLIOGRAFIA CITADA 54
ÍNDICE 55