Roteiro de Auditoria na Terceirizao

Roteiro de Auditoria na Terceirizao

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ROTEIRO/CHECK LIST DE AUDITORIA NA TERCEIRIZAO

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PROCEDIMENTOS AUDITORIA NA TERCEIRIZAO

PROCEDIMENTOS e CHECK LIST

CHECK LIST PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

PRINCPIOS NORTEADORES DA TERCEIRIZAO

H a exclusividade e a dependncia financeira do tomador;H a subordinao, o comando (ordens), a superviso, o controle de jornada do funcionrio do terceiro;A empresa contrata resultados, tarefas ou determinado servio;A empresa contrata homens/hora ou exige determinada quantidade de pessoas no local; Se no contrato consta o GESTOR;Se no contrato consta o PREPOSTO;Verificar se a relao operacional entre contratante e contratada deve ser feita por meio de Gestor e Preposto, sem envolver outras pessoas, para evitar o vnculo.

REAS DE APLICAO DA TERCEIRIZAO

Toda a atividade que no conste no contrato social de constituio da empresa contratante. O objeto social, o qual consta no contrato social, da empresa contratante diferente da empresa terceirizada, exceto quando o servio ou o produto por desenvolvido na sede da empresa terceirizada, a qual distinta da contratante.O servio contratado consta no objeto social da empresa contratada.

AUDITORIA NA SELEO DE TERCEIROS

PROJETO DE TERCEIRIZAO

Averiguar se h projeto identificando quais so os setores da empresa que podero ser terceirizados com maior chance de obter xito;

Analisar se foram adotados passos criteriosos e diligentes: H um estudo/projeto para identificar as reas terceirizveis;Foi definido o perfil adequado do prestador a ser identificado; procedimento da empresa analisar o nvel de qualidade a ser exigido do prestador;Foi definida a especializao do prestador a ser contratado;H a investigao no mercado da prestao de servios, para qualificar os prestadores;Analisar se a empresa averiguou alguns itens antes da contratao dos terceiros:

capacidade tcnica;condies operacionais;situao jurdica;situao financeira;situao adminsitrativa;situao trabalhista.

Foram estudadas condies sobre a legalidade dos setores em planejamento; lembrando que cada setor especfico quanto legalidade;Foi estudada a possibilidade de se ter dois prestadores de servios para o mesmo setor; Foi avaliada a potencialidade do mercado dos prestadores;Foi estabelecido um critrio de prioridade entre os projetos;No projeto previa possveis problemas que o processo de terceirizao poder causar;Estudar a viabilidade de contratar uma assessoria especializada para ajudar no processo de terceirizao e na avaliao do desempenho;Preparar-se para buscar um parceiro e tambm agir como parceiro;Averiguar os riscos potenciais, estudando-os caso a caso;Verificar quais sos os conhecimentos especializados e necessrios para que o terceiro possa desenvolver bem os servios;Estudar par ver se no haver necessidade do tomador transferir conhecimentos ao prestador, avaliando se deve transferi-los ou no;Houve um cronograma do processo de terceirizao;Procurar entender cuidadosamente a cultura nos prestadores que mais se aproxima com a da empresa tomadora;

PARMETROS PARA IMPLEMENTAO DOS PROJETOS

O Auditor dever averiguar se a empresa seguiu ou segue alguns parmetros para a implementao dos projetos de terceirizao, objetivando facilitar o processo de terceirizao e minimizar riscos:

Na fase de planejamento, conhecer muito bem as metas de terceirizao: analisar riscos e as conseqncias.Definir com clareza o perfil do prestador de servios.Desenvolver planos de como aproveitar eventualmente no prestador, a mo-de-obra que ser colocada em disponibilidade.Desenvolver um plano de indenizao especial para aqueles que no sero aproveitados.Avaliar como manter o mesmo servio, mas terceirizado;Reunir-se com a superviso interna, que vai integra-se com o terceiro para instruir como se relacionar com os funcionrios do prestador de servios, para evitar a subordinao.Inexistindo no mercado prestador com a qualidade e perfil ideais, incentiv-lo a melhor as condies de trabalho.Informao a respeito de aspectos legais do processo de terceirizao

MOTIVOS PARA OPTAR PELA TERCEIRIZAO

Para a escolha do prestador de servios, deve-se avaliar e comparar as propostas, analisando os seguintes itens:Aspectos tcnicosGarantias: se consta garantia no contratoPreos: planilha de custos que compem o preoInteresse pelo negcioEspecialidadeLista de clientes: para confirmaes sobre a execuo do servioA falta de recolhimento de tributos, pagamento de encargos trabalhistas e sociais, bem assim a inobservncia das leis trabalhistas por parte do prestador gera o vnculo empregatcio presumido e a responsabilidade solidria ou subsidiria.

PROVIDNCIAS PARA NO AFETAR A TERCEIRIZAO

Se ocorrer desleixo contratual, ou seja, a falta de cuidados e critrios do tomador na discusso e no preparo do contrato de prestao de servios, principalmente no que diz respeito s condies, nas quais os servios sero prestados. Desligamento de funcionrios treinados e que no so aproveitados pelo prestador, pois ilegal a contratao de funcionrio desligado da tomadora e contratado pela terceirizada.Poder gerar um aumento do risco a ser administrado: trabalhista e previdencirio.Problemas no processo devido a m escolha do prestador de servio.Pode gerar conflitos de cultura, entre os funcionrios da tomadora e da terceirizada.Na troca da empresa terceirizada, o custo com as demisses.Erro na avaliao do perfil do prestador procurado.

ESCOLHA DO TERCEIRO

Na contratao de terceiros-parceiros so muito importantes as seguintes anlises:

Objetivo;conseqncias do processo de terceirizao;determinar a participao certa de cada parte;conhecer claramente a capacidade de cada um;a qualidade dos servios;o conceito do mercado;o relacionamento com as outras empresas;o interesse na parceria;

GANHOS COM A TERCEIRIZAO

O Auditor, atravs de entrevistas a funcionrios, colaboradores e gerentes, poder A terceirizao proporciona alguns benefcios empresa? Dentre eles os seguintes:Incrementa a produtividade;Melhoramento da qualidade e competitividade do produto com a concentrao dos recursos aplicados na rea produtiva;Diminui controles;Minimiza perdas;Evita a obsolescncia dos equipamentos;Libera recursos para a aplicao em outras tecnologias;Concentra esforos no planejamento de novos produtos;Reduz os custos administrativos e de pessoal;Transforma custos fixos em variveis;Gera ganho de competitividade;Divide a ao sindical;Otimiza o uso de espaos;Aumenta a especializao;Desmobiliza aes grevistas;Proporciona a qualidade na atividade-meio, atravs do terceiro;Melhora a administrao do tempo;Diminui o nvel hierrquico;Reduo do passivo trabalhista das empresas tomadoras;Reduo de quadro de pessoal indireto;Racionaliza as compras de materiais de consumo, de equipamentos e uniformes;O auditor poder constatar outras vantagens obtidas com a terceirizao

VERIFICAO DAS PROPOSTAS PARA FORMAO DO PREO

Para fins de formao do preo do contrato observar os seguintes passos para contratao de servios pelos tomadores (planilhas de custos):dimensionar os servios a serem contratados e sua periodicidade ( portaria 24 horas); solicitar propostas constando o nmero de pessoas necessrias; se j propostas apresentadas com discriminao de preos para cada trabalhador disponibilizadoClculos para a formao da proposta: salrios, encargos trabalhistas, V.A., V.T., E.P.I, lucro, impostos sobre o faturamento

ANLISE CADASTRAL DO TERCEIRO

Verificar a idoneidade das empresas escolhidas. Para essa verificao, o Auditor dever analisar se o terceiro contrato exigiu o seguinte do prestador de servios:

certides atualizadas e negativas de dbito da empresa prestadora junto ao INSS, Receita Federal, prefeitura municipal e FGTS; Balano Contbil;contrato social e as alteraes, com ateno para a composio societria; A composio societria, objetivando segurana na contratao:

responsabilidade dos scioso capital socialos bens patrimoniaisas aplices de seguro

A atividade-fim: deve ser diferente da atividade fim da contratada;autorizao de funcionamento e certificado de segurana, expedidos pela Polcia Federal e renovados anualmente (apenas para o segmento segurana e vigilncia); SERASA, SPC, Cartrio de Protesto de Ttulos e Documentos da filial e da sede da empresa;Nmero de reclamatrias trabalhistas contra a terceirizada;O patrimnio operacional do prestador de servios: equipamentos e instrumentos a serem utilizados na execuo do servio;

Alm disso, as seguintes fontes de informao podero ser utilizadas adicionalmente:

Sindicatos patronal e profissional, para verificar se h alguma pendncia; Departamento de Polcia Federal, no caso de segmento segurana; Apontamento junto ao PROCON; empresas ou condomnios para os quais a empresa prestadora executou ou executa servios, inclusive com visita para avaliao do desempenho do servio. Consulta a outros clientes do terceiro, indagando sobre a qualidade dos servios e outros quesitos julgados necessrios. Foi solicitado para que a empresa terceirizada entregue a relao de reclamatrias trabalhistas.

CUSTO REAL DO SERVIO TERCEIRIZADO

Verificar se no est sendo pago a baixo do mnimo exigido pelo sindicado, o que futuramente poder ter conseqncias trabalhistas.

AUDITORIA EM FRAUDES, TERCEIRIZAO ILCITA E ILEGAL

TIPOS DE FRAUDES COMUNS NA TERCEIRIZAO

Verificar:Se a terceirizada presta servios com exclusividade para a contratante;O terceiro apresenta notas fiscais seqenciais;Se a terceirizada tem autonomia sobre sua atividade, direciona o trabalho e assume os riscos da atividade econmica; Se o objeto constante no contrato social da terceirizada diferente do objeto da empresa contratante;Se os empregados da prestadora ficam inteira disposio da tomadora, que direciona o trabalho realizado, com amplo poder de mando e comando sobre aqueles, com interferncia nos trabalhos a nvel econmico e administrativo.Se a contratante contrata resultados/tarefas e no homens/hora;

DETECTANDO TERCEIRIZAO ILCITA E ILEGAL

PRESTADORES DE SERVIOS

Verificar se: A empresa mantm projeto de terceirizao. As metas devem ser atingidas conforme o projeto de terceirizao;H definio do perfil do prestador de servios, sendo ele uma empresa de prestao de servios ou profissional autnomo, qual ser a sua especialidade e qualidades esperadas.H avaliao como manter os setores em funcionamento, utilizando-se de prestadores de servios.Desenvolvidos programas de treinamento interno, a fim de evitar qualquer postura de direo, fiscalizao ou controle. H a compra ou aluguel de mo-de-obra de terceiros que agem fraudulentamente, por empreiteiros e agenciadores que locam mo-de-obra no autorizados pelo Ministrio do trabalho e que no se enquadram no Trabalho Temporrio;H a exclusividade fornecedor de mo-de-obra trabalha somente para uma empresa;Tomador supervisiona diretamente as atividades do seu contrato, dando ordens aos empregados do seu contratado;Os funcionrios da contratante so subordinados da contratada;Tomador controla jornada de trabalho dos funcionrios da contratada (horrio, freqncia, etc.);Contratao de pessoas jurdicas no especializadas (contratao de segurana e vigilncia, cuja atividade na contratada no consta em seu objeto social);O tomador no respeita a legislao e os entendimentos da Justia do Trabalho sobre o assunto;Contratao de servios a serem executadas na atividade-fim do Tomador, exceto trabalho temporrio e estagirio;A prestadora de servios paga salrios menores do que a empresa contratante ou suprime seus direitos;Clusulas abusivas a favor da empresa Tomadora (Exemplo: preo baixo, superviso direta, subordinao, etc.);A empresa contratante deixa de pagar verbas salariais aos funcionrios que trabalham na contratada;A atividade-fim da contratante a mesma do tomador;So cumpridas as normas de segurana e sade do trabalho, previstas na legislao;H Pessoalidade na prestao do servio;

COOPERATIVAS DE TRABALHO E SERVIO

Verificar se:Existe subordinao do associado a ordens na sua atividade individual.H pessoalidade, pois o servio a ser prestado na tomadora no pode ser exercido sempre pelo mesmo associado, mas por funcionrios diversos com a mesma qualificao;Possui continuidade na prestao de servios; A Cooperativa ou empresa constituda por ex-empregados do tomador, a mando;A cooperativa criada por um empreiteiro de mo-de-obra, o qual o dono da cooperativa e fora a associao dos trabalhadores, os quais perdem benefcios e vantagens trabalhistas;H contratao de cooperativa com exclusividade;O tomador impe a subordinao trabalhista pela dependncia econmica;Tem superviso direta dos servios prestados pelos cooperados; A cooperativa contatada constituda por ex-funcionrios, mesmo com as melhores intenes fica presumida a fraude;

TRABALHO TEMPORRIO

Verificar se:

A empresa de trabalho temporrio tem registro no MTE art. 5, Lei 6.019/74;H contrato de trabalho temporrio por escrito da fornecedora com a tomadora ou cliente art. 9;Quando no constar no contrato expressamente o motivo justificador de demanda do trabalho temporrio, bem como as modalidades de remunerao da prestao de servio art. 9;Quando o servio prestado pelo trabalhador temporrio no se destinar necessidade transitria de substituio do pessoal regular e permanente, ou ao acrscimo extraordinrio de servio - art. 2;Quando exceder 3 meses a prestao temporria, sem prorrogao autorizada pelas Portarias 02/96 e 01/97 da Secretaria de Relaes do Trabalho, do Ministrio do Trabalho e Emprego;H contrato escrito entre a empresa de trabalho temporrio e cada um dos assalariados art. 11; Existe a anotao da condio de trabalhador temporrio, na CTPS art. 12;H a contratao de estrangeiro com visto provisrio como trabalhador temporrio art. 17;Cobrana de qualquer taxa do trabalhador temporrio a ttulo de mediao art. 18;Quando a empresa de trabalho temporrio dedicar-se a outras atividades estranhas s previstas na Lei 6.019/74 arts. 3 e 4;A permanncia do trabalhador na empresa aps o prazo ou trmino da obra ou atividade que autorizou o contrato temporrio;A contratao de outro trabalhador temporrio para o mesmo posto de trabalho;A contratao do mesmo trabalhador, para o mesmo posto, por meio de diversas empresas de trabalho temporrio, que atuem em sistema de rodzio;A contratao de trabalho temporrio para substituir trabalhador efetivo que se desligou definitivamente da empresa tomadora;A transferncia de empregados permanentes da empresa tomadora para a empresa fornecedora;Rescises contratuais com os empregados permanentes por trabalhadores temporrios de quase todos os postos de trabalho da empresa tomadora;

ESTAGIRIOS

Condies para que o estgio seja lcito:

A Existncia documental do Acordo de Cooperao e Termo de Compromisso de Estgio, firmado entre a Instituio de Ensino, a Concedente (empresa) e o Estagirio;Que esteja determinado o perodo de vigncia do Estgio no pode ser inferior a um semestre;Que conste o horrio da jornada do estgio;Que seja especificado o agente operador da Aplice de Seguro de Acidentes Pessoais e identificado o nmero dessa aplice;Que consta o valor da Bolsa-auxlio mensal que ser recebida pelo estudante;Que seja descrita as atividades a serem desenvolvidas no Estgio e que sejam compatveis com o curso seguido pelo estudante estagirio;Que conste a possibilidade de prorrogao do Estgio sempre que compatvel com o tempo de durao do recurso seguinte;Que fique esclarecida a resciso de imediato, caso o estudante tranque a matrcula, abandone o curso ou o conclua ou qualquer clusula do termo de compromisso do estgio seja violada;

AUDITORIA EM CONTRATOS DE TERCEIROS

CLUSULAS ABUSIVAS

O condicionamento, com a criao de clusulas que permitem ao tomador interveno a qualquer momento na operao do terceiro, excluindo toda a autonomia do fornecedor de servios.

A exclusividade, clusula em que o fornecedor no poder trabalhar para outro contratante, gera muitos riscos trabalhistas, em funo da dependncia financeira de um nico cliente.

A superviso do funcionrio do terceiro, o tomador influencia o fornecedor com seu estilo de administrar, at uma questo cultural na minha empresa mando eu, no entanto, existindo a superviso uma forma ilegal de terceirizao.

CUIDADOS COM O CONTRATO NA TERCEIRIZAO

O objeto social do terceiro deve ser distinto do objeto da contratante.O contrato tira a autonomia decisria do prestador?O contrato estipula condies pormenores para a realizao do trabalho?O contrato prev que o risco trabalhista por conta do prestador?H indcios claros de que uma das partes est levando vantagem sobre a outra?A empresa contratante tem um gestor de contratos? No contrato est nominado quem o preposto do terceiro?O contrato tem viabilidade jurdica?A contratao foi feita com urgncia?

ESPECIFICAO CONTRATUAL

OBJETO E RELEVNCIAS CONTRATUAIS

Antes da verificao a estrutura do contrato, o Auditor dever analisar alguns pontos relevantes que devem ser observados:

ConsiderandosGlossrioAssinatura no corpo do contratoLetra e ordenao e estruturao contratual Numerao de clusulas

Verificar se o ttulo est adequado e se utilizado para fins de controle interno no empresa;Identificao e qualificao das partes contratantes, de acordo com o contrato social (pessoas legalmente habilitadas para responder pela empresa)O objeto do contrato identifica o que as partes contrataram de uma maneira clara e direta?Caso esteja muito extenso, recomenda-se fazer mediante anexo contratual, um memorial descritivo com o objeto do contrato.Analisar se a descrio dos produtos ou servios constantes no memorial descritivo est de acordo com a necessidade da empresa. O memorial descritivo est em anexo onde especificado claramente os servios/produtos a serem executados:

As necessidades do tomador dos servios.O volume dos servios a serem fornecidos.Os nveis de qualidade exigidos.A periodicidade do fornecimento.Determina os critrios e formas de avaliao.Local onde os servios sero executadosEst devidamente vistado ou assinado pelas partes

PREO

A Planilha de composio de custo faz parte do contrato? E est assinada pelas partes?Esto claros a forma, condies de pagamentos, reajustes e outros?Consta a contratao com base em homem/hora?Consta no contrato a quantidade de pessoas que devem realizar o servio?Existe clusula de reteno de tributos?

OBRIGAES DAS PARTESTodas as obrigaes que as partes tiverem, que no sejam objeto nem preo;Consta clusula, indicando o preposto do terceirizado?Consta clusula, indicando o Gestor do contratante?

NOVAO / TOLERNCIAConsta no contrato clusula de novao e tolerncia?Salientando que o descumprimento tolerado de obrigaes contratuais no significa modificao ou alterao do escopo do contrato.

PRAZOEsto claros nos contratos, os prazos que se iniciam e se findam?Qual a melhor opo: Prazo determinado ou indeterminado?Se no contrato por prazo indeterminado consta a possibilidade de resilio e resoluo?

RESCISO DOS CONTRATOSO contrato pode ser rescindido a qualquer momento? Ou h impeditivos? Esses impeditivos favorecem ou prejudicam a empresa?

MULTAS DE MORA E COMPENSATRIA

No contrato h previso de multas de MORA e multas COMPENSATRIAS pelos descumprimentos das clusulas?A multa um instrumento, que agregada correta especificao do contrato, permite ao gestor ou ao fiscal de contratos executarem o cumprimento do contrato?O Auditor poder examinar o histrico do contrato, caso no foi aplicada nenhuma multa nesse perodo, um forte indcio que o contrato no est sendo bem gerido ou fiscalizado.O terceiro nunca atrasou os prazos de entrega do produto ou servio? O terceiro cumpriu na risca todos os itens constantes no contrato? No tem nenhuma multa ou advertncia?.A multa no poder ser superior ao valor do contratoTem clusula estipulando o abatimento da multa na prpria fatura?A empresa tem observado os prazos pra resciso dos contratos? Objetivando evitar peras e danos, bem como lucros cessantes.

a) Perdas e danosO no cumprimento da obrigao por parte da empresa: encargos e perdas e danos.

b) Lucros Cessantes Antes da resciso analisada a possibilidade de indenizao por lucro cessante?Constam documentos internos, protocolados por terceiros, dando a cincia sobre o recebimento do aviso de multas? Motivos para as rescises de contrato?

GARANTIAS CONTRATUAISExistem garantias financeiras e pecunirias para a execuo do contrato?Existem garantias contratuais que asseguraro riscos de contingncias trabalhistas de funcionrios de terceiros?

Garantias Financeiras e pecuniriasH garantias financeiras pela execuo das obras ou servio podero ser exigidas no contrato, mediante cauo sobre o valor total do contrato, a ser descontado mensalmente, ou atravs de Seguro Garantia, contrato atravs de aplice de seguro junto s Seguradoras; Existem garantias para execuo e cumprimento do contrato, mesmo em caso fortuito e de fora maior? H Garantia de durabilidade do produto ou servioQuando devolver a garantia? Prazo para devoluo da garantiaExistem especificaes cerca da eleio do foro pelas partes?

CONCLUSOPode determinar o foro competente em caso de ao judicial (inexistindo anterior conveno).Verificar a qualificao e capacidade das pessoas que assinam?

DISPOSIES RELEVANTES

Constar na redao dos contratos, especialmente nos de prestao de servios:Obrigatoriedade da constituio formal de prepostos (obrigaes da contratada).Comprovao mensal do pagamento de encargos trabalhistas sob pena de reteno de pagamento (clusula de preo e condies de pagamento).Quando o atraso de pagamento justifica a resciso (clusula de preo).Fiscalizao e auditagem dos documentos dos terceiros (clusula de obrigaes da contratada). Reembolso de despesas/prejuzos causados pelas contratadas ou seus colaboradores, inclusive trabalhista (clusula de obrigaes da contratada)

DISPOSIES CONTRATUAIS PERIGOSAS QUE DEVEM SER EVITADAS

No devem constar no contrato:Contratao de pessoas: nmero de pessoas, exclusividade do fulano de tal.Pagamento por homem/hora: o contrato deve ser estipulado por tarefa resultado, ou seja, tantos m2 de limpeza.Imposio de substituio de pessoal: Exclusividade do contrato: a prestadora de servios trabalhar somente para uma empresa, esse procedimento;Resilio unilateral privativa: se o contrato prev forma de resciso s por uma das partes invlida a clusula.

CUMPRIMENTO DO CONTRATO

O Auditor dever averiguar se o gestor ou fiscal de contratos est cumprindo suas obrigaes, as quais so:

Exigir tudo o que est descrito no contrato e seus anexos: objeto, obrigaes, complementares, documentaes, testes, normas internas, etc.Avaliar e penalizar descumprimentos: a empresa deve aplicar as multas moratrias para os descumprimentos contratuais como: prazo de entrega, quantidade de mercadoria a ser entregue, no apresentao de documentos, etc.Monitorar constantemente o contrato, promovendo os ajustes necessrios. Havendo necessidade de alterao contratual em funo de novas demandas, fazer mediante aditivo contratual.Padronizar os procedimentos de cobrana, de forma que todos os gestores ajam em consenso nas exigncias contratuais, evitando assim que alguns cobrem muito de seus prestadores e outros poucoSe os termos de aditivo e alterao esto devidamente assinadosVerificar se os termos aditivos so formalizados e assinados entre as partes.Toda e qualquer alterao contratual, seja adendo, aditivo e complemento devem ser feitos por escrito, observando o tempo de adaptao ao novo acerto e os valores envolvidos.

A redao ps-contratual deve:Ter livre disposio sobre as clusulas e acertos contratuais (exceto administrao pblica);Observar se a assinatura realizada por partes capazes (conforme contrato social, procuraes, etc.);Ratificar clusulas inalteradas;Sempre por escrito e antes da modificao;

EXTINO CONTRATUAL

A extino contratual pode ser voluntria ou motivada, razes mais comuns:

Extino da necessidadeFornecedor insatisfeitoTrmino de prazo

O auditor dever verificar se foram tomados os seguintes cuidados:Verificar a continuidade do fornecimento: antes de rescindir averiguar a possibilidade de outros fornecedores, para no paralisar o andamento normal da empresa.Amparo e caracterizao jurdica: previso contratual, motivo que ensejou est bem documentado.Prazo de desligamento: prvio aviso, conforme contrato.Valores envolvidos: multa rescisria a ser paga.Termo de encerramento e quitao: termo por escrito, constando a quitao do contrato;

Com relao s Redaes ps-contratuais, o auditor dever analisar:

Sempre prever obrigatoriedade de encerramento formal do contrato.Fazer termo rescisrio de encerramento.Ratificar a natureza jurdica da resciso e possvel caracterizao de infrao (foi rescindido em funo disso, daquilo...)Mencionar no termo de resciso quitao recproca e ou pendncias. Exemplo, d total e irrevogvel quitao, salvo o perodo de garantia, o qual deve ser honrado pelo terceiro. (garantia do servio, da mercadoria).Verificar se as partes que assinam o termo rescisrio tm a capacidade para tal;

Documentao juridicamente relevante para precauo que devem ser assinados:O ContratoAdendos, aditivos, alteraes contratuaisNotas fiscaisRelatrios do fornecedor ou prestador de serviosAtas de reuniesOrdens de servios e os de acordosFax e e-mailsGravao, fotos e filmagens (pr-anunciadas)

FALHAS COMUNS NA ELABORAO E GERENCIAMENTO DE CONTRATOS

O Auditor dever ficar atento s seguintes situaes:Contrato sem assinatura de pessoa capazObjeto contratado destoante da capacidade da pessoa jurdica fornecedoraAlteraes verbais sobre contratos escritosFalta de detalhes relevantes do objeto contratadoComplementos contratuais, anexos,etc., no assinados por pessoas capazesFalta de cobrana de resultados e multas penalizatrias (excesso de paternalismo)Acomodao (no evoluo) da sistemtica de contratao

AUDITORIA NO GERENCIAMENTO E NA FISCALIZAO DE CONTRATOS DE TERCEIROS

AES DO GESTOR OU FISCAL DE CONTRATO

Se a qualidade obtida mediante as seguintes aes de gerenciamento:A empresa deve vender a imagem de que exigente: as clusulas contratuais devem ser cumpridas;A empresa vem aplicando multa pelo descumprimento nos contratos? A negativa pode representar que h uma falta de austeridade na cobrana da execuo do contrato ou at mesmo o contrato no esteja bem especificado, dificultando o gerenciamento;Caso no fornecido algum servio ou mercadoria e no foi, deveria ser aplicada multa conforme prevista no contrato. Se no h previso de multa no contrato, recomendar a implementao;H clusula obrigando o contatado a cumprir prazos, caso contrrio: multa;O gestor deve aplicar multa estipulada em funo do no cumprimento das clusulas contratuais;O gestor precisa sempre estar olhando no contrato: o qual deve ser cumprido em sua integra, duas atitudes obrigatoriamente sero tomadas: multa ou resciso, nada de passar a mo sobre o que est errado;Cobrar e exigir o detalhe contratual;O gestor deve vender a imagem de cobrador;Exigir o cumprimento das clusulas contratuais: o que assina vai ter que cumprir;Multa gera disciplina;No esquecer da cincia da outra parte ao cobrar a multa;Carta de resciso se no tiver solucionado o problema;Multar a contratante, mesmo quando os problemas forem resolvidos. Essa atitude evita futuros erros, atrasos ou outros inconvenientes. A regra a seguinte: a empresa que multa entra por primeiro na fila de atendimento, aquela que no multa fica em segundo ou ltimo plano; Conseguir prioridade do fornecedor;Fornecedor tem a obrigao de cumprir o que est estipulado no contrato;

AUDITANDO O GERENCIAMENTO DE CONTRATOS TERCEIRIZADOS

Se a empresa possui gestor(es) de contratos. Tambm, o Auditor verificar se h a implementao do setor de gesto de contratos, objetivando ter o cumprimento das clusulas contratuais com qualidade, diminui o custo operacional com terceiros.H a integrao entre os gestores da empresa para trocar experincias, trocar idias e estabelecer uma aplicao uniforme de regras para fins de gesto dos terceiros.

O Auditor verificar se o gestor do contrato segue as seguintes atribuies:Identificar as necessidades internas a serem atendidas por terceiros;Redigir, revisar e propor os contratos com terceiros, ou seja, deve participar ativamente na elaborao do contrato, caso contrrio o jurdico vai inventar clusulas tornando o contrato impraticvel operacionalmente;Ajudar a selecionar os fornecedores;Exigir o cumprimento do contrato, buscando qualidade, economia e minimizao de riscos;Tomar providncias e iniciativas de ajuste no contrato; Acompanhar os acontecimentos e document-los;

Se a postura do gestor :Investigador: percepo de erros e incorrees.Questionador: deve questionar o motivo pelo qual esto sendo feitos os servios: o porqu dessa forma e no de outra forma.Cobrador: deve estar sempre com o contrato na mo e exigir o que foi contratado.Pr-ativo ante a eminncia de problemas e contratempos.Acessvel: para ouvir e discernir sobre os assuntos tratados

Erros que o gestor no pode cometer:

O gestor no pode gerenciar o empregado do fornecedor estultice, pois alm da perda de tempo, gera o vnculo empregatcio; O gestor competente no pode pedir a substituio do funcionrio terceirizado, (ele no interfere no comando dos funcionrios = vnculo empregatcio;

AUDITORIA NOS DOCUMENTOS DOS TERCEIROS

Resumindo, o tomador dever mensalmente:reter e recolher para o INSS; So solicitados os recibos de pagamento dos salrios, frias e demais proventos, GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social), guia de Imposto Sobre Servios - ISS, nota fiscal, recibos de entrega do vale-transporte; Os funcionrios que prestam servios verificam se os depsitos do FGTS esto sendo corretamente efetuados na CAIXA; A empresa terceirizada elabora uma folha de pagamento exclusivamente para a sua empresa, dotando os funcionrios que ali trabalham;

Outros pontos que devero ser verificados pelo tomador:Cpia autenticada da Ficha de Registro dos seus empregados, a qual poder ser substituda pelo crach de identificao, onde est impresso o nmero da CTPS e do PIS.Exames mdicos de todos os seus empregados atuando nas instalaes do tomador: admissionais, peridicos e demissionais.Relgio de ponto.Cartes de ponto dos seus empregados no local.Quadro de horrios dos seus empregados atuando no local.Relao dos empregados, por funo, que trabalham no local. Organizao da Cipa, conforme o nmero de empregados e o grau de risco Organizao do SESMET, conforme a quantidade de empregados e o grau de riscoregistro do empregado, quando da sua admisso ou substituio; se o salrio contratado est sendo efetivamente pago; se os benefcios convencionados esto sendo efetivamente concedidos (ex.: cesta bsica, seguro de vida, uniforme, etc.); se no h desvio na prestao de servios em relao aos originariamente contratados. Caso o contratante no cumpra seu papel fiscalizador, poder arcar com a responsabilidade solidria e subsidiria;

Cooperativa de Servios e trabalho

Ficha de adesoLivro de matrculaLivro de comparecimento nas Assemblias GeraisExames mdicosAdmissionaisPeridicosTermos de emisso de scio cooperadoDe aceitao e responsabilidadeDe compromisso e lealdadeEstatuto e regulamento internoAta da constituio da sociedade cooperativa

A grande vantagem do tomador est em exigir toda a documentao ANTES de pagar a nota fiscal mensal.

importante saber que o tomador de servios dever reter sobre o valor da nota fiscal do terceirizado, conforme o caso:INSS 11%ISS - 2 a 5%PIS 0,65%COFINS 3,0%CSSL 1,0%IRRF - PJ 1,0% a 1,5%IRRF PF 15,0% a 27,5%.

AUDITORIA NAS CONDIES DE SEGURANA E SADE NO TRABALHO DOS FUNCIONRIOS DO TERCEIRO

O Fiscal de contratos fiscaliza as condies de segurana e sade no trabalho dos funcionrios do terceiro:

Comisso Interna de Preveno de Acidentes - CIPA: Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional - PCMSO: Programa de Preveno de Riscos Ambientais - PPRA: O Perfil Profissiogrfico Previdencirio PPP, LTCAT Medidas de Proteo Coletiva e Equipamentos de Proteo Individual - EPIS: Comunicao de Acidentes de Trabalho - CAT.

FUNES DO FISCAL DE CONTRATOO fiscal ou o gestor do contrato est executando suas funes?Avaliar detalhes tcnicos e buscar suprir as necessidades internas originaisInterpretar, examinar, notar os defeitos criticar e rever os contratos com terceiros, para constatar pontos que dificultem a sua fiscalizaoOrdenar, impor e intimar o cumprimento do contrato, visando qualidade, economia e diminuio de riscos. Recomendar alteraes, inovaes, correes e atualizas nos contratos ou em suas clusulas que so ineficientes, no produz efeito ou no do bons resultadosAcompanhar os acontecimentos e document-los;O fiscal de contratos deve ser duro: investigar, questionar, cobrar e ser pouco transigente e conciliador.

PONTOS DE FISCALIZAO

1. necessria a contratao do terceiro?

Se o fiscal de contratos ou o gestor analise se h a real necessidade de aquisio do servio ou produto, questionando-a:

Por que?Para que?Qual a necessidade?

Se o fiscal tem algum elemento de anlise junto ao requisitante interno sobre a quantidade, a qualidade e os prazos do objeto escolhido.O fiscal deve verificar a quantidade, a qualidade e prazos inerentes do objeto escolhido, conferir a adequao da necessidade. Averiguar se no h solicitao em quantidades maiores que s necessrias.Foram analisadas alternativas mais em conta;Quanto aos prazos: disciplinar os setores a solicitarem produtos ou servios com antecedncia, ;O fiscal questiona junto ao requisitante interno o motivo da real necessidade para a aquisio de determinada mercadoria ou servio?

O Fiscal ou o Gestor questionar o requisitante da mercadoria ou servio, para verificar as situaes da real necessidade interna, mediante as seguintes indagaes sobre o problema e as formas de soluo:Onde nasceu o problema? Qual a sua origem?A soluo est ligada com o produto ou o servio? ( um produto ou servio que vai trazer a soluo)A necessidade normal (dentro de uma programao) ou no estava prevista?A soluo um quebra-galho ou definitiva?At quando pode ser resolvido? (quanto tempo para soluo)Quais so as outras formas para resolver o problema? A forma de resolver apenas a apresentada?

Toda a necessidade bem escrita apresenta alternativa de objeto. Por isso, a necessidade do requisitante deve ser escrita de forma clara e genrica e no presa s alternativas convencionais.Qual a real necessidade? Para que precisa isto? So as respostas a essas perguntas que permitiro ajustes e melhorias na contratao de terceirosA necessidade deve ser clara e genrica e no presa s alternativas convencionais.O fiscal prima pela melhoria da qualidade dos produtos e servios contratados?A empresa respeita e comprometida com os terceiros fornecedores de servios ou produtos?Respeito e comprometimento pelos contratadosFormao e consolidao da imagem da organizao no mercado perante o fornecedor.

Caractersticas favorveis empresa:-pontualidade no pagamento-mesma exigncia a todos os fornecedores-no ter flexibilidade diante aos descumprimentos dos contratos; no cumpriu o contrato:multa-Prudncia e critrios na seleo de fornecedores.

2.Especificaes Tcnicas do Contrato

O fiscal ou gestor de contratos participa na elaborao dos contratos com os terceiros?Existe a adequao necessidade original( real).Averiguao da clareza e completa especificao para obteno do resultado esperado.Identificao do redator e se houve superviso jurdica.Melhoramentos a redao contratual:

-identificar dificuldades de compreenso contratual;-estudar novas redaes possveis com mais clareza e preciso;-sugerir para que sejam retirados excessos e termos comprometedores;-parecer do jurdico sobre os aprimoramentos contratuais sugeridos;-anotar a parte as crticas pertinentes atual redao do contrato, indicando os problemas encontrados.

Verificar se Fiscal Gestor de Contratos est fazendo cumprir os contratos;

O Fiscal est cumprindo suas atribuies e fazendo cumprir o contrato?Analisar se todas as obrigaes contratuais efetivamente esto sendo cumpridas;Localizar descumprimentos contratuais e lig-los com a sano contratual;Ponderar e avaliar justificativas para possvel dispensa de multa; (por exemplo: caso fortuito ou fora maior MST bloqueia estrada e empresa no pode entregar produto no prazo)Determinar a correo das falhas;Resciso de contratos que normalmente so descumpridos............................89

4. Atitude dos colaboradores internos em relao aos terceiros e seus funcionrios

O Fiscal ou gestor elabora treinamento ou instrui os colaboradores internos, com o intuito de orientar sobre os procedimentos a serem adotados com os funcionrios do terceiro?

5.Idoneidade do contratado

O fiscal monitora se o terceiro efetua o pagamento das obrigaes e encargos trabahistas aos seus funcionrios e outras obrigaes?

O Fiscal ou o Gestor vem conferindo se o terceiro est em dia com suas obrigaes:

Encargos Trabalhistas: VT, PAT, INSS, FGTS, SEFIP, GFIP, GPS, RE, etc.Obrigaes Trabalhistas: salrios, horas extras, 13 salrio, frias, insalubridade, periculosidade, descanso semanal remunerado, equiparao salarial, salrio famlia, adicional noturno, etc. As obrigaes trabalhistas podem ser auditadas por denncia (rdio peo) ou por amostragem. Obrigaes fiscais: Certido Negativa de Dbito Receita FederalQuitao com seus fornecedores e subcontratados: Serasa, Seproc, Cartrios de Ttulos e Protestos de Documentos, etc.Quais so as evidncias

6. Reduo de riscos contratuais

O fiscal analisa se h a diminuio de riscos operacionais e jurdicos?Tem plano de contingncia e executa o cronograma com folgas?

7. Autorizao para pagamento do terceiroO fiscal verificou se foram cumpridas as clusulas contratuais para autorizar o pagamento?Depois de analisada se esto cumpridas todas as clusulas contratuais: a) Verificar as especificaes constantes na nota fiscal:b) Verificar se h multas pendentes de desconto do pagamentoc) Conferir o aceite de entrega de produto e concluso efetiva de todos os servios cobrados e possveis descumprimentos a serem punidos.

8.Correo e reduo de custosO Fiscal est atento s mudanas externas e ao controle de custos internos? Com o objeto de reduo de custos.

O fiscal de contratos deve ficar atento com as mudanas externas, bem como o controle de custos interno:

Anlise dos custos unitrios; (verificar se no pode ser diminudo o custo unitrio)Avaliao de qualidade e sua pertinncia;Avaliao das quantidades; (se h sobras ou desperdcios, at mesmo sugerir treinamentos para melhor utilizar os produtos ou servios contratos)Abertura e crtica de planilha; (o fiscal deve ter em mos planilha de composio de preos, para que observando que algum dos itens baixou de preo no mercado solicitar reclculo da planilha)Comparao com o mercado. (comparar qualidade, quantidade e preos no mercado para reduzir custos)

Reduo de custos em contratos:

Reduo de custo marginal: Reduo de Custo global:

Reduo de Desperdcios:

Os desperdcios repercutem em perda de capital, podendo originar:

- desperdcio de tempo (muita burocracia);- pagar pelo que no recebe;- contratar o que no precisa;-defasagem tecnolgica e mercadolgica

9.Documentao juridicamente relevante

O Auditor dever verificar se esto em ordem a documentao juridicamente relevante:Contrato (assinado por pessoa capaz)Adendos, alteraes, aditivos contratuais (todos assinados)Notas fiscais (se est de acordo com o contrato, descontadas as retenes, as glosas referentes s multas e outros descontos)Relatrios do fornecedor ou prestador de servios assinadoAtas de reunioOrdens de servios e de acordosFax e e-mails (troca entre as partes)Gravao, fotos e filmagens (de produtos ou servios para fins de comprovao)

AUDITORIA NAS RETENES TRIBUTRIAS DE TERCEIROS

AUDITORIA RETENES TRIBUTRIAS DE TERCEIROSPRESTADORES DE SERVIOSRetenes e nus tributrio prestador de serviosReteno INSS 11%Deduo da base de clculo do INSS Lista de servios sujeitos reteno cesso de mo-de-obra ou empreitadaLista de servios sujeitos reteno cesso de mo-de-obraDispensa de reteno INSSReduo Base clculo no Fornecimento de materiais e equipamentosReteno INSS na construo civilOutras disposiesReteno IRRFReteno IRRF 1,0%Reteno IRRF 1,5%Reteno ISS 2% a 5%Reteno PIS COFINS e CSSL 4,65%

COOPERATIVAS DE SERVIOReteno INSS no obrigatoriedadeRecolhimento do INSS encargo do tomador 15%Dedues INSS permitidas para Cooperativas MdicasReteno IRRF 1,5%Reteno ISS somente quando no cooperadoReteno PIS e COFINS 3,65%Recolhimento INSS - encargo da cooperativa com seu associado 11% ou 20%

TRABALHO TEMPORRIOReteno INSS 11%Reteno IRRF 1%Reteno ISS - 2% a 5%Reteno PIS, COFINS, CSLL 4,65%

TRABALHO AVULSO SINDICALIZADOReteno INSS inexistenteRecolhimento do INSS encargo do tomador 20%Reteno IRRF inexistenteReteno ISS inexistenteReteno PIS, COFINS, CSLL 4,65%ESTAGIRIOSReteno IRRF estagirios

AUTNOMOSReteno INSS 11% at limite mximo salrio contribuioReteno IRRF tabela progressivaEncargos INSS de 20% na contratao autnomo

REPRESENTANTE COMERCIALIRRF 1,5%Demais retenes no incidnciaPIS, COFINS, IRPJ e CSL - Reteno Pelos rgos PblicosQuadro-Resumo Prtico das RetenesQuadro-Resumo INSS nus do tomador (empresa)

QUADRO-RESUMO PRTICO DAS RETENES

DescrioINSSIN - SRF003/2005PISLei 10.833/03COFINSLei 10.833/03CSSLLei 10.833/03IRFRIR/99ISSLei Compl.116/2003

Fornecedor/Prestador de servios11% *a1

0,65% *a23,0% *a21,0%*a21,0% e 1,5% *a32% a5%, cfe municpio *a4Cooperativa de Trabalho e Servio

No h

0,65%

3,0%

No h

1,5% *b1

No hAutnomo - Pessoa Fsica11%, limitado a R$ 275,96*c1, verificar desconto de outras empresas

No h

No h

No h

15% a 27,5%cfe tabela progressiva2% a 5% para autnomo no inscrito na PrefeituraTrabalho TemporrioLei 6.019/74

11%

0,65%

3,0%

1,0%

1,0%

2% a 5% *a4Trabalho Avulso Sindicalizado art. 513 CLT

No h

0,65%

3,0%

1,0%

No h

No hEstgio Lei 6.494/74

No h

No h

No h

No h15% a 27,5%tabela progressiva

No hRepresentante comercial Leis 4.886/65 e 8.420/92

No h

No h

No h

No h

1,5%

No h

140 a 177 da IN SRP 3/2005.

QUADRO- RESUMO INSS NUS DO TOMADOR (empresa)

DescrioINSSIN - SRP003/2005Base Legal

Fornecedor de servios

No h

No hCooperativa de Trabalho e Servio

15%*a

IN SRP03/2005Autnomo - Pessoa Fsica

20%*bart.201, inc IIDecreto 3.048/99Trabalho TemporrioLei 6.019/74

No h

No hTrabalho Avulso Sindicalizado art. 513 CLT

20%

IN SRP03/2005Estgio Lei 6.494/74

No h

No hRepresentante comercial Leis 4.886/65 e 8.420/92

No h

No h

*a com reduo da base de clculo de 30% e 60% para cooperativa de servios mdicos, conforme o caso.

*b Nos casos, de servios autnomos de transporte, a base de clculo corresponder a 20% do valor servio.

AUDITORIA NOS DEMAIS SEGMENTOS DA TERCEIRIZAOQUADRO-RESUMO TERCEIRIZAO LCITA................................................150

DescrioAtividade-fimSubordinaoExclusividadecontinuidadeSupervisoAtuao

Prestador de serviosDentro da empresa: No pode atuarFora da empresa: pode atuar (subcontratao) ProibidaProibidaContrato pode ser renovado periodicamenteProibida, Podendo apenas avaliao resultadosDentro e fora da empresaCooperativa de Trabalho e ServioNo pode atuarProibidaProibidaNo deve existirProibida, apenas avaliao resultadosDentro da empresaAutnomo - Pessoa FsicaNo pode atuarProibidaProibidaDentro da empresa: proibida

Fora: permitidaEx..Servios ContbeisProibida, somente avaliao resultadosDentro ou fora da empresaTrabalho TemporrioLei 6.019/74Pode atuarPermitida aSubordinaoProibidaNo mximo 03 meses prorrogvel para + 3 mesesPermitidaDentro da empresaTrabalho Avulso Sindicalizado art. 513 CLTPode atuarPermitida subordinaoproibidapermitidaPermitidaDentro ou fora da empresaEstgio Lei 6.494/74Pode atuarPermitida subordinaoPermitida exclusividadeEnquanto o estagirio estiver cursandoPermitidaDentro da empresaRepresentante comercial Leis 4.886/65 e 8.420/92Pode atuarProibidaApenasExclusividade de zonas e produto art. 27 e 31Prazo indeterminadoProibida, apenas avaliaoresultadosFora da empresa

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