NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL

Nenhuma empresa funciona sem matéria-prima, produtos, equipamentos, instrumentos, peças demanutenção e tantos outros materiais.E todos eles precisam ser guardados, conservados, movimentados de um setor para outro. Elesprecisam ser administrados.A Administração de Material trata de todas as etapas de movimentação e de guarda dessesmateriais, visando garantir que o investimento em estoques seja de rentabilidade segura, em termos de lucro e de atendimento às metas da organização.

Rentabilidade é o grau de êxito econômico obtido por uma empresa em relação ao que nela é investido.

Para atingir esse objetivo, os profissionais da administração de materiais devem tornar eficientes os meios de planejamento e controle, de modo a diminuir as necessidades de capital para o estoque.

Capital , aqui, tem o sentido de riqueza, valores disponíveis.E quem faz a articulação constante entre necessidade de estoque, controle de estoque e capital é oSistema de Materiais da empresa.

Sistema de Materiais é o conjunto dos setores da empresa que são responsáveis por todo omaterial nela existente. Ele cuida do fluxo de circulação dos materiais, desde o momento em queentram na empresa.

Conheça um pouco sobre cada setor que compõe o Sistema de Materiais.Setor O que faz EM que empresas

Planejamento e Controle daProdução

Programa e controla o processo produtivo Empresas de indústria, comércio eserviços

Importação Responsabiliza-se pelo processo de importação de mercadorias

Empresas de indústria, comércio eserviços

Transporte e Distribuição Entrega os produtos aos clientes e os materiais à empresa Empresas de indústria e comércio

Compras Planeja e coordena o processo de aquisição de materiais Qualquer tipo de empresaControle de Estoque Acompanha e controla o nível de estoque e o investimento

financeiro envolvidoQualquer tipo de empresa

Almoxarifado Guarda os materiais entregues por fornecedores para uso exclusivo da empresa

Qualquer tipo de empresa

Os aspectos da administração de material de que iremos tratar neste livro dizem respeito aocontrole de estoque e ao almoxarifado. A diferença entre esses setores está no fato de os materiaiscom que trabalham serem ou não geradores de riquezas.O estoque é gerador de riquezas, uma vez que ele representa as mercadorias que serão colocadasà disposição do consumidor, isto é, serão vendidas.O material sob a responsabilidade do almoxarifado, por sua vez, não é gerador de riquezas, já queele é para uso da própria empresa. Chamado de material de consumo, está presente em todas asempresas - independentemente do tipo ou porte - e se constitui em papéis, canetas, clips, pastassuspensas de arquivos, produtos higiênicos e de limpeza, dentre tantos outros.Na prática, no entanto, não existem diferenças significativas entre as características gerais de umsetor e outro.

MANUTENÇÃO DE ESTOQUES

Seja na Indústria, no Comércio ou em Serviços, a manutenção de estoques de materiais mostra-senecessária como forma de garantir o ritmo da produção, aqui entendida no sentido genérico detrabalho.Pense, por exemplo, numa fábrica que mantém estoques para entregar ao comércio. Esse, por suavez, conserva estoques para entregar ao cliente.A manutenção de estoques torna o processo produtivo mais ágil, possibilitando o aumento daprodução sem necessidade de esperar pelo processamento de novos pedidos ou pelas entregas.No comércio, por exemplo, os estoques de produtos prontos permitem o aumento do nível devendas, independentemente da produção ou dos estoques de fábrica.Cada atividade produtiva tem necessidades específicas. Portanto, varia o tipo de material queprecisa ser mantido em estoque.Na Indústria, os tipos de estoque mais comuns são os de matéria-prima, os de produtos e os depeças de manutenção.

Matéria-prima é o material básico e fundamental para a elaboração de produtos. Produto , por sua vez, é o resultado do processo pelo qual passou a matéria-prima. Os

produtos podem ser acabados ou estar em processo. No primeiro caso, estão aqueles que já adquiriram forma final, mas ainda não foram vendidos. No segundo, estão os que ainda não ficaram prontos.

Peças de manutenção são todos os elementos que concorrem para o funcionamento regular e permanente dos produtos, máquinas e motores. A falta dessas peças pode causar interrupção da produção, ocasionando graves prejuízos para a empresa.

Numa indústria de móveis de escritório, por exemplo, podemos encontrar vários tipos de materiaisem estoque:• Troncos de madeira e barras de ferro não-trabalhados (matérias-primas).• Madeira e ferro já trabalhados na medida dos móveis que serão fabricados (produtos emprocesso).• Mesas e cadeiras prontas para revenda (produtos acabados).• Pregos, parafusos, cola (peças de manutenção).No Comércio, os tipos de estoques mais comuns são os de produtos e os de embalagens.Aqui, produtos são os materiais, expostos ou não, a serem comercializados.E embalagens são os invólucros ou recipientes usados no comércio varejista ou atacadista paraacondicionar os produtos.Artefatos para embalagens são também comumente mantidos em estoque.Artefato vem do latim arte factu e quer dizer feito com arte. Um artefato é qualquer objetotrabalhado manualmente.A embalagem é fator muito importante no comércio, na medida em que tem como principal função manter a integridade do produto no seu transporte até o destino. Mas ela também funciona como apelo à publicidade. Afinal, uma loja que acondiciona suas mercadorias em belas embalagens tem um chamariz a mais...E o que acontece com os Serviços?Imagine um salão de cabeleireiro. Trata-se de uma prestação de serviço que usa produtos própriosno atendimento ao cliente. Esmaltes de unha, tinturas, xampus, cremes. Esse material, muitas vezes preparado a partir de outros produtos, fica estocado no salão.

Agora pense numa assistência técnica para um aparelho de som que apresentou defeito. Se fornecessária a reposição de alguma peça, muito provavelmente a loja a terá em estoque.Mas quando você leva seu carro a uma oficina mecânica para ser consertado e o reparo exige atroca de alguma peça, muito provavelmente a oficina irá comprá-la em uma revendedora de autopeças, porque não é comum ela ter guardado esse tipo de material para reposição.Nos Serviços, o estoque, quando existe, pode ser de dois tipos: peças para reposição e produtospróprios.

PLANEJAMENTO DE ESTOQUES

O planejamento é muito importante para a manutenção dos níveis de estoque. Um estoque malplanejado pode gerar conflitos internos no Sistema de Materiais e até mesmo na administração geral da empresa, pois enquanto o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender aos clientes, por exemplo, o setor financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido.É imprescindível haver uma conciliação entre os objetivos das diferentes áreas, para que as açõesda empresa não sofram nenhum prejuízo. E cabe à administração de material a responsabilidade pelas decisões relacionadas ao dimensionamento dos estoques.Mas como proceder para o dimensionamento dos estoques?

Os produtos devem ficar estocados o menor tempo possível, pois isso significa que o capitalinvestido na sua aquisição retornou rapidamente aos cofres da empresa.

estoque precisa garantir o alcance do objetivo operacional da empresa, seja ele a produção, a venda ou a prestação de serviços.

custo de manutenção dos estoques aumenta na propo rção de sua dimensão. Isso significa que quanto maior o estoque, maior deverá ser o espaço físico para guardá-lo, maior deverá ser o número de pessoas para cuidar dele, mais gastos serão necessários para o controle. É preciso estabelecer qual o estoque ideal para a manutenção da atividade da empresa.

Dimensionar o estoque é exatamente desenvolver um planejamento, confrontando aspectosrelativos ao capital, ao estoque e à demanda.Para que a administração de estoques funcione adequadamente, é necessário o estabelecimentode alguns critérios básicos, como, por exemplo:

• Determinação de metas quanto a prazos de entrega de produtos aos clientes (no caso deempresa fornecedora).• Conhecimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores (no caso de empresacompradora).• Definição dos materiais a serem estocados.• Determinação da quantidade e do porte dos locais próprios à estocagem - almoxarifado oudepósitos.• Fixação do nível de flutuação dos estoques.

Flutuação é a mudança de dimensionamento do estoque de acordo com a demanda, seja para atender a uma alta ou baixa de vendas, seja para atender à alteração de consumo nos setores da empresa.

• Indicação das possibilidades de especular com o estoque. Especular significa valer-se de determinadas circunstâncias para obter Vantagens. Uma das

formas de especular com o estoque é fazer compras antecipadas com preços mais baixos ou compraruma quantidade maior para conseguir descontos.• Definição do fluxo de rotatividade dos estoques.

Rotatividade é a alternância de fatos, de situações. A rotatividade de estoque tem a ver com o número de vezes em que o estoque foi renovado em determinado período.

• Definição sobre alterações no capital de giro e no ativo da empresa.

Capital de giro é terminologia própria da Administração Financeira.Trata-se do valor monetário relativo à aquisição de bens destinados à revenda ou à produção deoutros bens que constituam o objeto do negócio da empresa.Por exemplo: o valor investido na compra de mercadorias representa capital de giro, pois espera-se que os produtos sejam vendidos o mais rápido possível para que o dinheiro aplicado retorne aos cofres da empresa e reverta na compra de mais mercadorias.

Ativo de uma empresa é o conjunto dos recursos iniciais nela investidos e os bens e direitosadquiridos no decorrer de sua atividade.É assim que se define a política de estoques da empresa.Um outro aspecto importante, que faz parte dessa política, é a definição da posição da empresa noque se refere ao estoque de segurança.

Estoque de segurança é a manutenção de uma quantidade mínima de materiais nos estoques da empresa para evitar desabastecer a produção e a venda de produtos acabados.

À medida que os materiais vão sendo requisitados e encaminhados, o nível de estoque vaibaixando até chegar ao limite mínimo considerado como de segurança. A esse nível-limite chamamos ponto de reposição. O ponto de reposição indica a necessidade de emissão de uma nova ordem de compras.A definição dos níveis de estoque de segurança leva em conta, entre outros aspectos, o tempo queo fornecedor tem para atender aos pedidos e a programação de demanda pelos materiais.Calcular o estoque de segurança de um produto - o seu ponto de reposição - não é difícil. Observesó.Nos seis primeiros meses do ano, uma empresa vendeu um determinado produto nas seguintesquantidades:

janeiro 45 unidadesfevereiro 42 unidadesmarço 50 unidadesabril 70 unidadesmaio 37 unidadesjunho 56 unidades

O tempo de reposição desse produto - ou seja, o período necessário entre o acionamento dacompra e a disponibilidade de material - é de 15 dias.Qual o estoque de segurança desse produto?O primeiro passo é calcular o consumo médio mensal da empresa. E isso é feito dividindo-se o total de unidades vendidas nos meses pelo número de meses dessa venda.Assim, o consumo médio mensal, nesse caso, é:

(45 + 42 + 50 + 70 + 37 + 56) /6 = 50

Para calcular o estoque de segurança é preciso multiplicar o consumo médio mensal da empresapelo tempo de reposição do produto.Tomando como base o mês (30 dias), o tempo de reposição de 15 dias representa a metade domês.

Assim, o estoque de segurança será:50 x fi = 25Isso significa que o ponto de reposição é de 25 unidades da mercadoria. Por ,sofrerem ação doambiente externo (dificuldades de ordem política, econômica e social ou no processo de importação) e também do ambiente interno (demanda não-planejada de incremento da produção ou dos serviços), os estoques de segurança devem ser acionados sempre que surgir o risco de esgotamento dos materiais para produção.Analise estas situações, que não são difíceis de acontecer..Em uma fábrica de sapatos, o couro não chega na data prevista. Sem matéria-prima, a produçãotem de parar. Pense no prejuízo...Em uma loja atacadista, falta mercadoria para vender. A loja corre o risco de perder um importante cliente!Em um hospital, todas as cirurgias marcadas para o dia são suspensas, por falta de materialanestésico. O que será dos pacientes?Nessas situações, você deve ter identificado a paralisação da produção; o atraso na entrega deprodutos acabados; a omissão na prestação de um serviço. Tudo isso por falta de estoque!A ausência de estoques de segurança representa um custo muito alto, trazendo prejuízos àempresa.Para as empresas que trabalham com produtos ou serviços de demando sazonal, pode serinteressante manter estoques de antecipação. Esses estoques são formados, em geral, durante operíodo imediatamente anterior ao da oportunidade de negócios.

Demanda sazonal significa a procura em determinadas épocas do ano. Exemplos de demanda sazonal são as fantasias e adereços na época do Carnaval; material escolar no início do ano letivo;

hospedagem em época de férias.

Tão importante quanto o planejamento é o controle de estoques. Veja a seguir, do que trata essafunção.

CONTROLE DE ESTOQUES

Sabemos que os estoques são mantidos com a finalidade de alimentar a produção e acomercialização de bens e, em alguns casos, a prestação de serviços.O controle de estoques, portanto, é necessário para que haja sempre um nível de material suficiente para o alcance do objetivo operacional da empresa, o que lhe possibilita agir com mais segurança e tranqüilidade. É ele que vai permitir verificar se o planejamento vem sendo seguido e que tipo de ajuste precisa ser feito.

Cada empresa, de acordo com a atividade que desenvolve e com os recursos de que dispõe,estabelece uma rotina própria para o controle de seus estoques, geralmente definindo:

• objetivo do controle, isto é, que padrões serão considerados.• que, como e quando controlar.

• Como divulgar os resultados.• Como corrigir os desvios.Qualquer que seja a técnica de controle adotada, estarão sempre presentes um sistema de registro,coleta e processamento de informações e um conjunto de rotinas que se integram nos vários níveis da empresa.Hoje em dia, um controle de estoques que envolve grandes massas de dados faz uso deferramentas informatizadas. Isso traz inúmeras vantagens, dentre as quais maior velocidade na coleta e no processamento das informações.Seja qual for o modo escolhido pela empresa para desenvolver o controle de estoques, na práticaas atribuições do setor responsável por essa função não diferem muito.São essas as atribuições mais comuns:

• Verificação dos itens ou produtos que devem permanecer em estoque.• Recebimento e armazenagem dos materiais.• Atendimento aos pedidos de materiais estocados, de acordo com as solicitações de outrossetores.• Controle das quantidades e do valor dos estoques.• Realização de inventários periódicos para avaliação das quantidades e do estado dos materiaisestocados.• Identificação e retirada dos itens obsoletos e danificados.• Controle do tempo de reposição de material.• Encaminhamento de pedidos de compra de materiais, sempre que necessário.Sem dúvida o controle de estoques repercute na produtividade da empresa, podendo qualquerdescuido causar grandes prejuízos. Quando, por exemplo, um pedido de compra é feito, torna-senecessário não só verificar a quantidade de material a ser solicitada e o momento adequado para oencaminhamento, mas, também, transmitir ao setor encarregado pela compra as especificaçõesprecisas e completas sobre o produto.

MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUES

Sabemos que os materiais em estoque circulam, seja qual for o tipo de empresa: é a matéria-primaindo para a linha de produção; são as peças sendo entregues ao setor de manutenção; são osprodutos saindo do estoque para os postos de venda. Isso só para citar alguns exemplos...A movimentação dos materiais em estoque é fator importante para a agilização dos serviços queprecisam ser executados, merecendo também planejamento criterioso por parte dos responsáveis pela administração dos materiais.O planejamento da movimentação de materiais visa garantir que o volume de estoques sejamanipulado com rapidez e de forma econômica - em termos de aplicação de recursos financeiros,materiais e humanos -, evitando perdas e desperdícios.Para atingir esse objetivo, o planejamento tem que tratar dos múltiplos aspectos que, de algumaforma, interferem no "caminho" percorrido pelos materiais. São eles:

• Sua entrada na empresa.• Seu encaminhamento ao local de armazenamento.• As próprias condições físicas do local de armazenamento.• Sua distribuição interna, no caso de terem sido solicitados pelos setores, ou seu encaminhamentoao consumidor.

Na maioria das empresas, o controle do fluxo dos materiais é realizado a partir de um estudo

mensal ou quinzenal dos pedidos de estoque. Uma forma de programação, com pedidos antecipados por parte dos setores, incluindo as necessidades médias de materiais, possibilita um melhor rendimento do trabalho no setor e na empresa como um todo.A organização dos espaços destinados ao armazenamento dos materiais é um dos aspectos maisimportantes do planejamento.

Como utilizar da melhor maneira possível a área disponível?Como facilitar o fluxo de pessoas e materiais para economizar tempo nas operações de rotina? Sãonecessárias condições especiais para garantir a qualidade dos materiais?Essas e outras perguntas são feitas, normalmente, quando se pretende eficiência e eficácia no setorque cuida da movimentação dos materiais. E de modo a permitir respostas mais adequadas, um estudo gráfico - usando diagramas e maquetes - pode ser bastante útil.A análise desses gráficos é importante, na medida em que pode propiciar informações quebeneficiam o planejamento e o desenvolvimento do trabalho.

CUSTOS DE ESTOQUES

Vários são os itens que concorrem para a determinação dos custos relativos ao armazenamento demateriais em uma empresa. E é importante conhecê-los, uma vez que eles são considerados nadefinição do preço de venda de qualquer produto.Assim, o estabelecimento do preço de venda de um produto deve levar em conta o custo de suaaquisição, o custo de armazenagem e a margem de lucro desejada.Em tempos idos não era dada a atenção devida ao custo de manutenção de estoques. Hoje,considerando a preocupação crescente com a produtividade e, principalmente, com a intensificação da concorrência em todas as áreas, as empresas vêm demonstrando especial cuidado com o controle desse tipo de custo.Os custos de armazenagem podem ser calculados a partir de:

• Custos com pessoal são os salários e encargos sociais dos que trabalham na área, ou seja,toda despesa com a mão-de-obra envolvida.• Custos com edificação são os recursos financeiros usados na conservação do prédio, empagamento de aluguel, de energia elétrica, enfim, todas as despesas com a parte física do localde armazenamento.• Custos com manutenção são os valores gastos na conservação dos equipamentos. Aí secomputam também as perdas com a eventual deteriorização e obsolescência dessesequipamentos.• Custos de capital são os valores investidos na compra de mercadorias armazenadas noestoque. Esses valores, portanto, perdem temporariamente o poder de circulação, pois sãorepostos apenas na venda.

Todos esses custos são calculados em índice percentual sobre o valor total do estoque. Forma-se,assim, o fator de armazenagem, um índice que serve para acompanhar o crescimento ou a reduçãodos custos de armazenagem ao longo de um determinado período.É importante saber que os custos de estoques afetam em muito a rentabilidade da empresa,podendo gerar inúmeros problemas quando superam os benefícios.

Inventário (de materiais e físico).

Todos os materiais que estão sob posse da empresa normalmente estão cadastrados em um sistema informatizado, de modo a garantir que sua movimentação, localização e outras informações sejam facilmente consultadas e analisadas.

Apesar da facilidade, comodidade e eficiência proporcionada pelo sistema informatizado, ele é passível de erros. E com isso, torna-se necessária a utilização de inventários físicos, a fim de confrontar os valores apresentados pelo sistema com aqueles que foram obtidos durante a elaboração do inventário.

Inventário físico é uma técnica que consiste na contagem física dos itens em estoque, e pode ser realizado de duas maneiras, podendo ser periódico ou rotativo.

O inventário rotativo é realizado de maneira constante, durante todo o ano. Seu principal objetivo é possibilitar a identificação prematura de possíveis erros nos registros dos itens e, com isso, permitir que correções sejam aplicadas antes que os erros possam causar maiores problemas ao processo produtivo.

O inventário periódico normalmente é realizado ao final do exercício fiscal, o que normalmente compreende um ano. Este tipo de inventário busca relacionar a movimentação de todos os itens durante o ano, mostrando suas quantidades de entrada e saída.

A utilização de inventários é muito importante para a detecção de disparidades nos estoques. Disparidade essas causadas que podem ser causados por erros de digitação de notas de entrada, roubo ou destruição de itens, devoluções cujos itens não retornaram ao estoque, erros em relatórios etc.

Apesar de terem abordagens diferentes, é possível a utilização de ambas as formas de realização de inventários físicos, de maneira a aumentar a confiabilidade das informações fornecidas por eles e ao mesmo tempo diminuir os riscos de prejuízos causados pela incorreta alocação de recursos, sobretudo na aquisição de materiais, por exemplo.

Utilizando-se as duas formas de inventário, tem-se um maior controle sobre a gestão física dos estoques, uma vez que o inventário periódico servirá como auditoria das informações passadas pelo inventário rotativo, complementando-o.