O QUE SÃO ROTINAS ADMINISTRATIVAS?Todo escritório, comércio ou empresa exige um profissional que conheça bem as diversas rotinas administrativas. Exigindo assim um profissional capaz de atender prontamente com habilidade e competência qualquer departamento da empresa.As Rotinas administrativas são formadas por vários processos que acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico, científico e domínio de tecnologias.

Conhecimento técnico - é o conhecimento adquirido sobre determinada coisa, bem específica. Esse conhecimento geralmente não é adquirido em nenhuma instituição, apenas se tem com os anos de experiência.

Conhecimento científico - conhecimento adquirido academicamente ou através do que se estudou na escola, cursos etc.

Domínio de tecnologias – está relacionado ao uso de computadores, tablets, celulares, smartphones, internet etc.

As ações de planejamento, organização, controle e direção representam as principais atividades que envolvem o processo administrativo. Cabe aos profissionais dessa área implementá-las de forma adequada para garantir que os recursos disponíveis sejam utilizados de forma harmônica e proliferem em lucros para a organização.Essa afirmação é ratificada por Chiavenato, 2006, quando afirma que “a administração é o processo de planejar, dirigir e controlar o uso dos recursos e de competências organizacionais para

alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz por meio de um arranjo integrado e convergente”.

A arte de gerir ou administrar é um desafio constante e que pode garantiro sucesso ou fracasso de qualquer organização.

É preciso ter em mente que o assistente administrativo é parte de um processo que visa garantir que os 1

resultados finais estimados sejam alcançados. Porém, a ênfase dada aos componentes do processo pode variar de acordo com os interesses e as necessidades.

Já não é novidade que os assistentes administrativos são aqueles que assessoram os processos rotineiros da organização, tendo sob responsabilidade a gestão de diferentes situações, como:

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Além das questões apresentadas, no desempenho das atividades que envolvem as rotinas de uma empresa, existe uma gama de atribuições que precisam ser conduzidas por um profissional preparado.A autonomia diante dos processos e o risco frente a tomada de decisões varia dependendo do tamanho da organização.Nesse contexto, podemos destacar como atribuições de um assistente administrativo, atividades como:

ComprasPagamentosGestão de serviços terceirizados ou não, como portaria, limpeza, telefonia, office boy,Folha de pagamentoControle de pessoalAjudar na recepção se necessário.Elaborar orçamentos e relação de estoquePagar contas, faturas bancárias e fazer faturamentoManter organizado o escritório e com bom layoutSugerir e implementar novos métodos de trabalhoContratar e treinar novos auxiliares de escritórioConscientizar os funcionários para os procedimentos de segurançaDigitar cartas, relatórios, memorandos, atas de reunião e outros documentosPreparar apresentações e planilhasOrganizar apresentações, jantares e outros eventosManter organizado os arquivos da empresa ou setorSolicitar móveis, papéis, formulários e outros materiais usados no escritório

Agora, veja algumas possíveis áreas de atuação e tente imaginar como é funcionamento dos processos em cada uma dessas áreas:

Em multinacionais, atuando nos mais diversos níveis da organização como gerencias, diretorias e presidenciaisEscritórios de advocacia Consultórios médicos e odontológicosEscritórios de contabilidade, imobiliáriasInstituições de Ensino

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Instituições Públicas

É fato que a competência técnica é requisito básico para atuar em qualquer profissão.

Um médico que não sabe aplicar uma injeção, um dentista que não sabe extrair um dente, um engenheiro que não sabe interpretar uma planta, são situações inconcebíveis.

Porém, só isso não basta. É preciso investir nas atitudes comportamentais.

Eu posso ser um excelente médico, dominar as mais modernas técnicas de cirurgia, mas se eu não souber ouvir o meu paciente, olhar para ele, ser empático à situação apresentada, certamente não terei êxito na minha profissão.Por isso, um assistente administrativo, além de corresponder aos requisitos técnicos precisa ter competências comportamentais.

E quais são as qualidades pessoais básicas de um assistente administrativo?

Ter iniciativa. Bem organizado. Paciente. Diplomático. Habilidade de relacionar-se com pessoas diferentes. Saber adaptar-se a novas tarefas.

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