MODELO DE CHECK-LIST - PALESTRAS

NOME DO EVENTO:

DATA: HORÁRIO:

LOCAL:

OBJETIVO DA PARTICIPAÇÃO:

ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO

ANTES DO EVENTO

Reunião de Planejamento do Evento

Projeto do evento

Definição da equipe de trabalho

Definir a programação

Convidar palestrante

Fechar programação e divulgar

Divulgar internamente o evento

Sistema de inscrição no site do evento?

Site do evento

Abrir inscrições

Cartaz

Folderes

Fundo de palco ou banner do evento

credenciais

Contratar telão/vídeo e sonorização

Distribuir cartazes/folderes

Enviar e-mail marketing não repetir informação

Enviar e-mail marketing não repetir informação

Enviar e-mail marketing não repetir informação

Enviar e-mail marketing não repetir informação

Separar pastas e canetas

Definir material promocional

Solicitar apresentação ao palestrante

Café e água (solicitar) / Coffee-break

Definir equipe de trabalho para o dia

Definir uniformes para a equipe uniforme discreto

Certificados

Imprimir avaliações do evento

Montar pastas

avaliação

bloco

caneta

material promocional

credencial

programação do evento

Acompanhar número de inscritos

NO DIA DO EVENTO - estar tudo pronto 1h30min antes do evento iniciar

Sonorização e Projeção

testar no mínimo 2h antes do evento todos os equipamentos

Projetar DVD de show

Projetar vídeo institucional ou de parceiros

Local

cuidar se o local está limpo

lixeiras em local de fácil acesso

Montagem

Mesa ou poltronas ou púlpito

Banner ou fundo de palco do evento ou empresa realizadora

Pastas no auditório/secretaria

café e água na recepção e/ou salas / Coffee-break

Palestrante: Informar com antecedência o tempo de fala e informar o roteiro do evento

Verificar mídias contratadas para aproveitar e divulgar o evento

Imagem para projetar no telão (Ex.: logo da empresa promotora ou evento)

cuidar o acabamento dos fios (usar fita adesiva para fixar no chão)

Na hora do evento

inscrições nos cursos oferecidos pela escola

Recepcionar os participantes, palestrantes e imprensa

Recolher assinaturas de presença

Entregar material de apoio (pastas)

Fotografar todas as ações

Acompanhar a repercussão do evento nas mídias sociais

Aplicar avaliação do evento aos participantes

Entregar os certificados

PÓS-EVENTO

Realizar avaliação do evento

Realizar a avaliação da escola

Enviar e-mail ou carta de agradecimento

Realizar um relatório do evento

Nº de atendimento

Valores

Observações

fotos

descrição de atividades

Assessoria de imprensa

Ter contatos de palestrante, autoridade convidados e fornecedores (nº do telefone celular)

mediante entrega de avaliação

Fazer o fechamento de valores investidos e encaminhar pagamentos pendentes