modelagem e proposta de sistema para mediar processos de comunicação em organizações enxutas
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Modelagem e Proposta de Sistema para mediar Processos de Comunicação em Organizações Enxutas. Raquel Zarattini Chebabi Orientadora Profa. Dra. M. Cecília C. Baranauskas Dissertação de Mestrado Instituto de Computação - Unicamp. Roteiro. Temática e Objetivos do Trabalho - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Raquel Zarattini Chebabi
Orientadora Profa. Dra. M. Cecília C. Baranauskas
Dissertação de Mestrado
Instituto de Computação - Unicamp
Modelagem e Proposta de Sistema para mediar Processos de Comunicação em
Organizações Enxutas
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Roteiro
Temática e Objetivos do Trabalho O Cenário e Primeiros Passos da Pesquisa Referencial Teórico Modelagem e Inspeção da Comunicação Modelagem Conceitual do Sistema Prototipagem Contribuições Conclusões
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Temática e Objetivos do Trabalho
Analisar aspectos da comunicação em organizações de trabalho
Identificar problemas e necessidades e propor soluções, visando melhoria de processos
Propor soluções baseadas em sistemas computacionais
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Temática e Objetivos do Trabalho
Pesquisar e identificar ferramenta adequada ao estudo da comunicação na Organização
quem se comunica (ou o quê), canais de comunicação, mensagem transmitida, diversas instâncias da comunicação
Identificar método para análise da comunicação em busca de problemas e soluções
Identificar ferramenta para representação das necessidades de sistemas computacionais
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O Cenário e Primeiros Passos da Pesquisa
Parceria Universidade – Empresa Núcleo de Informática Aplicada à Educação (Unicamp) e Delphi Automotive Systems (desde 1991)
Delphi Jaguariúna Produtora de peças automotivas Aproximadamente 400 funcionários Organização Enxuta
Valorização da qualidade do produto Valorização da qualificação do trabalhador Conhecimento dos processos produtivos Aperfeiçoamento do conhecimento Melhorias contínuas – Kaizen
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O Cenário e Primeiros Passos da Pesquisa
Desenvolvimento de Sistemas
Comunicação
Satisfação Profissional e Pessoal
Pesquisa de Clima
Gestão do Conhecimento
Problemas e necessidades
Melhorias Contínuas
Plano de incentivo a sugestõese reconhecimento
Participação nas atividades da Organização (1ano)
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Proposta do Projeto
Estudar a Comunicação na Organização Destacar diversas atividades de comunicação Localizar problemas, falhas, redundâncias,
necessidades
Propor soluções para os problemas encontrados Procedimentos, ações, hábitos, sistemas
computacionais
Propor interface para soluções sistêmicas
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Referencial Teórico
Modelo Fractalde Comunicação
(Salles,2001)
Semiótica Organizacional
(Stamper,1993)
Design Participativo(Namioka,1993)
MétodoEtnográfico
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Processo Metodológico
MFCMFC Aval.de Org.
e Contexto
Aval.de Org.
e Contexto
Framework
Semiótico
Framework
Semiótico
Anál.Semântica e de Normas
Anál.Semântica e de Normas
MIMI
Análise da
Morfologia
Funcional
Análise da
Morfologia
Funcional
GECONGECON
Modelagem daComunicação
Inspeção da Comunicação
Modelagem conceitualdo Sistema de Apoio à
Comunicação e Soluções
Prototipagem
DP
Sociedade
Pessoas emprega
Delphi TS
Funcion.
Sempre que for necessário
Então a área de RH
É permitido
Para solicitar informações das áreas para comum. interna
Inform.
solicitaRH
Áreas
Comunic.interna
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Modelagem da Comunicação
Entradas: Avaliação de Organização e Contexto Modelo Fractal de Comunicação
Processo: Identificação das Áreas envolvidas (aprox.20) Participação em reuniões, treinamentos, Semana da Excelência,
Kaizen, atividades de rotina Entrevistas com funcionários Identificação e modelagem das atividades de comunicação Validação dos modelos com área Recursos Humanos
Saída: Representação da Comunicação
DPModelagem
Comunicação
Prototipagem
Inspeção da Comunicação
Modelagem conceitual
SACS
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Avaliação de Organização e Contexto
Clientes
FornecedoresMatriz
Diretor Planta
Supervisores
Outras Plantas
Gerente PlantaAnalistas
Governo
ConsumidoresOutras empresas
Comunidade
Familiares
Gerentes
Técnicos
Operadores
Nível Técnico
Nível Formal
Nível
Informal
Partes interessadas
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Exemplo de Produto Gerado
MFC para Comunicação Interna
RecursosHumanos Funcioná
rios
Lotus NotesQuadros de avisosJornalFaixasPlacasBannersPlottersQuadros ISO14000Centro de informaçãoComunicação on-linePesquisa de Clima
FamiliaresJornalVerbalE-mailDocumentos
VSL´sS.CaetanoQualidadeSegurançaDMSGestoresRecursos HumanosGestão AmbientalRestauranteAmbulatório
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Exemplo de Produto Gerado
MFC para Programa de Sugestões
Funcionário ou grupo
VSLFormulário de sugestõesCoordenador(RH)
Formulário de Sugestões
VerbalRelação reprovadosAviso sorteioAviso pontuação
Follow-up
Diretor Planta
Respons.Implantação
Verbal
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Exemplo de Produto Gerado
MFC para Programa de Sugestões
Time Kaizen
Supervisor
Formulário de sugestõesResposta e justificativaInformações implantaçãoControlePontuaçãoReconhecimento
Funcionário ou grupo
Resposta e justificativaInformaçõesImplantaçãoControle
sugestão
VSL
QualidadeSegurança
DMS
sugestão
sugestão
reconhecimento StaffGerentePlanta
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Inspeção da Comunicação
Entradas: Análise da Morfologia Funcional Framework Semiótico Método de Inspeção
Processo: Análise dos modelos gerados Reuniões para coleta de informações (brainstorming) Elaboração de relatório com problemas e necessidades Elaboração de propostas de soluções para problemas encontrados Identificação das soluções relativas a sistemas computacionais
Saída: Problemas e soluções
DPModelagem
Comunicação
Prototipagem
Inspeção da Comunicação
Modelagem conceitual
SACS
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Análise da Morfologia Funcional
Identificação das funções essenciais da Organização
Exemplo: análise de reunião
Funções de Controle: Controlar tempo da reunião Controlar assuntos pertinentes Controlar ações e responsáveis
Funções Substantivas: Discutir problemas ocorridos Discutir soluções Determinar responsáveis por ações
Funções de Mensagem: Documentar os assuntos tratados
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Framework Semiótico
Mundo Social: excelência, visão, cultura, contratos, compromissos
Pragmática: intenções, elogios, reclamações, conversações, trabalho em equipe
Semântica: objetivos, proposições, constatações, resoluções
Sintática: linguagem verbal, relatos, deduções, problemas
Empírico: tempo, barulho, capacidade produtiva, perda de materiais, defeitos de produção, qualidade
Mundo Físico: painéis, números, documentos, peças, máquinas
Conteúdo Implícito
ConteúdoExplícito
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Exemplo de Produto Gerado
Reuniões Walk-about Conteúdo Implícito: satisfação do cliente, Excelência, espírito
de equipe.
Conteúdo Explícito: problemas ocorridos no dia anterior ou problemas pendentes, resoluções para os problemas e
responsáveis pelas ações.
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Método de Inspeção
A partir da Modelagem da Comunicação Criação do MFC
Identificação dos agentes do processo Identificação dos canais e mensagens compartilhadas
Inspeção Identificação das camadas de agentes (formal, informal,
técnica) Identificação das funções de atuação dos agentes
(substantiva, controle, mensagem) Avaliação da comunicação de acordo com critérios do
Framework Semiótico Documentação da Inspeção
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Exemplo de Produto Gerado
Exemplo: Área Delphi Manufacturing System Problemas/Necessidades:
Não há canal de comunicação com a Produção para acessar as informações de lançamento da produção, para localizar custos e desperdícios.Falta maior interação com os funcionários.A área não é chamada para resolver problemas, tem que “descobri-los” por iniciativa própria.
Proposta de Soluções:Criar canal para disponibilizar os dados de lançamento da produção.Desenvolver recurso para maior interação com funcionários e divulgação das informações sobre DMS e melhorias contínuas, assim como divulgar a área como aliada na resolução de problemas. Podem ser utilizados os canais de comunicação já existentes na empresa, centralizados por Recursos Humanos, além do verbal.
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Modelagem Conceitual do Sistema de Apoio à Comunicação
e Soluções
Entradas: Análise Semântica Análise de Normas
Processo: Análise da necessidades de sistemas Áreas envolvidas: Recursos Humanos, DMS, Produção, Gerência
Geral, Diretoria Geral Redefinição do Programa de Sugestões para Programa de Soluções
Saídas: Diagramas de Ontologias (DO) Normas
DPModelagem
Comunicação
Prototipagem
Inspeção da Comunicação
Modelagem conceitual
SACS
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Análise Semântica
Definição do problema
Geração de candidato a affordance
Agrupamento de candidato
Mapeamento Ontológico
Principais fases (Liu, 2000)
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Diagrama de Ontologias
Exemplo: coleta de informações para comunicação interna
N1
N2
N3
N4
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Análise de Normas
Modelo para Descrição de Normas
No. Especificação Formal Classificação
N1 Sempre que
Então
É
Para
Função
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Exemplo de Produto Gerado
No. Especificação Formal Classificação
N1 Sempre que for necessário
Então a área de Recursos Humanos
É permitido
Para solicitar informações das demais áreas para comunicação interna
Função
Substantiva
N4 Sempre que receber informações sobre áreas
Então somente a área de Recursos Humanos
É permitido
Para divulgar informações sobre áreas através de recursos de comunicação interna
Função
Mensagem
Normas
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Prototipagem
Entradas: GECON
Processo: Desenvolvimento do protótipo de sistema com base na modelagem e
nas normas – 5 módulos, espaço para avisos gerais e espaço para jornal interno
Utilização da ferramenta GECON (Gerenciador de Conteúdos – CCUEC – Unicamp) para a prototipagem
Proposta de sistema a ser desenvolvido e implantado na Intranet da Organização
Saída: Protótipo de sistema SACS – Sistema de Apoio à Comunicação e
Soluções
DPModelagem
Comunicação
Prototipagem
Inspeção da Comunicação
Modelagem conceitual
SACS
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DO do Programa de Soluções
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Exemplo de Produto Gerado
Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes!
Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes!
Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes!
Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes!
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DO do Programa de Soluções
assuntos
problemas
timeskaizen
RHDMS
Áreas
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Exemplo de Produto Gerado
Parabéns! Estamos há 382 dias sem acidentes!
Tela do Sistema de Soluções
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Contribuições
Na Organização: Soluções para diversos problemas detectados
Melhorias no atendimento telefônico Melhorias no procedimento de reuniões Correção de falhas no treinamento de funcionários de produção
durante Kaizen Participação em Kaizen de Produção que gerou US$4 milhões de
economia Proposta um sistema computacional que atua como canal de
comunicação entre áreas e facilita a implantação de um programa de soluções e reconhecimento
Mostrar a importância da comunicação e troca de conhecimento Confirmar a importância da parceria Universidade-Empresa
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Contribuições
Na Academia: Constituir um processo para análise da comunicação em
organizações que permite identificar problemas e gerar soluções sistêmicas
Trazer para o contexto acadêmico uma vivência do real em desenvolvimento de sistemas computacionais
Resultado: O protótipo foi apresentado à Gerência Geral, que solicitou o
desenvolvimento e implantação do sistema proposto Foi aceita a sugestão de instalação de computadores na produção
para funcionários que nunca tiveram acesso a sistemas na Organização
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Conclusões
O mapeamento da comunicação com base no MFC e o método de inspeção baseado em conceitos e métodos da SO permitiram:
compreender o contexto pesquisado modelar atividades de comunicação em suas diferentes
dimensões avaliar as atividades de comunicação modeladas, buscando
soluções para os problemas encontrados elaborar a representação conceitual do sistema para a
prototipagem do sistema proposto O protótipo do sistema proposto, assim como soluções
não sistêmicas emergiram do estudo da comunicação
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Agradecimentos
Delphi Automotive Systems – Planta Jaguariúna NIED – Núcleo de Informática Aplicada à Educação –
Unicamp CNPq