metodologia de gestão de riscos nos projetos estratégicos

Fevereiro/2014

Metodologia de Gesto de Riscos nos Projetos Estratgicos

Gesto de Riscos

Metodologia de Gesto de Riscos nos Projetos

Estratgicos

AGENDA

O que so riscos?

O risco do projeto um evento ou condio incerta que, se

ocorrer, ter um efeito positivo ou negativo sobre pelo

menos um objetivo do projeto, como tempo, custo,

escopo ou qualidade PMBOK (2004, p. 238)

GESTO DE RISCOS

Um risco ...

A possibilidade de se obter um ganho (oportunidade)...

A possibilidade de sofrer uma perda (dificuldade)...

Caractersticas dos riscos:

So inerentes a qualquer empreendimento ou organizao;

No so intrinsecamente bons nem ruins;

O risco no deve ser visto como algo a ser temido (ou como algo a torcermos por ele), mas como algo a ser gerenciado!

GESTO DE RISCOS

Frum de Planejamento e Gesto - Governo do Estado de MG - GATTONI, Roberto - Gesto Estratgica de Riscos

Origens dos riscos:

Da misso ou dos objetivos de um empreendimento /

organizao;

Dos tomadores de deciso, ou do gerenciamento

organizacional;

Dos colaboradores, funcionrios, clientes, parceiros,

fornecedores e de outras partes;

Do oramento, dos custos, do cronograma e das pessoas

envolvidas em um projeto, empreendimento;

GESTO DE RISCOS


Origens dos riscos:

De mudanas organizacionais propostas ou em curso;

Da cultura organizacional;

Do prprio modus operandi de uma instituio;

Da relao da organizao com o ambiente em que se situa;

De aspectos legais, governamentais, polticos, econmicos.

GESTO DE RISCOS


Impacto dos riscos:

Aumento de custos e atrasos em cronogramas e planos;

Funcionalidades inadequadas;

Cancelamento de projetos e empreendimentos;

Mudanas sbitas de pessoal ou desmoralizao de equipes;

GESTO DE RISCOS


Impacto dos riscos:

Insatisfao do cliente;

Prejuzo imagem da companhia;

Queda no desempenho, ineficincias, retrabalhos;

Problemas legais e regulatrios.

GESTO DE RISCOS


Riscos no setor pblico:

GESTO DE RISCOS

Government PMBOK McPhee Unidade Estratgica do Reino Unido

Risco de continuidade no

poder, sendo necessrio levar

em conta a importncia da

opinio pblica

* Riscos Estratgicos derivados

do mal entendimento do ambiente

em que a organizao se insere

* Riscos Ambientais: fatores

macro-ambientais, competitivos e

de mercado

* Riscos Operacionais: de

processo e relacionados s

entregas de governo

* Riscos Ambientais

* Riscos de Paralisao

* Riscos de Segurana

* Riscos Relacionados agenda de servios

pblicos desafiadora

* Transferncia de riscos ao setor privado

* Riscos de Inovao

* Riscos relativos imagem e sobrevivncia

dos governos

Riscos Prprios da Administrao Pblica

Riscos no setor pblico:

GESTO DE RISCOS

Unidade Estratgica do Reino Unido McPhee

Nvel Estratgico:

As decises envolvem a formulao de objetivos

estratgicos, a alocao de recursos e as opes

na formulao de polticas em relao s possveis

mudanas nas circunstncias que cercam o

ambiente de governo.

Gerenciamento de Riscos Globais na

Organizao

Nvel de Programa:

As decises so relacionadas ao estabelecimento

de projetos, aquisies, estrutura organizacional,

oramento, qualidade dos servios e continuidade

ou sobrevivncia.

Gerenciamaneto de Riscos do Negcio

Nvel Operacional ou de Projeto:

as decises se concentram nos aspectos tcnicos,

gerenciamento de recursos e de cronograma e

relacionamento com fornecedores e parceiros.

Gerenciamento de Riscos

Gesto de riscos:

O gerenciamento dos riscos um meio pelo qual a incerteza sistematicamente gerenciada para aumentar a probabilidade de cumprir projetos Verzuh (2000, p. 109)

O gerenciamento de riscos uma forma organizada de identificar e medir os riscos e de desenvolver, selecionar e gerenciar as opes para seu controle Kerzner (2006, p. 238)

GESTO DE RISCOS

Princpios da gerncia de riscos bem sucedida:

Avaliar riscos continuamente ao longo do projeto;

Realizar tomadas de decises baseada em riscos;

Estabelecer algum nvel de formalidade;

Cobrir todas as pessoas e processos-chave;

Buscar a identificao de riscos de forma positiva.

GESTO DE RISCOS


Processos da Gesto de Riscos:

GESTO DE RISCOS

Planejamento da gesto de

riscos Identificao Anlise

Planejamento de respostas

aos riscos

Monitora-mento

Controle

Quantitativa

Qualitativa

Fonte: PMBOK, 2008

Por que no fazemos gesto de riscos?

Modelo atual baseado em Planos de Ao

Descolamento entre Planos de Projetos, Status Report e Planos de Ao

Processo de monitoramento se concentra apenas em problemas percebidos durante a execuo dos projetos

Gerenciamento dos Problemas!!

GESTO DE RISCOS

Por que no fazamos gesto de riscos?

No existiam processos e ferramentas definidas para as etapas de gerenciamento de riscos;

Viso limitada dos riscos que cercam cada projeto;

Gerenciamento de riscos no utilizado para a tomada de deciso;

Falta de conscientizao sobre a importncia de gerenciar os riscos nos projetos.

GESTO DE RISCOS

Gesto de Riscos

Metodologia de Gesto de Riscos nos Projetos

Estratgicos

AGENDA

A Metodologia construda segue os parmetros definidos pelas

boas prticas de gesto de projetos, seguindo os processos

definidos pelo PMBOK;

Foi construda por uma equipe da SEPLAG em 2011, com a

colaborao de algumas AGEIs.

METODOLOGIA DE GESTO DE RISCOS

Premissas utilizadas na construo da Metodologia:

Definio de critrios objetivos para a classificao dos riscos;

Participao efetiva do Gerente do Projeto, AGEIs e SEPLAG;

Incorporao da Gesto de Riscos no cotidiano dos projetos;

Atuao proativa na identificao e tratamento dos riscos.


Planejamento da gesto de riscos:

Nesse momento, foi definida a construo da metodologia para tratar os riscos dos Projetos Estratgicos e a utilizao do Sistema de Monitoramento e Gesto da Estratgia como principal ferramenta.

METODOLOGIA DE GESTO DE RISCOS Planejamento da gesto de



aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:

A principal forma de identificao dos riscos dos projetos estratgicos ser por meio do Workshop Anual de Identificao de Riscos.

Alm do Workshop, a identificao de riscos deve ocorrer durante toda a execuo do projeto!




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:

Workshop de Identificao de Riscos:

O que ?

Reunio realizada com os principais envolvidos dos projetos, onde realizado um brainstorming para a identificao dos riscos.

Perodo de realizao:

No momento de reviso do planejamento dos Projetos Estratgicos. Excepcionalmente, nesse ano, o primeiro workshop ser realizado em Julho.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Quem deve participar:

Gerente do programa;

Gerente do projeto;

Responsveis pela execuo das atividades do projeto;

rea meio do rgo;

NCGERAES;

E, se possvel e cabvel, parceiros externos (como OSCIPs, entidades de outras esferas de governo, etc).




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Coordenao:

Deve ser coordenado pela AGEI.

Quanto tcnica utilizada:

O brainstorming uma tcnica na qual um grupo de pessoas se rene e so estimuladas a falar livremente sobre determinado assunto, buscando levantar o maior nmero possvel de ideias diferentes. necessrio no mnimo um moderador e um observador, alm de algum para anotar as ideias.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Quanto a tcnica utilizada:

Moderador: Tem a funo de conduzir o Workshop de acordo com as orientaes definidas. Deve ficar atento a possveis desvios de foco e controlar o tempo.

Observador: Deve observar o comportamento das pessoas e auxiliar o anotador lembrando-lhe de possveis ideias esquecidas por ele.

Anotador: Deve digitar todas as ideias possveis.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Orientaes:

O Workshop deve ser guiado pela Estrutura Analtica do Projeto (EAP), passando pelos subprojetos, de forma que todo o projeto seja analisado.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Orientaes:

Os seguintes pontos devem ter a devida ateno:

1. Escopo:

Os limites e os objetivos esto bem definidos e todos tem clareza dos mesmos? O que pode invalidar ou prejudicar a entrega final do projeto?




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Orientaes:


2. Tempo:

Quais pontos so crticos para a execuo do projeto? O que pode atrasar seu projeto? Onde est a fragilidade do cronograma?




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Orientaes:


3. Custo:

Quais itens so cercados de incerteza?




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Orientaes:


4. Stakeholders:

Todos os atores esto alinhados? H um fluxo de comunicao? Existe algum risco relacionado a atores externos ao governo?




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:


Orientaes:

O produto do Workshop uma lista, ainda que desorganizada, com as principais ideias levantadas.

Os riscos identificados no brainstorming normalmente so desorganizados, podendo causar confuso entre os conceitos como causa, situao de risco / oportunidade e impacto.

Aps a reunio faz-se necessrio um momento de organizao das ideias. Para tanto, deve-se utilizar a planilha padro de suporte.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Workshop de Identificao de Riscos

Programa: Gerente do Programa: Projeto: Gerente do Projeto: Responsvel pela AGEI: Responsvel pelo GERAES:

Participantes do Workshop Nome Instituio Email Telefone

Riscos Causa Situao de risco / oportunidade Subprojeto afetado Impacto no projeto Contramedida potencial

Identificao:

Organizao das ideias:




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Descreve qual a causa do

risco

Descreve qual a situao de

risco / oportunidade

Descreve qual (is) o impacto no projeto:

Escopo, tempo, custo, qualidade, imagem do

governo, etc

Descreve qual (is) subprojeto

afetado

Descreve qual (is) a

contramedida potencial

Identificao:

Organizao das ideias:

Orientaes:

Aps a organizao dos riscos, os mesmos devem ser levados e validados pelos Gerentes dos Projetos, passando-se assim para a fase de anlise.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Identificao:

Exerccio conjunto:

Identificao de riscos do projeto de construo de uma casa (15 min);

Organizao das ideias e preenchimento da planilha (15 min).

Discusso (15 min).




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Anlise:

Aps a identificao dos riscos, para cada risco identificado

deve-se responder uma srie de perguntas que indicar a

classificao do risco.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Anlise:

Classificao dos riscos:




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Caracterizao do risco

Impacto do risco

Classificao Quantitativa

Atributos Qualitativos

Probabilidade do risco

Anlise:

Perguntas para a definio da classificao:




aos riscos

Monitora-mento

Controle


1. Qual a causa do risco?

Busca responder o que pode fazer com que o risco acontea. Indica possveis contramedidas.

2. Qual a natureza do risco?

Busca identificar o tipo do risco. Ex: Licitao, compras, obras, financiamento, etc.

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle


3. O risco est relacionado a algum contrato?

Busca identificar se o risco se relaciona a algum contrato. Pode influenciar a uma boa gesto de contratos.

4. Qual o gatilho do risco?

Busca responder a partir de qual situao a contramedida deve ocorrer. Na maioria das vezes, o gatilho se d no momento de identificao do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

1. Qual a abrangncia do risco?

Busca identificar a rea de impacto do risco.

Impacta apenas o projeto: 1

Impacta o programa: 2

Impacta reas alm do programa que est inserido: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

2. Quais so os stakeholders envolvidos?

Busca identificar os atores que esto envolvidos no risco.

Internos Secretaria: 1

Externos Secretaria mas internos ao governo: 2

Externos ao Governo: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

3. Qual o impacto no custo do projeto?

Determina o impacto no custo do projeto.

No apresenta impacto no custo do projeto: 1

Apresenta impacto de at 20% do custo do projeto: 2

Apresenta impacto de mais de 20% do custo do projeto: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

4. Qual o impacto no tempo do projeto?

Determina o impacto nos prazos do projeto.

No apresenta impacto no tempo de um subprojeto: 1

Apresenta impacto de at 15% do tempo de um subprojeto: 2

Apresenta impacto de mais de 15% do tempo de um subprojeto: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

5. Qual o impacto no escopo do projeto?

Determina o impacto no escopo do projeto.

No afeta o escopo do projeto: 1

Afeta mais da metade dos subprojetos: 2

Afeta a entrega final: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

6. Qual o impacto na imagem do governo?

Determina o impacto na imagem do governo.

No gera presso ou presso pontual: 1

Gera presso da sociedade civil organizada: 2

Gera presso da mdia: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

7. Qual o impacto na qualidade?

Determina o impacto na qualidade do projeto.

No tem impacto nos indicadores e/ou requisitos do projeto: 1

Impacta at 50% dos indicadores e/ou requisitos: 2

Impacta mais de 50% dos indicadores e/ou requisitos: 3

Impacto do risco

Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

1. Existe algum indcio que levou identificao do risco?

Busca identificar a relao do risco a algum evento.

Indcios fracos: 1

Indcios razoveis: 2

Indcios fortes: 3


Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

2. O risco est relacionado alguma dificuldade/oportunidade recorrente?

Busca identificar uma possvel recorrncia do risco.

Dificuldade/oportunidade rara: 1

Dificuldade/oportunidade inconstante: 2

Dificuldade/oportunidade freqente: 3


Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

3. Este risco j se tornou uma dificuldade/oportunidade em projetos anteriores semelhantes?

Busca identificar se existe histrico de riscos parecidos que possa indicar a probabilidade de ocorrncia.

Consigo identificar em poucos projetos semelhantes: 1

Consigo identificar em alguns projetos semelhantes: 2

Consigo identificar em vrios projetos semelhantes: 3


Anlise:





aos riscos

Monitora-mento

Controle

3. Na sua percepo, qual a probabilidade de ocorrncia?

Determina a probabilidade de ocorrncia do risco.

Baixo: 1

Mdio: 2

Alto: 3


Anlise:

Com a elaborao dessas perguntas, h a tentativa de se

objetivar a definio do impacto e da probabilidade, no

dependendo apenas de percepes maior apoio para

tomada de deciso.

A partir da pontuao de cada pergunta, gera-se uma nota de

classificao do risco, variando de 1 a 9.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Planejamento de resposta ao risco:

Aps a anlise aprofundada do risco, devemos definir (ou

confirmar) a contramedida a ser tomada;

Estratgias de resposta aos riscos:

Prevenir: Tomar medidas que evitem a ocorrncia do risco

Transferir: Repasse do risco para outra entidade. Ex:

Contratao de seguro, terceirizao.




aos riscos

Monitora-mento

Controle



Mitigar: Tomar medidas que reduzam a probabilidade de

ocorrncia (causa) do risco ou seu impacto (consequncia).

Ex: Risco de incndio: construo do local com materiais a

prova de fogo (causa); instalao de extintores automticos

(consequncia).




aos riscos

Monitora-mento

Controle



Aceitar: Alguns riscos apresentam um baixo impacto,

fazendo que o custo de se utilizar de outras estratgias seja

maior que o benefcio.

Explorar: Relacionado s oportunidades. Tomar medidas

que potencialize a probabilidade e / ou consequncia.




aos riscos

Monitora-mento

Controle


Aps a definio das contramedidas, deve-se elaborar um

plano de ao para os riscos encontrados, estando o gatilho

acionado ou no.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Monitoramento:

O monitoramento dos riscos deve ser feito diariamente pelo

Gerente do Projeto!

A partir da anlise, outros atores so definidos tambm como

responsveis pelo monitoramento, nos seguintes critrios:




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Monitoramento:

Monitoramento pelo GERAES:

Abrangncia: impacta o programa ou impacta reas alm do programa que est inserido;

Stakeholders envolvidos: externos Secretaria mas internos ao governo ou externos ao Governo;

Custo: apresenta impacto de mais de 20% do custo do projeto;




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Monitoramento:

Monitoramento pelo GERAES:

Imagem do governo: gera presso da sociedade civil organizada ou gera presso da mdia;

Quando a nota do risco for maior ou igual a 6 e no se encaixar em nenhuma das situaes anteriores o NCGERAES poder escolher qual risco deve monitorar.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Monitoramento:

Monitoramento pela AGEI:

Demais riscos que no se enquadrem nas definies de monitoramento pelo GERAES e que apresentam nota de classificao maior que 2, sem perder de vista os riscos monitorados pelo NCGERAES!.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Monitoramento:

O follow-up dos riscos ser tratado nas reunies j

existentes: Pr-status dos Projetos Estratgicos; Status Report

do programa; Reunio Gerencial; e Reunio de Comit de

Resultados.

No entanto, o monitoramento deve ser feito constantemente,

pois os planos de ao podem no respeitar a periodicidade

das reunies.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Monitoramento:

muito importante a verificao de mudanas nas condies

e/ou possveis consequncias causadas pelo risco;




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Controle:

Reavaliao constante dos riscos;

Finalizao e avaliao da efetividade da contramedida

tomada, criando assim um histrico capaz de subsidiar novas

tomadas de deciso;

Insero de novos riscos identificados na execuo do projeto;

Adaptao das contramedidas previamente definidas caso

necessrio.




aos riscos

Monitora-mento

Controle

Obrigado!

metodologia de gestão de riscos nos projetos estratégicos

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