Manual

Operacional

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INTRODUÇÃO O MedLocker é um dispensário eletrônico modular que proporciona segurança e

rastreabilidade nos processos de armazenagem e dispensação de medicamentos e materiais

médicos. Através de controles, somente pessoas previamente autorizadas terão acesso aos

compartimentos de estoque.

Este documento tem como principal objetivo fornecer orientações operacionais em relação às

principais funcionalidades existentes no dispensário MedLocker.

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SUMÁRIO

1. Acesso ao sistema ................................................................................................................................... pág. 4

2. Reabastecer via requisição ................................................................................................................ pág. 5

3. Reabastecer livre ..................................................................................................................................pág. 11

4. Retirada Prescrição .............................................................................................................................pág. 15

5. Retirar Avulsa ........................................................................................................................................pág. 18

6. Filtros de pesquisa ...............................................................................................................................pág. 22

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1. ACESSO AO SISTEMA Para acessar o sistema do dispensário MedLocker o operador deverá estar previamente cadastrado. Sendo esta condição atendida, o operador deverá posicionar o dedo cadastrado no leitor biométrico e aguardar o reconhecimento:

Obs.1 – Caso o operador não tenha permissão de acesso ao sistema ou sua biometria não tenha sido corretamente verificada, a mensagem “Digital Inválida” será exibida. Uma nova tentativa deverá ser realizada. Obs.2 - As ações permitidas ao operador uma vez logado no sistema (menu de opções) são demonstradas baseado no perfil de acesso criado. Em caso de sucesso no reconhecimento biométrico, a tela com as funcionalidades habilitadas para o perfil do operador será exibida, conforme demonstrado abaixo:

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2. REABASTECER VIA REQUISIÇÃO A opção “Reabastecer via Requisição” será utilizada para confirmar o abastecimento dos itens previamente separados pela farmácia central e/ou almoxarifado. Através da camada de integração, o dispensário receberá a lista com todos os itens separados, cabendo ao operador, prosseguir com sua confirmação de recebimento no dispensário eletrônico. Para realizar tal atividade o operador deverá seguir os procedimentos a seguir: - Acessar a rotina “Reabastecer via Requisição” no menu principal do dispensário:

Obs. Ao selecionar a opção indicada, a tela a seguir exibirá a lista com todas as requisições de reabastecimento em aberto e/ou ainda não finalizadas pelo operador:

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- Selecionar a requisição que terá o recebimento dos itens confirmados:

Ao selecionar a requisição desejada, o operador terá acesso aos itens que compõem a mesma, conforme tela a seguir:

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- Se for necessário alterar a quantidade de um determinado item de uma requisição, o operador deverá clicar sobre o campo “Qtdade” do item desejado, ajustar o valor e clicar no campo botão “Alterar”:

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Se o operador desejar excluir um determinado item do recebimento em execução, ele deverá clicar no “X” ao lado esquerdo e confirmar a exclusão do item, conforme demonstrado a seguir:

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-Uma vez realizados os ajustes necessários, o operador deverá clicar em “Abastecer”:

- A partir de então a leitura dos códigos de barras dos itens indicados em tela deverá ser realizada até a finalização do carregamento:

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Ao finalizar a leitura de todos os itens da cesta de reabastecimento, o operador deverá fechar a porta do compartimento para finalizar a ação em execução:

- Caso seja realiza a leitura do código de barras de um item que não consta no compartimento que está sendo abastecido, o sistema informará a inconsistência e operador deverá realizar a leitura do item correto:

Obs. Não há obrigatoriedade de reabastecimento completo da gaveta do item selecionado. Neste caso, a rotina de Reabastecimento via Requisição controlará automaticamente os saldos ainda não confirmados.

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3. REABASTECER LIVRE

A rotina “Reabastecer Livre” deverá ser utilizada em caso de impossibilidade de recebimento das requisições de reabastecimento pela camada de integração, por exemplo, problemas de conectividade e/ou indisponibilidade do sistema de gestão do hospital. Para realizar tal atividade o operador deverá executar os procedimentos a seguir: - Acessar a rotina “Reabastecer Livre” no menu principal:

Obs. Ao selecionar a opção indicada, a tela a seguir exibirá a lista dos itens disponíveis nos compartimentos do dispensário eletrônico. A coluna quantidade indicará a quantidade de estoque atual do item:

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- Selecionar o item que será reabastecido, conforme exemplo a seguir:

- Selecionar/Confirmar a quantidade que será reabastecida na gaveta:

Obs. A informações em tela exibirão o estoque atual do item selecionado, a capacidade máxima e quantidade permitida para reabastecimento, conforme tela acima.

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- A partir de então o operador deverá clicar no botão “Adicionar a Cesta”:

Obs.: O operador poderá inserir novos itens na cesta de reabastecimento. Para isso basta repetir os passos até aqui demonstrados. - Uma vez finalizada a seleção dos itens que serão reabastecidos, o operador deverá clicar em “Abastecer”:

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- A partir de então o compartimento de armazenagem do item será aberto e o operador deverá realizar a confirmação da leitura do código de barras do item:

-Caso o código de barras do item que está sendo abastecido não esteja cadastrado nos controles do dispensário eletrônico, o operador será informado visualmente sobre esta condição e terá a opção de realizar o vínculo do produto com o código escaneado durante o abastecimento. Esta ação solicitará a confirmação em duas etapas conforme a seguir:

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- Após a primeira confirmação, o sistema solicitará novamente que o usuário confirme a ação em execução:

-Ao finalizar o posicionamento dos itens nos compartimentos, o operador deverá fechar a porta do dispensário para conclusão do processo.

4. RETIRAR PRESCRIÇÃO A rotina “Retirar Prescrição” deverá ser executada para confirmar a dispensação dos itens previamente prescritos pelo médico no sistema de gestão do hospital. Esta rotina dispõe de controle de saldos de itens prescritos versus itens já retirados, não sendo permitida a dispensação de quantidades superiores em relação às quantidades existentes na prescrição médica. Para realizar tal atividade o operador deverá seguir os procedimentos a seguir:

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- Acessar a rotina “Retirar Prescrição” no menu principal:

- Ao selecionar a opção indicada, a lista de pacientes será exibida ao operador e ele deverá selecionar o paciente desejado:

- Ao selecionar o paciente desejado, a tela de prescrição será exibida. Destaca-se que uma ou mais prescrições poderão estar registradas, cabendo ao operador selecionar a prescrição a qual deseja realizar a dispensação. - Selecionar a prescrição desejada:

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- A lista dos itens prescritos será exibida ao lado esquerdo da tela e o operador deverá clicar em “Dispensar”:

- O compartimento onde se encontra o item será aberto. O operador deverá retirar o item conforme indicado em tela e então realizar a leitura do código de barras para confirmar a dispensação:

Obs.: Como o equipamento pode armazenar variados itens em um mesmo compartimento, o sistema indica no ato da abertura da porta a localização do item para facilitar a ação de retirada do operador.

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A quantidade, o nível e sub-nível são exibidos conforme tela abaixo:

- Após a leitura do código de barras, o operador deverá fechar a porta para encerrar a operação.

5. RETIRADA AVULSA A rotina “Retirada Avulsa” deverá ser acionada sempre que houver a necessidade de realizar a dispensação de algum item não prescrito ou quantidade adicional a que foi prescrita. Obs. O acesso a esta funcionalidade é controlado por perfil de acesso e poderá não estar disponível ao operador ou a um determinado grupo de operadores. Para realizar tal atividade o operador deverá seguir os procedimentos: - Acessar a rotina “Retirada Avulsa” no menu principal:

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- Ao selecionar a opção indicada, a lista de pacientes será exibida ao operador e ele deverá selecionar o paciente desejado:

Ao selecionar o paciente desejado, será exibida a lista de itens disponíveis no dispensário (por ordem alfabética) e suas respectivas quantidades disponíveis em estoque, conforme tela a seguir:

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- Selecionar o item desejado clicando sobre o mesmo para inserção na cesta de retirada, conforme exemplo a seguir:

- Caso o operador necessite de uma quantidade maior do mesmo item, ele deverá clicar novamente sobre o seu cadastro para que a quantidade seja incrementada:

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- Se o operador necessitar de outros itens para o mesmo paciente, ele pode selecionar o novo item desejado e incluí-lo na mesma cesta de retirada:

- Uma vez selecionado todos os itens desejados para o paciente, o operador deverá clicar em “Dispensar”:

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- A partir de então o operador deverá realizar a retirada dos itens conforme indicado em tela e realizar a leitura do código de barras para confirmar a dispensação:

- Ao finalizar a retirada e leitura dos itens o operador deverá fechar a porta do compartimento para finalizar a transação. Obs.: Para os itens onde a quantidade é maior que 1 (uma) unidade, o operador deverá realizar a leitura do código de barras de cada unidade retirada. Esse procedimento deve ser executado com atenção para que os dados de consumo dos itens dispensados sejam devidamente registrados e corretamente informados ao sistema de gestão do hospital. Em hipótese alguma o operador deverá retirar itens dos compartimentos sem que estes tenham sido previamente selecionados no sistema de controle do dispensário. O mesmo se aplica para as quantidades dos itens selecionados. O operador deverá retirar apenas a quantidade solicitada em cada ação.

6. FILTROS DE PESQUISA O sistema do dispensário eletrônico MedLocker dispõe de filtros de pesquisa em tela para agilizar e facilitar a busca de um determinado registro. Os filtros se aplicam para nomes de pacientes, produtos e/ou códigos.

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Para realizar tal atividade o operador deverá seguir os procedimentos a seguir: - Na tela em execução, digitar no campo pesquisa o nome ou código desejado no filtro. O sistema irá realizar a pesquisa automaticamente exibindo apenas os registros que se enquadram na seleção desejada:

- Como mencionado, o resultado do filtro é aplicado automaticamente e apenas os registros que se enquadram na seleção ficam visíveis em tela:

- Ao final da digitação o resultado do filtro é exibido: