manual do processo administrativo previdenciario

2

© 2012 - PROCURADORIA FEDERAL ESPECIALIZADA JUNTO AO INSS Procurador-Chefe Alessandro Antonio Stefanutto Coordenador-Geral de Matéria de Benefícios Fernando Maciel Coordenação de Gerenciamento e Prevenção de Litígios Gabriela Koetz da Fonseca Serviço de Gerenciamento e Prevenção de Litígios 1ª Região Maria Carolina Rosa de Assunção 2ª Região Rafael Machado de Oliveira 3ª Região André Eduardo Santos Zacari 4ª Região Sadi Medeiros Júnior 5ª Região Pedro Ivo Magalhães Menezes de Oliveira Colaboradora: Danyela Wanderley Ferreira

3

SUMÁRIO I ATO ADMINISTRATIVO .................................................................................................... 6

II PROCESSO ADMINISTRATIVO ........................................................................................ 9

1 PRINCÍPIOS CONSTITUCIONAIS QUE REGEM O PROCESSO ADMINISTRATIVO ......... 9

2 FASES DO PROCESSO ADMINISTRATIVO PREVIDENCIÁRIO ..................................... 11

1ª FASE INICIAL ....................................................................................................... 14

2ª FASE INSTRUTÓRIA ............................................................................................. 20

3ª FASE DECISÓRIA .................................................................................................. 33

4ª FASE RECURSAL .................................................................................................. 35

5º CONCLUSÃO ....................................................................................................... 35

III ASPECTOS PROCEDIMENTAIS DE GESTÃO DOCUMENTAL ......................................... 36

1 AUTUAÇÃO ............................................................................................................... 36

2 ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS (Art.30, OI 170) .............................................. 36

3 NUMERAÇÃO DAS FOLHAS (Art. 35, OI 170) ........................................................... 37

4 JUNTADA .................................................................................................................. 37

5 RETIRADA DE PEÇAS ................................................................................................. 38

6 LOCALIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO ................................................................................. 38

7 VISTA DO PROCESSO ................................................................................................ 39

8 CARGA DO PROCESSO .............................................................................................. 39

ANEXO I - CHECK LIST PENSÃO POR MORTE, inclusive ACIDENTÁRIA ............................ 41

ANEXO II – CHECK LIST AUXÍLIO-RECLUSÃO ................................................................... 43

ANEXO III – CHECK LIST SALÁRIO-MATERNIDADE: ......................................................... 45

ANEXO IV – CHECK LIST APOSENTADORIA POR IDADE: .................................................. 47

ANEXO V – CHECK LIST APOSENTADORIA POR TEMPO DE CONTRIBUIÇÃO: ................. 49

ANEXO VI – CHECK LIST APOSENTADORIA ESPECIAL: ..................................................... 51

ANEXO VII – CHECK LIST APOSENTADORIA POR TEMPO DE CONTRIBUIÇÃO DE PROFESSOR ..................................................................................................................... 52

ANEXO VIII – CHECK LIST AUXÍLIO-DOENÇA, inclusive por acidente do trabalho .......... 53

ANEXO IX- CHECK LIST BPC/LOAS ................................................................................... 55

ANEXO X – CHECK LIST DE PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL ..................... 56

4

INTRODUÇÃO

O Programa de Consultoria Ativa da PFE/INSS objetiva modificar a atividade consultiva atual, passando a incentivar o desenvolvimento de uma consultoria nova, proativa, em busca de soluções nascidas da interação da Procuradoria com as demais unidades do INSS, identificadas com a operacionalização do reconhecimento dos direitos da clientela do Regime Geral de Previdência Social.

O projeto promove visitação às unidades do INSS, pela Procuradoria, objetivando conhecer a problemática emergente nas diversas localidades, para que se possa debater os temas mais relevantes para o aprimoramento do atendimento aos beneficiários da Previdência Social, o que refletirá em melhores índices de resultados e na satisfação dos anseios e pretensões da clientela, por conseqüência natural, na diminuição dos litígios judiciais contra a Instituição.

Inicialmente o foco desses contatos será dirigido ao Processo Administrativo Previdenciário visando a sua boa instrução, evidenciando-se a necessidade da boa condução do processo para a finalidade de resguardar os direitos subjetivos dos segurados, dependentes e demais interessados, assim como propiciar a segurança das decisões administrativas e servir de instrumento valioso no apoio da defesa do INSS que tiver de ser produzida na eventualidade do ajuizamento de ações.

A importância do Processo Administrativo Previdenciário, regularmente instruído com a finalidade de reunir a informação verdadeira dos fatos e servir de veículo à atuação do Poder Público, conforme a Lei e o Direito, aquilata-se na razão direta da importância do Servidor, cuja atuação, cuidadosa, diligente e atenta ao regramento processual, é fundamental para o êxito da formação/instrução regular do PAP.

Os contatos da Procuradoria com as unidades de execução do INSS serão feitos ao escopo paralelo de realçar a importância do Servidor, que se reconhece de grande valia e indispensável ao êxito do Projeto, seja no apoio às informações a serem prestadas à Procuradoria, seja na avaliação competente dos fatos de acordo com a experiência do trato dos assuntos no balcão de atendimento.

Dá-se ênfase, na execução desse projeto, que a Justiça deve ser feita, anteriormente, pelo INSS, pelos seus Servidores, na instrução criteriosa dos processos administrativos previdenciários, para a prolação de decisões justas e de direito, sob os padrões éticos de probidade, decoro e boa-fé, com obediência aos princípios, sobretudo, da legalidade, da moralidade e da eficiência.

A atuação que se recomenda, nesse modelo, vai retirar do Poder Judiciário o monopólio da Justiça, que passará a ser feita pela nossa Instituição, pelos seus Servidores, antes dos Juízes, antes dos processos judiciais.

A otimização do atendimento aos beneficiários, alçada aos patamares da excelência, é meta da atual gestão do INSS, que não pretende somente fazer o reconhecimento dos direitos, mas, também, fazê-lo com agilidade. Por isso, as mudanças pelas quais têm passado os conceitos de atendimento na Previdência Social.

Este é o Serviço que nos cabe e que precisa ser prestado por Servidores integrados e conscientes da missão.

O projeto pretende o desenvolvimento de tal objetivo, junto às Unidades do INSS, despertando Servidores e Procuradores para a nobreza da nossa missão, a nobre missão de servir, de atender bem, de reconhecer os direitos, de causar satisfação

5

e afastar os conflitos que originam as demandas judiciais, onde a pretensão justa, não satisfeita na esfera administrativa, será atendida a preço maior, não só pelo valor da condenação em si, mas pelos valores agregados do dispêndio com a defesa, contando ainda a perda conceitual do Instituto e a demora da entrega da prestação, que, de natureza alimentar, tem reflexos negativos na subsistência e no bem-estar do ser humano segurado/beneficiário.

Importante realçar que um processo administrativo previdenciário sempre representa uma vida de labor, de um filiado à previdência social. Ou várias vidas nas quais se entende o trabalho, a imagem e a personalidade do segurado extinto.

Junto com o direito, a justiça, a moral, a ética, a probidade e a boa fé, a Previdência Social quer fazer o reconhecimento do valor humano que é presente nas folhas de um processo.

O Programa de Consultoria Ativa tem esse objetivo maior. E conta, para a sua consecução, com os Procuradores e os Servidores, parceiros, que devem atuar irmanados, no reconhecimento do valor e da imprescindibilidade, de um e de outro, para o cumprimento da nobre missão da realização da previdência social.

6

I ATO ADMINISTRATIVO

Ato Administrativo. É uma manifestação de vontade da Administração Pública ou de quem lhe faça às vezes no exercício da função pública, produzindo o nascimento, modificação ou extinção de um direito ou um dever aos administrados ou à própria Administração.

Requisitos. Todos os atos administrativos possuem requisitos estabelecidos pela lei ou ato normativo para que sejam considerados válidos. Logo, o servidor, quando realiza um ato administrativo, deve verificar se essas condições estão sendo atendidas, respondendo:

a) Posso praticar o ato?

O ato somente será válido se o servidor que o pratica está autorizado por lei ou ato normativo para praticar o ato. Chama-se esse requisito de “sujeito competente”.

b) Estou praticando o ato da forma adequada à sua finalidade?

O ato administrativo representa uma manifestação de vontade da Administração, sendo que a exteriorização dessa vontade possui formas previstas em lei.

No caso do INSS, sempre que o servidor pratica um ato está manifestando a vontade do INSS (Por exemplo: quando defere um benefício, é o próprio INSS quem está o concedendo). Normalmente, esses atos praticados no dia-a-dia da Agência do INSS possuem formas explicadas na Lei nº 9.784 ou na Lei nº 8.213, no Decreto nº 3.048, nas Instruções Normativas ou nos Manuais. Essas formas são previstas para gerar maior segurança aos segurados/dependentes/administrados e para uniformizar o atendimento do INSS.

Entretanto, essas formas não são sacramentais, devendo o servidor evitar o excesso de formalismo (princípio do informalismo procedimental, que será explicado oportunamente), exigindo apenas aquelas formalidades necessárias à essência do ato.

c) Por que estou praticando o ato?

Como é sabido, um agente público deve sempre agir tendo como fim o interesse público, e não o seu próprio. Ao motivar seus atos, os agentes, expressam os fatores que o conduziram a agir daquela forma (Por exemplo, “indefiro o requerimento de aposentadoria por idade, porque o segurado não completou 65 anos como exigido pelo artigo 213 da IN 45/2010”). Assim, será possível verificar se ele atuou realmente em favor do interesse público.

Esse requisito tem como objetivo informar ao segurado os motivos da decisão (direito à informação), bem como permitir que o servidor demonstre que agiu em conformidade com o interesse público, o que lhe dará maiores garantias se eventualmente tiver que explicar porque agiu daquela maneira.

7

d) Qual o resultado prático do meu ato?

Ao responder essa pergunta, o servidor estará identificando o objeto do ato, que é o resultado prático do ato praticado, seus efeitos ou seu conteúdo. É aquilo que o ato produz, o que certifica, opina, atesta etc.1

e) Para quê estou praticando este ato?

Ao praticar um ato, o servidor deve identificar qual o fim de seu ato. Como trabalha na Administração Pública, a finalidade dos atos do servidor sempre será algo que, ao final, atende ao interesse público. Por exemplo, na nomeação de um servidor, tenho como finalidade aumentar o quadro de servidores e, assim, buscar maior eficiência no serviço público2.

O agente público deve praticar seus atos sempre dirigidos ao interesse público (o bem comum). Se um ato é praticado em desrespeito ao interesse público, há abuso de poder, sob a forma de desvio de finalidade. É o caso de atos causados por vaidade, vingança, etc. Como exemplo, podemos citar a recusa de um protocolo, em razão de o requerente ser um desafeto do servidor responsável por protocolizar.

Atributos. Os servidores públicos formam a grande maioria dos chamados agentes públicos, que são aqueles que exercem uma função pública como prepostos do Estado.

Como é sabido, o Estado atua por meio de pessoas físicas. Essas pessoas, portanto, a cada gesto seu definirão qual será a imagem do Estado perante a sociedade. Por isso, o servidor deve sempre atuar com educação, presteza, responsabilidade, urbanidade, enfim, deve tratar os administrados da mesma forma que ele – que também é um administrado – gostaria de ser tratado.

Como o servidor é, ao fim, a voz da Administração Pública, seus atos são dotados de algumas prerrogativas que lhes confere maior confiabilidade. São elas:

a) Presunção de Legitimidade, Legalidade e Veracidade (Fé Pública): os atos administrativos presumem-se verdadeiros, legítimos e em conformidade com a lei. Essas presunções reconhecem a importância dos servidores públicos para o desenvolvimento das atividades do Estado e conferem credibilidade aos seus atos. Em consideração a tais presunções, é possível que os servidores façam constar nos autos qualquer declaração verbal feita em sua presença ou qualquer fato que tenham presenciado mediante certidão, possuindo este registro força de fé pública.

Por exemplo: se o servidor é comunicado pelo procurador do segurado que ele não tem interesse em juntar novas provas e que apenas quer a Carta de Indeferimento, o servidor poderá certificar este fato no processo administrativo sem prejuízo do disposto no artigo 576, § 3º, da IN 45/2010. Tal registro, embora não possa justificar o indeferimento antecipado do benefício, será fundamental para a defesa do INSS em Juízo.

1 MARINELA, Fernanda. Direito Administrativo. 3.ed. Salvador: Podivm, 2007. p. 216; 2 Op. cit. p. 217;

8

b) Imperatividade: os atos administrativos são impositivos a terceiros independentemente de sua concordância. Em decorrência desse atributo, se a Administração conclui, por exemplo, que um beneficiário deverá ressarcir o erário, será realizada a cobrança, independentemente de o administrado concordar.

c) Exigibilidade: significa que o Estado, no exercício de sua função administrativa, pode exigir de terceiros o cumprimento das obrigações que impôs.

d) Tipicidade: é o atributo pelo qual o ato administrativo deve corresponder a figuras definidas previamente pela lei como aptas a produzir determinados resultados. Para cada finalidade que a Administração pretende alcançar existe um ato definido em lei.

Por exemplo, a contratação de um determinado serviço deverá seguir os procedimentos previstos na lei de licitações e contratos administrativos (Lei nº 8.666).

9

II PROCESSO ADMINISTRATIVO

Processo, em sentido amplo, é a sucessão de atos realizada com a finalidade de produzir uma manifestação de vontade, podendo ser esta a produção de um ato normativo ou de uma decisão administrativa ou judicial.

Tipos de processo.

- Processo Legislativo: é a sucessão de atos realizados para a produção das leis em geral, cujo conteúdo, forma e sequência obedecem a uma série de regras próprias.

- Processo Judicial: "é o método pelo qual se opera a jurisdição, com vistas à composição dos litígios". (Elpídio Donizetti, "Curso Didático de Direito Processual Civil", São Paulo: Atlas).

- Processo Administrativo: é um conjunto de atos administrativos, sucessivos e concatenados, praticados pela Administração Pública com o objetivo de satisfazer determinadas finalidades de interesse público.

O processo administrativo previdenciário é uma espécie de processo administrativo, sendo que, o que o diferencia dos demais, é o conteúdo e o sujeito passivo. É de se destacar que a IN 45 o define como aquele conjunto de atos praticado através dos Canais de Atendimento da Previdência Social (artigo 563 da IN 45/2012).

1 PRINCÍPIOS CONSTITUCIONAIS QUE REGEM O PROCESSO ADMINISTRATIVO

O que são princípios? A regulamentação do processo administrativo previdenciário (Constituição Federal, lei, decreto e IN 45/2012) registra alguns conceitos básicos, valores, premissas ou preceitos que conduzem o pensamento do servidor na prática dos atos relativos ao processo administrativo e na aplicação das normas a ele pertinentes. Esses são valores eleitos pelo INSS como indispensáveis na prestação do serviço público e devem sempre ser lembrados quando o servidor presta o serviço público. Para os operadores do direito, esses valores são chamados de princípios.

Quais são os princípios do processo administrativo previdenciário? Os princípios relativos ao processo administrativo previdenciário são:

a) Princípio da Isonomia (art. 5º da CF/1988): significa que nenhum administrado (segurado, dependente, procurador, etc.) deverá ser tratado de maneira distinta de outro. Só se admite o tratamento desigual se houver alguma diferença entre os administrados que justifique tratá-los de modo distinto. Por exemplo: é admitido que uma gestante tenha preferência no atendimento em relação a uma mulher em condições normais.

b) Legalidade (art. 37, CF/88): De acordo com esse princípio, a Administração somente pode fazer o que a lei a autoriza; diferentemente dos particulares, que poderão fazer qualquer coisa que a lei não proíba.

10

c) Devido Processo Legal (art. 5º, LIV, CF/88): É o princípio que assegura a todos o direito a um processo com todas as etapas previstas em lei e todas as garantias constitucionais.

d) Contraditório e Ampla Defesa (art. 5º, LV, CF/88): Para respeitar o princípio do contraditório, a Administração deve conceder a oportunidade de a parte interessada se manifestar, sempre que puder haver alguma alteração que lhe seja prejudicial (ex: suspensão ou cancelamento de benefício, cobrança, etc.). Já o respeito à ampla defesa implica em admitir as mais variadas formas de defesa apresentadas pelos interessados para comprovar suas alegações, como, por exemplo, testemunhas, documentos, pesquisas externas, justificações administrativas, etc.

e) Oficialidade: significa que a Administração Pública tem o dever de dar prosseguimento ao processo, podendo, por sua conta, providenciar a produção de provas, solicitar laudos e pareceres, enfim, fazer tudo aquilo que for necessário para que se chegue a uma decisão final conclusiva.

f) Informalismo procedimental: Dispensa ritos sacramentais e formas rígidas para o processo administrativo, principalmente para os atos a cargo do particular. O princípio deve ser aplicado em benefício do administrado. Em suma, um mero erro formal não pode prejudicar o administrado, desde que seja possível aproveitar seu ato e fazê-lo atingir sua finalidade.

g) Verdade Material: No processo administrativo o julgador deve sempre buscar a verdade, ainda que, para isso, tenha que se valer de outros elementos além daqueles trazidos aos autos pelos interessados. Legitima, por exemplo, a Pesquisa Externa e a Justificação administrativa e qualquer outra solicitação de documentos ou informações feita Administração que tenha por objetivo registrar nos autos algum fato.

h) Motivação (art. 50, Lei 9.784/1999 e art. 564, X, da IN 45/2010): Esse Princípio determina que a autoridade administrativa deve apresentar as razões que a levaram a tomar uma decisão. O Princípio da Motivação deve ser sempre observado pelos servidores públicos, pois, além de ser da essência do próprio ato administrativo, ajuda a resguardar aqueles que praticaram os atos. Isso porque, ao deixar registrados os motivos que o levou a praticar aquele ato, o servidor poderá evitar ações de controle interno e externo, bem como poderá sempre se recordar facilmente das razões que o conduziram a determinada decisão à época.

i) Celeridade (art. 5º, LXXVIII, CF/88): Princípio segundo o qual os atos processuais devem ser praticados tão prontamente quanto possível. Não mais se admite que um processo demore um período não razoável para ser solucionado. Por isso, a Administração deve trabalhar para solucionar os processos no menor prazo possível – sem prejuízo da qualidade do serviço.

11

2 FASES DO PROCESSO ADMINISTRATIVO PREVIDENCIÁRIO

A IN 45/2010, em seu artigo 563, dividiu o processo administrativo previdenciário em fases:

1ª Fase Inicial (momento de dizer o que se quer): é a fase em que o processo é iniciado e em que se define o que se está pretendendo com a instauração do processo administrativo.

2ª Fase Instrutória (momento de provar): é a fase em que se produzem as provas necessárias à tomada de decisão pelo servidor do INSS.

3ª Fase Decisória (momento de decidir): é o momento em que o servidor analisa o requerimento e a prova produzida, decidindo se o postulante possui ou não direito ao pedido que formulou.

4ª Fase Recursal (momento de reavaliar): é a fase em que o administrado, não concordando com a decisão administrativa, postula uma reanálise da decisão através do recurso administrativo.

Por que o processo administrativo previdenciário está dividido em fases na IN 45? Na praxe, antes mesmo do surgimento da IN 45, o PAP já vinha subdividido em fases diversas. Entretanto, essa divisão era adotada de forma intuitiva pelos servidores sem uma certa uniformidade.

Atualmente, todos os PAP’s possuem essas 4 fases, sendo que a divisão estabelecida pela IN 45 tem como principal finalidade organizar o processo didaticamente e facilitar o trabalho do servidor e o entendimento do segurado.

É preciso observar que não há uma delimitação absoluta entre essas fases. Isso significa que é possível haver características de uma determinada fase em outra. Como exemplo, pode-se citar a realização de diligências (produção de provas) na fase recursal.

12

Como o servidor efetua a comunicação ao segurado? Como assegurado na Constituição e nas Leis do Processo Administrativo, o segurado possui direito à informação. A IN 45/2010 prevê que as Unidades de Atendimento da Previdência Social onde tramita o processo administrativo comunicarão os interessados para o cumprimento de exigências ou ciência de decisão. As formas previstas, de forma exemplificativa, são:

a) Ciência nos autos;

b) Carta com Aviso de Recebimento;

c) Telegrama;

d) Outro meio que assegure a ciência do interessado desde que registrado no processo.

No caso de apuração de irregularidade, o servidor deve observar o disposto no art. 453 da IN 45/2010, por força do § 2º do art. 11 da Lei nº 10.666, de 2003. Ou seja, deverá, em regra, ser utilizada a comunicação por Carta com Aviso de Recebimento. Nesta hipótese, é essencial que o AR seja juntado aos autos, pois é por meio dele que se comprova que o segurado foi notificado.

Comunicação entre órgãos ou entidades e o interessado. Pondera-se que, para complementar informações ou solicitar esclarecimentos, a comunicação entre o órgão ou entidade e o interessado poderá ser feita por qualquer meio, inclusive comunicação verbal, direta ou telefônica, correspondência, telegrama, fax ou correio eletrônico, registrando-se a circunstância no processo, caso necessário.

O que a comunicação deve conter?

A comunicação deverá conter a identificação do interessado e, se for o caso, do terceiro interessado; a finalidade da comunicação; data, hora e local em que deve comparecer, acompanhado ou não de testemunhas, se for o caso; se deve comparecer pessoalmente ou acompanhado de seu representante legal; informação da continuidade do processo independentemente do comparecimento; e indicação dos fatos e fundamentos legais pertinentes.

Presumem-se válidas as comunicações dirigidas ao endereço para correspondência declinado nos autos pelo interessado, cumprindo a este atualizar o respectivo endereço sempre que houver modificação temporária ou definitiva, iniciando a contagem do prazo da data da ciência. Assim, se a correspondência for enviada corretamente para o endereço informado pelo segurado, a notificação será considerada válida ainda que seja recebida por outra pessoa.

E se a comunicação não contiver esses elementos?

As comunicações serão consideradas ineficazes quando feitas sem observância das prescrições legais, mas o comparecimento do interessado ou de seu representante legal supre sua falta ou irregularidade, iniciando neste momento a contagem do prazo.

13

E se o segurado não atender a comunicação?

O não-atendimento da comunicação não importa o reconhecimento da verdade dos fatos de modo desfavorável à pretensão formulada pelo interessado, situação que não se enquadra nos casos de apuração de irregularidade pois, nesta situação, a pretensão é do INSS e não do segurado.

14

1ª FASE INICIAL

Como o processo administrativo previdenciário começa?

O processo administrativo previdenciário é iniciado por meio de protocolo através dos Canais de Atendimento da Previdência e concluído com a decisão definitiva no âmbito administrativo. Pode ser iniciado:

a) Por requerimento formulado pelo interessado;

b) De ofício pela Administração;

c) Por terceiro legitimado.

Quem pode formular requerimento?

Podem formular o requerimento os Interessados / Legitimados (Art. 565 da IN 45), que são:

a) Próprio segurado, dependente ou beneficiário;

b) Procurador legalmente constituído;

15

c) Representante legal, tutor, curador ou administrador provisório do interessado, quando for o caso;

d) Empresa, o sindicato ou a entidade de aposentados devidamente legalizada, na forma do art. 117 da lei nº 8.213, de 1991.

O que o procurador precisa para formular requerimento administrativo em nome de outra pessoa? Procuração?

O procurador, quando comparece no INSS para formular requerimento administrativo em nome de outra pessoa, necessita apresentar um documento que comprove sua autorização para agir em nome de terceiro. A procuração é esse documento.

Por exemplo, quando um advogado requer, em nome de seu cliente, um benefício, uma atualização cadastral, ele age como procurador e, para tal, apresenta uma procuração.

Procuração Pública e Particular. Conceito.

Juridicamente, pode-se dizer que a procuração é o documento que materializa um mandato, que é um contrato através do qual terceiro delega a outrem poderes para agir em seu nome. Quando esse contrato é feito por particulares, diz-se que a procuração é particular; quando o contrato é feito em Cartório/Tabelionato, a procuração é pública.

Na via administrativa, a procuração deve ser Pública ou Particular?

Depende. Usualmente, as procurações podem ser públicas ou particulares, sendo exigida procuração pública apenas quando o outorgante (o que dá a procuração) ou o outorgado (procurador) forem analfabetos.

É necessário o reconhecimento de firma na procuração particular?

Não é necessário o reconhecimento de firma, salvo por imposição legal. Entretanto, o servidor poderá solicitar o reconhecimento quando tiver dúvida sobre a autenticidade da procuração.

16

Quem pode ser outorgante ou outorgado?

Todas as pessoas, exceto:

a) INCAPAZES PARA OS ATOS DA VIDA CIVIL, ressalvado o maior de 16 e menor de 18 anos não emancipado, que poderá ser apenas outorgado;

b) SERVIDORES PÚBLICOS CIVIS E OS MILITARES em atividade, que somente poderão representar parentes até o segundo grau. Nesse caso, deverão respeitar as seguintes regras:

PARENTE DE PRIMEIRO GRAU

Se for parente de primeiro grau, poderá efetuar múltiplas representações. Ou seja, poderá formular requerimentos pelos pais e filhos ao mesmo tempo.

Quem são os parentes de primeiro grau? Os parentes de primeiro grau são os pais e os filhos:

17

PARENTE DE SEGUNDO GRAU

Se for parente de segundo grau, poderá efetuar apenas uma representação.

Quais as informações devem constar na procuração?

A procuração deve conter:

a) Identificação e qualificação do outorgante e outorgado;

b) Endereço completo;

c) Objetivo da outorga (por exemplo, para requerer benefício previdenciário);

d) Designação de poderes e extensão de poderes (por exemplo, outorgo amplos e ilimitados poderes para FULANO requerer benefício em meu nome);

e) Data e localidade da emissão;

Caso o segurado esteja em viagem para o exterior, deverá indicar o período de ausência e lugar de destino.

18

O que siginifica cláusula ad juditia et extra?

A cláusula ad juditia et extra autoriza, dentre outros poderes, o advogado a praticar todos os atos extrajudiciais de defesa e representação de seu cliente perante as pessoas jurídicas de direito público ou privado. Desta forma, poderá solicitar cópias de quaisquer documentos ou a extração de informações em nome do representado.

Há de se destacar que essa cláusula não legitima o procurador ao recebimento de benefício (pagamento) em nome do outorgado.

Quando a procuração perde a validade?

A procuração perde a validade quando é:

a) Revogada ou houver renúncia;

b) Quando uma das partes for interditada ou morrer;

c) Em caso de mudança de Estado que inabilite o mandante a conferir poderes ou o mandatário a exercê-los;

d) término do prazo ou conclusão do feito (exauridos os poderes outorgados quando o mandato tiver poderes específicos);

e) Outorga de mandato a outra pessoa.

Logo, se a procuração não tem prazo de validade ou é específica a determinada situação, ela poderá ser utilizada pelo procurador para formular mais de um requerimento de benefício, podendo o procurador solicitar o desentranhamento da procuração de um processo para anexá-lo em outro. Neste caso, deverá ser adotado o procedimento de Retirada de Peças.

Em quais processos administrativos previdenciários o servidor não pode atuar (Impedidos / Suspeitos)?

Nos termos do art. 567 da IN 45, estão impedidos/suspeitos de atuar no processo administrativo previdenciário:

a) Servidor participante como interessado, perito, testemunha ou representante;

b) Servidor cujo cônjuge, companheiro ou parentes afins até 3º grau atuarem como intermediário, interessado, perito, testemunha ou representante;

c) Servidor que esteja litigando judicialmente ou administrativamente com o interessado ou respectivo cônjuge ou companheiro.

Onde se pode formular o requerimento?

a) Central 135

19

b) Internet

c) Unidades de Atendimento: APS, PREVmóvel e PREVcidade.

Qualquer que seja o canal remoto de protocolo será considerado como DER a data do agendamento do benefício ou serviço. (observado o disposto no art. 574 da IN 45/2010).

Como formalizar o processo administrativo previdenciário?

Por meio de requerimento protocolado, acompanhado dos documentos obrigatórios, o processo administrativo é considerado formalizado.

Quais os documentos são necessários para o requerimento?

Para cada tipo de requerimento formulado, existem documentos previstos como necessários e estão registrados em Check List constante nos anexos. Entretanto, é indispensável que se reforce a ideia de que a apresentação de documentação incompleta não constitui motivo para recusa do requerimento de benefício (art.176 RPS).

Documentos de Identificação. Os documentos de identificação do requerente são apresentados na formalização do processo administrativo. No entanto, por questões didáticas, as peculiaridades atinentes a esses documentos serão tratadas no capítulo relativo à prova documental.

Qual a forma de apresentação dos documentos?

Na formalização do processo, será suficiente a apresentação dos documentos originais ou cópias autenticadas em cartório ou por servidor do INSS, podendo ser solicitada a apresentação do documento original para verificação de contemporaneidade ou outras situações em que este procedimento se fizer necessário. A reprografia, neste caso, é por conta do INSS (art. 579, IN 45/2010)

20

2ª FASE INSTRUTÓRIA

A fase instrutória é a fase destinada a averiguar e comprovar os requisitos legais para a concessão de benefícios ou para a atualização de cadastro, sendo a produção de provas um direito do segurado. Vale dizer que, ainda que o administrado não preencha os requisitos para o benefício ou serviço, tem direito à prova.

No processo administrativo, são admissíveis todos os meios de prova que se destinem a esclarecer a existência do direito ao recebimento do benefício ou serviço, salvo se a lei exigir forma determinada.

Espécies de prova. Pode-se citar, como exemplos de prova, a documental, a oral, os registros em cadastros públicos, a pesquisa externa, a perícia etc.

Prova documental. São os documentos apresentados pelo segurado tanto por ocasião do requerimento administrativo quanto posteriormente (por exigências formuladas, por exemplo).

Prova oral. É a prova colhida no depoimento de testemunhas (justificação administrativa) ou do próprio segurado (entrevista rural).

Pesquisa externa. São as atividades externas exercidas pelo servidor do INSS, previamente designado para atuar nas empresas, nos órgãos públicos ou em relação aos contribuintes em geral e beneficiários, com o objetivo de verificar a veracidade de documentos, conferir dados constantes nos sistemas, desempenhar atividades pertinentes ao Serviço Social entre outros.

Quem requer a produção de provas?

Como normalmente o segurado não detém conhecimento necessário para saber os atos que pode praticar para comprovar seu direito, deve ser orientado pelo servidor do INSS (art. 621, IN 45), devendo este, ao esclarecer o administrado, atentar para a utilização de linguagem, simples, clara e acessível. Não é demais lembrar que a utilização de expressões rotineiras nas APSs (por exemplo, o segurado quer um B42) não é recomendável por não ser compreensível pelos administrados.

Como esclarecido na IN 45 (art. 587), as provas podem ser postuladas pelo requerente ou determinadas pelo servidor responsável pela condução do processo.

Carta de Exigências. Não apresentada toda a documentação indispensável ao processamento do benefício ou do serviço, o servidor deverá emitir carta de exigências, com observância do § 1º do art. 576, com prazo mínimo de trinta dias para cumprimento, com o registro da exigência no sistema corporativo de benefícios. (art.586, IN 45).

21

2.1 Prova Documental

Documentos de Identificação. Os documentos de identificação com foto devem ser apresentados na formalização do processo administrativo, a fim de que se proceda à validação dos dados (art. 580 da IN 45/2010).

Reconhecimento de Firma. Salvo imposição legal, o reconhecimento de firma somente será exigido quando houver dúvida de autenticidade (art. 580, § 2º, IN 45).

Certidões Públicas. As certidões de nascimento, casamento e óbito, são documentos dotados de fé pública não podendo ser questionados. (art. 581, IN 45). Entretanto, se as certidões registrarem observação de que a anotação se deu por força de sentença judicial (campo próprio) e a informação for relevante para o processo, o servidor poderá solicitar outros esclarecimentos em vista do documento e do tipo de observação lançada na margem.

Documentos digitalizados e juntados ao processo por repartições públicas e advogados (órgãos da justiça e seus auxiliares, pelo MP e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos e privados) têm a mesma força probante dos originais (art. 584, IN 45).

Consoante esclarecido no Memorando-Circular nº 10/INSS/DIRBEN, devem ser aceitos no âmbito do processo administrativo previdenciário os documentos apresentados e “validados” por advogados privados, ressalvada a suspeita de fraude que pode e deve desencadear medidas de averiguação.

O servidor deverá identificar o profissional responsável pela apresentação da cópia, registrando no verso do documento o nome completo, o número do documento de identificação e o número da carteira da OAB, bem como, deverá colher a assinatura do responsável pela apresentação do documento (art. 584 da IN 45/2010).

Documentos microfilmados. Os documentos microfilmados provenientes de empresas privadas registradas na Secretaria Nacional de Justiça do Ministério da Justiça tem o mesmo valor que o documento original desde que estejam legíveis e estejam autenticados na forma do artigo 583 da IN 45/2010.

Documentos em língua estrangeira. Os documentos em língua estrangeira deverão ser acompanhados de tradução realizada por tradutor juramentado.

CTPS. Em caso de dúvida quanto à veracidade ou contemporaneidade dos registros constantes na CTPS, inclusive de empregado doméstico, e outros documentos apresentados pelo requerente, deve o servidor, obrigatoriamente, buscar a obtenção da confirmação de sua validade, utilizando as informações constantes em bancos de dados colocados à sua disposição ou mediante realização de Pesquisa Externa.

Utilização de documentação apresentada em outro processo administrativo (art. 593 da IN 45). Caso o segurado requeira novo benefício, poderá ser utilizada a documentação de processo anterior que tenha sido indeferido, cancelado ou cessado, ressalvados os benefícios processados em meio virtual, desde que complemente, se for o caso, a documentação necessária para o despacho conclusivo.

Documentos em posse de terceirosnecessária a prestação de informações ou a apresentação de documentos por terceiros, poderá ser expedida comunicação para esse fim, mencionandocondições de atendimento.

Não sendo atendida a solicitação, o servidor deverá buscar as informações ou documentos solicitados por meio de Pesquisa Externa.

CNIS. Os dados constantes no CNIS relativos a vínculos, remunerações e contribuições valem como prova de filiação à Previdência Social, relação de emprego, tempo de serviço ou de contribuição eerro ou fraude em sentido contrário

A comprovação dos dados divergentes, extemporâneos ou não constantes no CNIS caberá ao requerente, sem prejuízo do dever atribuído às Unidades de Atendimento de colher provas destinadas ao seu esclarecimento e realizar pesquisas externas para sua confirmação, quando necessário

Marcas do CNIScomo objetivo alertar o servidor sobre algum fato específico. marcas, utiliza-se a expressão de “tratamento” para designar a atividade do servidor de analisar um vínculo com base na dexpressão utilizada para informar que o vínculo, após “tratamento”, foi reconhecido pelo INSS. As marcas atuais do CNIS

Marca Amarela ou EXT-NT

que o vínculo foi registrado no sistema em momento ulterior estabelecido pela legislação e que deverá ser confirmado após a apresentação de documentos pelo segurado

Marca Amarela em Vínculos de Segurado Especial

CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS): tratamento e homologação.

Marca Verde ou EXT-DT

que o vínculo extemporâneo foi

Marca Laranja ou EXT-

que o vínculo extemporâneo

Marca Roxa ou EXT-DP

que o vínculo extemporâneo foi confirmado.

Marca Vermelha com texto amarelo em Vínculos de Segurado Especial ou

(MEMORANDO-CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS): registrado como Segurado Especial

22

Documentos em posse de terceiros (art. 594 da IN 45)sária a prestação de informações ou a apresentação de documentos por terceiros,

poderá ser expedida comunicação para esse fim, mencionando-se data, prazo, forma e

Não sendo atendida a solicitação, o servidor deverá buscar as mações ou documentos solicitados por meio de Pesquisa Externa.

Os dados constantes no CNIS relativos a vínculos, remunerações e contribuições valem como prova de filiação à Previdência Social, relação de emprego, tempo de serviço ou de contribuição e salário-de-contribuição, salvo comprovação de erro ou fraude em sentido contrário (art. 589 da IN 45).

A comprovação dos dados divergentes, extemporâneos ou não constantes no CNIS caberá ao requerente, sem prejuízo do dever atribuído às Unidades

mento de colher provas destinadas ao seu esclarecimento e realizar pesquisas externas para sua confirmação, quando necessário (art. 590 da IN 45).

Marcas do CNIS. O CNIS apresenta, atualmente, algumas marcas que tem como objetivo alertar o servidor sobre algum fato específico. Na tradução dessas

se a expressão de “tratamento” para designar a atividade do servidor de analisar um vínculo com base na documentação do segurado. Já a “homologação” é a expressão utilizada para informar que o vínculo, após “tratamento”, foi reconhecido

do CNIS são:

NT (MEMORANDO-CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS):

que o vínculo foi registrado no sistema em momento ulterior estabelecido pela legislação e que deverá ser confirmado após a apresentação de documentos pelo segurado.

em Vínculos de Segurado Especial ou PEND (MEMORANDO

CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS): o período registrado no CNIS depende, ainda, de homologação.

DT (MEMORANDO-CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS):

vínculo extemporâneo foi tratado (analisado) e totalmente conf

IT (MEMORANDO-CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS):

que o vínculo extemporâneo foi analisado, mas não confirmado.

DP (MEMORANDO-CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS):

que o vínculo extemporâneo foi analisado, mas foi apenas parcialmente

Marca Vermelha com texto amarelo em Vínculos de Segurado Especial ou

CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS): significa que o período de tempo registrado como Segurado Especial é negativo.

(art. 594 da IN 45). Quando for

sária a prestação de informações ou a apresentação de documentos por terceiros, se data, prazo, forma e

Não sendo atendida a solicitação, o servidor deverá buscar as

Os dados constantes no CNIS relativos a vínculos, remunerações e contribuições valem como prova de filiação à Previdência Social, relação de emprego,

contribuição, salvo comprovação de

A comprovação dos dados divergentes, extemporâneos ou não constantes no CNIS caberá ao requerente, sem prejuízo do dever atribuído às Unidades

mento de colher provas destinadas ao seu esclarecimento e realizar pesquisas

O CNIS apresenta, atualmente, algumas marcas que tem Na tradução dessas

se a expressão de “tratamento” para designar a atividade do servidor de ocumentação do segurado. Já a “homologação” é a

expressão utilizada para informar que o vínculo, após “tratamento”, foi reconhecido

CIRCULAR Nº 5/DIRBEN/CGAIS): significa

que o vínculo foi registrado no sistema em momento ulterior ao prazo estabelecido pela legislação e que deverá ser confirmado após a apresentação de

(MEMORANDO-

S depende, ainda, de


tratado (analisado) e totalmente confirmado.



analisado, mas foi apenas parcialmente

Marca Vermelha com texto amarelo em Vínculos de Segurado Especial ou NEGAT

significa que o período de tempo

Marca Vermelha com “X” amarelo ou

5/DIRBEN/CGAIS): vínculo irregular (apuração pelo Monitoramento, Auditoria ou APE). O vínculo migra para os sistemas de benefícios, mas não é computado como tempo de contribuição ou carência. Ejudicial ou recursal;

Marca Vermelha com “S” em amarelo abaixo do menu RT (MEMORANDOCIRCULAR Nº 6/2010/DIRBEN/CGAIS)no vínculo. Neste caso, a opção “Reclativada e poderá ser consultada.

Marca Azul (MEMORANDO04/05/2012): significa que o vínculo é relativo à Regime Próprio.

Letra “R” em azul ao lado direito do vínculo5/DIRBEN/CGAIS): significa que a remuneração está pendente de acerto.

Letra “A” azul ao lado direito do Vínculo5/DIRBEN/CGAIS): significa que o vínculo foi alterado pela Previdência.

Asterisco Verde ao Lado Esquerdo do Vínculo (MEMORANDO13/2010/DIRBEN/CGAIS)crítica, detectada ou não pelo CNIS, a situação onde há mais de um segurado com o mesmo número de inscrição e outvir a ocorrer.

Novas Marcas do CNIS.modificações, de modo a se transformar no verdadeiro cadastro de vida laborativa do segurado e integrar o maior número de informações oriundórgãos públicos. As marcas CNIS serãcanto direito da tela CNIS.

23

Marca Vermelha com “X” amarelo ou IRREG (MEMORANDO

vínculo irregular (apuração pelo Monitoramento, Auditoria ou APE). O vínculo migra para os sistemas de benefícios, mas não é computado como tempo de contribuição ou carência. Esta marca é somente auxiliar num processo

Marca Vermelha com “S” em amarelo abaixo do menu RT (MEMORANDOCIRCULAR Nº 6/2010/DIRBEN/CGAIS): significa que existe Reclamatória Trabalhista no vínculo. Neste caso, a opção “Recl-Consulta Reclamatórias Trabalhistas” estará ativada e poderá ser consultada.

(MEMORANDO-CIRCULAR CONJUNTO NO 26 DIRBEN/DIRAT/INSS, de significa que o vínculo é relativo à Regime Próprio.

Letra “R” em azul ao lado direito do vínculo (MEMORANDOsignifica que a remuneração está pendente de acerto.

Letra “A” azul ao lado direito do Vínculo (MEMORANDOsignifica que o vínculo foi alterado pela Previdência.

Asterisco Verde ao Lado Esquerdo do Vínculo (MEMORANDO/DIRBEN/CGAIS): A marca significa FAIXA CRÍTICA. Considera

crítica, detectada ou não pelo CNIS, a situação onde há mais de um segurado com o mesmo número de inscrição e outras situações de crítica análogas que possam

Novas Marcas do CNIS. INDICADORES. O CNIS vem sofrendo modificações, de modo a se transformar no verdadeiro cadastro de vida laborativa do segurado e integrar o maior número de informações oriundas de bancos de dados de órgãos públicos. As marcas CNIS serão substituídas por indicadores, cujo registro virá no canto direito da tela CNIS.

(MEMORANDO-CIRCULAR Nº

vínculo irregular (apuração pelo Monitoramento, Auditoria ou APE). O vínculo migra para os sistemas de benefícios, mas não é computado como

sta marca é somente auxiliar num processo

Marca Vermelha com “S” em amarelo abaixo do menu RT (MEMORANDO-significa que existe Reclamatória Trabalhista

eclamatórias Trabalhistas” estará

CIRCULAR CONJUNTO NO 26 DIRBEN/DIRAT/INSS, de significa que o vínculo é relativo à Regime Próprio.

(MEMORANDO-CIRCULAR Nº significa que a remuneração está pendente de acerto.

(MEMORANDO-CIRCULAR Nº significa que o vínculo foi alterado pela Previdência.

Asterisco Verde ao Lado Esquerdo do Vínculo (MEMORANDO-CIRCULAR Nº : A marca significa FAIXA CRÍTICA. Considera-se faixa

crítica, detectada ou não pelo CNIS, a situação onde há mais de um segurado com ras situações de crítica análogas que possam

O CNIS vem sofrendo modificações, de modo a se transformar no verdadeiro cadastro de vida laborativa do

as de bancos de dados de , cujo registro virá no

24

Retenção de documentos. A retenção de documentos originais do segurado/filiado/dependente deve ser evitada, sob pena de apuração de responsabilidade em caso de extravio ou retenção irregular. Deve-se preferir sempre a extração das informações ou a realização de cópia reprográfica dos documentos. Quando necessário para a análise do requerimento, o servidor poderá reter os documentos pelo prazo máximo de 5 dias, elaborando Termo de Retenção e Restituição de Documentos em 2 vias e entregando a primeira via ao segurado (art. 577 da IN 45/2010).

Irregularidades ou falsificação de documentos. Caso se constate alguma irregularidade ou falsificação de documento, o servidor deve buscar a apreensão de comprovantes de arrecadação e de pagamento de benefícios, bem como de quaisquer documentos pertinentes, inclusive contábeis, mediante lavratura do competente termo, com a finalidade de apurar administrativamente a ocorrência dos crimes previstos em lei (art. 282 do Decreto nº 3.048/1999 e parágrafo único do artigo 577 da IN 45/2010).

Verificada qualquer conduta fraudulenta, a ocorrência deverá ser registrada no processo administrativo, e deverá ser dado conhecimento imediato à chefia que, no prazo máximo de cinco dias, remeterá à autoridade competente para adoção das providências administrativas, civis e penais cabíveis (art. 580, §1º, IN 45)

Ainda que o pedido de benefício tenha sido indeferido, se forem constatados indícios de irregularidades na documentação que embasou a habilitação, deverão ser realizadas as devidas apurações e adotadas as providências disciplinadas na Seção X, da IN 45 (art. 450, §3º, IN 45).

Os autos não poderão ser retirados quando estiverem com suspeita de irregularidades (art. 657, I, IN 45)

25

2.2 Prova Oral

A prova oral é prevista na IN 45/2010 em duas formas: Entrevista Rural e Justificação Administrativa.

2.2.1 Entrevista Rural.

A entrevista rural está prevista na IN 45/2010, nos artigos 134 e seguintes. É prova obrigatória para a comprovação de qualquer categoria de trabalhador rural, podendo ser dispensada para o indígena e nas hipóteses previstas de migração de períodos positivos de atividade de segurado especial.

A entrevista rural é realizada mediante preenchimento do modelo previsto no Anexo XIII da IN 45/2010.

2.2.2 Justificação Administrativa

A Justificação Administrativa - JA é o procedimento destinado a suprir a falta de documento ou fazer prova de fato ou circunstância de interesse do beneficiário perante o INSS (art. 596, IN 45).

É um ato que muito se assemelha com a entrevista rural e com as audiências judiciais, pois se consubstancia em simples oitiva de testemunhas. Isso significa que qualquer servidor do INSS possui prática em realizar JA, uma vez que já entrevista possíveis/pretensos segurados especiais e emite conclusão a respeito.

Embora não pareça, o processamento da J.A. se reveste de simplicidade única. A técnica, ao contrário do que possam vir a pensar, é adquirida na prática e o êxito, que pode ser a favor do segurado ou não, é obtido pelo cotejo dos depoimentos prestados pelas testemunhas com a documentação apresentada pelo segurado.

Quando é possível fazer a Justificação Administrativa?

Em regra, somente é possível realizar uma J.A. quando houver início de prova material (art. 598 IN 45). A exceção a essa regra, prevista no art. 599 da IN 45, refere-se à ocorrência de caso fortuito ou força maior, como incêndio, inundação ou desmoronamento que tenha atingido a empresa na qual o segurado alegue ter trabalhado.

Vale observar que o art. 600, II da IN 45 prevê que a J.A. deverá ser processada mediante a apresentação de, pelo menos, um início de prova como marco inicial e outro como marco final, além de outro para o período intermediário, se for o caso.

Não será admitida a JA quando o fato a comprovar exigir registro público de casamento, idade ou de óbito, ou de qualquer ato jurídico para o qual a lei prescreva forma especial (art. 597, IN 45).

26

a) Comprovação de Exercício de Atividade Rural (para fins de benefícios rurais e urbanos). Se existir apenas início de prova material, deve-se informar o segurado sobre o direito que possui de requerer a realização da J.A. (os arts. 115 e 122 da IN Nº 45/2010, trazem relação de documentos que podem ser considerados como início de prova material para atividade rural).

b) Comprovação de Tempo Urbano.

A Justificação Administrativa - JA - poderá ser processada, sem ônus para o interessado, de forma autônoma para efeito de inclusão ou retificação de vínculos no CNIS, a pedido do interessado (art. 596, §1º, IN 45)

O interessado deve juntar prova oficial de existência da empresa, no período que se pretende comprovar. Ex: certidões expedidas por Prefeitura, por Secretaria de Fazenda, por Junta Comercial, por Cartório de Registro Especial ou por Cartório de Registro Civil, nas quais constem nome, endereço e razão social do empregador e data de encerramento, de transferência ou de falência da empresa (art. 601, IN 45).

Será dispensado o início de prova material quando houver ocorrência de motivo de força maior ou caso fortuito, caracterizados pela verificação de ocorrência notória, tais como incêndio, inundação ou desmoronamento, que tenha atingido a empresa na qual o segurado alegue ter trabalhado, devendo ser comprovada mediante registro da ocorrência policial feito em época própria ou apresentação de documentos contemporâneos dos fatos, e verificada a correlação entre a atividade da empresa e a profissão do segurado (art. 599, IN 45). Na hipótese de a situação de caso fortuito ou força maior ter ocorrido em determinado momento, a comprovação de sua ocorrência não operará efeitos para o período posterior ao desastre, enchente, incêndio, etc.

c) Comprovação de Relação de Dependência Econômica. Para fins de comprovação do vínculo e da dependência econômica, conforme o caso, devem ser apresentados, no mínimo, 3 (três) dos documentos elencados no art. 46 da IN Nº 45/2010. O rol é meramente exemplificativo, haja vista o teor do inc. XVI: “quaisquer

outros (documentos) que possam levar à convicção do fato a comprovar”. Desse modo, quando apresentados menos de 3 (três) documentos – desde que haja pelo menos um (RPS, art. 143) - relacionados no art. 46 da IN Nº 45/2010, é cabível a J.A.

d) Determinação Judicial. Além dos casos elencados acima, deverá ser realizada a J.A. sempre que houver determinação judicial para seu processamento. Ainda assim, caso não haja decisão especificando o modo em que a mesma deverá ser realizada, a J.A. seguirá o rito já previsto na IN Nº 45/2010. O não atendimento à determinação judicial poderá configurar crime de desobediência por parte do servidor responsável.

Qual é o procedimento da Justificação Administrativa?

O procedimento de Justificação Administrativa pode ser assim discriminado:

PROCEDIMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

O Requerimento da Justificação Administrativa deve ser feito pelo

segurado, dependente ou empresa mediante preenchimento de formulário constante no site da Previdência (http://www.previdencia.gov.br/forms/formularios/form020.htmldas seguintes informação:

a) Nome e qualificação do requerente (nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço);b) Período pretendido;c) Rol de Testemunhas. Número de testemunhas.

(seis) testemunhas por fato a ser comprovado. Impedimento das testemunhas

pessoais ou vínculos da testemunha com o justificante que tornam as declarações da testemunhas inidôneas para comprovar o fato pretecircunstâncias estão elencadas no artigo 607 da IN 45/2010.

1• REQUERIMENTO DE JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

2• AUTORIZAÇÃO

3• AGENDAMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

4• PROCESSAMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

5• RELATÓRIO E HOMOLOGAÇÃO QUANTO À FORMA

6• HOMOLOGAÇÃO QUANTO AO MÉRITO

1• REQUERIMENTO DE JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

27


O Requerimento da Justificação Administrativa deve ser feito pelo dependente ou empresa mediante preenchimento de formulário constante

no site da Previdência http://www.previdencia.gov.br/forms/formularios/form020.html), mediante a aposição

: Nome e qualificação do requerente (nome, nacionalidade, estado civil,

profissão, endereço); Período pretendido; Rol de Testemunhas.

Número de testemunhas. O interessado deverá indicar entre 3(seis) testemunhas por fato a ser comprovado.

Impedimento das testemunhas. Os impedimentos são circunstâncias pessoais ou vínculos da testemunha com o justificante que tornam as declarações da testemunhas inidôneas para comprovar o fato pretendido pela testemunha. Essas circunstâncias estão elencadas no artigo 607 da IN 45/2010.

REQUERIMENTO DE JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

AUTORIZAÇÃO

AGENDAMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

PROCESSAMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

RELATÓRIO E HOMOLOGAÇÃO QUANTO À FORMA

HOMOLOGAÇÃO QUANTO AO MÉRITO



O Requerimento da Justificação Administrativa deve ser feito pelo dependente ou empresa mediante preenchimento de formulário constante

no site da Previdência mediante a aposição

Nome e qualificação do requerente (nome, nacionalidade, estado civil,

O interessado deverá indicar entre 3 (três) e 6

. Os impedimentos são circunstâncias pessoais ou vínculos da testemunha com o justificante que tornam as declarações da

ndido pela testemunha. Essas






28

Não podem ser testemunhas: a) O que, acometido por enfermidade ou por debilidade mental à época de ocorrência dos fatos, não podia discerni-los ou, ao tempo sobre o qual deve depor, não estiver habilitado a transmitir as percepções; b) Menores de dezesseis anos; c) O cego e o surdo, quando a ciência do fato depender dos sentidos que lhes faltam; d) O cônjuge, bem como o ascendente e o descendente em qualquer grau; e) O colateral, até terceiro grau, assim como os irmãos e as irmãs, os tios e tias, os sobrinhos e sobrinhas, os cunhados e as cunhadas, as noras e os genros ou qualquer outro por consanguinidade ou por afinidade.

GRAU DE PARENTESCO

f) O que é parte interessada; g) O que intervém em nome de uma parte, como tutor na causa do menor.

Após a análise do Justificação Administrativa ao Gerente da APS ou Chefe de Benefícios no Sistema HIPNET:

Na fase de autorização, o Gerente da APS ou Chefe de Benefícios verifica se o requerimento de Justificação Administrativa se enquadra nas hipóteses legais previstas para a realização de Justificação HIPNET:

2• AUTORIZAÇÃO

29

Após a análise do requerimento, o servidor realiza a solicitação da Justificação Administrativa ao Gerente da APS ou Chefe de Benefícios no Sistema

Tela 1 HIPNET – Solicitação

Na fase de autorização, o Gerente da APS ou Chefe de Benefícios verifica se o requerimento de Justificação Administrativa se enquadra nas hipóteses legais previstas para a realização de Justificação Administrativa. É feito também no Sistema

Tela 3 HIPNET– Autorização

AUTORIZAÇÃO

requerimento, o servidor realiza a solicitação da

Justificação Administrativa ao Gerente da APS ou Chefe de Benefícios no Sistema

Na fase de autorização, o Gerente da APS ou Chefe de Benefícios verifica

se o requerimento de Justificação Administrativa se enquadra nas hipóteses legais É feito também no Sistema

O agendamento da Justificação Administrativa é o procedimento utilizado para, além de reservar o horário para o atendimento do serviço, determinar a emissão de Carta de Comunicação ao Justificante.

Processante. A Justificação Administrativa será processada por servidor designado pelo Gerente ou Chefe de Benefícios da Agência da Previdência Social, sendo essa designação formalizada em Portaria

Fases do processamentoenvolve as fases de: Elaboração do Termo de Assentada,

3• AGENDAMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

4• PROCESSAMENTO DA JUSTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA

30

O agendamento da Justificação Administrativa é o procedimento utilizado para, além de reservar o horário para o atendimento do serviço, determinar a emissão

Comunicação ao Justificante.

Tela 4 HIPNET– Designar

Tela 5 HIPNET– Agendar

A Justificação Administrativa será processada por servidor designado pelo Gerente ou Chefe de Benefícios da Agência da Previdência Social, sendo essa designação formalizada em Portaria (artigo 604 da IN 45/2010).

Fases do processamento. O processamento da Justificação Administrativa envolve as fases de: Elaboração do Termo de Assentada, Compromisso e Oitiva da



O agendamento da Justificação Administrativa é o procedimento utilizado

para, além de reservar o horário para o atendimento do serviço, determinar a emissão

A Justificação Administrativa será processada por servidor

designado pelo Gerente ou Chefe de Benefícios da Agência da Previdência Social, sendo

O processamento da Justificação Administrativa Compromisso e Oitiva da



Testemunha, Redução a Termo dos Leitura do Termo para a testemunha.

Oitiva das testemunhasato, salvo se residirem em localidades distantes. Uma testemunha não deve se comunicar com as demais após

Compromisso de dizer a verdadeem uma das hipóteses de impedimento, deverão prestar compromisso de dizer a verdade, sob pena de eventual responsabilidade pelo delito de falso testemunho (artigo 299 do CP). Após compromissada, a testemunha será indagada sobre os pontos objetos da justificação administrativa.

Após o término da Justificação Administrativa, o processante fará um relatório de tudo o que ouviu e concluirá sua impressão sobre os depoimentoO relatório da JA é de extrema relevância e deve ser conclusivo, apontando eventuais fatos pertinentes para a resolução do caso concreto.

A homologação quanto à forma é feita nos termos do artigo 611 da IN 45/2011, sendo sugerida a seguinte

"Ante a ausência de ocorrências que impliquem nulidade procedimental, homologo a presente justificação administrativa quanto à forma. Outrossim, concluo que a prova oral produzida é favorável (ou desfavorável, conforme o caso) à comprovação de__________________(exercício de atividade rural, exercício de atividade urbana, atividade em condições especiais, dependência econômica, união estável, identidade, ou relação de parentesco), objeto desta justificação administrativa.Porém, fazdemais provas constituem um conjunto probatório coerente e apto a possibilitar convicção no sentido da existência do fato alegado (comprovação de atividade rural, urbana, atividade em condições especiais, dependência econômica, união estável, identidade ou relação de parentesco) para o que, remeto os autos à autoridade administrativa a quem compete homologar o mérito da presente justificação".

A homologação quanto ao méritoJustificação Administrativa, consistindo no ato de cotejamento entre a prova documental e testemunhal, de modo a verificar se o conjunto probatório permite ou não o deferimento do pedido do justi

5• RELATÓRIO E HOMOLOGAÇÃO QUANTO À FORMA

6• HOMOLOGAÇÃO QUANTO AO MÉRITO

31

Redução a Termo dos Depoimentos (por escrito ou por áudio e vídeo)Leitura do Termo para a testemunha.

Oitiva das testemunhas. As testemunhas serão ouvidas em um mesmo ato, salvo se residirem em localidades distantes. Uma testemunha não deve se comunicar com as demais após prestar depoimento.

Compromisso de dizer a verdade. Caso a testemunha não se enquadre em uma das hipóteses de impedimento, deverão prestar compromisso de dizer a verdade, sob pena de eventual responsabilidade pelo delito de falso testemunho (artigo

CP). Após compromissada, a testemunha será indagada sobre os pontos objetos da justificação administrativa.

Após o término da Justificação Administrativa, o processante fará um relatório de tudo o que ouviu e concluirá sua impressão sobre os depoimentoO relatório da JA é de extrema relevância e deve ser conclusivo, apontando eventuais fatos pertinentes para a resolução do caso concreto.

A homologação quanto à forma é feita nos termos do artigo 611 da IN 45/2011, sendo sugerida a seguinte redação:

ausência de ocorrências que impliquem nulidade procedimental, homologo a presente justificação administrativa quanto à forma. Outrossim, concluo que a prova oral produzida é favorável (ou desfavorável, conforme o caso) à comprovação

________________(exercício de atividade rural, exercício de atividade urbana, atividade em condições especiais, dependência econômica, união estável, identidade, ou relação de parentesco), objeto desta justificação administrativa. Porém, faz-se necessário, ainda, verificar se a prova oral e todas as demais provas - especialmente o início de prova documental produzido constituem um conjunto probatório coerente e apto a possibilitar convicção no sentido da existência do fato alegado (comprovação de

de rural, urbana, atividade em condições especiais, dependência econômica, união estável, identidade ou relação de parentesco) para o que, remeto os autos à autoridade administrativa a quem compete homologar o mérito da presente justificação".

ogação quanto ao mérito é de competência de quem autorizou a Administrativa, consistindo no ato de cotejamento entre a prova

documental e testemunhal, de modo a verificar se o conjunto probatório permite ou não o deferimento do pedido do justificante.


HOMOLOGAÇÃO QUANTO AO MÉRITO

(por escrito ou por áudio e vídeo) e

. As testemunhas serão ouvidas em um mesmo ato, salvo se residirem em localidades distantes. Uma testemunha não deve se

. Caso a testemunha não se enquadre em uma das hipóteses de impedimento, deverão prestar compromisso de dizer a verdade, sob pena de eventual responsabilidade pelo delito de falso testemunho (artigo

CP). Após compromissada, a testemunha será indagada sobre os pontos objetos

Após o término da Justificação Administrativa, o processante fará um

relatório de tudo o que ouviu e concluirá sua impressão sobre os depoimentos colhidos. O relatório da JA é de extrema relevância e deve ser conclusivo, apontando eventuais

A homologação quanto à forma é feita nos termos do artigo 611 da IN

ausência de ocorrências que impliquem nulidade procedimental, homologo a presente justificação administrativa quanto à forma. Outrossim, concluo que a prova oral produzida é favorável (ou desfavorável, conforme o caso) à comprovação

________________(exercício de atividade rural, exercício de atividade urbana, atividade em condições especiais, dependência econômica, união estável, identidade, ou relação de parentesco), objeto

, ainda, verificar se a prova oral e todas as especialmente o início de prova documental produzido -

constituem um conjunto probatório coerente e apto a possibilitar convicção no sentido da existência do fato alegado (comprovação de

de rural, urbana, atividade em condições especiais, dependência econômica, união estável, identidade ou relação de parentesco) para o que, remeto os autos à autoridade administrativa a quem compete

é de competência de quem autorizou a

Administrativa, consistindo no ato de cotejamento entre a prova documental e testemunhal, de modo a verificar se o conjunto probatório permite ou


32

2.3 Pesquisa Externa

A pesquisa externa é a atividade externa exercida pelo servidor com o intuito de:

a) Verificar a veracidade dos documentos, bem como buscar informações úteis à apreciação do requerimento;

b) Realizar as visitas necessárias ao desempenho das atividades de Serviço Social;

c) Atender programas revisionais de benefícios previdenciários e de benefícios assistenciais previstos na legislação;

d) Atender as solicitações da Procuradoria e do Poder Judiciário para a coleta de informações úteis à defesa do INSS.

3ª FASE DECISÓRIA

A fase decisória é a fase em que o servidor analisa as provas, o requerimento e emite uma decisão administrativa. A administração tem o emitir explicitamente decisãosolicitações de sua competência.

Decisão. A decisão administrativa, em qualquer hipótese, deverá conter despacho sucinto com: (a) com análise das provas constantes nos autos e (c)pedido formulado.

Formação do despacho.

a) Relatóriorelevantes, o objeto do pedido e outros dados que o servidor

Por exemplo: aposentadoria por tempo de contribuição com a averbação de tempo rural e especial

b) Fundamentaçãoe objetiva, com linguagem acessívelcomo explica as razões da decisão.constante no sistema corporativo da Previdência Social, já que o administrado possui direito à informação.

c) Conclusãoou não deferido.

DESPACHO

33

A fase decisória é a fase em que o servidor analisa as provas, o requerimento e emite uma decisão administrativa. A administração tem o emitir explicitamente decisão nos processos administrativos ou

sua competência.

A decisão administrativa, em qualquer hipótese, deverá conter com: (a) objeto do requerimento administrativo, (b)

as provas constantes nos autos e (c) conclusão deferindo ou indeferindo o

Formação do despacho. O despacho é dividido em quatro partes

Relatório. O relatório é a parte da decisão no qual descrevem os fatos relevantes, o objeto do pedido e outros dados que o servidor entenda pertinente.

Por exemplo: “o segurado FULANO DE TAL requereu a concessão de aposentadoria por tempo de contribuição com a averbação de tempo rural e especial

Fundamentação. Na fundamentação, o servidor explica, de forma clara linguagem acessível, quais requisitos foram ou não preenchidos, bem

como explica as razões da decisão. É insuficiente a mera justificativa do indeferimento constante no sistema corporativo da Previdência Social, já que o administrado possui

Conclusão. É o registro, na decisão, se o requerimento do segurado foi

RELATÓRIORESUMO DOS

FUNDAMENTAÇÃO

REQUISITOS LEGAIS NECESSÁRIOS PARA

CONCLUSÃO

A fase decisória é a fase em que o servidor analisa as provas, o requerimento e emite uma decisão administrativa. A administração tem o dever de

nos processos administrativos ou sobre quaisquer

A decisão administrativa, em qualquer hipótese, deverá conter (b) fundamentação

conclusão deferindo ou indeferindo o

é dividido em quatro partes:

descrevem os fatos entenda pertinente.

o segurado FULANO DE TAL requereu a concessão de aposentadoria por tempo de contribuição com a averbação de tempo rural e especial”.

. Na fundamentação, o servidor explica, de forma clara quais requisitos foram ou não preenchidos, bem

É insuficiente a mera justificativa do indeferimento constante no sistema corporativo da Previdência Social, já que o administrado possui

. É o registro, na decisão, se o requerimento do segurado foi

RESUMO DOS FATOS

MOTIVAÇÃO

REQUISITOS LEGAIS NECESSÁRIOS PARA

DECISÃO

34

d) Encaminhamento. É a indicação do encaminhamento que será dado ao processo administrativo após a decisão.

Que cuidados de Gestão Documental o servidor deve tomar ao elaborar uma decisão administrativa? O servidor, quando elabora um despacho, deve:

a) Inserir cabeçalho com a identificação do órgão/setor emissor do despacho, seguido da data de elaboração;

b) Registrar a referência do processo indicando seu número, o interessado e o assunto, de preferência por meio de resumo informativo;

c) Observar o necessário espaçamento de margens (sobretudo a da esquerda) para evitar a mutilação do texto, no ato de perfuração para juntada ao processo;

d) Manter uma estrutura textual, seguindo critérios numéricos de identificação de cada item, podendo utilizar letras para identificar subdivisões. Esta estrutura deverá ser composta por: introdução; análise do pedido, fazendo referências às peças documentais apensas ou juntadas ao processo e aos atos normativos e legislação, para uma fundamentação clara e objetiva; direcionamento e/ou conclusões; destino e/ou encaminhamento a ser dado ao processo.

e) Fazer registro por escrito de eventual erro de grafia ou rasura;

f) Registrar em despacho qualquer anormalidade ocorrida com o processo;

g) Elaborar os despachos deverão no computador, podendo, excepcionalmente, produzi-los manualmente, desde que com caligrafia legível;

h) Aproveitar inteiramente os espaços das folhas de informação, tanto o anverso como o verso, desde que não haja prejuízo para a clareza da matéria nelas transcritas;

i) Inutilizar os espaços em branco, de forma que não possam ser reaproveitados. No caso de despacho digitado, em que não seja ocupado o verso da folha, recomenda-se a sua anulação, apondo carimbo ou anotando “EM BRANCO” em páginas e espaços que não contenham informações, exceto quando se tratar da última folha do processo que poderá ser utilizada por outro setor para registrar o recebimento.

35

4ª FASE RECURSAL

Das decisões proferidas pelo INSS poderão os interessados, quando não conformados, interpor recurso ordinário às Juntas de Recursos do CRPS.

Prazo. É de 30 (trinta) dias o prazo comum às partes para interposição de recurso e para o oferecimento de contrarrazões, contados:

a) para o segurado e para a empresa, a partir da data da intimação da decisão; e

b) para o INSS, a partir da data da protocolização do recurso ou da entrada do recurso pelo interessado ou representante legal na unidade do INSS que proferiu a decisão, devendo esta ocorrência ficar registrada nos autos, prevalecendo a data que ocorrer primeiro.

Intempestividade. O recurso intempestivo do interessado não gera qualquer efeito, mas deve ser encaminhado ao respectivo órgão julgador com as devidas contrarrazões do INSS, onde deve estar apontada a ocorrência da intempestividade.

Cumprimento dos Acórdãos do CRPS. É vedado ao INSS escusar-se de cumprir diligências solicitadas pelo CRPS, bem como deixar de dar efetivo cumprimento às decisões definitivas daquele colegiado, reduzir ou ampliar o seu alcance ou executá-las de maneira que contrarie ou prejudique o seu evidente sentido.

A matéria definitivamente julgada pelo CRPS, não será objeto de novas discussões no mérito, por parte do INSS.

Constatada a existência de outro benefício concedido ao recorrente e havendo o reconhecimento do benefício recorrido após decisão de única ou última e definitiva instância, a APS deverá facultar ao beneficiário o direito de optar, por escrito, pelo benefício mais vantajoso.

5º CONCLUSÃO

Conclui-se o processo administrativo com a decisão administrativa não mais passível de recurso, ressalvado o direito do requerente pedir a revisão da decisão no prazo decadencial previsto na lei de benefícios.

36

III ASPECTOS PROCEDIMENTAIS DE GESTÃO DOCUMENTAL

1 AUTUAÇÃO

A autuação se inicia por solicitação do interessado e se encerra com o recebimento de etiqueta numerada e seu registro no sistema informatizado. A capa de processo é utilizada para anotação dos requisitos essenciais à caracterização do processo e para proteger as peças nela incluídas.

O setor onde o processo estiver tramitando deverá substituir as capas que se encontrarem em péssimo estado de conservação, transcrevendo todas as anotações constantes na capa original.

2 ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS (Art.30, OI 170)

A organização dos documentos nos processos deve obedecer a uma seqüência lógica e cronológica crescente, sendo que cada folha deverá conter somente um documento.

Nenhum documento poderá ser juntado à contracapa de processos, pois, além de não ser considerado peça dos autos, corre risco de sofrer danos ou extravio, caso em que o servidor poderá ser responsabilizado.

Os documentos formadores do processo deverão ser presos por grampo trilho, colchetes, etc. É vedado o uso de grampeador para prender as folhas à capa, visando a sua preservação e a facilidade de juntada de novos elementos, se necessários;

TIPO DE DOCUMENTO FORMA DE INSERÇÃO NO PROCESSO ADMINISTRATIVO

1)Documento de tamanho pequeno

Deverá ser colado em uma folha de papel ofício. O carimbo ou a anotação de numeração das peças deverá abranger uma parte do documento colado, evitando-se a sua retirada.

2)Documento transmitido por meio de fac-símile (fax)

Deverá ser providenciada a substituição por cópia, uma vez que podem sofrer deterioração pela ação do tempo;

3) Documento com autenticação efetuada pelo servidor

A autenticação ocorrerá mediante apresentação dos documentos originais, apondo o servidor o carimbo de autenticação ou a indicação da autenticação em uma parte da folha que não prejudique as informações registradas, visando a não alterar ou impedir a leitura do seu teor. Deverá ser registrado nome/assinatura e a matrícula do responsável pela autenticação, bem como a respectiva data.

37

3 NUMERAÇÃO DAS FOLHAS (Art. 35, OI 170)

Todas as folhas devem ser numeradas a partir do requerimento em ordem seqüencial crescente sem rasuras, utilizando-se o carimbo próprio para colocação do número. O carimbo deve ser aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha o número “1” seguido da rubrica do responsável pela paginação.

Nos processos e documentos, deverão constar as referências numéricas (espécie/origem/número) do documento inicial que está sendo informado, bem como o interessado e o assunto.

Nenhum setor poderá dar andamento a processos ou documentos sem que suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas pelo servidor que os despachar, devendo, antes do encaminhamento, proceder à conferência da numeração das folhas e a regularização das falhas acaso encontradas, com a devida ressalva.

FALHAS NA NUMERAÇÃO MEDIDAS A SEREM ADOTADAS PELO SERVIDOR

1) Ausência de numeração O processo poderá ser devolvido ao setor de origem.

2) Folhas com a mesma numeração

Em hipótese nenhuma poderá haver folhas com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”. Caso ocorra, por falha ou omissão, a necessidade de correção de numeração de qualquer folha do processo, deverá ser inutilizada a folha anterior, apondo um “X” sobre o carimbo ou anotação a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, registrando-se a ocorrência.

3) Alteração de ordem dos documentos

A composição e/ou a ordem dos documentos de um processo não deve ser reestruturada. A ordem existente norteia o conjunto de análise procedida no processo e alterar a ordem das peças é alterar o rumo da análise.

4 JUNTADA

É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo, a qual se realiza por Anexação ou Apensação.

4.1 JUNTADA POR ANEXAÇÃO

Competência. A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados.

38

É a união definitiva pela qual se reúne documento a outro, documento a processo ou processo a processo, em caráter complementar e será feita somente quando houver dependência entre os processos ou documentos a serem anexados, cuja união será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

Desanexação. Somente poderá ser realizada mediante ampla justificativa.

4.2 JUNTADA POR APENSAÇÃO

É a união provisória de um ou mais processos a um mais antigo, destinado ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. O apensamento será feito quando os processos contiverem matérias conexas, de forma a ter decisão única para os processos apensados.

As novas informações, pareceres e despachos somente poderão ser feitos no processo principal. EXCEÇÃO: Nos casos em que haja necessidade de ressalvar irregularidades notadas no processo apenso.

Desapensação (art. 49, OI 170). É a ação pela qual se separa um processo de outro em caráter provisório ou definitivo, quando aquele serviu de elemento elucidativo ou subsidiário para introdução do processo principal, atendeu ao fim que se destinava e deve continuar tramitando independente.

5 RETIRADA DE PEÇAS

A retirada de peça do processo poderá ocorrer quando houver interesse da administração, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prévio da autoridade competente, e preenchido o Termo de Retirada de Peça. Este Termo deverá ser colocado na peça anterior à retirada ou na subseqüente, quando faltar espaço naquela.

6 LOCALIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO

Todos os processos e documentos deverão ter seu trânsito interno e externo registrado pelos setores protocolizadores ou, se for o caso, pelos Setores de Apoio Administrativo ou Unidade equivalente, no Sistema Informatizado de Protocolo da Previdência Social-SIPPS, que prestarão todas as informações sobre a localização dos mesmos.

Nenhuma movimentação será efetuada sem as formalidades mínimas de controle exigidas.

Na remessa de processo e/ou documento de natureza reservada, o setor interessado deverá adotar as medidas de segurança necessárias, a fim de preservar a inviolabilidade da documentação remetida.

A movimentação de processos e documentos externa à Unidade será imediatamente atualizada no SIPPS ou comunicada ao setor protocolizador, por meio de formulário próprio, ficando sob a responsabilidade do setor faltante, quaisquer

39

esclarecimentos ou notificações surgidas em decorrência da inexistência dessa(s) providência(s).

7 VISTA DO PROCESSO

Vista do processo significa ter acesso e examinar os autos de processos administrativos nas dependências do INSS. Podem ter vista do processo o BENEFICIÁRIO OU REPRESENTANTE LEGAL na presença de servidor mediante requerimento ou o ADVOGADO independente de procuração, exceto nos casos de processo SIGILOSO.

8 CARGA DO PROCESSO

Carga do processo significa retirar os autos de processos administrativos das dependências do INSS.

O advogado, quando apresentar ou se já constante dos autos Procuração outorgada por interessado no processo, poderá ter carga dos autos, pelo prazo de cinco dias, mediante requerimento e Termo de Responsabilidade onde conste o compromisso de devolução tempestiva, observado o disposto no art. 657, da IN 45/2010.

9 CÓPIAS OU DIGITALIZAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

Quando o beneficiário ou seu representante legal solicitar cópia de processo, o custo deverá ser pago pelo requerente por depósito direto em conta única vinculada à Unidade Gestora da Gerência-Executiva.

É possível que o segurado, ao invés de solicitar cópias, solicite a entrega do processo administrativo digitalizado. Para isso, as cópias deverão obrigatoriamente ser entregues em formato PDF e em “CD virgem” fornecido pelo requerente, não sendo possível o salvamento do arquivo em Pen Drive ou HD Externo. Justifica-se tal proibição pelo fato de que estes artefatos são os maiores transmissores de vírus aos sistemas informatizados, podendo danificar as máquinas utilizadas pelas Unidades do INSS.

10 RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS

A reconstituição do processo ocorre quando o processo desapareceu ou foi extraviado, devendo ser lavrado Termo de Comunicação de Desaparecimento. Serão anexadas à reconstituição informações dos sistemas e cópias dos documentos ainda existentes.

Impossibilidade de Reconstituição. No caso de processos sinistrados, desaparecidos ou extraviados, dos quais não constem informações suficientes nos sistemas corporativos e arquivos e, depois de exauridos todos os meios junto ao segurado para certificação de documento original que estava apenso ao processo, deverá ser realizada pesquisa externa e, quando necessário e possível, justificação administrativa;

40

Homologação da Reconstituição. Concluída a reconstituição, o responsável por esta encaminhará o processo de benefício a maior autoridade local para homologação do procedimento de reconstituição. O processo reconstituído continuará produzindo seus efeitos legais na fase em que estiver.

41

ANEXO I - CHECK LIST PENSÃO POR MORTE, inclusive ACIDENTÁRIA

( ) Requerimento e termo de responsabilidade assinado pelo requerente ou representante legal (procurador, tutor, curador);

( ) Declaração de não emancipação do dependente, quando for o caso;

( ) Comprovante de agendamento;

( ) Documento de identificação do segurado e dos dependentes (Carteira de Identidade e/ou Carteira de Trabalho e Previdência Social, entre outros);

( ) Cadastro de Pessoa Física-CPF do segurado e dos dependentes;

( ) Comprovante de endereço; (Opcional)

( ) Certidão de Óbito;

( ) Comunicação de Acidente de Trabalho-CAT, nos casos de pensão por morte por acidente de trabalho;

( ) Procuração ou documento que comprove a representação legal, se for o caso;

( ) Laudo médico pericial no caso de filho maior inválido;

( ) Documentação para comprovação do vínculo, união estável, dependência econômica, conforme o caso;

( ) No caso de segurado especial, cópia autenticada ou apresentação do original para autenticação no INSS da documentação que comprove o exercício da atividade e declaração do sindicato dos trabalhadores, conforme o caso;

( ) Entrevista rural assinada pelo requerente;

( ) Termo de homologação de atividade rural;

( ) Decisão judicial no caso de morte presumida;

( ) Declaração ou certidão emitida pela empresa ou órgão público, passível de verificação pelo INSS;(p.e.: Anexo VIII, IN 45/2010)

( ) Carta de exigência(s) realizada(s), bem como a(s) data(s) do recebimento e cumprimento da mesma pelo requerente. Se não for cumprida, registrar a assinatura e a matrícula do servidor que solicitou a exigência, e se cumprida, do que recebeu a documentação no ato do cumprimento. O cumprimento parcial também deve ser registrado;

( ) Documento de comprovação de reclamatória trabalhista ou para fins de processamento de Justificação Administrativa-JA, se for o caso; (Acompanhada de início de prova material)

( ) Pesquisa Externa-PE realizada;

( ) Documentos encaminhados pela Procuradoria Federal Especializada-INSS em caso de implantação de benefício em decorrência de ação judicial;

42

( ) Resumo de tempo de contribuição, quando não precedido de benefício anterior e resumo de benefício;

( ) Memória de cálculo se for o caso;

( ) Carta de comunicação de decisão ;

( ) Relatório com despacho conclusivo.

43

ANEXO II – CHECK LIST AUXÍLIO-RECLUSÃO


( ) Declaração de não emancipação do dependente, quando for o caso;





( ) Certidão ou atestado de efetivo recolhimento à prisão, no caso de auxílio-reclusão;

( ) Procuração ou documento que comprove a representação legal, se for o caso;

( ) Documentação para comprovação do vínculo, união estável, dependência econômica, conforme o caso;

( ) No caso de segurado especial, cópia autenticada ou apresentação do original para autenticação no INSS da documentação que comprove o exercício da atividade e declaração do sindicato dos trabalhadores, conforme o caso;

( ) Entrevista rural assinada pelo requerente;



( ) Carta de exigência(s) realizada(s), bem como a(s) data(s) do recebimento e cumprimento da mesma pelo requerente. Se não for cumprida, registrar a assinatura e a matrícula do servidor que solicitou a exigência, e se cumprida, do que recebeu a documentação no ato do cumprimento. O cumprimento parcial também deve ser registrado;

( ) Documento de comprovação de reclamatória trabalhista ou para fins de processamento de Justificação Administrativa-JA, se for o caso; (Acompanhada de início de prova material)

( ) Pesquisa Externa - PE realizada;

( ) Documentos encaminhados pela Procuradoria Federal Especializada-INSS em caso de implantação de benefício em decorrência de ação judicial;

( ) Resumo de tempo de contribuição, quando não precedido de benefício anterior e resumo de benefício;

44


( ) Carta de comunicação de decisão;


45

ANEXO III – CHECK LIST SALÁRIO-MATERNIDADE:




( ) Cadastro de Pessoa Física-CPF do segurado;


( ) Procuração ou documento que comprove a representação legal;

( ) Atestado médico que comprove a data do afastamento, no caso de requerimento até vinte e oito dias anteriores ao parto (oitavo mês de gestação);

( ) Cópia da Certidão de Nascimento do filho(a) se o requerimento for feito após o parto;

( ) Termo de guarda para fins de adoção, contendo o nome de ambos os cônjuges/companheiros adotantes;

( ) No caso de segurado especial, cópia autenticada ou apresentação do original para autenticação no INSS da documentação que comprove o exercício da atividade e declaração do sindicato dos trabalhadores rurais, conforme o caso;

( ) Entrevista rural assinada pela segurada;


( ) Documentos de comprovação de união estável no caso de segurado especial como companheira(o), quando os documentos de provas de atividade rural estejam em nome do membro do grupo familiar;


( ) Carta de exigências realizadas, bem como data do recebimento e do cumprimento da mesma pelo(a) segurado(a). Se a solicitação não for cumprida, devem ser registradas a assinatura e a matrícula do servidor que solicitou a exigência, e se for cumprida, do que recebeu a documentação no ato do cumprimento. O cumprimento parcial também deve ser registrado;

( ) Documentos de comprovação de Ação Reclamatória Trabalhista ou para fins de processamento de JA; (Acompanhada de início de prova material)

( ) Pesquisa Externa realizada;

( ) Resumo de tempo de contribuição e resumo de benefício;

46




47

ANEXO IV – CHECK LIST APOSENTADORIA POR IDADE:

( ) Requerimento assinado pelo(a) segurado(a) ou representante legal;






( ) Documento de comprovação da idade;

( ) No caso de trabalhador rural (empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e segurado especial) cópia autenticada, ou apresentação do original para autenticação no INSS, da documentação que comprove o exercício da atividade e declaração do sindicato que represente os trabalhadores rurais, conforme o caso;

( ) Entrevista rural assinada pelo(a) segurado(a);



( ) CTC emitida por RPPS;( Se for o caso)

( ) Carta de exigências realizadas, bem como data do recebimento e do cumprimento da mesma pelo (a) segurado(a). Se a solicitação não for cumprida, devem ser registradas a assinatura e a matrícula do servidor que solicitou a exigência, e se for cumprida, do que recebeu a documentação no ato do cumprimento. O cumprimento parcial também deve ser registrado;

( ) Documentos de comprovação de Ação Reclamatória Trabalhista ou para fins de processamento de JÁ, se for o caso; (Acompanhada de início de prova material)

( ) Pesquisa Externa realizada;

( ) Original do formulário Perfil Profissiográfico Previdenciário-PPP ou DIRBEN-8030, conforme o caso, para períodos de atividades especiais prejudiciais à saúde e de categorias profissionais, bem como Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho-LTCAT, quando necessário;

( ) Formulário referente à análise de período especial administrativa

( ) Formulário referente à análise de período especial técnica;


48




49

ANEXO V – CHECK LIST APOSENTADORIA POR TEMPO DE CONTRIBUIÇÃO:

( ) Requerimento assinado pelo(a) segurado(a) ou representante legal;






( ) No caso de trabalhador rural (empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e segurado especial) cópia autenticada, ou apresentação do original para autenticação no INSS, da documentação que comprove o exercício da atividade e declaração do sindicato dos trabalhadores rurais, conforme o caso;

( ) Entrevista rural assinada pelo(a) segurado(a);


( ) Declaração ou certidão emitida pela empresa ou órgão público, passível de verificação pelo INSS;( p.e.: Anexo VIII, IN 45/2010)

( ) CTC emitida por RPPS; (Se for o caso)



( ) Pesquisa Externa;

( ) Original do PPP ou DIRBEN-8030, conforme o caso, para períodos de atividades especiais prejudiciais à saúde e de categorias profissionais, bem como LTCAT, quando necessário;

( ) Formulários referentes à análise de períodos especiais administrativa;

( ) Formulários referentes à análise de períodos especiais técnica;


( )Memória de cálculo se for o caso;

50



51

ANEXO VI – CHECK LIST APOSENTADORIA ESPECIAL:

( ) Requerimento assinado pelo (a) segurado (a) ou representante legal;







( ) Carta de exigências realizadas, bem como data do recebimento e do cumprimento da mesma pelo (a) segurado (a). Se a solicitação não for cumprida, devem ser registradas a assinatura e a matrícula do servidor que solicitou a exigência, e se for cumprida, do que recebeu a documentação no ato do cumprimento. O cumprimento parcial também deve ser registrado;


( )Pesquisa Externa;

( )Documentos de comprovação de exercício de atividade especial;

( ) Original do PPP ou DIRBEN-8030, conforme o caso, para períodos de atividades especiais prejudiciais à saúde e de categorias profissionais, bem como LTCAT, quando necessário;

( ) Formulários referentes à análise de períodos especiais administrativa;

( ) Formulários referentes à análise de períodos especiais técnica;





52

ANEXO VII – CHECK LIST APOSENTADORIA POR TEMPO DE CONTRIBUIÇÃO DE PROFESSOR

( )Requerimento assinado pelo(a) segurado(a) ou representante legal;







( ) CTC emitida por RPPS; (Se for o caso)

( ) Cópia autenticada, ou o original para autenticação no INSS, do diploma registrado nos órgãos competentes, Federais e Estaduais, ou do documento emitido por órgão competente, que comprove a habilitação para o exercício do magistério, na forma da lei específica;



( )Pesquisa Externa;





53

ANEXO VIII – CHECK LIST AUXÍLIO-DOENÇA, inclusive por acidente do trabalho

( ) Requerimento assinado pelo requerente ou representante legal (procurador, tutor, curador), bem como no caso de terceiros que comuniquem o auxílio-doença;




( ) Procuração ou documento que comprove representação legal;

( ) Declaração da empresa informando a data do último dia de trabalho e dependentes de cota de salário-família, no caso de empregado, se for o caso. Não é necessária a apresentação ou juntada das Certidões de Nascimento, de caderneta de vacinação para menores de zero a seis anos e comprovante de histórico escolar de sete a quatorze anos;

( ) Comprovante de agendamento, em caso de auxílio-doença;

( ) Laudo médico pericial;

( ) Comunicação de Acidente de Trabalho-CAT, se for o caso de auxílio-doença por acidente do trabalho;

( ) No caso de segurado especial, cópia autenticada ou a apresentação do original para a autenticação no INSS, da documentação que comprove o exercício da atividade e declaração do sindicato dos trabalhadores rurais, conforme o caso;

( ) Entrevista rural assinada pelo segurado;

( ) Termo de homologação da atividade rural;

( ) Documentos de comprovação de união estável no caso de segurado especial como companheiro(a), quando os documentos de prova da atividade rural estejam em nome do membro do grupo familiar;




54

( ) Pesquisa Externa;



55

ANEXO IX- CHECK LIST BPC/LOAS






( ) Declaração de composição de grupo familiar e renda;

( ) Documento de comprovação de grau de parentesco do componente do grupo familiar;



56

ANEXO X – CHECK LIST DE PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

Procedimento de Autuação:

1º Apor capa em todo documento após ser protocolado;

2º Preenchimento dos seguintes campos nas capas dos processos:

a) Código da Unidade Protocolizadora e, se possível, o nome da APS;

b) Número do processo, o ano e o dígito verificador;

c) Assunto tratado;

d) Nome do interessado;

e) Outros dados considerados importantes (endereço, NB, quantidade de volumes etc).

Procedimento de Organização dos Documentos:

1º Obedecer sequência lógica e cronológica;

2º Os documentos formadores do processo deverão ser presos por grampo trilho, colchetes etc, sendo vedada a utilização de grampeadores para prender folhas à capa.

3º Documento Pequeno: deverá ser colado em folha de papel ofício com carimbo que deverá abranger parte do documento colado.

57

4º Documento Fax: deverá ser fotocopiado.

5º A autenticação de documento efetuada por servidor deverá conter carimbo de autenticação.

Procedimento de numeração das folhas

1º Todas as folhas devem ser numeradas em ordem crescente;

2º A numeração será inserida no canto direito superior da folha com o carimbo e rubrica do servidor:

Procedimento de Anexação

1º Colocar em 1º lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

58

2º Lavrar termo de anexação (exemplo);

3º Retirar capa e contracapa do processo acessório e inseri-lo após o último ato praticado no processo principal, ficando o processo acessório, portanto, situado entre a capa e contracapa do principal, formando um único conjunto.

4º Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a sequência da numeração já existente no principal;

5º Anotar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado;

6º Registrar no SIPPS.

Exemplo: processo principal

Código - Seção/Setor/Divisão/APS, etc........., em ..............(data)

Referente: 42/000.000.009/01

Interessada: Madalena Fontes

Assunto: Aposentadoria por tempo de contribuição.

Certifico que anexei às fls. 07 a 15, o processo nº 99999.000900/99-99, referente a pedido de retroação da data da inscrição (justificativa), cuja numeração de fls. 01 a 09 foi inutilizada e devidamente renumerada.

______________________________

Responsável

Procedimento de Desanexação

1º Retirar os documentos/processos que devam ser desanexados (inclusive as capas);

2º Substituir os originais por cópias;

3º Lavrar termo de desanexação;

Exemplo:

Código - Seção/Setor/Divisão/APS, etc. , em..... (data)

Referente: 41/001.011. 000-1

Interessado: Antônio Maria

Assunto: Aposentadoria por idade indeferida por não atender a idade exigida.

1. Considerando o requerimento de novo pedido de aposentadoria por idade. (justificativa)

2. Certifico que o original de fls. 06 foi desanexado para constituir um novo processo de NB 41/011.111. 001-1 e substituído neste processo por cópia, recebendo a mesma numeração.

__________________

59

Responsável

Procedimento de Apensação

1º Manter as capas dos processos;

2º Lavrar termo; (exemplo)

3º Processo principal na frente do apenso;

4º Presos por colchetes ou barbantes;

5º Manutenção da numeração original;

6º Anotar na capa do processo principal o nº do processo apensado;

7º Registrar no SIPPS.

Exemplo 1: no processo principal

Código - Seção/Setor/Divisão/APS, etc., em... (data)

Referente: 42/000.000.002/00

Interessada: Ana Santana

Assunto: Benefício indeferido por não enquadramento de atividade como especial.

Certifico que apensei a este o(s) processo(s) nº(s) 9999.009999/90-01, referente ao NB 42/000.000.111/01, indeferido por falta de tempo de serviço, com provimento negado ao segurado em última instância para atender diligência da Junta de Recurso.

____________________

Responsável

Exemplo 2: no processo apenso

Código - Seção/Setor/Divisão/APS, etc., em...... (data)

Referente: 42/000.000.111/01

Interessada: Ana Santana

Assunto: Benefício indeferido com provimento negado em última instância.

Apenso ao processo NB 42/000.000.002/00.

______________________

Responsável

Procedimento de Desapensação

1. Separar os processos;

60

2. Lavrar termo de desapensação;

Exemplo: no processo principal

Código - Seção/Setor/Divisão/APS, etc., em......... (data)

Referente: 21/000.000.002/00

Interessante: Paula de Almeida

Ass.: Benefício indeferido por não comprovação de união estável.

Certifico que desapenso deste, o(s) processo(s) NB 21/000.100.000-01, face conclusão do atendimento da diligência da Junta de Recursos.

___________________

Responsável

Exemplo: no processo apenso

00///.00///.0 - Seção/Setor/Divisão/APS, etc. , em....... (data)

Referente:21/000.100.000/01

Interessada: Maria Benedita

Assunto: Benefício concedido à esposa

1. Desapenso do processo, B-21/000.000.002/2000, face conclusão do atendimento da diligência da Junta de Recursos.

2. À APS ...... para arquivamento.

___________________

Responsável

Procedimento para Retirada de Peça do Processo

1º Requerimento ou por interesse da Administração;

2º Despacho prévio da autoridade

3º Preenchimento do Termo de Retirada de Peça

Modelo 1

TERMO DE RETIRADA DE PEÇA

Certifico que, em ........../........./........., procedi a retirada do presente processo da(s) peças(s) ..................................................................... do presente processo constantes nas laudas nº(s).......................................................................................................

Local/data:

................. ................ ......................

Servidor Matrícula Sigla do órgão

61

Procedimento para Carga do Processo

A APS quando da RETIRADA do processo pelo advogado, também denominado carga, deverá proceder da seguinte forma:

1º Verificar se todas as folhas estão numeradas e rubricadas, anotando a existência de eventual emenda ou rasura;

2º Anotar no Termo de Responsabilidade o número total de páginas constantes no original;

3º Anotar no livro de cargas, o número do benefício, o nome do segurado, a data de devolução do processo e a data da entrega com a aposição da assinatura do advogado;

4º Apor, na última folha do processo, o carimbo de carga, com o respectivo preenchimento dos campos nele previstos.

MODELO DE CARIMBO DE CARGA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO POR ADVOGADO:

Nesta data FAÇO CARGA do Processo Administrativo

nº....................................................................................

Ao Dr. ...........................................................................

OAB/Nº ........................................................................

Certifico que o processo administrativo contém......folhas, todas numeradas e rubricadas, por mim conferidas.

_____________________________ _________

Assinatura do servidor/matrícula Data

A APS deverá proceder da seguinte forma quando da DEVOLUÇÃO do processo pelo advogado:

1º Registrar no livro de carga a data de devolução;

2º Conferir todas as peças do processo original para verificar:

a) a integral constituição dos autos, conforme entrega, e se houve substituição ou extravio de peça processual;

b) existência de emendas ou rasuras não constantes no ato da entrega, que se verificadas, deverão constar do Termo de Ocorrência a ser incorporado nos autos;

c) apor, na última folha do processo, o carimbo de devolução conforme modelo específico;

MODELO DE CARIMBO DE DEVOLUÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO POR ADVOGADO:

62

d) não sendo devolvido o processo no prazo estabelecido, a APS deverá comunicar o fato à:

1. Procuradoria Federal Especializada da Gerência-Executiva, para providências quanto à devolução, inclusive pedido judicial de busca e apreensão, se necessário;

2. Seccional da OAB, por ofício, para fins de adoção das medidas a seu cargo.

Procedimento para Reconstituição

1. Termo inicial de reconstituição;(OI 170)

2. Deverá ser uma peça do processo em reconstituição o ofício de comunicação ao interessado quando a reconstituição não for motivada por requerimento deste, com a solicitação para apresentação da documentação que serviu de base para a concessão do benefício, bem como certidões emitidas, quando for o caso;

3. Termo inicial de reconstituição; reconstituir o processo, iniciando pela juntada de todas as informações constantes nos sistemas corporativos (SISBEN, CNIS, CNISA, PRISMA, SABI, ETC)

4. Pesquisar a existência de outros benefícios em nome do mesmo segurado que tenham sido indeferidos, concedidos, cessados ou suspensos, requisitando os processos para análise e apensação;

5. Cadastrar no SIPPS a reconstituição do processo de benefício, registrando a ocorrência e fazendo a vinculação deste número de protocolo com os já existentes, quando for o caso; 6. O controle, o acompanhamento, bem como o efetivo cumprimento do prazo para a reconstituição será de responsabilidade de cada área.

Nesta data o Processo Administrativo

nº ............................................................................

FOI DEVOLVIDO pelo Dr. .............................................

OAB/Nº ......................................................................

Certifico que o processo administrativo contém ......... folhas, todas devidamente numeradas e rubricadas, por mim conferidas.

_____________________________ ___________

Assinatura do servidor/matrícula Data

manual do processo administrativo previdenciario

Documents