manual de contratos adm.pdf

ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

SECRETARIA GERAL

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

ADMINISTRATIVOS

Recife, 2010.

2 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco

SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização

Nome do

Fiscal:______________________________________________________________



SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO __________________________________________________________________________________________________________________ 4

1. O QUE SÃO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS? ____________________________________________________________________________________ 5

2. O QUE É NECESSÁRIO PARA UMA BOA FISCALIZAÇÃO? ____________________________________________________________________________ 11

3. COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRÔNICA NO OUTLOOK? _______________________________________________________________________ 16

4. COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS POR E-MAIL? ________________________________________________________________ 21

5. COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAÇÃO POR E-MAIL NA ASSINATURA ELETRÔNICA? _______________________________________________ 21

6. COMO SOLICITAR A CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO E DE LEITURA? _______________________________________________________________ 27

7. COMO REMETER A SEP ATRAVÉS DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS? ________________________________________________________________ 30

8. COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRÊNCIAS CONTRATUAIS? __________________________________________________________________ 37

9. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA? ______________________________________________________________________ 38

10. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VEÍCULOS? _______________________________________________________________________ 40

11. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E CONSERVAÇÃO? _________________________________________________________ 43

12. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL? ___________________________________________________________ 45

13. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE TELEFONIA? ______________________________________________________________________ 46

14. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VIGILÂNCIA? _____________________________________________________________________ 47

15. O QUE É NECESSÁRIO PARA LIBERAR A GARANTIA CONTRATUAL? _______________________________________________________________ 49

16. COMO UTILIZAR A AUSÊNCIA TEMPORÁRIA NO OUTLOOK? _____________________________________________________________________ 50

17. COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA PAGAMENTO? __________________________________________________________________ 52

18. COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS, INCORRETAS OU EXPIRADAS? ________________________________________________________ 71

19. COMO GLOSAR FATURAS? ________________________________________________________________________________________________ 73

20. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENÇÃO DE ELEVADORES? ____________________________________________________ 74

21. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO? _______________________________________________ 75

22. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE TERCEIRIZAM MÃO-DE-OBRA? _____________________________________________________ 76

23. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS ALUGAM IMÓVEIS? __________________________________________________________ 78

24. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E REFORMAS? ______________________________________________________________ 79

25. COMO EVITAR DESVIO DE FUNÇÃO E VÍNCULO DE SUBORDINAÇÃO DIRETA? _______________________________________________________ 79

CONSIDERAÇÕES FINAIS ___________________________________________________________________________________________________________ 82

ANEXO I – MODELO DE SEP ________________________________________________________________________________________________________ 84

ANEXO II – MODELO DE OFÍCIO QUE ENCAMINHA A SEP ________________________________________________________________________________ 85

ANEXO III – MODELO SEP POR E-MAIL _______________________________________________________________________________________________ 86

ANEXO IV – MODELO DE CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS _________________________________________________________________________________ 87

ANEXO V – MODELO DE CHECK LIST PARA ATESTO DE FATURAS __________________________________________________________________________ 88

ANEXO VI – MODELO DE MAPA DE CONTROLE DE CÓPIAS REPROGRÁFICAS _________________________________________________________________ 89

ANEXO VII – MODELOS DE RELATÓRIOS DE FISCALIZAÇÃO _______________________________________________________________________________ 90

ANEXO VIII – MODELOS DE CONTROLE DE FROTA ______________________________________________________________________________________ 92

ANEXO IX – FOLHA DE ROSTO PARA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO _______________________________________________________________________ 94

LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA LEI 8.666/93 ___________________________________________________________________________________ 95

LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 2008 ____________________________________________________________ 97

LEGISLAÇÃO – ANEXO IV DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 2008 ____________________________________________________________________ 103



APRESENTAÇÃO

Bem-vindo ao “Curso de Fiscalização de Contratos Administrativos –

2010”, realizado nos dias 08 a 10 de setembro de 2010. Esta primeira turma é

um projeto-piloto e possui como público-alvo os fiscais de

contratos atuantes nas Unidades da Advocacia-Geral da

União – AGU nos Estados de Pernambuco e Paraíba.

Sua participação nas atividades do Curso e a

conseqüente aplicação dos procedimentos na fiscalização dos contratos são de

extrema importância, pois com o sucesso e a eficácia deste Curso, a URA-PE

poderá estendê-lo a todos os estados nordestinos.

Tendo em vista que as irregularidades contratuais têm sido cada vez mais

graves e numerosas - culminando, inclusive, em diversas ações trabalhistas

contra a União nos anos de 2009 e 2010; este material tem como objetivo

auxiliar os fiscais de contratos nos procedimentos administrativos na rotina da

fiscalização dos serviços terceirizados através de orientações necessárias ao

bom desempenho de suas funções, de forma a assegurar o fiel cumprimento do

contrato de acordo com a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, e com as

Instruções Normativas mais atuais da Secretaria de Logística e Tecnologia da

Informação - SLTI vinculada ao Ministério do Planejamento, Orçamento e

Gestão - MPOG.

Não se pretende solucionar todas as peculiaridades de cada tipo de

Contratação administrativa realizada no âmbito da Advocacia-Geral da União.

Nosso objetivo é explanar boas práticas, colher experiências e propor

procedimentos gerais, dotados de flexibilidade, que possam ser

adaptáveis aos principais problemas da fiscalização de contratos,

de modo a alcançarmos soluções cada vez mais eficazes e

eficientes. Além disso, disponibilizaremos ao final do manual

alguns modelos de documentos que serão sinalizados no corpo

do texto pela figura ao lado.



1. O QUE SÃO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS?

Contrato é o acordo recíproco de vontades que tem por fim gerar

obrigações recíprocas entre os contratantes. Portanto, a Administração celebra

contratos no intuito de alcançar objetivos de interesse público. Assim, o

contrato administrativo ou contrato público é o instrumento dado à

Administração pública para dirigir-se e atuar perante seus administrados

sempre que necessite adquirir bens ou serviços dos particulares.

No que se refere aos denominados contratos administrativos sabe-se que

a Administração Pública dispõe de determinadas prerrogativas tendo em vista

fazer valer o princípio da Supremacia do Interesse

Público. Di Pietro ao tratar da distinção entre contrato

administrativo e o contrato privado assevera: "Já no

que concerne às prerrogativas, as diferenças são

maiores, são elas previstas por meio das chamadas

cláusulas exorbitantes ou de privilégios ou de

prerrogativas".

Para a autora tais cláusulas podem ser

definidas como "aquelas que não são comuns

ou que seriam ilícitas nos contratos entre

particulares, por encerrarem prerrogativas ou

privilégios de uma das partes em relação à

outra".

A Constituição Federal, em seu art. 37, XXI, vincula as contratações

realizadas pela Administração ao processo licitatório, salvo em casos

específicos previstos na legislação vigente. Dessa forma, as contratações do

ente público são regidas pela Lei nº 8.666/93 de 21 de junho de 1993, também

conhecida como Lei de Licitações e Contratos Administrativos, e suas

http://pt.wikipedia.org/wiki/Contrato

http://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o_p%C3%BAblica



alterações (Leis nºs 8.883/94, 9.032/95 9.648/98 e 9.854/99). E em caso de

serviços comuns, a Administração Pública é normatizada pela Lei nº 10.520, de

17/07/2002.

A Lei n° 8666/93, em seu Art. 2°, parágrafo único, assim define contrato

administrativo:

“Para os fins dessa Lei, considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre

órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um

acordo de vontade para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações

recíprocas, seja qual for a denominação utilizada.”

Executar um contrato significa cumpri-lo no seu objeto, nos seus prazos e

nas suas condições. Vejamos as principais cláusulas de um Contrato

Administrativo:

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%2010.520-2002?OpenDocument

http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%2010.520-2002?OpenDocument



A Administração controla e fiscaliza diretamente a execução dos

contratos administrativos. A matéria se acha regulada nos artigos de 65 a 76

da Lei n° 8.666/93. A Instrução Normativa nº 02/2008 atualizada, estabelece

nos seus Arts. 31 ao 36 as atribuições para o acompanhamento e fiscalização

da execução dos serviços. Destacaremos e comentaremos a partir de agora os

principais artigos das duas normas:

Art. 66. O contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo

com as cláusulas avençadas e as normas desta Lei, respondendo cada uma

pelas conseqüências de sua inexecução total ou parcial.

Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por

um representante da Administração especialmente designado, permitida a

contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes

a essa atribuição.

Art. 31. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato

consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da

alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito

cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante da

Administração, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº

8.666/93.e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97.

A Fiscalização é exercida necessariamente por um representante da

Administração (fiscal do Contrato) especialmente designado (através de

boletim de Serviço). A publicação dos Boletins é realizada pela URA-PE, após a

decisão e indicação a cargo do Responsável pela Unidade e do Coordenador do

Núcleo Administrativo, quando houver.

Todos que irão compor a Equipe de Fiscais de Cada unidade precisarão

ter noções básicas de informática, em especial, para fazer uso de mensagens

eletrônicas e redação de correspondências oficiais, além disso, são requisitos a

capacidade de leitura interpretativa das cláusulas de um contrato

administrativo e a consciência de direitos e deveres.

http://www010.dataprev.gov.br/sislex/paginas/42/1993/8666.htm





Recomenda-se indicar servidores que demonstrem interesse pela

atividade, com o intuito de evitar repetitivas alterações na equipe, o que

poderia desperdiçar experiências acumuladas e investimentos em

treinamentos.

Vale destacar que quaisquer servidores em sentido amplo poderão ser

indicados, inclusive os celetistas, cedidos, anistiados, requisitados, desde que

estejam lotados na Unidade da AGU em que o serviço será prestado.

§ 1o O representante da Administração anotará em registro

próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do

contrato, determinando o que for necessário à regularização das

faltas ou defeitos observados. (Ver ANEXOS I, II E III).

§ 3º O representante da Administração deverá promover o registro das

ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel

cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do

art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.

Com o avanço da tecnologia, os registros podem ser físicos ou virtuais, mas

devem ser feitos e arquivados em uma pasta própria. No decorrer deste

manual, iremos orientar as comunicações entre o fiscal e o preposto, seja

mediante correspondências, seja por e-mail.

Art. 68. O contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração,

no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato.

É de extrema importância que o Fiscal solicite ao representante da Empresa

que designe um preposto, que o represente em relação ao Contrato. É

justamente por meio dessa solicitação que o fiscal terá acesso aos dados do

preposto: Nome completo, endereço para correspondências, telefones e e-mails

para contato, etc.

Após o representante da empresa designar o preposto, todas as solicitações

de esclarecimentos e providências devem ser ao preposto. E, caso as

solicitações do fiscal não sejam atendidas pelo preposto, o fiscal elaborará um




relatório (resumindo todas as ocorrências e anexando o histórico de e-mails e

ofícios) e encaminhará via e-mail ou memorando para o Grupo de Trabalho:

Fiscalização, vinculado à SECON, e esta, com base no relatório do Fiscal

acionará a empresa, através de seu representante legal, informando a abertura

de processo administrativo para a apuração de responsabilidade e concedendo

o prazo de 5 (cinco) dias úteis para que a empresa apresente as razões de

defesa.

Art. 71. O contratado é responsável pelos encargos trabalhistas,

previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato.

§ 1o A inadimplência do contratado, com referência aos encargos

trabalhistas, fiscais e comerciais não transfere à Administração Pública a

responsabilidade por seu pagamento, nem poderá onerar o objeto do contrato

ou restringir a regularização e o uso das obras e edificações, inclusive perante

o Registro de Imóveis. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)

§ 2o A Administração Pública responde solidariamente com o contratado

pelos encargos previdenciários resultantes da execução do contrato, nos

termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redação dada pela

Lei nº 9.032, de 1995)

OBS: Em que pese a Lei de Licitações e Contratos afirmar que a

transferência de responsabilidade não existe, a prática tem sido diferente.

Vejamos o posicionamento mais recente do Superior Tribunal de Justiça – STJ

sobre o tema:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L9032.htm#art4

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8212cons.htm#art31..





2. O QUE É NECESSÁRIO PARA UMA BOA FISCALIZAÇÃO?

1. Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá

todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão,

divididos por contrato, com as seguintes informações: nome completo,

número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações,

benefícios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxílio-

alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências,

horas extras trabalhadas.

É importante manter atualizado o controle dos

funcionários vinculados ao contrato, conforme modelo no

anexo IV, atentando especialmente para as substituições

em caso de licenças, férias e demais afastamentos dos

terceirizados titulares, pois no mês seguinte a substituição,

a contratada deve apresentar junto com a fatura os anexos

referente aos funcionários substitutos e substituídos;

2. Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência

Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas

coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Atenção

especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida,

a remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-

base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos

contratos de trabalho.

- O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no

contrato administrativo.

- O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na

Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral é a do SEAC-

Sindiserviços.



3. Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as

empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a

auxílio-alimentação gratuito).

4. Verificar a existência de condições insalubres ou de periculosidade no

local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos

adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer

determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).

5. Conhecer o contrato, atentando para a descrição dos serviços, prazos,

locais, freqüência, e, sobretudo, para as Obrigações da Contratada; Por

isso, caso ainda não possua, solicite ao responsável pelo Núcleo

Administrativo, ou ao Coordenador uma cópia dos contratos de que é

Fiscal, pois a URA antes encaminhava os contratos via memorando, mas

desde 2009 a SECON passou a digitalizar e encaminhar via e-mail para as

Unidades uma cópia de cada contrato firmado. Em último caso, pode ser

feita uma nova solicitação de envio para o e-mail:

[email protected];

6. Criar uma pasta, física ou eletrônica, específica para cada contrato, para

que nela sejam arquivados todos os principais documentos e históricos de

solicitações, atas e e-mails que comprovem o pedido de providências a

cada uma das contratadas e o resultado dessas medidas;

7. Estimular a perfeita execução dos serviços dentro do estabelecido,

solicitando que a contratada preste esclarecimentos e providências,

assim que tome conhecimento de prováveis irregularidades contratuais;

8. Realizar constante avaliação do objeto contratado, propondo medidas

para redução de gastos, racionalização dos serviços, inclusive quanto à

mailto:[email protected]



real necessidade de sua manutenção, ou se for o caso, sugerindo

inovações para o termo de referência de novas contratações;

9. Manter permanente vigilância sobre as obrigações da Contratada,

previstas no contrato, bem como quanto às demais disposições da Lei n.º

8.666/93 que disciplinam a matéria;

10. Atentar, para a atualização do pagamento dos salários, adicionais e

benefícios, por categoria, a partir da mudança de vigência da Convenção

Coletiva de Trabalho;

11. Acompanhar, juntamente com o Funcionário da Empresa, o

recebimento do material, no caso dos contratos de prestação de serviços

que estejam atrelados a fornecimento de material, como por exemplo, o

serviço de limpeza e conservação;

12. Controlar o emprego do material durante a execução dos serviços,

atentando para a quantidade e qualidade, considerando o estabelecido

no contrato;

13. Verificar se As faturas dos contratos que envolvem terceirização de

mão-de-obra vieram acompanhadas dos seguintes anexos, relativos ao

mês anterior ao cobrado na nota fiscal:

a) comprovante de pagamento de salários;

b) comprovante de entrega de benefício alimentação;

c) comprovante de entrega do benefício transporte;

d) cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela

conectividade social GFIP;

e) relação dos trabalhadores vinculados ao contrato desta Unidade,

nominalmente identificados, constantes do arquivo SEFIP;



f) guia da Previdência Social GPS com autenticação mecânica ou

acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o

comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela

internet.

g) guia de recolhimento do FGTS com autenticação mecânica ou

acompanhada do comprovante de recolhimento bancário, ou

ainda,acompanhada do comprovante emitido pela internet;

14. Não receber as faturas incompletas, incorretas ou

com prazo de validade expirado. E caso tenham sido

recebidas indevidamente pelo protocolo, o fiscal deve

devolvê-la de imediato à contratada, justificando-se por

escrito o motivo da devolução. De preferência, mediante ofício

acompanhado do check list para atesto, no anexo V, preenchido com a

indicação dos documentos ausentes;

15. Atestar mensalmente a realização dos serviços nas Notas Fiscais,

conferindo os dados descritivos e verificando sua compatibilidade com os

serviços executados e material entregue;

16. Enviar mensalmente o mapa de controle de cópias

reprográficas (Anexo VI) assinado e digitalizado para o

Grupo de Trabalho de Acompanhamento do SECON -

[email protected], para que Gestor do Contrato

de Locação de máquinas reprográficas promova a

compensação de franquia, quando necessário;

17. Encaminhar à URA/PE quando solicitado um Relatório

de Fiscalização (Anexo VII) sobre a execução do Contrato.

Este relatório será necessário para a prorrogação, reajuste,

repactuação, liberação de garantia, etc. Ou seja, não é




mais necessário enviar mensalmente à SECON os RMO – Relatórios

Mensais de Ocorrências. A SECON é que solicitará por e-mail diretamente

ao fiscal do contrato em ocasiões específicas (Ver modelo anexo)

18. Solicitar aos terceirizados trimestralmente a cópia do extrato do

saldo do FGTS, retirado em qualquer Agência da Caixa Econômica

Federal, para verificação, acompanhamento do seu recolhimento, e

registro na planilha resumo do contrato;

19. Lavrar em ata, tudo que for abordado em toda e qualquer reunião

mantida com Representante(s) das Empresas para tratar de assuntos

relacionados aos contratos. O Fiscal deverá estar acompanhado de outro

Servidor nas referidas reuniões, para fins de validação da ata, que deve

ser assinada pelos presentes;

20. Formalizar os contatos com as Empresas contratadas. Caso a

Empresa não atenda as solicitações do fiscal ou não justifique

convincentemente, o Fiscal encaminhará à URA/PE um Relatório munido

com todos os documentos expedidos à Empresa para serem tomadas as

providências cabíveis.

21. Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão

prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a

planilha-mensal.

22. Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de

trabalho. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de

jornada, de forma a totalizar as 44h/semanais; exceto nos casos em que

o contrato, as normas, ou a Convenção Coletiva, preveja jornadas

diferentes, como o regime de 12/36h ou as jorandas das telefonistas

6h/diárias, etc.



23. Controlar as férias e licenças dos empregados na planilha-resumo.

O inciso VIII, Art. 78 da Lei nº 8.666/93 afirma

que constitui motivo para rescisão do contrato: o

cometimento reiterado de faltas na sua execução,

anotadas na forma do § 1o do art. 67 da mesma

Lei: O representante da Administração anotará

em registro próprio todas as ocorrências

relacionadas com a execução do contrato,

determinando o que for necessário à

regularização das faltas ou defeitos observados.

A falta dessas anotações ou anotações sem as formalidades dificulta o

processo de rescisão. Assim sendo, o fiscal omisso – que não fez as anotações

ou as faz de forma indevida – atrai para si a responsabilidade pela negligência.

Nos casos em que a AGU é chamada como subsidiária a responder pelas

obrigações trabalhistas de funcionários das empresas contratadas, quem será

designado como preposto, pela URA-PE, é o Fiscal do contrato, que para tanto

deverá dispor da documentação que comprove o atendimento da legislação,

bem como sua atuação na fiscalização do contrato.

3. COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRÔNICA NO OUTLOOK?

A assinatura no Outlook é uma ferramenta muito útil nas comunicações

eletrônicas. Ela serve para que o destinatário das mensagens possa visualizar

rapidamente os contatos do remetente (nome, cargo, telefones, e-mails,

endereço do Skype, etc).



Esse instrumento pode também ser de grande valia para os Fiscais de

Contrato, pois confere agilidade no retorno das solicitações ou orientações

realizadas por e-mail. Mesmo internamente, no âmbito da AGU, as assinaturas

facilitam o trabalho da SECON, e dos demais setores da URA-PE na identificação

de contatos.

Mas o mais importante: em alguns processos administrativos que foram

submetidos ao NAJ em Recife-PE, recebemos a orientação de que nas

comunicações por e-mail, os fiscais devem se identificar como “Fiscal do

Contrato nº NN/20AA-AGU”.Ou seja, para evitar o esquecimento e não precisar

reescrever essa informação a cada comunicação com as contratadas, é possível

já se identificar na Assinatura eletrônica como “Fiscal do Contrato nº NN/20AA-

AGU”. Essa informação extra, não impede a inclusão do cargo, por exemplo:

Fulano de Tal Oliveira da Silva______________________ Assistente Administrativo – Núcleo Administrativo – PU/PB/AGU Fiscal dos Contratos nº 2/2009; 27/2008; 32/2007; 25/2009-AGU [email protected] (083) 3210-4567

A título de sugestão, é importante que os Fiscais

de Contrato passem a utilizar o Outlook no próprio

computador do trabalho, em vez de utilizá-lo através da

web. Basta pedir que o responsável pela informática na

sua Unidade providencie a instalação do „Microsoft

Office Outlook 2007‟, pois possui alguns aplicativos

extras e pode passar um dia inteiro sendo utilizado,

sem que a sessão expire. Nossa sugestão é que os

Fiscais acessem o e-mail institucional ao menos duas

vezes ao dia.

Para incluir a assinatura eletrônica, basta seguir os seguintes passos:



Pronto! Agora sempre que você for abrir uma nova mensagem, ou responder,

ou ainda, encaminhar; automaticamente aparecerá a sua assinatura eletrônica.

Na verdade, é possível criar e manter várias assinaturas eletrônicas.

Aproveitando esse recurso, iremos sugerir no item 06 a inclusão de um modelo

de „Solicitação de Esclarecimentos e Providências‟ na Assinatura eletrônica.

Parece complicado? Não é não! Iremos ensinar passo a passo.



4. COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS POR

E-MAIL?

Assim, ao identificar alguma irregularidade contratual,

sugerimos o modelo de comunicação via e-mail, disponibilizado

no anexo III.

É importante frisar mais uma vez: é indispensável a

identificação de “Fiscal do Contrato nº NN/20AA-AGU.

Conforme anunciado acima, iremos agora tentar padronizar as

Solicitações de Esclarecimentos e Providências, incluindo esse modelo na

assinatura eletrônica.

5. COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAÇÃO POR E-MAIL

NA ASSINATURA ELETRÔNICA?

O procedimento é praticamente o mesmo do item 4. Vejamos:



Verifique que anteriormente já foi criada uma assinatura geral:

Agora iremos incluir uma nova assinatura, que na verdade servirá apenas

para quando quisermos Solicitar Esclarecimentos e Providências a alguma

contratada por e-mail, Assim:



Digite „2 S.E.P.‟, abreviando „Solicitação de Esclarecimentos e

Providências‟ no campo „Nova Assinatura‟ e em seguida „OK‟:



Agora basta copiar o modelo de Solicitação de Esclarecimentos e

Providências por e-mail, disponibilizado no item anterior e colar no espaço

abaixo:



Pronto! Agora quando precisar Solicitar algo para alguma contratada,

basta seguir estes passos:

Primeiro abra uma nova mensagem:

Depois Escolha o a assinatura „notificação‟ no menu „Inserir‟:



Automaticamente, a base do modelo de S.E.P. por e-mail surgirá, e você

precisará apenas preencher os campos em branco. Evitando que a notificação

siga sem informações indispensáveis como o nº do contrato, o Preposto, as

pendências e suas respectivas previsões contratuais, etc

6. COMO SOLICITAR A CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO E DE

LEITURA?

Outro ponto importantíssimo para a instrução de processos

administrativos é a solicitação da confirmação de recebimento e de leitura de



e-mails. Só assim poderemos comprovar que, mesmo recebendo e lendo nossos

e-mails e solicitações, as contratadas permaneceram inertes. Desprezando a

função do Fiscal de Contrato.

Ao concluir o texto que iremos remeter ao destinatário, e antes de clicar

no botão enviar, devemos acionar o menu „opções‟ e marcar os campos

„Solicitar Confirmação de Entrega‟ e „Solicitar Confirmação de Leitura‟ na aba

„Controle‟. Assim:

Quando a mensagem chegar à „Caixa de Entrada‟ do destinatário,

receberemos em nossa „Caixa de Entrada‟ uma confirmação de entrega, que

deve ser arquivada para a composição dos relatórios que deverão ser

encaminhado ao Grupo de Trabalho: Fiscalização, vinculado à SECON, os quais

poderão compor futuros processos administrativos:



Quando o destinatário ler sua mensagem, você receberá a comprovação

na sua caixa de entrada, e esta também deve ser arquivada para a composição

de futuros processos administrativos:



7. COMO REMETER A SEP ATRAVÉS DE CORRESPONDÊNCIAS

OFICIAIS?

Antes de qualquer coisa, o fiscal precisa se certificar de que a possível

irregularidade seja, de fato, uma previsão contratual. Para tanto, é

indispensável a análise do contrato, sobretudo a cláusula que trata das

OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA, ou ainda, é possível encontrarmos obrigações

no Anexo do contrato.

Após a confirmação, é preciso localizar o nome e endereço do Preposto

mais atual. Apenas lembrando: o fiscal tem a obrigação de solicitar oficialmente

ao Representante da Empresa os dados do preposto assim que iniciar a

execução do contrato.

O Expediente próprio para a comunicação entre os fiscais e a contratada

é a SEP – Solicitação de Esclarecimentos e Providências, que, como vimos, deve

ser obrigatoriamente escrita e pode ser feita por e-mail ou via correios. Esse

documento pode ser numerado para controle do próprio Fiscal, se achar

necessário. Quando for remetido pelos correios, a SEP deve ser assinada pelo

Fiscal do Contrato, mas o Ofício que a encaminhará, normalmente é assinado

pelo Representante da Unidade ou Coordenador do Núcleo Administrativo,

quando houver.

Quanto ao conteúdo da SEP, alguns pontos são fundamentais: é

indispensável incluir o número do contrato, a Unidade em que o serviço é

prestado, as cláusulas legais ou contratuais desrespeitadas, o detalhamento da

irregularidade (nomes, dias de atraso, valores, nomes dos terceirizados

envolvidos, etc.)

Além disso, é importante que sejam anexados alguns comprovantes como

extratos bancários, abertura de chamados de assistência técnica, extratos de

FGTS, etc. Em geral, deve-se enriquecer a comunicação com todos os

documentos que indiquem ou comprovem o que precisa ser esclarecido.



O modelo padrão de ofícios deve seguir as orientações do MANUAL DE

REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA:



Todavia, o NAJ em Recife/PE nos orienta a fazer alguns ajustes para que

fique claro que o relacionamento da AGU é com a Empresa e não com a pessoa

do Preposto. Assim todas as nossas Solicitações, sejam elas por e-mail ou via

correios, devem seguir essa nova orientação. Assim:

Obs: Obviamente, quando se tratar de SEP por e-mail, não é necessário

preencher o endereço para entrega.

Da mesma forma que solicitamos a confirmação de entrega e de leitura

na SEP por e-mail, é indispensável para a composição de processos que

tenhamos a comprovação de que a correspondência foi entregue devidamente

ao destinatário.

O ideal é que uma segunda via da correspondência seja arquivada na

Unidade com a data, assinatura e carimbo da empresa, caso entregue

pessoalmente; ou com Aviso de Recebimento – AR, caso o fiscal remeta via

correios. Vejamos:



Quanto mais comprovações, melhor instruído estará o processo administrativo

que proponha sanções ou rescisão unilateral. Por exemplo, se o ofício for

adiantado por fax, é importante que arquivemos o comprovante de envio:



A utilização do rastreamento de encomendas

disponibilizado no site dos correios, inclusive sedex,

quando sozinho, não é aconselhável para comprovar o

recebimento em processos, pois nele não é informado o

nome quem recebeu e nem está contida a assinatura do

recebedor.



Nos anexos I e II, disponibilizaremos na íntegra, um

modelo de SEP e ofício que o remete mediante

correspondência oficial, respectivamente.

No passado, foram feitas algumas orientações

informais para que os fiscais notificassem as

contratadas, e inclusive sugeriu-se que

estabelecessem um prazo e que incluíssem

expressões do tipo: “Caso a empresa não

cumpra tal obrigação, em tal prazo, seremos

obrigados a encaminhar o caso à URA-PE para

que promova a abertura de processo

administrativo para aplicação das sanções

contratuais”.

Contudo, precisamos retificar essa sugestão e estabelecer algumas novas

orientações:

1) O instrumento de comunicação entre o Fiscal e o Preposto é a

„Solicitação de Esclarecimentos e Providências‟ e não mais as

„Notificações‟;

2) Qualquer expressão que possa ser interpretada como uma „ameaça‟ à

contratada deve ser excluída. Até mesmo a ameaça de abertura de

processo administrativo ou de aplicação das sanções contratuais, pois

num futuro processo judicial, pode haver o entendimento de que a

Solicitação tenha sido tendenciosa ou baseada em um pré-julgamento

por parte do fiscal;

3) A estipulação de prazos deve ser muito cuidadosa, pois apenas os

prazos legais ou previstos em contrato poderão ser citados nas SEP.



8. COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRÊNCIAS

CONTRATUAIS?

Quando o fiscal constatar irregularidades na execução do contrato, sem

êxito nas solicitações de regularização junto à Contratada, deve enviar ao

Grupo de Trabalho – Fiscalização, vinculado à SECON da URA/PE, um relatório

completo do descumprimento ou da inexecução, informando o nº do contrato,

tipo de serviço, período de inexecução, local, função/categoria envolvida,

ocorrência (ex.: falta de pagamento de salários, falta de uniformes, etc.), as

providências que já foram tomadas e outras informações que julgar

importantes à instrução de processo que irá apurar a responsabilidade da

Contratada, conforme artigo da IN:

Art. 34 - A O descumprimento das obrigações trabalhistas ou a não manutenção

das condições de habilitação pelo contratado deverá dar ensejo à rescisão

contratual, sem prejuízo das demais sanções, sendo vedada a retenção de

pagamento se o contratado não incorrer em qualquer inexecução do serviço ou

não o tiver prestado a contento. (Incluído pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG

Nº 03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)

Parágrafo único. A Administração poderá conceder um prazo

para que a contratada regularize suas obrigações trabalhistas

ou suas condições de habilitação, sob pena de rescisão

contratual, quando não identificar má-fé ou a incapacidade da empresa de

corrigir a situação (Incluído pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG Nº 03, DE 15

DE OUTUBRO DE 2009).

É importante que se registre no relatório, todo o histórico de

comunicações com a empresa, prazos conferidos administrativamente,

expedição de correspondências e e-mails, negociações, atas de reunião etc.

http://www010.dataprev.gov.br/sislex/paginas/38/MPOG/2009/3.htm






Além disso, é importante que sejam anexados alguns comprovantes como

extratos bancários, abertura de chamados de assistência técnica, extratos de

FGTS, etc. Em geral, deve-se enriquecer o relatório com todos os documentos

que indiquem ou comprovem as alegações do fiscal.

Este mesmo tipo de relatório deverá ser enviado quando o Grupo de

Trabalho Fiscalização solicitar posicionamento do Fiscal do Contrato para

embasar prorrogações, reajustes, repactuações, liberações de garantia, etc.

É importante que se tenha consciência que um contrato pode ter um

desempenho medíocre em uma Unidade, mas apresente o conceito de

excelente em outra. Assim, o Grupo de Trabalho Fiscalização fará um apanhado

dos pareceres de todos os Fiscais envolvidos com o Contrato, para então formar

um único parecer. Portanto os pareceres dos Fiscais, apesar de serem

importantes, podem não ser vinculantes para a decisão da SECON em

prorrogar, repactuar, liberar garantia etc.

Além disso, há outras variantes que poderão influenciar a decisão. A

existência de outra licitação pronta ou a reputação das

remanescentes pode acelerar ou retardar uma rescisão, por

exemplo.

Alguns modelos de Relatório de Fiscalização, que podem

ser remetidos via e-mail ou memorando, estão disponíveis no

Anexo VII.

9. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA?

O maior problema com as empresas que locam

máquinas reprográficas é sem dúvida o atendimento no

prazo contratual, diante de uma solicitação de assistência

técnica ou mesmo para a reposição de componentes ou

tonner. Outro detalhe importante é conferir se as

máquinas atendem todas as especificações e requisitos

do contrato.



É importante frisar que, com o passar dos anos, o prazo para atendimento

foi sendo reduzido nos editais e contratos. Assim não há uma regra, nem tempo

fixo.

É indispensável que o Fiscal confira no contrato o prazo máximo

especificado estritamente para aquele contrato, antes de elaborar qualquer tipo

de Solicitação de Esclarecimentos e Providências, pois atualmente há contratos

vigentes com prazo de atendimento de 4h e outros com prazo de 24h. Vejamos

algumas cláusulas:



10. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VEÍCULOS?

As faturas referentes aos custos fixos dos

contratos de locação de veículos deverão

seguir a regra geral, ou seja, a empresa

deverá emitir uma nota fiscal para cada uma

das Unidades da AGU atendidas pelo

Contrato; e sua apresentação será

exclusivamente na Unidade em que o serviço

foi prestado. Essas faturas devem estar acompanhadas dos seguintes anexos,

relativos ao mês anterior ao cobrado na nota fiscal:

a) comprovante de pagamento de salários;

b) comprovante de entrega de benefício alimentação;

c) comprovante de entrega do benefício transporte;



d) cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela

conectividade social GFIP;

e) guia de recolhimento do FGTS:

e.1) com autenticação mecânica ou

e.2) acompanhada do comprovante de recolhimento bancário,

ou ainda,

e.3) acompanhada do comprovante emitido pela internet;

f) relação dos trabalhadores vinculados ao contrato desta Unidade,

nominalmente identificados, constantes do arquivo SEFIP; e

g) guia da Previdência Social GPS com autenticação mecânica ou

acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o

comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela

internet.

A fatura referente aos custos variáveis dos contratos de locação de

veículos deverá ser apresentada pela empresa diretamente na Unidade

Regional de Atendimento de Pernambuco– URA/PE, aos cuidados do Setor de

Transportes – SETRAN, o qual providenciará o atesto. Esta fatura deve seguir

para a URA-PE acompanhada da planilha que controla a quilometragem dos

veículos, as horas extras e as diárias. Deve-se anexar também a relação dos

motoristas que fizeram horas extras, juntamente com o arquivo SEFIP e a GPS

com autenticação mecânica, ou acompanhada do comprovante de

recolhimento bancário, ou ainda do comprovante emitido quando o

recolhimento for efetuado pela internet (a SEFIP e a GPS devem ser específicas

para as horas extras).

ORIENTAÇÕES PARA FISCAIS DE CONTRATOS DE VEÍCULOS TERCEIRIZADOS

O uso de veículos terceirizados segue as mesmas determinações dos veículos oficiais, escrita na IN 03, DE 15 MAIO DE 2008

No valor mensal pago pela locação do veículo já estão inclusos o motorista, combustível e manutenção;



O veículo ficará estacionado nas proximidades da unidade em estacionamento pago pela contratada, caso a unidade tenha estacionamento próprio, poderá acomodar os veículos terceirizados em sua dependência, sem que arque com quaisquer responsabilidades com o veículo da empresa contratada;

O motorista não poderá levar o veículo para casa, exceto, quando houver viagem a serviço em que o horário seja inconveniente para o deslocamento do motorista à unidade, neste caso, o chefe da unidade deverá autorizar, por escrito, o motorista pernoitar com o veículo em sua residência;

Os motoristas somente devem exercer a função indicada no contrato. Caso o motorista seja ocupado em outros serviços, automaticamente estará acumulando funções, fato que poderá sujeitar a União a ações trabalhistas.

O motorista quando retornar de viagens a serviço deverá permanecer na unidade para cumprir seu expediente e dar continuidade aos serviços;

O motorista terá direito a meia diária quando em viagem a serviço fora da região metropolitana com retorno no mesmo dia. Caso pernoite, terá direito uma diária e meia;

No valor da diária será descontado o vale alimentação e, quando houver pernoite, será também descontado o vale transporte;

As diárias serão solicitadas pelo fiscal de contrato diretamente às empresas, via e-mail, com a máxima antecedência possível para que o motorista não viaje sem diária;

O motorista assinará diariamente a folha de ponto e, ao sair com o veículo, sempre preencherá a planilha de saída do veículo e a requisição de transporte anotando: a hora de saída, o km de saída, o destino a ser percorrido, a hora de chegada e o km de chegada. Ao final de cada saída será assinada pelo usuário (servidor ou terceirizado);

Em hipótese alguma servidores das unidades poderão dirigir o veículo terceirizado;

O veículo deverá está sempre com o adesivo de identificação do órgão que será confeccionado e fornecido pela empresa, conforme formato e especificações do anexo ao contrato;



A jornada de trabalho dos motoristas é de 44 horas semanais. Fazemos a seguinte sugestão: 9h/diárias de segunda a quinta-feira + 8h/diárias na sexta-feira, sendo os intervalos de almoço organizados em cada Unidade.

Quando houver necessidade de executar serviços extraordinários, antes ou após o horário de expediente do motorista, deverão ser computados como horas extras, (mesmo durante as viagens) e estas horas extras não deverão ser compensadas em outros horários, ou mediante a concessão de folgas.

Deverão ser encaminhados, no início de cada mês (ver Anexo VIII): a) o mapa de veículo locado ou atestação, b) cópia do ponto do motorista c) planilha de movimentação do veículo, Todos digitalizados e enviados por e-mail para o Setor de Transportes da URA-PE, atualmente: [email protected]. O mapa, devidamente assinado, servirá como forma de atestação da fatura variável que será encaminhada pela empresa diretamente para URA/PE que só será paga depois de conferida pelo gestor comparando com a atestação da unidade e a informação (planilha de faturamento) da empresa;

A requisição de transporte deverá ser utilizada a cada saída do veículo a serviço da unidade;

Os km que forem utilizados a serviço da empresa tais como: ida e volta para estacionamento, lavagem, manutenção etc..., não deverão ser computados como serviços da unidade.

11. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E

CONSERVAÇÃO?

Além de não fornecerem o material na data acordada,

as empresas de limpeza e conservação pecam muito na

quantidade e na qualidade do material entregue. O

Fiscal deve estar atento à RELAÇÃO DE MATERIAL,

constante normalmente no anexo do contrato




§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços

deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que

contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no

contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais

como: marca, qualidade e forma de uso.

Caso o uso de determinado material na Unidade tenha sido menor no mês

anterior, a Contratada pode entregar no mês seguinte apenas o complemento

para a quantidade prevista em contrato. Porém, da mesma forma, a empresa

também deverá estar disponível a fornecer uma quantidade maior de material

para suprir a Unidade no mês que o consumo superar o previsto em contrato.

Por isso, além de conferir e receber o material, o fiscal deve manter um

controle da real quantidade fornecida, com a finalidade de poder barganhar

uma maior quantidade em certo mês, alegando e comprovando que em meses

anteriores a empresa pôde fornecer uma quantidade menor que a prevista em

contrato.

Além disso, vejamos algumas outras cláusulas comumente

desrespeitadas pelas contratadas:



12. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE

MANUTENÇÃO PREDIAL?

Na contratação de serviços de manutenção

predial deve-se diferenciar bem manutenção de

serviços de melhoria das instalações; é bastante

comum haver confusão entre esses serviços.

Quando os serviços solicitados modificam

demais as instalações, muito provavelmente

estaremos diante de serviços de reforma, não

podendo ser acionada a empresa de

manutenção. Compõem esses serviços a mão de

obra fixa e a volante (serviços eventuais).

A empresa contratada tem a obrigação contratual de adquirir os materiais

necessários para a realização dos serviços, sendo ressarcida pela contratante,

quando do pagamento da fatura mensal; é estipulada uma cota (em valor

financeiro), durante a vigência do contrato, para essas aquisições, a qual não

poderá ser ultrapassada. Da mesma forma é feito com os serviços de homens

volantes: é estabelecida uma cota, para limitar as solicitações ao que for

estritamente necessário e urgente.

As Informações (solicitação de serviços e de materiais, execução de serviços

e recebimento de materiais) devem ser comunicadas em tempo hábil ao fiscal,

sem erros e com dados completos. Esses são fatores que merecem maior

atenção na fiscalização.




TELEFONIA?

As principais irregularidades no serviço de

telefonia são semelhantes às de locação de

equipamentos reprográficos: falhas ou atrasos no

atendimento de assistência técnica.

Além disso, vale lembrar que a empresa que nos presta serviços de

telefonia fixa atualmente possibilita a impressão de faturas on line, objetivando

adoção de procedimento que contribua para amenizar a incidência de atrasos

nos pagamentos das faturas.

Os fiscais do contrato (titular e substituto) devem ser previamente

cadastrados no site para terem acesso à emissão das faturas e todo o

detalhamento das ligações, 10 dias antes do prazo de vencimento, tornando

possível a adoção das medidas registradas abaixo:

a) Análise da fatura para levantamento das ligações particulares e outros

erros que porventura constem na fatura;

b) Atestar que os serviços foram prestados;

c) Emissão da Declaração de que as ligações foram realizadas em proveito

do serviço público. OBSERVAÇÃO – ESSA DECLARAÇÃO DEVERÁ SER

ASSINADA PELO PROCURADOR-CHEFE DA UNIDADE OU POR UM

SERVIDOR DESIGNADO PARA ESSE FIM, ATRAVÉS DE PORTARIA. A

DECLARAÇÃO ASSINADA POR SERVIDOR QUE NÃO TENHA COMPETÊNCIA

(através de portaria) NÃO TEM VALIDADE.



d) Emissão da Solicitação de pagamento de serviços/compras;

e) Autuar processo com número de NUP da Unidade;

f) Encaminhar para a URA/PE com antecedência de, pelo menos, 05 dias

uteis antes do prazo de vencimento.

Todos esses procedimentos visam diminuir o pagamento de ENCARGOS

MORATÓRIOS que são gerados quando do pagamento das faturas fora do

prazo de vencimento. Após cadastramento dos fiscais do contrato, a URA-PE

não mais terá responsabilidade pelos pagamentos das faturas fora dos prazos

de vencimentos e, consequentemente, qualquer incidência de ENCARGOS

MORATÓRIOS E JUROS será motivo de apuração de responsabilidade.


VIGILÂNCIA?

A vigilância desarmada normalmente

apresenta os mesmos erros dos contratos que

envolvem a terceirização de mão-de-obra, quais

sejam: verbas trabalhistas, uniformes etc

Mas já a vigilância armada e a eletrônica

possuem algumas peculiaridades, que merecem

destaque. Na vigilância armada, as obrigações

da Contratada que normalmente não são

cumpridas corretamente são as seguintes:



Já para a vigilância eletrônica, valem os seguintes destaques:



15. O QUE É NECESSÁRIO PARA LIBERAR A GARANTIA

CONTRATUAL?

Art. 35. Quando da rescisão contratual, o fiscal deve

verificar o pagamento pela contratada das verbas

rescisórias ou a comprovação de que os empregados

serão realocados em outra atividade de prestação de

serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de

trabalho. (Alterado pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG

Nº 03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)

Parágrafo único. Até que a contratada comprove o disposto no caput, o órgão

ou entidade contratante deverá reter a garantia prestada, podendo ainda

utilizá-la para o pagamento direto aos trabalhadores no caso da empresa não

efetuar os pagamentos em até 2 (dois) meses do encerramento da vigência

contratual, conforme previsto no instrumento convocatório e no art. 19-A, inciso

IV desta Instrução Normativa.(Alterado pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG Nº

03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)







16. COMO UTILIZAR A AUSÊNCIA TEMPORÁRIA NO OUTLOOK?

O assistente de ausência temporária é uma

ferramenta fundamental para quando nos

ausentarmos por motivos de férias, saúde, licenças,

etc. Ele evita que aquele e-mail “urgentíssimo”

precise aguardar a nossa volta ao trabalho, para ter o

tratamento adequado.

Quando alguém nos envia uma mensagem

durante o período estabelecido, automaticamente recebe de volta um

comunicado informando sobre a nossa ausência. Além disso, através dela

podemos indicar um outro colega que ficará responsável temporariamente por

nossas atribuições: o Fiscal substituto.

Sugerimos o seguinte modelo:

Prezado(a),

Informo que estou temporariamente ausente das atividades na PU/PB. Solicito

que quaisquer assuntos referentes à fiscalização de Contratos sejam tratados

com o Fiscal Substituto, Sr. Beltrano de Tal, [email protected], telefone:

(86) 3210-4567.

Grato,

Fulano de Tal

Um detalhe: mesmo o destinatário recebendo o comunicado da ausência,

a mensagem enviada por ele chegará normalmente na sua „Caixa de Entrada‟.

Assim, você poderá acompanhar as pendências, mesmo estando em casa,

através da web ou posteriormente, quando voltar às atividades.




Mas para isso, precisamos programar a ausência no Outlook, assim:

É possível já programar o período de ausência marcando o item „Só

enviar durante este intervalo de tempo‟, logo abaixo do passo nº 3, ou não

marcá-lo e deixar para desativar a „ausência temporária‟ ao voltar do

afastamento. Para a desativação, faz-se o mesmo caminho e no passo nº 3,

marcamos a opção „Não enviar respostas automáticas de ausência temporária‟.



17. COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA

PAGAMENTO?

Antes de atestar a Fatura, o FISCAL deverá utilizar o check-list, disponível

ao fim deste Manual, para a verificação da documentação e das informações

necessárias e exigidas para efeitos de pagamento.

Alerte-se que após a apresentação da Fatura na Unidade e contando dessa

data a URA dispõe de 5 dias úteis para o pagamento da mesma, conforme

consta dos contratos, o Fiscal deverá ser ágil e providenciar a remessa da

Fatura por meio que garanta o cumprimento da cláusula contratual, (malote ou

em caso de emergência sedex).



Lembramos que conforme cláusula contratual a empresa poderá solicitar

atualização financeira em caso de atraso justificado pela Administração, fato

que a Administração deverá apurar as responsabilidades de quem deu causa à

morosidade.

O Check-list foi elaborado de forma a garantir que todos os documentos e

informações sejam obtidos para atender o disposto no item 2 do Anexo IV, da

IN nº 02/2008.

Após a verificação dos itens do check-list e, se tudo estiver em

conformidade, o Fiscal ou seu substituto deve atestar, na própria Fatura que os

serviços foram devidamente prestados, constando nome, matrícula e a

identificação de “Fiscal do Contrato”.

Vale frisar que só estas duas pessoas estão formalmente habilitadas para

atestar as faturas. Todavia, em uma situação excepcional, quando, por

exemplo, o fiscal titular estiver gozando das férias e seu substituto adoecer, o

prazo para pagamento à contratada permanece o mesmo: até o 5º dia útil após

a devida apresentação da fatura.

O que fazer? Nesse caso, algum outro servidor poderá atestar a fatura.

Desde que, inclua no processo de pagamento a justificativa para tal

excepcionalidade. Deverá em sua justificativa esclarecer que „Fulano de Tal

Gente Fina‟, que atua como Fiscal Titular, está gozando férias; e „Beltrano de

Tal Gente Boa‟, seu substituto, está em licença médica.

Vale destacar que esta situação deve ser „extraordinária‟, uma vez que

todas as ausências programadas devem ser acordadas entre o fiscal titular e

seu substituto, para que não haja concomitância em seus afastamentos.

A Lei nº 8.212/1991, parágrafos 3º e 4º alterados pela Lei nº 9.032/1995

registra que o Órgão Contratante só deixa de se responsabilizar por

inadimplência previdenciária quando no ato da quitação da Fatura estiver

presente a comprovação do recolhimento das contribuições incidentes sobre a

remuneração dos trabalhadores vinculados ao contrato.



Daí a importância de se anexar às Faturas, cópias autenticadas da guia

de recolhimento quitada - GPS, da respectiva FOLHA DE PAGAMENTO e do

arquivo SEFIP constando os nomes dos funcionários da empresa, atrelados ao

contrato.

Valorizando ainda mais esse assunto, a IN 2/2008 em seu Art. 36, § 1º

acrescenta que quando o serviço for continuado e com utilização de mão de

obra, diretamente envolvida na execução, toda Fatura deverá ser

obrigatoriamente acompanhada dos comprovantes de cumprimento das

obrigações, correspondentes ao mês anterior à prestação do serviço, que são:

-pagamento da remuneração-(assinados pelos funcionários);

-pagamento das contribuições sociais, compatível com os empregados

atrelados ao contrato, nominalmente identificados - SEFIP, GFIP/FGTS e

GPS.

Ainda que o serviço tenha sido prestado satisfatoriamente e a fatura

esteja correta; se desacompanhada dos anexos citados, o fiscal não deve

recebê-la, principalmente porque nessas condições não poderá ser quitada e

também para evitar que inicie a contagem do prazo para o pagamento.

Caso o fiscal só tenha observado a falta dos anexos após o recebimento,

é prudente a devolução formal da Fatura solicitando o atendimento das

pendências e informando que o prazo para o pagamento só será contado a

partir da apresentação correta.

Em se tratando de primeira fatura, seja após início do contrato ou

acréscimo, além do check-list o Fiscal deve observar se o valor cobrado

corresponde ao período de execução, pois nem sempre o serviço é iniciado na

data autorização formal - OS.

Nesse caso, em particular, não cabe a exigência dos anexos, por se tratar

de comprovantes, de cumprimento de encargos correspondentes à última nota

fiscal paga pela Administração e em sendo a primeira, obviamente, não houve

obrigação anterior, gerada pelo contrato.



Após a conferência da Nota Fiscal e dos documentos complementares, o

Fiscal do Contrato deve elaborar a solicitação de pagamento, constando

numeração, especificação dos serviços, descontos e valores, registro de data,

carimbo com a indicação “Fiscal do Contrato” e assinatura do mesmo.

Sugestão para carimbos

Na instrução do processo, as peças deverão ser organizadas obedecendo

a uma seqüência, lógica conforme segue:

1. Solicitação de pagamento (Anexo IX),

2. Nota de Empenho,

3. Comprovantes de regularidade fiscal da empresa,

4. Documentos complementares,

5. Nota Fiscal.



SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO



Especificações:

Nesse campo deve constar o nome da empresa contratada, a citação dos

serviços, nome da unidade da AGU usuária dos serviços, mês da execução,

número do contrato, nota fiscal e os descontos.

Deduções:

Impostos que deverão incidir sobre o valor bruto da Nota Fiscal/Fatura:

IR, CSLL, PIS, COFINS

9,45% - serviços sem utilização de material,

5,85% - serviços com utilização de material,

OBS.: - Nas Faturas das Empresas de Reprografia, optante pelo

SIMPLES, não haverá essa retenção.

-Nas Faturas e/ou Nota de Cobrança de contratos de locação

de imóvel, celebrado com Pessoa Física, os descontos terão

como referência a tabela do Imposto de Renda.

ISS

___% aplicado sobre o valor bruto da Fatura, esse percentual é definido

pelo município onde o serviço está sendo prestado.

Imposto que incidirão sobre base de cálculo própria

INSS

11% - a base de cálculo para esse desconto será a diferença, entre o

valor da Fatura e o total dos auxílios, alimentação transporte e/ou creche,

se informados no corpo da Nota, caso não conste, incidirá sobre o valor

bruto da mesma.

Importância correspondente à parte do serviço não executada

Se for o caso, com anuência formal da Empresa, o fiscal identifica esse

valor na planilha de composição dos custos do serviço que compõe a proposta

de preço da empresa.



Documentos complementares:

Alguns deverão ser fornecidos, obrigatoriamente, pela empresa

contratada, outros providenciados pelo fiscal do contrato por dependerem dos

resultados da prestação do serviço que acompanhou durante todo o mês. São

eles:

-GFIP, SEFIP, GPS, Folha de pagamento, comprovante de pagamento de

salários, dos auxílios alimentação e transporte, justificativas em caso de

substituição de terceirizado; declarações e GRU para os serviços de telefonia,

demonstrativos de tiragem de cópias, justificativa de cópias excedentes,

controle de veículo locado, relatório de vistoria para os serviços de manutenção

de equipamentos; dentre outros.

-DOCUMENTOS PROVIDENCIADOS PELA EMPRESA E APRESENTADOS JUNTO a

FATURA:

SEFIP



GFIP



GPS



FOLHA DE PAGAMENTO



COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE SALÁRIO



COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO

COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE AUXÍLIO TRANSPORTE



NOTA FISCAL



DOCUMENTOS PROVIDENCIADOS PELO FISCAL DO CONTRATO:

DECLARAÇÃO DE QUE O SERVIÇO FOI UTILIZADO POR INTERESSE DA

UNIDADE



RECOLHIMENTO CORESPONDENTE AO USO DO SERVIÇO POR INTERESSE

PARTICULAR.



CONTROLE DE TIRAGEM DE CÓPIAS



CONTROLE DE VEÍCULO LOCADO

RELATÓRIO DE VISTORIA



EMPENHO

COMPROVANTE DE REGULARIDADE FISCAL DA EMPRESA



REFERÊNCIAS, PARA CÁLCULO/ENQUADRAMENTO DOS IMPOSTOS



§ 3º O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente

atestada pela Administração, não deverá ser superior a 5 (cinco)

dias úteis, contados da data de sua apresentação, na

inexistência de outra regra contratual.

§ 4º Na inexistência de outra regra contratual, quando da ocorrência de

eventuais atrasos de pagamento provocados exclusivamente pela

Administração, o valor devido deverá ser acrescido de atualização financeira, e

sua apuração se fará desde a data de seu vencimento até a data do efetivo

pagamento, em que os juros de mora serão calculados à taxa de 0,5% (meio

por cento) ao mês, ou 6% (seis por cento) ao ano, mediante aplicação das

seguintes formulas:

§ 5º Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso,

os autos devem ser instruídos com as justificativas e motivos, e ser submetidos

à apreciação da autoridade superior competente, que adotará as providências

para verificar se é ou não caso de apuração de responsabilidade, identificação

dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa

18. COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS,

INCORRETAS OU EXPIRADAS?

Nunca é demais lembrar que o fiscal não deve receber as faturas

incompletas, incorretas ou com prazo de validade expirado. E caso tenham sido

recebidas indevidamente pelo protocolo, o fiscal deve devolvê-la de imediato à

contratada, justificando-se por escrito o motivo da devolução.

Ao devolver a Nota Fiscal, é interessante anexar uma cópia do check list

para atesto (Anexo V), preenchido com a indicação dos documentos ausentes.



O documento de devolução deve conter um parágrafo esclarecendo que o

prazo para pagamento só irá iniciar após as correções ou o suprimento dos

documentos ausentes.



19. COMO GLOSAR FATURAS?

Ao constatar que o serviço não foi executado integralmente, o Fiscal do

Contrato, deve comunicar à empresa que a fatura correspondente ao mês em

que houve a falha não deverá ser emitida no valor mensal completo, e sim, na

importância equivalente à parcela executada.

Vale destacar que se um posto de serviço ficou descoberto e o Fiscal não

solicitou da empresa, a devida substituição, cabe faturamento integral.

Alguns casos em que não se deve pagar o valor mensal completo:

-Falta de terceirizado, se comprovado que o pedido da substituição foi recebido

pela empresa;

-Falta de conserto em equipamentos, se comprovado que o chamado de

assistência foi recebido pela empresa;

-Falta de tonner;

-Falta de combustível;

Se por algum motivo o Fiscal deixou de informar o valor proporcional ao

serviço prestado e a empresa, por sua vez, emitiu a fatura no valor integral, o

fiscal considerando que os impostos incidirão sobre o valor da Fatura, deve, por

escrito, indagar a empresa quanto a sua conveniência em resolver a questão,

disponibilizando as seguintes opções:

1. desconto dos dias em que os serviços deixaram de ser prestados;

2. substituição da fatura por outra no valor exato;

3. pagamento do valor cheio, para desconto da falta, através de Guia de

Recolhimento da União-GRU.




MANUTENÇÃO DE ELEVADORES?

Da mesma forma que os contratos de

reprografia, com o passar dos anos e com as

experiências negativas, os contratos de

manutenção de elevadores foram se adaptando

às necessidades da AGU.

Por isso, ao compararmos tais contratos,

poderemos perceber que são variáveis os

prazos e os requisitos.

Vejamos os principais pontos, para os quais os fiscais devem estar cada

vez mais atentos:




MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO?

Esse tipo de serviço requer atenção maior nos

prazos definidos para as vistorias e manutenções,

pois possibilita a cobrança antes do serviço ter sido

prestado, principalmente as preventivas, uma vez

que para esse tipo de manutenção o contrato

disponibiliza vencimentos maiores, normalmente

três e/ou seis meses.

Recomenda-se também que o técnico, quando das visitas para

assistência de qualquer natureza, esteja sempre acompanhado pelo fiscal do

contrato.

É importante frisar que, em se tratando de manutenção corretiva, o único

item que não será cobrado da empresa é o compressor.



22. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE

TERCEIRIZAM MÃO-DE-OBRA?

Como se não bastassem as ocorrências no âmbito

trabalhista, há dificuldades freqüentes nas

substituições por ausências não programadas.

Normalmente atrasam ou deixam de providenciar

a contento, alegando que a solicitação foi dirigida

sem tempo suficiente para munir o posto com



outro funcionário.

Recomenda-se que o Fiscal confira o modo indicado no exato contrato a

que o terceirizado se vincula, devendo agir com razoabilidade ao solicitar as

providências da empresa, pois ainda dispomos de contratos que trata de

substituição de forma imprecisa. Vejamos alguns deles:

k) exercer controle sobre a assiduidade e a pontualidade de seus empregados, substituindo qualquer empregado no caso de falta, ausência legal ou férias, de maneira que não prejudique o andamento e a boa execução dos serviços;

Outro problema é que na grande maioria as empresa descumprem o

contrato na entrega dos uniformes. Providenciam peças padronizadas para

todas as categorias, quantidades em desacordo com o contrato, dentre outros.

Já nos deparamos com empresa que forneceu à copeira um traje próprio para o

servente de limpeza, e grande foi o dilema para resolver, pois a justificativa é

que já dispunha de grande quantidade em estoque.

Outras entendem que podem fracionar a entrega, mesmo o contrato

indicando fornecimento anual com entrega completa no início do serviço.



4.1 fornecer uniformes de acordo com o clima da região e com o disposto no respectivo Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho;

23. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS

ALUGAM IMÓVEIS?

Nas locações de imóveis considera-se início

do serviço a data do recebimento formal das

chaves. Sugere-se que seja mediante recibo e que

o Fiscal atente para o valor do aluguel constante da

primeira nota de cobrança, lembrando que o

compromisso referente à importância devida nem

sempre se origina no dia da assinatura do contrato

Ainda sobre o valor do aluguel outro destaque são as cobranças após

reajustes firmados em data posterior ao início de mês. Temos visto cobrança do

valor cheio reajustado, quando os dias anteriores à celebração do Aditivo

deverão ser calculados no valor anterior ao reajuste, ou seja, o novo só é

devido a partir da data de assinatura do Termo Aditivo.



24. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E

REFORMAS?

A falha mais comum nos contratos de serviços de

engenharia é o descumprimento dos prazos de

execução. Pela freqüência, esse fato indica a

necessidade de acompanhamento mais intenso

na evolução da obra, utilizando como referência

o cronograma e as especificações do serviço

contratado.

Considerando as características do serviço,

outra proposta é uma análise prévia mais detida, das particularidades da

contratação, pelos especialistas envolvidos, com definição de prazos mais

adequados.

Outro alerta é sobre serviço ou compra de material, alheios à planilha de

quantitativos e custos. Ainda que de pequeno valor monetário e de grande

importância no aspecto funcional, não deverão ser realizados sem a

autorização da Unidade Regional.

25. COMO EVITAR DESVIO DE FUNÇÃO E VÍNCULO DE

SUBORDINAÇÃO DIRETA?

Além dos pontos já elencados é

impreterível considerar a descrição das

tarefas de cada categoria indicada nos

contratos, não permitindo que os

terceirizados desenvolvam atividades que

possam caracterizar desvio de função.



O Fiscal deve estar atento às atribuições de cada profissão no contrato e,

caso tenha dúvidas sobre a possibilidade de o funcionário realizar ou não

determinada tarefa, poderá ainda basear-se na Classificação Brasileira de

Ocupações – CBO, que está disponível no site do Ministério do Trabalho e

Emprego – TEM.

A adoção dessas medidas em muito contribuirá para prevenir incidentes.

E, em acontecendo, ficará mais fácil solucioná-los.

Vejamos a seguir o site www.mtecbo.gov.br

http://www.mtecbo.gov.br/



Não compete aos FISCAIS dar ordens, instruções ou repreender os

funcionários terceirizados. Jamais poderão a eles atribuir tarefas particulares,

nem com eles discutir ou conflitar. Eventuais queixas serão levadas ao

(PREPOSTO) representante da empresa contratada, inclusive a solicitação de

capacitação se assim o entender.

A adoção dessas medidas em muito contribuirá para prevenir incidentes.

E, em acontecendo, ficará mais fácil solucioná-los.

Além disso, encontram-se transcritos abaixo os itens 3.1 ao 3.4 da IN nº

02/2008 que tratam do acompanhamento diário que deve ser realizado pelo

FISCAL:

3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços

devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma



eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados

terceirizados.

3.4 Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço

como a negociação de folgas ou a compensação de jornada, sem a

interveniência do preposto da empresa.

As indicações de forma geral,devem ser evitadas, para não caracterizar

os vínculos de pessoalidade e subordinação, sendo absolutamente contra-

indicado a colocação de parentes de servidores da Instituição.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Caros Parceiros,

Chegamos ao final de uma jornada de três

dias, após apresentações, discussões, reflexões e

troca de experiências onde esperamos que tenha

sido possível construirmos um novo conceito de

fiscal de contrato, baseado no compromisso com o

interesse público, com respeito ao contribuinte e a

sociedade de forma mais ampla, uma vez que ela

deve ser a grande beneficiada de todos os atos

públicos.

Ser fiscal de contrato é se comprometer com a aplicação adequada dos

recursos públicos, recursos esses que são os mesmos que estão na educação

na saúde e na assistência social. É comprometimento com a qualidade dos

serviços que estão sendo prestados para romper definitivamente com a

herança cultural de que o serviço público não exige não cobra e „não presta‟.



Pretendemos criar um novo conceito de fiscal que possa contribuir com o

resgate da imagem do servidor e do serviço público, tão desgastados pelas

práticas clientelistas do passado.

Juntos, poderemos realizar um trabalho voltado à conquista da excelência

na gestão de contratos, demonstrando que a administração pública pode ser

eficiente e inovadora.

Faremos um trabalho de parceria no qual a sua participação será

fundamental não apenas para o controle e acompanhamento da gestão dos

contratos, mais também na programação e no planejamento de novas

contratações.

Estamos todos juntos, apostando em uma nova modelagem para a gestão

de contratos que seja capaz de assegurar novos níveis de qualidade na

prestação dos serviços, ao mesmo tempo em que resguarde a União de ser

judicialmente forçada a garantir os direitos trabalhistas de responsabilidade da

empresa privada.

"A História tem demonstrado que os mais notáveis vencedores normalmente encontraram obstáculos dolorosos antes de triunfarem. Eles venceram porque se recusaram a se tornarem desencorajados por suas derrotas." --B. C. Forbes

FIM



ANEXO I – MODELO DE SEP



ANEXO II – MODELO DE OFÍCIO QUE ENCAMINHA A SEP



ANEXO III – MODELO SEP POR E-MAIL

ANEXO IV – MODELO DE CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS

ANEXO V – MODELO DE CHECK LIST PARA ATESTO DE FATURAS



ANEXO VI – MODELO DE MAPA DE CONTROLE DE CÓPIAS REPROGRÁFICAS



ANEXO VII – MODELOS DE RELATÓRIOS DE FISCALIZAÇÃO



ANEXO VIII – MODELOS DE CONTROLE DE FROTA



ANEXO IX – FOLHA DE ROSTO PARA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO



LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA LEI 8.666/93

Seção IV Da Execução dos Contratos

Art. 66. O contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas avençadas e as normas desta Lei, respondendo cada uma pelas conseqüências de sua inexecução total ou parcial.

Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

§ 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.

§ 2o As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.

Art. 68. O contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato.

Art. 69. O contratado é obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados.

Art. 70. O contratado é responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do contrato, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento pelo órgão interessado.

Art. 71. O contratado é responsável pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato.

§ 1o A inadimplência do contratado, com referência aos encargos trabalhistas, fiscais e comerciais não transfere à Administração Pública a responsabilidade por seu pagamento, nem poderá onerar o objeto do contrato ou restringir a regularização e o uso das obras e edificações, inclusive perante o Registro de Imóveis. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)

§ 2o A Administração Pública responde solidariamente com o contratado pelos encargos previdenciários resultantes da execução do contrato, nos




termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)

§ 3º (Vetado). (Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)

Art. 72. O contratado, na execução do contrato, sem prejuízo das responsabilidades contratuais e legais, poderá subcontratar partes da obra, serviço ou fornecimento, até o limite admitido, em cada caso, pela Administração.

Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto será recebido:

I - em se tratando de obras e serviços:

a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado;

b) definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;

II - em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:

a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação;

b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação.

§ 1o Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.

§ 2o O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da obra ou do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.

§ 3o O prazo a que se refere a alínea "b" do inciso I deste artigo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados e previstos no edital.

§ 4o Na hipótese de o termo circunstanciado ou a verificação a que se refere este artigo não serem, respectivamente, lavrado ou procedida dentro

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8212cons.htm#art31..



http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/Mensagem_Veto/anterior_98/Vep436-L8883-94.pdf

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8883.htm#art71§3



dos prazos fixados, reputar-se-ão como realizados, desde que comunicados à Administração nos 15 (quinze) dias anteriores à exaustão dos mesmos.

Art. 74. Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes casos:

I - gêneros perecíveis e alimentação preparada;

II - serviços profissionais;

III - obras e serviços de valor até o previsto no art. 23, inciso II, alínea "a", desta Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.

Parágrafo único. Nos casos deste artigo, o recebimento será feito mediante recibo.

Art. 75. Salvo disposições em contrário constantes do edital, do convite ou de ato normativo, os ensaios, testes e demais provas exigidos por normas técnicas oficiais para a boa execução do objeto do contrato correm por conta do contratado.

Art. 76. A Administração rejeitará, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o contrato.

LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE

2008

DO ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS

Art. 31. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante da Administração, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97.

Parágrafo único. Além das disposições previstas neste capítulo, a fiscalização contratual dos serviços continuados deverá seguir o disposto no anexo IV desta IN.

Art. 32. Em serviços de natureza intelectual, após a assinatura do contrato, o órgão ou entidade contratante deve promover reunião inicial, devidamente registrada em Ata, para dar início execução do serviço, com o



esclarecimento das obrigações contratuais, em que estejam presentes os técnicos responsáveis pela elaboração do termo de referência ou projeto básico, o fiscal ou gestor do contrato, os técnicos da área requisitante, o preposto da empresa e os gerentes das áreas que executarão os serviços contratados.

Parágrafo único. O órgão ou entidade contratante deverá estabelecer ainda reuniões periódicas, de modo a garantir a qualidade da execução e o domínio dos resultados e processos já desenvolvidos por parte do corpo técnico do órgão contratante.

Art. 33. A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base no Acordo de Níveis de Serviço, quando houver, previamente definido no ato convocatório e pactuado pelas partes.

§ 1º O prestador do serviço poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo órgão ou entidade, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.

§ 2º O órgão contratante deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para corrigir ou aplicar sanções quando verificar um viés contínuo de desconformidade da prestação do serviço à qualidade exigida.

Art. 34. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

I – os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;

II - os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas;

III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;

IV - a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;

V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e

VI - a satisfação do público usuário.

§ 1º O fiscal ou gestor do contrato ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na



execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do artigo 65 da Lei nº 8.666, de 1993.

§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.

§ 3º O representante da Administração deverá promover o registro das ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.

§ 4º O descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas pela contratada, sobretudo quanto às obrigações e encargos sociais e trabalhistas, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei nº 8.666, de 1993.

§ 5º Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais nas contratações continuadas com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, exigir-se-á, dentre outras, as seguintes comprovações:

I - no caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis Trabalhistas:

a) recolhimento da contribuição previdenciária estabelecida para o empregador e de seus empregados, conforme dispõe o artigo 195, § 3o da Constituição federal, sob pena de rescisão contratual;

b) recolhimento do FGTS, referente ao mês anterior;

c) pagamento de salários no prazo previsto em Lei, referente ao mês anterior;

d) fornecimento de vale transporte e auxílio alimentação quando cabível;

e) pagamento do 13º salário;

f) concessão de férias e correspondente pagamento do adicional de férias, na forma da Lei;



g) realização de exames admissionais e demissionais e periódicos, quando for o caso;

h)eventuais cursos de treinamento e reciclagem;

i) encaminhamento das informações trabalhistas exigidas pela legislação, tais como: a RAIS e a CAGED;

j) cumprimento das obrigações contidas em convenção coletiva, acordo coletivo ou sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho; e

k) cumprimento das demais obrigações dispostas na CLT em relação aos empregados vinculados ao contrato.

II - No caso de cooperativas:

a) recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado;

b) recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da Cooperativa;

c) comprovante de distribuição de sobras e produção;

d) comprovante da aplicação do FATES – Fundo Assistência Técnica Educacional e Social;

e) comprovante da aplicação em Fundo de reserva;

f) comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e férias; e

g) eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as sociedades cooperativas.

III - No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público – OSCIP‟s e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações.

Art. 35. Quando da rescisão contratual nas contratações de que trata o artigo anterior, o fiscal deve verificar o pagamento pela contratada das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho.



Parágrafo único. Até que a contratada comprove o disposto no caput, o órgão ou entidade contratante deverá reter a garantia prestada.

DO PAGAMENTO

Art. 36. O pagamento deverá ser efetuado mediante a apresentação de Nota Fiscal ou da Fatura pela contratada, devidamente atestadas pela Administração, conforme disposto nos art. 73 da Lei nº 8.666, de 1993, observado o disposto no art. 35 desta Instrução Normativa e os seguintes procedimentos:

§ 1º A Nota Fiscal ou Fatura deverá ser obrigatoriamente acompanhada das seguintes comprovações:

I - do pagamento da remuneração e das contribuições sociais (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Previdência Social), correspondentes ao mês da última nota fiscal ou fatura vencida, compatível com os empregados vinculados à execução contratual, nominalmente identificados, na forma do § 4º do Art. 31 da Lei nº 9.032, de 28 de abril de 1995, quando se tratar de mão-de-obra diretamente envolvida na execução dos serviços na contratação de serviços continuados;

II - da regularidade fiscal, constatada através de consulta "on-line" ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, ou na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou à documentação mencionada no art. 29 da Lei 8.666/93; e

III - do cumprimento das obrigações trabalhistas, correspondentes à última nota fiscal ou fatura que tenha sido paga pela Administração.

§ 2º O descumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e as relativas ao FGTS ensejará o pagamento em juízo dos valores em débito, sem prejuízo das sanções cabíveis.

§ 3º O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente atestada pela Administração, não deverá ser superior a 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua apresentação, na inexistência de outra regra contratual.

§ 4º Na inexistência de outra regra contratual, quando da ocorrência de eventuais atrasos de pagamento provocados exclusivamente pela Administração, o valor devido deverá ser acrescido de atualização financeira, e sua apuração se fará desde a data de seu vencimento até a data do efetivo pagamento, em que os juros de mora serão calculados à taxa de 0,5% (meio por cento) ao mês, ou 6% (seis por cento) ao ano, mediante aplicação das seguintes formulas:



I=(TX/100)

365

EM = I x N x VP, onde:

I = Índice de atualização financeira;

TX = Percentual da taxa de juros de mora anual;

EM = Encargos moratórios;

N = Número de dias entre a data prevista para o pagamento e a do efetivo pagamento;

VP = Valor da parcela em atraso.

§ 5º Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso, os autos devem ser instruídos com as justificativas e motivos, e ser submetidos à apreciação da autoridade superior competente, que adotará as providências para verificar se é ou não caso de apuração de responsabilidade, identificação dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa



LEGISLAÇÃO – ANEXO IV DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 2008

ANEXO IV

Guia de Fiscalização dos Contratos de Terceirização

1. Fiscalização inicial (no momento em que a terceirização é iniciada)

1.1 Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão, divididos por contrato, com as seguintes informações: nome completo, número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências, horas extras trabalhadas.

1.2 Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Atenção especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos contratos de trabalho.

1.3 O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato administrativo.

1.4 O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral é a do SEAC-Sindiserviços.

1.5 Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito).

1.6 Verificar a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).

2. Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura)

2.1 Elaborar planilha-mensal que conterá os seguintes campos: nome completo do empregado, função exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, férias, licenças, faltas, ocorrências.



2.2 Verificar na planilha-mensal o número de dias e horas trabalhados efetivamente. Exigir que a empresa apresente cópias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrônico ou meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura.

2.3 Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação dos empregados.

2.4 Realizar a retenção da contribuição previdenciária (11% do valor da fatura) e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço.

2.5 Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos:

a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP);

b) cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;

c) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);

d) cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).

2.6 Exigir da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de:

a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP);

b) cópia do Comprovante de Declaração à Previdência;

c) cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;

d) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);

e) cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).

2.7 Consultar a situação da empresa junto ao SICAF.

2.8 Exigir a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade.



3. Fiscalização diária

3.1 Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal.

3.2 Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de jornada.

3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados.

3.4 Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador.

4. Fiscalização especial

4.1 Observar qual é a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato em caso de reajuste salarial).

4.2 Controle de férias e licenças dos empregados na planilha-resumo.

4.3 A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentária).

manual de contratos adm.pdf

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