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UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

MANUAL DE ELABORAÇÃO E MODIFICAÇÃO DE CONTRATOS COM

FUNDAÇÃO DE APOIO

*Atualizado em Fevereiro/2016

DCC - Departamento de Contratos e Convênios

MANUAL DE CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO

GESTÃO 2016/2020

Reitor da UFES REINALDO CENTODUCATTE

Vice-Reitor da UFES ETHEL LEONOR NOIA MACIEL

Pró-Reitor de Administração da UFES TEREZA CRISTINA JANES CARNEIRO

Diretor do Departamento de Contratos e Convênios da UFES HÉLCIO FERREIRA PINTO

Equipe do Departamento de Contratos e Convênios da UFES:

Alan Werlen Souza [email protected]

Anna Paula Mattos Peruch Antonio [email protected]

Caroline Sueyd Costa de Carvalho [email protected]

Diane Rodrigues Dias de Macedo [email protected]

Eduardo Cruz da Silva

Eliandra Claudino de Jesus

Fábio dos Santos Cordeiro

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Jazan Mageski Alves

Joceli Javarini

Waykson Cerqueira

Jucilene Aparecida Victor

Luzimar Elias Dalflor

Liliam Gomes Moura

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Margarete Gonçalves de Souza [email protected]

Michelle Jantorno [email protected]

mailto:[email protected]












Sumário

APRESENTAÇÃO.......................................................................................................................................... 4

1 - OS PROJETOS ELEGÍVEIS ........................................................................................................................ 5

2 - A ESTRUTURA FORMAL DE APRESENTAÇÃO DO PROJETO ................................................................... 7

3 - A TRAMITAÇÃO E INSTRUÇÃO DO PROCESSO QUE OBJETIVA A CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO ......................................................................................................................................................... 9

4 - PROCEDIMENTO PARA MODIFICAÇÃO E ADITAMENTO DOS CONTRATOS COM FUNDAÇÃO .......... 13

4.1 - A PRORROGAÇÃO DO CONTRATO ................................................................................................... 13

4.2 - MODIFICAÇÃO DA PLANILHA ORÇAMENTÁRIA COM AUMENTO OU DIMINUIÇÃO DO VALOR TOTAL DO CONTRATO .............................................................................................................................. 16

4.3 - AS SUBSTITUIÇÕES DE FISCAL, COORDENADOR E ORDENADOR ..................................................... 19

ANEXO I .................................................................................................................................................... 21

MODELO DE PROJETO BÁSICO ................................................................................................................. 21

PLANILHA DE RECEITAS E DESPESAS ........................................................................................................ 24

ANEXO II - CADASTRO PARA ACESSO DE OPERADOR ............................................................................... 26

ANEXO III .................................................................................................................................................. 27

PROCEDIMENTOS PARA LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS E RECIBOS NO SICON ................................. 27



c

APRESENTAÇÃO

O objetivo deste manual é fornecer orientações aos coordenadores e fiscais de projetos

apoiados por Fundação de Apoio, mais especificamente no que diz respeito aos trâmites

necessários para a formalização ou celebração de contratos.

Neste manual serão explicitados os conteúdos mínimos do projeto cujo apoio que se pretende

contrata à Fundação, os documentos necessários para instruir a contratação de Fundação, as

etapas para sua aprovação e a formalização ou celebração. Também são abordados os

principais tipos de modificações que podem ser necessários nos contrato durante a sua

execução (prorrogação, replanilhamento, mudança de valor, mudança de gestor do contrato,

etc.) e apresentado como são efetuadas tais modificações.

Todas as informações contidas neste manual seguem as orientações e as normas gerais

internas desta universidade e os ditames da legislação correlata vigente e constam do

presente manual - em forma de anexos - modelos de documentos indispensáveis à tramitação

dos processos na Universidade.

Espera-se, por meio do presente manual contribui para a disseminação de conhecimentos na

Universidade e para disponibilizar um conjunto de informações úteis para a implementação

dos trabalhos do Gestor e Fiscal dos contratos com Fundação de Apoio, principalmente

esclarecendo as dúvidas daqueles que pela primeira vez se dedicam a tais atividades.



1 - OS PROJETOS ELEGÍVEIS

Para que um projeto possa ser objeto de um contrato de apoio a ser prestado por uma Fundação ele deve se enquadrar em uma das categorias abaixo:

a) projeto de pesquisa,

b) projeto de ensino,

c) projeto de extensão, d) projeto de desenvolvimento institucional, e) projeto de desenvolvimento científico, tecnológico e estímulo à inovação.

Além de nomina taxativamente as possibilidade de parceira entre Universidade e Fundação aos casos listados acima, o Artigo 1° da Lei 8958/94 em seus parágrafos 1° a 3° estabelece as seguintes limitações aos projetos que podem se enquadra como sendo de desenvolvimento institucional:

§ 2º Para os fins do que dispõe esta Lei, entendem-se por desenvolvimento institucional os programas, projetos, atividades e operações especiais, inclusive de natureza infraestrutural, material e laboratorial, que levem à melhoria mensurável das condições das IFES e demais ICTs, para cumprimento eficiente e eficaz de sua missão, conforme descrita no plano de desenvolvimento institucional, vedada, em qualquer caso, a contratação de objetos genéricos, desvinculados de projetos específicos. § 2º A atuação da fundação de apoio em projetos de desenvolvimento institucional para melhoria de infraestrutura limitar-se-á às obras laboratoriais e à aquisição de materiais, equipamentos e outros insumos diretamente relacionados às atividades de inovação e pesquisa científica e tecnológica. § 3º É vedado o enquadramento no conceito de desenvolvimento institucional, quando financiadas com recursos repassados pelas IFES e demais ICTs às fundações de apoio, de: I - atividades como manutenção predial ou infraestrutural, conservação, limpeza, vigilância, reparos, copeiragem, recepção, secretariado, serviços administrativos na área de informática, gráficos, reprográficos e de telefonia e demais atividades administrativas de rotina, bem como as respectivas expansões vegetativas, inclusive por meio do aumento no número total de pessoal; e II - outras tarefas que não estejam objetivamente definidas no Plano de Desenvolvimento Institucional da instituição apoiada.

Para que possa ser considerado como um projeto elegível, é necessário também que estejam presentes, no mínimo, as seguintes características: a) Não se refira ao atendimento de uma necessidade que tenha caráter permanente;

b) Seja finito no tempo por sua natureza e não porque tenha a sua descontinuação já

programada;



c) Ao final da execução tenha como produto um objeto mensurável, a ser alcançado por

meio de metas igualmente mensuráveis e passíveis de avaliação;

d) Constitua-se de um conjunto de ações em que todas elas apontam para a consecução

de um objeto único, claramente definido e mensurável.

Além de vedar prestação de serviços de duração indeterminada, a lei veda também a formação de contratos com fundação de apoio que pela prorrogação de prazo de finalização ou pela reapresentação reiterada, assim se configurem.

Os projetos de pesquisa, ensino, extensão, inovação e de desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e de prestação de serviços tecnológicos para serem desenvolvidos em parcerias com uma fundação de apoio devem se submeter às seguintes instâncias decisórias e de controle:

a. aprovação pelo Departamento e Conselho Departamental do respectivo Centro ou aprovação pelos respectivos titulares dos órgãos quando originados nas Pró-reitorias, nas Secretarias e nos órgãos suplementares da UFES, expresso por meio de extrato de ata ou simples despacho no processo.

b. registro na Pró-Reitoria pertinente, expresso por meio de comprovante de registro;

c. manifestação favorável da Pró-Reitoria pertinente, expressa no documento denominado Justificativa de interesse institucional;

d. declaração de inexistência de impedimentos jurídicos, expresso por meio de Parecer

emitido pela Procuradoria Federal;

e. aprovação do Departamento de Contratos e Convênios quanto à instrução do processo, expressa por meio de publicação de Ato de Dispensa de Licitação expedido pelo Diretor do DCC e ratificado pelo Magnífico Reitor;

f. realização do empenho, expresso por meio de nota de empenho emitida pelo Departamento de Contabilidade e Finanças após autorizado pela Pró-Reitoria de Administração e realizadas as providências cabíveis pela Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional;



e

2 - A ESTRUTURA FORMAL DE APRESENTAÇÃO DO PROJETO Para cada projeto deverá ser elaborado um projeto básico de contratação de Fundação de Apoio, que não se confunde nem com o projeto pedagógico nem ou com a fundamentação teórica do projeto. Para tanto, poderá ser utilizado o modelo contido no Anexo I, ou outo equivalente que contenha, no mínimo, seguintes elementos:

TÍTULO DO PROJETO;

NÚMERO DO PROCESSO;

UNIDADE ACADÊMICA/ÓRGÃO A QUE SE VINCULA O PROJETO;

DESCRIÇÃO E JUSTIFICATIVA DO PROJETO;

RESULTADOS ESPERADOS DA IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO;

INDICADORES A SER UTILIZADOS PARA MENSURAR O RESULTADO ESPERADO;

METAS DO PROJETO;

INDICADORES QUANTITATIVOS PARA MENSURAR A REALIZAÇÃO DAS METAS;

NOME, LOTAÇÃO, MATRÍCULA, CPF, RAMAL, CELULAR E E-MAIL DA COORDENAÇÃO DO PROJETO, DO GESTOR DO CONTRATO, DO FISCAL E DO ORDENADOR DE DESPESAS DO CONTRATO;

ENQUADRAMENTO DO PROJETO SEGUNDO A LEI 8958/94;

NOME E CGC DA FUNDAÇÃO A SER CONTRATADA;

VALOR ESTIMADO PARA O CUSTO OPERACIONAL DA FUNDAÇÃO DE APOIO;

JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DA FUNDAÇÃO CONTRATADA;

PRAZO DE VIGÊNCIA PREVISTO PARA O CONTRATO COM A FUNDAÇÃO DE APOIO;

TAREFAS A SEREM EXECUTADAS PELA FUNDAÇÃO A SER CONTRATADA;

RECURSOS TECNOLÓGICOS E INFRAESTRUTURAIS DA UFES A SEREM UTILIZADOS;

RESSARCIMENTOS PREVISTOS PARA UFES;

OS CRITÉRIOS UTILIZADOS OU A UTILIZAR PARA SELECIONAR OS BOLSISTAS;



OS CRITÉRIOS UTILIZADOS PARA DEFINIR O VALOR DAS BOLSAS;

DECLARAÇÃO DE ATENDIMENTO DO PERCENTUAL MÍNIMO DE 2/3 DE PESSOAL

VINCULADO À UFES;

DECLARAÇÃO DE ATENDIMENTO A LEGISLAÇÃO ANTINEPOTISMO;

VALOR TOTAL E FONTE DOS RECURSOS FINANCEIROS;

CRONOGRAMA FÍSICO E FINANCEIRO DE EXECUÇÃO;

LISTA DE SERVIDORES PARTICIPANTES E VALORES A SEREM RECEBIDOS;

PAGAMENTOS PREVISTOS A OUTRAS PESSOAS FÍSICA E JURÍDICA POR PRESTAÇÃO DE

SERVIÇO;

PLANIHA ORÇAMENTÁRIA E DETALHAMENTO DOS CÁLCULOS DAS DEMAIS DESPESAS

PREVISTAS PARA O PROJETO.



3 - A TRAMITAÇÃO E INSTRUÇÃO DO PROCESSO QUE OBJETIVA A CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO

Após a elaboração do projeto básico, para iniciar o procedimento de contratação de fundação de apoio, o Coordenador do Projeto deve: a) Abrir um processo e encaminha-lo o para aprovação pelo Departamento; b) Submeter o processo à aprovação do Conselho Departamental do Centro; c) Encaminhar o processo ao DCC contendo:

Projeto Básico de contratação de fundação, conforme estabelecido deste manual;

Comprovação da aprovação do projeto no Departamento a que se vincula o

proponente do projeto;

Extrato da ata de aprovação do projeto no Conselho Departamental;

Justificativa de Interesse Institucional e Registro na Pró-Reitoria pertinente.

Planilha de detalhamento do custo operacional da fundação que será contratada.

Pesquisa de preços de outras fundações.

Caso as verbas arrecadadas no projeto sejam de outra instituição (seja ela de direito público ou privado), deve ser apresentado o documento que indique a origem do recurso.

Autorização para isenção parcial ou total do ressarcimento à UFES 3%, quando

a verba não foi repassada à instituição. Essa modalidade de isenção só pode ser concedida pelo Reitor.

Autorização do Diretor do Centro para isenção parcial ou total do

recolhimento da DEPE (Desenvolvimento, Ensino, Pesquisa e Extensão) de 10%, quando não for repassado o percentual a este órgão.

De posse do processo, o DCC efetua os seguintes encaminhamentos:

a) Examina o processo e se houver necessidade de esclarecimento pelo setor de origem ou faltar algum documento o processo é encaminhado ao Coordenador do Projeto para as providências. Se houver dúvidas com relação ao enquadramento jurídico da contratação o processo é encaminhado à análise jurídica com as ressalvas que suscitaram dúvidas. Se a instrução processual estiver adequada, o processo será encaminhado à análise jurídica sem ressalvas. Nesta etapa são elaboradas pelo DCC as minuta do Ato de Dispensa de Licitação e a minuta do contrato com a Fundação de Apoio;



b) Após análise pela Procuradoria Federal o processo contendo o parecer segue para

conhecimento da Pró-Reitoria de Administração;

c) A Pró-Reitoria de Administração toma conhecimento do Parecer Jurídico e encaminha

o processo ao Departamento de Contratos e Convênios;

d) Recebido no DCC o parecer emitido pela Procuradoria Federal, se existir qualquer

ressalva em razão de ausência de algum documento da instrução processual ou tratar de recomendação cujo cumprimento não seja competência do DCC, o processo é encaminhado para o coordenador a fim de que adote as providências cabíveis. Caso a ressalva trate de impropriedade no ato de ratificação de dispensa ou na minuta do contrato, o próprio DCC procede a correção. Inexistindo qualquer ressalva ou sendo sanadas pelo setor competente, o DCC emite 2 (duas) vias definitivas do “Ato de Dispensa de Licitação e Ratificação”, uma para ficar no processo e outra para ficar no arquivo do DCC, sendo elas assinadas pelo Diretor do DCC e encaminhadas para assinatura do reitor;

e) Após assinatura do Magnífico Reitor, os autos retornam ao DCC para publicação no

Diário Oficial do Ato Dispensa de Licitação;

f) No dia em que ocorrer a efetiva disponibilização da publicação no D.O.U., a publicação é impressa e anexada aos autos, sendo os autos encaminhados para autorização de empenho pelo Pró-Reitor de Administração;

g) Havendo autorização o processo segue para a Pró-Reitoria de Planejamento onde é feito o

destaque orçamentário e em seguida ao Departamento de Contabilidade e Finanças que efetua o empenho e devolve o processo ao DCC;

h) Uma vez emitido o empenho, o DCC emite as certidões de regularidade fiscal,

previdenciária e trabalhista, verifica a validade do credenciamento da Fundação junto ao MEC e MCT e, em seguida, são emitidas 3 (três) vias do contrato e encaminhadas ao Diretor do DCC, que confirmará se a instrução processual está completa e aprovando e autorizando a coleta de assinaturas;

i) Após aprovação pelo Diretor do DCC, os autos são remetidos ao Coordenador do Projeto para que ele assine, providencie a assinatura pelo fiscal e pelo ordenador de despesas das três vias do contrato e remeta para assinatura do responsável pela fundação contratada;

j) Os autos retornam ao DCC, que coleta a assinatura do Magnífico Reitor e publica o extrato do contrato no Diário Oficial da União. Observando que, caso o valor do contrato seja superior a R$ 2 milhões o contrato deve, antes da assinatura pelo Magnífico Reitor, ser aprovado pelo Conselho Universitário;

k) Disponibilizada a publicação no D.O.U., são impressas 3 (três) vias da página de

publicação e anexadas a cada uma das vias do contrato. No Sistema SICON é feito lançamento do cronograma do contrato e vinculado o respectivo fiscal;



l) Uma via do contrato com a publicação é juntada aos autos, a 2ª via é arquivada no

DCC e a 3ª via é enviada para a Fundação de Apoio contratada;

m) O processo segue para a Secretaria Administrativa do DCC que, após digitalizar os

principais documentos do processo e disponibilizar no site www.contratos.ufes.br, despacha os autos para o Coordenador do Projeto para iniciar a execução contratual.

http://www.contratos.ufes.br/

DCC - Departamento de Contratos e Convênios MANUAL DE CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO

ELABORAÇÃO E ASSINATURA DE CONTRATO

CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO

Instrui o Processo

com os documentos pertinentes.

Retifica Instrução

processual

Cumpre

Recomendações

Encerra Projeto

Instrução Correta

Elabora as minutas do contrato e de

dispensa de licitação

Altera Minuta e/ou

encaminha ao Coordenador para adotar

instrução da PF

Emite 2 vias de Dispensa de

licitação, coleta assinaturas e providencia a

publicação no DOU.

Encaminha ao Pró Reitor de Administração

para autorizar empenho

Parecer

Aprovação sem Ressalvas

ELABORAÇÃO E ASSINATURA DO CONTRATO

CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO

Processo encaminhado pelo

DECCON

Análise Pró-

reitor

Não autorizado

Encerra o processo

Destaque Orçamentário

Envia para Empenho

DCF EMITE EMPENHO

Emite 3 vias do Contrato com a

Fundação

Providencia

Publicação no DOU

Encaminha para

Acompanhamento

ACOMPANHAMENTO

Coleta Assinaturas

Analisa a instrução

processual

DCC

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4 - PROCEDIMENTOS PARA MODIFICAÇÃO E ADITAMENTO DOS CONTRATOS COM FUNDAÇÃO

É permitida, durante a execução do contrato a sua modificação, desde que haja a correspondente a modificação dos projetos e desde que sejam observadas as orientações que serão apresentadas na sequência. Dentre, outras o Coordenador ou Fiscal do Projeto podem solicitar as seguintes modificações dos contratos com Fundação de Apoio:

A. Prorrogação do prazo do contrato;

B. Modificação da planilha orçamentária com aumento ou diminuição do valor total;

C. Substituição de Fiscal, Gestor ou Ordenador de Despesas.

Conforme detalhado a seguir, as modificações do contrato referidas nos itens “a” e “b” são efetuadas por meio de termo aditivo e a modificação referida no item “c” tem tramitação simplificada, pois pode ser concretizada por simples apostilamento ao contrato.

Cumpre observar que o objeto do contrato não é passível de modificação.

4.1 - A PRORROGAÇÃO DO CONTRATO

Para a prorrogação da vigência de um contrato firmado com Fundação de Apoio é indispensável que:

.

Após a prorrogação do contrato, sua vigência fique adstrita à vigência do projeto. Logo, se o projeto vencerá em data anterior à que se pretende para o vencimento do contrato, é necessário primeiro comunicar justificadamente a prorrogação do projeto à Pró-Reitoria onde ele se encontra registrado;

O processo seja encaminhado ao Departamento de Contratos e Convênios com a solicitação justificada e, se for o caso, com o projeto devidamente prorrogado;

O pedido de prorrogação devidamente instruído seja encaminhado ao Departamento de

Contratos e Convênios com, no mínimo, 30 dias de antecedência em relação ao vencimento do contato;

Que seja emitido o documento intitulado Termo Aditivo de Prorrogação do Contrato, a

ser providenciado pelo Departamento de Contratos e Convênios;

Que a Procuradoria Federal não identifique impedimento jurídico à prorrogação

contratual;

Que a assinatura Termo Aditivo de Prorrogação do Contrato ocorra antes do encerramento da vigência do contrato que se deseja prorrogar.

O prazo mínimo de 30 dias de antecedência se faz necessário para que o fluxo descrito a seguir seja tempestivamente cumprido: a) Análise do processo e elaboração do Termo de Aditamento: Compreende verificar se a

instrução do processo atende aos requisitos listados acima e emissão da minuta do Termo de Aditamento. Desta etapa pode resultar a necessidade de encaminhamento do processo ao Coordenador do Projeto para completar a instrução. Quando não há a necessidade de devolver o processo ao Coordenador para providências, esta etapa, em média, realiza-se em prazo de 24 a 48;

b) Encaminhamento da minuta para análise pela Procuradoria Federal – A análise jurídica pode demandar até 15 dias a critério da Procuradoria Federal. Usualmente, ocorre em prazo inferior, mas não é prudente contar que ela ocorrerá em menos de 7 dias corridos;

c) Encaminhamento do Parecer da Procuradoria Federal à PROAD – Para que a Administração

superior da UFES tome conhecimento da manifestação da Procuradoria Federal, o seu parecer é encaminhado a PROAD que o despacha ao DCC. Esta etapa usualmente é realizada em prazo de até 24 horas;

d) Atendimento das Recomendações da Procuradoria Federal – Após o recebimento do processo um membro da equipe do DCC efetua cuidadosa leitura e interpretação dos longos e complexos pareceres da Procuradoria Federal e adota as providências cabíveis, normalmente, em prazo de 24 a 48 horas do recebimento do processo. Quando tais providências implicam devolver o processo ao setor de origem, para complementação da instrução processual ou para prestação de esclarecimento, a demanda de tempo para execução desta etapa passa a não depender do DCC, e sim da velocidade do envio do processo pelo SIARQ e da agilidade do setor de origem em responder;

e) Verificação da situação cadastral da fundação - O DCC verifica as certidões de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista, bem como a validade do credenciamento da fundação junto ao Ministério da Educação – MEC – e Ministério da Ciência e Tecnologia – MCT;

f) Emissão das Vias para Assinatura: Após o atendimento das recomendações efetuadas pela Procuradoria Federal, a Divisão de Elaboração de Contratos e Convênios (DECCON) verifica em caráter terminativo a sua adequada instrução e emite o termo de recomendação ao Diretor do DCC sua aprovação. O Diretor assina o termo de aprovação e solicita a emissão de ofício encaminhando as vias para assinatura. O processo é despachado ao setor de origem levando o ofício e as 3 (três) vias do termo de aditamento apensado à sua contracapa. Esta etapa é concluída, normalmente, com prazo de 24 a 48 horas;

g) Coleta das assinaturas: O setor de origem recebe o processo, coleta a assinatura do fiscal e do gestor do contrato e encaminha para assinatura pela Fundação de Apoio, após o que, devolve o processo ao DCC. O prazo para esta etapa é muito variável, dependente da velocidade do envio do processo pelo SIARQ e da agilidade do setor de origem em responder, sendo raramente inferior a 7 dias;

h) Publicação do Instrumento: O DCC recebe o processo, coleta a assinatura do Magnífico Reitor, efetua a publicação do ato no Diário Oficial da União. Após a publicação no DOU,

imprime e junta ao processo a cópia da respectiva página, arquiva as vias do DCC e devolve o processo ao Gestor para acompanhamento de sua execução. Essas atividades consomem no mínimo 2 dias, em virtude da forma de funcionamento do sistema informatizado do Diário Oficial da União.

Excepcionalmente, o DCC receberá processos com prazo inferior a 30 dias do vencimento, desde que o Coordenador do Projeto ou seu preposto assuma o compromisso de tramitar o processo em mãos para acelerar o atendimento de todas as etapas que ocorrem fora do DCC.

4.2 - MODIFICAÇÃO DA PLANILHA ORÇAMENTÁRIA COM AUMENTO OU DIMINUIÇÃO DO VALOR TOTAL DO CONTRATO

Para elaboração do Termo Aditivo é imprescindível observar os seguintes requisitos, cumulativamente:

a. Por determinação legal, o Contrato deve estar válido e estar dentro do prazo de vigência. Uma vez expirada a vigência contratual, não é possível modificar um contrato.

b. Os termos aditivos que objetivem acrescer ao contrato valor superior a 2 (dois) milhões deverão ser aprovados pelo Conselho Universitário.

c. O pedido de modificação deve ser baseado em justificativa fundamentada e conter planilha com 4 colunas, nas quais estejam informadas: I as rubricas da planilha orçamentária; II. As receitas e despesas anteriormente previstas; III. As receitas efetivamente realizadas até o momento; e IV. As despesas efetivadas até então; IV.

A título exemplificação, veja a tabela a seguir:

RECEITAS PREVISTO 1º

REORÇAMENTAÇÃO REALIZADO

REPASSE R$ 1.000,00 R$ 500,00

RENDIMENTO R$ 100,00

TOTAL DAS RECEITAS 1.000,00 R$ 1.100,00 R$ 500,00

DESPESAS

DIVERSOS 1.000,00 1.100,00 500,00

TOTAL DE DESPESAS 1.000,00 1.100,00 500,00

Se houver uma segunda reorçamentação, deverá ser incluída uma coluna entre a da primeira reorçamentação e a do realizado, conforme abaixo:

RECEITAS PREVISTO 1º

REORÇAMENTAÇÃO 2º

REORÇAMENTAÇÃO REALIZADO

REPASSE R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 800,00

RENDIMENTO 1 R$ 100,00 R$ 100,00

RENDIMENTO 2 R$ 200,00

TOTAL DAS RECEITAS

1.000,00 R$ 1.100,00 R$ 1.300,00 R$ 800,00

DESPESAS

DIVERSOS 1.000,00 1.100,00 R$ 1.300,00 R$ 800,00

TOTAL DE DESPESAS

1.000,00 1.100,00 R$ 1.300,00 R$ 800,00

A cada reorçamentação é procedida uma análise da planilha apresentada a fim de verificar o cumprimento das exigências das normas da Universidade. Detectados erros ou inconsistências, o processo é despachado ao Coordenador com os devidos apontamentos para que sejam feitas as adequações necessárias.

Se não for necessário ajustar a instrução processual ou a planilha, é elaborada a minuta de termo aditivo e submetida à análise jurídica. Emitido o parecer pela Procuradoria, se existir qualquer ressalva em razão de ausência de algum documento da instrução processual ou tratar de recomendação cujo cumprimento não seja de competência do DCC, o processo é encaminhado ao setor de origem para providenciar o que for solicitado. Inexistindo ressalvas ou sendo elas sanadas pelo setor competente, o DCC verifica as certidões de regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista, bem como a validade do credenciamento da fundação junto ao Ministério da Educação – MEC – e Ministério da Ciência e Tecnologia – MCT. Quando da prorrogação advém gastos adicionais faz-se necessário reforçar o empenho. Para tanto, o processo é enviado ao Pró-Reitor de Administração que, após autorização, o encaminha à PROPLAN para efetuar o destaque orçamentário. Em seguida o processo vai ao DCF para executar o reforço de empenho. O prazo para realização esta etapa é muito variável. Há casos de prazo superior a 20 dias. Mas, usualmente é cumprido em prazo médio de aproximadamente uma semana, Após o empenho, são emitidas as 3 vias do termo de aditamento, confirmado o adequado cumprimento da instrução processual e autorizada a coleta de assinaturas pelo Diretor do DCC. Nessa fase, cabe ao gestor do contrato coletar a assinatura do fiscal, do ordenador de despesas, do representante da fundação e de uma testemunha. Ao DCC cabe a coleta de assinatura do Reitor e da outra testemunha. Por fim, a publicação na imprensa oficial e a adequação do cronograma de pagamentos são providenciadas pelo DCC. O processo segue para a Secretaria Administrativa do DCC que digitaliza os principais documentos gerados pela solicitação de celebração de termo aditivo para disponibilizá-los no site www.contratos.ufes.br e despacha os autos ao Coordenador do Projeto para acompanhamento da execução.


Para melhor visualização segue um fluxograma de procedimentos para alteração contratual:

TERMO ADITIVO

ELABORAÇÃO E ASSINATURA DE TERMO ADITIVO

Instrui o Processo com o pedido de

aditivo/ reorçamentação e

os documentos pertinentes.

Retifica Instrução processual

Cumpre Recomendações

Analisa a instrução processual/planilha de reorçamentação

Instrução Correta

Elabora as minutas do contrato e de

dispensa de licitação

Altera Minuta e/ou

encaminha ao Coordenador para adotar

instrução da PF

Encaminha

Pró Reitor de

Administração

para autorizar

reforço de

empenho

Análise Jurídica e Parecer – Prazo de

15 Dias

ELABORAÇÃO E ASSINATURA DE TERMO ADITIVO

TERMO ADITIVO

Processo

encaminhado pelo DECCON

Análise Pró-

reitor

Não autorizado

Processo segue seu curso sem Aditivo

Destaque Orçamentário

Envia para Empenho

DCF EMITE EMPENHO

Emite 3 vias do Contrato com a

Fundação

Providencia

Publicação no DOU

Encaminha para

Acompanhamento

ACOMPANHAMENTO

Coleta Assinaturas

4.3 - AS SUBSTITUIÇÕES DE FISCAL, COORDENADOR E ORDENADOR Nos casos em que a alteração a ser realizada no Contrato seja mera anotação ou registro de situação, sem que ocorra alteração no núcleo obrigacional determinado, basta ao Departamento de Contratos e Convênios a elaboração de Termo de Apostilamento que é utilizado, principalmente, nos seguintes casos:

i. para substituição de coordenador ou fiscal do contrato;

ii. para retificação de redação de cláusulas do contrato.

Ao designar o fiscal, o gestor do contrato, ou o ordenador de despesa deve ser observado o princípio da segregação de funções. Desta forma, uma mesma pessoa não deverá desempenhar simultaneamente mais de um destes papeis para um mesmo contrato. Também não é recomendável que servidores da Universidade que ocupem cargo de direção nas fundações de apoio atuem como ordenador de despesa ou como fiscal de contratos com esta mesma fundação de apoio, tudo isto em conformidade com o disposto no Artigo 12, parágrafo 1º, inciso IV do Decreto Federal 7423/2010:

§ 1º Na execução do controle finalístico e de gestão de que trata o caput, o órgão colegiado superior da instituição apoiada deverá: (...); IV - observar a segregação de funções e responsabilidades na gestão dos contratos, bem como de sua prestação de contas, de modo a evitar que a propositura, homologação, assinatura, coordenação e fiscalização do projeto se concentrem em um único servidor, em especial o seu coordenador;

A solicitação substituição de coordenador, fiscal ou ordenador de despesas deve ser feita por meio de despacho no processo, onde constará o nome, lotação, matrícula SIAPE e CPF do(s) novo(s) designado(s). Após o recebimento do processo, confirmado o adequado cumprimento da instrução processual, são emitidas as 3 vias do termo de apostilamento e autorizada Diretor do DCC a coleta de assinatura. Nessa fase, caberá ao gestor do contrato coletar as assinaturas do(s) novo(s) designado(s) e do representante da fundação. Ao DCC caberá a coleta de assinatura do Reitor. Retornando os autos ao DCC com as vias devidamente assinadas, é feito o registro no sistema de controle. O termo de apostilamento, conforme dito anteriormente, não se sujeita à análise jurídica. Além disso, não é publicado na imprensa oficial. O processo segue para a Secretaria Administrativa do DCC que digitaliza os principais documentos gerados pela solicitação de termo de apostilamento para disponibilizá-los no site (www.contratos.ufes.br) e despacha os autos ao Coordenador do Projeto para


acompanhamento da execução

ANEXO I MODELO DE PROJETO BÁSICO

1. TÍTULO DO PROJETO:

2. NÚMERO DO PROCESSO:

3. UNIDADE ACADÊMICA/ÓRGÃO A QUE SE VINCULA O PROJETO

4. DESCRIÇÃO E JUSTIFICATIVA DO PROJETO

5. RESULTADOS ESPERADOS

6. INDICADOR A SER UTILIZADO PARA MENSURAR O RESULTADO ESPERADO

7. METAS

8. INDICADOR QUAANTITATIVO PARA MENSURAR A REALIZAÇÃO DAS METAS

9. FISCALIZAÇÃO, COORDENAÇÃO DO PROJETO, GESTÃO DO CONTRATO E ORDENAÇÃO DE DESPESAS DO CONTRATO

a) Fiscal: Nome: Lotação: Matrícula SIAPE: CPF: Ramal: Celular: e-mail:

b) Fiscal Adjunto (se houver e para suprir as ausências do fiscal): Nome: Lotação: Matrícula SIAPE: CPF: Ramal: Celular: e-mail:

c) Coordenador do Projeto:

Nome: Lotação: Matrícula SIAPE: CPF: Ramal: Celular: e-mail:

d) Gestor do Contrato com a Fundação (se for diferente do Coordenador do Projeto)

Nome: Lotação: Matrícula SIAPE: CPF: Ramal: Celular: e-mail:

e) Ordenador de Despesa:

Nome:

e

e

e

e

Lotação: Matrícula SIAPE: CPF: Ramal: Celular: e-mail:

10) ENQUADRAMENTO DO PROJETO SEGUNDO A LEI 8958/94

11) FUNDAÇÃO A SER CONTRATADA:

12) VALOR ESTIMADO PARA O CUSTO OPERACIONAL DA FUNDAÇÃO DE APOIO

O custo dos serviços prestados pela (SIGLA) será de R$ xxx,xx (xxxxx) divididos em XX parcelas mensais iguais. A

planilha com detalhamento do custo dos serviços encontra-se em anexo.

Eventualmente, o pagamento poderá ser feito distintamente das mensalidades, caso em que se deverá justificar

sumariamente à época do pagamento e detalhadamente na prestação de contas.

13) JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DA CONTRATADA

- A (SIGLA) é uma localizada dentro do Campus da UFES, sendo de fácil acesso e apresentando boa disponibilidade de

atendimento.

- A (SIGLA) tem à disposição para consulta toda a documentação necessária, atualizada, para que possa realizar

convênios e contratos com instituições públicas, isto é, todas as certidões negativas de débito junto aos diversos órgãos

de controle e fiscalização.

- A (SIGLA) já presta apoio à execução e gerenciamento de vários contratos e convênios da UFES com outras instituições.

- A (SIGLA) opera com custos operacionais compatíveis com os valores de mercado, de instituição especializada no ramo, na Praça de Vitória (ES), para execução dos serviços.

- A (SIGLA) encontra-se constituída nos termos da legislação brasileira e, na condição de Fundação de Apoio à

Universidade, direciona suas atividades ao patrocínio e difusão do ensino, por meio do apoio à UFES no desempenho de

suas atividades acadêmicas e à promoção da cultura.

- É próprio da finalidade da (SIGLA) apoiar as diversas atividades originadas da Instituição Federal de Ensino Superior,

dando maior flexibilidade às ações estabelecidas entre a UFES e a comunidade interessada em seus serviços, nos estritos

termos previstos na Lei 8.958/94.

14) PRAZO DE VIGÊNCIA PREVISTO PARA O CONTRATO COM A FUNDAÇÃO DE APOIO

Será de xx (xxxxx) meses a contar da assinatura do contrato com a Fundação de Apoio. 15) TAREFAS A SEREM EXECUTADAS PELA FUNDAÇÃO A SER CONTRATADA

FAZER DESCRIÇÃO OBJETIVA DAS TAREFAS QUE SERÃO REALIZADAS PELA FUNDAÇÃO. POR EXEMPLO:

a. Atuar na locação de espaço físico necessário ao desenvolvimento das atividades X e Y previstas no

projeto apoiado.

b. Auxiliar na seleção, contratação e desligamento dos bolsistas vinculados ao projeto.

c. Realizar, conforme a legislação, o recolhimento dos tributos contribuições cujos fatos gerados estejam vinculados às atividades desenvolvidas no projeto apoiado.

d. Selecionar, contratar e demitir o quantitativo de pessoal com vínculo estipulado no item Z do Anexo I

16) RECURSOS TECNOLÓGICOS E ONFRAESTRUTURAIS DA UFES A SEREM UTILIZADOS;

17) RESSARCIMENTOS PREVISTOS PARA UFES

- Percentual de 3%: ( ) Sim ( ) Não.

- Percentual de 10% referente ao DEPE: ( ) Sim ( ) Não. - Incorporação de bens permanente ao patrimônio: ( ) Sim. Valor estimado?____ ( ) Não.

18) OS CRITÉRIOS UTILIZADOS OU A UTILIZAR PARA SELECIONAR OS BOLSISTAS

19) OS CRITÉRIOS UTILIZADOS PARA DEFINIR O VALOR DAS BOLSAS

20) DECLARAÇÃO DE ATENDIMENTO DO PERCENTUAL MÍNIMO DE 2/3 DE PESSOAL VINCULADO À UFES

21) DECLARAÇÃO DE ATENDIMENTO A LEGISLAÇÃO ANTINEPOTISMO

22) VALOR TOTAL E FONTE DOS RECURSOS FINANCEIROS

Os recursos serão provenientes de (apresentar e especificar a origem dos recursos).

23) CRONOGRAMA FÍSICO E FINANCEIRO DE EXECUÇÃO

24) LISTA DE SERVIDORES PARTICIPANTES E VALORES A SEREM RECEBIDOS

NOME/MATRÍCULA SIAPE Nº DE PARCELAS MENSAIS VALOR TOTAL

25) PAGAMENTOS PREVISTOS A OUTRAS PESSOAS FÍSICA E JURÍDICA POR PRESTAÇÃO DE SERVIÇO IDENTIFICAR OS RECEBEDORES NOS QUADROS ABAIXO E EXPLICAR A QUE SE REFEREM.

PESSOA FÍSICA

NOME CNPJ VALOR A RECEBER

PESSOA JURÍDICA

NOME CNPJ VALOR A RECEBER

26) PLANIHA ORÇAMENTÁRIA E DETALHAMENTO DOS CÁLCULOS DAS DEMAIS DESPESAS PREVISTAS PARA O PROJETO

INDICAR DETALHADAMENTE COMO A PLANILHA FOI FEITA APONTANDO AS BASES DE MENSURAÇÃO PARA ESTIMAR AS

DESPESAS. POR EXEMPLO:

a. As despesas com diárias foram estimadas levando-se em conta a previsão de xxxxx deslocamentos que serão

realizados ao longo da execução do projeto e teve por base os valores de diárias previstos no Decreto nº

5.992/2006.

b. As despesas com assistentes administrativo foram calculadas com base na duração do projeto apoiado e parcelas

mensais congeladas em 90% (noventa por cento) do salário mínimo vigente atualmente.



PLANILHA DE RECEITAS E DESPESAS

PLANILHA DE RECEITAS E DESPESAS EM R$

RECEITAS PREVISTO

1 – RECEITA PRINCIPAL DO PROJETO

2 – OUTRAS RECEITAS DO PROJETO

TOTAL DA RECEITA

DESPESAS PREVISTO

3 – PESSOA FÍSICA (SEM VÍNCULO)

3.1 - SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS E AUXILIARES

3.1.1 – Coordenação Geral

3.1.2 – Assistentes Administrativos

3.1.3 – Estagiários

3.1.4 – Diárias

3.1.5 – Outros Serviços de Terceiros

3.1.6 – INSS (20% sobre 3.1, exceto 3.1.3 e 3.1.4) R$ -

SUBTOTAL R$ -

3.2 - ATIVIDADES FIM DO PROJETO

3.2.1 – Atividades Didáticas (X horas x VALOR hora/aula)

3.2.2 – Estagiários

3.2.3 – Diárias



3.2.6 – INSS (20% sobre 3.2, exceto 3.2.2 e 3.2.3) R$ -

SUBTOTAL R$ -

3.3 - BOLSAS

3.3.1 – Bolsa de Pesquisa (X meses x VALOR bolsa) 3.3.2 – Bolsa de Extensão (X meses x VALOR bolsa)

SUBTOTAL R$ -

4 – PESSOA FÍSICA (COM VÍNCULO COM A FUNDAÇÃO)

4.1 - SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS E AUXILIARES

4.1.1 – Pessoal Celetista (X meses x valor mensal)

4.1.2 – Encargos Sociais

4.1.3 – Fundo de Rescisão

4.1.4 – Vale Transporte

4.1.5 – Vale Alimentação

SUBTOTAL R$ -

4.2 - ATIVIDADES FIM DO PROJETO

4.2.1 – Pessoal Celetista (X meses x valor mensal)

4.2.2 – Encargos Sociais

4.2.3 – Fundo de Rescisão



4.2.4 – Vale Transporte

4.2.5 – Vale Alimentação

SUBTOTAL

2 – PESSOA JURÍDICA

R$ -

2.1 – Material de Consumo

2.2 – Aquisição de Equipamentos e Mat. Permanente nacional

2.3 – Aquisição de Equipamentos e Mat. Permanente importado

2.4 – Despesas acessórias de importação

2.5 – Despesas com transporte (combustível, pedágio,etc)

2.6 – Passagens

2.7 – Hospedagem

2.8 – Alimentação

2.9 – Divulgação e Publicida e

2.10 – Serviços Técnicos e de Consultoria

2.11 – Custo Operacional da Fundação

2.12 – Adequações de instalação ou obras

2.13 – Outros Serviços de Terceiros (Pessoa Jurídica)

2.14 – Despesas Bancárias

SUBTOTAL

3 – O

TRAS DESPESAS

R$ -

3.1 – Desenvolvimento do Ensino, da Pesquisa e da Extensão (10%) R$ -

3.2 – Ressarcimento à UFES (3%) R$ -

3.3 – Reserva Técnica de Contingência (5%)

SUBTOTAL

4 – RES

MO DAS DESPESAS

R$ -

4.1 – PESSOA FÍSICA (SEM VÍNCULO) R$ -

4.2 – PESSOA FÍSICA (COM VÍNCULO) R$ -

4.3 – BOLSAS

4.4 – PESSOA JURÍDICA

4.5 – OUTRAS DESPESAS

R$ -

R$ -

R$ - TOTAL DA DESPESA R$ -

16- NOME DO TITULAR DA UG/ÓRGÃO/ENTIDADE

17- CARGO/FUNÇÃO 18- ASSINATURA DO TITULAR

ANEXO II - CADASTRO PARA ACESSO DE OPERADOR

1- SIAFI

2- SIAFI GERENCIAL

1- INCLUSÃO

2- ALTERAÇÃO

3- SIAFI EDUCACIONAL 3- EXCLUSÃO

4- SENHA REDE

5- SIASG

4- TROCA DE SENHA

1. SOLICITAÇÃO DE CADASTRAMENTO 1.1. IDENTIFICAÇÃO DO OPERADOR

1- NOME COMPLETO 2- CPF

3-NOME PREFERENCIAL 4- CARGO/FUNÇÃO

5- UNIDADE GESTORA 6- CÓDIGO

7- ENDEREÇO

8- TELEFONE 9- ASSINATURA DO OPERADOR

1.2. ATRIBUTOS DE CREDENCIAMENTO

10- NÍVEL DE ACESS 11- PERFIS SOLICITADOS

12- OBSERVAÇÕES

13- NOME DO SUPERIOR IMEDIATO

14- CARGO/FUNÇÃO 15- ASSINATURA DO SUPERIOR IMEDIATO

2. AUTORIZAÇÃO PARA CREDENCIAMENTO

3. CREDENCIAMENTO ( PARA USO DO CADASTRADOR )

19- NOME DO CADASTRADOR 20- DATA DO CREDENCIAMENTO

21- NÍVEL DE ACESSO CONCEDI 22- PERFIS CONCEDIDOS

23- GRUPO DE DDM CONCEDIDO (EXTRATOR DE DADOS)

24- OBSERVAÇÃO 25- ASSINATURA DO CADASTRADOR

DATA

Nº DO DOCUMENTO

ANEXO III

PROCEDIMENTOS PARA LANÇAMENTO DE NOTAS FISCAIS E RECIBOS NO SICON

1ª Etapa: Acessar o sistema por meio do site: https://acesso.serpro.gov.br clicando no link “Acesso ao HOD” (vide figura 01)

Figura 01

1

2ª Etapa: Inserir o CPF e senha e clicar em “Avançar” (vide figura 2):

Figura 02

3ª Etapa : Inserir novamente o CPF e senha e pressionar a tecla “Enter” (vide figura 3):

Figura 03

1

2

Observações: 1 – O código é o número do CPF

5 – Se for o primeiro acesso, uma nova senha deverá ser criada, com o mínimo de

seis caracteres e incluindo letras e números.

6 – Não usar o mouse, utilizar a tecla TAB para mover o cursor.

7 - Observar no canto inferior da página algumas teclas de comando tais como: F1

(“AJUDA”), F3 (“SAI”), F7 (“RECUA”), e F12 (“RETORNA”)

4ª Etapa: Posicionar o cursor no item SIASG e pressionar a tecla “Enter” (vide figura 4):

Figura 04



5ª Etapa: – Marcar X no item “PRODUÇÃO” conforme figura 05 e pressionar a tecla “Enter”:

Figura 05

6ª Etapa: Pressionar a tecla “Enter” nas próximas duas páginas conforme figuras 06 e 07:

Figura 06



Figura 07

7ª Etapa: Posicionar o cursor no item “SICON” e pressionar a tecla “ENTER” (vide figura 08)

Figura 08



8ª Etapa: Posicionar o cursor no item “ACOMPANHAMENTO DE CRONOGRAMA” e pressionar a tecla

“ENTER” (vide figura 09):

Figura 09

9ª Etapa: Posicionar o cursor no item “CONFIRMA MEDIÇÃO/CONFERÊNCIA” e pressionar a tecla

“ENTER” (vide figura 10).

Figura 10



10ª Etapa: Posicionar o cursor no item “INCLUI MEDIÇÃO/CONFERÊNCIA” e pressionar a tecla

“ENTER” (vide figura 11)

Figura 11

11ª Etapa: Informar a “U IDADE GESTORA” e pressionar a tecla “ENTER” (vide figura 12)

Figura 12

1

1 – Observe que a Unidade Gestora é a UASG



Etapa: Inserir em “NUMERO DO DOCUMENTO” o número da nota fiscal ou recibo conforme

exemplo na figura 14 e pressionar a tecla “ENTER”.

Figura 14

2

12ª Etapa: Inserir o número do cronograma OU do contrato e pressionar a tecla “ENTER” (vide figura 13)

Figura 13

13ª

1

1 – Não é necessário informar a série, porém se acusar que já existe registro desta nota em outro cronograma pode-se informar série NF, A, 01, etc...

2 – O fornecedor é o número do CNPJ do fornecedor



14ª Etapa: Informar a data de medição (em vermelho na figura 15) e pressionar a tecla “ENTER”.

Obs: A data deve ser informada contendo apenas os números.

Figura 15

15ª Etapa: Nesta tela, figura 16, apenas pressionar a tecla “ENTER” para escolher o item e a

parcela

Figura 16



16ª Etapa: Marcar um “X” no item desejado conforme figura 17 e pressionar a tecla “Enter”

Figura 17

17ª Etapa: Marcar um X na parcela que se refere à nota fiscal a ser lançada. Utilize as teclas “Page

Up” e “Page Down” para visualizar mais parcelas.

Observe que a data de medição (ateste) da nota fiscal deve estar compreendida entre a

data início e fim da parcela conforme figura 18.

Figura 18



19ª Etapa: Preencher conforme exemplo abaixo (figura 20) depois pressionar a tecla “ENTER”

Figura 20

18ª Etapa: Ao ser exibida a tela na figura 19, apenas pressionar a tecla “ENTER” para confirmar a

medição.

Figura 19

3

1 2

1. A data início da medição é igual à data início previsto 2. A data fim da medição é igual à data da medição atestada na nota fiscal 3. O valor é o Total da nota fiscal bruto, observe que os centavos são

informados em campo separado.



20ª Etapa: Digite “C” para confirmar os dados da nota fiscal, conforme figura 21.

Figura 21

21ª Etapa: Aperte “F4” e depois digite “S” para encerrar o documento conforme figura 22 e pronto,

a nota fiscal está lançada no sistema.

Figura 22



22ª Etapa: Para certificar-se que tudo foi lançado corretamente, consulta-se a nota fiscal, para isso

deve-se retornar pressionando F3 até chegar à tela exibida na figura 23, e posicionar o

cursor no item “CONSULTA CRONOGRAMA” e pressionar a tecla “ENTER”.

Figura 23

23ª Etapa: Inserir o número do cronograma OU do contrato conforme figura 24 e pressionar a tecla

“ENTER”

Figura 24 24ª Etapa: Marcar um “X” no documento desejado e clicar ENTER conforme figura 25.

Figura 25

25ª Etapa: Pressionar simultaneamente as teclas “CTRL “+ “P” para imprimir esta tela;

Figura 26



26ª Etapa: Para finalizar e sair do sistema, pressionar várias vezes a tecla “F3”.

manual de elaboraÇÃo e modificaÇÃo ... -...

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