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IV PRÊMIO DE MONOGRAFIA - TESOURO
NACIONAL
TEMA: 3 - Sistemas de Informação sobre a
Administração Financeira Pública
TÍTULO: GESTÃO DE CUSTOS - POLÍTICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE RECURSOS E
MAXIMIZAÇÃO DE SERVIÇOS - DESAFIO DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA "CASE"
2
ILUSTRAÇÕES
Lista de Figuras
FIGURA 01 Estrutura do Sistema de Custeamento ................ 13
FIGURA 02 Identificação de Causas (Problema: Falta de
Segurança dos custos Apurados) ........................ 15
FIGURA 03 Identificação de Causas (Problema: Atraso na
elaboração do Relatório de Estatística, Custos e
Análise) ................................................................ 16
FIGURA 04 Descrição do Negócio .......................................... 17
FIGURA 05 Proposta de Padronização das Atividades por
Características e Equipamentos .......................... 25
FIGURA 06 Sistema de Custeamento Revisado
(Engrenagem) ...................................................... 43
3
Lista de Gráficos
GRÁFICO 01 Participação do Orçamento da Autarquia no
Orçamento Anual da Prefeitura Municipal - 1998 11
GRÁFICO 02 Despesa Realizada - 1998 .......... ........................ 12
GRÁFICO 03 Receita Realizada ............................................... 12
GRÁFICO 04 Demonstrativo Geral de Reavaliação .................. 35
GRÁFICO 05 Reavaliação dos Estoques do Almoxarifado da
Unidade de Transportes ............ .......................... 37
GRÁFICO 06 Reavaliação dos Estoques do Almoxarifado
Geral .................................................................... 37
4
Lista de Quadros
QUADRO 01 Plano de Ação ...................................................... 09
QUADRO 02 Pontos Fortes e Fracos ............... ........................ 14
QUADRO 03 Cronograma de Intervenção no Sistema de
Custeamento ........................................................ 18
QUADRO 04 Diagnose do Sistema de Custeamento Existente 19
QUADRO 05 Codificação de Centro de Custos ............ .......... 26
QUADRO 06 Cronograma de Ações para o Ajuste do Sistema
de Custeamento ................................................... 30
QUADRO 07 Classificação dos Bens Quanto ao seu Estado ... 33
Lista de Tabelas
TABELA 01 Custos Unitários das Atividades de Limpeza
Urbana ................................................................. 44
TABELA 02 Composição dos Custos Totais .. ........................ 45
TABELA 03 Composição de Custos da Coleta Domiciliar ....... 46
TABELA 04 Composição de Custos de Varrição 47
TABELA 05 Composição de Custos de Aterragem de
Resíduos .............................................................. 48
5
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................... 072 DEFINIÇÃO DO PLANO DE AÇÃO........................................... 083 AVALIAÇÃO E DIAGNÓSTICO DO SISTEMA DE
CUSTEAMENTO EXISTENTE................................................... 103.1 Informes Macro.......................................................................... 103.2 Estrutura Básica do Sistema de Custeamento........................... 133.3 Identificação dos Pontos Fortes e Fracos.................................. 143.3.1 Fundamentação das Causas dos Pontos Fracos...................... 153.4 Descrição do Negócio................................ .............................. 163.5 Avaliação Diagnóstica do Sistema de Custeamento.................. 173.6 Avaliação das Atividades................................ .......................... 243.6.1 Dinâmica de Padronização das Atividades............................... 243.7 Lotação do Sistema de Custos................................ ................. 273.8 Dimensionamento da Equipe e Equipamentos para o Sistema
de Custeamento................................ ........................................ 283.8.1 Mão-de-Obra.............................................................................. 283.8.2 Máquinas e Equipamentos................................ ........................ 294 ADAPTAÇÃO DO SISTEMA DE CUSTEAMENTO...................
(Cumprimento às Ações Corretivas Recomendadas naDiagnose )
29
4.1 Divulgação e Treinamento quanto aos Centros de Custos........ 314.2 Reavaliação dos Ativos ................................ ............................ 314.2.1 Estruturação do Trabalho................................ .......................... 334.2.1.1 Bens Permanentes Móveis................................ ...................... 334.2.1.2 Bens Permanentes Imóveis................................ ..................... 364.2.1.3 Bens de Estoque................................ ...................................... 364.3 Ajustando as Bases de Dados................................ .................. 384.3.1 Sistema de Folha de Pagamento................................ .............. 384.3.2 Sistema de Transportes................................ ........................... 384.3.3 Sistema Orçamentário e Financeiro................................ .......... 394.3.3.1 Nota de Pagamento de Despesa............................................... 394.3.3.2 Informações de Contratos................................ ........................ 394.3.4 Demais Relatórios de Dados Formadores de Custos................ 404.4 Treinamento da Equipe de Custos................................ ............ 404.5 Elaboração do Relatório de Custos nos Novos Moldes............. 405 IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA REVISADO E DA GESTÃO
DE CUSTOS.............................................................................. 415.1 Discussão dos Resultados com o Corpo Gerencial .................. 415.2 Nova Estrutura do Sistema................................ ....................... 42
5.3 Os Dados do "Relatório Teste" como Ferramenta de DecisãoGerencial ................................ .................................................. 42
6
5.3.1 Modelos de Tabelas para Tomada de Decisão e Avaliaçãodos Resultados................................ .......................................... 44
5.4 Perspectivas do Trabalho................. ......................................... 496 Conclusão................................ ................................................. 497 Referência Bibliográfica................................ ............................ 528 Glossário................................ ................................................... 549 Ficha de Identificação................................ ............................... 62
7
1 INTRODUÇÃO
A agilidade das informações e a demonstração de resultados, sejam de caráter
orçamentário, financeiro, econômico ou de produção, que embasem tomadas de
decisões, devem ser o diferencial marcante da gestão pública no mundo
competitivo.
Neste contexto, órgãos da administração pública já começam a se movimentar
procurando implementar e/ou consolidar modelos tecnológicos, administrativos,
econômicos e/ou operacionais, consentâneos às tendências atuais.
A apuração dos custos de serviços executados pelo poder público, bem como sua
gestão, são de grande valor no gerenciamento estratégico das políticas
pertinentes, uma vez que propicia ao setor público um tratamento racional ao
orçamento, e concomitantemente um acompanhamento adequado à execução dos
serviços, de modo a atender o maior número de demandas possível com
qualidade e custos competitivos com o mercado.
A experiência relatada, se deu numa Autarquia Municipal, que tem se despontado
por seu modelo de gestão integrada de resíduos sólidos, e está se firmando cada
vez mais como um centro de referência e pesquisa nacional.
Daí, as próprias demandas internas e externas geraram a necessidade de
respostas sinérgicas da organização, no tocante à qualidade e aos custos dos
serviços prestados à comunidade. Não obstante, a fidedignidade da afirmativa
que a “apuração de custos por si só não implica na melhoria efetiva da qualidade”,
a equipe técnica acredita e quer comprovar que a apuração de custos pode
contribuir em muito na administração pública, especialmente na conscientização e
8
nas mudanças, chegando a incomodar o corpo gerencial, a tal ponto de promover
ações variáveis e/ou alternativas para a melhoria da qualidade e conseqüente
redução dos custos e, a exemplo da iniciativa privada a gestão de custos se
consolidar.
Nesse sentido e, somando à emergente necessidade de parâmetros para o
balizamento de preços dos serviços realizados por terceiros, no exercício de 1998,
o tema “apropriação de custos” foi objeto de inúmeros debates, dando início a um
trabalho integrado entre a direção da organização e técnicos das áreas
administrativo-financeira, operacional e técnica, considerando a
multidisciplinaridade que envolve o assunto.
2 DEFINIÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
Objetivando reavivar a “cultura de custos” na organização, promovendo melhoria
de desempenho e resultados, tornou-se imprescindível a elaboração de um Plano
de Ação. O escopo da atuação tinha que diferir dos moldes tradicionais, que
contemplam apenas a execução da apuração dos custos e a divulgação acanhada
dos resultados, pois no caso, tais resultados não passariam de simples dados.
Houve consenso de que a organização necessitava de um programa de ações
estratégicas, bem definido e ousado, capaz de promover a sensibilização, o
envolvimento e as mudanças pretendidas tanto nas pessoas, quanto nos
sistemas de trabalho e de informação e se preciso, até mesmo na própria
estrutura organizacional.
Um programa com repercussão no âmbito nacional , englobando portanto, ampla
divulgação interna e externa dos custos. Internamente o enfoque tinha que estar
9
centrado no conhecimento dos componentes de cada custo, na abertura para
discussão e na atuação dos gerentes quanto a alocação correta dos recursos,
com vistas à correção de possíveis desvios.
O Plano tinha que abranger treinamentos quanto à Gestão de Custos, visando o
aprendizado e a capacitação para utilização contínua dos dados apurados, como
ferramenta efetiva no dia-a-dia do corpo gerencial.
Com base nestes pressupostos, foi elaborado o Plano de Ação , constante do
QUADRO 1, que se subdividiu em três grandes tópicos, a saber:
a) DIAGNÓSTICO DO SISTEMA DE CUSTEAMENTO EXISTENTEb) ADAPTAÇÃO DO SISTEMA DE CUSTEAMENTOc) IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA REVISADO E DA GESTÃO DE CUSTOS
QUADRO 1 – Plano de Ação
PPPLLLAAANNNOOO DDDEEE AAAÇÇÇÃÃÃOOOOOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOO::: RRReeeaaavvviiivvvaaarrr aaa CCCuuulll tttuuurrraaa dddeee CCCuuussstttooosss nnnaaa AAAuuutttaaarrrqqquuuiiiaaa,,, cccooommm EEEnnnfffoooqqquuueee nnnaaa GGGeeessstttãããooo dddeee CCCuuussstttooosssTTTeeemmmpppooo PPPrrreeevvviiissstttooo::: AAAbbbrrriii lll ///999888 aaa JJJuuulllhhhooo///222000000000 (Continua)
AÇÃO PRAZO LOCALJUSTIFICATIVA
PROCEDIMENTO
I - CUSTEAMENTO ATUAL1. Levantar Pontos fortes eproblemáticos (sintomas ecausas)
Maio/98 Estabelecer vantagens erestrições quanto aoobjetivo almejado
Promover "Braisntorming"
2. Levantar clientes efornecedores de informaçõesde custos, identificando suasprincipais interfaces entre ossistemas.
Maio/98 Obter subsídios aodiagnóstico erecomendações de açõescorretivas
"Descrição do Negócio",atentando para coletar nafonte a expectativa dosclientes.
3. Analisar detalhadamentetodos os gastos formadoresdos custos
Jun/98 Observar cada componentepela ótica do "Fato Gerador"
4. Proceder avaliar ametodologia e diagnóstica ePlano de Ação Corretiva
Jul/98
Verificar se agrega ou nãovalor à atividade-fim
Validar procedimentostecnicamente corretos/sanardistorções/corrigir falhas
Analisar levantamentosrealizados, identificandoproblemas , seus sintomas ecausas
III III --- AAADDDAAAPPPTTTAAAÇÇÇÃÃÃOOO DDDOOO SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA DDDEEE CCCUUUSSSTTTEEEAAAMMMEEENNNTTTOOO5. Cumprir Plano de AçãoCorretiva, visando amelhoria do sistema decustos
Ago/98 Garantir confiabilidade eagilidade dos resultadosapurados
Observar recomendações doDiagnóstico
10
(Conclusão)PPPLLLAAANNNOOO DDDEEE AAAÇÇÇÃÃÃOOOOOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOO::: RRReeeaaavvviiivvvaaarrr aaa CCCuuulll tttuuurrraaa dddeee CCCuuussstttooosss nnnaaa AAAuuutttaaarrrqqquuuiiiaaa,,, cccooommm EEEnnnfffoooqqquuueee nnnaaa GGGeeessstttãããooo dddeee CCCuuussstttooosssTTTeeemmmpppooo PPPrrreeevvviiissstttooo::: AAAbbbrrriii lll ///999888 aaa JJJuuulllhhhooo///222000000000
AÇÃO PRAZO LOCALJUSTIFICATIVA
PROCEDIMENTO
6. Promover treinamento daequipe de custosespecialmente quanto aosnovos procedimentos
Set/98 Capacitar equipe paraexecutar os novosprocedimentos
Atentar para inovações e oumodificações
7. Elaborar Relatório decustos nos novos padrões
Dez/98 Apresentação de resultados Adotar novos procedimentos
III III III --- IIIMMMPPPLLLEEEMMMEEENNNTTTAAAÇÇÇÃÃÃOOO DDDOOO SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA RRREEEVVVIIISSSAAADDDOOO EEE DDDAAA GGGEEESSSTTTÃÃÃOOO DDDEEE CCCUUUSSSTTTOOOSSS8. Proceder entrega dorelatório de custos ao corpogerencial da Autarquia emreunião previamentemarcada
Jan/98 Propiciar debates etreinamento em Gestão deCustos
Divulgar informações paraanálise e gestão de custos
9. Promover reunião paradiscussão dos resultadosapresentados no relatório decustos
Jan/99 Dar continuidade aotreinamento dos gerentes -processo deconscientização - provocardebates
Através do conhecimentocriar demandas, com foco noobjetivo da Autarquia
10. Promover palestras ereuniões que despertem osgerentes para a prática daGestão de Custos
Até culturaconsolidar
Mudança de paradigmas,com o comprometimentodos gerentes na Gestão deCustos
Importância da participaçãodo corpo gerencial, na buscade melhoria contínua
11. Promover ampladivulgação dos custos,interna e externamente,promovendo também apublicação de experiênciasbem sucedidas
Até culturaconsolidar
Assegurar a Gestão deCustos
Valorizar experiênciasinternas, subsidiando cominformações e ferramentaspara pesquisa e análise
12. Buscar constanteinovação da Gestão deCustos
Permanente Prever acontecimentos,resguardar de maneira pró-ativa, fortalecendo aentidade.
Intensificar a capacitação nosentido de transformar o"Chefe" em gestor público
3 AVALIAÇÃO E DIAGNÓSTICO DO SISTEMA DE CUSTEAMENTO
EXISTENTE
3.1 Informes Macro
Inserindo o leitor no contexto global do assunto, é essencial o repasse de dados e
informações gerais pertinentes, tais como o compromisso da Autarquia:
11
“Desenvolver com qualidade os serviços de limpeza urbana, o tratamento e a
transformação dos resíduos sólidos, em parceria com a comunidade,
proporcionando melhores condições de vida à população e contínuo
aperfeiçoamento de seus trabalhadores”.
O contingente de trabalhadores a serviço da limpeza urbana é de
aproximadamente 5.000 (cinco mil) homens, dos quais 2.400 (dois mil e
quatrocentos) pertencem ao quadro próprio. A frota total disponível é de 318
veículos e equipamentos. Com esse efetivo, a entidade planeja, operacionaliza e
fiscaliza todas as atividades-fins. Desenvolve também, intenso trabalho
mobilizatório e educativo para conscientizar a população a colaborar com a
limpeza, e ainda, executa serviços complementares e emergenciais. Cerca de
50% (cinqüenta por cento) da operacionalização da limpeza é realizada por
terceiros contratados.
Nos GRAF. 1, 2 e 3, obtém-se dados referentes ao orçamento do exercício de
1998, apurados pela contabilidade, apesar de sabido que esta restringe-se aos
aspectos legais da escrituração, da Lei 4.320/64.
GRÁFICO 1 - Participação do Orçamento da Autarquia no Orçamento Anual da
Prefeitura Municipal – 1998.
O R Ç A M E N T O
MUNIC ÍP IO
R$ 1 .427.043.488,00
A U T A R Q U I A
R$ 75.328.878,00
5 %
12
GRÁFIO 2 - Despesa Realizada - 1998
GRÁFICO 3 - Receita Realizada – 1998
Pessoal/Encargos34,13%
Serviços Prestados
64,65%
Investimentos0,27%
Fornecimento Materiais
0,95%
Transferência do Tesouro
34%
Receita Própria5%
Taxa de Limpeza Urbana
61%
13
3.2 Estrutura Básica do Sistema de Custeamento
Apesar de ser um método de custeamento tradicional, a metodologia básica do
sistema de custos implantado na Autarquia, é a de Custeio Direto/variável, com
enfoque sistêmico na redução dos custos a serem rateados. Método este, que
melhor se adequou às peculiaridades dos serviços.
A alocação de recursos nos sistemas que fornecem dados formadores de custos é
realizada através de Plano de Contas, que contempla a estrutura básica do
Sistema de Custeamento, ou seja, por Unidade Funcional, designada como Centro
de Responsabilidade e por Atividade-fim e/ou atividades intermediárias,
designadas como Centro de Custos. Apenas para os Sistemas de Materiais e de
Transportes os veículos são considerados Subcentros de Custos (placa por
placa), uma vez que os mesmos consomem recursos e estão diretamente ligados
aos Centros de Custos (atividades-fins). A estrutura básica do Sistema de
Custeamento existente representada na FIG. 1, objetiva complementar o
entendimento global do processo.
FIGURA 1 – Estrutura do Sistema de Custeamento
14
3.3 Identificação dos Pontos Fortes x Pontos Fracos
O levantamento dos Pontos Fortes e Fracos do Sistema de Custeamento, foi
realizado por equipe do quadro efetivo, visando analisar variáveis controláveis,
tanto as que possibilitem condições favoráveis ao seu aprimoramento e
implementação da gestão de custos, como aquelas que se não minimizadas,
podem provocar dificuldades de atuação e situações desfavoráveis ao objetivo
almejado.
QUADRO 2 - Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes Pontos Fracos
1- A implementação do Sistema de
Custeamento e da gestão de Custos tem
o apoio da Direção Superior
1- Falta de segurança no Sistema de
custeamento existente
2- Os serviços prestados pela entidade
são bem definidos e reconhecidos
2- Demora na apropriação de Custos
- sistema manual
3- A equipe responsável está bem
preparada e motivada
3- Falta revisão dos fluxos processos
- base de dados desatualizada
4- As exigências interna e externa
favorecem o Projeto de aprimoramento
do Sistema de Custeamento e
implementação da Gestão de Custos
4- Falta treinamento para capacitar os
gerentes na utilização dos custos
15
Da análise dos Pontos Fortes e Fracos elencados, chegou-se à conclusão que as
condições favoráveis superam as restrições quanto ao objetivo almejado.
3.3.1 Fundamentação das Causas dos Pontos Fracos
Visando minimizar as deficiências e evitar dificuldades que inibam a
concretização do intento, a equipe se empenhou no levantamento das causas que
fundamentam os pontos fracos, conforme representados nas FIG. 2 e 3.
FIGURA 2 – Identificação de Causas (Problema: Falta de Segurança nos Custos
Apurados)
RELATÓRIO CUSTOS METODOLOGIA DADOS PARA APROPRIAÇÃO
POUCO FALTA AVALIAÇÃO DADOS NÃO
DIVULGADO METODOLÓGICA CONFIÁVEIS
NECESSIDADE DE BASE DE
DIVULGAÇÃO REVISÃO DOS DADOS NÃO
RESTRITA FLUXOS ATUALIZADA
CONTROLES
NECESSIDADE TREINAMENTO INEFICIENTES NECESSIDADE DE
GERENCIAL PARA ESTRUTURAÇÃO
UTILIZAÇÃO DOS RESULTADOS SISTEMAS NÃO DE DINÂMICA DE
APRESENTADOS INFORMATIZADOS ATUALIZAÇÃO FALTA DE
SEGURANÇA
MODELO INADEQUADO COLETAR DADOS DE CUSTO ORGANIZAR E PROCESSAR DADOS NOS CUSTOS
APURADOS
NECESSIDADE DE DOIS RETRABALHO DA NECESSIDADE DE
MICROS EQUIPE NA BUSCA CONTRATAR 2 PESSOAS
DE DADOS
VOLUME CUSTOS
MATERIAL ESPORÁDICOS
ENTREGUE FORA LENTIDÃO NO NECESSIDADE
DO PRAZO PROCESSAMENTO DE TREINAMENTO
DOS DADOS (MANUAL) DA EQUIPE
MÁQUINAS PRAZOS PESSOAL
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FIGURA 3 – Identificação de Causas (Problema: Atraso na Elaboração do
Relatório
De Estatística, Custos e Análise)
3.4 Descrição do Negócio
A Descrição do Negócio da unidade responsável pelo sistema de custeamento
conforme
FIG. 4, foi elaborada com o objetivo de identificar Fornecedores, Insumos e
Clientes, apontando as interfaces entre os sistemas, para a obtenção de
subsídios que favoreçam o diagnóstico e recomendações de ações corretivas.
DADOS NÃO CONFIÁVEIS MÉTODO MONTAGEM DO RELATÓRIO
FALTA DE DEMANDA DE TEMPO PROGRAMAÇÃO
PADRONIZAÇÃO NA APURAÇÃO DE VISUAL DEMORADA
NA FORMA DE DADOS E AJUSTES
REGISTRAR E APURAR IMPOSSIBILIDADE NA
DADOS PELOS DEFINIÇÃO DO PADRÃO
FORNECEDORES
NÃO EXISTE DEFINIÇÃO
INTERFACE ENTRE ONDE FICARÁ O
FORNECEDORES SISTEMA DE CUSTOS ATRASO NA
(CARECENDO REFORÇO) P.O.P PRECÁRIO ELABORAÇÃO
DO RELATÓRIO
COLETAR DADOS DE CUSTO MODELO INADEQUADO DE ESTATISTÍCA,
GRANDE PERDA DE TEMPO NO CUSTOS E
DESVIO DA EQUIPE E NECESSIDADE DE CALCULADORAS ANÁLISE
MICROS PARA EXECUÇÃO CONTRATAR 2 PESSOAS INADEQUADAS
DE OUTROS SERVIÇOS DEMANDA DEMANDA
FALTA TREINAMENTO ATÍPICA MICROS COM ATÍPICA
PERDA DE TEMPO INFORMÁTICA INCOMPATIBILIDADE
CONFERINDO E PERDA DESVIO LINGUAGEM UTILIZAÇÃO
AJUSTANDO DE TEMPO NA BUSCA EQUIPE P/ EXECUÇÃO MICROS E IMPRESSORAS
DADOS DE DADOS NA FONTE DE OUTROS SERVIÇOS EM OUTROS SERVIÇOS
PRAZOS MÃ0-DE-OBRA MÁQUINAS
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FIGURA 4 – Descrição do Negócio
3.5 Avaliação Diagnóstica do Sistema de Custeamento
A partir desta etapa a equipe técnica foi assistida por consultoria externa, sendo a
atuação precedida da sistematização do cronograma a seguir, que a princípio,
conforme avaliação interna, abrangeria todas as etapas do trabalho pretendido:
FORNECEDORES INSUMOS NEGÓCIO PRODUTOS CLIENTES
- Unidade Operacionais de Limpeza Urbana - Relatórios de Execução das Atividades
- Fiscalização - Produção da Fiscalização
- Segurança e Medicina do Trabalho - Execução das Atividades Desenvolvidas na Área Médica, Segurança do Trabalho e de Psicologia Direção do órgão
- Unidade de Transportes - Informações sobre a Frota Própria (consumo de combustíveis, lubrificantes, Assessorias
mão-de-obra de oficina) Departamentos
- Destinação Final de Resíduos - Produção de Aterragem de Resíduos, Compostagem Simplificada Centro Memória
e Pesquisa - Estações de Reciclagem de Entulho - Relatório de Produção das Atividades
Apoio Técnico - Assessorias de Mobilização Social, - Atividades Desenvolvidas (Educação de Comunicação Social e Coleta Seletiva para Limpeza Urbana) Prefeitura
- Projetos Especiais - Atividades Desenvolvidas Órgãos Externos
- Diretoria de Operações - Relatório de Mão-de-Obra e Lotação de Veículo por Atividade
3 servidores - Recrutamento, Seleção e Treinamento - Relatório de Cursos, Eventos e
Atividades Desenvolvidas 1 estagiário (20 horas)
- Manutenção da Construção Civil - Relatório dos Serviços de Manutenção Esporádicos
- Controle de Contratos e Veículos - Despesas dos Contratos por Solicitação - Relatório de Veículos e Guarnições Equipamentos
- Preparo de Pagamentos - Relatório da Folha de Pagamento por 2 Micros Centro de Responsabilidade e Atividade - (Salário, Benefícios, Encargos Sociais e 3 Impressoras
Provisões) 7 Calculadoras
- Almoxarifado - Relatório de Material de Consumo Requi- sitado por Centro de Responsabilidade e Atividade - Relatório de Peças por Veículo
- Serviços Gerais - Despesas de Água, Luz, Telefone e Vigilância por Sede
- Contabilidade - Nota de Pagamento de Despesas - Benefícios (Parte do Empregador)
- Controle Orçamentário - Despesas e Receitas Orçamentárias
UNIDADE RESPONSÁVEL PELO SISTEMA
DE CUSTOS
CUSTOS ESPECÍFICOS
RELATÓRIO DE ESTATISTÍCA,
CUSTOS E ANÁLISE
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QUADRO 3 – Cronograma Intervenção no Sistema de Custeamento
Foram inspecionados nesta fase todo material coletado para a composição e
sistematização de custos. Procedeu-se análise detalhada de cada despesa,
quanto a sua relevância, relação de evidência e pertinência, procedimentos de
rateio dos custos indiretos e a apropriação dos custos diretos.
Outra intervenção durante esta fase foi a análise dos sistemas formadores de
informação para custos, tais como relatórios de contratos, gastos com serviços de
fornecimento de energia, telefone, água, esgotos, vigilância e sistemas
informatizados (Mão-de-obra, Materiais, Patrimônio, Financeiro-orçamentário).
Item Descrição Abr Mai Jun Jul Ago Set Abr Mai Jun Jul Ago Set
1 AVALIAÇÃO DIAGNÓSTICA DO SISTEMA DE CUSTOS
1.1 Debates com o grupo de trabalho
1.2 Análise dos dados coletados p/elaboração relatório
1.2.1 Análise do Relatório de Custos atual
1.2.2 Crítica da Produção do Relatório de Custos
1.3 Imersão e conhecimento de pessoas, locais trabalho
1.4 Reuniões para debates e sistematização diagnóstica
2 PADRONIZAÇÃO DE ATIVIDADES-FINS
2.1 Levantamento de todas as atividades reconhecidas
2.2 Levantamento de todos os serviços executados
2.3 Condensação de atividades Macro
2.4 Definição e descrição das atividades-fins
2.5 Divulgação das Atividades-fins
3 DEFINIÇÃO - área de competência e de funções /
dimensionamento equipe e equipamentos p/custos
3.1 Levantamento Legislação atual
3.2 Levantamento pessoal disponível
3.3 Levantamento equipamentos disponíveis
3.4 Proposta de alteração Legislação
4 Treinamento
5 DEFINIÇÃO DO SISTEMA DE CUSTOS
Prazo de Execução Proposto Prazo de Execução Realizado
CRONOGRAMA DE TRABALHO 1998 - INTERVENÇÃO NO SISTEMA DE CUSTOS
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Os procedimentos adotados para a apuração de custos foram validados, sendo
apresentadas recomendações e sugestões valiosas para o aprimoramento das
rotinas e adequação da metodologia de trabalho, conforme se comprova na
Diagnose do Sistema de Custeamento apresentada no QUAD.4:
QUADRO 4 – Diagnose do Sistema de Custeamento Existente
ITEM DIAGNOSE CONSEQÜÊNCIAS RECOMENDAÇÕES(Continua)
1.1- O remanejamento depessoal é volumoso e realizadosem o devido planejamento detempo para se processar aregularização pela unidadecompetente.
Comprometimento daapuração do custo de mão-de-obra, resultando emdistorções no custo final dasatividades
Sensibilização e recomendaçãoàs unidades envolvidas parapadronização e agilização dosremanejamentosestabelecendo período factívelpara a escrituração.
1.2- Despesas consideradascomo custos indevidamente:1.2.1- Salário Maternidade1.2.2- Seguro Obrigatório pagopelo servidor.
Onera o custo da mão-de-obra na apuração de qualquercusto.
As despesas não representamcustos, considerando que odesembolso efetuado éreembolsado em suatotalidade.
1.3- Custos que não estão sendoapropriados:1.3.1- Provisão de FGTS sobre aprovisão de férias e 13º Salário
Alivia o custo da mão-de-obrana apuração dos custos
Revisar os cálculos deformação de despesas dafolha, excluindo as que não sãocustos ou não são legítimas deserem agregando as legítimase reconhecidas.
1.4- Duplicidade de lançamentosde valores:1.4.1- Férias e 13º salário +Encargos sobre os mesmos, emcasos de rescisões.
Onera o custo da mão-de-obra uma vez que os valoresjá foram provisionadosacertadamente por seu fatogerador
Junto à Nota de Despesa dePagamento deve-se anexarmemorial de cálculo dasrescisões contratuais,possibilitando a exclusãodestas despesas na formaçãode custos.
1.5- Provisionamento de férias e13º salário de servidoresafastados está sendo preterido.
Alivia o custo da mão-de-obrana apuração dos custos
Incluir este custo na revisãodos cálculos.
1- R
elat
óri
o d
a F
olh
a d
e P
agam
ento
1.6- Lay-out do Relatório daFolha de Pagamento
Dificulta o trabalho da equipede custos e atrasa todo oprocesso de informações.
É sugerida a adoção do modelode relatório conforme proposto.
20
ITEM DIAGNOSE CONSEQÜÊNCIAS RECOMENDAÇÕES(Continua)
2.1- Os gastos com serviços deferraria estão sendo alocadosindevidamente como custos deoficina.
Falseia o custo de oficina. Apenas gastos com amanutenção dos veículos naplanilha devem compor osCustos de Oficina.Os gastos com ferraria devemter alocação própria naatividade-fim que utilizar osserviços.
2.2- Os custos de oficina estãoalocados nas atividades-fins pormecanismos de rateio, realizadode forma linear, considerando onúmero total de veículos quecompõem a frota própria
Distorce os custos de duasformas: I - Os centros deResponsabilidade quepossuem apenas veículosleves têm seus custosonerados;II - As atividades-fins queutilizam veículos pesados têmseu custo de oficinaextremamente aliviados.
Utilizar para base de rateio oprincípio de "PresunçãoContributiva", ou seja, quanto ovalor real de cada veículorepresenta (percentualmente)na composição total do valoratual da frota própria.
2- C
ust
os
de
Ofi
cin
a
2.3- Os custos de Oficina têmsido onerados em decorrência deempréstimos de peças entreveículos com posterior reposiçãoquando da chegada da peçaoriginalmente requisitada.
O veículo originário darequisição passa a trabalharcom peça usada, desgastada,elevando seu custo, pois maiscedo terá que trocar estapeça, enquanto o outroveículo "premiado" com peçanova terá o retardamentodeste gasto.
A organização deveexperimentar o processogerencial de estoques depeças, dentro da política Just-In-Time. Esse modelo garantiráa vinculação direta - usuário ecustos.
3- D
epre
ciaç
ão
3.1-O processo se restringe aosveículos e foram detectadas asfalhas enumeradas:I- Utiliza-se a taxa de 10 anosigualmente para veículos eequipamentos;II- para o cálculo utiliza-sevalores de veículo equipamentonovos (preços de mercado).
A sistemática onera aformação dos custos.
I- Continuar utilizando o métododa soma dos dígitos para ocálculo da depreciação;II- considerar vida útil doveículo igual a 10 anos eequipamento igual a 5 anos.III- considerar valor efetivo doveículo no mercado paracálculo da depreciação;IV- A Autarquia necessitapromover um processo deReavaliação dos seus AtivosPatrimoniais, para que adepreciação dos mesmospasse a formar os custos deseus serviços.
21
ITEM DIAGNOSE CONSEQÜÊNCIAS RECOMENDAÇÕES(Continua)
4- N
PD
4.1- As informações comserviços de terceiros sãocolhidas das Notas dePagamento de Despesas - NPDque se restringem à informaçãodo objeto genérico nãoidentificando a atividaderesponsável pelo gasto.
A falha dificulta o trabalho,ocasionando alocação dogasto em CustosAdmintrativos, que sãorateados para todas asatividades. Pode ocorrertambém alocação de gastoscom regime de competênciadiferente dos demais.
As informações processadaspela Nota de Despesa dePagamento carecem de melhoridentificação sobre origem ecompetência, ou que asdescrições sejam menosgenéricas e mais elucidativas,do ponto de vista de alocaçãode custos às atividades-fins.
5- C
on
trat
os
5.1- Nos Relatórios de Controlede Contratos as informações sãoextremamente sintéticasobserva-se que a Unidaderesponsável, se atém apenasaos controles financeiros doscontratos.
Dificulta o trabalho da equipede custos que manuseiadiversos relatórios paracomplementar dados físicos efinanceiros.
A unidade responsável pelocontrole do contrato devepassar relatórios contendotanto dados financeiros, comofísicos.
6- V
igilâ
nci
a
6.1- O contrato é abrangente,pagando-se por valor hora devigilância, não distinguindo se oserviço é armado, se requerfiscalização, rádio e carroparticular nos pontos (customédio dos dispêndios).
Distorce a apropriação ealocação de custos nasatividades que utilizam avigilância desarmada, semcarro e comunicação, ficandoas mesmas sobrecarregadasem detrimento daquelasatividades que exigem todo oaparato.Outro ponto relevante é que oprocedimento onera os custosindiretos rateados entre asatividades-fins.
A sugestão é que na próximalicitação, mantendo-se mesmametodologia contratual, exija-seque os licitantes apresentemdecomposição de custos para adistinção de custos para adistinção de valores e custosda vigilância nos diversospostos existentes.
7- O
utr
os
Rel
ató
rio
s
7.1- Os relatórios de consumo deenergia, serviços telefônicos,água e esgosto só sãoproduzidos por solicitação e oformato dos mesmos não atendeà necessidade da informaçãopara alocação dos custos àatividade.
Gera retrabalho para a equipede custos e facilitam erros naalocação.
Do mesmo modo que elencadono item 5, deve-se alterarformato dos relatórios destesdipêndios e sua elaboraçãodeve ser rotineira e não porsolicitação.
22
ITEM DIAGNOSE CONSEQÜÊNCIAS RECOMENDAÇÕES(Continua)
8 -
Info
rmát
ica.
8.1 - Os gastos com locação demicrocomputadores sãolançados como despesasadministrativas (custos indiretosrateados às atividades)
A medida colabora paraavolumar o montante dedespesas indiretas,distorcendo o custo finalapurado, sendo que algunsdesses equipamentos estão"servindo" a determinadasatividades.
Alocar diretamente a despesana atividade, minimizando osefeitos negativos do rateio eproporcionado a certeza deapropriação. A recomendaçãodeve prevalecer para todasoutras despesas que estãosendo levadas à contaadministrativa indevidamente.
9. 1 - grande parte dos gastoscom a manutenção daconstrução civil envolvemmétodos construtivos de reformae ampliação que agrega valor aoimóvel, sendo estas lançadas naconta 3120 (Material deConsumo).
O custo final apurado poratividade fica distorcido(alivia).
Os gastos comreformas/ampliação queagregam valor ao imóvel,devem ser considerados comoinversões financeiras elançados em conta de Obras eInstalações (4110) . Estesgastos são investimentos e nãodevem ser considerados comocustos pela SLU.
9 -
Man
ute
nçã
o d
aC
on
stru
ção
Civ
il
9.2 - Este custo tem sidoapurado isoladamente comtratamento como se foraatividade-fim.
Alivia os custos finais dasatividades.
Já os gastos com amanutenção efetiva, devem serapropriados, diretamente naatividade, ou rateados comocustos indiretos. Entretanto,não podem receber otratamento dado à atividade-fim.
10-
Fis
caliz
ação
eM
ob
iliza
ção
So
cial
10.1- Estes custos também estãorecebendo tratamento comosendo atividades fins, quando naverdade são atividades meio.
Distorce o custo finalapurado, por atividade (alivia).
As despesas de Fiscalização eMobilização Social são levadasà população em geral,indiferente se os serviços sãode execução própria outerceirizados, ou seja, sãoexecutados em prol da limpezapública como um todo.Portanto, devem ser rateadosentre os custos da SLU eterceirizado, tendo como basede rateio, volume de produçãoou horas/homem em cadaatividade, indiferente se próprioou contratado.
23
ITEM DIAGNOSE CONSEQÜÊNCIAS RECOMENDAÇÕES(Conclusão)
11.1- Os valores de materiais epeças encontram-se muitodefasados em virtude dedesvalorização monetária eplanos econômicos com troca demoeda. Os estoques encontram-se com custos médiosinsignificantes.
I- Valores de estoquesdesatualizados aliviam oscustos apurados.
Inventariar os estoques,procedendo sua reavaliação.
11..2- Existência de estoques depeças para veículos eequipamentos de marcas emodelos que já não terãoutilidade (veículos eequipamentos já foram leiloados)
É anti-econômico e irracionalmanter estoques de materialsem utilização.
Inventariar as peças semutilização, destinando-as aleilão.
11.3- Peças e componentesrecondicionados permanecemfora do estoque, sem controlefísico-financeiro.
O desembolso com orecondicionamento de peçascompõem o custo de oficina,que é o rateio dos veículos.
Adequar o Sistema deMateriais para incluir amovimentação destas peçasapenas para fins de custos(sem efeito contábil).Inventariar as peças e procederseu registro de entrada,considerando seu valor como60% do valor da peça nova.
11-
Alm
oxa
rifa
do
Mat
eria
l de
Co
nsu
mo
11.4-A reposição de estoques écalculada pela média de saída, oque não aplica-se compropriedade à manutenção,agravando-se com aspreventivas.
Alivia o custo para uns eonera para outros.
Recomenda-se o processogerencial de estoques dentroda política Just-In-Time
Concluiu-se pela diagnose que o Sistema de Custeamento não apresentava
deformidade, mas apresentava debilidade na base de dados que comprometia a
formação dos custos finais, cuja abordagem remontava à valoração dos bens e
fragilidades detectadas na entrada de dados.
A Diagnose foi apresentada à Direção e técnicos da Autarquia. As recomendações
e Ações Corretivas foram discutidas, avaliadas e consensadas.
24
3.6 Avaliação das Atividades
A alocação de custos é realizada por atividade-fim, chamadas de Centro de
Custos no Sistema de Custeamento Existente, uma vez que essas consomem
insumos para sua realização e representam os serviços prestados pela Autarquia
aos munícipes. As atividades-fins reconhecidas foram avaliadas, considerando
que este item é de fundamental importância no aprimoramento da sistemática de
custeamento, e proporciona a ampliação de conhecimentos da equipe, através de
estudos e discussões procurando identificar, levantar, conhecer, conceituar,
sedimentando e divulgando a todos na linguagem de custos. Da mesma forma,
foram contempladas as atividades intermediárias executadas pela organização. É
importante ressaltar que atividade-fim deve ser entendida como os serviços
executados pela Autarquia em cumprimento de sua missão e, como atividades
intermediárias as ações de suporte aos serviços. Faz sentido também salientar
que a atividade-fim e a intermediária consomem recursos (mão-de-obra, materiais,
equipamentos, tecnologia, etc.), convertendo-os no caso, à produção de serviços.
3.6.1 Dinâmica de Padronização das Atividades
Após listadas as atividades-fins reconhecidas, procedeu-se a condensação dessas
em Atividades Macro, considerando suas segregações em características
peculiares ao serviço e por equipamento.
25
A partir de então, foi elaborada a primeira minuta da descrição técnica das
mesmas, sendo o assunto levado à discussão com a Direção Superior,
objetivando consensar sobre os seguintes tópicos:
a) definição das atividades-fins;
b) padronização para apropriação de custos;
c) aprovação da descrição técnica das atividades-fins;
d) divulgação das atividades-fins.
Todos os tópicos foram discutidos e consensados e aprovada a Proposta de
Padronização das Atividades por Características e Equipamentos, ilustrada no
FIG.05.
FIGURA 05 - Proposta de Padronização das Atividades por Características e
Equipamentos
ATIVIDADE
EQUIPAMENTO
EQUIPAMENTO
EQUIPAMENTO
EQUIPAMENTO
CARACTERÍSTICANº 02
CARACTERÍSTICANº 01
26
QUADRO 5 – Codificação de Centro de Custos
CENTRO DE CUSTOS CARACTEÍSTICASCÓDIGO (Atividade-Fim) CÓDIGO DO SERVIÇO CÓDIGO EQUIPAMENTO
0 01 Regular - convencional 1 Compactador
2 Caminhão carroçaria aberta/Madeira3 Caminhão carroçaria aberta/Báscula
0l COLETA DOMICILIAR E 4 CaçambaCOMERCIAL 0
1 Porta-a-porta com carrinho de mão2 Em Vilas e Favelas 2 Caminhão 3/4
3 Veículo alternativo (adaptado)4 Caçamba
02 COLETA GRANDES 0 0GERADORES 1 Especial 1 Compactador
0 003 COLETA EM UNIDADES DE 1 Hospitalar 1 Compactador
SERVIÇO DE SAÚDE 2 Posto de Saúde 2 Veículo alternativo (adaptado)0 0
04 COLETA SELETIVA 1 Vidros 1 Caminhão GindautoDE RECICLÁVEIS 2 Papel, Metal e Plástico 2 Caminhão carroçaria-altura ampliada
3 3 Compactador0 0
05 CAPINA E ROÇADA 1 Capina, Roçada Manual 1 Ferramentas manuais2 Capina Química 2 Produtos Químicos3 Roçada Mecânica 3 Roçadeira Mecânica0 0
06 VARRIÇÃO 1 Varrição Manual 1 Ferramentas manuais2 2 Varredeira Mecânica0 0
07 RASPAGEM 1 Mecânica 1 Pá Carregadeira0 0
08 LAVAÇÃO DE VIAS 1 Mecânico 1 Caminhão Pipa0 01 De Resíduo Orgânico - por 1 Triturador podas e equipamento
09 RECICLAGEM Compostagem simplificada pesado2 De Entulho da Construção 2 Equipamento pesado e Britador
Civil - Unidade 13 De Entulho da Construção 3 Equipamento pesado e Britador
Civil - Unidade 20 0
10 ATERRAGEM DE RESÍDUOS 1 Aterro Celular - Unidade 1 1 Equipamento Pesado2 Aterro Celular - Unidade 2 2 Equipamento Pesado0 0
11 MULTITAREFA 1 Diversos tipos de limpeza 1 Ferramentas manuaisexecutados por mutirão
50 Manutenção Veículos 0 0
51 Ferraria 0 0
52 Manutenção da Construção 0 0Civil
53 Fiscalização 0 0
54 Mobilização Social 0 0
55 Administração (Custos Admi- 0 0nistrativos Indiretos)
56 Operacionais - (Custos 0 0Operacionais Indiretos)
60 Projeto Alfabetização 0 0
61 Projeto Sócio-Funcional 0 0
ATIVIDADES INTERMEDIÁRIAS
27
Foram então criados os códigos de Centro de Custos (Onde se gasta), com o
objetivo de identificar corretamente os gastos nos sistemas fornecedores de dados
formadores de custos. Conforme detalhado no QUAD. 5, página anterior, a
situação proposta é a apropriação de custos na atividade-fim observando-se as
características peculiares do serviço e o equipamento. Entretanto, no momento o
procedimento de apropriação não se aplica ao equipamento, por questões de
caráter operacional, embora o sistema já esteja preparado para este
procedimento.
Por outro lado, as áreas operacional e técnica já estão empenhadas em dar
solução ao assunto de forma ágil para racionalizar a alocação dos equipamentos.
Neste primeiro momento os custos terão sua apuração centrada por atividade-fim
e por características, orientando-se pela filosofia do sistema ABC - Activity Based
Costing.
3.7 Lotação do Sistema de Custos
Pela legislação vigente, tanto na Lei Orgânica da Autarquia, como no próprio
Regimento Interno a unidade responsável pelo Sistema de Custeamento está
subordinada à Contabilidade, que pertence à Diretoria Administrativo-Financeira.
Entretanto, este Sistema foi desenvolvido e implantado na Diretoria Técnica da
Autarquia desde 1985.
Até o presente momento não foi verificado nenhum impedimento ou dificuldade de
processamento dos dados formadores de custos, que estão sob a
responsabilidade da unidade que processa também os dados estatísticos
28
referentes à produção dos serviços, o que viabiliza e agiliza o cruzamento das
informações.
As informações apuradas devem ser preparadas na forma que o seu usuário
(cliente) as entenda e possa utilizá-las, pois os resultados produzidos pelo
Sistema de Custeamento são gerenciais e, os dados iniciais de alimentação do
mesmo dependem de atualização sistemática pelos gestores envolvidos. Está
comprovado que o sucesso de um Sistema de Custeamento, depende da prática e
atenção do pessoal que o alimenta e o faz funcionar. A equipe responsável pela
apuração de custos na Autarquia tem a qualificação necessária para organizar,
processar, analisar e interpretar os dados, estando permanentemente em
processo de capacitação e aprendizado.
3.8 Dimensionamento da Equipe e Equipamentos para o Sistema de
Custeamento
3.8.1 Mão-de-Obra
Em virtude da multidisciplinaridade do processo de custeamento de atividades-fins
faz-se necessário uma equipe com o mesmo padrão.
A equipe foi constituída em atendimento às recomendações e demanda
diagnosticadas, da seguinte forma:
Ø 1 (um) Contabilista;
Ø 1 (um) Economista;
Ø 3 (dois) Administradores;
Ø 1 (um) Auxiliar Técnico;
Ø 1 (um) Desenhista;
29
Ø 1 (um) Escriturário
3.8.2 Máquinas e Equipamentos
Os equipamentos foram dimensionados, sendo que não foram adquiridos em sua
totalidade, estando os mesmos previstos na proposta orçamentária do ano 2.000.
Ø 4 (quatro) microcomputadores Pentium;
Ø 1 (uma) impressora laser;
Ø 2 (duas) impressoras jato de tinta colorida;
Ø 1 (uma) impressora, scanner, copiadora;
Ø 1 (uma) gravadora de CD;
Ø 1 (um) Zip Drive interno;
Ø 4 (quatro) calculadoras HP-12C;
Ø 2 (duas) calculadora 12 dígitos com visor e fita (duas memórias);
4 ADAPTAÇÃO DO SISTEMA DE CUSTEAMENTO (Cumprimento às Ações
Corretivas recomendadas na Diagnose)
Primou-se pela racionalização do trabalho, quando se desenvolveu junto às fontes
geradoras, a avaliação dos dados, o alinhamento das distorções apontadas e a
alocação por atividades-fins (centro de custos), de modo a possibilitar o repasse
das informações à Unidade responsável pelo Sistema de Custeamento,
formatadas por meio magnético, via disquete, para que os mesmos fossem
trabalhados através de planilhas eletrônicas, utilizando-se dos vários recursos
disponíveis no EXCEL.
Novo cronograma foi então estabelecido, visando o cumprimento das principais
etapas do ajuste do sistema, como se colhe no QUAD. 6.
30
QUADRO 6 – Cronograma - Ações para o Ajuste do Sistema de Custeamento
IIITTTEEEMMM DDDEEESSSCCCRRRIIIÇÇÇÃÃÃOOO PPPEEERRRÍÍÍOOODDDOOO DDDEEE EEEXXXEEECCCUUUÇÇÇÃÃÃOOO --- 111999999999
AAABBBRRR MMMAAAIII JJJUUUNNN JJJUUULLL AAAGGGOOO SSSEEETTT1. ACERTO DA BASE DE DADOS E ALTERAÇÃO DE
SISTEMAS1.1 Depreciação1.1.1 Formatação do algorítimo de cálculo de depreciação
pela soma dos dígitos
1.1.2 Inclusão da depreciação no sistema de patrimônio1.3 ACERTO DE DADOS DO PATRIMÔNIO1.4 AJUSTES DO SISTEMA DE MATERIAIS2. CONSISTÊNCIA DOS DADOS2.1. Verificação e emissão de relatórios2.1.1. Sistema de materiais2.1.2. Sistema contábil (Sf11) NPD2.1.3. Contratos2.1.4. Sistema de patrimônio2.2. Teste do instrumental de dados magnéticos3. FORMATAÇÃO DA INFORMAÇÃO3.1. Importação de dados3.2. Montagem das planilhas de trabalho (Excel)3.3. Tratamento e manipulação de dados3.4. Relatório (Teste)4. REESTRUTURAÇÃO DA ÁREA DE CUSTOS4.1. Reuniões: sistematização do fluxo de Informações4.2. Interface com a contabilidade (Laudo de reavaliação
de ativos)4.3. Relatório de custos (Definitivo)5. TREINAMENTO DE PESSOAL6. SISTEMATIZAÇÃO DE NOVO MODELO DE
INFORMAÇÃO DE CUSTOS (BASE DE DADOSSISTÊMICA E INTEGRADA)
31
4.1 Divulgação e treinamento quanto aos Centros de Custos
A codificação dos Centros de Custos foi divulgada ao corpo gerencial da Autarquia
através de Comunicação Formal, ou seja Circular e Instruções (Transferência e
Lotação de Pessoal, Requisição de Material e Pedido de Compras ou Contratação
de Serviços) elaboradas pela equipe de O&M - Organização e Métodos. Os
gerentes e pessoas envolvidas receberam treinamentos, objetivando capacitá-los
a:
a) identificar os códigos das atividades-fins (Atividade - Características –
Equipamento);
b) familiarizar com as descrições das atividades-fins;
c) proceder junto à unidade responsável pela elaboração da folha de pagamento,
atualização de lotação de cada servidor no Centro de Custo pertinente ao
desempenho de suas funções;
d) proceder as Requisições de Materiais junto ao Almoxarifado, utilizando os
novos códigos para correta alocação dos dados formadores nos Centros de
Custos pertinentes;
e) alocar corretamente por Centros de Custos veículos e equipamentos utilizados;
f) conscientizar quanto a necessidade dos resultados de custos na rotina do dia-
a-dia.
4.2 Reavaliação dos Ativos
Tradicionalmente o Setor Público desconhece o valor do seu patrimônio
permanente, não só porque lhe é facultado em Lei, como também pela
preocupação arraigada com a alocação de gastos financeiros inerentes ao
32
Orçamento, preterindo os aspectos de custos, apesar destes também estarem
inseridos no mesmo dispositivo legal.
Com a evolução dos tempos e a mudança do cenário mundial no processo
evolutivo e competitivo crescente, caracterizado pela globalização, novas
necessidades emergem, exigindo do gestor público mudanças radicais, quebrando
antigos paradígmas, por questões inclusive de sobrevivência.
O que a Lei 4.320 de março de 1964, recomendava didaticamente em seus Art.
106 e 107, no tocante às reavaliações dos bens móveis e imóveis e previsões
para depreciação, deve ser interpretada hoje, como uma “nova ordem de
execução” e não como sugestão, ou recomendação didática.
Com este entendimento e, antecedendo fatos de forma pró-ativa, é que a
Organização optou pela reavaliação de seus ativos patrimoniais permanentes,
considerando que seu patrimônio apresentava valor irrelevante àquele que a
moeda atual exprime e que a parcela referente à depreciação deve ser
componente dos custos dos serviços prestados pela entidade.
O trabalho de reavaliação dos ativos permanentes da Autarquia, se contratado de
terceiros teria um desembolso significativo. Assim, a Direção da organização,
acreditando no potencial do corpo técnico do quadro efetivo, optou por fazê-la
internamente. Para tal, promoveu a sensibilização, iniciando um trabalho conjunto,
integrando representantes de todas as áreas envolvidas, que somando esforços,
contribuíram para a concretização da tarefa, cujo resultado deve ser atribuído
muito mais ao esforço de pessoas, do que pelas próprias condições e recursos
disponíveis.
33
4.2 .1 Estruturação do Trabalho
O trabalho de reavaliação dos ativos foi dividido em dois módulos, sendo estes
subdivididos conforme grupamento da classificação do plano de contas. Para cada
grupamento foi composta uma comissão responsável pelas tarefas inerentes ao
inventário e à valoração dos itens inventariados.
a) Bens Permanentes (Ativo Permanente)
Ø Móveis e Utensílios;
Ø Veículos, Máquinas e Equipamentos;
Ø Imóveis.
b) Estoques (Ativo Circulante)
Ø Peças, acessórios e componentes para veículos;
Ø Material de Consumo.
4.2.1.1 Bens Permanentes Móveis
Foi realizado levantamento físico quantitativo e qualitativo de todos os bens
patrimoniais, a partir de listagens fornecidas pela unidade responsável.
Posteriormente procedeu-se a valoração de todos os bens patrimoniais a nível de
mercado.
O sistema patrimonial foi adequado de modo a receber a identificação qualitativa
de acordo com a sua situação real, e a expectativa de vida útil de cada bem.
Conforme seu estado o bem recebeu a classificação a seguir:
QUADRO 07 - Classificação dos Bens quanto ao seu estado
ÓÓÓTTTIIIMMMOOO111000000%%%
BBBOOOMMM777555%%%
RRREEEGGGUUULLLAAARRR555000%%%
PPPÉÉÉSSSSSSIIIMMMOOO222555%%%
34
A partir dessa tabela o sistema aplicou automaticamente ao preço de mercado o
percentual correspondente à classificação do bem efetuando o cálculo da nova
valoração.
Neste momento procedeu-se estudos e ensaios, utilizando-se a valoração
atualizada de todos os bens patrimoniais, aplicando aos mesmos os vários
métodos para cálculo de depreciação, objetivando definir o método a ser
adotado. O estudo contemplou:
Ø "Método das Quotas Constantes";
Ø "Método da Soma dos Dígitos dos Anos";
Ø "Método de Unidades produzidas";
Ø "Método de horas de Trabalho".
Optou-se pelo método de quotas constantes para móveis, utensílios, máquinas e
equipamentos pelas características de uso e desgaste, considerou-se também
para máquinas e equipamentos o desgaste com grau maior de dispêndios com
manutenção e reparos.
Quanto a depreciação de veículos ficou definido que o lote reavaliado será
depreciado pelo método das quotas constantes, enquanto que veículos novos a
serem incorporados, serão depreciados pelo método da soma dos dígitos dos
anos. A razão para utilização de dois métodos se justifica no fato de que o método
da soma dos dígitos resulta numa taxa de depreciação alta nos primeiros anos de
vida útil do bem, sendo a mesma decrescente nos demais, compensando assim,
as fortes intervenções de manutenção ao final de sua vida útil. No caso do lote
35
reavaliado, o mesmo já tem forte intervenção de manutenção, sendo contra
indicado a aplicação desse método, o que oneraria os custos das atividades-fins.
A reavaliação dos ativos patrimoniais propiciou à entidade conhecer o valor de
seu patrimônio, eliminando a defasagem proveniente do valor histórico e
apontando uma parcela formadora de custos referente à depreciação conforme
retratada no GRÁF. 4.
Além disso, foi preparado a incorporação ao patrimônio de quaisquer reparos,
manutenções e peças que venham modificar a vida útil do bem. O sistema
patrimonial passou por uma total reformulação e neste momento estuda-se a
implantação de sistemas de código de barras para facilitar os inventários físicos,
que deixaram de ser realizados apenas no final do ano, para cumprimento legal, e
passou a ser realizado permanentemente, garantindo a efetividade dos dados
gerados pelos itens patrimoniais.
GRÁFICO 4 - Demonstrativo Geral de Reavaliação
DIFERENÇAR$ 4.810.236,15 VALOR
PATRIMONIALR$ 5.767.137,11
APÓSREAVALIAÇÃOR$ 10.144.345,98
36
4.2.1.2 Bens Permanentes Imóveis
Foram levantados todos os imóveis, inclusive com suas respectivas plantas e
material fotográfico atual das edificações. Para a valoração, utilizou-se o valor
venal da prefeitura (métodos construtivos) atualizando pelo valor de mercado
(metro quadrado na região). Entretanto esses imóveis não foram incorporados ao
patrimônio da Autarquia, em função da necessidade de se legalizar sua cessão.
Este estudo está sendo encaminhado ao Conselho Municipal de Limpeza Urbana,
ao Prefeito Municipal e posteriormente à Câmara Municipal para que estes bens
sejam definitivamente levados ao patrimônio da Autarquia, determinando a sua
realidade patrimonial, econômica e financeira. Ao final da incorporação
possibilitará apuração de depreciação destes bens e no momento da realização de
reformas e incorporações que modifiquem a vida útil do bem possam, também,
ser registradas.
4.2.1.3 Bens de Estoque
O sistema de materiais foi adequado para atender a reavaliação dos estoques e a
inclusão do grupo de peças recondicionadas para veículos, gerando relatórios com
a devida atualização dos preços unitários de saída para atender ao sistema de
custos. Os resultados da valorização de estoques estão representados nos GRAF.
5 e 6.
37
GRÁFICO 5 - Reavaliação dos Estoque do Almoxarifado da Unidade de
Transportes
GRÁFICO 6 - Reavaliação dos Estoques do Almoxarifado Geral
APÓS REAVALIAÇÃO543,929,880,33
DIFERENÇA153,182,92
GRUPO 20160,279,89
ANTES DA REAVALIAÇÃO
390,746,96
APÓS REAVALIAÇÃO336.597,51
DIFERENÇA54.426,83
ANTES DA REAVALIAÇÃO
282.170,68
38
4.3 Ajustando as Bases de Dados
4.3.1 Sistema de Folha de Pagamento
Foram corrigidas todas as distorções pontuadas na Diagnose, sendo revisados os
cálculos de formação de despesas da folha excluindo as que não são custos, ou
não são legítimas de serem e agregando as legítimas e reconhecidas.
Adotou-se novo lay out para o relatório, sendo este estruturado com quebras por
Centros de Custos e formatado por meio magnético, via disquete, o que em muito
agiliza a filtragem de dados através de planilhas eletrônicas do sistema Excel ,
minimizando toda a sistemática manual, anteriormente utilizada, de forma que os
setores envolvidos na sistematização de custos possam sair da ação reativa e
passarem para ações pró-ativas, proporcionado pela mudança cultural-gerencial e
pela própria existência de disponibilidade de tempo ocorrida no processo.
4.3.2 Sistema de Transportes
Os gastos alocados indevidamente como custo de oficina, foram separados
passando a compor o custo de ferraria, cujos resultados são alocados diretamente
no Centro de Custo que utilizou o serviço.
Conforme recomendado foi utilizado para o rateio de custo de oficina o princípio
de "Presunção Contributiva", onde cada veículo passaria a assumir a carga de
custos do setor de transportes pelo seu valor econômico, entretanto já se concluiu
que esse critério de rateio não é o ideal, adotando-se no caso, o percentual de
ocupação de oficina por veículo proporcional aos dias parados. O rateio pelo
último método é mais justo, uma vez que o custo de oficina só é imputado às
atividades-fins, cujos veículos necessitaram dos referidos serviços no período.
39
O relatório gerado pela unidade de transportes foi adequado à novo lay out, que
condensa de forma racional, maior número de informações relevantes na
formação de custos, melhorando não só sua visualização como o processamento
dos dados
4.3.3 Sistema Orçamentário-Financeiro
O sistema está sendo adaptado, para incluir campo de código de Centro de
Custos nos formulários Nota de Empenho - NE e Nota de Despesa de Pagamento
- NPD, objetivando a identificação e alocação correta dos gastos com serviços de
terceiros nas atividades-fins.
4.3.3.1 Nota de Despesa de Pagamento
As informações processadas, especialmente na dotação 3.132 - Serviços de
Terceiros, estão melhor identificadas quanto a competência e origem. Com a
inclusão do campo para o código do Centro de custos, conforme mencionado no
item anterior a origem estará automaticamente identificada para a alocação.
4.3.3.2 Informações de Contratos
Os relatórios pertinentes aos contratos foram revistos e estão apresentados com
demonstrativos financeiros e físicos por competência e identificados por Centros
de Responsabilidade e os Centros de Custos, facilitando a alocação dos custos.
Até o momento estas informações estão sendo passadas em relatórios impressos.
40
4.3.4 Demais Relatórios de Dados Formadores de Custos
Os dados referentes às despesas com energia elétrica, serviços telefônicos, água,
luz e esgoto, foram também objeto de estudo, visando adequar a formatação das
informações em grupamentos por Centro de Responsabilidade e Centro de Custo.
Foi determinada a periodicidade de emissão e tempo para a remessa dos
Relatórios à Unidade de Custos.
Já a recomendação quanto aos gastos com vigilância, será aplicada
oportunamente.
4.4 Treinamento da Equipe de Custos
Após os ajustes na base da dados dos fornecedores de informações geradoras de
custos, delineou-se o Sistema de Custeamento utilizando as planilhas eletrônicas
no Sistema Excel, procurando maximizar a utilização das ferramentas e dos
recursos disponíveis.
A equipe de Custos especialmente os novos integrantes, receberam treinamento
adequado para a operacionalização das tarefas e orientações básicas no tocante
à identificação dos custos e sua alocação, nuâncias de seu processamento e de
sua interpretação.
4.5 Elaboração do Relatório de Custos nos Novos Moldes
O primeiro relatório elaborado após a revisão, foi denominado como "Relatório
Teste", uma vez que sua execução se deu de forma experimental, inclusive para
efeito de treinamento prático da equipe na nova dinâmica.
41
A nova dinâmica foi muito bem assimilada e aceita pela equipe, ficando
comprovada que a racionalização das tarefas contribuiu conferindo rapidez e
economia de tempo e ainda, confiabilidade de resultados.
5 IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA REVISADO E DA GESTÃO DE CUSTOS
Objetivando propiciar condições para debates e treinamento em Gestão de
Custos, a entrega do "Relatório Teste" ao corpo gerencial foi realizada em reunião
solene, contando em sua abertura com brilhante palestra proferida por
especialista de notório saber.
Os gerentes receberam informações detalhadas sobre a confecção do documento,
resultados apurados e sua utilidade na rotina. Foi agendada nova reunião para
debates, sugestões e críticas ao trabalho.
5.1 Discussão dos resultados com o corpo gerencial
Dando continuidade ao processo de treinamento e buscando o comprometimento
dos gerentes nas ações de custos, os resultados do "Relatório Teste" foram
amplamente discutidos, criticados e validados, em reunião com o corpo gerencial.
Os debates foram bastante proveitosos, mostrando o interesse e o envolvimento
dos gestores quanto ao assunto e dando indícios de mudanças dos antigos
paradigmas.
Resultaram desses debates novas demandas de apropriação de custos e foram
também pontuados pelos gerentes operacionais, a necessidade de alinhamento
quanto ao custeamento de algumas atividades.
42
5.2 Nova Estrutura do Sistema
O Sistema de Custeamento revisado conforme FIG. 06, apresenta nova estrutura,
a saber:
a) Recursos humanos: em número suficiente, com formação multidisciplinar e
com treinamento permanente;
b) Equipamentos: modernos, ágeis e integrados no mesmo ambiente de trabalho;
c) Visão de negócios: clara definição dos objetivos organizacionais, metas e
objetivos a serem atingidos;
d) Plano de contas unificado: padronização de todos os centros formadores de
informações em uma única base codificada, identificando os centros de
responsabilidade, os centros de custos, os elementos de despesas e as
atividades-fins;
e) Métodos de trabalho: modernizado, sistematizado em meio magnético, com
redução de tempo e agilidade nos resultados.
5.3 Os Dados do "Relatório Teste" como Ferramenta de Decisão Gerencial
Os dados apresentados no trabalho foram devidamente criticados e validados,
fazendo com que o município e a Autarquia responsável pela política de limpeza
urbana pudessem ter um instrumento de parametrização e comparabilidade dos
seus custos com custos de outras empresas públicas do mesmo segmento e,
também, com os serviços privados, sejam para fins de decisão de contratação
desses serviços, mudanças de rumos ou para certificação e afirmativa do caminho
que está sendo trilhado.
43
FIGURA 06 - Sistema de Custeamento Revisado (Engrenagem)
SISTEMA DE
CUSTOS
SALÁRIOS ENCARGOSPROVISÕES
ÁGUALUZ
TELEFONE
NOTA DEPAGAMENTODE DESPESA
DEPRECIAÇÃO
MATERIAS ALM 1 - 2
OBRAS EINSTALAÇÕES
CONTRATOS
VEÍCULOSALUGADOS VEÍCULOS
PRÓPRIOS
RATEIODADOSDE
PRODUÇÃO
RESUMO DEARRECADAÇÃO
CO
LETAS
SE
RVIÇOS
GERE
NCIAIS
VARRIÇÃOLAVAÇÃO
COMPOSTAGEMENTULHO
ATERRAGEMMULTITAREFA
RASPAGEM
DOMICILIARVILAS E FAVELAS
CAÇAMBASCOLETA ESPECIAL
SAÚDEORGÂNICO
VIDROPAPEL,METAL
PLÁSTICO/ ASMARE
OFICINAMANUTENÇÃO
CONSTRUÇÃO CIVILFISCALIZAÇÃOMOBILIZAÇÃO
FERRARIAADMINISTRATIVO
OPERACIONAL
RESUMO
DOS CUSTOS
CUSTOSAPURADOS
VIGILÂNCIA
44
5.3.1 Modelos de Tabelas para Tomada de Decisão e Avaliação de
Resultados
Apresentamos a seguir, 05 (cinco) planilhas resultantes do trabalho, as mesmas
foram selecionadas considerando a representatividade na formação total dos
custos.
TABELA 01 - Custos Unitários das Atividades de Limpeza Urbana
CENTRO ATIVIDADE UN. CUSTO MÉDIOCUSTOS UNITÁRIO
COLETA0100 DOMICILIAR E COMERCIAL t 36,910120 DOMICILIAR EM VILAS E FAVELAS t 68,880114 DOMICILIAR POR CAÇAMBA t 37,77
DOMICILIAR POR CAÇAMBA UN. 74,250211 ESPECIAL DE GRANDES GERADORES t 69,900311 RESÍDUOS DE UNIDADES DE SAÚDE t 40,810411 SELETIVA DE VIDRO t 247,420422 SELETIVA DE PAPEL, METAL E PLÁSTICO t 159,540433 SELETIVA DE ORGÂNICOS t 93,22
SERVIÇOS DE LIMPEZA0611 VARRIÇÃO MANUAL DE VIAS
COM REMOÇÃO DE RESÍDUOS km 50,530711 RASPAGEM MECÂNICA m3 8,910811 LAVAÇÃO DE VIAS E LOGRADOUROS m2 0,041100 MULTITAREFA H/h 7,51
DESTINAÇÃO FINAL DE RESÍDUOS0911 COMPOSTO ORGÂNICO t 198,480922 RECICLAGEM DE ENTULHO t 13,931011 ATERRAGEM DE RESÍDUOS t 7,49
45
TABELA 02 - Composição dos Custos Totais
COMPONENTE VALOR % (R$)
01 - MÃO-DE-OBRA 2.543.497,00 44,4202 - MATERIAL DE CONSUMO 42.482,23 0,7403 - SERVIÇOS DE TERCEIROS 292.918,10 5,1204 - SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA 168.883,61 2,9505 - VEÍCULOS ALUGADOS 499.988,01 8,7306 - MÁQUINAS ALUGADAS 223.200,89 3,9007 - CONSUMO DE TELEFONE 16.163,32 0,2808 - CONSUMO DE ENERGIA 12.587,33 0,2209 - CONSUMO DE ÁGUA 32.573,47 0,5710 - VEÍCULOS PRÓPRIOS 209.383,31 3,6611 - DEPRECIAÇÃO DE BENS MÓVEIS, EQUIPAMENTOS 11.061,72 0,1915 - SERVIÇOS TERCEIRIZADOS/CONTRATOS 1.673.307,39 29,22TOTAL GERAL 5.726.046,38 100,00FONTE: Elaboração Própria
46
TABELA 03 - Composição de Custos da Coleta Domiciliar
ATIVIDADE - 0100 COLETA DOMICILIAR E COMERCIALCOMPONENTES VALORES (R$) %
1. MÃO-DE-OBRA. Salários. Benefícios. Encargos Normais. Provisões. Vale Refeição e Lanche
SUBTOTAL (1)2. OUTROS. Material de Consumo. Serviços de Ferraria
SUBTOTAL (2)3. VEÍCULOS PRÓPRIOS. Combustíveis. Lubrificantes. Peças, Acessórios e Serviços. Custo de Oficina. Depreciação
SUBTOTAL (3)
4. VEÍCULOS ALUGADOS5. CUSTOS INDIRETOS. Administrativo
. Operacional
. Fiscalização
. Mobilização Social
. Manutenção da Construção CivilSUBTOTAL (5)TOTAL AUTARQUIA (R$)GERAÇÃO DE RESÍDUOS (t)CUSTO UNITÁRIO AUTARQUIA (R$)
EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS6. VEÍCULOS E MÃO-DE-OBRA
7. CUSTOS INDIRETOS. Administrativo. Operacional. Fiscalização. Mobilização Social. Manutenção da Construção CivilSUBTOTAL (6)TOTAL CONTRATADAS (R$)GERAÇÃO DE RESÍDUOS (t)
CUSTO UNITÁRIO DAS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS
CUSTO MÉDIO NO MUNICIPIO (R$)
TOTAL GERAL (R$)
GERAÇÃO DE RESÍDUOS (t)
CUSTO MÉDIO NO MUNICIPIO (R$)
Fonte: Elaboração Própria
AUTARQUIA
47
TABELA 04 - Composição de Custos de Varrição
ATIVIDADE - 0611 - VARRIÇÃO DE VIAS E LOGRADOUROS COM REMOÇÃO DE RESÍDUOS
COMPONENTES VALORES (R$) %
1. MÃO-DE-OBRA. Salários. Benefícios. Encargos Normais. Provisões. Vale Refeição e LancheSUBTOTAL (1)2. MATERIAL DE CONSUMO3. VEÍCULOS. Combustíveis. Lubrificantes. Peças, Acessórios e Serviços. Custo de Oficina. DepreciaçãoSUBTOTAL (3)4. VEICULOS ALUGADOS5. CUSTOS INDIRETOS. Administrativo. Operacional. Fiscalização . Mobilização Social . Manutenção da Construção CivilSUBTOTAL (5)6. FERRARIATOTAL AUTARQUIA (R$)PRODUÇÃO Km AUTARQUIACUSTO UNITÁRIO AUTARQUIA (R$/Km)
EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS7. MÃO-DE-OBRA, VEÍCULOS E MATERAIS8. MONITOR DE VARRIÇÃO DA AUTARQUIA9. CUSTOS INDIRETOS. Administrativo. Operacional. Fiscalização . Mobilização Social SUBTOTAL (9)TOTAL CONTRATADAS (R$)PRODUÇÃO KmCUSTO UNITÁRIO PRESTADORAS DE SERVIÇOS (R$)
CUSTO MÉDIO NO MUNICÍPIO (R$)TOTAL GERAL (R$)PRODUÇÃO KmCUSTO MÉDIO NO MUNICÍPIO (R$)FONTE: Eleboração Própria
AUTARQUIA
48
TABELA 05 - Composição de Custos de Aterragem
ATIVIDADE - 1011 ATERRAGEM DE RESÍDUOSCOMPONENTES VALORES (R$) %
1. MÃO-DE-OBRA. Salários. Estagiários. Benefícios. Encargos Normais. Provisões. Vale Refeição e LancheSUBTOTAL (1)2. OUTROS. Material de Consumo. Serviços de FerrariaSUBTOTAL (2)3. VEÍCULOS. Combustíveis. Lubrificantes. Peças, Acessórios e Serviços. Custo de Oficina. DepreciaçãoSUBTOTAL (3)4. VEÍCULOS ALUGADOS6. MAQUINAS ALUGADAS7. SERVIÇOS DE TERCEIROS. Vigilância. Água. Luz. Telefone. Monitoramento Ambiental. Consultoria Técnica Especializada. Manutenção das Balanças. Infra-estruturaSUBTOTAL (7)8. CUSTOS INDIRETOS. Administrativo. Mobilização Social . Manutenção da Construção CivilSUBTOTAL (8)9. DEPRECIAÇÃO DE BENS MÓVEISTOTAL (R$)PRODUÇÃO (t)CUSTO UNITÁRIO (R$)FONTE: Elaboração Própria
AUTARQUIA
49
5.4 Perspectivas do Trabalho
Inicialmente, buscar-se-á o desenvolvimento de um sistema em rede de
microcomputadores, que integre os sistemas contábil e o de custos. Na mesma
base de informação estarão os sistemas orçamentário, financeiro e de custos,
de forma On Line.
Na busca da redução dos custos administrativos rateados e melhor alocação dos
custos às atividades-fins adotar-se-á a filosofia do sistema ABC - Activity Based
Costing, rastreando todos os agentes formadores de custos e continuidade da
política de treinamento e qualificação dos recursos humanos, desde a
superestrutura até os executores dos serviços de limpeza urbana.
Desafio maior será a criação de indicadores de comparabilidade e parametrização
de custos, tanto nas empresas do mesmo segmento econômico no âmbito público
quanto no privado. Além de proporcionar instrumental de planejamento, de ação
decisorial e de gestão dos recursos para investimentos, modernização da máquina
pública e melhoria dos serviços prestados.
6 Conclusão
O presente trabalho foi um esforço coletivo de servidores, gestores e parceiros de
uma Autarquia Municipal que busca, incessantemente, a melhoria da qualidade
dos seus serviços com a meta de melhorar, a todo instante, a vida dos cidadãos
diretamente ou indiretamente afetos aos serviços de limpeza urbana de uma
grande metrópole.
50
Conhecer os custos é potencializar o negócio a que se propõe. Apurar os custos é
sair da obscuridade do dado, frio e singelo, e partir para um diferencial da
informação, pela sua riqueza, potencialidade e agregação de valor à organização.
A partir deste trabalho buscou-se coerência com uma política de modernização
dos métodos de trabalho, racionalização dos recursos públicos colocados à
disposição pelos cidadãos aos gestores públicos. Por outro lado, busca-se a
maximização de serviços colocados à disposição dos munícipes, que querem a
melhoria dos serviços públicos sem conseqüente aumento de participação
financeira.
O poder decisorial foi amplamente respaldado tanto nas políticas de custeio,
envolvendo recursos humanos, materiais e serviços, quanto na política de
investimentos e na ampliação de novos serviços, modernização de equipamentos,
melhoria e aquisição de novas tecnologias.
O setor privado busca em custos o referencial do seu negócio, seja pela
composição de preços ou para afirmação do lucro. E isto interessa, em primeira
instância, somente a alguns e, no máximo, aos sócios. Já no setor público o
conceito de custos deve ser muito mais aplicado, pois interessa a uma
comunidade, a um coletivo, a todos nós. Exigindo, assim, exatidão e mais
acurácia, Accountability, mais responsabilidade e mais resultados.
A gestão de custos potencializa a ação dos gestores, dos colaboradores, dos
parceiros e dos servidores. A informação gerada e democratizada faz com que
novos instrumentos possam ser produzidos e com isso a Administração Pública se
moderniza e se qualifica para o grande desafio que é a satisfação de um coletivo.
51
É na lógica holística, no conhecimento disseminado, na busca do novo é que
construiremos um mundo novo. As transformações por que passa a humanidade
neste final de século e início de milênio, sejam o limiar de uma nova esperança.
A Autarquia decidiu. Quem decide pode errar, mas quem não decide já errou. Este
é o grande acerto, o de decidir pela mudança e pelo novo, pelo moderno.
É imperativo que se produza serviços com qualidade, com eficiência e eficácia,
mas sobretudo que se faça na ótica da efetividade, onde o cidadão que é
convidado a dar sua cota de cidadania, seja o agente principal, na busca de
direitos e no dever da construção de uma sociedade que valorize o homem, que
valorize a vida.
O que se busca com este trabalho é o que podemos chamar: O Estado da Arte!
52
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
LEONE, George G. S. Custos Planejamento, Implantação e Controle. 2.ed. São
Paulo: Editora Atlas S.A.1996.
NAKAGAWA, Masayuki. ABC; Custeio Baseado em Atividades. 1.ed. São Paulo:
Editora Atlas S.A.1994.
BRIMSON, A. James, Contabilidade Por Atividades. Tradução por Antonio T. G.
Carneiro. São Paulo: Editora Atlas S.A. 1996.
CAMPOS, Vicente Falconi. TQC; Controle da Qualidade Total. 5.ed. Belo
Horizonte. Bloch Editores S.A. 1994.
CAMPOS, Vicente Falconi. TQC; Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia-a-
dia. 1.ed. Belo Horizonte. Bloch Editores S.A. 1994.
ANTHONY, Robert N. Contabilidade Gerencial. 1.ed. São Paulo. Editora Atlas
S.A. 1976.
MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. 4.ed. São Paulo. Editora Atlas S.A.
1994.
JR. MACHADO, J. Teixeira, REIS, Heraldo da Costa. A Lei 4.320 Comentada.
22.ed. Revista e Atualizada. Rio de Janeiro. Instituto Brasileiro de Administração
Municipal.1990.
HORNGREN, Charles T. Introdução à Contabilidade Gerencial. 5.ed. Rio de
Janeiro. Prentice-Hall do Brasil Ltda. 1981.
MACANTONIO, Antonia Terezinha, SANTOS, Martha M. dos, LEHFELD, Neide
Aparecida de Souza. Elaboração e Divulgação do Trabalho Cientifico. 1.ed. São
Paulo. Editora Atlas S.A. 1993.
53
SALOMON, Délcio Vieira. Como Fazer uma Monografia. Belo Horizonte. Instituto
de Psicologia da UCMG. 1971.
DEUTSCHER, José Arnaldo. Planejamento Orçamentário e Controle de Custos.
Rio de Janeiro. Escola de Administração e Negócios.1995.
NETO, Alfredo B. Martini. Controle de Custos. Belo Horizonte. UNA - Faculdades
de Ciências Gerenciais. 1987.
SEMINÁRIO DE CONTABILIDADE - Transformação, Evolução e Desafios, 1999,
Belo Horizonte.
CONGRESSO BRASILEIRO DE CUSTOS - EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE
PARA O DESENVOLVIMENTO SOCIAL, 6. São Paulo. 1999. Anais.
CRUZ, Isaltino Alves. A Administração Pública e a Contabilidade. In.: Seminário de
Contabilidade, 1999. Belo Horizonte. Anais.
SILVA, Lino Martins da. Contribuição ao Estudo do Sistema de Custeamento na
Administração Pública. In.: Revista Brasileira de Contabilidade. v 6, p 39-48. 1999.
LEONE, George Guerra. Custos um Enfoque Administrativo. Rio de Janeiro. 6.ed.
Editora da Fundação Getúlio Vargas.1983.
FRANÇA, Júnia Lessa, et al. Manual para Normalização de Publicações Técnico-
Cientificas. 3.ed. Belo Horizonte. Editora UFMG.
54
GLOSSÁRIO
Aterragem de Resíduos É a forma de disposição de resíduos sólidos urbanos no
solo, que fundamentada em critérios e normas operacionais específicas, permite
confinação e tratamento seguros, em termos de controle de proteção ambiental.
Unidade de medida: Tonelada (t).
Atividade É um processo que combina, de forma adequada, pessoas,
tecnologias, materiais, métodos e seus ambiente, tendo como objetivo a produção
de bens e serviços.
Atividades Intermediárias É o mesmo que atividade-meio ou atividades de
apoio.
Capina, Roçada e Raspagem Manual Capina é o corte da vegetação rente ao
solo, inclusive com a retirada de raízes de epécies erbáceas (gramíneas, capim,
etc.) e de tocos e raízes de espécies arbustivas (mamoneira, assa-peixe, etc.),
bem como a remoção e o transporte dos resíduos provenientes, até o local de
destinação final. Essa atividade é executada com o uso de equipamentos e
ferramentas manuais e/ou coma aplicação de produto químico. Unidade de
Medida: m2 ou Km de via capinado
Centro de Custo No caso, corresponde a: Onde se efetou o gasto, ou seja,
Centro de Custo é a unidade de apuração de custos.
Centro de Responsabilidade No caso, corresponde a: Quem gastou, ou seja,
todas as Unidades Funcionais.
55
Coleta de Grandes Geradores Coleta destinada a remover e transportar , de
forma adequada, até o local de destinação final, os resíduos gerados em
estabelecimentos comerciais, intituições públicas, de prestação de serviços, que
não são recolhidos pela Coleta Domiciliar e Comercial, em virtude do peso e
volume. Esta coleta é executada em caminhão compactador ou similar, em
intervalos determinados, seguindo planejamento adequado. Unidade de medida:
Tonelada (t).
Coleta Domiciliar e Comercial É o conjunto de atividade concernentes ao
recolhimento e transporte dos resíduos gerados em residências, estabelecimentos
comerciais, instituições públicas, de prestação de serviços, de forma
adequada,até o local de destinação final. Resíduos Industriais, cujas
características se enquadrem aos resíduos domiciliar e comercial, podem estar
incluídos nesta coleta. Esta coleta é executada em caminhão compactador ou
similar, em intervalos determinados, seguindo planejamento adequado. Unidade
de medida: Tonelada (t).
Coleta em Unidades de Serviços de Saúde É a remoção e o transporte dos
resíduos gerados em hospitais, casas de sáude, sanatórios, prontos-socorros,
clínicas médicas e veterinárias, postos de saúde, laboratórios e farmácias de
forma adequada, até o local de destinaçã final. Esta atividade é executada em
veículo compactador e/ou veículos leves adaptados, de uso exclusivo. Sua
execução é realizada de forma criteriosa para evitar contato manual. Unidade de
medida: Tonelada (t).
56
Coleta em Vilas e Favelas É a remoção e o transporte dos resíduos gerados em
residências, estabelecimentos comerciais, públicos e de prestação de serviços
localizados em vila, favelas e conjuntos habitacionais de baixa renda, de forma
adequada até o local de destinação final. É executada em veículos alternativos
adaptados para a atividade nas vias que permitem tráfego, já nos locais de difícil
acesso aos veículos a atividade é executada em carrinhos de mão (coleta porta-a-
porta) ou por poliguindaste (caçambas estacionárias). Unidade de medida:
Tonelada (t).
Coleta Seletiva de Recicláveis É a remoção e o transporte de material reciclável
(Vidro, Papel, Metal e Plástico) depositados pelo munícipe nos compartimentos
apropriados, distribuídos em vários pontos da cidade, de forma adequada, até o
local indicado para sua segregação, Unidade de medida: Tonelada (t).
Coleta seletiva de Resíduo Destinado à Compostagem É a remoção dos
resíduos orgânicos provenientes de feiras, mercados, sacolões e congêneres,
selecionados pela fonte geradora, de forma adequada, até à unidade de
compostagem. Unidade de medida: Tonelada (t).
Compostagem Simplificada É um tipo de reciclagem de resíduo orgänico,
definido como um processo biológico aeróbico e controlado de tratamento para a
estabilização de resíduos orgânicos, objetivando a produção de húmus. Unidade
de medida Tonelada (t).
Custear É o mesmo que apurar custos.
Custeio Significa , de forma geral, o modo de se calcular o custo de um serviço.
Mais apropriado seria ‘determinação de custo” ou “apuração de custo”.
57
Custos São gastos atribuídos à execução das atividades-fins. São no caso,
classificados como diretos e indiretos.
Custos Administrativos São provenientes das atividades-meio, são dispendidos
pelas unidades que executam serviços de apoio administrativo e de planejamento
técnico necessário à operacionalização das atividades-fins.
Custos Diretos No caso, são todos os custos que são identificados naturalmente
com as atividades-fins.
Custos Históricos São sos custos realmente incorridos e registrados
contabilmente sem nenhuma atualização no decorrer do tempo.
Custos Indiretos São custos que dependem de algum método estatístico para
serem levados às atividades-fins. São apropriados método de rateio.
Custos Operacionais São provenientes de gastos comuns a todas as atividades-
fins e dispendidos nas unidades operacionais (ex: mão-de-obra, vigilância,
energia, etc.).
Custos Reais São os custos efetivamente reconhecidos e registrados.
Custos totais É o somatório de todos os custos (diretos e indiretos) de
determinada atividade.
Despesas São os gastos desembolsados ou previstos pela mesma, necessários
ao desenvolvimento de sua operações.
Diagnose Significa o mesmo que diagnóstico, que no caso é a determinação ou
identificação de causas ou debilidades que afetam o processo de custeamento.
Intervenção No caso, é o ato de implementar (propor, implantar) medidas
necessárias ao aprimoramento do sistema de custeamento
58
Lavação de Vias É o conjunto de atividades concernentes à limpeza de vias e
logradouros, com a utilização de jatos de água pura e/ou solução de água com
detergente ou aromatizante, utilizando-se de caminhão pipa. Unidade de medida:
m2.
Multitarefa É o conjunto de atividades de limpeza urbana incluindo: capina,
roçada, raspagem manual e/ou mecänica, varrição, lavação, limpeza de postes,
pintura de meio-fio, etc, executadas periodicamente em vias públicas no estilo
mutirão.
Orçamento É o plano de trabalho expresso em unidades monetárias e
quantitativas, refletindo informações sobre políticas, programas para possibilitar o
controle gerencial, aliado a um sistem de quantificação física para mensuração
das ações do Governo em benefício ds populações.
Plano de Ação Programa, ou planejamento de gerenciamento, contendo
proposição de contramedidas contra cada causa impeditiva de alcance ao
objetivo. É uma das ferramentas da Qualidade Total.
Plano de Contas É a estruturação das contas de custos em sistema ordenado e
codificado, do ponto de vista contábil, gerencial e funcional, onde serão alocados
os custos.
Raspagem É a limpeza da via com a remoção de vegetação, terra, barro e areia.
Unidade de medida: m2 ou Km
Raspagem mecânica É o conjunto de atividades concernentes a raspar, juntar,
remover e transportar, de forma adequada, até o destino final, barro, terra, areia e
outros das vias públicas, utilizando-se equipamentos pesados.
59
Rateio É o método pelo qual se apropria os custos indiretos às atividades-fins. O
rateio tem por finalidade identificar ao serviço e à atividade-fim a parcela de custo
indireto que lhe é devida.
Reavaliação de Ativos Patrimoniais Dar novo valor aos bens, próximo do valor
de "mercado".
Reciclagem de Entulho da Construção Civil Consiste em operações voltadas
para o processamento de entulho, gerndo material de construção a baixo custo.
Unidade de medida: Tonelada (t) ou m3.
Relatórios Gerenciais ou Relatório de Estatística Custos e Análise É o
documento no qual a Unidade reponsável agrega as informações gerenciais de
custos para divulgá-las.
Roçada - É o desbaste simples de vegetação erbácea e/ou arbustiva executada
com ferramentas manuais ou mecânicas, sem retirada de tocos e raízes. Unidade
de medida: m2 ou Km
Sbcentro de Custo É uma subdivisão dos centros de custo.
Sistema de Custeamento O mesmo que Sistema de custos e “Apropriação de
Custos”.
Sistema Conjunto sistêmico de informações a ser utilizado por usuários.
Varrição É o conjunto de atividades executadas para o recolhimento e transporte,
de resíduos sólidos lançados por causas naturais ou pela ação humana nas vias
públicas. Essas atividades são executadas com equipamentos, instrumentos e
ferramentas manuais ou com varredeiras mecânicas e outros, com procedimentos
convencionais, incluindo sua remoção e transporte até o destino final.Abrangem a
60
retirada de quaisquer resíduos sólidos soltos que se encontrem sobre as calçadas,
ao longo das sargetas das vias públicas, e nos canteiros centrais. Unidade de
medida: Km varrido e coletado.
61
Classificação de segurança Documento nº
Data(mês e ano)
Outubro/1999
Projeto nº
Nº do volumeTítulo e subtítulo
GESTÃO DE CUSTOS - POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DERECURSOS E MAXIMIZAÇÃO DE SERVIÇOS - O DESAFIO DAADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (CASE)
Nº da parte
Título do projeto
IV PRÊMIO DE MONOGRAFIA - TESOURO NACIONAL
Entidade executora (autor coletivo) Autor(es)
Entidade patrocinada (cliente ou destinatário principal)MINISTÉRIO DA FAZENTAESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO FAZENDÁRIA - ESAF
Resumo (abstract)
A implementação da "Gestão de Custos" em uma Autarquia Municipal, contemplandoprocedimentos a partir da avaliação diagnostica e metotológica do sistema de custeamentoexistente e revisão da sistemática de apropriação de custos, é detalhada de forma a possibilitaro entendimento e a aplicação do modelo.
Palavras-chaveGestão de Custos - Sistema de Custeamento - Apropriação de Custos - Apuração de Custos
Nº de edição Nº de páginas ISSN Class. CDU ou CDD
Distribuidor Nº de exemplares Preço
Observações