guia de gestÃo e governanÇa de projetos estratÉgicos
TRANSCRIPT
GUIA DE GESTÃO E GOVERNANÇA DE PROJETOS
ESTRATÉGICOS
VERSÃO 1.4
GERÊNCIA DO
ESCRITÓRIO DE PROJETOS
DA SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO - SEAD
2
FICHA TÉCNICA
Bruno Magalhães D’AbadiaSecretário de Estado da Administração
Alexandre Demartini RodriguesChefe de Gabinete
Lara Garcia Borges FerreiraSubsecretária de Administração e Desburocratização da Gestão Pública
Vânia de Carvalho Marçal BareichaSuperintendente Central de Transformação da Gestão Pública
Lúzio da Ressurreição SantosGerente do Escritório de Projetos
Equipe da Gerência do Escritório de ProjetosAndré Luís Rodrigues TorresDiogo Curado de OliveiraÉlida Rocha de BorbaEmerson Pereira Alves
Alexandre Demartini RodriguesAndrei Azevedo de Souza da Cunha LimaBruno Batista SilvaCecília Santos MoreiraDaiany de Oliveira SantosDenise Vieira da Silva TaquaryEdson Sales de Azeredo SouzaFabrício Oliveira ArrudaFernando de Castro Fagundes
COLABORAÇÃO
Gilsa Eva de Souza CostaIldessuir Gomes PereiraLudmilla Cipriano de MeloLuís Queiroz LimaMaria Pimenta Lima CoutinhoMauricio RodriguesOvidio Alberto Rodriguez LaraichPriscila Tenuta MeiraRoberta Rodrigues Costa
Última atualização: 13/04/2020
3
SUMÁRIO
............................................................................................................................................. 04
.................................................................................. 07
..................................................................................................17
........................................................................................................24
.....................................................................................................34
....................................................................................................49
.................................................................................................51
.............................................................................55
............................................64
................................71
Apresentação
Como Gerir a Governança de Projetos Estratégicos
Como Estruturar Programas Estratégicos?
Como Detalhar Projetos Estratégicos?
Como Aprovar Programas Estratégicos?
Como Executar Programas Estratégicos?
Como Monitorar Programas Estratégicos?
Como Reportar a Situação de Programas Estratégicos?
Como Comunicar Ações, Entregas e Benefícios de Programas Estratégicos?
Como Gerir Demandas de Projetos que não são se enquadram como Estratégicos?
4
APRESENTAÇÃO
ESTE GUIA DE GESTÃO E GOVERNANÇA DE PROJETOS É UM INSTRUMENTO ELABORADO PELA GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO
DE PROJETOS, DA SUPERINTENDÊNCIA CENTRAL DE TRANSFORMAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA, COM O INTUITO DE
UNIFORMIZAR OS INSTRUMENTOS DE GESTÃO E DE GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS NA SECRETARIA DE
ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO – SEAD.
O OBJETIVO DESTE DOCUMENTO É TRAZER EM UMA LINGUAGEM CLARA E SIMPLIFICADA ORIENTAÇÕES PARA AQUELES
QUE PRECISAM GERIR PROJETOS NA SECRETARIA, PRINCIPALMENTE, PROJETOS ESTRATÉGICOS BEM COMO GERIR A
GOVERNANÇA DOS MESMOS, FAZENDO COM QUE A SECRETARIA TRABALHE DE FORMA HARMÔNICA NO CONTEXTO DE
ELABORAÇÃO, EXECUÇÃO, MONITORAMENTO, PRESTAÇÃO DE CONTAS E TOMADA DE DECISÕES.
O GUIA ESTÁ ORGANIZADO NA SEGUINTES SEÇÕES:
1. COMO GERIR A GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?
2. COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
3. COMO DETALHAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?
4. COMO APROVAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
5. COMO EXECUTAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
6. COMO MONITORAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
7. COMO REPORTAR SITUAÇÃO DE PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
8. COMO COMUNICAR AÇÕES, ENTREGAS E BENEFÍCIOS DE PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
9. COMO GERIR DEMANDAS DE PROJETOS QUE NÃO SE ENQUADRAM COMO ESTRATÉGICOS?
ESTE GUIA FOI ELABORADO TENDO POR BASE UM TRABALHO COLABORATIVO ENVOLVENDO TODAS AS ÁREAS
ESTRATÉGICAS DA SEAD E, PORTANTO, FOCA-SE EM UM MODELO QUE SEJA ADERENTE À REALIDADE DE CADA UNIDADE
BÁSICA OU COMPLEMENTAR. LONGE DE SER UM DOCUMENTO QUE PADRONIZA PROCESSOS E DEFINE REGRAS É UM
DOCUMENTO ORIENTADOR E PODE SER MODIFICADO DESDE QUE TRAGA GANHOS EM SIMPLIFICAÇÃO OU QUALIDADE DO
TRABALHO EXECUTADO.
RESSALTAMOS, TAMBÉM, O FATO DO GUIA SER UM INSTRUMENTO DE ORIENTAÇÃO PARA A GESTÃO E GOVERNANÇA DOS
PROJETOS NA SEAD NÃO SE MOSTRAR SUFICIENTE PARA O ALCANCE DA MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS, O QUE
DEVE SER BUSCADO JUNTO ÀS TÉCNICAS, MÉTODOS, FERRAMENTAS E CONHECIMENTO OFERECIDOS PELA GERÊNCIA DO
ESCRITÓRIO DE PROJETOS.
A SEGUIR APRESENTAMOS O MAPA ESTRATÉGICO DA SEAD E OS PROJETOS ESTRATÉGICOS APROVADOS PELO
SECRETÁRIO:
5
APRESENTAÇÃO
6
PARA TRABALHAR ESTES PROJETOS ESTRATÉGICOS ESTE GUIA FOI ELABORADO COM SEÇÕES PADRONIZADAS PARA
ATENDER O QUE SE DESTACA NO FLUXO DEMONSTRADO LOGO ABAIXO E COM O MESMO NÍVEL DE INFORMAÇÃO,
SENDO:
A. QUAL O OBJETIVO?
B. QUE INSTRUMENTO SERÁ UTILIZADO (ARTEFATO / FERRAMENTA)?
C. A QUEM SE DESTINA?
EMBORA ESTE GUIA COLABORE COM O FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES SUFICIENTES PARA A GESTÃO E
GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS NA SEAD, MAIORES ESCLARECIMENTOS PODEM SER BUSCADOS OU
AJUSTES PODEM SER FEITOS VIA GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS.
A INTENÇÃO DESTE GUIA É FACILITAR E SIMPLIFICAR O TRABALHO DE TODOS OS SERVIDORES ENVOLVIDOS COM OS
PROJETOS ESTRATÉGICOS DA SEAD E, PORTANTO, PODERÁ SOFRER AJUSTES ASSIM QUE SE FIZEREM NECESSÁRIOS
APÓS NOSSA ANÁLISE E AVALIAÇÃO DE IMPACTO E BENEFÍCIOS.
APRESENTAÇÃO
Gerência do Escritório de Projetos
FLUXO SIMPLIFICADO DE GESTÃO E GOVERNANÇA
ELABORAR
PROGRAMAS
DETALHAR
PROJETOS
ELABORAR
CADERNO DE
ENTREGAS
EXECUTAR
PROJETOS
APROVAR
CADERNO DE
ENTREGAS
COMUNICAR
AÇÕES, ENTREGAS
E BENEFÍCIOS
EL
AB
OR
AÇ
ÃO
AP
RO
VA
ÇÃ
OE
XE
CU
ÇÃ
O
COMUNICAÇÃO
MO
NIT
OR
AM
EN
TO
GOVERNANÇA
GERIR
MUDANÇAS
REPORTAR
SITUAÇÃO
MONITORAR
PROJETO
SEÇÃO
7
COMO GERIR A GOVERNANÇA DE PROJETOS
ESTRATÉGICOS?
8
COMO GERIR A GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
ESTABELECER CICLOS DE COMPROMISSOS DOS SERVIDORES DA SEAD QUANTO À CONSTRUÇÃO, EXECUÇÃO E
ENTREGAS DOS PROJETOS, DESENVOLVIMENTO DA CULTURA DE ACCOUNTABILITY E PROMOÇÃO DE UMA
GESTÃO INTEGRADA, TRANSPARENTE E SIMPLIFICADA.
A QUEM SE DESTINA?
ALÉM DO MODELO RESUMO EM FORMATO PIRAMIDAL SERÃO UTILIZADOS OS MODELOS DE REPORTE DE
SITUAÇÃO DE PROGRAMAS, ATA DE REUNIÃO E CONTROLE DE ENCAMINHAMENTOS E ENTRAVES.
SECRETÁRIO DA SEAD
TITULARES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDA
9
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
10
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
O MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD FOI CONCEBIDO CONFORME SUA ESTRUTURAÇÃO ADMINISTRATIVA, EVITANDO A
CRIAÇÃO DE NÍVEIS ORGANIZACIONAIS INFORMAIS QUE NÃO ESTEJAM PREVISTOS NA LEI Nº 20.491, DE 25 DE JUNHO DE
2019.
O MODELO DE GOVERNANÇA BUSCA TRATAR DE MODO PRÁTICO E TRANSPARENTE O ENFRENTAMENTO DOS TANTOS DESAFIOS
DA GESTÃO, TAIS COMO A PULVERIZAÇÃO DE ESFORÇOS, COM BAIXO RENDIMENTO, O EXCESSO DE ENTRAVES E GARGALOS,
ATRASOS E CANCELAMENTOS DE AÇÕES, INFORMAÇÕES GERENCIAIS POUCO CONFIÁVEIS E NÃO FORNECIDAS EM TEMPO HÁBIL.
É UM DESENHO QUE PROMOVE A MIGRAÇÃO DAS URGÊNCIAS PARA A EFETIVIDADE, CONFORME ESQUEMA ABAIXO:
SÃO OBJETIVOS DESTE MODELO:
• GARANTIR QUE O FLUXO DE INFORMAÇÃO E DECISÃO OCORRA DE FORMA EFICIENTE E TRANSPARENTE;
• GARANTIR O ALINHAMENTO ENTRE AS DIFERENTES FRENTES DE TRABALHO;
• GARANTIR A CLAREZA DE PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTONOMIA DOS ATORES ENVOLVIDOS;
• GARANTIR O ENGAJAMENTO E A INSTITUCIONALIZAÇÃO, EVITANDO QUE DENTRO DO AMBIENTE
ORGANIZACIONAL OCORRAM CONSTRUÇÕES INDEPENDENTES E DIFERENTES.
EFETIVIDADE
EN
TR
EG
AS
FOCO EM REALIZAÇÕES FOCO NA EFETIVIDADE
FOCO NAS URGÊNCIAS FOCO EM RACIONALIZAÇÃO
sufici
ente
insu
fici
ente
baixa alta
• Boa oferta, mas sem sustentabilidade
• Baixa qualidade• Foco em produtos
• Resultados de interesse do público-alvo
• Foco do público-alvo
• Atendimento a demandas “sob pressão”
• Gerenciamento de crises• Carências de objetivos• Atuação fragmentada, sem
foco
• Redução de despesas• Melhor capacidade de
financiamento• Maior competência
executiva• Focos nos processos
11
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
O MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD DEVE SER ENTENDIDO COMO A FERRAMENTA CAPAZ DE MINIMIZAR OS RISCOS E
DIFICULDADES INERENTES AOS PROJETOS DA SECRETARIA, EM ESPECIAL OS PROJETOS CLASSIFICADOS COMO ESTRATÉGICOS.
A SEAD POSSUI MAIS DE 50 UNIDADES ADMINISTRATIVAS, DIVIDIDAS EM SEUS NÍVEIS HIERÁRQUICOS, ONDE É PRECISO
PROMOVER A CULTURA DE INTEGRAÇÃO E COLABORAÇÃO ENTRE AS PARTES TODOS OS DIAS. SENDO INICIATIVA ISOLADA OU
INDEPENDENTE PRODUZ RESULTADOS MAS SEUS EFEITOS PODEM SER DIVERSOS DAQUILO QUE É ESPERADO
ESTRATEGICAMENTE. NESTE SENTIDO A OPERACIONALIZAÇÃO DO MODELO DE GOVERNANÇA AUXILIA PROFUNDAMENTE NA
MATURIDADE ORGANIZACIONAL EM VISTA AS NECESSIDADES E DEMANDAS QUE DEVEM SER CUMPRIDAS.
O MODELO APRESENTADO NESTE GUIA ESTÁ DIVIDIDO EM CINCO GRUPOS DE INFORMAÇÕES, OS QUAIS VEREMOS A SEGUIR:
1. REUNIÕES (TIPO DE REUNIÃO): É A CATEGORIZAÇÃO DAS REUNIÕES CONFORME ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA. PODENDO SER: RAE1
(SECRETARIA), RAE2 (SUBSECRETARIAS, SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA), RAE3 (SUPERINTENDÊNCIAS), RAE4 (GERÊNCIAS) E RAE5 (EQUIPES
DE PROJETOS).
2. QUEM PARTICIPA OBRIGATORIAMENTE DA REUNIÃO: APRESENTA OS ATORES QUE DEVEM PARTICIPAR DAS REUNIÕES MENCIONADAS
ANTERIORMENTE. OS ATORES SÃO DISTRIBUÍDOS CONFORME ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DO NÍVEL MAIS ESTRATÉGICO ATÉ O NÍVEL
OPERACIONAL.
3. QUANDO (PERIODICIDADE): AS REUNIÕES DEVEM ACONTECER COM UMA FREQUÊNCIA ESTABELECIDA PARA QUE TODO FLUXO DE
INFORMAÇÕES, DESDE SUA PRODUÇÃO DE CONTEÚDO ATÉ UMA TOMADA DE DECISÃO, TENHA PRAZO SUFICIENTE PARA A RESPECTIVA
QUALIFICAÇÃO. AS REUNIÕES ACONTECEM MENSALMENTE (RAE1 E RAE2), QUINZENALMENTE (RAE3) E SEMANALMENTE (RAE4 E RAE5).
AS DATAS DE CADA REUNIÃO DEVEM SER FORMALMENTE DEFINIDAS PARA TODA A ORGANIZAÇÃO. A GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS
SUGERE A DEFINIÇÃO DE CALENDÁRIO ANUAL POR INSTRUÇÃO NORMATIVA ASSINADA PELO SECRETÁRIO.
4. QUAIS INSTRUMENTOS UTILIZADOS: APRESENTA OS DOCUMENTOS, RELATÓRIOS OU FERRAMENTAS QUE SERÃO PREPARADOS E UTILIZADOS NAS
REUNIÕES. TODOS ESTES INSTRUMENTOS SÃO OS DESCRITOS NESTE GUIA: FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO, FICHA DE PROJETO, PLANILHA
DE MONITORAMENTO DE PROJETO, CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS E REPORTE DE SITUAÇÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS. OS
INSTRUMENTOS DEVEM ESTAR PRONTOS COM ANTECEDÊNCIA, PREZANDO PELA ORGANIZAÇÃO DE TODAS AS ÁREAS. A GERÊNCIA DO
ESCRITÓRIO DE PROJETOS SUGERE QUE OS PRAZOS PARA ELABORAÇÃO E ENVIO DOS INSTRUMENTOS SEJA DEFINIDO EM INSTRUÇÃO
NORMATIVA ASSINADA PELO SECRETÁRIO, ATENDENDO UM PRAZO MÍNIMO DE 3 (TRÊS) DIAS ÚTEIS PARA EXECUÇÃO.
5. QUEM PREPARA OS INSTRUMENTOS E A REUNIÃO: PARA CADA NÍVEL SUPERIOR DE REUNIÃO DEVE EXISTIR UM RESPONSÁVEL QUE CONSOLIDE
OS INSTRUMENTOS RECEBIDOS DAS ÁREAS AS QUAIS POSSUEM HIERARQUIA ADMINISTRATIVA, PROMOVER A ORGANIZAÇÃO E A CONDUÇÃO DA
REUNIÃO. ESTE RESPONSÁVEL É RESPONSÁVEL POR PROMOVER A GESTÃO DOS ENTRAVES E ENCAMINHAMENTOS, ACOMPANHANDO FUTURAS
AÇÕES DE RESOLUÇÃO E SUA PRESTAÇÃO DE CONTAS NA REUNIÃO DE NÍVEL SEGUINTE. NO MODELO DE GOVERNANÇA JÁ ESTÃO PROPOSTOS OS
RESPONSÁVEIS POR CADA NÍVEL DE REUNIÃO, SENDO: RAE1 (GERENTE DE PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL), RAE2 (ASSESSORIAS), RAE3
(SUPERINTENDENTES), RAE4 (GERENTES) E RAE5 (RESPONSÁVEIS PELOS PROJETOS). A GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS SUGERE A
DEFINIÇÃO DOS RESPONSÁVEIS E SEUS SUBSTITUTOS POR PORTARIA ASSINADA PELO SECRETÁRIO.
12
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
AS REUNIÕES DE NÍVEL SÃO FORMATADAS DE FORMA QUE O OBJETIVO SEJA CUMPRIDO PRIORITARIAMENTE, NÃO IMPEDINDO
QUE OUTROS ASSUNTOS PERTINENTES À PASTA SEJAM TRATADOS.
PARA A CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES CONSTANTES EM CADA INSTRUMENTO QUE SERVE DE ENTRADA PARA AS REUNIÕES
DE NÍVEL DEVERÁ CONSTAR NA ROTINA DE CADA RESPONSÁVEL MOMENTO PARA O ENVIO, RECEBIMENTO E CONSOLIDAÇÃO.
NO ESQUEMA A SEGUIR APRESENTAMOS, DE FORMA GERAL, OS PRAZOS MÍNIMOS (DE ANTECEDÊNCIA EM DIAS ÚTEIS) PARA A
COMUNICAÇÃO DO QUE DEVE SER LEVADO PARA A REUNIÃO DE NÍVEL SUPERIOR:
NO ESQUEMA APRESENTADO AS REUNIÕES ESTÃO IDENTIFICADAS COMO RAE5, RAE4, RAE3, RAE2 E RAE1 E OS
MOMENTOS DE COMUNICAÇÃO ESTÃO REPRESENTADOS COMO C5, C4, C3 E C2. CONTEÚDOS COMUNICADOS SEM A
ANTECEDÊNCIA DE 03 (TRÊS) DIAS ÚTEIS NÃO ENTRAM NA REUNIÃO DE NÍVEL, FICANDO PARA O PRÓXIMO CICLO.
03 DIAS
03 DIAS
C2 RAE2RAE1
C3
RAE3
RAE5C5
C4
RAE4
Responsáveis pelos Projetos
comunicam Gerentes até 3
dias antes da RAE4
Gerentes comunicam
Superintendentes até
3 dias antes da RAE3
Superintendentes
comunicam assessorias
3 dias antes da RAE2
Assessorias comunicam a Gerência
de Planejamento Institucional 3 dias
antes da RAE1
13
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
O CUMPRIMENTO DOS PRAZOS ESTABELECIDOS GARANTE A EXECUÇÃO CONSISTENTE DA GOVERNANÇA NA SEAD,
PROMOVENDO UMA CULTURA DE GESTÃO QUE FOCALIZE PRIORIDADES DE CADA UNIDADE E SUA DEVIDA ATENÇÃO, SEJA PARA
APRESENTAR ALGUM RESULTADO MUITO ESPERADO OU SEJA PARA A RESOLUÇÃO DE ALGUM ENTRAVE QUE IMPEDE A
CONTINUIDADE DA AÇÃO.
NATURALMENTE, SURGEM EMERGÊNCIAS QUE FOGEM DO PLANEJAMENTO E PODEM OU DEVEM SER INSERIDAS NAS PAUTAS DE
REUNIÕES DE NÍVEL. O RESPONSÁVEL PELA PREPARAÇÃO DA REUNIÃO TEM AUTONOMIA PARA AVALIAR A INCLUSÃO DE PAUTA
OU NÃO – EM CASO NEGATIVO, FAZENDO A RECOMENDAÇÃO DE QUE O ASSUNTO SEJA TRATADO EM AGENDA INDIVIDUAL COM
OS ATORES NECESSÁRIOS.
CLARAMENTE, PERCEBE-SE QUE O MODELO DE GOVERNO PROPÕE UMA QUANTIDADE DE REUNIÕES QUE PODEM SER FORA DO
COMUM PARA ALGUMA UNIDADE ADMINISTRATIVA, MAS SÃO REUNIÕES QUE PRECISAM ACONTECER, E DE FORMA PRESENCIAL,
POR CONSIDERAR QUE A HUMANIZAÇÃO DO SERVIÇO PÚBLICO PERPASSA POR TODOS OS SEUS MEIOS – DESDE O
FORNECIMENTO DE INFORMAÇÃO PARA O CIDADÃO EM UM BALCÃO DE ATENDIMENTO ATÉ A TOMADA DE DECISÃO CRÍTICA
SOBRE PRIORIZAR INVESTIMENTO EM UMA MATERNIDADE OU EM UM PRESÍDIO.
MAIS DO QUE TOMAR UMA DECISÃO CERTA OU ERRADA, É NECESSÁRIO QUE DECISÕES SEJAM TOMADAS! AS DECISÕES SÃO
CERCADAS DO EMOCIONAL DO SER HUMANO E, POR ISTO, DEVEM SER SUBSIDIADAS COM DADOS E EVIDÊNCIAS PARA, ASSIM,
AUMENTARMOS A POSSIBILIDADE DE QUE AS BOAS DECISÕES SEJAM TOMADAS.
PARA QUE ISTO ACONTEÇA, DURANTE UMA REUNIÃO, É PRECISO ESTABELECER UM CENÁRIO QUE PROMOVA AMBIENTE
CONFORTÁVEL E ASSERTIVO, OU EFICIENTE!
PARA ISTO ESTABELECEMOS AQUI ALGUNS CRITÉRIOS QUE DEVEM SER SEGUIDOS NAS REUNIÕES DE NÍVEL E, TAMBÉM, EM
OUTRAS REUNIÕES QUE OS SERVIDORES PARTICIPEM:
1. ESTABELEÇA SEMPRE PAUTA DE REUNIÃO E AVISE TODOS CONVIDADOS;
2. LISTE TODAS AS ENTRADAS DA REUNIÃO (ENTRAVES / ENCAMINHAMENTOS ABERTOS);
3. RESERVE LOCAL, DATA, HORÁRIO E DURAÇÃO (COERENTE) PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO;
4. COMUNIQUE TODOS OS CONVIDADOS ACERCA DOS ITENS ANTERIORES E COM ANTECEDÊNCIA;
PROMOVENDO REUNIÕES ASSERTIVAS
14
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
5. CONDUZA A REUNIÃO DE FORMA QUE SIGA O QUE FOI PAUTADO;
6. REGISTRE POSSÍVEIS NOVOS ENTRAVES;
7. REGISTRE POSSÍVEIS NOVOS ENCAMINHAMENTOS, COM RESPONSÁVEL E PRAZO EM DIAS.
APÓS A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO, SUGERE-SE QUE O RESPONSÁVEL ELABORE A RESPECTIVA ATA, SENDO SUCINTO EM SUA
DESCRIÇÃO ESTRUTURADA EM TÓPICOS E INFORMANDO QUEM REALMENTE ESTEVE PRESENTE NA REUNIÃO. OBSERVE MODELO
DE ATA DE REUNIÃO A SEGUIR:
PARA A GESTÃO DAS REUNIÕES, A GESTÃO DOS ENTRAVES E GESTÃO DOS ENCAMINHAMENTOS A GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE
PROJETOS DISPÕE DE ARTEFATOS APROPRIADOS, PROCURE SE INFORMAR.
15
MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD
AS REUNIÕES DE GOVERNANÇA SÃO ESTABELECIDAS DE FORMA QUE OCORRA O ENGAJAMENTO E COMPROMETIMENTO PARA
TRATAR QUESTÕES QUE NÃO PRECISAM SER LEVADAS PARA OUTROS NÍVEIS. CADA NÍVEL É OCUPADO POR COMPETÊNCIAS E
ATRIBUIÇÕES AS QUAIS NÃO SE JUSTIFICA, POR EXEMPLO, UM SECRETÁRIO DE ESTADO VALIDAR ATIVIDADES E TAREFAS DE UM
DETERMINADO PLANO DE AÇÃO OU UM GERENTE DE PROJETOS DEFINIR QUANDO UM DESEMBOLSO FINANCEIRO IRÁ OCORRER
UMA VEZ QUE DEPENDE DA GOVERNANÇA INSTITUCIONAL DA SECRETARIA.
NESTE SENTIDO, VALE OBSERVAR ALGUMAS DICAS PARA CADA TIPO DE REUNIÃO:
• REUNIÃO RAE1 (SECRETARIA):
a. APRESENTAÇÃO EXECUTIVA DOS PRINCIPAIS AVANÇOS OU ENTRAVES DOS PROGRAMAS E PROJETOS JÁ VALIDADA PELAS SUBSECRETARIAS, SGI E
DIRETORIA-EXECUTIVA (NAQUILO QUE CABE A CADA ÁREA) E CONSOLIDADA PELA GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL;b. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES NÃO RESOLVIDOS E DEFINIÇÃO SOBRE MUDANÇAS EM PROGRAMAS E PROJETOS POR FUGIR DA GOVERNABILIDADE DAS
SUBSECRETARIAS, SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA (NAQUILO QUE CABE CADA ÁREA);c. QUESTÕES QUE EXIGEM A ATUAÇÃO DO SECRETÁRIO JUNTO AO GOVERNADOR OU A OUTROS SECRETÁRIOS/PRESIDENTES;d. QUESTÕES QUE EXIGEM A ATUAÇÃO DO SECRETÁRIO DIANTE DE OUTROS PODERES E ESFERAS.
• REUNIÃO RAE2 (SUBSECRETARIAS, SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA):
a. APRESENTAÇÃO EXECUTIVA DOS PRINCIPAIS AVANÇOS OU ENTRAVES DOS PROGRAMAS E PROJETOS JÁ VALIDADA PELAS SUPERINTENDÊNCIAS (NO
CASO DAS SUBSECRETARIAS) E GERÊNCIAS (NOS CASOS DA SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA);b. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES NÃO RESOLVIDOS E DEFINIÇÃO DE MUDANÇAS EM PROGRAMAS E PROJETOS POR FUGIR DA GOVERNABILIDADE DAS
SUPERINTENDÊNCIAS (NO CASO DAS SUBSECRETARIAS) E GERÊNCIAS (NOS CASOS DA SGI E DA DIRETORIA-EXECUTIVA);c. RESOLUÇÃO DE ATUAÇÃO CONFLITANTE ENTRE SUPERINTENDÊNCIAS (NO CASO DAS SUBSECRETARIAS) E GERÊNCIAS (NO CASO DA SGI E DIRETORIA-
EXECUTIVA);d. REGISTRO DE ENTRAVES DE NÍVEL ESTRATÉGICO QUE NECESSITAM DE RESOLUÇÃO POR PARTE DO SECRETÁRIO.
• REUNIÃO RAE3 (SUPERINTENDÊNCIAS):
a. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES NÃO RESOLVIDOS E DEFINIÇÃO DE MUDANÇAS EM PROGRAMAS E PROJETOS POR FUGIR DA GOVERNABILIDADE DAS
GERÊNCIAS;b. REGISTRO DE ENTRAVES DE NÍVEL ESTRATÉGICO QUE NECESSITAM DE RESOLUÇÃO POR PARTE DAS SUBSECRETARIAS;c. ENCAMINHAMENTOS / DELIBERAÇÕES DE NÍVEL ESTRATÉGICO.
• REUNIÃO RAE4 (GERÊNCIAS):
a. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES DE NÍVEL GERENCIAL;b. REGISTRO DE ENTRAVES DE NÍVEL ESTRATÉGICO;c. ENCAMINHAMENTOS / DELIBERAÇÕES DE NÍVEL GERENCIAL;d. DEFINIÇÃO SOBRE MUDANÇAS DE NÍVEL GERENCIAL;e. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS DE NÍVEL ESTRATÉGICO;f. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS.
• REUNIÃO RAE5 (EQUIPES DE PROJETOS):
a. DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES DOS PROGRAMAS / PROJETOS ESTRATÉGICOS;b. EXECUÇÃO DOS PLANOS DE AÇÕES DOS PROGRAMAS / PROJETOS ESTRATÉGICOS;c. REGISTRO DE ENTRAVES DE PROGRAMAS / PROJETOS ESTRATÉGICOS.
PODE-SE ENTENDER QUE CADA NÍVEL INFERIOR É UM “FILTRO” CAPAZ DE RESOLVER PROBLEMAS OU ENCAMINHAR QUESTÕES
QUE NÃO PRECISAM OCUPAR A AGENDA DE OUTROS NÍVEIS. FOQUE-SE NA PROMOÇÃO DA CULTURA DO ACCOUNTABILITY!
MANTENDO O FOCO DAS REUNIÕES DE GOVERNANÇA
16
SEÇÃO
COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
17
COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO UM RESPONSÁVEL POR UM DETERMINADO PROGRAMA
ESTRATÉGICO PODERÁ ESTRUTURAR E ORGANIZAR TODAS AS SUAS INFORMAÇÕES EM UM INSTRUMENTO DE
FORMATO ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.
TRATA-SE DA CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES LEVANTADAS JUNTO AOS ATORES ENVOLVIDOS NA
ESTRUTURAÇÃO E, FUTURAMENTE SE APROVADO, NA EXECUÇÃO DO PROGRAMA.
SERVE DE ENTRADA PARA A ELABORAÇÃO DO CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS E PARA A PLANILHA DE
MONITORAMENTO DE PROJETOS.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT EXCEL, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.
O ARTEFATO É EDITÁVEL, O QUE PERMITE ADICIONAR LINHAS NAQUELAS SEÇÕES QUE SÃO CONTROLADAS
POR NÚMEROS SEQUENCIAIS.
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
EQUIPE ENVOLVIDA
18
Seq
Seq Valor Estimado Data Limite
Seq
Seq Indicador Linha de Base Data de Referência Valor Meta Data Meta
Seq
NOME DO PROGRAMAXXXXXXXXXXXXXXX
Objetivo do Programa
Parcerias
Nome
Indicadores de Resultados
Benefícios Previstos
Descrição
Projeto
Projetos Previstos
Descrição do Escopo
Vinculação com o PPA (Eixo, Programa e Ação), Plano de Governo, Plano Estratégico
Alinhamento Estratégico
Descrição
Restrições
Justificativa do Programa
Nome do Programa
Unidade Responsável
Responsável pelo Programa
ARTEFATO – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
01
02
04
03
06
07
08
09
05
10 11
12
13 14 15 16
17
18 19
20
21 22 23 24 25 26
27
2829
19
ARTEFATO – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
01 Nome do Programa Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
02 Nome do Programa Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
03 Unidade Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo programa. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Subsecretaria de Administração e Desburocratização da Gestão Pública, Superintendência de Gestão Integrada, Gerência de Gestão do Sistema de Pessoal
04 Responsável pelo Programa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo programa. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia, Lara Garcia Borges Ferreira, Gilsa Eva de Souza Costa.
05 Alinhamento Estratégico
O objetivo da seção é listar todos os instrumentos estratégicos que norteiam a elaboração e execução do programa, bem como descrever o objetivo e a justificativa do mesmo.
06 Vinculação com o PPA, Plano de Governo e Plano Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do programa esteja vinculada, podendo ser PPA, plano de governo ou plano estratégico da SEAD.Exemplos: Diretriz Programática “Goiás da Governança e Desenvolvimento Regional” do Plano de Governo, Perspectiva da Gestão e Processos “Desburocratizar e Inovar a Gestão Pública” do Mapa Estratégico 2019-2022.
07 Objetivo do Programa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do programa, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do programa.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público
20
ARTEFATO – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
08 Justificativa do Programa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com as razões pelas quais o programa é importante. É o que motiva a realização do programa, podendo trazer problemas da situação atual ou demandas não atendidas.Exemplos: A maturidade de gestão dos órgãos está aquém do desejável. Dos 36 órgãos monitorados apenas 10 tem Índice de Maturidade de Gestão superior a 5 (cinco). Apenas metade dos órgãos dispõe de rede de transformação o que impede ações de melhoria e modernização do setor público.
12 Projetos previstos
O objetivo da seção é listar todos projetos que entregam a estratégia definida no programa. Deve ser informado nome, o valor estimado e a data limite de cada projeto. Esta seção é obrigatória.
13 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos projetos, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
14 Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto seja único dentro de um determinado programa.Exemplos: Servidor e Cidadão, Gestão Ágil, Trainees em Gestão Pública.
15 Valor EstimadoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o valor financeiro em reais (R$) estimado para a execução bem sucedida do projeto. Este valor norteará a atuação do responsável pelo projeto na busca pela definição e alocação da fonte e origem do recurso orçamentário (se couber) e financeiro.Exemplos: 1.500.000,00.
09 Restrições
O objetivo da seção é listar todas as restrições à execução do programa e a sua efetiva entrega. Deve ser informado de forma clara e assertiva aquilo que deve ser levado à atenção. A seção é opcional, mas recomendamos que haja esforço para preencher a mesma.
10 Seq (Sequência)
Deve ser preenchido com a sequência numérica das restrições, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
11 Restrição
Deve ser preenchido com a restrição identificada para a execução do programa ou seus projetos associados.Exemplos: Falta de governabilidade; Dificuldade de articulação política.
21
ARTEFATO – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
19 Benefício
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição clara e assertiva do benefício. É preciso ter cuidado para não inserir itens subjetivos.Exemplos: Melhoria da relação órgão/Vapt Vupt resultando em redução do número de reclamações; Redução do índice de doenças ocupacionais em função.
20 Indicadores de Resultados
O objetivo da seção é listar os indicadores de resultados que a partir do seu monitoramento demonstraram se o programa cumpre seu objetivo ou se são necessários ajustes. Devem ser informados somente indicadores que podem ser calculados e tem seus resultados públicos. Além do nome do indicador, também, deve ser informado o valor da linha de base, a data de referência da linha da base, o valor da meta e data limite para alcance da meta. Esta seção é opcional.
21 Seq (Sequência)
Deve ser preenchido com a sequência numérica dos indicadores, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
22 Indicador
Deve ser preenchido com o nome do indicador. É importante atentar-se para que o nome do indicador seja único.Exemplos: Índice de Maturidade de Gestão; Índice de Qualidade do Gasto Público; Índice de Satisfação de Qualificação.
16 Data Limite
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista de término do projeto de modo que os atores envolvidos tenham a percepção temporal da execução final e entrega de resultados. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
17 Benefícios Previstos
O objetivo da seção é listar todos os benefícios previstos de serem alcançados caso o programa cumpra seu objetivo. Deve ser informada descrição clara e assertiva destes benefícios. A seção é obrigatória.
18 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos benefícios, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
22
ARTEFATO – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
26 Data Meta
Deve ser preenchido com a data onde o valor da meta do indicador será conferido. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2022.
27 Parcerias
O objetivo da seção é listar as parcerias que serão buscadas para que o programa tenha o sucesso esperado, trazendo transparência aos envolvidos acerca das limitações e expectativas quanto a elaboração do projeto por conta do recursos existentes e necessários. Esta seção é obrigatória.
28 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos parceiros, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
29 Nome
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome público do parceiro.Exemplos: Sebrae/GO; BID; Escola do Exército.
23 Linha de Base
Deve ser preenchido com o valor calculado do indicador como sendo a base inicial para aferição se o programa produziu resultados esperados.Exemplos: 98% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2018); 0 (Índice de Maturidade de Gestão em 01/11/2019).
24 Data da Referência
Deve ser preenchido com a data onde a linha de base calculada do indicador fora obtida. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
25 Valor Meta
Deve ser preenchido com o valor da meta a ser atingido pelo indicador.Exemplos: 100% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2022); 5 (Índice de Maturidade de Gestão em 31/12/2022).
SEÇÃO
23
COMO DETALHAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?
24
COMO DETALHAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO UM RESPONSÁVEL POR UM DETERMINADO PROJETO
ESTRATÉGICO PODERÁ ESTRUTURAR E ORGANIZAR TODAS AS SUAS INFORMAÇÕES EM UM INSTRUMENTO DE
FORMATO ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.
TRATA-SE DA CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES LEVANTADAS JUNTO AOS ATORES ENVOLVIDOS NA
ESTRUTURAÇÃO E, FUTURAMENTE SE APROVADO, NA EXECUÇÃO DO PROJETO.
SERVE DE ENTRADA PARA A ELABORAÇÃO DO CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS E PARA A PLANILHA DE
MONITORAMENTO DE PROJETOS.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT EXCEL, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.
O ARTEFATO É EDITÁVEL, O QUE PERMITE ADICIONAR LINHAS NAQUELAS SEÇÕES QUE SÃO CONTROLADAS
POR NÚMEROS SEQUENCIAIS.
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDA
25
Seq
Seq Qtde Prevista Data Limite
Descrição do Escopo
Público-alvo
Descrição
Objetivo do Projeto
O que está incluído no projeto?
O que não está incluído no projeto?
Entregas Previstas
Entrega
Nome do Projeto
Unidade Responsável
Responsável pelo Projeto
Data de Término Prevista
NOME DO PROJETOXXXXXXXXXXXXXXX
Vinculação com o PPA (Eixo, Programa e Ação), Plano de Governo, Plano Estratégico
Alinhamento Estratégico
Justificativa do Projeto
Data de Início Prevista
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
CONTINUA
01
02
03 04
05
06
07
08
09
10
11
12
13 14
15
16
17
18 19 20 21
26
Seq
Seq Indicador Linha de Base Data de Referência Valor Meta Data Meta
Seq
Seq
Seq Fase/Marco/Atividade Tipo Responsável Início PrevistoTérmino
Previsto
CUSTO TOTAL
Cronograma
Valor Estimado do Projeto
Descrição Valor
Riscos
Descrição
Indicadores de Resultados
Descrição
Benefícios Previstos
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
22
23 24
25
26 27 28 29 30 31
32
33 34
35
36 37 38
39
40
42 44 45 4641 43
27
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
01 Nome do Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro do programa.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.
02 Nome do Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro do programa.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.
05 Unidade Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo projeto. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Gerência de Planejamento Institucional; Superintendência Central de Compras Governamentais e Logística;
06 Responsável pelo Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula
07 Alinhamento Estratégico
O objetivo da seção é listar todos os instrumentos estratégicos que norteiam a elaboração e execução do projeto. Esta seção é obrigatória.
03 Data Prevista de Início
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução do projeto. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
04 Data Prevista de Término
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução do projeto. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
28
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
08 Vinculação com o PPA, Plano de Governo e Plano Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do projeto esteja vinculada, podendo ser PPA, plano de governo ou plano estratégico da SEAD.Exemplos: Diretriz Programática “Goiás da Governança e Desenvolvimento Regional” do Plano de Governo, Perspectiva da Gestão e Processos “Desburocratizar e Inovar a Gestão Pública” do Mapa Estratégico 2019-2022.
10 Objetivo do Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do projeto, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do projeto.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público.
09 Descrição do Escopo
O objetivo da seção é tornar claro qual o escopo do projeto, evitando interpretações e expectativas que podem não ser cumpridas ou cumpridas de forma diferente.
11 Justificativa do Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com as razões pelas quais o projeto é importante. É o que motiva a realização do projeto, podendo trazer problemas da situação atual ou demandas não atendidas.Exemplos: A maturidade de gestão dos órgãos está aquém do desejável. Dos 36 órgãos monitorados apenas 10 tem Índice de Maturidade de Gestão superior a 5 (cinco). Apenas metade os órgãos dispõe de rede de transformação o que impede ações de melhoria e modernização do setor público.
12 Público-alvo
O objetivo da seção é listar o público-alvo o qual o projeto irá impactar. Deve ser preenchido com descrição única e que identifique claramente o público. Esta seção é obrigatória.
13 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica do público-alvo, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
14 Descrição
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição do público-alvo.Exemplos: Cidadãos entre 20 e 59 anos; Idosos; Empreendedores.
29
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
15 O que está incluído no Projeto?
Campo opcional que deve ser preenchido com a descrição do que está contemplado no projeto, tornando claro o que será realizado efetivamente.Exemplos: Qualificação dos Supervisores, Coordenadores e Apoio I e II.
17 Entregas Previstas
O objetivo da seção é listar as entregas que serão realizadas no decorrer da execução do projeto. As entregas devem ser listadas informando o seu nome, a quantidade e a data limite. Esta seção é obrigatória.
19 Entrega
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da entrega compromissada. Atentar-se para que o nome da entrega seja de fácil compreensão e curto.Exemplos: Móvel Patrimoniado; Servidor Capacitado.
18 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica da entrega, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
16 O que não está incluído no Projeto?
Campo opcional que deve ser preenchido com a descrição daquilo que não está contemplado no projeto, auxiliando no entendimento do que será realizado efetivamente conforme item anterior.Exemplos: Qualificação dos Atendentes.
20 Quantidade Prevista
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a quantificação da entrega, podendo ser um número absoluto ou percentual.Exemplos: 75% (móveis patrimoniados); 1.250 (servidores capacitados)
21 Data Limite
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data limite para entrega pactuada. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
22 Benefícios Previstos
O objetivo da seção é listar todos os benefícios previstos de serem alcançados caso o projeto cumpra seu objetivo. Deve ser informada descrição clara e assertiva deste benefício. Esta seção é obrigatória.
30
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
23 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos benefícios, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
28 Linha de Base
Deve ser preenchido com o valor calculado do indicador como sendo a base inicial para aferição se o projeto produziu resultados esperados.Exemplos: 98% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2018); 0 (Índice de Maturidade de Gestão em 01/11/2019).
24 Benefício
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição clara e assertiva do benefício. É preciso ter cuidado para não inserir itens subjetivos.Exemplos: Melhoria da relação órgão/Vapt Vupt resultando em redução do número de reclamações; Redução do índice de doenças ocupacionais em função.
25 Indicadores de Resultados ou Associados
O objetivo da seção é listar os indicadores de resultados ou associados que a partir do seu monitoramento demonstraram se o projeto cumpre seu objetivo ou se são necessários ajustes. Devem ser informados somente indicadores que podem ser calculados e tem seus resultados públicos. Além do nome do indicador, também, deve ser informado o valor da linha de base, a data de referência da linha da base, o valor da meta e data limite para alcance da meta. Esta seção é opcional.
26 Seq (Sequência)
Deve ser preenchido com a sequência numérica dos indicadores, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
27 Indicador
Deve ser preenchido com o nome do indicador. É importante atentar-se para que o nome do indicador seja único.Exemplos: Índice de Maturidade de Gestão; Índice de Qualidade do Gasto Público; Índice de Satisfação de Qualificação.
29 Data da Referência
Deve ser preenchido com a data onde a linha de base calculada do indicador fora obtida. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
30 Valor MetaDeve ser preenchido com o valor da meta a ser atingido pelo indicador.Exemplos: 100% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2022); 5 (Índice de Maturidade de Gestão em 31/12/2022).
31
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
31 Data Meta
Deve ser preenchido com a data onde o valor da meta do indicador será conferido. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2022.
32 RiscosO objetivo da seção é listar os riscos que poderão impactar o projeto. O seu acompanhamento se dará a partir do monitoramento do Compliance na SEAD. Esta seção é opcional, no entanto recomendamos o esforço para preenchê-la.
33 Seq (Sequência)
Deve ser preenchido com a sequência numérica dos riscos, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
34 Descrição
Deve ser preenchido com a descrição do riscos. É importante atentar-se para que entraves/problemas não sejam confundidos com riscos.Exemplos: Saída de colaborador chave da Secretaria; Produtividade da equipe abaixo do histórico.
35 Valor Estimado do ProjetoO objetivo da seção é demonstrar os valores financeiros estimados para a execução do projeto. O valor informado auxiliará o planejamento de ações para desembolso e, posteriormente, a avaliação de resultados do projeto. Esta seção é opcional no início do projeto, mas recomendamos o esforço para preenchê-la.
36 Seq (Sequência)
Deve ser preenchido com a sequência numérica dos valores, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
37 Descrição
Deve ser preenchido com a descrição do valor. Quanto maior o detalhamento, melhor a condição de se fazer gestão.Exemplos: Capacitação; Investimento em infraestrutura.
38 Valor (R$)
Deve ser preenchido com a descrição do valor. Quanto maior o detalhamento, melhor a condição de se fazer gestão.Exemplos: 500.000,00 (capacitação); 3.800.000,00 (investimento em infraestrutura).
39 Custo Total
Deve ser preenchido com o somatório do item anterior (Valor).Exemplos: 4.300.000,00 (custo total).
32
ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO
40 Cronograma
O objetivo da seção é apresentar o cronograma de ações que serão realizadas no projeto. Além de listar estas ações, deve ser informado o responsável pela execução da mesma e as datas de início e término previstas para execução. Esta seção é obrigatória.
42 Fase/Marco/Atividade/Tarefa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Fase e Marco são obrigatórios, já Atividade e Tarefa são opcionais. Para verificar a execução física de programa e projetos deve ser utilizado apenas Marcos.Exemplos:
1. Planejamento da Iniciativa (Fase); 1.1. Entrevista com Cliente (Marco);
1.1.1. Elaboração do roteiro de entrevista (Atividade); 1.1.2. Execução da entrevista (Atividade);
1.1.2.1. Registro do conteúdo da entrevista em ata (Tarefa).
44 Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do responsável pela Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira, Ândrei Oliveira de Paula
45 Data de Início Prevista
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
46 Data de Término Prevista
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
41 Sequência
Campo obrigatório que deve ser preenchido com sequencial numérico que auxilie a identação das linhas do cronograma. Exemplos: “1.”, “1.1.”, “1.2.”, “2.”.
43 Tipo
Campo obrigatório que indica se aquela linha do cronograma refere-se a Fase, Marco, Atividade ou Tarefa.
SEÇÃO
33
COMO APROVAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
34
COMO APROVAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO AS INFORMAÇÕES PRODUZIDAS NA ESTRUTURAÇÃO DE
PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS PODEM SER APRESENTADAS EM UM INSTRUMENTO DE FORMATO
ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.
TRATA-SE DA CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES LEVANTADAS JUNTO AOS ATORES ENVOLVIDOS NA
ESTRUTURAÇÃO DOS PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS EM FORMATO DE “PÁGINA ÚNICA” (ONE
PAGE).
REPRESENTA OS COMPROMISSOS APROVADOS E QUE SERÃO MONITORADOS.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT POWERPOINT, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.
SECRETÁRIO DA SEAD
TITULARES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDA
35
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - CAPA
01
ARTEFATO I - CAPA
01 Nome do Projeto Estratégico
Deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NA SEÇÃO
“COMO ESTRUTURAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?”
36
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - FICHA TÉCNICA
01
ARTEFATO 2 - FICHA TÉCNICA
02
03
01 Dirigentes
Campo obrigatório que deve ser preenchido com os nomes dos dirigentes nomeados até o nível do responsável pelo programa.
02 Equipe Envolvida
Campo obrigatório que deve ser preenchido com os nomes dos colaboradores da equipe de programa e projetos que contribui para o sucesso de todas as ações.
03 Última atualização
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data onde ocorreu a última atualização do Caderno. Deve ser informada no formato dd/mm/aaaa.
37
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - SUMÁRIO
01
ARTEFATO 3 - SUMÁRIO
02
01 Nome da Seção
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da seção.Exemplos: Apresentação; Projeto Goiás Ágil; Projeto Merecer
02 Página da Seção
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o número da página onde encontra-se o início da seção. Deve ser sequencial iniciando-se em 01.
38
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – CAPA INTERMEDIÁRIA
01
ARTEFATO 4 – SEÇÃO PROGRAMA ESTRATÉGICO
02
01 Nome do Programa Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
02 Projetos Pactuados
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a relação de projetos que constam no respectivo programa. Os nomes dos projetos devem ser únicos dentro do programa.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.
PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NA SEÇÃO
“COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?”
39
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - APRESENTAÇÃO
02
ARTEFATO 5 - APRESENTAÇÃO
03
02 Apresentação do Caderno
Campo obrigatório que deve ser preenchido uma apresentação do conteúdo presente no Caderno de Entregas e Benefícios. É recomendável que não se extrapole duas páginas.
03 Nome do Responsável e Nome do Cargo
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome completo do responsável pelo programa e seu respectivo cargo. O nome do responsável deve ser preenchido de modo completo, sem abreviações. O cargo do responsável, se titular de alguma unidade administrativa, deve seguir o que consta na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019, e cargo de nomeação caso não seja titular.
01
01 Nome do Programa Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: “Apresentação do Goiás Ágil”, “Apresentação do Merecer”
40
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
02
ARTEFATO 6 – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
04
01 Nome do Programa Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa estratégico. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
07
09
10
11
03
06
01
05
08
12
02 Nome do Programa EstratégicoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa estratégico. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
03 Unidade Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo programa. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Subsecretaria de Administração e Desburocratização da Gestão Pública, Superintendência de Gestão Integrada, Gerência de Gestão do Sistema de Pessoal
PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NA SEÇÃO
“COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?”
41
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
05 Responsável pelo Programa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo programa. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia, Lara Garcia Borges Ferreira, Gilsa Eva de Souza Costa.
06 Restrições à Implementação
Campo obrigatório que deve ser preenchido com as limitações impostas a equipe do programa que podem afetar o desempenho e, portanto, devem ser observadas e devidamente analisadas e tratadas. Elas podem ser organizacionais, ambientais e externas. Quando você já sabe que não poderá cumprir uma restrição, o programa deverá ser cancelado ou reavaliado.Exemplos: Falta de governança; Falta de engajamento das setoriais; Viabilidade financeira dos parceiros.
07 Objetivo
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do programa, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do programa.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público
08 Prováveis Parceiros na Execução
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome público dos prováveis parceiros.Exemplos: Sebrae/GO; BID; Escola do Exército.
09 Alinhamento Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do programa esteja vinculada, podendo ser PPA, plano de governo ou plano estratégico da SEAD.Exemplos: Diretriz Programática “Goiás da Governança e Desenvolvimento Regional” do Plano de Governo, Perspectiva da Gestão e Processos “Desburocratizar e Inovar a Gestão Pública” do Mapa Estratégico 2019-2022.
04 Justificativa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com as razões pelas quais o programa é importante. É o que motiva a realização do programa, podendo trazer problemas da situação atual ou demandas não atendidas.Exemplos: A maturidade de gestão dos órgãos está aquém do desejável. Dos 36 órgãos monitorados apenas 10 tem Índice de Maturidade de Gestão superior a 5 (cinco). Apenas metade os órgãos dispõe de rede de transformação o que impede ações de melhoria e modernização do setor público.
42
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE PROGRAMA ESTRATÉGICO
10 Impacto / Resultado do Programa Estratégico
A seção deve ser preenchida com os indicadores associados, seus respectivos valores atuais e valores de metas para os anos em que o projeto será executado. Esta seção é opcional.
11 Valores Estimados
A seção deve ser preenchida com os valores estimados do programa, distribuídos pelos tipos de despesa 3 (Custeio) e 4 (Investimento) para os anos em que for executado.
12 Estrutura Analítica do Programa Estratégico
A seção deve ser preenchida com o desenho visual da estrutura analítica do programa, observando o padrão de detalhamento de níveis e as respectivas cores:
Esta seção é obrigatória.
43
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE PROJETO
01
ARTEFATO 7 – FICHA DE PROJETO
02 03 04
05
06
07
08
09
10
11
PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NA SEÇÃO
“COMO DETALHAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?”
01 Nome do Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro do programa.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.
02 Alinhamento com PPA
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do projeto esteja vinculada, neste caso o PPA. Deve ser informado o Código/Nome do Programa e Código/Nome da Ação.Exemplos: 1408 – Programa de Excelência (Programa); 2656 – Gestão Estratégica de Resultados (Ação).
03 Unidade Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo projeto. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Gerência de Planejamento Institucional; Superintendência Central de Compras Governamentais e Logística;
44
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE PROJETO
04 Responsável pelo Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula
05 Objetivo
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do projeto, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do projeto.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público.
06 Público-alvo
O objetivo da seção é listar o público-alvo o qual o projeto irá impactar. Deve ser preenchido com descrição única e que identifique claramente o público. Esta seção é obrigatória.
07 RiscosO objetivo da seção é listar os riscos que poderão impactar o projeto. O seu levantamento e acompanhamento se dará seguindo o modelo do Compliance Público, orientado pela CGE. É importante atentar-se para que entraves/problemas não sejam confundidos com riscos. Esta seção é opcional.
08 Impacto / Resultado do Projeto
A seção deve ser preenchida com os indicadores associados, seus respectivos valores atuais e valores de metas para os anos em que o projeto será executado. Esta seção é opcional.
09 Valores Estimados
A seção deve ser preenchida com os valores estimados do projeto, distribuídos pelos tipos de despesa 3 (Custeio) e 4 (Investimento) para os anos em que for executado.
10 Principais Entregas do Projeto
O objetivo da seção é listar as principais entregas que serão realizadas no decorrer da execução do projeto. As entregas devem ser listadas informando o seu nome, a quantidade e a data limite. Esta seção é obrigatória.
11 Responsável pelo Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto e seu respectivo cargo. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Lara Garcia Borges Ferreira (Subsecretária de Administração e Desburocratização da Gestão Pública).
45
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – TERMO DE PACTUAÇÃO
01
ARTEFATO 8 –TERMO DE PACTUAÇÃO
02
01 Nome do Programa Estratégico
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do programa. É importante atentar-se para que o nome do programa deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar
02 Metas / Resultados Previstos
Campo obrigatório que devem ser listadas metas e resultados previstos com a execução do programa, focando no que se espera alcançar em termos de indicadores e entregas-macro.Exemplos: Criação da Rede de Transformação do Estado de Goiás; Capacitação de 1500 servidores que trabalham com atendimento; Redução de 15% no número de reclamações.
03 04
05 06
03 Benefícios Previstos
Campo obrigatório que devem ser listados os benefícios previstos no programa. Vale lembrar que os benefícios não devem ser subjetivos e podem ser obtidos a partir dos documentos da gestão de projetos.Exemplos: Melhoria da relação órgão/Vapt Vupt resultando em redução do número de reclamações; Redução do índice de doenças ocupacionais em função
PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NA SEÇÃO
“COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?”
46
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – TERMO DE PACTUAÇÃO
04 Projetos pactuados
Devem ser listados com a relação de projetos que constam no respectivo programa. Os nomes dos projetos devem ser únicos dentro do programa. Esta seção é obrigatória.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.
05 Responsável pelo Programa
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo programa e seu respectivo cargo. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Lara Garcia Borges Ferreira (Subsecretária de Administração e Desburocratização da Gestão Pública).
06 Dirigente do Órgão
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do titular do órgão responsável pelo programa e eu seu respectivo cargo.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia
47
ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – CONTRACAPA
ARTEFATO 9 - CONTRACAPA
48
SEÇÃO
COMO EXECUTAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
49
COMO EXECUTAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
A ORIENTAÇÃO QUANTO A EXECUÇÃO DOS PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS FAZ PARTE DO PERFIL
COMPORTAMENTAL DE CADA ENVOLVIDO, PORTANTO ESTE GUIA SE LIMITARÁ APENAS A LISTAR O QUE DEVE
SER FEITO E O QUE NÃO DEVE SER FEITO, PODENDO OUTRAS ORIENTAÇÕES SEREM BUSCADAS JUNTO À
GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS.
A QUEM SE DESTINA?
CONSIDERANDO QUE A EXECUÇÃO É UM PROCESSO DE ATUAÇÃO, O CONJUNTO DE INSTRUMENTOS
DETALHADOS NESTE GUIA SERÁ A BASE DE INSTRUMENTOS PARA APOIAR A EXECUÇÃO.
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDO
50
SEÇÃO
COMO MONITORAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
51
COMO MONITORAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
POSSIBILITAR O ACOMPANHAMENTO DAS FASES, MARCOS, ATIVIDADES E TAREFAS DOS PROJETOS
ESTRATÉGICOS.
AS INFORMAÇÕES CONSTANTES SERVEM DE ENTRADA PARA O REPORTE DE SITUAÇÃO DOS PROGRAMAS
ESTRATÉGICOS, BEM COMO PARA NORTEAR A ATUAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS PELO PROGRAMA E PROJETOS
NA EFETIVA EXECUÇÃO DOS MESMOS, CORREÇÕES DE RUMO E RESOLUÇÃO DE ENTRAVES.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT EXCEL, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.
O MODELO É INTEGRADO À FICHA DE PROJETO, DE FORMA A APROVEITAR TODO CONTEÚDO JÁ
PRODUZIDO E SEM A NECESSIDADE DE TRANSFERIR DE UMA PLANILHA PARA OUTRA.
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDA
52
ARTEFATO – PLANILHA DE MONITORAMENTO DE PROJETOS
01 Cronograma
O objetivo da seção é apresentar o cronograma de ações que serão realizadas no projeto (ações, responsável pela execução e datas de início e término previstas para execução) e a sua execução (datas de início e término realizadas, situação e observação). Esta seção é obrigatória.
03 Fase/Marco/Atividade/TarefaDeve ser preenchido com o nome da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Fase e Marco são obrigatórios, já Atividade e Tarefa são opcionais. A execução física do programa/projeto considera apenas Marcos.Exemplos: Planejamento da Iniciativa (Fase); Entrevista com Cliente (Marco); Elaboração do roteiro de entrevista (atividade); Execução da entrevista (Atividade); Registro do conteúdo da entrevista em ata (tarefa).
05 Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do responsável pela Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira, Ândrei Oliveira de Paula
Seq Fase/Marco/Atividade Tipo Responsável Início PrevistoTérmino
PrevistoInício Realizado Término Realizado Situação Observação
MonitoramentoCronograma 01
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
02 Sequência
Campo obrigatório que deve ser preenchido com sequencial numérico que auxilie a identação das linhas do cronograma. Exemplos: “1.”, “1.1.”, “1.2.”, “2.”.
04 Tipo
Campo obrigatório que indica se aquela linha do cronograma refere-se a Fase, Marco, Atividade ou Tarefa.
06 Início Previsto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
53
ARTEFATO – PLANILHA DE MONITORAMENTO DE PROJETOS
07 Término Previsto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
08 Início Realizado
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data de início de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
09 Término Realizado
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data de término de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
10 Situação
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a situação da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. São situações válidas:
PARALISADO A INICIARNO PRAZO ATRASADOCONCLUÍDO CANCELADO
11 Observação
Campo opcional que deve ser preenchido com informação que complemente o entendimento da planilha, podendo ser um entrave que provocou uma situação de paralisação ou atraso, bem como uma informação de adiantamento da ação.Exemplos: Desembolso financeiro para aquisição do imóvel não realizado; Surto de dengue na equipe.
54
SEÇÃO
COMO REPORTAR A SITUAÇÃO DE PROGRAMAS
ESTRATÉGICOS?
55
COMO REPORTAR A SITUAÇÃO DE PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO AS INFORMAÇÕES PRODUZIDAS NO MONITORAMENTO DE
PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS PODEM SER APRESENTADAS EM UM INSTRUMENTO DE FORMATO
ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.
TRATA-SE DA CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES LEVANTADAS JUNTO AOS ATORES ENVOLVIDOS NO
MONITORAMENTO DOS PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS EM FORMATO DE “PÁGINA ÚNICA” (ONE
PAGE).
REPRESENTA A SITUAÇÃO DOS PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS COM OS DEVIDOS APONTAMENTOS,
SEJAM POSITIVOS OU NEGATIVOS.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT POWERPOINT, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA. É APRESENTADO, TAMBÉM, MODELO DE REGISTRO DE
ENCAMINHAMENTOS LISTADOS DURANTE O REPORTE DE SITUAÇÃO DE PROJETOS.
SECRETÁRIO DA SEAD
TITULARES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDA
56
ARTEFATO – VISÃO GERAL DOS PROJETOS POR ANO
ARTEFATO I –VISÃO GERAL DO PORTFÓLIO
01
02
03
01 Visão Geral do Portfólio
A seção apresenta a visão geral do portfólio de projetos estratégicos da SEAD, consolidando programas, projetos, entregas, marcos e previsão financeira. Na primeira coluna consta o nome do item e na segunda coluna a sua quantificação. As quantidades devem ser formatadas com padrão de milhar sem decimais.
02 Situação Atual dos Marcos
A seção apresenta a distribuição percentual dos marcos dos projetos de acordo com suas respectivas situações. São situações válidas:
03 Evolução da Execução
A seção apresenta tabela com a distribuição do portfólio por ano, demonstrando o que foi pactuado (em andamento) e o que foi cumprido (realizado) de programas, projetos, entregas e previsão financeira. O cumprimento de programas e projetos será considerado quando sua execução física dos respectivos marcos alcançar 100%.
PARALISADO A INICIARNO PRAZO ATRASADOCONCLUÍDO CANCELADO
57
ARTEFATO 2 – SITUAÇÃO DO PROGRAMA
ARTEFATO – RELATÓRIO DE SITUAÇÃO (STATUS REPORT)
0102
03
07
08
05
06
04
01 Nome do Programa
A seção apresenta o nome do programa, conforme aprovado no Caderno de Entregas e Benefícios.
04 Visão Geral dos Projetos
A seção apresenta a visão dos projetos contidos em determinado projeto. São apresentados além do nome do projeto uma barra horizontal apresentando o percentual de marcos distribuídos por situações da execução do projeto. São situações válidas:
PARALISADO A INICIARNO PRAZO ATRASADOCONCLUÍDO CANCELADO
02 Nome do Responsável
A seção apresenta o nome do responsável pelo programa, conforme aprovado no Caderno de Entregas e Benefícios.
03 Referência
A seção apresenta a referência daquela situação, detalhado em mês (textual) e ano (numérico).
58
ARTEFATO – RELATÓRIO DE SITUAÇÃO (STATUS REPORT)
05 Desempenho –Tendência do Indicador de Resultado
A seção apresenta o nome do indicador de resultado do programa, situação, informações de linha de base (valor e data), de situação atual (valor e data) e a meta. São situações válidas:
MANTEVEMELHOROU PIOROU
06 Entregas – Situação das Principais
A seção apresenta situação das principais entregas do programa. Para cada entrega consta o nome, a quantidade executada (realizada), a quantidade pactuada (prevista) e a situação. São situações válidas:
PARALISADO A INICIARNO PRAZO ATRASADOCONCLUÍDO CANCELADO
07 Merece Atenção
A seção apresenta a descrição daquilo que foi classificado como “Merece Atenção”, traduzindo nos entraves, problemas e atrasos que fogem da capacidade de gestão do responsável ou que precisam, independente disto, serem informadas à Alta Gestão.
08 Merece Destaque
A seção apresenta a descrição daquilo que foi classificado como “Merece Destaque”, oportunizando conteúdo para a comunicação setorial divulgar agendas positivas da SEAD em seus diversos canais.
59
ARTEFATO 3 - ENCAMINHAMENTOS
ARTEFATO – REGISTRO DE ENCAMINHAMENTOS
01
02
03 05 0604
01 Tipo da Reunião
Deve ser preenchido com o tipo da reunião. Podendo assumir no lugar de “RAEX”: RAE1, RAE2, RAE3, RAE4 e RAE5.
04 Encaminhamento
Deve ser preenchido com o encaminhamento (deliberação / tomada de decisão) ocorrido na reunião. Deve ser fornecido acompanhado, sempre, de responsável e prazo.Exemplos: Elaborar minuta de lei da gestão dos imóveis; Pagar a folha de novembro até o dia 07/11;
02 Data da Reunião
Deve ser preenchido com data de realização da reunião. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 15/08/2019; 31/12/2019
03 Seq (Sequência)
Deve ser preenchido com a sequência numérica dos indicadores, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
60
ARTEFATO – REGISTRO DE ENCAMINHAMENTOS
05 Responsável
Deve ser preenchido com o nome do servidor responsável por atender o encaminhamento. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula
06 Prazo
Deve ser preenchido com data limite para atendimento do encaminhamento. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa, sendo que o prazo mínimo a ser informado não poderá ser inferior a 1 (um) dia útil a contar do dia de realização da reunião de governança.Exemplos: 15/08/2019; 31/12/2019
61
Data
Tipo [ ] Programa Estratégico [ ] Projeto Estratégico
Descrição da Mudança
Solicitante
Nome do Programa / Projeto
SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA
[ ] Responsável pelo Projeto [ ] Responsável pelo Programa [ ] Secretário
________________________________________________________
NOME AVALIADOR
Nível exigido de aprovação
Situação após avaliação [ ] Mudança autorizada [ ] Mudança não autorizada
Análise de Impacto (preenchida pelo Responsável)
Solicitação com justificativa
Responsável
Data da avaliação:
GERINDO MUDANÇAS DE PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS
FAZER GESTÃO DE MUDANÇAS EM PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS SIGNIFICA GARANTIR QUE, EM MEIO A RISCOS E
OPORTUNIDADES, TODAS AS NECESSIDADES SEJAM ATENDIDAS DE FORMA EFETIVA. MUDANÇAS EM PROGRAMAS E PROJETOS
PEDEM, QUANDO POSSÍVEL, A UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS ESPECÍFICAS E UMA METODOLOGIA SISTEMATIZADA PELA QUAL
DEVE-SE DESTRINCHAR DESDE ORIGEM DA DEMANDA ATÉ SEUS POSSÍVEIS BENEFÍCIOS, PASSANDO PELOS IMPACTOS POSITIVOS E
NEGATIVOS OS QUAIS DEVEM SER ANALISADOS CRITERIOSAMENTE PELA EQUIPE ENVOLVIDA.
NESTE SENTIDO, FOI ELABORADO O ARTEFATO ESPECÍFICO E OPCIONAL PARA O REGISTRO DE QUAISQUER SOLICITAÇÕES DE
MUDANÇAS CONSIDERADAS SIGNIFICATIVAS PELO RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA OU PROJETO E QUE DEVERÃO, APÓS ANÁLISE,
SEREM AUTORIZADAS OU NÃO DE ACORDO COM O NÍVEL EXIGIDO PARA ESTA AÇÃO. DEVE SER FORNECIDA APENAS UMA
SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA NO ARTEFATO E NÃO DIVERSAS MUDANÇAS.
GERINDO MUDANÇAS DE PROGRAMAS E PROJETOS
ESTRATÉGICOS
01
ARTEFATO 4 - SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA
02
03
04 05
06
07
08
09
10 11
62
ARTEFATO – SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE PROGRAMA E PROJETO ESTRATÉGICO
01 TipoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o tipo “Programa Estratégico” ou “Projeto Estratégico” a que se refere a solicitação de mudança.
02 NomeCampo obrigatório que considerando o que foi informado no campo anterior, deve ser preenchido com o nome do respectivo programa ou projeto estratégico a que se refere a solicitação de mudança.
03 ResponsávelCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo programa ou projeto estratégico. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula
04 SolicitanteCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor que solicitou a mudança. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula
05 DataCampo obrigatório que deve ser preenchido com data da solicitação da mudança. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 15/08/2019; 31/12/2019
06 Solicitação com justificativaCampo obrigatório que deve ser preenchido com o detalhamento da mudança e sua justificativa.Exemplos: Solicitamos a alteração do data limite de entrega do Edital da PPP em 15 dias em função de interposição de recurso no TJ que suspendeu quaisquer atividades nas últimas duas semanas.
07 Análise de ImpactoCampo obrigatório que deve ser preenchido com a análise de impacto se atendida a solicitação de mudança, apontando pontos positivos e negativos, riscos e oportunidades.
08 Nível exigido de aprovaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nível exigido de aprovação para a solicitação de mudança, podendo ser “Responsável pelo Projeto”, “Responsável pelo Programa” ou “Secretário(a)”.
09 Situação após avaliaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com a situação da solicitação de mudança após avaliação, podendo ser “Mudança autorizada” ou “Mudança não autorizada”.
63
ARTEFATO – SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE PROGRAMA E PROJETO ESTRATÉGICO
10 Data da avaliaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com data da solicitação da mudança. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.
11 Nome do avaliador
Campo obrigatório que deve ser preenchido com nome do servidor que avaliou a solicitação de mudança.
64
SEÇÃO
COMO COMUNICAR AÇÕES, ENTREGAS E BENEFÍCIOS
DE PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?
65
COMO COMUNICAR AÇÕES, ENTREGAS E BENEFÍCIOS DE UM PROGRAMA?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
QUAISQUER AÇÕES REALIZADAS EM UM DETERMINADO PROGRAMA PRECISAM SER COMUNICADAS AOS
ATORES ENVOLVIDOS OU IMPACTADOS DE ALGUMA FORMA.
MAS, ASSIM COMO TODO PROGRAMA, A COMUNICAÇÃO TAMBÉM DEVE SER PLANEJADA EVITANDO QUE
UMA AÇÃO, ENTREGA OU BENEFÍCIO NÃO DISPONHA DO TEMPO NECESSÁRIO PARA PREPARAÇÃO E
CONSUMO DA INFORMAÇÃO.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT POWERPOINT, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO A PARTIR DA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.
SECRETÁRIO DA SEAD
TITULARES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDO
PÚBLICO-ALVO
66
ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO - CAPA
01
ARTEFATO I - CAPA
01 Nome da Área Estratégica
Deve ser preenchido com o nome da unidade administrativa considerada no nível estratégico.Exemplos: Superintendência de Gestão Integrada, Subsecretaria de Administração e Desburocratização da Gestão Pública
PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NAS SEÇÕES
“COMO ESTRUTURAR PROGRAMAS ESTRATÉGICOS?”
67
ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – BRIEFING (FICHA DE FASES)
02
ARTEFATO 2 - FICHA DE FASES
03
04
01 Nome da Ação, Entrega ou Benefício
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da ação, entrega ou benefício.
03 Referência
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a referência Mês/Ano do Plano de Comunicação.
04 O que é?Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição do que é a ação, entrega ou benefício. A descrição deve ser fornecida de forma clara e objetiva.
05
06
07
08
01
02 Última atualização
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data da última atualização do plano de comunicação, no formato dd/mm/aaaa.
05 Responsável pelas InformaçõesCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome, telefone e e-mail do responsável pelas informações contidas no Plano de Comunicação.
68
ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – BRIEFING (FICHA DE FASES)
06 Cronograma para ComunicaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o cronograma que será executado para comunicar as ações, entregas e benefícios. Para cada fase da ação, entrega ou benefício deverão ser informados: Data Inicial (no formato dd/mm/aaaa), Data Final (no formato dd/mm/aaaa), o nome ou descrição breve da fase, o tipo da comunicação (Interna / Externa), o público-alvo da comunicação de fase e os canais de comunicação que podem ser veiculados (Site, E-mail, WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook, Twitter e Linkedin).
07 Benefícios para a Gestão (Internos)Campo opcional que deve ser preenchido com a relação de benefícios cujo impacto é sensível à gestão, trazendo melhoria ao ambiente organizacional interno e impactando indiretamente o cidadão.
08 Benefícios para o Cidadão (Externos)Campo opcional que deve ser preenchido com a relação de benefícios que são sensíveis diretamente ao cidadão.
69
ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – BRIEFING (TEXTO LIVRE / IMAGENS)
01
ARTEFATO 2 –TEXTO LIVRE / IMAGENS
02
03
04
01 Nome da Ação, Entrega ou Benefício
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da ação, entrega ou benefício.
03 Referência
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a referência Mês/Ano do Plano de Comunicação.
04 Espaço livre para texto e imagensCampo opcional que deve ser preenchido com o texto de briefing necessário para iniciar a preparação da comunicação das ações, entregas e benefícios, podendo ser inseridas imagens que, dependendo do canal de comunicação, pode enriquecer a comunicação.
02 Última atualização
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data da última atualização do plano de comunicação, no formato dd/mm/aaaa.
70
ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – CONTRACAPA
ARTEFATO 9 - CONTRACAPA
SEÇÃO
71
COMO GERIR DEMANDA QUE NÃO SE ENQUADRA
COMO PROJETO?
72
COMO GERIR DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO ESTRATÉGICO?
QUAL O OBJETIVO?
QUE INSTRUMENTO
SERÁ UTILIZADO?
EXCEÇÕES? SEMPRE EXISTEM!
DE FORMA ALTERNATIVA A TODO O PROCESSO DESCRITO NESTE GUIA, SUSTENTADO PELA GESTÃO DE
PROGRAMAS E PROJETOS ESTRATÉGICOS, É NATURAL QUE SURJAM DEMANDAS DE PROJETOS QUE SUA
CLASSIFICAÇÃO COMO PROJETO ESTRATÉGICO A TORNE COMPLEXA DESNECESSARIAMENTE.
PARA ISTO, TAMBÉM, DE FORMA A UNIFORMIZAR OS INSTRUMENTOS PARA ESTES CASOS APRESENTAMOS
AQUI UM SEMELHANTE A PLANILHA DE MONITORAMENTO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS MAS QUE NÃO EXIGE
A MESMA VINCULAÇÃO COM O NÚMERO DE INFORMAÇÕES.
A QUEM SE DESTINA?
SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT EXCEL, CUJO MODELO SERÁ
APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.
SECRETÁRIO DA SEAD
TITULARES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
RESPONSÁVEL PELO PROGRAMA
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
EQUIPE ENVOLVIDA
73
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Situação Observação
Plano de Ação
DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO ESTRATÉGICO
Seq ResponsávelRealizadoPrevisto
Início Término
Ação
Demanda de Projeto Responsável pela Demanda
Como fazer?
ARTEFATO – GERIR DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO
ESTRATÉGICO
01 02
03
01 Demanda de Projeto
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da demanda de projeto a qual não foi classificada como projeto estratégico.Exemplo: Tomada de Contas Especial; Convocação Aganp
04 05 06 07 08 09 10
02 Responsável pela Demanda
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pela demanda. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia, Lara Garcia Borges Ferreira, Gilsa Eva de Souza Costa.
03 Seq (Sequência)
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica das ações, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.
04 Ação
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição assertiva da ação a ser realizada para cumprir a entrega da iniciativa estratégica.Exemplos: Assinatura do termo de ajuste; Ajuizamento de termo.
05 Como fazer?
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição passo-a-passo de como a ação será executada e, além disto, deve ser feita a análise para enquadramento da iniciativa em algum projeto estratégico.Exemplos: Elaboração do termo de ajuste e validação entre as partes para consolidação da minuta final.
74
ARTEFATO – GERIR DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO
ESTRATÉGICO
09 Situação
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a situação da ação prevista. São situações válidas:
PARALISADO A INICIARNO PRAZO ATRASADOCONCLUÍDO CANCELADO
06 Responsável
Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo ação. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Fernando de Castro Fagundes
07 Início
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução da ação. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
08 Término
Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução da ação. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.
10 Observação
Campo opcional que deve ser preenchido com informação que complemente o entendimento da planilha, podendo ser um entrave que provocou uma situação de paralisação ou atraso, bem como uma informação de adiantamento da ação.Exemplos: Desembolso financeiro para aquisição do imóvel não realizado; Surto de dengue na equipe.
75